Story Transcript
Excel
Aplicacions informàtiques
Aplicacions informàtiques
Excel
Índex
Introducció ...............................................................................................
5
Objectius ...................................................................................................
7
1. Fonaments ...........................................................................................
9
1.1. Operacions bàsiques i format ....................................................
9
1.1.1. Què és un full de càlcul? ..................................................
9
1.1.2. La finestra de l’Excel .......................................................
10
1.1.3. L’Ajuda de l’Excel .............................................................
12
1.1.4. Anomenar i desar un document .....................................
12
1.1.5. Recuperar un document desat ........................................
13
1.1.6. Moure’s pel full .................................................................
13
1.1.7. Introduir dades .................................................................
14
1.1.8. Selecció de cel·les .............................................................
16
1.1.9. Inserir i eliminar cel·les ...................................................
17
1.1.10.Copiar i moure cel·les ......................................................
17
1.1.11.L’opció Enganxat amb opcions .......................................
18
1.1.12.Nom per a les cel·les ........................................................
18
1.1.13.Inserir o eliminar files o columnes ................................
19
1.1.14.Cercar i substituir dades ..................................................
19
1.1.15.Validació de les dades ......................................................
19
1.2. Format de les cel·les ...................................................................
20
1.2.1. Format Número ................................................................
20
1.2.2. Format Alineació .............................................................
21
1.2.3. Format Tipus de lletra ....................................................
22
1.2.4. Format Vores ....................................................................
23
1.2.5. Patrons ...............................................................................
23
1.2.6. Protecció de dades ............................................................
24
1.2.7. Files i columnes ................................................................
24
1.2.8. Opció Format automàtic ................................................
25
1.3. Els fulls d’un llibre de l’Excel ....................................................
25
1.3.1. Canviar el nom a un full de càlcul ..................................
25
1.3.2. Afegir fulls a un llibre .......................................................
26
1.3.3. Moure un full ....................................................................
26
1.3.4. Copiar un full ....................................................................
27
1.3.5. Suprimeix un full ..............................................................
27
1.3.6. Seleccionar fulls ................................................................
27
1.3.7. Vincular fulls d’un mateix llibre .....................................
27
1.3.8. Immobilitzar subfinestres ...............................................
28
2. Fórmules i funcions ...........................................................................
29
Aplicacions informàtiques
Excel
2.1. Fórmules ......................................................................................
29
2.1.1. Sintaxi d’una fórmula .......................................................
29
2.1.2. Operadors tipus .................................................................
30
2.1.3. Missatges d’error ..............................................................
31
2.1.4. Referències ........................................................................
32
2.2. Funcions .......................................................................................
34
2.2.1. Sintaxi d’una funció ..........................................................
34
2.2.2. L’auxiliar de funcions .......................................................
34
2.2.3. Tipus de funcions .............................................................
35
3. Gràfics, configuració de pàgina i altres opcions .............................
49
3.1. Gràfics ..........................................................................................
49
3.1.1. Elements del gràfic ..........................................................
49
3.1.2. Crear un gràfic ..................................................................
51
3.1.3. Canviar l’aspecte d’un gràfic ...........................................
54
3.2. Configuració de pàgina ...............................................................
54
3.2.1. Pàgina ................................................................................
54
3.2.2. Marges ...............................................................................
55
3.2.3. Capçalera i peu de pàgina ................................................
56
3.2.4. Full .....................................................................................
56
3.2.5. Visualització prèvia d’impressió .....................................
57
3.2.6. Impressió ...........................................................................
58
3.3. Altres opcions ..............................................................................
58
3.3.1. Treballar amb una llista de dades ...................................
58
3.3.2. Incloure un full de càlcul en el Word .............................
59
3.3.3. Macros ...............................................................................
60
Aplicacions informàtiques
5
Introducció
