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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL
PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2013
JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ Gerente
Abril 2013
Plan Anti Corrupción 2013
JUNTA DIRECTIVA
COMITÉ DIRECTIVO
MARTAPATRICIA SAAVEDRA JUAN ERNESTO OVIEDO HERNÁNDEZ Representante Asociaciones Científicas GERENTE GLORIA INES SARMIENTO WILSON DARIO BUSTOS GUARIN Representante Alcaldía Mayor de SUB GERENTE DE PRESTACIÓN DE SERVCIOS Bogotá FELIPE ORDOÑEZ RIVEROS ANDRES ALMANZAR SUB GERENTE ADMINISTRATIVO Representante Asociaciones Científicas del Estamento Científico de la ORLANDO GALEANO MONTAÑA Institución SUB GERENTE FINANCIERO JOHANA AREVALO ANGELICA CAMARGO RAMIRÉZ Representante de la Comunidad JEFE DE OFICINA DE CALIDAD HUGO GONZALEZ CRUZ ASTRID FORTICH PÉREZ Representante Gremios de la JEFE DE CONTROL INTERNO Producción CLAUDIA PATRICIA PEDREROS CASTELLANOS LUCIA FAJARDO JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA Representante de la Secretaria Distrital de Salud IVAN JAIRT GUARIN MUÑOZ JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
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EQUIPO DE TRABAJO Derly Rodríguez Villarrreal Rafael Avilés Arrieta Diana Cañón Caldas Ligia Salamanca Aldana Sofía Bautista Beltrán COLABORADORES
Enrique Mancilla Tatiana Hurtado Gloria Parra Martha Guarnizo Damián Marín Angélica Ramos Mónica Aguirre Elizabeth Bustos Lorena Muñoz Blanca Inés Arango Ayleen García Geovanni Beltrán Sandra Martínez Karla Villegas
Recursos Físicos Planeación Planeación Planeación Farmacia Planeación Participación Social Planeación Epidemiologia Laboratorio Clínico Calidad Planeación Gestión Humana Subgerencia Financiera
Lilia Machado Diego Naranjo Manuel Cristancho Sonia Cruz Armando Díaz Guillermo Valenzuela Sandra Gómez John López Clara Inés Sierra Diego Torregroza Gloria Hernández Flor Alba Roncancio Mery Peña Víctor Raúl Venegas
Neyla Valbuena
Tesorería
Orlando Nuñez
Luz Mireya Muñoz Patricia Carreño Esperanza Zambrano Katerin Dávila Héctor Carrillo Jennifer Barragán
Costos Cartera Presupuesto Contratación Contratación Contratación
Nicolás Cuesta Martha Torres Luis Fredy Niño Hernando Méndez Stewart Cruz
Contratación Contratación Glosas Jurídica Jurídica Jurídica Rehabilitación Jurídica Contabilidad Subgerencia Administrativa Gestión Documental Sistemas de Información Jurídica Gestión Humana Unidad de Cuidados Intensivos Control Disciplinario Interno Nutrición Tesorería Pediatría Servicios Generales
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CONTENIDO 1
PRESENTACION __________________________________________________________________________ 6
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CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL ESE ____________________________ 8 2.1 IDENTIFICACIÓN DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE __________________________________________ 8 2.2 UBICACIÓN DEL HOSPITAL DE KENNEDY ESE _____________________________________________________ 9 2.3 PLATAFORMA ESTRATÉGICA _______________________________________________________________ 10 2.3.1 Formulación de la Misión - Visión _____________________________________________________ 10 2.3.2 Valores Institucionales _____________________________________________________________ 10 2.3.3 Principios Institucionales ____________________________________________________________ 11
3 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO. __________________________________________________________________ 12 3.1 3.2 3.3 3.4 4
METODOLOGÍA _______________________________________________________________________ 12 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Y PROCEDIMIENTOS ________________________________________________ 14 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ___________________________________________________ 18 RIESGOS PRIORIZADOS Y ACCIONES DE MITIGACIÓN PROPUESTA ________________________________________ 24
SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES _________________________________________ 29 4.1 4.2
5
METODOLOGÍA _______________________________________________________________________ 29 DIAGNÓSTICO DE TRÁMITES A INTERVENIR ______________________________________________________ 29
TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS ______________________________________________ 40 5.1 METODOLOGÍA _______________________________________________________________________ 42 5.2 INSUMOS ___________________________________________________________________________ 42 5.2.1 Diagnóstico de Procesos Anteriores ___________________________________________________ 42 5.2.2 Marco Normativo de la Rendición de Cuentas ___________________________________________ 43 5.2.3 Mapa de Actores __________________________________________________________________ 46 5.2.4 Necesidades de Información _________________________________________________________ 47 5.2.4.1 5.2.4.2 5.2.4.3 5.2.4.4
5.2.5 6
Control evaluativo o del plan ____________________________________________________________ Control ejecutivo o de gestión ___________________________________________________________ Control verificativo o auditoría___________________________________________________________ Control garantía de la calidad____________________________________________________________
47 48 52 53
Incentivos y sanciones ______________________________________________________________ 53
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO _______________ 55 6.1 6.2
METODOLOGÍA _______________________________________________________________________ 55 RESULTADOS _________________________________________________________________________ 55
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Índice de Tablas TABLA 1 IDENTIFICACIÓN DE LA HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE ____________________________________________ 8 TABLA 2 ESTRUCTURA GENERAL DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS _______________________________________ 16 TABLA 3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS POR PROCESO, PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANTI CORRUPCIÓN ____________________ 17 TABLA 4 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ______________________________________________________ 19 TABLA 5RIESGOS PRIORIZADOS Y ACCIONES DE MITIGACIÓN PROPUESTA ___________________________________________ 24 TABLA 6 CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS ___________________________________________ 31 TABLA 7 DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ______________________________________________ 32 TABLA 8 INVENTARIO GENERAL DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS ________________________________________ 34 TABLA 9CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS ___________________________________________ 36 TABLA 10DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN _____________________________________________ 37 TABLA 11 MARCO NORMATIVO DE LA RENDICIÓN DE CUANTAS ________________________________________________ 44 TABLA 12 TIPOS DE CONTROL Y NECESIDADES DE INFORMACIÓN ________________________________________________ 47 TABLA 13 INVENTARIO DE PUNTOS DE CONTROL PARA LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN ___________________________________ 48
Índice de Ilustraciones
ILUSTRACIÓN 1 FOTO 1: COORDINADORES MÉDICOS FORMULANDO EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO _______ 7 ILUSTRACIÓN 2 UBICACIÓN DE LA RED SUR OCCIDENTAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ D.C. ________________________________ 9 ILUSTRACIÓN 3 PLATAFORMA ESTRATÉGICA: MISIÓN - VISIÓN _________________________________________________ 10 ILUSTRACIÓN 4 VALORES INSTITUCIONALES ______________________________________________________________ 11 ILUSTRACIÓN 5PRINCIPIOS INSTITUCIONALES _____________________________________________________________ 11 ILUSTRACIÓN 6 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ___________________________________ 12 ILUSTRACIÓN 7 FOTO 2: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ____________________________________ 13 ILUSTRACIÓN 8 FOTO 3: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ____________________________________ 14 ILUSTRACIÓN 9 MAPA DE PROCESOS 2013 ______________________________________________________________ 15 ILUSTRACIÓN 10 COMPONENTES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS ________________________________________________ 41 ILUSTRACIÓN 11 RUTA DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS ______________________________________________________ 42 ILUSTRACIÓN 12 MODELO DEL DEFINICIÓN DE PUNTOS DE CONTROL E INDICADORES PARA EL CONTROL EJECUTIVO O DE GESTIÓN _____ 48
Anexo 1 Plan Anti Corrupción Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE Anexo 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE
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PRESENTACION
El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, ordena a todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en donde se incluya el mapa de riesgos de corrupción de la entidad, las medidas concretas para mitigar los riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Hospital Occidente de Kennedy, en cumplimiento de este mandato y bajo la firme convicción de la necesidad de enfrentar la corrupción con medidas claras y contundentes, desde el mes de Marzo ha iniciado el proceso de construcción del Plan, utilizando metodologías participativas. El presente documento es el primer producto de este trabajo. Para El Hospital Occidente de Kennedy III nivel ESE, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es una herramienta que le facilita los procesos de planeación y le mejora la eficacia en la acciones, de tal suerte que es interpretado como un instrumento permanente, que evolución y se transforma con la dinámica misma de la institución y del medio ambiente. Este primer documento de formulación del Plan, será sometido a un estricto proceso de retroalimentación y ajuste, para incorporarle las mejoras que le sean propuestas. La corrupción es un flagelo que ha quebrado la credibilidad e imagen de las instituciones públicas, deslegitimando la acción institucional, generando la pérdida de confianza del ciudadano en el Estado y en la Democracia y permitiendo la pérdida de cuantiosos recursos que deberían estar al servicio de los ciudadanos. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se organiza a partir de los cuatro componentes que básicamente orientan hacia: 1. Tener como premisa el que un acto de corrupción en nuestra entidad deber ser inaceptable desde todo punto de vista y que esa concepción deberá ser asumida por todos los integrantes de la misma. 2. Se deberá además combatir los excesivos trámites en los procesos y procedimientos que al interior de nuestra entidad se adelantan, a fin de mitigar la disconformidad que frente a ello tiene la ciudadanía en general 3. En tercer lugar que frente a las actuaciones administrativas puede desarrollarse la democracia participativa como la máxima fortaleza para que la ciudadanía en general puede participar activamente en el control de quien tiene la responsabilidad de administrar recursos públicos. 4. En cuarto lugar es importante diseñar mecanismos e implementar acciones para que el ciudadano de a pie conozca acerca de los procesos y procedimientos que de una u otra forma Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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puede ser atacados por la corrupción pero que con su participación podrá evitarlos y así generarse una pacífica convivencia que se contra ponga totalmente a la descomposición social que genera la corrupción como unos de los flagelos más grandes de nuestro país. Cada uno de estos aspectos se ha trabajo como componente del plan y se ha desarrollado de manera independiente pero articulada; esto explica el porqué cada capítulo inicia con una breve exposición de la metodología utilizada para su formulación. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está organizado de la siguiente forma:
CARACTERIZACION DE LA ENTIDAD: Una breve descripción de la entidad, identificando los aspectos formales, la plataforma estratégica, PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
Ilustración 1 Foto 1: Coordinadores Médicos Formulando el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Foto: Taller realizado el miércoles 17 de abril 2013 ESE HOK. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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2 2.1
CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL ESE Identificación del Hospital Occidente de Kennedy ESE
El Hospital Occidente de Kennedy III nivel ESE, es una organización prestadora de servicios de salud de alta complejidad, organizada en la categoría especial de Empresa Social del Estado y adscrita a la Secretaría Distrital de Salud de la ciudad de Bogotá D.C. El área de influencia directa o mercado proximal de la entidad se encuentra definido por las localidades de Kennedy, Bosa, Fontibón y Puente Aranda, para la a tención a la población afiliada al régimen subsidiado y la población pobre no afiliada y toda la ciudad para la atención de urgencias y servicios especializados sin importar el régimen de afiliación. A continuación se presenta un resumen de los principales datos de identificación de la entidad: Tabla 1 Identificación de la Hospital Occidente de Kennedy ESE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY NIT: 800196939-3 Dependencia Terr. SDS Dirección Transversal 74 F No 40 B 54 Nivel de Atención III NIVEL Empresa Social del Estado, entendida como una categoría especial de la entidad pública descentralizada del Orden Distrital, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y Tipo de institución autonomía administrativa, adscrita a la Secretaría Distrital de salud y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194, 195, y 197 de la Ley 100 de 1993. (Artículo 3° del Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de BogotáServicios de Salud de Alta Complejidad con énfasis en oftalmología, oncología, cuidado crítico, pediatría, UCIN, ortopedia. Servicios de docencia para la formación de profesionales y especialistas en ciencias de la salud. Servicios que ofrece Servicios de investigación médica aplicada. Realización de eventos científicos Servicios de diseño e implementación de modelos de atención para patologías de alta complejidad, guías, vías y rutas clínicas. Servicios de soporte para la formulación de política pública del distrito, la región y el país. Creación del Creado mediante Acuerdo No. 20 de 1.990 como hospital Distrital, se encuentra adscrito a Hospital la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá. Transformación en El Hospital se transforma en Empresa Social del Estado, mediante Acuerdo No. 17 del ESE 19/12/1997, suscrito por el Consejo Distrital La Junta Directiva está conformada de manera tripartita por 6 miembros, de la siguiente forma: 1. El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o su delegado o representante quien la presidirá Situación Actual 2. El Secretario Distrital de Salud o su Delegado. Junta Directiva 3. Un representante de Estamento Científico de la Institución, elegido mediante voto secreto por y entre los funcionarios de la ESE que tengan título profesional en área de la salud, cualquiera sea su disciplina. 4. Un representante de Estamento Científico del área de influencia geográfica de la Nombre
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ESE designado por el Secretario Distrital de Salud, entre las ternas propuestas por cada una de las Asociaciones Científicas de las diferentes profesiones de la salud que operan dentro de dicha área, o en su defecto, por el personal profesional de la salud existente en el Distrito Capital. Este representante será elegido de acuerdo con sus calidades científicas y administrativas. 5. Dos (2) representantes de la Comunidad, elegidos así: Un (1) representante elegido por las Alianzas o Asociaciones de Usuarios legalmente establecidas, mediante convocatoria realizada por la Dirección Distrital de Salud. Un (1) representante elegido por los gremios de la producción del área de influencia de la ESE. El Secretario Distrital de Salud solicitará la coordinación a la Cámara de Comercio de Bogotá, para la organización de la elección correspondiente Aprobados mediante Acuerdo No 089 de 1998 de la Junta Directiva de la ESE. El actual Gerente es el Dr. JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ nombrado mediante Decreto No 211 del 08 de MAYO de 2012 emanado de la Alcaldía Mayor de Bogotá
Estatutos Gerencia
Proceso de Resolución 10956 de 1993 del Ministerio de Salud, mediante la cual se certifica al Distrito Descentralización en Capital como Ente descentralizado en salud Salud Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE
2.2
Ubicación del Hospital de Kennedy ESE
EL Hospital de Kennedy se encuentra ubicado al sur occidente de la ciudad de Bogotá, en la localidad N.8 Ciudad Kennedy. Su área de influencia corresponde a la zona sur accidental en donde se localizan adicionalmente las localidades No. 7 Bosa, No. 9 Fontibón y No. 16 Puente Aranda. La sede principal del Hospital se encuentra sobre la avenida Primero de Mayo (Transversal74 F No 40 B 54) Ilustración 2 Ubicación de la Red Sur Occidental en la Ciudad de Bogotá D.C.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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2.3 2.3.1
Plataforma Estratégica Formulación de la Misión - Visión Ilustración 3 Plataforma estratégica: Misión - Visión
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE
Declaración de los valores y principios institucionales 2.3.2
Valores Institucionales
En el trabajo colectivo, los servidores e invitados de la institución lograron el acuerdo en torno a la declaración de los siguientes valores institucionales como el eje del comportamiento individual y colectivo,
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Ilustración 4 Valores Institucionales
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE
2.3.3
Principios Institucionales
Los principios institucionales son una serie de declaraciones que orientan el comportamiento personal de los servidores y que surgen del acuerdo realizado en el ejerció de planeación. Ilustración 5Principios Institucionales
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE
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3.1
PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO. Metodología
Debido a la importancia del Plan anticorrupción y Atención al ciudadano el hospital contó con la colaboración de todas las personas que interactúan en cada unos de los procesos para lograr el objetivo de contar con una herramienta eficiente y eficaz. La metodología utilizada para este proceso se organizó a partir de cinco pasos a saber: 1. Identificación de procesos, procedimientos, objetivos y características de la organización 2. Identificación de riesgos de corrupción por proceso 3. Priorización de riesgos de corrupción para el Plan 4. Definición de acciones preventivas y correctivas 5. Elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción
Ilustración 6 Proceso de elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción
Fuente: Oficina de Planeación OHK.
