JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL PARA EL EMPLEO: DUDAS MÁS FRECUENTES PARA LA PROGRAMACIÓN 2012

La Orden 15-11-2012 de la Consejería de Empleo y Economía, por la que se regula el desarrollo

de la formación profesional para el empleo en materia de formación de oferta y se establecen las bases reguladoras, para la concesión de subvenciones públicas destinadas a su financiación, en el ámbito Territorial de Castilla-La Mancha presenta algunas novedades respecto a la normativa anterior en esta materia. El presente documento pretende ayudar a las entidades beneficiarias a aclarar todas aquellas dudas, que en materia de justificación, la nueva normativa pueda ocasionarle.

Esta recopilación de dudas “más frecuentes” ha surgido de las diferentes cuestiones planteadas por las entidades beneficiarias en materia de justificación económica tanto en reuniones informativas como a través del teléfono o el correo electrónico. En un esfuerzo por ofrecer a las entidades beneficiarias las máximas facilidades en materia de justificación, el presente documento se actualizará periódicamente con el fin de recoger de la mejor manera posible las casuísticas y dudas que las entidades tengan en cada momento.

La misión de este documento es orientar a los centros en el proceso de justificación sin embargo, es en la Orden de Subvención anteriormente citada y en la legislación aplicable tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de la ayuda.

Las dudas se encuentran clasificadas según los epígrafes que recoge el Anexo III para especificar los gastos justificados. Asimismo, al inicio del documento, bajo el título de “Generalidades” (página 20) se presentan las cuestiones relacionadas con aspectos generales de la justificación, sin que puedan ser enmarcadas en un epígrafe concreto.

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GENERALIDADES 1. ¿Qué porcentaje de costes asociados y de costes directos establece la Orden?

La Orden de 15-11-2012 establece un máximo de costes asociados del 10% a excepción de las entidades que impartan algunas de las acciones consideradas como prioritarias por la Dirección General de Formación o de entidades beneficiarias o que no subcontraten la realización de la acción formativa en cuyo caso los costes asociados podrán ascender hasta un 15% del total de la subvención. Este importe es un máximo, en ningún caso se establece un porcentaje mínimo para los costes asociados. En relación a los costes directos, las bases reguladoras no establecen ni un importe mínimo ni un máximo. En todo caso nunca se subvencionará un importe mayor al 100% de la subvención concedida.

Para más información las entidades deben consultar el apartado 2.1 del anexo III de la Orden 15-11-2012.

2. ¿Cuál es el periodo elegible de la subvención?

En caso de Modalidad II, III y IV podrán ser imputados y admitidos como gastos subvencionables tanto en el periodo de impartición de la acción formativa como en el periodo de un mes anterior al inicio (nunca antes de la fecha de aprobación de la resolución) de la acción formativa los gastos de publicidad, medios y materiales y preparación. Una vez finalizado el curso únicamente serán subvencionables los gastos relacionados con las prácticas (si éstas tienen lugar una vez finalizado el curso), el personal de apoyo y los gastos de aval, dichos gastos sólo serán elegibles hasta la presentación de la documentación justificativa (tres meses después de la finalización del curso). En el caso de Modalidad I el periodo subvencionable será el que determine la convocatoria y podrán ser imputados y admitidos como gastos subvencionables los realizados en el periodo de impartición del Plan formativo y que hayan sido efectivamente pagados con anterioridad a la finalización del plazo de justificación.

IMPORTANTE: Los costes sólo serán elegibles en el caso de estar pagados en el momento de finalización del plazo de justificación. Asimismo, los cursos con Prácticas

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fuera del periodo de las clases no tendrán un periodo de justificación distinto. Es decir, los tres meses contarán desde la finalización del curso, no desde la finalización de las prácticas.

3. ¿Cuál es el plazo para realizar los pagos?

Para todas las modalidades pueden realizarse los pagos hasta la finalización del plazo de la justificación, es decir, hasta tres meses después de la finalización del curso. (Ver el último párrafo de la pregunta 2 identificado como “IMPORTANTE”).

Por otra parte, en aquellos casos en los que una entidad presente la justificación con anterioridad a la finalización del plazo de justificación, y presente como alegaciones a los informes relativos a la liquidación documentos de pago de fecha posterior a la entrega de la justificación se estimarán como válidos siempre y cuando se encuentren dentro del plazo de justificación establecido en las bases reguladoras, tres meses tras la finalización del curso.

En caso de que a la entidad se le conceda una resolución de ampliación del plazo de justificación, la entidad podrá realizar los pagos hasta la extinción del nuevo plazo concedido (45 días adicionales a los 3 meses fijados en las bases reguladoras. La entidad deberá solicitar la ampliación siempre con antelación a la finalización del plazo de justificación inicialmente concedido).

4. ¿A que se refieren las incidencias en las que se indica que no hay trazabilidad entre el documento acreditativo del gasto y el justificante de pago?