/¶([FHOpVXQDHLQDPROW~WLOSHUWUHEDOODUDPEHOIXOOGHFjOFXO4XqpVXQIXOO GHFjOFXO"'RQFVpVXQHVSDLRQKLKDILOHVLFROXPQHVLRQODLQWHUVHFFLy G¶DTXHVWHVDFDEHQGRQDQWQRPDXQHVSDLDQRPHQDWFHOāODTXHSRWFRQWHQLU GDGHVGHGLIHUHQWVWLSXV&DGDIXOOGHFjOFXOpVXQDSjJLQDG¶XQOOLEUHG¶([FHO /¶([FHOXVSHUPHWGRQDUIRUPDWDOVIXOOVGHFjOFXOLQWURGXLUGDGHVXWLOLW ]DUDTXHVWHVGDGHVSHUUHDOLW]DUFjOFXOVLQWURGXLUIyUPXOHVUHDOLW]DUJUj ILFVDPpVG¶DOWUHVDSOLFDFLRQV 8VFRQYHUWLUHXHQXQVXVXDULVGHO¶([FHOTXHDPEXQVFRQHL[HPHQWVDP SOLVHVSHFtILFVLDOKRUDEjVLFVLVHQ]LOOVSRGUHXWUHXUHHOPj[LPSURILWDXQ IXOOGHFjOFXO /¶([FHOpVXQDDSOLFDFLyGHIXOOGHFjOFXOTXHIRUPDSDUWGHOSDTXHWRILPj WLF0LFURVRIW2IILFHTXHLQFORXHQWUHG¶DOWUHVHOSURFHVVDGRUGHWH[WRV :RUGODEDVHGHGDGHV$FFHVVLHOSURJUDPDGHFUHDFLyGHSUHVHQWDFLRQV 3RZHU3RLQW /¶([FHOpVXQIXOOGHFjOFXOTXHV¶DGDSWDPROWIjFLOPHQWDOHVQHFHVVLWDWV GHOHVWDVTXHVDGPLQLVWUDWLYHVGHPDQHUDTXHSRGUHXHODERUDULSURFHVVDU ODLQIRUPDFLyJHQHUDGDLQWHUSUHWDUODLHVWDEOLUXQVFULWHULVSHUDO¶HPSOH QDPHQWLGLVVHQ\GHOVGRFXPHQWVHODERUDWVHQHOIXOOGHFjOFXODPEO¶DYDQ WDWJHGHSRGHUORVPRGLILFDUSHUPDQWHQLUODLQIRUPDFLyWDQDFWXDOLW]DGD FRPVLJXLSRVVLEOH (OQXFOLG¶DFWLYLWDW³)RQDPHQWV´XVIDXQDLQWURGXFFLyDOIXOOGHFjOFXOSHU IDPLOLDULW]DUYRVDPEO¶jUHDGHWUHEDOOLODILQHVWUDGHO¶([FHO8VDMXGDUjL RULHQWDUjSHUPRXUHXVSHOIXOOGHFjOFXOLQWURGXLUGDGHVLQVHULULHOLPL QDUFROXPQHVLFHOāOHVSHUVRQDOLW]DUDPEQRPVHOVIXOOVGHFjOFXOFRSLDU GDGHVLFUHDUOOLVWHVRUGHQDUGDGHVLGRQDUIRUPDWDOYRVWUHWUHEDOO (QHOQXFOLG¶DFWLYLWDW³)yUPXOHVLIXQFLRQV´DSUHQGUHXDDXWRPDWLW]DUOHVGD GHVPLWMDQoDQWODFRQVWUXFFLyGHIyUPXOHVLODXWLOLW]DFLyGHOHVIXQFLRQVDGH TXDGHVDOWLSXVGHUHVXOWDWTXHYROHXREWHQLUHQXQPRPHQWGHWHUPLQDW8V FRQYHUWLUHXHQXVXDULVKDELWXDOVGHO¶([FHOSHUVLPSOLILFDUOHVWDVTXHVDGPL QLVWUDWLYHVLGHJHVWLyXWLOLW]DQWDTXHVWDHLQDDPESUHFLVLyLIOXwGHVD (QHOQXFOLG¶DFWLYLWDW³*UjILFVFRQILJXUDFLyGHSjJLQDLDOWUHVRSFLRQV´ DSUHQGUHXDGLVVHQ\DUJUjILFVDSDUWLUG¶XQHVGDGHVMDLQWURGXwGHVHQHO
Excel
Aplicacions informàtiques
6
IXOOGHFjOFXO$PEO¶DVVLVWHQWGHFUHDFLyGHJUjILFVSRGUHXFUHDUJUjILFVL PRGLILFDUORVFDQYLDUQHHOWLSXVLO¶DVSHFWHLDIHJLURWUHXUHGDGHVWRW DPEXQVSDVVRVVHQ]LOOVLDPESUHFLVLyLDJLOLWDW'RQDUHXHOIRUPDWGHILQL WLXDOGRFXPHQWDMXVWDQWHOVPDUJHVLQVHULQWFDSoDOHUHVLSHXVGHSjJLQD LXWLOLW]DQWOHVRSFLRQVGHYLVXDOLW]DFLyLLPSUHVVLyTXHXVRIHUHL[O¶DSOLFD FLy)LQDOPHQWDSUHQGUHXDLQVHULUXQIXOOGHFjOFXOHQXQGRFXPHQW:RUG LIDUHXXQSDVVHLJSHUODUHDOLW]DFLyG¶XQDPDFURSHUVLPSOLILFDUWDVTXHVUH SHWLWLYHV
Excel
Aplicacions informàtiques
7
Objectius
1. Confeccionar fulls de càlcul senzills aplicables al càlcul i al control d’operacions i estadístiques de les àrees funcionals d’una empresa o organització. 2. Desenvolupar els processos d’enllaços d’informacions, de dades i de gràfics en un document, entre documents i entre programes estàndard. 3. Realitzar les accions de localització, de selecció, de gestió, de visualització i d’edició de fitxers des del mateix programa de treball i des d’aplicacions específiques amb eficàcia i seguretat. 4. Comprovar l’accés i la recuperació de la informació tractada en els processos de salvaguarda i protecció realitzats.
Excel
Aplicacions informàtiques
9
1. Fonaments
L’Excel és una aplicació que ofereix el full de càlcul que us permetrà realitzar operacions amb unes dades prèviament introduïdes d’una manera còmoda, ràpida i senzilla. La funció fonamental de l’Excel és la realització de càlculs, però també podreu gestionar dades de text, realitzar gràfics, afegir imatges i intercanviar informació amb la resta d’aplicacions de Microsoft Office. Per familiaritzar-vos amb el full de càlcul, començareu a moure-us per aquest, a introduir les primeres dades, a copiar i enganxar dades, a posar nom a les cel·les, a cercar i substituir dades, a donar format a les cel·les i, en conseqüència, al mateix full de càlcul, a treballar amb diferents fulls de càlcul d’un mateix llibre i a desar tota la informació que genereu per poder-la tornar a utilitzar en el moment addient.
1.1. Operacions bàsiques i format Per iniciar el treball amb un llibre de l’Excel, primer heu d’aprendre uns fonaments bàsics, per exemple, quants fulls de càlcul hi ha en un llibre, quina és l’extensió de l’àrea de treball, com us moureu pel document, com començareu a introduir les dades, com podeu canviar de color una lletra, una cel·la o un grup de cel·les, o com podeu simplificar la feina per no haver d’introduir les dades i fórmules una a una. Com aquestes, us fareu moltes preguntes en el moment de treballar, però també trobareu la solució a mesura que avanceu en el coneixement i pràctica del full de càlcul.
1.1.1. Què és un full de càlcul? En un full de càlcul, la persona usuària introdueix dades a partir de les quals podrà introduir fórmules i funcions, i portar a terme procediments per tal d’automatitzar processos de realització de càlculs o gestió de dades. Un full de càlcul està compost de columnes i files. Les columnes es disposen verticalment i s’identifiquen amb lletres que van des de la A fins a la IV. Les files es disposen horitzontalment i s’identifiquen amb nombres, que van des de l’1 fins al 65.536.
Excel
Aplicacions informàtiques
10
El full de càlcul està format per columnes i files que donen nom a les cel·les. Aquestes cel·les poden contenir dades, fórmules o funcions. El full de càlcul és el document principal per poder treballar amb l’Excel. Cada full de càlcul forma part d’un llibre. A aquest llibre, hi assignareu un nom per desar-lo, que tindrà extensió .xls i si es tracta d’una plantilla l’extensió serà .xlt.
La cel·la és el resultat de la intersecció d’una fila i una columna, això és el que s’anomena referència de cel·la. Normalment, aquesta referència és columna/fila, de tal manera que la cel·la C5 és la situada en la columna C i en la fila 5. Cada cel·la pot contenir 256 caràcters. Quan se selecciona una cel·la queda activa, i l’emplenareu o en modificareu el contingut. El seu nom es pot visualitzar en el quadre esquerre de la barra de fórmules. Per desplaçar-vos d’una cel·la a una altra, ho podeu fer amb el ratolí, amb la tecla Tab o amb les fletxes de desplaçament. Cada cel·la pot tenir un tipus de format diferent. S’ha de tenir molt present quin tipus de format ha de tenir una cel·la per poder-ne utilitzar el contingut i tenir la tranquil·litat que no es produiran errades quan es manipulin les dades.
1.1.2. La finestra de l’Excel Quan obriu l’Excel, us trobeu amb una finestra molt similar a la de qualsevol aplicació del Windows. En primer lloc, apareix la barra de títol amb el nom de l’aplicació i el nom del fitxer que heu obert. Per defecte us apareix el nom Llibre1. Quan doneu el nom adequat al fitxer, se substituirà Llibre1 pel nom donat a l’arxiu. A sota apareix la barra de menús, que us ofereix diverses opcions per poder seleccionar i portar a terme tasques diverses. En la part esquerra d’aquesta barra, us apareix la icona del document. No el podeu confondre amb la icona de l’aplicació. Si hi feu clic a sobre, el document es tancarà. A sota de la barra de menús, teniu la barra d’eines amb una relació de botons que us permeten realitzar algunes accions amb més rapidesa. A continuació, apareix la barra de fórmules, que us mostra el nom de la cel·la i el seu contingut.