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Para garantizar la efectiva participación del mayor numero de colaboradores en el proceso se diseñaron varis técnicas de trabajo en grupo que van desde las reuniones por áreas hasta la realización de talleres en donde interactúan los colaboradores de las distintas áreas tanto misionales como de apoyo. Esta dinámica de trajo permite la formulación de un plan realista y posible, genera sentidos de pertenencia y apropiación de los colaboradores con las propuestas y las acciones y finalmente facilita y adelanta el proceso de socialización del Plan. Ilustración 7 Foto 2: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción
Foto: Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el miércoles 17 de abril 2013 ESE HOK. Para la formulación del Plan se realizaron varios talleres en donde se sistematizaron y pusieron en común los adelantos de cada una de las áreas. El taller se realizó utilizando metodologías que garantizan la participación de todos los asistentes a partir de trabajo individual y genera los espacios de socialización y negociación en busca de acuerdos y consensos grupales. Los productos del taller son elaborados por cada uno de los asistentes y posteriormente son sometidos al debate grupal de tal suerte que de forma rápida se pueden encontrar las coincidencias y las diferencias en las distintas comprensiones de la vida que tiene los asistentes.
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Esta metodología impide el aislamiento de los colaboradores que bien sea por su personalidad o por un estado de apatía o conflicto con el grupo o la organización, de tal suerte que incluyendo estas posiciones se puedan desarrollar diálogos constructivos y se tenga al final productos suficientes y de buena calidad para cumplir con los objetivos de la actividad. La metodología permitió el logro del objetivo propuesto para el avance del desarrollo de la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, dejando expectativas para seguir el camino de la buena gestión administrativa. Ilustración 8 Foto 3: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción
Foto: Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el miércoles 17 de abril 2013 ESE HOK
3.2
Identificación del Proceso y procedimientos
La identificación de procesos y procedimientos se realizó en paralelo con la discusión sobre los objetivos de cada proceso. En el mes de febrero del año 2013 el hospital realizó una modificación sustancial del mapa de procesos lo que implica un escaso conocimiento de los asistentes sobre el estado actual de los procesos de la entidad.
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Enfrentado este problema, fue necesario hacer una puesta en común y realizar una discusión con los colaboradores sobre los objetivos y características de cada proceso, que en este momento se encuentra en la fase de despliegue. Para esta tarea se implemento la metodología de construcción individual y grupal, garantizando la activa participación de todos los asistentes. El Modelo de Operación por Procesos fue establecido para el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE mediante acuerdo de Junta Directiva No. 001 de 23013. El patrón organizacional que soporta la operación de la institución, armoniza con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientan hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causaefecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la institución. El mapa de procesos parte de la identificación de cuatro macro procesos: • • • •
Macroproceso Estratégico Macroproceso Misional Macroproceso de Apoyo Macroproceso del Control Institucional
Que luego se despliegan en 12 procesos: Ilustración 9 Mapa de procesos 2013
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE
Y finalmente en 42 procedimientos: Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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Tabla 2 Estructura general del Modelo de operación por procesos No.
1
2
Macro Proceso Estratégico
Proceso
1
Gestión Desempeño.
2
Gestión de admisión, remisión y egreso
3
Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria
del
4
Gestión de diagnóstico terapéutico
Misional
5
6
3
Procedimiento
Apoyo
apoyo y
Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación social
1
Gestión recursos
de
2
Gestión de compras y contratación
3
Gestión del bienestar
4
Gestión
de
los
la
1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 1 2 3 1
Calidad y Mejoramiento Continuo Planeación Mercadeo Comunicación Referencia y Contra referencia Admisiones Egreso Hospitalización Urgencias Hospitalización día : Unidad renal y Oncología Quirúrgicos Salsas de Parto Consulta externa Salud Mental Vigilancia epidemiológica Nutrición Rehabilitación Imágenes y radiología intervencionista Laboratorio clínico y unidad Transfusional Patología Farmacia Docencia Investigación Asistencia Técnica Sistema de Atención Usuario
2
Participación social
1 2 3
Financiero Talento humano Recursos Físicos Contratación de Insumos, dotación, equipos y medicamentos Contratación de personal Contratación de servicios y outsorcing Mantenimiento Hotelería Gestión ambiental Sistema de Información
1 2 3 1 2 3 1
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Macro Proceso
No.
Proceso
Procedimiento
inteligencia de negocio
4
Control Institucional
5
Gestión legal
1
Gestión de evaluación
la
2 3 1 2 3
TICS Gestión Documental Asistencia Jurídica Defensa Judicial Control Interno Disciplinario
1
Control Interno
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. El resultado de esta parte del taller fue la puesta en común de las características de los procesos y la documentación de un objetivo construido colectivamente por los actores de cada proceso y sometido a tensión frente a los actores de los otros procesos. El resultado por proceso se presenta a continuación: Tabla 3 Formulación de objetivos por proceso, para la elaboración del Plan anti corrupción Macroproceso Estratégico
Proceso Gestión desempeño
del
Gestión de admisión, remisión y egreso Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria
Misional
Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación
Objetivo Desarrollar e implementar las políticas Institucionales para garantizar el cumplimiento de la plataforma estratégica impactando a todos los componentes del sector Brindar al paciente un cuidado integral, humanizado con calidad, calidez y seguridad de manera ágil, oportuna, pertinente teniendo en cuenta su entorno social y familia Brindar apoyo técnico científico para el diagnóstico y la intervención a usuarios del HOK procurando la resolución eficiente y eficaz de la patología de los mismos adhiriéndonos a las guías y protocolos de atención de la Institución. Realizar exámenes y procedimientos de apoyo diagnóstico, entrega de medicamentos y dispositivos médicos, servicios de soporte nutricional y Rehabilitación, sirviendo como apoyo diagnóstico en la definición de las conductas médicas, en los programas de Promoción y prevención en la vigilancia epidemiológica Desarrollo de los procesos de docencia e investigación con mira a la Constitución del Hospital Universitario para la formación en salud del talento humano y el impulso de la investigación científica Brindar respuesta oportuna a las solicitudes de los usuarios y de la comunidad organizada, realizando seguimiento a las mismas con el fin de establecer acciones que se traduzcan en la
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Macroproceso
Proceso
Objetivo
social Gestión recursos
de
los
Gestión de compras y contratación
Apoyo
Gestión bienestar
del
Gestión de inteligencia negocio
la de
Gestión legal
Control
Gestión de evaluación
la
satisfacción de los usuarios Lograr financieramente la auto sostenibilidad financiera a través del manejo planificado, organizado y controlado de los recursos, con el fin de apoyar al Macroproceso misional del Hospital y se obtenga satisfacer las necesidades del usuario. Gestionar, los procesos de contratación en sus etapas precontractual y post contractual, de insumos y personal, de acuerdo al manual interno de contratación y demás reglamentación legal vigente, con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros usuario Mantener todos los aspectos que tienen que ver con el ambiente físico para brindar las condiciones adecuadas al cliente interno como externo Lograr a nivel Institucional se cuente y se utilice de manera optima de las herramientas tecnológicas y sistemas de información (TICS) para la sistematización de los diferentes procesos llevados a cabo en la institución asegurando oportunidad, integridad, Garantizar la defensa judicial de la Entidad y la adecuada toma de decisiones administrativas mediante el análisis jurídico legal de los casos y actuaciones sometidas a su conocimiento, relacionado con el objeto social directo o indirecto del Hospital Acompañar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos institucionales dentro de los procesos y procedimientos del HoK bajo un Marco Normativo
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.
3.3
Identificación de Riesgos de Corrupción
La identificación de riesgos de corrupción se inició con la presentación de los conceptos básicos de corrupción y de riesgo que se resumen así: Se entiende por riesgo de corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los in intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio en particular. Sobre estos temas se adelantó el debate con los asistentes y finalmente se presentaron los riesgos identificados como ejemplo por parte del DAFP otras entidades del orden nacional y distrital. En la parte inicial de la formulación a cada participante se le solicitó la identificación de varios riesgos de corrupción en su proceso. Este trabajo permitió la identificación de al menos 200 riesgos que fueron sometidos a procesos de clasificación sistematización que arroja como resultado final un listado de 163 riesgos que se presentan a continuación: Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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Tabla 4 Identificación de Riesgos de Corrupción
Gestión del Desempeño
Proceso
Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico
Misional
Gestión de admisión remisión y egreso
Estratégico
Macro Proceso
Riesgo
Total
Afectar rubros que no correspondan del objeto del gasto en beneficio propio a cambio de una retribución económica Cobro por realización del trámite ( concusión) Concentración de la autoridad o exceso de poder Contratos con compañías de papel, las cuales son específicamente creadas para participar en procesos específicos que no cuentan con experiencia pero si con músculo financiero Decisiones ajustadas a interés particulares Deficiencia en canales de comunicación Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Extralimitación de funciones Informe amañado Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular Soborno Tráfico de influencias Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración Amiguismo, Clientelismo Funcionarios reacios al cambio tecnológico Manejo inadecuado de la Historia Clínica Robo continuado de medicamentos y dispositivos médicos Decisiones ajustadas a intereses particulares Definición de criterios claros para la evaluación de proveedores Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Entrega de medicamentos y dispositivos médicos sin control en su consumo Estudios previos o de factibilidad superficiales y/o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación Extralimitación de funciones Falta información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad No cumplimiento a los horarios y actividades establecidas No ejercer adecuadamente las funciones de supervisión de los contratos manejados, ordenes de suministro en el área No interpretación del personal médico de los resultados entregados Pérdida de insumos por uso inadecuado Realización de exámenes sin el cobro de los mismos Robo continuado de medicamentos y dispositivos médicos Solicitudes médicas de exámenes en forma irracional
Fecha de emisión: 06-11-08
1 3 1 1 4 1 1 1 1 1 6 3 1 1 2 1 3 3 3 1 1 1 1 1 3 1 1 1 2 1
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2
19
Plan Anti Corrupción 2013
Proceso
Gestión de la atención al usuario y la participación social
Gestión de formación, investigación y asesoría técnica
Macro Proceso
Riesgo
Total
Tráfico de influencias Urgencia manifiesta inexistente En el uso y manipulación de equipos y elementos a cargo Agresión Cobro por realización del trámite ( concusión) Concentración de información de determinados actividades o procesos en una sola persona Concentración de la autoridad o exceso de poder
1 1 1 1 1
Concentrar las labores del supervisor de múltiples contratos en pocas personas
1
De trámites y/o servicios internos y externos Decisiones ajustada a intereses particulares Deficiencia en el manejo documental y archivo Dilatación de procesos para que se revisan los términos. Comunicación engañosa Extralimitación de funciones Falta de planeación que ocasiona gastos adicionales y/o innecesario Maltrato Manejo inadecuado de la Historia Clínica Manipulación de la información No integridad de la información
1 1 1
1 1
1 1 1 1 3 1 1
Ofrecer beneficios económicos para acelerar la expedición de una licencia o para su obtención sin el cumplimiento de todos los requisitos legales
1
Soborno Tráfico de influencias Urgencia manifiesta inexistente Utilización inadecuada de los insumos de la Institución Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración Amiguismo, Clientelismo Ocultar información que es de interés público Concentración de la contratación Contratación direccionada Cotizaciones por encima de los precios de mercado Deficiencia en el manejo documental y archivo Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Diferencias en el manejo documental y de archivo Estudios previos o de factibilidad superficiales y/o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación Maltrato Interno y externo mutuo
1 2 1 5 5 4 1 1 1 1 1 1 1 1 2
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Proceso
Gestión de compras y contratación
Apoyo
Gestión Gestión hospitalaria, de de urgencias Bienestar y ambulatoria
Macro Proceso
Riesgo
Total
Manipulación de la información Materializar contrato y/o orden sin cumplimiento de requisitos legales No elaboración de términos de referencia sólidos Pérdida de documentos contractuales Respuestas a solicitudes sin un seguimiento y análisis real Restricción de la participación Tráfico de influencias Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración
1 1 1 1 5 1 1 1
Utilización inadecuada de los insumos de la Institución
2
Amiguismo, Clientelismo
1
Estudios previos o de factibilidad superficiales y/o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular Abuso de autoridad Actuar dejándose presionar por sentimientos de amistad o compañerismo Adelantar procesos por amistad Asesoramiento ilegal Cobro por realización del trámite ( concusión) Cohecho Compra de equipos que no se requieren por la Entidad Contratar con empresas que no tengan experiencia y sean reconocidos en le mercado Dejar vencer términos con el fundamento favorecer a un tercero con ello obtener prebendas a cambio Desconocer la Ley para contratar Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Eliminar o ocultar el archivo físico en aras de no mostrar evidencia respecto un proceso en particular, En aras de facilitar la expedición del contrato u orden, evadir los requisitos de cumplimiento previos a la expedición del contrato Extraviar documentación importante Falta de estudios Previos Favorecer indebidamente la adjudicación de un contrato u orden a un 3º Inclusión de gastos no autorizados
1 4 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Modificar el clausulado de un contrato u orden con ánimo de favorecer un 3º
1
No dar la publicada que requiere el proceso Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública
1 1
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Proceso
Gestión de los Recursos
Gestión de la inteligencia de negocio
Macro Proceso
Riesgo
Total
Pérdida de documentos contractuales Prevaricato por acción Proyección d estudios sin los requerimientos legales Recibir dadivas para asegurar la adjudicación de contratos Sacar documentación importante y darlo a personas ajenas a la oficina Términos de referencia amañados y dirigidos a favorecer a un proponente Tráfico de influencias
1 1 1 1 1 1 1
Violación al manual Interno contratación y demás reglamentación legal vigente
1
Suministrar información confidencial a un tercero con el fin de tener beneficios propios
2
Concentrar las labores del supervisor de múltiples contratos en pocas personas
1
Estudios previos o de factibilidad superficiales y/o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación Falta de Planeación Inclusión de gastos no autorizados Información concentrada en una persona Mala Contratación No contar con las Tics oportunamente y adecuada a las necesidades de la Entidad Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados Archivos contables con vacios de información Cobro por realización del trámite ( concusión) Concentración de información de determinados actividades o procesos en una sola persona Contratos con compañías de papel, las cuales son específicamente creadas para participar en procesos específicos que no cuentan con experiencia pero si con músculo financiero Dar un manejo diferente a los recursos Desconocimiento de las normas del manejo presupuestal Destinación de los rubros presupuestales sin tener en cuenta su definición en el plan de cuentas Dilatación de los procesos con el propósito de obtener el vencimiento de los términos Extralimitación de funciones Inclusión de gastos no autorizados Inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los hechos económicos de las Institución Mala proyección de los rubros del gasto de nómina de planta personal Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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3 1 1 3 3 3 2 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1
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Proceso
Gestión legal
Macro Proceso
Riesgo
Total
Mala selección de personal Malas relaciones Interpersonales No ejercer adecuadamente las funciones de supervisión de los contratos manejados, ordenes de suministro en el área Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública
3 1
Que la documentación no se encuentra debidamente soportado para su pago
1
Realizar procesos dirigidos a beneficiar cliente específico Soborno Tráfico de influencias Trasladar recursos en el presupuesto sin su previa autorización por la junta Directiva y / o CONFIS Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración Amiguismo, Clientelismo Realizar estudios de precios o de factibilidad superficial Abuso de autoridad Cobro a los usuarios por servicios prestados, para beneficio propio Cobro por realización del trámite ( concusión) Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Desviación poder Extralimitación de funciones Incumplimiento de manuales Incumplimiento de los horarios y actividades propias del cargo Insumos no autorizados Manipulación de la información
1 4 1
No enviar documentación importante a tiempo con el fin de favorecer a alguien
1
No presentar recursos frente a fallas desfavorables a la institución cuando las fallas son manifiestamente contrarias a la ley
3
Recibir sobornos a dadivas al funcionario para agilizar el trámite de diferencia
1
Riesgo gestión legal Solicitud de exámenes paraclínicos innecesarios a los pacientes para el beneficio económico de terceros Tráfico de influencias Urgencia manifiesta inexistente Vencimiento de términos con el fin de favorecer intereses particulares Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración No hacer el reparto a los abogados y dejar vencer términos con el fin de favorecer terceros Amiguismo, Clientelismo
1
1 1
1 5 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 6 1 3 1 1 1
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Macro Proceso
Gestión de Evaluación
Control Institucional
Proceso
Riesgo
Total
Concentración de la autoridad o exceso de poder Designar supervisor que no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar esta función Extralimitación de funciones Total
2 3 2 245
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.