Todos los gastos imputados al curso deben estar correctamente justificados, para ello no sólo deben presentarse todos los documentos exigidos por la normativa de aplicación (contratos, nóminas, facturas, justificantes de pago, etc.) sino que debe comprobarse que dichos documentos garantizan la pista de auditoría. Para ello los pagos deben ser trazables, es decir, para aceptar los gastos como justificados es necesario que se identifique claramente la correspondencia entre la factura/nómina y el justificante de pago. Por ejemplo, que aparezca especificado el número de factura en el concepto del justificante bancario (IMPORTANTE: LA SIMPLE COINCIDENCIA DE PROVEEDOR E IMPORTE NO ES UNA GARANTÍA

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SUFICIENTE). Si el justificante incluye el pago de varias facturas y no se han especificado todas en el concepto del justificante bancario, dicho justificante deberá ir acompañado del total de las facturas que estén afectadas por el mismo y una copia del documento o documentos de contabilidad de la entidad en la que se acredite la salida de dicho importe. En el caso de las nóminas, si los justificantes de pago se hacen por la totalidad de los trabajadores (remesas mensuales) es necesario, para que exista trazabilidad, que figure en el expediente el desglose de todos los trabajadores incluidos en el pago. Dicha relación debe estar sellada por el banco.

De igual modo, en ningún caso serán considerados como válidos los justificantes de pago corregidos con notas a mano, rectificando cualquier equivocación.

COSTES DIRECTOS Docencia Son aquellos gastos derivados de la impartición de la acción formativa. Todos los formadores deben aparecer validados en el F-40 y cumplir con todos los requisitos marcados por la Dirección General de Formación, de lo contrario no serán subvencionables. 5. ¿Cómo se calcula el coste hora mínimo que hay que pagar a cada formador? Los gastos de docencia serán como mínimo el 35% de los costes directos y se aplicará individualmente a cada formador. Para calcularlo se hallará el 35% de los costes directos y se dividirá entre el número de horas totales del curso (excluidas las Prácticas).

Ejemplo: Un centro ha recibido una subvención de 27.750€: Módulo: 7 Alumnos: 15 Horas: 250 horas

(250 x 15 x 7= 26.250 €)

Formación Complementaria 20 horas a módulo económico 5. (20 x 5 x 15 = 1.500 €) TOTAL SUBVENCIÓN APROBADA: 26.250 € + 1.500 € =27.750,00 € COSTES DIRECTOS (92%): 25.530 €

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Para calcular cual es el coste hora mínimo que el centro debe pagar a cada formador se realizará la siguiente operación: 35% de los Costes Directos/ Número de horas del curso 25.530,00 x 0,35/270 = 33,09 €/h

NOTA: VER TAMBIÉN PREGUNTAS 6, 7, 8, 9 y 10.

6. ¿Existe un límite máximo para los costes de docencia? Sí, existe un límite máximo: El coste hora individualizado que deberá cumplir cada formador individualmente no podrá superar el 50% de los costes directos. Por lo tanto, dado que la normativa establece un coste hora mínimo y un coste hora máximo, el coste hora de la retribución del formador debe estar en esa horquilla. Para calcularlo se hallará el 50% de los costes directos y se dividirá entre el número de horas totales del curso (excluidas las Prácticas).

Ejemplo: Módulo: 7 Alumnos: 15 Horas: 250 horas

(250 x 15 x 7= 26.250 €)

Formación Complementaria 20 horas a módulo económico 5. (20 x 5 x 15 = 1.500 €) TOTAL SUBVENCIÓN APROBADA: 26.250 € + 1.500 € =27.750,00 € COSTES DIRECTOS (92%): 25.530 €

Para calcular cual es el coste hora mínimo que el centro debe pagar a cada formador se realizará la siguiente operación: 50% de los Costes Directos/ Número de horas del curso 25.530,00 x 0,50/270 = 47,28 €/h

7. ¿Tienen que cobrar todos los formadores lo mismo? No, pero ninguno tiene que cobrar menos del coste hora mínimo y solo se admitirá como subvencionable hasta el límite del coste hora máximo, pero pueden existir diferencias salariales entre los formadores siempre que se respeten estos extremos.

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8. ¿Está incluido en el coste hora mínimo y en el coste hora máximo el coste que supone el trabajador para la empresa en materia de Seguridad Social?

Sí, el coste en materia de Seguridad Social para la empresa es un coste subvencionable y está incluido en el coste hora mínimo que se debe pagar a cada trabajador. De cada trabajador puede imputarse el total devengado relativo a la nómina más el coste de Seguridad Social para la empresa. 9. ¿Los formadores de formación complementaria tienen un coste hora menor dado que la formación complementaria se paga a un módulo inferior?

No, la Orden no establece que el coste hora (máximo o mínimo) de los formadores deba calcularse en función de los módulos económicos que se utilizan para el cálculo de la subvención, sino en función de los costes directos. Es decir, la subvención podrá calcularse en función de dos módulos económicos distintos, pero el importe de la ayuda a percibir es el que se divide en costes directos y asociados, y es en base a los costes directos a los que se deben realizar los cálculos.

10. ¿Los costes directos son el 85% o son el 90% de la subvención?