Excel
Aplicacions informàtiques
11
La finestra de l’Excel consta d’una finestra principal que conté el nom de l’aplicació i les barres que us permetran treballar, i d’una altra finestra, la del document actiu, en què es veuran els resultats del vostre treball. Cada finestra conté uns elements. En la figura 1, en podeu veure amb claredat les diferents parts i, a continuació, es fa una explicació més detallada d’alguns d’aquests elements. Figura 1. Finestra de l’Excel
Com podeu veure, la finestra d’aplicació conté molts elements. A continuació, es detallen característiques d’alguns d’aquests: • La Barra de menús. Aquesta barra conté la llista de menús de l’Excel. Cadascun té un menú desplegable amb unes opcions. Hi podeu accedir mitjançant el ratolí o prement la tecla Alt i la inicial de la lletra subratllada. Per exemple, per obrir l’opció Edició amb el teclat, cliqueu Alt més la lletra d. • La Barra d’eines. Aquesta barra conté uns botons que permeten realitzar algunes tasques amb més rapidesa. Si situeu el cursor a sobre de cada botó, apareix una explicació sobre la seva funció. Podeu treure o afegir barres d’eines des del menú Visualització, també podeu treure o afegir botons i realitzar altres modificacions des del menú Visualització\Personalitza. • Referència de cel·la. Aquest espai us indica com s’anomena la cel·la que teniu activa.
Excel
Aplicacions informàtiques
12
• Barra de fórmules. Serveix per introduir dades, fórmules i funcions en les cel·les. Mostra el contingut de la cel·la. Si la cel·la té nombres o text, aquest espai us mostrarà els nombres o text, però si la cel·la conté un resultat d’una fórmula o funció, aquest espai us mostrarà la fórmula o funció. • Àrea de treball. És l’espai que teniu per treballar. Cada full del llibre de l’Excel us ofereix una gran àrea de treball.
1.1.3. L’Ajuda de l’Excel Davant la situació de no poder resoldre un dubte en el moment i lloc on us trobeu, l’Excel té una ajuda que us pot oferir la solució en qualsevol situació.
Per accedir a l’Ajuda de l’Excel aneu a l’opció Ajuda de la barra de menús o bé premeu la tecla F1.
L’Ajuda de Microsoft Excel permet cercar els temes relacionats amb la qüestió que heu plantejat. També podeu tenir accés a l’índex de l’Ajuda. Una altra manera d’accedir a l’ajuda, és mitjançant l’auxiliar de l’Office. Si escolliu aquesta opció, surt l’assistent. La finalitat d’aquest assistent és ajudar-vos i fer-vos suggeriments. Teniu la possibilitat de buscar solucions directament amb l’assistent.
1.1.4. Anomenar i desar un document Normalment, quan obriu l’Excel us surt un llibre de treball anomenat Llibre1. És molt important canviar el nom que per defecte us dóna l’aplicació, pel nom que voleu posar al llibre de treball. Si voleu un altre llibre de l’Excel, anirem al menú Fitxer\Crea. Podreu triar un llibre de treball en blanc o un llibre de treball nou a partir d’un d’existent, també podreu escollir una plantilla de les que hi ha en el vostre ordinador. Per anomenar i desar un document, aneu al menú Fitxer\Anomena i desa, trieu la unitat de disc o el lloc del vostre ordinador on voleu desar el document, poseu el nom i, només en el cas que vulgueu que tingui format de plantilla, canviareu el format del document. Si voleu que sigui un llibre d’Excel amb format de full de càlcul, deixareu el format Llibre de treball de Microsoft Office.
Excel
13
Aplicacions informàtiques
Excel
És molt important desar la informació cada cert temps per tal d’actualitzar el document. Ho podeu fer mitjançant el botó que té forma de disquet de la barra d’eines i, evidentment, quan sortiu de l’aplicació deseu el document amb els últims canvis efectuats.
1.1.5. Recuperar un document desat Per tornar a obrir un document per continuar treballant-hi o fer-hi modificacions, aneu a Fitxer\Obre, seleccioneu la unitat on té la ubicació l’arxiu, si és plantilla seleccioneu l’opció de format Plantilla i, si no ho és, deixeu el format Tots els fitxers de Microsoft Office Excel. Sortirà una llista d’arxius. L’únic que heu de fer és seleccionar amb el ratolí l’arxiu que voleu recuperar i acceptar. També podeu clicar dues vegades sobre el nom de l’arxiu i s’obrirà automàticament.
1.1.6. Moure’s pel full Us podeu moure amb agilitat i rapidesa pel full de càlcul de diverses maneres: • Amb les fletxes de moviment del teclat. • Amb el ratolí. • Amb les barres de desplaçament de la finestra. • Amb l’opció del menú Edició\Vés a, que també s’activa amb la tecla F5. Amb aquesta opció surt la finestra que mostra la figura 2. En l’espai Referència, introduïu el nom de la cel·la a la qual us voleu desplaçar. Figura 2. Funció Vés a
Per desplaçar-vos pel full horitzontalment i verticalment, podeu utilitzar el ratolí, les barres de desplaçament o el teclat.
Podeu recuperar un document... ... desat des del botó de la barra estàndard representat per una carpeta oberta amb una fletxa que normalment és un dels botons que hi ha a l’inici de la barra d’eines.
14
Aplicacions informàtiques
En la taula 1, es detallen algunes de les funcions d’algunes tecles i moviments combinats que podeu utilitzar per agilitar el vostre treball: Taula 1. Funcions del teclat Funcions i combinacions del teclat
Acció
Av Pàg
Desplaçament a la part inferior de la pàgina
Re Pàg
Desplaçament a la part superior de la pàgina
Alt + Av Pàg
Desplaçament a la part dreta de la pàgina.
Alt + Re Pàg
Desplaçament a la part esquerra de la pàgina.
Tecla Inici
Desplaçament a la primera cel·la de la fila
Ctrl + Inici
Desplaçament a la cel·la A1
Tab
Desplaçament a la cel·la de la dreta.
Maj + Tab
Retrocés d’una cel·la a l’esquerra.
INTRO
Desplaçament a la cel·la de sota.
Ctrl + Av Pàg
Avanç d’un full d’Excel dins d’un llibre.
Ctrl + Re Pàg
Retrocés d’un full d’Excel dins d’un llibre.
1.1.7. Introduir dades Quan tenim el full de càlcul en blanc, hem de començar a introduir dades per poder realitzar operacions i començar a estructurar i donar format al contingut del document. També podem introduir noves dades en un full de càlcul ja existent. Per començar a introduir dades, situeu el cursor en la cel·la i a continuació... • podeu escriure el text directament. • podeu fer clic en la barra de fórmules. • podeu fer doble clic. • podeu clicar F2. Per esborrar dades, podeu... • situar el cursor en la cel·la i clicar sobre la tecla Supr. • anar al menú Edició\Suprimeix\Tot (o a la part que voleu suprimir). • clicar amb el botó dret del ratolí i triar del menú contextual l’opció Suprimeix.
El text o nombres s’introdueixen directament i no varien si no els modifiquem o els esborrem.
Excel
Aplicacions informàtiques
15
Excel
Les fórmules i funcions són valors que fan referència a altres cel·les, i que generen un resultat. Les fórmules i funcions sempre porten al davant el signe =, si no, l’aplicació les considera text.