3.4
Riesgos priorizados y acciones de mitigación propuesta
Los riesgos identificados se sometieron a un proceso de priorización en donde cada uno de los participantes selecciono los que consideraba más importantes, bien sea por su inminencia o por su impacto en los servicios o por su impacto en las finanzas de la organización. El resultado de este trabajo permitió la priorización de 46 riesgos que deberán ser incluidos en el Plan de este año y con los cuales se realizó la parte final del taller. Una vez priorizados los riesgos, cada grupo de trabajo, que corresponde con cada uno de los procesos, elaboró una serie de propuestas de acciones concretas para mitigar o prevenir el riesgo. Esta formulación se realizó de manera colectiva y se entregó como el último producto concreto de la jornada de trabajo. En el siguiente cuadro se presentan los riesgos priorizados y las actividades propuestas. Tabla 5Riesgos priorizados y acciones de mitigación propuesta
Gestión del Desempeño
Estratégico
Macro Proceso Proceso
Riesgo Afectar rubros que no correspondan del objeto del gasto en beneficio propio a cambio de una retribución económica
Actividad Autocontrol y responsabilidad por las acciones u omisiones en el ejercicio de las funciones y/o actividades desarrolladas
Capacitación permanente de talento humano en manejo del talento humano Concentración de la autoridad o Definición especifica de funciones y actividades de los exceso de poder funcionarios Talleres didácticos de comunicación y Líderazgo Decisiones ajustadas a interés Capacitación respecto al cumplimiento y seguimiento de particulares los reglamentos y normas del Hospital Campaña masiva de comunicación asertiva Definir los procesos para transmisión de la información Deficiencia en canales de comunicación incentivar Taller de comunicación asertiva dinámica Claridad en las funciones y/o actividades a realizar Tráfico de influencias Contratar de acuerdo a una selección objetiva de perfiles Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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Macro Proceso Proceso
Riesgo
Gestión de admisión remisión y egreso
Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración Manejo inadecuado de la Historia Clínica Robo continuado de medicamentos y dispositivos médicos
Actividad Crear procesos homogéneos Definir y socializar los procesos que se llevan a cabo en el Hospital Establecimiento de procedimientos claras Tener líneas de autoridad claras y definidas Filtros de Información que ingresamos al sistema Nivel de autorización de usuarios Soporte continuo a los usuarios del sistema Ajustarse al decreto 1995 Auditoria de Historias Clínica Supervisar el despacho de medicamentos con la respectiva formula
Anteponer en bienestar Institucional antes del particular Evitar recibir cualquier tipo de prenda particular Socializar implicaciones legales de término y parcialidad en las decisiones Establecer criterios objetivos para la evaluación de Definición de criterios claros proveedores para la evaluación de Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo proveedores interdisciplinario que tenga la competencia pertinente Capacitar a los funcionarios designados para las supervisiones Designar supervisor que no crear conciencia de consecuencias y responsabilidades cuenta con conocimientos legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión suficientes para desempeñar correctamente esta función Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido pata hacerlo. Capacitar al personal para realizar adecuada supervisión No ejercer adecuadamente las Crear conciencia de consecuencias legales de una mala funciones de supervisión de los supervisión de contrato contratos manejados, ordenes NO recargar con tantas supervisiones de contrato a una de suministro en el área sola persona No interpretación del personal auditoria médica concurrente de historias clínicas para médico de los resultados verificar la interpretación de los resultados de apoyo entregados diagnóstico vs/ patología Robo continuado de Realizar periódicamente el inventario de los medicamentos medicamentos y dispositivos y dispositivos médicos médicos Ajustarse al decreto 1995 Manejo inadecuado de la Auditorias de historias clínica Historia Clínica Custodia de la historia clínica Utilización inadecuada de los Aumenta y controlar adherencia a guías de manejo
Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico
de formación, investigaci ón y asesoría
Misional
Decisiones ajustadas a intereses particulares
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Macro Proceso Proceso
Riesgo
Actividad
Gestión de compras y contratación
Apoyo
Gestión de Bienestar
Gestión Gestión de la hospitalaria, de atención al usuario y urgencias y la participación ambulatoria social
insumos de la Institución
Aumentar y controlar adherencia a guías de manejo Control y seguimiento de los inventarios de los servicios Historia Clínica Sistematizada Mejorar sistema en recurso Sistema Información Susceptible a manipulación y Mejorar sistemas en recursos adulteración Protección por contraseña Sistematizar Historia Clínica Custodia Historia Clínica No presiones indebidas en los procesos con intereses Amiguismo, Clientelismo personales No Tráfico de influencias para favorecer amigos como a los familiares Entrevistas aleatorias al personal Maltrato Interno y externo mutuo Talleres de buen trato y humanización Aplicación efectiva del digiturno Implementación del Callcenter Respuestas a solicitudes sin un Organización agendas médicas seguimiento y análisis real Seguimiento a las acciones de mejora del servicio Seguimiento al número de quejas de un mismo colaborador No permitir reservas de medicamentos en los pisos aparte Utilización inadecuada de los del carro de paro y asegurar que hagan las devoluciones insumos de la Institución de medicamentos en forma completa Amiguismo, Clientelismo
No favorecimientos por intereses propios
Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular
Audiencia en aclaración de pliegos Elaboración de pliegos por grupo multidisciplinario Publicación más amplia y participativa Revisión de los estudios por grupo interdisciplinario
Contratar con empresas que no Contratar con empresas legalmente constituidas e idóneas tengan experiencia y sean para la realización del objeto contractual reconocidos en le mercado Realizar modificación al manual con el fin de incluir y Falta de estudios Previos poner en práctica procesos de planeación de la contratación en todas sus etapas Adelantar procesos de inducción y re inducción a los Recibir dadivas para asegurar funcionarios y colaboradores sobre las consecuencias la adjudicación de contratos legales, penales, disciplinarias, etc. Términos de referencia Fijar criterios objetivos en los términos que garanticen la amañados y dirigidos a pluralidad de oferentes favorecer a un proponente Adelanta procesos de inducción y re inducción a los Tráfico de influencias funcionarios y colaboradores sobre las consecuencias penales, legales, disciplinarias. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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Macro Proceso Proceso
Riesgo
Gestión de la inteligencia de negocio
Estudios previos o de factibilidad superficiales y/o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación
Información concentrada en una persona
Mala Contratación
No contar con las Tics oportunamente y adecuada a las necesidades de la Entidad
Gestión de los Recursos
Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular Dilatación de los procesos con el propósito de obtener el vencimiento de los términos Mala selección de personal
Soborno
Sistema Información Susceptible a manipulación y adulteración
Gest ión legal
Amiguismo, Clientelismo Manipulación de la información
Actividad Comité evaluador de esos estudios Estudios hechos por el personal calificado Contar con una copia de seguridad de toda la información que se maneje a nivel institucional, no solo el aplicativo Dinámica Contar con instructivos, controles, directrices para el manejo de la información alcances y responsable Empoderar a todo el personal del área que maneja información Concepto y selección clara ajustados a la necesidad Institucional. Fijar y estandarizar los parámetros tanto de la etapa contractual como precontractual para contratar máximo de participación propuesta Brindar las herramientas, contar con procesos, controles para ir avanzando periódicamente y midiendo los avances institucionales Capacitar a todo el personal de la Entidad Impulsar el desarrollo y la tecnología en la Entidad Buscar asesoría externa Estudios previos hechos por personal profesional con experiencia en el tema a contratar Hacer seguimiento diario del contrato Realizar minutas o clausulas que beneficien a la Institución Aplicar sanciones al supervisor del contrato Análisis y verificación de antecedentes Pruebas específicas de conocimientos Requisitos claros y verificables para el cargo Adecuados controles a los procesos financieros Denunciar al que ofrece y recibe Selección adecuada del personal Centralización de actas e informes de auditorías a la apersona designada Definir perfiles específicos Establecer un programa de seguridad informática Líder del proceso y equipo auditor lleve una copia de seguridad de los auditorías realizadas Limitar el número de usuarios al sistema Aumentar la cultura de la transparencia Denunciar Promover la meritocracia Presentar denuncias cuando se presenten violaciones contra el funcionario que prefiere el fallo
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Macro Proceso Proceso
Riesgo
Actividad
Gestión de Evaluación
Control Institucional
No enviar documentación importante a tiempo con el fin de favorecer a alguien No presentar recursos frente a fallas desfavorables a la institución cuando las fallas son manifiestamente contrarias a la ley
Verificar que los documentos se envíen al área correspondiente y asegurase que se de respuesta a lo contenido en la documentación, Distribuir equitativamente las cargas laborales Realizar un seguimiento constante a los procesos y acciones en sus términos realizar visitas constantes a los juzgados y entes administrativos para evitar vencimiento a los términos Ejercer controles sobre radicación de documentos Realizar capacitaciones sobre las consecuencias penales del la comisión del riesgo Tráfico de influencias Remunerar los servicios de acuerdo al grado de responsabilidad Vincular a los contratistas que toman decisiones a la planta de personal Dar inicio alas acciones legales pertinentes con el fin de Vencimiento de términos con el que sea castigable fin de favorecer intereses Llevar control utilizando las medidas tecnológicas de particulares alcance. Capacitación a las formas sobre el uso del poder Concentración de la autoridad o Delimitación de funciones de los representantes de la exceso de poder comunidad Capacitar a los funcionarios designados para las supervisiones Designar supervisor que no cuenta con conocimientos Contratar profesionales que cumplan con el perfil suficientes para desempeñar requerido esta función Designación de funciones o actividades específicas según perfil del equipo auditor Concertar las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso Extralimitación de funciones Establecer canales de comunicación que le permita a las áreas manifestar sus inquietudes sobre las auditorias realizadas
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.
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4
SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
4.1
Metodología
La herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión. Su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes. El diseño de la metodología para la elaboración del Segundo Componente llamado “Estrategias Anti trámites”, en donde se explican los parámetros generales para la racionalización de trámites en entidades públicas Liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el cual busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. El Hospital Occidente de Kennedy, en cabeza del área de Planeación y con la colaboración de la Oficina de Control Interno, en cumplimiento del Artículo 73 de la ley 1474 de 2011, ha diseñado una metodología para elaborar la estrategia de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano:
4.2
•
Reunión con los líderes de los procesos.