No, ninguno de los dos casos es completamente cierto. La Orden no establece un porcentaje para los costes directos, lo que sí recoge es un límite máximo para los costes asociados: Los costes asociados serán como máximo un 10%, o un 15% (en las excepciones de la pregunta 1) del total de la subvención. Por esta razón si queremos justificar el 100%, y justificamos un 10% en asociados, nos quedará el 90% para directos, pero existe la posibilidad de no llegar al 10%, o al 15% en las excepciones recogidas según normativa, por lo que los directos aumentarían. Por ejemplo, si justifico un 8% de asociados mis costes directos ascenderían al 92%.

IMPORTANTE: La normativa no dice que los costes hora máximos y mínimos de un formador se calculen en función del 90% o del 85% del total de la subvención, lo que se establece es que se calculará en función de los costes directos (el 35% de los costes directos, que podrían ser el 100%, el 84%, el 95%, etc.).

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11. ¿En los trabajadores autónomos se puede imputar el importe bruto?

Sí, se podrá aportar el coste real de la empresa, el importe previo al descuento de la retención. Para justificar el importe bruto imputado será necesario presentar junto con la factura y el justificante de pago de la misma, los documentos acreditativos de haber realizado los pagos del IRPF.

12. ¿Se pueden imputar las pagas extra?

Sí es posible. Sin embargo –al igual que con el resto de pagos- debe imputarse proporcionalmente, es decir, solo la parte relativa a aquellos meses en los que se ha impartido el curso. Por ejemplo, si mi curso comienza en marzo y finaliza en junio, no podría imputar la paga extra de junio íntegra, sino prorratear el importe correspondiente de marzo a junio. Las pagas extra podrán imputarse no solo en docencia sino también en preparación y apoyo.

IMPORTANTE: Sólo se podrán imputar las pagas extras cuando éstas estén efectivamente pagadas en el momento de entrega de la justificación económica. Con carácter general, son subvencionables los gastos efectivamente pagados con anterioridad a la finalización del periodo de justificación. Es decir, si mi plazo de justificación termina en marzo, si bien sería subvencionable en la paga extra de junio lo relativo a la paga extra de enero y febrero del personal de apoyo que he imputado, si no la he prorrateado mes a mes y la pago en junio, su pago quedará fuera del plazo de justificación con lo que no se considerará subvencionable por este motivo.

13. ¿Si tengo en mi empresa un formador trabajador por cuenta ajena que no llega al coste hora mínimo, debo incrementar su coste hora todos los meses?

Un trabajador por cuenta ajena que participe como formador en los cursos debe cobrar el coste hora mínimo siempre que esté impartiendo cursos de la Dirección General de Formación de MI, MII, MIII o MIV es decir, en aquellas horas que dedique a impartir clases de los cursos subvencionados.

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La entidad sólo necesitará incrementar el coste en aquellas horas dedicadas a estos cursos, es decir, si el coste hora de un formador, es de 20€ y para dar cumplimiento la Orden debería ser de 29€ en un curso de 300 horas, necesitamos incrementar el coste de nuestro formador en 2.700€ (300 X 9).

14. ¿Si tengo en mi empresa un formador trabajador por cuenta ajena que supera el coste hora máximo ya no puedo imputarlo?

Si un trabajador supera el coste hora máximo, solo se subvencionará hasta el coste/hora máximo que aplique a la acción formativa.

15. En Modalidad I ¿los teleformadores están sujetos también al mínimo del 35% y al máximo del 50%?

Sí, en caso de ser formadores. Todos los formadores están sometidos al mínimo del 35% por lo que se controlará su coste hora. Sin embargo, en el caso de teleformación, las entidades tendrán libertad en la imputación de horas siempre que no se superen las horas totales del curso. Asimismo, los tutores-teleformadores, al igual que el resto de tutores, no están obligados a un coste/hora mínimo, sin embargo la suma de todo el personal imputado en preparación y tutorías no podrá superar el 30% de los costes directos. 16. ¿Está permitido subcontratar a una empresa para la impartición de la docencia en Modalidad II? No, en la Modalidad II no está permitida la subcontratación de ningún tipo. 17. ¿En las Modalidades I, III y IV puedo subcontratar? Sí, pero parcialmente (con un máximo del 85%) y por una sola vez. Asimismo, las entidades beneficiarias de estas modalidades deberán contar con medios propios para las funciones de programación y coordinación.

Para más información las entidades deben consultar el artículo 27 de la Orden de 1511-2012.

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18. ¿Qué sucede si se comete un error en un pago a personal y se compensa en efectivo?

El pago no se considerará subvencionable. Los pagos en efectivo a personal –total o parcialmente- no están permitidos según la Orden de subvención. Un pago que no está pagado en su totalidad de acuerdo a los criterios marcados por la Orden no se considerará subvencionable ni total ni parcialmente.

19. ¿Es necesario poner el sello de imputación a los Documentos de la Seguridad Social TC1/TC2?

Es lo más conveniente, de no ser así siempre aparecerá la incidencia en el caso de que no figure en dichos documentos.