Introduir nombres o text Quan introduïu nombres, l’Excel els deixarà tal com vosaltres els heu editat. Per exemple, si no poseu punts de milers, l’Excel deixarà el nombre tal com l’heu escrit. Podeu utilitzar signes com els següents: • El punt (.) per separar els milers • La coma(,) per diferenciar els decimals • El signe menys (–) per expressar les quantitats negatives • El signe del percentatge (%) Si un nombre no cap en la cel·la, apareixeran els signes ######. Això vol dir que heu de canviar l’amplada de la cel·la. Quan introduïu text, pot ser que els caràcters ocupin més espai que el que la cel·la us ofereix; si és així, el text es visualitzarà al complet si la cel·la o cel·les del costat són buides. Si les cel·les del costat contenen dades sortirà tallat. En aquest cas haureu de canviar el format de la cel·la per poder-lo visualitzar. L’opció Autocompletar us ofereix la possibilitat de no haver d’introduir dades que es repeteixen o succeeixen en cel·les contigües. Per exemple, si heu d’introduir els anys des del 1989 fins el 2008, per no haver d’escriure tots els anys un darrera de l’altre, escriviu els dos primers anys, seleccioneu les cel·les, us situeu en el marge dret inferior de l’última cel·la seleccionada i, quan el punter del ratolí es converteix en una creu, l’arrossegueu i aconseguireu que us surti una sèrie que es va completant fins a l’any 2008. L’opció Autocompletar també la podeu fer servir per escriure els dies de la setmana, els mesos de l’any, sèries de nombres o, simplement, per escriure un mateix text que s’ha de repetir en moltes cel·les.
Introduir fórmules i funcions Les fórmules i funcions han de portar sempre al davant el signe igual (=), i els caràcters s’han d’escriure seguits: no pot quedar cap espai en blanc al mig de la fórmula o funció.
L’opció Autocompletar Aquesta opció la podeu fer servir, per exemple, per completar sèries de nombres, per copiar fórmules, per copiar el mateix text, per completar els mesos de l’any, etc., sempre que les cel·les siguin contigües.
!! Visualitzeu el vídeo Autocompletar en la secció “Recursos de contingut” del web del crèdit.
Aplicacions informàtiques
16
Excel
Els signes que es poden utilitzar per realitzar operacions senzilles són els següents: • Suma (+) • Resta (–) • Multiplicació (*) • Divisió (/) Quan necessiteu utilitzar parèntesis en les fórmules o funcions, heu de seguir els criteris generals per realitzar càlculs amb parèntesis.
1.1.8. Selecció de cel·les Per realitzar una sèrie de modificacions que afecten més d’una cel·la, teniu l’opció de realitzar l’acció per a tot el grup de cel·les en comptes d’anar una per una. Per treballar d’aquesta manera, heu de seleccionar les cel·les. Un grup de cel·les es pot seleccionar de diferents maneres: • Cliqueu sobre la primera cel·la del grup i, sense deixar anar el ratolí, arrossegueu-la fins a l’última cel·la que voleu seleccionar. • Si les cel·les que voleu seleccionar no són contigües, seleccioneu el primer grup de cel·les, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, aneu seleccionant la resta de cel·les o grup de cel·les. • Per seleccionar una columna sencera d’un full, feu clic en l’encapçalament de la columna (la lletra). • Per seleccionar una fila sencera d’un full, cliqueu en l’encapçalament de la fila (el nombre). • Per seleccionar diverses columnes o files senceres contigües, cliqueu en la lletra o en el nombre de la columna o fila i, sense deixar anar el ratolí, arrossegueu el cursor fins on voleu realitzar la selecció. • Si les files o columnes no són contigües, cliqueu en la primera columna que voleu seleccionar, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, feu clic en les columnes o files que voleu seleccionar. • Per seleccionar tot el full, feu un clic en el quadre del vèrtex superior esquerre del full de càlcul. • Amb el teclat situeu-vos en la primera cel·la i, mantenint premuda la tecla Maj i amb l’ajuda de les fletxes de desplaçament, podeu seleccionar les cel·les contigües que vulgueu.
Si voleu anular la selecció de cel·les, només heu de clicar fora de l’àrea de selecció o prémer la tecla Esc.
17
Aplicacions informàtiques
Excel
Quan seleccioneu un grup de cel·les, les modificacions que realitzeu amb la selecció activa afecten a tot el grup de cel·les.
1.1.9. Inserir i eliminar cel·les Quan treballeu en un llibre de l’Excel, us podeu adonar que heu d’inserir o eliminar cel·les en el full de càlcul. L’aplicació us permet realitzar les modificacions que necessiteu. Per inserir cel·les, primer de tot s’han de seleccionar les cel·les que veuran afectada la seva referència (lloc que ocupen). També és important – i si coincideix en nombre ho podeu fer– seleccionar tantes cel·les com cel·les noves voleu afegir en el full de càlcul. Després, aneu al menú Inserció\Cel·les, i us sortirà la finestra de la figura 3. Aquí heu d’indicar si voleu desplaçar les cel·les seleccionades cap a la dreta o cap avall, i també podeu inserir tota una fila o tota una columna. Figura 3. Inserció de cel·les
Per eliminar cel·les, realitzeu la selecció i aneu al menú Edició\Suprimeix. També ho podeu fer amb l’ordre Suprimeix del menú contextual.
Per inserir o suprimir cel·les, prèviament heu de seleccionar les que es veuran afectades.
1.1.10. Copiar i moure cel·les El format i contingut de les cel·les es pot traslladar a altres cel·les del full de càlcul i a altres fulls de càlcul del mateix llibre. Per copiar o moure el contingut de les cel·les, podeu fer servir les eines del menú Edició\Retallar o Copiar\Enganxar, primer seleccionant la cel·la o cel·les, anant al menú Edició\Copiar o Retallar, situant-vos en el
L’acció d’inserir cel·les també s’activa amb el ratolí, activant l’opció del menú contextual Insereix.
Aplicacions informàtiques
18
Excel
lloc on voleu copiar el format o contingut de la cel·la, i tornant al menú Edició i clicant sobre Enganxar. El teclat i el ratolí també us ofereixen una altra manera, potser més ràpida, de copiar o moure. Els moviments que realitzareu per moure el contingut d’una cel·la o grup de cel·les són molt senzills: seleccionareu allò que voleu moure, quan el punter del ratolí adopti la forma de creu amb aspes
!! Visualitzeu el vídeo Moure i copiar en la secció “Recursos de contingut” del web del crèdit.
clicareu i, sense deixar-lo anar, arrossegareu la creu fins a l’àrea on voleu traslladar les dades. Si el que voleu fer és copiar el contingut de les cel·les, seguireu els mateixos passos, però haureu de prémer la tecla Ctrl. En aquest cas, el punter del ratolí adoptarà la forma d’una creu molt més petita. En el vídeo Moure i copiar de l’apartat web "Continguts", teniu una demostració gràfica de com podeu realitzar aquests canvis amb el teclat i el ratolí.
1.1.11. L’opció Enganxat amb opcions Quan utilitzeu l’opció Enganxar del menú Edició o del menú contextual, l’Excel us enganxa totes les propietats i continguts de la cel·la, però, què passa si només voleu enganxar la fórmula que conté? L’opció Enganxat amb opcions us permet escollir què voleu copiar en la cel·la de destinació. Podeu copiar solament el format, o el format i la fórmula, o el valor només, l’amplada de les columnes... Podeu enganxar simplement allò que us convingui o enganxar-ho tot.
L’enganxat amb opcions us ofereix possibilitats de traslladar alguna, algunes o totes les característiques d’una cel·la o grup de cel·les a una altra cel·la o grup de cel·les.
1.1.12. Nom per a les cel·les L’Excel us ofereix la possibilitat de donar nom a una cel·la o rang de cel·les.
Un rang de cel·les és un conjunt de cel·les contigües, i s’identifiquen amb el nom de la primera cel·la situada a l’esquerra i el nom de l’última cel·la situada en la part inferior dreta, separades per dos punts (:). Per exemple, el rang A1:B3 estarà format per les cel·les A1, B1, A2, B2, A3 i B3.