•
Ilustración e inducción sobre el componente “Estrategia Anti trámites”.
•
Conformación de mesas de trabajo con líderes de procesos y procedimientos afines.
•
Revisión de los procesos, Objetivos y características del mismo.
•
Identificación de Trámites, (revisión de los procesos, análisis normativo).
•
Priorización de trámites a intervenir, (diagnóstico de los trámites a intervenir, factores internos, factores externos).
•
Racionalización de trámites, (simplificación, estandarización, eliminación, optimización, automatización).
•
Interoperabilidad.
•
Selección de los trámites por procesos
•
Resultados
Diagnóstico de Trámites a intervenir
El primer problema que enfrentó el equipo de trabajo es una vieja discusión sobre la definición de trámite en una empresa prestadora de servicios de salud. Este debate surge de las condiciones espaciales tanto de los servicios mismos de salud, como de las características del sistema de salud vigentes en Colombia. Generalmente las entidades atienden al público para resolución de un problema y para facilitar o garantizar el acceso a un derecho. El trámite que prestan las entidades públicas en la mayoría de los Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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casos es como intermediarios o autorizadores. En salud la situación es diferente porque los servicios prestados son la concreción misma de la garantía del derecho, no son servicios de trámite sino de la resolución concreta de la problemática que puede ser desde una consulta médica o incluso la simple entrega de historia clínica al usuario hasta la realización de una intervención quirúrgica y un prolongado tratamiento que incluye muchas visitas a la institución muchos servicios y muchos profesionales dedicados a estas funciones. De otra parte el actual sistema General de Seguridad Social en Salud, estableció un actor regulador de la prestación de servicios. Las EPS tienen la obligación de velar por la racional aplicación de los recursos y esto ha hecho que cualquier atención en salud, salvo en algunas las atenciones de urgencias, la prestación del servicio esté antecedida de una autorización por parte de la EPS. De igual forma las EPS como reguladores del sistema tienen redes de prestación de servicios, lo que significa que un usuario no es atendido durante todo su proceso de recuperación de la salud en una sola institución. Esto para el usuario significan más trámites y más barreas de acceso. En una IPS se le realizan los estudios diagnósticos, en otra se realiza la intervención o el proceso terapéutico y en otra la recuperación final. Cada vez que el usuario cambia de institución debe realizar un número importante de trámites, como abrir historia clínica, aportar los soportes necesarios, entre otros. Esta fragmentación del paciente se agrava cuando las IPS que le prestan la atención están por fuera del territorio vital de usuario, sumado a que su familia es atendida de igual forma. Es decir, se vuelve imposible lograr la integralidad y la continuidad de los usuarios, pese a que estos son los principios básicos de los sistemas de salud. Enfrentados a estos dos grandes problemas se tomó la decisión de construir unos inventarios iniciales de trámites con los siguientes criterios:
Identificar todos los trámites o servicios en los que interviene directamente el usuario de salud Identificar todos los trámites internos de la entidad para el cumplimiento de sus funciones misionales Excluir los trámites de los usuarios ante otras entidades como la SDS o las EPS que desbordan la capacidad de la entidad para actuar Excluir los procedimientos administrativos internos
El resultado de este trabajo se presenta a continuación: Tabla 6 Inventario general de trámites y procedimientos externos Descripción del tramite o procedimiento Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Medicas Para Consulta Externa
Tramite o procedimiento T P
Genera Ineficiencia X X
Genera Corrupción X X
T
X
X
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Descripción del tramite o procedimiento Servicio de Ambulancias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Servicio Cirugía Servicios de Ginecostetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales Servicios de Urgencias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de Muestras de Laboratorio Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación Solicitud de Historia Clínica Servicio de Psicología
Tramite o procedimiento P
Genera Ineficiencia
P
X
P P P P P P
X X X X X
X X X X X X
P
X
X
X
X X X X X X
P P P P T P
Genera Corrupción X
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 7 Clasificación de los trámites y procedimientos críticos
Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.
Mayor contribución al gasto de la institución 1
Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Medicas Para Consulta Externa Servicio de Ambulancias
2
3
Mayor contacto con el público
Afecta derechos de los ciudadanos
1
1
x x
x x
Procedimientos Especializados
x
x
7 4
x
9
x x
5 7 3 8 3
x x
x x
3
x
x
x x
2
x
x
Servicios de Hospitalización
3
x x
Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia
2
x x
x
Valor total en punto s
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Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción. Programas Institucionales Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de Muestras de Laboratorio Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación
Mayor contribución al gasto de la institución
Valor total en punto s
x
4
Mayor contacto con el público
x
x x
x
x
7
x
x
x
7
x
x
x x x
x x x
x
x
x
7
x
3 3 4 9
x x x
x
Solicitud de Historia Clínica Servicio de Psicología
Afecta derechos de los ciudadanos
x
x
3
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 8 Descripción y valoración de riesgos de corrupción ELEMENTO DE TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
RIESGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
(Anexo 2) TRAMITES Daño Social
(Anexo 1) 1
Peticiones, Quejas y Cobro por realización del Reclamos tramite Solicitud de Oxigeno
POSIBLES CONSECUENCIAS
Cobro por realización del tramite
2
3
1
x
x
x
x
x
x
Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones Solicitud/Asignación claras sobre la forma de de Citas Medicas adelantarlos. Para Consulta Externa Cobro por realización del tramite
X
2
3
Daño EnconóDaño a la mico Administración 1
2
3
1
2
Fecha de emisión: 06-11-08
3
X
7
x
4
X
X
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TOT AL PUN TOS
32
9
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ELEMENTO DE
TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
Servicio de Ambulancias Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales
RIESGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
1
Tráfico de influencias. Soborno. Falta de información sobre el estado del proceso del tramite al interior de la entidad Tráfico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Trafico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios
Apoyo Diagnostico y Discrecionalidad de los Terapéutico Toma funcionarios que ejecutan el de Muestras de trámite o procedimiento Laboratorio Cobro por realización del tramite Atención al Usuario Manejo informal de trámites o y Defensor del procedimientos: Ausencia de Ciudadano manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Consulta Externa de conciencia del servicio Nutrición y Dietética público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Salud Oral y conciencia del servicio Maxilofacial público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado
(Anexo 2) TRAMITES Daño Social
(Anexo 1)
Obsolescencia tecnológica
POSIBLES CONSECUENCIAS
2
x
3
1
2
3
Daño EnconóDaño a la mico Administración 1 2 3 1 2 3
x x
x
x
4
x
x
3
x
x
3
x
x
x
7
x
x
x
3
x
x
x
3
x
x
x
x
X
5
X
8
x
x
x
4
x
x
x
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TOT AL PUN TOS
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TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
ELEMENTO DE RIESGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
(Anexo 2) TRAMITES Daño Social
(Anexo 1) 1
Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Servicio de conciencia del servicio Vacunación público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad Solicitud de Historia y transparencia, demasiados Clínica pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Servicio de conciencia del servicio Psicología público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Apoyo Diagnostico y Terapéutico Discrecionalidad de los Radiología E funcionarios que ejecutan el Imágenes trámite o procedimiento Diagnosticas
POSIBLES CONSECUENCIAS
2
3
1
2
x
3
x
x
Daño EnconóDaño a la mico Administración 1 2 3 1 2 3
x
x
x
x
x
x
x
x
9
x
x
x
Tabla 9 inventario general de trámites y procedimientos Internos
1 2 3 4
5
Descripción del trámite o procedimiento Proceso de inducción y re inducción del HOK Publicación, divulgación del Código de Ética Plan de mejoramiento y acreditación Formulación del diagnóstico de necesidades de capacitación, soporte fundamental del Plan de Capacitación Co9nformación de la nueva comisión de personal que
Tramite o procedimiento P T P
Genera Ineficiencia X
T
X
T
Genera Corrupción X
X
X
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11
4
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.
No.
TOT AL PUN TOS
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No.
Descripción del trámite o procedimiento inicio labores a mediados de la vigencia Evaluación de desempeño Índice de Transparencia Normo grama Institucional Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e instituciones les, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de indicadores Consulta al manual de calidad y operaciones de la Entidad Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Fortalecimiento de la Oficina de Atención al Usuario frente al procedimiento de quejas y reclamos Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación
6 7 8 9
10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20 21 22
Tramite o procedimiento
Genera Ineficiencia
Genera Corrupción
P P P
X X X
X X
P
X
X
P
X
X
P
X
P
X
X
P
X
X
P
X
P
X
P P P
X X
X X
T
X X X
P
X
X
P
X
X
P
X
X
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK.
En la primera columna se identificaron los trámites y procedimientos tanto de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo o evaluación.
En la segunda columna se indican si se trata de un trámite (T) o de un procedimiento (P). Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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En la tercera y cuarta columna se señalan los trámites y procedimientos proclives a la ineficiencia, a la corrupción o a las dos.
Los tramites o procedimientos que acusen riesgo de ineficiencia deben ser tratados directamente por la institución mediante un programa de mejoramiento interno, los identificados con riesgo de corrupción serán el objeto de estudio en las etapas siguientes. Tabla 10Clasificación de los trámites y procedimientos críticos
Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.
Publicación, divulgación del Código de Ética Conformación de la nueva comisión de personal que inicio labores a mediados de la vigencia Evaluación de desempeño Índice de Transparencia Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de indicadores Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la
Mayor contribución al gasto de la institución 1 2 3 X
Mayor contacto con el público 1 X
2
X X
3
Afecta derechos de los ciudadanos 1 2 3 X
X
X
X
7
X
X X
7 9
X
X
7
X X
X
X
X
3
X
X
6
X
X
6
X
4
X
X
5
X X X
Valor total en puntos
X
X
7
X
X
7
X
X
X
9
X
X
X
9
X
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Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.
Mayor contribución al gasto de la institución
Mayor contacto con el público
Afecta derechos de los ciudadanos
X
X
X
9
X
X
X
9
X
X
X
9
entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación
Valor total en puntos
Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. •
En la primera columna se identifican los trámites y procedimientos identificados en el formulario 1 con riesgo de corrupción.
•
En las siguientes columnas se indican las variables sugeridas para valorar la incidencia de cada trámite o procedimiento en una escala de 1 a 3, donde: 1 grado bajo, 2 grado medio, y 3 grado alto.
•
En la columna final se totalizan las valoraciones asignadas a cada trámite o procedimiento. El puntaje total servirá para priorizarlos y determinar los más críticos (>6). Estos últimos serán utilizados en la siguiente etapa para identificar los elementos de riesgo y el levantamiento del mapa. Tabla 11Descripción y valoración de riesgos de corrupción
O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)
Formulación de fichas técnicas de indicadores
Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1
Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado Publicación, divulgación del Código de Ética
Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de
2
3
POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3
X
X
X
X
X
4
X
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TOTAL PUNT OS
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O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1
Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009
Manejo informático personal de la institución
del
Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Índice de Transparencia
Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad.
Programa de auditoría de la oficina de control interno
Programa de auditoría de
2
manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Obsolescencia tecnológica
3
POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3
X
X
X
9
X
5
Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.
X
Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servicio público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado
X
X
X
6
Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios
X
X
X
6
Condiciones del entorno: Presiones políticas, regionales y de agremiaciones Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios Discrecionalidad de los funcionarios que ejecutan el trámite o procedimiento Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Complejidad del trámite o
X
X
12
X
X
5
X
X
5
X
X
5
X
7
X
X
X
X
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TOTAL PUNT OS
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O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS
ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)
sistema integrado de gestión de calidad
procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución.
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1
Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación
Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.
2
X
3
POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3
X
X
X
TOTAL PUNT OS
8
En la primera columna se presentan los trámites y procedimientos ordenados de acuerdo con el puntaje obtenido en el formulario 2 anterior. En la segunda columna se indicará los elementos de riesgo. Para apoyar esta labor se entrega como guía un listado de elementos (Anexo 1). En la tercera columna se determina el grado de probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo identificados, calificando en una escala de 1 a 3 así: 1 Baja, 2 Media y 3 Alta. En la cuarta columna se clasifica el daño posible causado dentro de tres categorías: S= Daño Social o daño efectivos al ciudadano. E= Daño económico o fiscal. L= Daño a la administración o de legitimidad. Para tal efecto se propone, una lista de posibles daños que puede ser variada a juicio del grupo o de la institución (Anexo 2). Valorar el daño en una escala de 1 a 3 dependiendo de su intensidad, así: 1 Baja, 2 Media y 3 Alta. Totalizar las valoraciones asignadas a cada trámite y procedimiento en probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo y en daño. Importante: Los mayores puntajes permitirán identificar los trámites y los procedimientos que deben ser objeto de atención y tratamiento inmediato.
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TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS
Desde una perspectiva formal la rendición de cuentas responde a una obligación legal descrita de la siguientes forma: “En su acepción general la rendición de cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.”1 Sin embargo, la rendición de cuenta es una herramienta fundamental para la gestión democrática y el buen gobierno de las entidades públicas. La gobernanza, entendida como la forma del ejercicio de gobierno, puede ser o no democrática y puede parecer o no democrática. Una “Buena Gobernanza” se refiere a un estilo de gobierno ampliamente participativo, y comunicativo con la sociedad y con los servidores de la entidad. La buena gobernanza es y parece democrática. Este es el fundamento teórico mediante el cual se establece la rendición de cuentas como un proceso permanente de comunicación, en doble vía, entre los administradores de una organización y todos los actores internos o externos que se involucran en los procesos de la organización. La participación social en los servicios de salud es fundamental entendiendo que buena parte de los procesos de promoción, prevención, terapéutica y recuperación de la salud, están determinados socialmente y es posible mejorarlos con una intervención clara y precisa de las entidad y de las comunidades. Estos principios básicos para los servicios de baja complejidad, propios de los hospitales de primer nivel de atención, se aplica de manera idéntica, con algunas precisiones técnicas en los servicios de alta complejidad. Por estas razones para la ESE Hospital de Kennedy la rendición de cuentas, va más allá de una obligación legal, es una forma de administrar la entidad. En concreto se trata de la forma como la organización se comunica y retroalimenta con todos y todas su usuarios y usuarias, internos o externos y como genera mecanismos para que esa comunicación sea cada día más productiva para la entidad y la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Para la realización de la Estrategia de Rendición de cuentas se asumió la conceptualización y propuesta por el Departamento Nacional de Planeación, formalizada mediante el documento CONPES No.3654 de 2012 y la metodología aportada en la cartilla “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” elaborada por DNP, DAFP, UNODC, STPR.