Preparación, Seguimiento y Tutorías Se aceptarán los costes de preparación, seguimiento, control de la actividad formador, evaluación de la impartición y tutorías (máximo 30% de los costes directos). El personal imputado en este apartado no podrá ser imputado en el apartado de personal de apoyo de los costes asociados.

20. ¿Qué personal puede imputarse en costes de preparación? Se aceptarán los costes de preparación, seguimiento, control de la actividad formador, evaluación de la impartición y tutorías imputadas por los formadores de la actividad formativa y/o personal que realice estas funciones. El personal imputado puede no ser formador, pero los trabajadores imputados en este epígrafe no podrán imputarse en el de personal de apoyo de costes asociados. IMPORTANTE: Ver también la pregunta 21

21. ¿Qué tareas debe desarrollar el personal de Preparación? El personal imputado en “Preparación, seguimiento y tutorías” debe desempeñar una o varias de las siguientes tareas:




Elaboración del Plan de Calidad de Centros.

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Planificación de la Evaluación de acuerdo al modelo que presenta la Consejería de Empleo y Economía: Este Plan debe ser elaborado por uno de los formadores.




Elaboración y desarrollo de la Programación del curso.




Elaboración de contenidos.




Coordinación de la actividad formador.




Tutores de la entidad (de cualquier tipo).




Selección de alumnos y del personal formador.

Asimismo, cuando se trate de cursos con certificado de profesionalidad habrá que tener en cuenta lo establecido en el Real Decreto regulador de este certificado de profesionalidad para los perfiles de los tutores. Ya que existen casos en los que se exige que los tutores solo pueden ser formadores, y por este motivo solo podrían imputarse en este epígrafe de “Preparación, seguimiento y tutorías” los gastos de tutoría realizados por los propios formadores de dicho curso y no la tutorías realizadas por personal no docente.

22. ¿Si un formador realiza funciones de preparación debo pagarle la preparación de acuerdo al coste hora mínimo establecido en docencia?

No, en preparación no existe un coste hora mínimo, por lo que el coste hora de un formador podrá ser distinto cuando en lugar de la impartición del curso realice labores de preparación y tutorías. En la nómina o factura deberá aparecer desglosado qué importe corresponde a docencia y qué importe corresponde a preparación. Asimismo, se detallará dicha información en su contrato.

23. ¿Existe un coste hora marcado por la Orden para los gastos de “Preparación”?

No, en preparación no existe ni un coste hora máximo ni un coste hora mínimo, sin embargo la suma de los importes imputados en ningún caso podrá superar el 30% de los costes directos. Si lo supera, sólo se pagará el 30% establecido por la Orden. Asimismo, como el resto de gastos, para ser subvencionable tendrá que estar en valor de mercado.

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24. ¿Es incompatible imputar un formador a preparación y a docencia?

No es incompatible. Es posible imputar a un formador en docencia y en preparación. Lo que no es compatible es imputar a una persona en preparación e imputar costes de esa persona en apoyo –costes asociados- en un mismo curso.

Gastos de medios y materiales didácticos y bienes consumibles Se incluye también en este apartado el material de protección y seguridad, así como los costes imputables a los medios de comunicación utilizados entre formadores y participantes en teleformación.

25. ¿Las fotocopias se consideran medios y materiales?

Sí, las fotocopias se considerarán gastos de medios y materiales siempre que respondan a documentos de carácter formativo y/o que se hayan entregado a los alumnos.

26. ¿Pueden imputarse los gastos de mantenimiento de equipos informáticos en cursos con módulos de informática?

No, los gastos de mantenimiento no son subvencionables de acuerdo a la normativa de 15/11/2012. Tampoco podrán imputarse en el epígrafe de gastos asociados, dentro del apartado de “otros costes”. Asimismo, tampoco son subvencionables las reparaciones. Solo la puesta a punto de los equipos informáticos o herramientas especializadas podrá imputarse en gastos de medios y materiales didácticos, siempre que éstos sean propios y pertenezcan al inmovilizado de la entidad. En caso de alquiler de equipos informáticos o maquinaria deberán estar ya en las condiciones necesarias para su utilización en el curso y garantizar su reemplazo en caso de avería.

27. ¿Las excursiones se consideran como coste directo y pueden imputarse en medios y materiales?

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Sí, siempre que la visita tenga un carácter formativo. Las facturas deberán incluir el trayecto y venir acompañadas de su correspondiente justificante de pago. Deberán acompañarse siempre de un escrito que acredite el contenido formativo y didáctico de la misma.

28. ¿Los gastos de gasoil serán considerados como medios y materiales para las autoescuelas –cursos de conductor-?

Sí, para los cursos de conductor podrán ser imputados los gastos de gasoil, siempre de una manera proporcional. La imputación realizada deberá ir acompañada de un escrito en el que se relacionen los vehículos utilizados, el alumno para el que se ha utilizado, los kilómetros realizados y el coste por litro de combustible. La Administración se reserva el derecho de solicitar información a las entidades en caso de considerar excesiva la imputación del mismo.