Les accions de copiar, retallar i enganxar també es poden fer amb les opcions del menú contextual.
Aplicacions informàtiques
19
Excel
El fet de donar nom a una cel·la o rang de cel·les és útil per a les fórmules o, simplement, per identificar millor els rangs. Per donar nom a les cel·les us heu de situar en la cel·la o seleccionar el rang de cel·les. En l’espai situat a l’esquerra de la barra de fórmules que
Donar nom a una cel·la o rang... ...facilita la feina a l’hora de realitzar tasques en els fulls de càlcul que tenen gran contingut de dades i operacions.
indica el nom que l’Excel ha posat a la cel·la (per exemple, A1), heu de fer clic amb el ratolí, escriure el nom i, després, prémer Intro.
1.1.13. Inserir o eliminar files o columnes Per inserir files o columnes en un full de càlcul, heu de seleccionar tantes files o columnes com en vulgueu de noves, i activar l’opció del menú Insereix\Files o Insereix\Columnes. D’aquesta manera, les files o columnes
L’acció d’inserir o eliminar files o columnes també es pot realitzar des del menú contextual.
seleccionades es desplacen per cedir espai a les noves. Per eliminar files o columnes, primer les seleccionem i, des del menú Edició\Suprimeix, les suprimim.
1.1.14. Cercar i substituir dades L’Excel us permet cercar una dada concreta en qualsevol part del llibre de treball. Aquesta opció la podeu portar a terme des del menú Edició\Cerca. Des d’aquí heu d’assignar els criteris de cerca que podeu ampliar en el desplegable Opcions, així l’Excel proporciona la informació buscada. El menú Edició\Substitueix us permet cercar un valor i modificar-lo per un altre, també podeu fer extensiva la modificació a totes les cel·les que compleixin els criteris de cerca que heu indicat.
1.1.15. Validació de les dades Quan treballeu en un llibre de l’Excel, us podeu trobar que en una o més cel·les sempre hi ha d’anar un valor d’entre uns quants que ja estan definits, i per tant hauríeu d’introduir sempre les mateixes dades (per exemple, les referències d’articles en una factura). L’opció del menú Dades\Validació us permet generar una llista desplegable que us ofereixi les diverses opcions o limitar el nombre de caràcters que pugui contenir una cel·la; també podeu dissenyar missatges d’ajuda i advertència.
!! Visualitzeu el vídeo Validació de dades en la secció web “Recursos de contingut”.
Aplicacions informàtiques
20
L’opció Validació de dades és molt útil quan heu d’introduir les mateixes dades en un grup de cel·les. També us facilita la feina i us ofereix l’oportunitat d’assegurar-vos que les dades introduïdes seran les correctes.
1.2. Format de les cel·les Per tal d’obtenir uns resultats satisfactoris, podeu personalitzar el full de càlcul, ja que així oferirà un format més professional. Els canvis de format no afecten la informació que conté el llibre de treball, solament afecten la visualització en la pantalla i la impressió del document. Podeu aplicar o modificar el format de les cel·les mitjançant els elements següents: • Anant al menú Format\Cel·les. • Seleccionant la cel·la i activant l’opció Format del menú contextual. • Anant a l’opció Format de la barra d’eines que es mostra en la figura 4.
Figura 4. Barra d’eines Format
Des de la fitxa Format de cel·les, podeu modificar el contingut i l’aspecte amb les pestanyes Número, Alineació, Tipus de lletra, Vores, Trames i Protecció.
1.2.1. Format Número La pestanya Número us ofereix la possibilitat de canviar el format de les dades numèriques del full de càlcul. En la figura 5, podeu veure les opcions que us ofereix aquesta fitxa. En l’apartat Categoria hi ha unes opcions que, quan se seleccionen, generen mes informació: per exemple, en l’opció Número, podeu triar les posicions decimals, triar si voleu utilitzar separadors de milers, i triar el format dels nombres negatius. L’apartat Exemple us mostra com quedarà el contingut de la cel·la quan accepteu els canvis.
Excel
Aplicacions informàtiques
21
Figura 5. Pestanya Número
1.2.2. Format Alineació Per realitzar alineacions senzilles com esquerra, dreta o centrat, podeu utilitzar els botons de la barra d’eines. Per realitzar modificacions més acurades, anireu a la pestanya Alineació de la fitxa Format de les cel·les. Figura 6. Pestanya Alineació
Com veieu, la pestanya Alineació de la figura 6 mostra dos menús desplegables per poder alinear el contingut de la cel·la de diferents maneres: horitzontalment o verticalment.
Excel
Aplicacions informàtiques
22
Excel
En l’àrea Orientació, podeu diferenciar el contingut d’una cel·la clicant sobre la forma vermella i arrossegant-la amb el ratolí en el sentit que voleu donar al text. Quan en una cel·la s’introdueix més text del que l’espai d’aquesta permet visualitzar, es pot ajustar el text en diverses línies, reduir-lo fins que s’ajusti, la qual cosa donarà com a resultat que la mida del contingut es farà més petita perquè ocupi l’amplada de la columna. També es poden combinar cel·les. Aquesta última opció combina dos o més cel·les en una de sola; en aquest cas, la referència o nom de la cel·la combinada serà la primera cel·la superior esquerra seleccionada.
La pestanya Alineació del quadre de diàleg Format de les cel·les us ofereix diverses opcions per modificar la posició de les dades dins una cel·la o grup de cel·les.
1.2.3. Format Tipus de lletra Per canviar el tipus de font i la seva aparença, utilitzareu les eines de la pestanya Tipus de lletra que teniu en la figura 7. Figura 7. Pestanya Tipus de lletra
Tipus de lletra
Com veieu en la figura 7, quan sou en aquesta finestra podeu canviar el tipus, estil, mida i color de la lletra, i el tipus de subratllat; també podeu donar efectes al text, i sempre podreu observar la visualització prèvia de les modificacions que realitzeu.
Les fonts que mostra la pestanya Tipus de lletra depenen del tipus d'impressora instal·lada i de les fonts del mateix sistema.
Aplicacions informàtiques
23
Excel
1.2.4. Format Vores Per realitzar un disseny àgil i més senzill, podeu afegir i treure vores amb els botons de la barra d’eines Format, però per distingir més el vostre treball, la pestanya Vora del quadre de diàleg Format de les cel·les que es mostra a continuació en la figura 8 us ofereix més possibilitats. Figura 8. Pestanya Vora
Les opcions que ofereix aquesta pestanya i que permeten posar o modificar vores són les següents: • Predefinit. Permet donar l’ordre que no hi hagi vores, posar vores exteriors o posar vores interiors. • Línia. Per diferenciar el resultat de la vostra feina en el full de càlcul, podeu triar l’estil i el color de la vora. • L’àrea de vora. Quan heu seleccionat l’estil i el color de la vora, feu clic en els costats de la cel·la on voleu crear o modificar la vora. També els podeu treure fent clic amb el ratolí a sobre del costat que no voleu.
1.2.5. Patrons Si voleu assignar a una cel·la o grup de cel·les un color de fons diferent del predeterminat, des de la fitxa Patrons podreu triar el color i seleccionarlo com a tramat. Abans d’acceptar els canvis es visualitza la mostra.
Algunes d’aquestes modificacions també es poden realitzar amb els botons de la barra d’eines de Format.