1República de Colombia, Documento CONPES 3654 DE 2010. Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los Ciudadanos Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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En las metodologías propuestas se establecen inicialmente tres componente para la elaboración de la estrategia: Ilustración 10 Componentes de la Rendición de Cuentas
Fuente: CONPES 3654 de 2010 Información. Es la ilustración del proceso. La información para que sea útil debe contener todos lo atributos de calidad: oportunidad, claridad, veracidad, confiabilidad, acotable y comparable. El acceso a la información debe ser expedito y sin complicaciones tecnológicas que debiliten las posibilidades de los actores para realizar juicios y recomendaciones. Desde la perspectiva de la rendición de cuentas, el tema de la información implica, por una parte, el establecimiento de los derechos de acceso a la información y a la documentación pública por parte de ciudadanos, organizaciones y medios de comunicación, así como por parte de las otras ramas del poder y de los órganos de control. Diálogo. Implican la posibilidad de una relación de doble vía con retroalimentación, constituyéndose en la base de la respuesta que deben dar los servidores públicos sobre sus acciones. En la rendición de cuentas se establece una relación bidireccional: “el actor que rinde cuentas es tan responsable como el que debe exigirlas, y tiene que existir la posibilidad de interacción, pregunta – respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación”.2 Incentivos: Los incentivos no premian o estimulan los comportamientos sobresalientes o por fuera del deber ser, que logran impactos significativos o se constituyen en acciones ejemplificantés. No se trata de
2
Ibíd. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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promover una gestión pública basada en el chantaje, se trata de mantener herramientas que permira aprovechar todas las iniciativas que los colaboradores desarrollen
5.1
Metodología
Para el diseño de la estrategia se implemento el siguiente algoritmo: Ilustración 11 Ruta de la Rendición de Cuentas
Fuente: Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. DNP, DAFP, UNODC, STPR. Cada uno de los pasos se fue desarrollado por un equipo de colaboradores y el resultado se presenta a continuación.
5.2 5.2.1
Insumos Diagnóstico de Procesos Anteriores
La rendición de cuentas es un proceso que se desarrolla en la entidades de manera automática y que ya tiene los instrumentos oficializados para realizarla. Es una rendición de cuentas formal, que cumple con l norma de manera automática pero que genera muy poco valor a los procesos de la entidad. Entre los mecanismos de rendición de cuentas de la entidad se destacan los siguientes:
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1. Informes periódicos y extraordinarios: El Hospital reporta todos los informes que tanto las leyes como las instituciones solicitan: reporte Decreto 2193/04, circular única de la Superintendencia Nacional de Salud, SIVICOF y todos los informes de las entidades de control. 2. Publicación en página web de los instrumentos de planeación como el Plan de Desarrollo Institucional, Plan Operativo Anual y Plan de Acción. 3. Publicación anual del informe de gestión institucional. 4. Implementación del Sistema de Peticiones Quejas y Reclamos. 5. Permanente interacción con los representantes comunitarios a través de comités, asociaciones y representantes en la Junta Directiva. El sistema funciona de manera mecánica y se logra el cumplimiento de los requisitos y los plazos legales para el reporte o publicación de la información, sin embargo el proceso señala varias deficiencias que es necesario entrar a corregir:
No existe un plan organizado que permita controlar garantizar el cumplimiento de los objetivos de la rendición de cuentas y de la información.
El nivel de retroalimentación es mínimo, los distintos actores reciben la información, pero los mecanismos de retroalimentación son muy pobres.
El proceso de rendición de cuentas no se utiliza como insumo para los procesos de planeación ni para establecer los planes de mejora de la entidad.
No se sistematiza el proceso de rendición de cuentas, lo que ocasiona la perdida d control sobre el proceso y múltiples errores o confusiones por la información entregada en distintos formatos y con distintos objetivos.
No existe ningún incentivo que promueva un mejoramiento del proceso en la entidad, las tareas se hacen de manera rutinaria y mecánica.
5.2.2
Marco Normativo de la Rendición de Cuentas
La rendición de cuentas incluye una serie de actividades que están reglamentadas desde la Constitución Política de Colombia, hasta decretos y resoluciones pasando por leyes de todo orden, en los niveles Nacional y territorial. A continuación se presenta un resumen de la reglamentación relacionada con la rendición de cuentas y sus mecanismos de operación.
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Tabla 12 Marco Normativo de la Rendición de Cuantas Norma
Constitución Nacional
Política
Decreto 1 de 1984: Código Contencioso Administrativo Ley 57 de 1985
Ley 131 de 1994
Ley 136 de 1994. Artículo 5 (literal c y e) y 91, literal e)
Ley 152 de 1994:
Ley 190 de 1995:
Ley 489 de 1998:
Ley 617 de 2000
Descripción Artículo 23: “El derecho de petición permite a las personas acceder en forma oportuna a la información y documentos públicos. Obliga a la entidad a facilitar la información y el acceso a documentos que no son de reserva legal” Artículo 74: “derecho de las personas y organizaciones a acceder a los documentos públicos”. Artículo 209: “obligación de cumplir con el principio de publicidad de la administración – dejar ver lo público”. Regula el derecho de petición en interés general, en interés particular y de petición de informaciones. contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos. Es la única norma que recopila de alguna manera estos temas correspondiente a la ley estatutaria mediante la cual se reglamenta lo relativo al voto programático y la correspondiente posibilidad de los ciudadanos de revocar el mandato de sus gobernantes, si éstos incumplen con lo planteado en los programas de gobierno que presentaron como candidatos (en particular, de los Alcaldes y Gobernadores). “Funciones de los alcaldes con relación a la Ciudadanía: 1) Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía dela siguiente manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categoría, a través de bandos y medios de comunicación local de que dispongan. En los municipios de la categoría 1a, 2ª y Especial, a través de las oficinas de prensa de la Alcaldía; 2) Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración; 3) Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general; 4) Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal”. Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo. Considera obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva, especialmente parafinas de rendición de cuentas interna, planeación y seguimiento y establece un Consejo Nacional de Planeación, que incluye participantes de organizaciones sociales el estatuto anticorrupción tiene aspectos de publicidad, atención al ciudadano, difusión y sanciones para quienes nieguen la información al público. sobre estructura de la administración pública, incluye la obligación de fortalecer los sistemas de información del sector público, divulgar la información y apoyar el control social. Artículos 32 y 33. “todas las entidades y organismos de la administración tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y la democratización de la gestión”; de igual forma podrán convocar audiencias públicas para discutir lo relacionado con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad”. Considera el “Control social a la gestión pública territorial. El Departamento Nacional de Planeación publicará en medios de amplia circulación nacional con la periodicidad que señale el reglamento y por lo menos una vez al año, los resultados
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Norma
Ley 715 de 2001, artículo 90
Ley 734 de 2002: código disciplinario Ley 850 de 2003: ley estatutaria de veedurías ciudadanas
Ley 962 de 2005 (antitrámites):
Decreto 3622 de 2005:
Decreto 3851 de 2006:
Decreto 028 de 2008:
Descripción de la evaluación de la gestión de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, según la metodología que se establezca para tal efecto” (art. 79). “Las Secretarías de Planeación Departamental o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe semestral de evaluación de la gestión y la eficiencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, cuya copia ser emitirá al Departamento Nacional de Planeación y deberá ser informado a la comunidad por medios masivos de comunicación. El contenido de los informes deberá determinarlo cada departamento, garantizando como mínimo una evaluación de la gestión financiera, administrativa y social, en consideración al cumplimiento de las disposiciones legales y ala obtención de resultados, conforme a los lineamientos que expida el Departamento Nacional de Planeación”. Se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular, respecto de la información se precisan las siguientes obligaciones: custodia, uso de los sistemas de información disponibles, publicación mensualmente los informes que se generen sobre la gestión y respuesta a los requerimientos de los ciudadanos. Contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social. Establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas.” (art. 8). La política de Democratización de la Administración Pública(SISTEDA), “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”. Sobre información oficial básica: define la información oficial básica, promueve su generación, adecuada administración y establece la creación de un portal de difusión. Monitoreo, seguimiento y control al gasto con recursos del Sistema General de Participaciones. Arts. 17, 18, 19, 20 precisan responsabilidades de las administraciones municipales y departamentales en relación con el control social. El artículo 18 establece la realización (al menos una vez al año) de ejercicios de rendición de cuentas sobre los resultados del monitoreo, auditorías y evaluaciones por parte de las entidades nacionales. En desarrollo de esta disposición, los veedores ciudadanos, vocales de control o cualquier ciudadano podrán acceder a la revisión de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos públicos.
Fuente: Oficina de Planeación HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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5.2.3
Mapa de Actores
Para el diseño de la estrategia de Rendición de Cuentas se definieron claramente los actores interesados e involucrados en los distintos procesos de la institución.
ACTORES EXTERNOS PACIENTE-FAMILIA-COMUNIDAD EAPB Proveedores Alcaldía, SDS, MPS Fondo de Desarrollo Local, Asociaciones de Usuarios, Veeduría Universidades, Red Hospitalaria ACTORES INTERNOS Funcionarios, Contratistas
ACTORES CONTROL POLITICO Congreso
Sindicatos
Concejo de Bogotá
Estudiantes de Pre y Pos grado
JAL ACTORES CONTROL OPERACIÓN Contraloría, Procuraduría, Personería Superintendencia de Salud Fondo de Estupefacientes INVIMA Contaduría DIAN
Fuente: Oficina de Planeación HOK
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5.2.4
Necesidades de Información
Cada uno de estos actores requiere una información que debe ser entregada en forma oportuna y con los requisitos técnicos exigidos por las normas. Alguna de esta información no está reglamentada, sin embargo es necesario entregarla de manera comprensible. La metodología utilizada para la clasificación de las necesidades de información parte de una definición de los tipos y procesos de control que cada uno de los actores realiza. Esta clasificación se presenta a continuación. Tabla 13 Tipos de Control y Necesidades de Información TIPO DE CONTROL Control EVALUATIVO o del PLAN Control EJECUTIVO o de GESTIÓN
Instrumentos
Plan estratégico Plan de Mejoramiento Plan Operativo Anual Sistema de INDICADORES de control Manuales de procesos y Control procedimientos VERIFICATIVO administrativos y o AUDITORIA clínicos (protocolos)
Método
Político
Social
Auditoría
De Gestión
Combinación de formas
Sistema de Información Gerencial “VER y OIR” AUDITORIA (Medica de cuentas) Auto Control Estándares de Calidad evaluaciónGARANTIA DE en Salud (mínimos y Combinación LA CALIDAD Superiores) de formas Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.1 Control evaluativo o del plan Corresponde a la publicación de todos los instrumentos de planeación, que debieron ser construidos de manera participativa y que responden a formatos oficiales de las entidades. Para el caso de una ESE los instrumentos que deben ser publicados son los siguientes:
Plan De Desarrollo Institucional, que incluya la Plataforma Estratégica Plan de Acción para el periodo Plan Operativo Anual Plan de Gestión del Gerente para el Periodo
Estos informes están reglamentados y se deben presentar en fechas espaciales, con las autorizaciones previas por los entes de dirección como Junta Directiva.