29. ¿Los gastos de electricidad serán considerados como medios y materiales para los cursos de peluquería, carpintería o aquellos en los que se utilice mucha maquinaria eléctrica?

Sí, para aquellos cursos en los que por su especialidad se necesite la utilización de mucho equipamiento o herramienta eléctrica, las entidades podrán imputar de manera proporcional, gastos de electricidad en el epígrafe de medios y materiales didácticos. La imputación realizada deberá ir acompañada de un escrito en el que se relacionen los equipos utilizados, los kilovatios de consumo del equipo, el tiempo de utilización y el coste del kw/hora. La Administración se reserva el derecho de solicitar información a las entidades en caso de considerar excesiva la imputación del mismo.

30. ¿Los gastos de reparaciones de maquinaria (equipos, vehículos, etc.) serán considerados como medios y materiales para los cursos en los que esos bienes sean imprescindibles?

No, los gastos de reparaciones no serán subvencionables en ningún caso.

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31. ¿Puedo imputar gastos de materiales que utilizaré para el curso, pero que he comprado con anterioridad al inicio del mismo?

Los documentos justificativos del gasto de medios y materiales didácticos deben estar fechados entre un mes antes del inicio del curso (siempre y cuando la entidad tenga la resolución del curso) y la finalización del curso. Este periodo aplica a las modalidades II, III y IV. En caso de que la fecha de facturación sea del último día del curso, se solicitará albarán que permita comprobar que la entrega se ha realizado con anterioridad.

Gastos de amortización Puede tratarse de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas o bien de amortización de bienes inmuebles (aulas y talleres) siempre que se refiera al periodo de uso y que el bien no haya sido comprado con ayuda de subvenciones nacionales o comunitarias.

32. ¿Pueden imputarse por meses los gastos de amortización?

En la nueva Orden se permite imputar en base al número de horas del curso, pero sigue siendo válida la imputación de acuerdo a los meses de duración del curso. En la Orden se recogen como válidos ambos métodos.

33. ¿Se pueden imputar en un año los bienes inferiores a 600€?

No, solo se admitirá la imputación de gastos derivados de la aplicación de los criterios de amortización lineal. La Orden de 15/11/2012 no permite la imputación de gastos en este epígrafe cuando éstos se deriven de otros métodos de amortización.

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34. ¿Existe una periodicidad fija –un número de años concreto- al que se puedan amortizar todos los equipos?

En las tablas de Hacienda se da la opción de utilizar o un porcentaje o unos años. A su vez hay un porcentaje/años máximo/s y mínimo/s. Dentro de esa horquilla, el centro podrá escoger el porcentaje/años que estime, pero nunca por debajo del mínimo ni por encima del máximo. Por esta razón, establecer unos años fijos para todos los bienes amortizables no es posible.

35. ¿Tengo que amortizar siempre en el número máximo de años que me marcan las tablas?

En las tablas de Hacienda te da la opción de utilizar o un porcentaje o unos años. A su vez hay un porcentaje/años máximo/s y mínimo/s. Dentro de esa horquilla, el centro podrá escoger el porcentaje/años que estime, pero nunca por debajo del mínimo ni por encima del máximo.

36. ¿Es imprescindible que las facturas imputadas en gastos de amortización vayan acompañadas de sus justificantes de pago?

Sí, las facturas de amortización deben ir acompañadas de su justificante de pago. Al igual que el resto de gastos, si superan los 600€ no se pueden pagar en efectivo ni total ni parcialmente.

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37. ¿Legalmente cuál es el tiempo mínimo que se debe conservar una factura y su justificante de pago?

Al ser objeto de la subvención debe conservarse toda la documentación durante todo el periodo de imputación. No podrá ser un coste subvencionable sin documentación justificativa que acredite el gasto y el pago. Asimismo según la normativa de aplicación existen las siguientes obligaciones: •

A nivel Fiscal: el periodo es de 4 años

•

A nivel mercantil (código de comercio): 6 años

•

En el código civil: Las deudas pueden ser reclamadas hasta 15 años después – no prescriben hasta transcurrido este periodo.

•

La normativa europea establece que los documentos deberán conservarse al menos tres años tras el cierre del Programa Operativo. El Programa Operativo actual finaliza en 2013, sin embargo su año de cierre (y por lo tanto año a partir del cuál debemos contar los tres años adicionales en los que se debe conservar la documentación) es siempre posterior a su año de finalización.

38. ¿Es obligatorio usar en FOCO el F65 para el cálculo de amortizaciones?

No, no es obligatorio. La plantilla pretende facilitar a las entidades labor de cálculo y control de imputaciones, pero no es obligatorio cumplimentar dicho documento en ningún caso.

39. ¿Es imprescindible poner en las facturas de amortización los sellos de imputación? ¿A qué se refiere el importe reflejado en el sello de imputación en el caso de las amortizaciones, al porcentaje de amortización?