Aplicacions informàtiques
24
1.2.6. Protecció de dades Perquè el contingut especialment important d’una cel·la o grup de cel·les no es pugui modificar, aquestes es poden bloquejar.
L’acció de bloqueig de les cel·les es realitza des de la pestanya Protecció, de la fitxa Format de les cel·les, però heu de tenir en compte que el bloqueig no serà efectiu si abans no s’ha protegit el full des del menú Eines\Protegeix\Protegeix el full o Eines\Protegeix\Protegeix el llibre.
Des de la pestanya Protecció, també podeu ocultar el contingut d’una cel·la.
1.2.7. Files i columnes En aquest apartat, aprendreu a modificar l’alçada i l’amplada de les files i columnes del full de càlcul, i realitzareu aquests canvis des de l’opció del menú Format\Fila o Format\Columna. Una fila de l’Excel té habitualment una alçada de 12,75 (17 píxels). Podeu modificar aquesta alçada de diferents maneres: • Situeu el punter del ratolí entre dues files de l’encapçalament, feu clic i arrossegueu el punter fins a l’alçada que vulgueu. • Des del menú Format\Fila\Alçada, podeu modificar la mida manualment introduint l’alçada que voleu. • Des del menú Format\Fila\Ajusta automàticament, podeu adaptar l’alçada de la fila al contingut de la cel·la seleccionada. Una columna de l’Excel té habitualment una amplada de 10,71 (80 píxels). La podeu modificar de diferents maneres: • Amb el ratolí, situeu-vos entre dues columnes de l’encapçalament, feu clic i arrossegueu el cursor fins a obtenir l’amplada desitjada. • Des del menú Format\Columna\Amplada. • Des del menú Format\Columna\Ajusta automàticament la selecció. En aquest cas, l’amplada de la columna s’ajusta al contingut de la cel·la seleccionada.
Excel
Aplicacions informàtiques
25
Des del menú Format\Files o Format \Columnes, podeu modificar l’alçada o amplada de les files o columnes respectivament. També ho podeu fer des dels encapçalaments. Una altra opció és des del menú contextual.
Per ocultar files o columnes, primer les heu de seleccionar i heu de realitzar l’acció des del menú Format\Fila\Amaga o Format\Columna\Amaga. Per tornar-les a mostrar, seguiu els mateixos passos però activeu l’opció Mostra.
1.2.8. Opció Format automàtic L’aplicació us ofereix uns formats predefinits on podeu triar entre diversos models i, així, canviar d’una manera ràpida l’aparença del full de càlcul. Abans d’executar l’acció, heu de seleccionar l’àrea del full de càlcul que es veurà afectada per aquest canvi. Una vegada seleccionades les cel·les, aneu al menú Format\Format automàtic i escolliu el tipus de format. A més, teniu el botó Opcions, que us ofereix la possibilitat d’aplicar aquest format als nombres, a les vores, al tipus de lletra, als patrons, a l’alineació, a l’amplada i a l’alçada.
1.3. Els fulls d’un llibre de l’Excel Els arxius de l’Excel s’anomenen llibres de treball. Cada llibre de treball pot estar format per diversos fulls de càlcul. Per defecte, hi ha fulls per cada llibre, i les pestanyes de cada full es visualitzen en la part inferior de l’àrea de treball.
1.3.1. Canviar el nom a un full de càlcul Per defecte l’Excel anomena, els fulls, Full1, Full2, Full3. Per la vostra comoditat i perquè les tasques ho poden requerir, molt sovint podeu donar un nom específic a cada full de càlcul. Per canviar el nom, teniu diferents opcions: • Clicar dues vegades a sobre de la pestanya del full i escriure el nom directament.
Excel
Aplicacions informàtiques
26
• Des del menú Format\Full, canviar el nom, ocultar el full (les dades no s’esborren), mostrar el full amagat, triar un fons per al full de càlcul i canviar el color de la pestanya. • Situar-vos a sobre de la pestanya del full i, des del menú contextual, activar diferents opcions.
1.3.2. Afegir fulls a un llibre Per defecte, l’Excel us ofereix tres fulls de càlcul per llibre. Si voleu afegir fulls, podeu anar al menú Eines\Opcions\General, i en l’opció Fulls al llibre de treball nou podeu incrementar el nombre de fulls. Si voleu afegir fulls al llibre de treball actiu, aneu al menú Inserció\Full de càlcul, d’aquesta manera apareixerà un nou full que, a més, es converteix en el full actiu.
1.3.3. Moure un full Per canviar l’ordre d’un full dins del llibre actual, feu clic sobre la pestanya i arrossegueu-la al lloc on el voleu situar. També podeu moure un full des del menú Edició\Desplaça o copia el full. En aquest moment, surt un quadre de diàleg similar al de la figura 9 que us permet desplaçar o copiar un full. Figura 9. Desplaçament o còpia d’un full
Excel
És recomanable que els fulls de càlcul d’un llibre de l’Excel tinguin un nom relacionat amb el contingut.
Aplicacions informàtiques
27
Podreu traslladar el full actiu a un altre llibre o deixar-lo en el mateix llibre i canviar l’ordre dels fulls en tots dos casos.
1.3.4. Copiar un full El menú Edició\Desplaça o copia el full també ofereix la possibilitat de copiar-ne el contingut: se selecciona primer el full a copiar i, després, es decideix en quin lloc s’enganxarà la còpia. Per obtenir la còpia, heu d’activar la casella de Crea una còpia. També es pot realitzar la còpia amb el ratolí, prement la tecla Ctrl al mateix temps que cliqueu a sobre de la pestanya del full, i arrossegant-lo fins al lloc desitjat. Per obtenir el resultat, heu d’alliberar el botó del ratolí abans de deixar de prémer la tecla Ctrl.
1.3.5. Suprimeix un full Per suprimir un full, se selecciona l’opció Suprimeix del menú contextual i es clica a sobre. També el podeu suprimir des del menú Edició\Suprimeix, després de seleccionar el full.
1.3.6. Seleccionar fulls
Quan es realitzen modificacions que afecten més d’un full de càlcul, es poden seleccionar i es pot realitzar el canvi alhora, tenint present que aquests canvis poden substituir dades dels altres fulls.
Per seleccionar un full, feu clic amb el ratolí. Per seleccionar diversos fulls contigus, feu clic en el primer full, premeu la tecla Maj, i feu clic en l’últim full. Per seleccionar diversos fulls que no són contigus, feu clic en el primer full, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, seleccioneu la resta de fulls. Per seleccionar tots el fulls, feu clic a sobre de qualsevol full, activeu el menú contextual, i trieu l’opció Selecciona tots els fulls.
1.3.7. Vincular fulls d’un mateix llibre Un llibre de treball pot tenir diferents fulls. La informació d’aquests fulls pot estar relacionada i en algun moment de la vostra tasca podeu necessitar utilitzar dades que són en un altre full del mateix llibre.
Excel
Aplicacions informàtiques
28
Excel
Per utilitzar cel·les d’altre full en el full actiu, no podeu posar solament el nom de la referència, sinó que n’heu d’indicar la procedència. Això ho fareu posant, al davant del nom de la cel·la, les paraules Full1!, Full2!... o el nom que tingui el full. Exemple de vinculació de dades de fulls diferents d’un mateix llibre Teniu dades en el Full1 i en el Full2 d’un llibre de treball. Full1 actiu: necessiteu sumar les cel·les A23 i B35 del Full1; en la barra de fórmules escriurem =A23+B35. Full1 actiu: necessiteu sumar les cel·les A23 del Full1 i C32 del Full2; en la barra de fórmules escriurem =Full2!C32+A23.