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5.2.4.2 Control ejecutivo o de gestión Corresponde a la evaluación y seguimiento de la ejecución de los planes. Este tipo de control se realiza implementando un modelo de identificación de puntos de control a través de le despliego de cada uno de los procedimientos de la organización, como se muestra en la siguiente figura. Ilustración 12 Modelo del Definición de Puntos de control e indicadores para el control ejecutivo o de gestión
Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. La aplicación del método en la ESE Hospital de Kennedy nos arroja como resultado el siguiente listado de puntos de control que debe ser desplegado en indicadores. Tabla 14 Inventario de Puntos de Control para la evaluación de gestión 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4
EVALUACION DE GESTION DEL GERENTE GESTIÓN DE PLANEACIÓN Planeación Estratégica Proyectos de inversión Gestión Mercadeo Comunicaciones Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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2.5 3 3.1 3.1.1 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.3 3.1.3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3 3.3.4 3.3.4.1 3.3.5 3.3.6 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 4 4.1 4.2 5 5.1 5.1.1 5.1.2
Gestión Estadísticas GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Sistema Referencia y Contra Referencia Consulta externa, urgencias y hospitalización Análisis Descriptivo Del Indicador Plan De Mejora Oportunidad en la remisión de urgencias Análisis descriptivo del indicador Plan de mejora Ubicación de pacientes en proceso de referencia Análisis descriptivo del indicador Servicios Ambulatorios de Urgencias y Hospitalización Consulta Externa Servicios de Urgencias Servicio de Hospitalización Servicio de Salud Oral Servicio de apoyo diagnostico y terapéutico Servicio de Cirugías Servicio de Partos y Cesáreas Laboratorio clínico Producción del servicio Programa de 5s (cinco eses) Rendimiento bacterióloga Servicio transfusional Facturación por aplicación de hemocomponentes Imágenes diagnosticas Servicio de Rehabilitación - Terapias Indicadores de Calidad Cobertura de Vacunación Partos en Adolecentes Comité de Infecciones 2012 Informe de Mortalidad Materna y Perinatal Mortalidad Evitable Servicio farmacéutico GESTION DOCENTE Y DE INVESTIGACION Instituciones de Educación superior con las que se tiene convenio vigente: Escuelas de Auxiliares de Enfermería con las que se tiene convenio: INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA Área tesorería Bancos Cuentas por pagar: Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.1.1 6.4 6.5 6.5.1 6.5.1.1 6.5.1.1.1 6.5.1.1.2 6.5.1.1.3 6.5.1.1.4 6.5.1.1.5 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.7 6.7.1 6.7.1.1 6.7.1.2 6.7.1.3
Área presupuesto Presupuesto de ingresos Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011 Presupuesto de gastos Área facturación Área cartera Recaudo Consolidado 2012: Gestión Oficina Jurídica: Gestión y cobro de pagares Área glosas Actualización de procedimientos Sistemas de información Cierre vigencia 2012 Área contabilidad INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Recursos físicos Ejecución Presupuestal Gestión talento humano Módulo de nómina (dinámica. net versión 3.5) Resumen del avance: Gestión documental del área Salud ocupacional Análisis de la accidentalidad Indicadores Índice de Frecuencia de Accidente de Trabajo Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Proporción de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo Índice de Lesiones Incapacitantes de Accidentes de Trabajo Plan de bienestar Plan de capacitación Conciliación situado fiscal y sistema general de participaciones Gestión de mantenimiento Mantenimiento del equipo biomedico Mantenimiento del equipo industrial de uso hospitalario Mantenimiento de muebles Sistemas de información Informe del centro de cómputo y de los racks cableados Del hospital Rack de comunicaciones Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica (canales de datos) Rack de servidores. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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6.7.1.4 6.7.1.5 6.7.1.6 6.8 6.9 6.10 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.4.1 7.1.4.2 7.1.4.3 7.1.4.4 7.1.4.5 7.1.4.6 7.2 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.6 7.6.1 7.6.2 7.7 7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.8 7.9 7.9.1 7.9.2 7.9.3
Almacenamiento Comunicaciones y redes. Segmentación de la red Gestión Documental Almacén Servicios generales GESTIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Único de Habilitación (SUH) Sistema de Información Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud Sistema Único de Acreditación (SUA) Diagnostico del SUA Capacitación Reestructuración equipos de implementación del SUA Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA Plan de implementación del SUA Sistema Integrado de Gestión Administración documentación del Sistema de gestión de Calidad Atención a auditorías externas y soporte en la estructuración de planes de mejoramiento Atención auditorías externas Soporte en la Estructuración de planes de mejoramiento Gestión Ambiental Atención y respuesta a entidades de control Revisión del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental) Revisión de PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios) Proyectos en Desarrollo para la Gestión Ambiental Programas de Seguridad Programa de Seguridad del paciente Programa de Tecnovigilancia Proyectos y Programas (de intervención por la oficina de calidad) Red de Trasplantes Red materna perinatal Campaña institucional “YO SOY KENNEDY” Atención al Usuario Trabajo Social Participación en espacios institucionales locales. Participación Social Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co
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7.9.4 7.9.5 7.9.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 9 9.1 9.2 9.2.1 9.2.2 10 10.1 10.2 10.3
Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas 6.5 Sistema de identificación de barreras de acceso 2012 SIDBA Gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso. INFORME GESTIÓN JURÍDICA PROCESO CONTRACTUAL 2012 INFORMES Mensualmente Trimestralmente Según petición: OFICINA DE CONTROL INTERNO Impacto de la OCI Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la contraloría de Bogotá Programa de auditoria Tabla de retención documental – oficina de control interno COMITÉ DE CONCILIACIÓN Casos conciliados e en comité de conciliación y su estado actual: Acciones de repetición: Análisis y P0oliticas del Comité de Conciliación.
Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.3 Control verificativo o auditoría Corresponde con los procesos de auditoría que la en 1. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, capacidad instalada e indicadores de calidad de la institución ( Decreto 2193/2004, se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud y trimestralmente al Ministerio de la Protección Social) 2. Consolidar Indicadores de Calidad decreto 2193/2004 este formato se reporta semestralmente al Ministerio de la Protección Social) 3. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, Circular 049/2008 ( se reporta semestralmente a Superintendencia de Salud). 4. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular 056 /2009 Alerta Temprana (re reporta mensualmente a las EPS-S con las que se tiene contrato con la institución) 5. Consolidación estadísticas asistenciales de producción e indicadores de calidad Presupuesto Orientado a Resultados POR se reporta trimestralmente formato enviado por la entidad Secretaria de Hacienda 6. Presupuesto Orientado a Resultados ( se reporta trimestralmente a la Contraloría por medio de SIVICOF) Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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7. Consolidación de estadísticas de indicadores de oportunidad y servicios de consulta externa Circular 035/2008 Alcaldía Mayor de Bogotá ( se reporta trimestralmente 8. Consolidación estadísticas asistenciales de producción (se reporta mensualmente a control Interno que a su las envía a la Contraloría). 9. Anexo 8 Indicadores de Seguimiento a la Prestación de Servicios contrato vigente entre el FFDS y ESE para la atención de población no cubierta por subsidios a la demanda en el D:C este informe se realiza trimestralmente y se reporta a la firma auditora Universidad de Antioquia. 10. Informe Veeduría se reporta anualmente 11. Circular 007/2009 Agenda estratégica se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud. 12. Informe de gestión y consolidación de indicadores totales para la plantación estratégica y rendición de cuentas, este informe se envía trimestralmente, semestralmente y anualmente o cuando lo requieran de manera extraordinaria. 13. Y demás informes relacionados con las estadistas del Hospital Occidente de Kennedy por entes internos y externos. 5.2.4.4 Control garantía de la calidad Se refiere a los planes y programas inscritos en el Plan de Auditoría de Mejoramiento Continuo. La ESE se encuentra avanzando hacia la acreditación y por lo tanto se implementan todos los planes de mejoramiento requeridos. 5.2.5
Incentivos y sanciones
Los incentivos que se van a usar son de dos tipos, positivos y negativos; los primeros se materializan a través de premios y los segundos de sanciones, el equilibrio adecuado de estos redundará en que los colaboradores tengan una clara preferencia por evitar las acciones de corrupción. Los premios deben ser planeados por el cumplimiento de las acciones que eviten y controlen los posibles riesgos de corrupción, asi cada área y responsable por prevenir la ocurrencia de los actos de corrupción deben ser reconocidos por el eficaz cumplimiento de las medidas de mitigación. Los premios que se proponen para garantizar el cumplimiento en su mayoría son de reconocimiento social, toda vez que la corrupción es ampliamente sancionada por la comunidad. Sin embargo el cumplimiento prolongado de las acciones debe ser premiado con incentivos en especie. Así las cosas los incentivos positivos serán de dos tipos: 1) Reconocimiento social, a través de la condecoración de las oficinas con el sello “Protegemos el erario”, este reconocimiento se refrenda con la revisión periódica que se haga del cumplimiento del plan anticorrupción que la oficina de cada responsable ejecuté. 2) Incentivos en especie, una oficina que mantenga las más altas calificaciones a través de un periodo de tiempo en el cumplimiento del plan anticorrupción será premiada con un incentivo que pueda ser aprovechado por la totalidad del personal de cada oficina participante. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
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Con la implementación de estos premios se garantizará que los colaboradores prefieran en cualquier ocasión actuar de acuerdo a los parámetros establecidos en el plan anticorrupción, de forma coherente con la ética y la moral y en consonancia con los valores del Hospital occidente de Kennedy, ya que combina los intereses personales con los colectivos y contempla la dimensión social del humano. Sin embargo se deben plantear los incentivos negativos o sanciones que deben ser de estricto cumplimiento, ya que de esto depende que sirvan para disuadir cualquier duda en el actuar ante un posible hecho de corrupción. Los incentivos a diferencia de los premios no involucran el reconocimiento social. Las sanciones deben estar alineadas con la legislación colombiana por cuanto la duda de la ocurrencia de hechos relacionados con la corrupción será investigada por control interno disciplinario y se remitirán copias a los entes de control que de acuerdo al acto en cuestión tengan competencia. El hospital adelantará por propia cuenta la investigación sobre el hecho y determinará los responsables y los delitos en que se incurrió aplicando en cada caso las sanciones tanto administrativas como fiscales en concordancia con el delito probado. La sanción aunque recaerá con más fuerza sobre el responsable de evitar el evento y sobre aquel que fuera responsable del hecho ocurrido, también impactará al grupo de trabajo que hubiese podido evitar la ocurrencia del hecho. La sanción del grupo será la perdida inmediata del sello “Protegemos el erario”. Se planea que la fuerza y estricta aplicación de las sanciones combinada con los premios redunde en un accionar correcto por parte de todos los colaboradores, de una supervisión y control eficiente por parte de los responsables y líderes y de una auditoria eficiente y constante por parte de la oficina de control interno.
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6
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
La oficina de Atención al Usuario y Participación Social del Hospital Occidente de Kennedy de acuerdo con su Plataforma Estratégica en su Misión “brindar información y orientación oportuna en cuanto al Sistema General de Seguridad, Social, dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, entes de control en términos de calidad amabilidad, oportunidad y promover la participación ciudadana y el control social a través de los mecanismos: como la Asociación de Usuarios, comité de ética, Comité de trasparencia Es importante tomar conciencia que la labor desempeñada esta dirigida a satisfacer necesidades de un grupo social, en uno de los sectores en los cuales la ciudadanía es objeto de mayor vulneración como es el sector de la salud. El objetivo de La oficina de Atención al Usuario y Participación Social es Garantizar el derecho a la salud y la participación social mediante el servicio al ciudadano y el trabajo permanente con las formas de participación existentes en el Hospital, que permita a los ciudadanos la exigibilidad de los derechos en salud, a través de la información y capacitación brindada a los usuarios de los servicios y la atención oportuna a sus solicitudes.
6.1
Metodología
Las estrategias utilizadas por la oficina de atención al usuario para la identificación y la construcción de acciones encaminadas a dar respuesta al plan anticorrupción fueron: 1. Realización de reuniones interdisciplinaria con los líderes de procesos como facturación, admisiones, Tesorería, Enfermería, subgerencia de Prestación de servicios, en las cuales se establecieron acciones con el único objetivo de mejorar la satisfacción de los usuarios. 2. Realización de reuniones mensuales con los integrantes del equipo de atención al Usuario profesionales de trabajo social y auxiliares administrativos por medio de las cuales se identificaron situaciones que generan barreras de atención a los usuarios. 3. Realización de reuniones con los mecanismos de participación social, en las cuales se presentan problemáticas de atención a los usuarios y mejorar el servicio.
4. Informes trimestrales de PQRS, BARRERA DE ACCESO y ENCUESTAS DE SATISFACCION, los cuales son una oportunidad de mejora para implementar acciones preventivas y que den respuesta positiva a las solicitudes de los usuarios.
6.2
Resultados
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UBICACIÓN DE LA OFICINA DE ATENCIÓN LA USUARIO EN UN PUNTO EQUIDISTANTE A TODOS LOS SERVICIOS DEL HOSPITAL DE KENNEDY. La oficina de Atención al Usuario se encuentra ubicada en centro del primer piso del edificio del Hospital de Kennedy de fácil acceso para toda la población. En los diferentes servicios del Hospital se encuentra ubicada una profesional en trabajo Social para orientar en informar al usuario sobre aclaraciones en e sistema General de Seguridad Social en Salud, socialización en derechos y deberes, asesoría en proceso de violencia intrafamiliar, gestión interinstitucional para ubicación de pacientes en abandono social IMPLEMENTACION DE LA FIGURA DEL DEFENSOR DEL CIUDADANO Con la creación del defensor del ciudadano por acto administrativo se da mas respaldo al profesional, para realizar acciones a favor del ciudadano que sienta vulnerados sus derechos, gestionando tramites de prestación de servicios SOCIALIZACION DE LA CREACIÓN DEL DEFENSOR DEL CIUDADANO Se ha realizado la socialización del defensor del ciudadano por los diferentes mecanismos de comunicación con el cual cuenta la institución: Intranet, cartel en todos los servicios, oficina de Participación Social, COORDINACION CON LA GERENCIA PARA LA ENTREGA DE COPIAS SOBRE LAS SOLICITUDES QUE LA CIUDADANIA RADICA AL HOSPITAL, PARA DAR EL TRAMITE Y RESPUESTA EN LOS TIEMPOS DE LEY Se realiza solicitud a la Gerencia para que entregue copia de las solicitudes que los usuarios radican al Hospital, para ingresarlas al aplicativo SQS ENTREGA DE RESPUESTA A USUARIOS AL AREA DE CORRESPONDENCIA PARA EL ENVIO POR CORREO CERTIFICO. Se entrega al área de correspondencia copia de las respuestas dadas a los usuarios para ser enviadas por correo certificado. CONFIRMACION DE RESPUESTA A LOS USUARIOS Se realiza llamada telefónica a los usuarios quejosos que dejaron número telefónico para verificar respuesta dada a la solicitud interpuesta. APLICACIÓN DE ENCUESTAS DE SATISFACCION
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Se aplican encuestas de satisfacción a los usuarios que asisten a los diferentes servicios del Hospital y se realiza informes trimestrales, se solicitan planes de mejora, en los servicios más afectados por la insatisfacción de los usuarios. VENTANILLA PARA ATENCION A POBLACION PRIORITARIA Se cuenta con ventanilla para atención preferencial a la población con discapacidad, adulto Mayor, Gestante, y Niños menores de 5 años, dos orientadores de consulta externa para organizar filas y brindar orientación en el servicio. PLAN DE TRABAJO CON LOS MECANISMOS DE PARTICIPACION SOCIAL Se realizan reuniones con los mecanismos de participación social, tendientes recibir sugerencias, observaciones sobre la calidad en la prestación de los servicios y que se tendrán en cuenta en la planeación estratégica
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Anexo 1 Mapa de Riesgo de Corrupción Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
Gestión del Desempeño.