Sí, es imprescindible que todas las facturas, incluidas las de amortización presenten el sello de imputación correctamente cumplimentado. El porcentaje de amortización aplicado se recogerá tanto en FOCO como sobre la propia factura, en cualquier caso, el sello debe referirse únicamente al porcentaje imputado sobre el importe de amortización correspondiente al curso. Es decir, si mi criterio de amortización es mensual y por un equipo X puedo amortizar mensualmente 50€ (y según mi criterio de reparto tengo cuatro cursos a los que voy a imputar la amortización del equipo) en mi sello de imputación se reflejarían los siguientes importes y cantidades:

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Curso 1

25%

12,50€

Curso 2

25%

12,50€

Curso 3

25%

12,50€

Curso 4

25%

12,50€

El porcentaje del sello está relacionado con los criterios de imputación, con la explicación de los criterios de reparto sobre mi total elegible. El porcentaje aplicado para calcular la amortización lo utilizo para conocer cuanto puedo imputar por mes u horas.

Gastos de alquiler y arrendamiento financiero Puede tratarse de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas o bien de bienes inmuebles.

40. ¿Se puede imputar el alquiler desde la fecha de resolución de concesión de la subvención?

No, el alquiler es un coste elegible durante el periodo de ejecución de la acción formativa. No se puede imputar ni antes del inicio del curso ni tras la finalización del mismo. Esto afecta a las Modalidades II, III y IV.

41. ¿Si un curso comienza una vez iniciado un mes puedo imputar el alquiler completo de ese mes?

No, los gastos de alquiler –al igual que el resto de los gastos con cargo a la subvencióndeben imputarse proporcionalmente al curso. Si un curso comienza el 10 de enero, sólo serán imputables los 20 días restantes, en ningún caso los 30 que representarían el mes completo.

42. ¿Cuándo estoy obligado a acreditar el precio de mercado?

Cuando exista vinculación entre perceptor y pagador debe presentarse esta justificación en el expediente. La Administración se reserva el derecho de solicitar información a las

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entidades en caso de considerar excesiva la imputación del mismo. El valor de mercado se acreditará mediante una tasación independiente en el caso de las instalaciones y mediante la aportación de tres presupuestos en los casos restantes.

43. ¿Cómo se calcula la parte imputable de una factura de alquiler en la que figura retención e IVA?

Podrá imputarse a la subvención la base imponible más el IVA (siempre que el IVA sea subvencionable). El importe del justificante de pago, sin embargo, se corresponderá con la base imponible, más el IVA y menos la retención.

Gastos de seguro de accidentes Se imputarán los gastos relativos a la póliza de seguro que cubra el riesgo de accidente para todo el alumnado, durante todo el periodo de ejecución de la acción formativa.

44. ¿Dónde debe figura el sello de imputación en la póliza o en el recibo?

El sello de imputación debe figurar sobre la póliza, documento justificativo del gasto, y no sobre el recibo o domiciliación, documento justificativo del pago.

45. ¿Puedo pagar yo como centro el seguro de prácticas?

Sí, y se imputará en el epígrafe de seguro de accidentes de los alumnos. Sin embargo en aquellos casos en los que la entidad disponga de una ampliación de la subvención, no podrá pagar a la empresa el máximo de 3€/hora alumno por lo que le será descontado de la ampliación solicitada para las prácticas.

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Gastos de publicidad Para justificar la difusión de las acciones formativas (únicamente y exclusivamente del curso no de la entidad).

46. ¿Puedo imputar gastos de publicidad con facturas con fecha anterior al inicio del curso?

Los documentos justificativos del gasto de publicidad deben estar fechados entre el mes anterior al inicio del curso (siempre y cuando la entidad tenga la resolución de concesión de la subvención) y la finalización del curso. Esto aplica a las Modalidades II, III y IV.

47. ¿Se pueden imputar los gastos de mantenimiento de la página web donde aparece publicidad de los cursos?

Los gastos que se deben imputar en este epígrafe son gastos exclusivos de publicidad del curso por lo que no son subvencionables los costes derivados del mantenimiento de la página web del centro.

48. ¿Puedo imputar gastos de publicidad relacionados con el centro (rótulos, anuncios del centro en medios…)?

No, estos gastos no son elegibles. En este epígrafe únicamente podrán imputarse gastos relacionados con la publicidad del curso, no se subvencionarán los gastos relacionados con la publicidad del centro. Excepcionalmente, para las acciones formativas de la programación 2012 se podrán subvencionar los gastos derivados del cambio de cartelería en los centros que deben sustituir el logo del Sepecam por el de la Consejería de Economía y Empleo cumpliendo con las instrucciones facilitadas por la Dirección General de Formación en esta materia.

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COSTES ASOCIADOS Costes de personal de apoyo Se aceptarán los costes del personal para la gestión y ejecución de la actividad formativa. En este epígrafe se imputarán los gastos derivados del personal encargado de realizar tareas administrativas y el volcado y mecanización de datos en la aplicación FOCO. 49. ¿Se puede imputar un formador a personal de apoyo?

Sí, la incompatibilidad está entre preparación y apoyo, no entre docencia y apoyo. 50. ¿Se imputan los gastos de asesoría en personal de apoyo?