Quan utilitzeu dades d’altres fulls heu de posar, al davant de la referència de cel·la, el nom Full1!, tenint en compte que si el full1 s’anomenés Clients, posaríeu Clients! davant del nom de la cel·la.
1.3.8. Immobilitzar subfinestres Pot passar que les dades que contingui un full de càlcul facin que aquest sigui molt extens i que els títols de referència que teniu en les files i columnes per introduir dades desapareguin de l’àrea visible de la pantalla. En aquest cas, per mantenir a la vista els títols dels encapçalaments de les files i columnes, l’Excel us ofereix la possibilitat d’immobilitzar-los de tal manera que podeu visualitzar o introduir dades en el full de càlcul sense perdre de vista els títols de referència. Per immobilitzar els títols d’una fila, us heu de situar en la fila inferior immediata. Per immobilitzar els títols d’una columna, us heu de situar en la columna de la dreta. Per immobilitzar títols de files i columnes, us heu de situar en la cel·la de just a sota de la fila i a la dreta de la columna que voleu immobilitzar.
En tots tres casos, una vegada situats, aneu al menú Finestra\Immobilitza subfinestres (vegeu el vídeo explicatiu anomenat Immobilitzar subfinestres en l’espai web “Recursos de contingut”). El primer resultat visible seran unes línies negres que delimiten la zona que queda immobilitzada. En desplaçar-vos, veureu que els encapçalaments no es mouen. Per anul·lar la immobilització, aneu al menú Finestra\Mobilitza subfinestres.
!! Visualitzeu el vídeo Immobilitzar subfinestres en la secció web “Recursos de contingut”.
Aplicacions informàtiques
29
2. Fórmules i funcions
L’Excel és una aplicació amb la qual podeu realitzar des de petits càlculs fins a càlculs complexos mitjançant la utilització de fórmules i funcions. Les fórmules us permetran obtenir resultats a partir d’uns valors ja introduïts en el full de càlcul. Les funcions us ofereixen la possibilitat d’incloure càlculs predefinits en el full de càlcul.
2.1. Fórmules
Una fórmula és una equació que permet realitzar càlculs utilitzant els valors que conté el full de càlcul actiu o un altre full de càlcul del mateix llibre de l’Excel.
Els càlculs poden ser des de suma, resta, multiplicació, divisió i potències fins a càlculs financers o estadístics i comparació de valors.
2.1.1. Sintaxi d’una fórmula Una fórmula és una expressió que s’escriu en una cel·la i que ha de complir uns requisits: • Sempre ha de començar pel signe igual (=). • Pot contenir text, nombres o referències de cel·les. • Utilitza operadors que es poden combinar amb parèntesis o no, segons el resultat que es vol obtenir. Exemples de fórmules =SUMA(A1:B5); en aquesta fórmula s’ordena la suma del contingut de les cel·les A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 i B5. =A5+A6; en aquesta fórmula s’ordena la suma dels valors de la cel·la A5 i A6. =(A5*A8)/2; aquesta fórmula multiplicarà el valor de la cel·la A5 pel valor de la cel·la A8, i el resultat el dividirà per 2. =”Vendes”-“Compres”; aquesta fórmula restarà el contingut de la cel·la anomenada Vendes del contingut de la cel·la anomenada Compres.
Excel
30
Aplicacions informàtiques
Excel
2.1.2. Operadors tipus
Una fórmula o funció pot combinar operadors. Aquests poden ser de diferents tipus: operadors aritmètics, operadors de comparació i operadors de referència.
Els operadors aritmètics són els que permeten realitzar les operacions bàsiques. Els podeu veure en la taula 2. Taula 2. Operadors aritmètics Signe
Operació
Exemple
+
Suma
=A5+A6
-
Resta
=A5-A6
*
Multiplicació
=A5*A6
/
Divisió
=A5/A6
%
Percentatge
5%
^
Exponent
4^3 (4 elevat a 3)
Els operadors de comparació us serviran, com ho indica el seu nom, per comparar valors dins una fórmula o funció. Els teniu en la taula 3. Taula 3. Operadors de comparació
Signe
Comparació
=
Igual a
>
Més gran que
<
Més petit que
>=
Més gran o igual que
=20;B5=20;B5=40);”Té més de vint anys”;”Té menys de 20 anys”) =SI(O (VALOR LÒGIC;VALOR LÒGIC2);VERDADERO;FALSO) En aquest cas, d'una llista amb edats entre els 0 i els 40 anys, volem fer distinció entre els que tenen més de 20 anys i els que tenen menys de 20 anys, de manera que si es compleix algun dels arguments, és a dir que B5 sigui superior o igual a 20 o igual a 40, ens retornarà “Té més de vint anys”; en canvi, si la cel·la B5 conté un valor inferior a 20 ens retornarà “Té menys de 20 anys”, ja que els arguments lògics són falsos.
Funcions financeres Abans de començar a explicar les funcions financeres, us heu de fer una idea dels arguments que hi haureu d’incloure i que solen ser els següents: • TASA. Tipus d’interès. • NPER. Nombre de pagaments constants en què està dividida una inversió. Aquest argument i l’anterior han d’estar expressats en el mateix període de temps: anual, semestral... • PAGO. Pagament periòdic. L’efectiu que es paga en l’apartat arguments de la fórmula es representa en nombres negatius. • VA. Valor actual d’una inversió de pagaments constants i periòdics. • VF. Valor final, és a dir el que es lliura al final d’una operació. • TIPO. Indica si és el principi del període de pagament (1) o el final (0). • PERIODO. És el temps calculat del pagament. Una vegada coneguts els possibles arguments que utilitzareu en l’elaboració de les funcions financeres, se n’expliquen algunes:
La funció VF retorna el valor futur d’una inversió d’interès constant. =VF(TASA;NPER;PAGO;VA;TIPO)
Exemple de la funció VF Per calcular el valor final que quedaria després de realitzar tots els pagaments d’un crèdit al 8% anual, a retornar en 4 anys (12 mensualitats cada anualitat), el pagament mensual serà de –200 €. =VF(8%/12;4*12;-200) El resultat retornat és 11.269,98 €, que és el valor futur de la inversió.
La funció NPER calcula el nombre de pagaments constants d’una inversió a interès constant. =NPER(TASA;PAGO;VA;VF;TIPO)
Exemple de la funció NPER Càlcul del nombre de pagaments que es realitzarà en una inversió al 8% anual, de 5.000 €, amb un pagament mensual de –200 € al principi del període de pagament.
Arguments de les funcions Els arguments de les funcions financeres que estan en negreta són els imprescindibles perquè la funció retorni el valor correcte.
39
Aplicacions informàtiques
=NPER(8%/12;-200;5000;;1) El resultat és 27,24 pagaments.
La funció TASA calcula la taxa d’interès necessària perquè la quantitat VA es transformi en VF en el període indicat. ESTIMAR és la suposició de la taxa d’interès. =TASA(NPER:PAGO;VA;VF;TIPO;ESTIMAR)
Exemple de la funció TASA Calcularem quin serà l’interès anual d’un crèdit de 6.000 €, a retornar en 4 anys i amb un pagament mensual de –150 €. =TASA(4*12;-150;6000)*12 El resultat és 9%. S’han multiplicat per 12 els 4 anys per tenir el nombre de períodes de pagament, i s’ha multiplicat també per 12 el resultat per obtenir el tipus d’interès anual.