Estratégico
No autocontrol y responsabilidad por las acciones u omisiones en el ejercicio de las funciones y/o actividades desarrolladas
Desarrollar e implementar las políticas Institucionales Falta de para garantizar Capacitación el permanente de las cumplimiento personas de la involucradas en los plataforma procesos de estratégica Gestión del impactando a talento humano todos los componentes del sector Falta Capacitación respecto al cumplimiento y seguimiento de los reglamentos y normas del Hospital La no divulgación
No
1
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
Afectar rubros que no correspondan del objeto del gasto en Posible beneficio propio a cambio de una retribución económica
preventivo
2
posible
preventivo
3
Concentración de la autoridad o exceso de poder posible
preventivo
4
posible
preventivo
5
Decisiones ajustadas a interés particulares
probable
preventivo
6
Deficiencia en
posible
preventivo
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Evitar
Reducir
Reducir
Evitar
SEGUIMIENTO Acciones
Autocontrol y responsabilidad por las acciones u omisiones en el ejercicio de las funciones y/o actividades desarrolladas
Responsable
Líder Oficina Asesora Jurídica
Capacitación permanente de talento humano en manejo del talento humano Definición Líder Subgerencia especifica de Administrativa funciones y actividades de los funcionarios Talleres didácticos de comunicación y Liderazgo Capacitación respecto al cumplimiento y seguimiento de los Gerencia reglamentos y normas del Hospital Campaña masiva Líder Oficina
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IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
de los medios y Campaña masiva de comunicación asertiva
La no unificación de procesos homogéneos Falta de divulgación de los procesos que permitan definir y socializarlos y actualizarlos
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
canales de comunicación
Acciones
Responsable
de comunicación asertiva Definir los procesos para transmisión de la información incentivar Taller de comunicación asertiva dinámica Claridad en las funciones y/o actividades a realizar Contratar de acuerdo a una selección objetiva de perfiles
Asesora de Planeación
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Oficina Asesora de Planeación
7
posible
preventivo
Evitar
8
posible
preventivo
Evitar
9
posible
preventivo
10
posible
preventivo
Evitar
11
posible
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
Crear procesos homogéneos
Evitar
Definir y socializar los procesos que Líder Area de se llevan a cabo en Calidad el Hospital
12
13
Tráfico de influencias
posible
preventivo
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SEGUIMIENTO
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Líder Oficina Asesora de Planeación
Líder Area Gestión Humana
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IDENTIFICACION Riesgo
Misional Gestión de admisión remisión y egreso
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
Brindar al paciente un cuidado integral, humanizado
No divulgación de los procesos que permitan el Establecimiento de procedimientos claros No contar con líneas de autoridad claras y definidas Carencia deFiltros de Información que ingresamos al sistema Falta de Nivel de autorización de usuarios Capacitación del sistema Soporte continuo a los usuarios del sistema El no conocimiento de la Norma y capacitación para Ajustarse al
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
Responsable
14
posible
preventivo
Evitar
Establecimiento Líder Area de de procedimientos Calidad claros
15
posible
preventivo
Evitar
Tener líneas de autoridad claras y definidas
16
Filtros de Información que ingresamos al sistema Nivel de autorización de usuarios
Líder Subgerencia Administrativa Líder Area de Sistemas de Información
probable
preventivo
reducir
probable
preventivo
reducir
probable
preventivo
reducir
Soporte continuo a los usuarios del sistema
Líder Area de Sistemas de Información
Manejo 19 inadecuado de la probable Historia Clínica
preventivo
reducir
Ajustarse al decreto 1995
Líder Area de Calidad
Sistema Información 17 Susceptible a manipulación y adulteración 18
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SEGUIMIENTO
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Líder Area de Sistemas de Información
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IDENTIFICACION Riesgo
Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
con calidad, calidez y seguridad de manera ágil, oportuna, pertinente tenindo en cuenta su entirno social y familia
decreto 1995 No realización Auditorias de Historias Clínica La no realización de seguimientos que permitan supervisar el despacho de medicamentos con la respectiva formula Falta de comrpomiso de las personas involucradasa los procesos y se debe tener en cuenta logrando Anteponer el bienestar Institucional antes del particular La falta de compromiso con la Institución para evitar recibir
Realizar exámenes y procedimientos de apoyo diagnóstico, entrega de medicamnetos y dispositivos médicos, servicios de soporte nutricional y Rehabilitación, sirviendo como apoyo dx en la
No
Descripción
20
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
probable
Robo continuado de casi 21 medicamentos y seguro dispositivos médicos
22
23
Decisiones ajustadas a intereses particulares
preventivo
preventivo
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
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Acciones
Responsable
reducir
Auditoria de Historias Clínica
Evitar
Supervisar el despacho de Líder Area de medicamentos con Farmacia la respectiva formula
casi seguro
preventivo
Reducir
Anteponer en bienestar Institucional antes del particular
probable
preventivo
Reducir
Evitar recibir cualquier tipo de prenda particular
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SEGUIMIENTO
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Líder Area de Calidad
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
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IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
definición de las conductas médicas, en los programas de PyP y enla v
cualquier tipo de prenda particular Socializar implicaciones legales de término y parcialidad en las decisiones El no tener el conocimiento para los procesos claros para establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinario que tenga la competencia pertinente La falta de Capacitación a los funcionarios designados para
No
Descripción
24
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
posible
25
posible
preventivo
preventivo
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Responsable
Reducir
Evitar
Establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores
Definición de criterios claros para la evaluación de proveedores 26
posible
preventivo
Evitar
Designar supervisor que 27 no cuenta con conocimientos
posible
preventivo
Evitar
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Acciones
Socializar implicaciones Líder Oficina legales de término Asesora Jurídica y parcialidad en las decisiones
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SEGUIMIENTO
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Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinario que tenga la competencia pertinente Capacitar a los funcionarios designados para las supervisiones
Líder Oficina Asesora Jurídica
Líder Oficina Asesora Jurídica
Líder Subgerencia Administrativa
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IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
las supervisiones La falta de compromiso Institucional que permita crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente El falta de estudio de perfiles para las personas que se designan como supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido pata hacerlo. La Falta de Capacitaciones al personal para
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
suficientes para desempeñar esta función
28
probable
preventivo
Acciones
Evitar
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
29
posible
preventivo
Evitar
Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido pata hacerlo.
No ejercer 30 adecuadamente las funciones de
posible
preventivo
Evitar
Capacitar al personal para realizar adecuada
Fecha de emisión: 06-11-08
Responsable
crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente
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SEGUIMIENTO
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IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
realizar adecuada supervisión Carencia del conocimiento de la norma que permita crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato No recargar con tantas supervisiones de contrato a una sola persona Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/ patología Falta de
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
supervisión de los contratos manejados, ordenes de suministro en el área 31
32
Acciones
posible
probable
preventivo
preventivo
Evitar
Crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato
Líder Subgerencia Administrativa
Evitar
No recargar con tantas supervisiones de contrato a una sola persona
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Area Subgerencia Prestación de servicios
Líder Área de
No interpretación del personal 33 médico de los resultados entregados
posible
preventivo
Evitar
auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/ patología
34 Robo
casi
correctivo
Evitar
Realizar
Fecha de emisión: 06-11-08
Responsable
supervisión
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SEGUIMIENTO
64
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo
Gestión de formación, investigación y asesoría técnica
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Desarrollo de los procesos de docencia e investigación con mira a la Constitución del Hospital Universitario para la formación en salud del talento humano y el impulso de la investigación científica
Causas
No
Realización de auditorias que permitan el seguimiento periódicamente el inventario de los medicamentos y dispositivos médicos El no conocimiento de la Norma que rige el proceso ,Ajustarse al decreto 1995 Falta de seguimientos y Auditorias de historias clínica No existe un proceso único que permita el control y custodia de la historia clínica Carencia del conocimiento del procesos que permita realizar
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
continuado de seguro medicamentos y dispositivos médicos
Acciones
Responsable
periódicamente el inventario de los medicamentos y dispositivos médicos
Farmacia
posible
preventivo
Evitar
Ajustarse al decreto 1995
Líder Area de Calidad
Manejo 36 inadecuado de la posible Historia Clínica
preventivo
Evitar
Auditorias de historias clínica
Líder Área de Calidad
37
preventivo
Evitar
Custodia de la historia clínica
Líder Área de Calidad
Evitar
Aumenta y controlar Líder Subgerencia adherencia a guías Administrativa de manejo
35
Utilización inadecuada de 38 los insumos de la Institución
posible
posible
preventivo
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
65
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
seguimiento, control y adherencia a guías de manejo Aumentar y controlar adherencia a guías de manejo Falta de Control y seguimiento de los inventarios de los servicios No se cuenta con Historia Clínica Sistematizada Mejorar sistema en recurso Mejorar sistemas en recursos Protección por contraseña Sistematizar Historia Clínica No presiones indebidas en los procesos con intereses
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
39
posible
preventivo
Evitar
40
posible
preventivo
Evitar
41
probable
preventivo
Evitar
probable
preventivo
Evitar
probable
preventivo
Evitar
probable
preventivo
Evitar
probable
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
Sistema Información Susceptible a 43 manipulación y adulteración 44 42
45
46
Amiguismo, Clientelismo
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66
SEGUIMIENTO Acciones
Aumentar y controlar adherencia a guías de manejo Control y seguimiento de los inventarios de los servicios
Responsable
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Historia Clínica Sistematizada
Líder Subgerencia Administrativa
Mejorar sistema en recurso Mejorar sistemas en recursos Protección por contraseña Sistematizar Historia Clínica
Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa
Custodia Historia Clínica
Líder Área de Calidad
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
SEGUIMIENTO Acciones
Responsable
personales
Gestión de la atención al usuario y la participación social
No Tráfico de influencias para favorecer amigos como a los familiares
Brindar respuesta oportuna a las solicitudes de los usuarios y de la comunidad organizada, realizando seguimiento a las mismas con el fin de establecer acciones que se traduzcan en la satisfacción de
La realización de Entrevistas aleatorias al personal causa traumatismos en la gestión de los procesos Carencia de Talleres de buen trato y humanización El no funcionamiento y aplicación efectiva del digiturno Implementación
Líder Subgerencia Administrativa
47
posible
preventivo
Evitar
48
posible
preventivo
Evitar
49
posible
preventivo
Reducir
Entrevistas aleatorias al personal
posible
preventivo
Reducir
Talleres de buen trato y humanización
posible
preventivo
Reducir
Aplicación efectiva del digiturno
Líder Subgerencia Administrativa
posible
preventivo
Reducir
Implementación
Líder Subgerencia
Maltrato Interno y externo mutuo
50
Respuestas a 51 solicitudes sin un seguimiento y análisis real 52
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No presiones indebidas en los procesos con intereses personales No Tráfico de influencias para favorecer amigos como a los familiares
Fecha de emisión: 06-11-08
67
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Area Gestión Humana
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo
Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
los usuarios
del Callcenter No llevar una Organización de agendas médicas La falta Seguimiento a las acciones de mejora del servicio Realizar un seguimiento al número de quejas de un mismo colaborador No permitir reservas de medicamentos en los pisos aparte del carro de paro y asegurar que hagan las devoluciones de medicamentos en forma completa No favorecimientos por intereses propios
Brindar apoyo técnico científico para el diagnóstico y la intervención a usuarios del HOK procurando la resolución eficiente y eficaz de la patología de los mismos adhiriéndonos a
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
del Callcenter
Responsable
Administrativa
53
posible
preventivo
Reducir
Organización agendas médicas
54
posible
preventivo
Reducir
Seguimiento a las Subgerencia acciones de Prestación de mejora del servicio Servicios
Reducir
Seguimiento al número de quejas de un mismo colaborador
55
posible
Utilización inadecuada de 56 los insumos de la Institución
57
Amiguismo, Clientelismo
preventivo
posible
preventivo
reducir
posible
preventivo
Evitar
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
68
No permitir reservas de medicamentos en los pisos a parte del carro de paro y asegurar que hagan las devoluciones de medicamentos en forma completa No favorecimientos por intereses propios
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Área de Calidad
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
SEGUIMIENTO Acciones
Responsable
Gestión de Bienestar Gestión de compras y contratación
Apoyo
las guías y protocolos de atención de la Institución.
Mantener todos los aspectos que tienen que ver con el ambiente físico para brindar las condiciones adecuadas al clinete interno como externo
Gestionar, los procesos de contratación en sus etapas precontractual y post contractual, de insumos y
carencia en la realización de Audiencias en aclaración de pliegos Elaboración de pliegos por grupo multidisciplinario Publicación más amplia y participativa La no revisión de los estudios por grupo interdisciplinario Falta de seguimiento de la Contratación con empresas legalmente constituidas e idóneas para la realización del
58 Pliegos de condiciones 59 hechos a la medida de una firma en 60 particular
61
Contratar con empresas que no tengan 62 experiencia y sean reconocidos en le mercado
Fecha de emisión: 06-11-08
Líder Oficina Asesora Jurídica
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
Revisión de los Líder Oficina estudios por grupo Asesora Jurídica interdisciplinario
Evitar
Contratar con empresas legalmente Líder Oficina constituidas e Asesora Jurídica idóneas para la realización del objeto contractual
probable
preventivo
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Audiencia en aclaración de pliegos
posible
69
Elaboración de pliegos por grupo multidisciplinario Publicación más amplia y participativa
Líder Oficina Asesora Jurídica Líder Oficina Asesora Jurídica
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
personal, de acuerdo al manual interno de contratación y demás reglamentación legal vigenre, con el fin de satosfacer las necesidades de nuestros usuario
Causas
No
Descripción
objeto contractual Se deben realizar modificación al manual con el fin de incluir y poner Falta de estudios en práctica 63 Previos procesos de planeación de la contratación en todas sus etapas Falta de capacitación en los procesos de inducción y re Recibir dadivas inducción a los para asegurar la funcionarios y 64 adjudicación de colaboradores contratos sobre las consecuencias legales, penales, disciplinarias, etc. Fijar criterios Términos de objetivos en los referencia términos que amañados y 65 garanticen la dirigidos a pluralidad de favorecer a un oferentes proponente
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
posible
casi seguro
probable
preventivo
preventivo
preventivo
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Fecha de emisión: 06-11-08
Acciones
Responsable
Evitar
Realizar modificación al manual con el fin de incluir y poner en práctica procesos de planeación de la contratación en todas sus etapas
Líder Oficina Asesora Jurídica
Evitar
Adelantar procesos de inducción y re inducción a los funcionarios y colaboradores sobre las consecuencias legales, penales, disciplinarias, etc.