No, los gastos de asesoría/gestoría se imputan en el epígrafe de “Gastos financieros”.

Gastos financieros Se trata de aquellos gastos financieros relacionados con la actividad subvencionada y que resulten indispensables (aval y asesorías contables, jurídicas y/o financieras). En ningún caso se pueden imputar gastos de asesoramiento técnico o administrativo. 51. ¿Dónde se imputan los gastos del aval?

Dentro del epígrafe de “Gastos financieros” en costes asociados.

52. ¿Hasta cuando son elegibles los gastos de aval?

Desde el inicio del curso hasta la presentación de la documentación justificativa, es decir, hasta tres meses después de la finalización del curso como máximo o 45 días más si se ha concedido ampliación del plazo de presentación de la documentación justificativa.

53. ¿Qué es el documento de constitución del aval?

Es un documento bancario en el que tanto la entidad como el solicitante del aval recogen los términos en base a los cuales se concede ese aval.

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54. ¿Existe algún documento justificativo que sustituya al documento de constitución del aval?

Sí, el Modelo 802 en el cual se recoge qué entidad bancaria ha concedido el aval, para qué curso etc. o modelo normativo en vigor que lo sustituya.

55. ¿La hipoteca del centro es un coste elegible?

No, no será elegible en ningún caso.

56. ¿Son subvencionables los gastos derivados de un crédito que se solicite para hacer frente a los pagos del curso?

No, no serán elegibles en ningún caso.

57. ¿Es imputable el coste de cambio de titularidad del centro en el epígrafe de gastos financieros o en algún otro?

No, no será elegible en ningún caso.

58. ¿Dónde se imputan los gastos de asesorías laborales o fiscales?

Dentro del epígrafe de “Gastos financieros” en costes asociados.

59. ¿Son imputables en el epígrafe de costes financieros los gastos de selección de formadores, realización de la justificación, asesoramiento y trabajos en la aplicación FOCO, etc.?

No, las personas que se encarguen de las tareas relacionadas con la gestión del curso, tanto relacionadas con la justificación, como las que deban cumplimentar los datos en la aplicación FOCO, etc. deben imputarse en el epígrafe de personal de apoyo (la selección de formadores en Preparación). Tal y como específica la orden de aplicación

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en su Anexo III, en el epígrafe de gastos financieros son los gastos de asesoramiento técnico financiero los que pueden imputarse.

IMPORTANTE: En Modalidad II no está permitida la subcontratación por lo que si se imputasen gastos derivados de la prestación de este tipo de servicios por parte de una empresa, éstos no podrían aceptarse en el epígrafe de personal de apoyo o de preparación, puesto que al ser un centro de formación homologado debe disponer de personal propio para dichas funciones.

Otros costes Luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia y telefonía asociados a la ejecución de la acción formativa. Estos exclusivamente serán los gastos subvencionables en este apartado. 60. ¿Desde cuándo y hasta cuándo se pueden imputar los costes de luz, agua, teléfono, etc.?

Desde el inicio del curso, nunca antes de dicha fecha, y hasta la finalización del curso, nunca después de la misma (Esto aplica a las modalidades II, III y IV. Es importante que la entidad preste atención al periodo facturado en las facturas imputadas.

61. ¿En relación a costes de limpieza es válido imputar personal de limpieza o se corresponde únicamente con productos de limpieza?

Pueden imputarse ambos conceptos, siempre de acuerdo a una explicación de criterios de reparto lógica y coherente que pruebe que la imputación al curso es proporcional y adecuada.

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62. ¿Se pueden imputar gastos de certificaciones de Calidad, PRL, protección de datos, etc.?

No, en ningún caso.

63. ¿Pueden imputarse los gastos derivados de un vehículo del centro?

No, en ningún caso.

64. ¿Pueden imputarse los gastos derivados de las comidas de navidad, clausura del curso etc.?

No, en ningún caso estos gastos serán elegibles.

65. ¿Pueden imputarse los gastos derivados de las afiliaciones a asociaciones, sindicatos u otras organizaciones?

No, en ningún caso estos gastos serán elegibles.

66. ¿Pueden imputarse los gastos derivados de las franquicias que pagan las entidades?

No, en ningún caso estos gastos serán elegibles.

67. ¿Pueden imputarse los gastos de reparaciones y mantenimientos?

No los gastos de reparaciones y mantenimientos no son subvencionables. (Ver también la pregunta 26).

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68. ¿Cuándo es necesario solicitar tres ofertas a un proveedor para dar cumplimiento al artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones?

Cuando el importe del gasto subvencionable supere la cuantía de 18.000€. Con anterioridad al 2 de diciembre de 2011 el importe no debía superar los 12.000€. Esto se debe a la modificación de la Ley General de Subvenciones por la Ley 14/2011 de Ciencia, Tecnología e Innovación, en la disposición final quinta, modifica el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones (donde se establecía que debían existir tres ofertas para los gastos superiores a 12.000€ en casos de prestación de servicios por empresas de consultoría y de suministro de bienes de equipo):

Cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público para el contrato menor, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la obra, la prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por sus especiales características no exista en el mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren, o salvo que el gasto se hubiere realizado con anterioridad a la subvención. La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o, en su caso, en la solicitud de subvención, se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa.

En la Ley de Contratos del sector Público (Ley 30/2007, de 30 de octubre), en el punto 3 del artículo 122, se fija este importe en 18.000€ salvo para los contratos de obra que el importe asciende a 50.000€:

Se consideran contratos menores los contratos de importe inferior a 50.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 18.000 euros, cuando se trate de otros contratos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 190 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal.

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En la disposición final undécima de la Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación se marca la entrada en vigor de la misma: seis meses desde el día de su publicación en el BOE, se ha publicado el 2 de junio por lo que entrará en vigor el 2 de diciembre de 2011.

69. ¿Es necesario escoger siempre la más barata?

No, no siempre. En circunstancias normales debe escogerse la más ventajosa en base a criterios de eficiencia y economía, en caso de que no sea así (Monopolios, mejor capacidad técnica, etc.) deberá acreditarse la elección con un informe (en el deben detallarse los criterios de valoración utilizados y el resultado obtenido por cada uno de los candidatos).

70. ¿Hasta qué importe se permiten los pagos en efectivo?

Sólo se podrán pagar en efectivo aquellos gastos que no superen los 600€ (Todas aquellas facturas que superen los 600€ no pueden pagarse en efectivo). Asimismo, no pueden pagarse más de 3.000€ en efectivo por expediente (Para más información consultar la Orden de 7 de mayo de 2008, de la Consejería de Economía y Hacienda,

por la que se regula la forma de acreditación del pago efectivo del gasto realizado en materia de subvenciones).

71. ¿Los pagos por caja están considerados pagos en efectivo?

Sí, pueden estimarse como pagos en efectivo por lo que no serían admitidos como válidos si superan los 600€.

72. ¿Los cheques al portador son admitidos como justificante de pago?

No, debido a que no puede identificarse al destinatario del pago.

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73. ¿Qué documentos acreditan el precio de mercado?

Listados aprobados de los establecimientos con los que se hayan contratado los alquileres, certificados o informes de agentes inmobiliarios colegiados, certificados de agencias municipales del alquiler, tres ofertas que empresas o profesionales que presten servicios similares etc. En ningún caso se considerarán como válidos documentos realizados por la propia entidad.

74. ¿Cómo justifico los gastos de IRPF?

Las entidades deben presentar documentos que permitan verificar que el IRPF de los periodos imputados al curso está efectivamente pagado. Asimismo, la documentación debe permitir verificar que los trabajadores imputados son los efectivamente pagados. Por los motivos anteriormente expuestos la entidad debe aportar: 1. Documentos que permitan verificar que la entidad ha realizado los pagos del IRPF en todos aquellos trimestres/meses relativos al periodo o periodos en los que se hayan imputado gastos de personal al curso. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones:


Modelo/s 110 mecanizado/s o sellado/s por el banco.




Recibos bancarios que acrediten el pago del IRPF.




Modelo 110 (NRC) donde figuran los datos del ingreso realizado.

2. Documentos que permitan identificar a los trabajadores imputados. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones:


Modelo 190 completo (pueden ocultarse los datos de las personas que no se hayan imputado a la subvención.




Portada del Modelo 190 acompañado de aquellas páginas en las que figuren las trabajadoras y trabajadores imputados a la subvención.




Certificados (retenciones

individualizados practicadas

de

con

anualmente)

la de

información los

fiscal

trabajadores

imputados a la subvención.

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75. ¿Puedo aplazar los pagos de IRPF y de la Seguridad Social?

Para dar cumplimiento a la normativa de aplicación, todos los gastos deben estar pagados con anterioridad a la finalización del periodo de justificación para estimarse como subvencionables. Sin embargo, los gastos de Seguridad Social e IRPF tienen unos plazos de pago estipulados en unas fechas concretas que fija la Tesorería General de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Por este motivo, se aceptarán los gastos de IRPF y Seguridad Social siempre que pertenezcan al periodo subvencionable y no estén pagados fuera del periodo del plazo establecido por la Tesorería General de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. La entidad beneficiaria podrá pedir un aplazamiento o fraccionamiento del pago tanto a la Seguridad Social como a Hacienda siempre que lo considere pertinente, pero debe tener en cuenta que en este caso, los pagos aplazados ya serán estimados como pagos realizados fuera de plazo.

76. ¿Si no pago la totalidad del IRPF o de la Seguridad Social se me descontarán todos los gastos de IRPF y Seguridad Social imputados?

No, se aceptará la parte pagada en la forma y plazo estipulados en la normativa de aplicación y se aminorarán solo aquellas cantidades no pagadas o pagadas fuera de plazo. La corrección económica siempre será proporcional y convenientemente prorrateada.

77. ¿Se pueden justificar gastos con “auto-facturas”?

No, las auto-facturas no son documentos válidos para la justificación económica.

Toledo, febrero de 2013

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