Líder Oficina Asesora Jurídica
Evitar
Fijar criterios objetivos en los términos que garanticen la pluralidad de oferentes
Líder Oficina Asesora Jurídica
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SEGUIMIENTO
70
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo
Gestión de la inteligencia de negocio
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
El no conocimiento de la norma en procesos de inducción y re inducción a los funcionarios y colaboradores sobre las consecuencias penales, legales, disciplinarias. Lograr a nivel Carencia de Institucional se Comité evaluador de esos estudios cuente y se utilice de El no llevar los manera optima pasos necesarios de las adecuadamente herramientas para la selección tecnológicas y de personal sistemas de Contar con una información copia de seguridad (TICS) para la de toda la sistematización información que de los se maneje a nivel diferentes institucional, no procesos solo el aplicativo
66
Descripción
Tráfico de influencias
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
probable
Estudios previos 67 o de factibilidad posible superficiales y/o manipulados por personal 68 interesado en el posible futuro proceso de contratación
Información 69 concentrada en una persona
posible
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Fecha de emisión: 06-11-08
Acciones
Responsable
preventivo
Evitar
Adelanta procesos de inducción y re inducción a los funcionarios y Líder Oficina colaboradores Asesora Jurídica sobre las consecuencias penales, legales, disciplinarias.
preventivo
Evitar
Comité evaluador de esos estudios
Líder Oficina Asesora Jurídica
preventivo
Evitar
Estudios hechos por el personal calificado
Líder Oficina Asesora Jurídica
Evitar
Contar con una copia de seguridad de toda la información que se maneje a nivel institucional, no solo el aplicativo
preventivo
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SEGUIMIENTO
71
Líder Subgerencia Administrativa
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
llevados a cabo en la institución asegurando oportunidad, integridad,
Dinámica Carencia de instructivos, controles, directrices para el manejo de la información alcances y responsable La no socialización de la información y así empoderar a todo el personal del área que meneja información Concepto y selección clara ajustados a la necesidad Institucional. la no fijación y estandarización de los parámetros tanto de la etapa contractual como precontractual
No
Descripción
70
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
posible
71
posible
72
preventivo
preventivo
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Evitar
Evitar
probable
preventivo/ Evitar correctivo
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Mala Contratación 73
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Fecha de emisión: 06-11-08
72
SEGUIMIENTO Acciones
Dinámica Contar con instructivos, controles, directrices para el manejo de la información alcances y responsable Empoderar a todo el personal del área que maneja información Concepto y selección clara ajustados a la necesidad Institucional. Fijar y estandarizar los parámetros tanto de la etapa contractual como precontractual para contratar
Responsable
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
para contratar
Brindar las herramientas, contar con procesos, controles para ir avanzando periódicamente y midiendo los avances institucionales La falta de Capacitación a todo el personal de la Entidad Impulsar el desarrollo y la tecnología en la Entidad Se debe buscar asesoría externa La falta de estudios previos hechos por personal
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
74
posible
preventivo/ Evitar correctivo
75
posible
preventivo
Evitar
posible
preventivo
Evitar
76
No contar con las Tics oportunamente y adecuada a las necesidades de la Entidad
77 Pliegos de condiciones hechos a la medida de una 79 firma en particular 78
posible
preventivo
Evitar
probable
preventivo/ Evitar correctivo
probable
preventivo/ Evitar correctivo
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Fecha de emisión: 06-11-08
73
SEGUIMIENTO Acciones
máximo de participación propuesta Brindar las herramientas, contar con procesos, controles para ir avanzando periódicamente y midiendo los avances institucionales Capacitar a todo el personal de la Entidad Impulsar el desarrollo y la tecnología en la Entidad Buscar asesoría externa Estudios previos hechos por personal profesional con
Responsable
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo
Gestión de los Recursos
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
profesional con experiencia en el tema a contratar La falta de seguimiento diario del contrato Lograr financierament La no realización de minutas o e la auto sostenibilidad clausulas que beneficien a la financiera a Institución través del Aplicar sanciones manejo al supervisor del planificado, organizado y contrato controlado de La falta de análisis los recursos, y verificación de con el fin de antecedentes apoyar al La no realización Macroproceso de pruebas misional del específicas de Hospital y se conocimientos obtenga La no adecuada satisfacer las selección de necesidades del personal teniendo usuario. en cuenta requisitos claros y verificables para el
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
Responsable
experiencia en el tema a contratar
80
posible
preventivo
Evitar
Hacer seguimiento diario del contrato
Líder Subgerencia Administrativa
Realizar minutas o clausulas que beneficien a la Institución
Líder Subgerencia Administrativa
Dilatación de los procesos con el propósito de 81 posible obtener el vencimiento de los términos
preventivo
Evitar
82
posible
preventivo
Evitar
83
posible
preventivo
Evitar
84
posible
preventivo
Evitar
Pruebas específicas de conocimientos
Líder Subgerencia Administrativa
posible
preventivo
Evitar
Requisitos claros y verificables para el cargo
Líder Subgerencia Administrativa
Mala selección de personal
85
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
74
Aplicar sanciones al supervisor del contrato Análisis y verificación de antecedentes
Líder Subgerencia Administrativa Líder Oficina Asesora Jurídica
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
cargo inadecuados controles a los procesos financieros El no denunciar al que ofrece y recibe Carencia en el proceso de selección que permita la adecuada gestión en talento humano La no Socialización y Centralización de actas e informes de auditorías a la persona designada La inadecuada selección de personal que permita definir perfiles específicos Establecer un programa de
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
Responsable
Adecuados controles a los procesos financieros
Líder Área Subgerencia Financiera
86
probable
preventivo/ Evitar correctivo
87
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Denunciar al que ofrece y recibe
Líder Área Subgerencia Financiera
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Selección adecuada del personal
Líder Área Subgerencia Financiera
probable
preventivo
Evitar
Centralización de actas e informes de auditorías a la persona designada
Líder Subgerencia Administrativa
probable
preventivo
Evitar
Definir perfiles específicos
Líder Subgerencia Administrativa
probable
preventivo
Evitar
Establecer un programa de
Líder Subgerencia Administrativa
Soborno
88
89 Sistema Información Susceptible a manipulación y 90 adulteración
91
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
75
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
seguridad informática No contar con la información sistematizada para que los líderes del proceso y equipo auditor lleven una copia de seguridad de los auditorías realizadas Limitar el número de usuarios al sistema La falta de concientización para aumentar la cultura de la transparencia
Gestión legal
Denunciar
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
Responsable
seguridad informática
92
probable
preventivo
Evitar
Líder del proceso y equipo auditor Líder Área de lleve una copia de Sistemas de seguridad de los Información auditorías realizadas
93
probable
preventivo
Evitar
Limitar el número de usuarios al sistema
94
casi seguro
preventivo/ Evitar correctivo
casi seguro casi seguro
preventivo/ Evitar correctivo preventivo/ Evitar correctivo
Amiguismo, Clientelismo 95
Promover la 96 meritocracia Garantizar la La no Presentación defensa judicial de denuncias Manipulación de 97 posible de la Entidad y cuando se la información la adecuada presenten
preventivo/ Reducir correctivo
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
76
Aumentar la cultura de la transparencia Denunciar Promover la meritocracia Presentar denuncias cuando se presenten violaciones contra
Líder Area de Sistemas de Información Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa Líder Subgerencia Administrativa Líder Oficina Asesora Jurídica
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
toma de decisiones administrativas mediante el análisis jurídico legal de los casos y actuaciones sometidas a su conocimiento, relacionado con el objeto social directo o indirecto del Hospital
Causas
No
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
violaciones contra el funcionario que prefiere el fallo La falta de Verificación que No enviar los documentos se documentación envíen al área importante a correspondiente y 98 probable tiempo con el fin asegurase que se de favorecer a de respuesta a lo alguien contenido en la documentación, Carencia de estudios que permitan distribuir 99 No presentar posible equitativamente recursos frente a las cargas fallas laborales desfavorables a Realizar un la institución seguimiento cuando las fallas constante a los 100 son posible procesos y manifiestamente acciones en sus contrarias a la términos ley La no realización de visitas 101 posible constantes a los
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Fecha de emisión: 06-11-08
Acciones
Responsable
el funcionario que prefiere el fallo
preventivo/ Evitar correctivo
Verificar que los documentos se envíen al área correspondiente y asegurase que se de respuesta a lo contenido en la documentación,
Líder Oficina Asesora Jurídica
preventivo
Distribuir equitativamente las cargas laborales
Líder Oficina Asesora Jurídica
Evitar
preventivo
Evitar
preventivo
Evitar
Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
SEGUIMIENTO
77
Realizar un seguimiento constante a los procesos y acciones en sus términos realizar visitas constantes a los juzgados y entes
Líder Oficina Asesora Jurídica
Líder Oficina Asesora Jurídica
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
juzgados y entes administrativos para evitar vencimiento a los términos Ejercer controles sobre radicación de documentos Falta de capacitaciones sobre las consecuencias penales del la comisión del riesgo falta de remuneración de los servicios de acuerdo al grado de responsabilidad Vincular a los contratistas que toman decisiones a la planta de personal Falta de conocieminto de
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acciones
Responsable
administrativos para evitar vencimiento a los términos
102
probable
preventivo/ Evitar correctivo
103
probable
preventivo/ Evitar correctivo
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Tráfico de influencias 104
105
106
Vencimiento de términos con el
probable
preventivo/ Evitar correctivo
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
78
Ejercer controles sobre radicación de documentos Realizar capacitaciones sobre las consecuencias penales del la comisión del riesgo Remunerar los servicios de acuerdo al grado de responsabilidad Vincular a los contratistas que toman decisiones a la planta de personal Dar inicio a las acciones legales
Líder Oficina Asesora Jurídica
Líder Oficina Asesora Jurídica
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa Líder Oficina Asesora Jurídica
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo
Gestión de Evaluación
Control Institucional
Macro Proceso Proceso
Objetivo
Acompañar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos institucionales dentro de los procesos y procedimientos del HoK bajo un Marco Normativo
Causas
No
las normasen general que permitan dar inicio a las acciones legales pertinentes con el fin de que sea castigable Llevar control utilizando las medidas tecnológicas de alcance. Carencia de Capacitación a las formas sobre el uso del poder Delimitación de funciones de los representantes de la comunidad Falta de Capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones Contratar profesionales que
Descripción
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
fin de favorecer intereses particulares
Acciones
Responsable
pertinentes con el fin de que sea castigable
107
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Llevar control utilizando las medidas tecnológicas de alcance.
108
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Capacitación a las formas sobre el uso del poder
probable
preventivo/ Evitar correctivo
Delimitación de funciones de los Líder Subgerencia representantes de Administrativa la comunidad
posible
preventivo
Evitar
Capacitar a los funcionarios designados para las supervisiones
Líder Subgerencia Administrativa
posible
preventivo
Evitar
Contratar profesionales que
Líder Subgerencia Administrativa
Concentración de la autoridad o exceso de poder 109 Designar supervisor que 110 no cuenta con conocimientos suficientes para desempeñar 111 esta función
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SEGUIMIENTO
Fecha de emisión: 06-11-08
79
Líder Subgerencia Administrativa
Líder Subgerencia Administrativa
Plan Anti Corrupción 2013
IDENTIFICACION Riesgo Macro Proceso Proceso
Objetivo
Causas
No
Descripción
cumplan con el perfil requerido Falta de estudio para la designación de funciones o 112 actividades específicas según perfil del equipo auditor Falta de Concertación de las actividades 113 establecidas en la OPS con el líder del proceso Extralimitación Falta de canales de de funciones comunicación que le permita a las áreas manifestar 114 sus inquietudes sobre las auditorías realizadas
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilida d de materializac ión
Valoración Tipo de Control
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Fecha de emisión: 06-11-08
Acciones
Responsable
cumplan con el perfil requerido
posible
probable
probable
Evitar
Designación de funciones o actividades específicas según perfil del equipo auditor
Líder Subgerencia Administrativa
preventivo/ Evitar correctivo
Concertar las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso
Líder Subgerencia Administrativa
preventivo/ Evitar correctivo
Establecer canales de comunicación que le permita a las áreas Líder Subgerencia manifestar sus Administrativa inquietudes sobre las auditorias realizadas
preventivo
Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
SEGUIMIENTO
80
Plan Anti Corrupción 2013
Anexo No. 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE OBJETIVO
ACCIONES
EN
Cronograma FE MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC
Ubicar oficina la atención usuario Realizar señalización de la oficina. en un punto equidistante a todos Socializar mediante oficio las los servicios del hospital de actividades que realiza la oficina de Kennedy. atención al usuario implementar la figura del defensor del ciudadano
Acto administrativo de la creación de Defensor del Ciudadano Socializar la resolución por la cual se crea la figura del defensor del Ciudadano a los mecanismos de participación social y a los colaborador el Hospital Occidente de Kennedy
Socializar de la creación del defensor del ciudadano
X
X
X
Coordinar con la gerencia para la entrega de copias sobre las solicitudes que la ciudadanía radica al hospital, para dar el trámite y respuesta en los tiempos de ley
Gestionar la entrega oportuna de los requerimientos de los usuarios, para evitar la pérdida de días en el proceso de trámites de respuesta.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Entregar respuesta de requerimientos de usuarios al área de correspondencia para elenvió por correo certifico
Entregar diariamente a correspondencia el envió de respuesta a usuarios, de manera oportuna. Gestionar con las diferentes áreas las respuestas a los requerimientos de los
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
Fecha de emisión: 06-11-08
81
Plan Anti Corrupción 2013
OBJETIVO
ACCIONES
Confirmar le recibido de respuesta de requerimientos a los usuarios
Medirla satisfacción de los usuarios de los servicios de salud del Hospital de Kennedy
Implementar ventanilla para atención a población prioritaria Realizar informe de quejas y reclamos
usuarios para evitar, el riesgo de incumplir con los tiempos de norma Llamar el segundo y último viernes de cada mes a los usuarios que han interpuesto requerimientos al Hospital de Kennedy para verificar si recibieron la respuesta y si están de acuerdo con la misma Aplicar encuestas de satisfacción a los usuarios de los servicios de salud del h. occidente de Kennedy. Presentar informe trimestral de la satisfacción de los usuarios. Socializar informe al comité directivo y líderes de proceso para implementar acciones de mejora Solicitar a la Gerencia la ubicación de un espacio (sala de espera cómoda para la población prioritaria) Presentar informe trimestral de quejas y reclamos. Socializar informe al comité directivo, líderes de proceso.
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Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1
Fecha de emisión: 06-11-08
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