La funció VA retorna el valor actual d’una inversió. =VA(TASA;NPER;PAGO:VF:TIPO)
Exemple de la funció VA En un préstec personal, es vol saber quina serà la quantitat actual que es retornarà, el tipus d’interès és del 10%, el període és 8 anys i el pagament mensual serà de –250 €. =VA(10%/12;8*12;-250) El valor retornat és de 16.475,37 €.
La funció PAGO retorna el valor corresponent al pagament d’una inversió. =PAGO(TASA;NPER;VA;VF;TIPO)
Exemple de funció financera PAGO I ABS Per calcular la quota anual que es pagaria per amortitzar un crèdit de 12.000 € en 10 anys a un 6% anual. Amb l’auxiliar de funcions introduiríeu les dades i quedaria la fórmula següent: =PAGO(6%;10;12000) El resultat seria –1.630,42. Surt amb signe negatiu perquè és la quantitat que la persona que ha sol·licitat el crèdit haurà de lliurar cada període d’amortització, en aquest cas cada any.
Excel
40
Aplicacions informàtiques
La funció PAGOINT retorna l’interès que es paga per una inversió durant un temps determinat. =PAGOINT(TASA;PERIODO;NPER;VA;VF;TIPO) Exemple de la funció PAGOINT El resultat que es vol obtenir és el pagament del primer any d’un préstec de valor inicial de 14.000 €, en un període de 3 anys a un interès del 6% anual. =PAGOINT(6%;1;3;14000) Els interessos que es pagaran durant el primer any pugen a –840 €.
La funció ABS retorna el valor absolut d’un nombre, és a dir sense signe. =ABS(NÚMERO)
Exemple de la funció ABS Si introduïu la fórmula =PAGO(6%;10;12000) El resultat seria –1.630,42. Surt amb signe negatiu. Si voleu que el nombre no surti negatiu ni vermell, podeu utilitzar la funció ABS perquè aquesta quantitat surti amb signe positiu. Hauríeu d’introduir la fórmula següent: =ABS(PAGO(6%;10;12000))
Funcions de temps Aquestes funcions us permetran introduir, de manera automàtica, la data i hora actualitzada en el moment en què obriu el document. També permet realitzar càlculs amb dates i hores. Algunes d’aquestes funcions són les següents: La funció HOY retorna la data actual, que serà la que tingui registrada l’ordinador. =HOY()
Aquesta funció no necessita argument, i els parèntesis han d’estar buits i sense espais en blanc.
La funció AHORA retorna la data i hora actual, que correspon a les que tingui registrades l’ordinador. =AHORA()
Excel
41
Aplicacions informàtiques
Excel
Aquesta funció no necessita argument, i els parèntesis han d’estar buits i sense espais en blanc. Aquestes dues funcions actualitzaran els seus valors en el moment en què obriu els documents que les continguin.
La funció DIAS360 calcula el nombre de dies que hi ha entre dos dates comptant els mesos de 30 dies i els anys de 360 dies. =DIAS360(DATAINICIAL;DATA FINAL)
Exemple de la funció DIAS360 Si la cel·la A1 conté el valor 09/02/2007 i la cel·la B1 conté el valor 19/08/2007, en la cel·la B2 ha de sortir el resultat dels dies que han transcorregut entre aquestes dues dates. En la cel·la B2 s’introdueix la funció =DIAS360(A1;B1). El resultat d’aquest càlcul és 190 dies.
Funcions de cerca Són funcions molt útils per cercar valors en fulls de càlcul on podeu tenir moltes dades. Us permetran buscar dades en columnes i en files, i comptar columnes i files.
Utilitzareu la funció BUSCARV quan tingueu les dades organitzades per columnes, i busqueu una dada equivalent en una columna d’un rang que haureu d’especificar.
=BUSCARV(VALORCERCAT;RANG;COLUMNA;FALSO) FALSO vol dir que ha de buscar el valor cercat exacte en el rang que hem assenyalat. =BUSCARV(VALORCERCAT;RANG;COLUMNA;VERDADERO) VERDADERO vol dir que buscarà el valor més aproximat que sigui més petit que el del valor cercat. Les dades del rang de cerca han d’estar ordenades. En la figura 15, teniu un exemple amb les funcions de cerca de valors BUSCARV amb l’opció FALSO, i en la figura 16 teniu el mateix exemple amb els resultats que retorna. Anàlisi de la fórmula de la cel·la B13. S’està cercant el valor contingut en la cel·la A13, en el rang de cel·les A1:C9 (el posem amb referència absoluta per poder copiar la fórmula sense que es modifiqui el rang). Es tracta que
Valors de rang de cerca Els valors del rang de cerca poden ser en el mateix full (per exemple, a sota de les dades que volem imprimir). Aquestes dades normalment no s’imprimeixen. També poden ser en un altre full de càlcul del mateix llibre de l’Excel.
Aplicacions informàtiques
42
ens torni el valor corresponent de la columna 2 d’aquest rang i, a més, se li està indicant amb l’opció FALSO, és a dir, se li està indicant que sigui el valor exacte. Figura 15. Exemple de la funció BUSCARV amb cerca del valor exacte (FALSO)
Anàlisi de la fórmula de la cel·la C18: El que es vol és que retorni el valor corresponent a les unitats venudes del primer trimestre de dos articles; per tant, es busca el valor de la cel·la A2 en el rang de cel·les A1:C9. El valor de retorn és en la columna 3 d’aquest rang i, indicant FALSO, s’indica que el valor ha de ser l’exacte. Els resultats els podeu veure en la figura 16 que teniu a continuació. Figura 16. Resultats de la funció BUSCARV, valor exacte
En la figura 17, teniu un exemple de la funció BUSCARV amb l’opció VERDADERO. Cercarà el valor més aproximat que sigui més petit que el del valor cercat. Les dades del rang de cerca han d’estar ordenades. En la figura 18, teniu el mateix exemple amb els resultats que retorna la funció.
Excel
Aplicacions informàtiques
43
Figura 17. Exemple de la funció BUSCARV amb cerca del valor aproximat (VERDADERO)
El funcionament de la funció és el mateix, però amb l’opció VERDADERO surt el valor aproximat si el valor que se cerca no es troba en el rang de cerca. Figura 18. Resultats de la funció BUSCARV valor aproximat
Utilitzareu la funció BUSCARH quan tingueu les dades organitzades per files i busqueu una dada equivalent en una fila d’un rang que haureu d’especificar.
Excel
Aplicacions informàtiques
44
=BUSCARH(VALORCERCAT;RANG;FILA;FALSO) =BUSCARH(VALORCERCAT;RANG;FILA;VERDADERO) Els arguments de FALSO o VERDADERO funcionen de la mateixa manera que en la funció BUSCARV. En la figura 19, teniu un exemple de la funció BUSCARH amb les opcions VERDADERO i FALSO. Les dades del rang de cerca han d’estar ordenades perquè l’argument VERDADERO funcioni. En la figura 20, teniu el mateix exemple amb els resultats que retorna la funció. Figura 19. Exemple de la funció BUSCARH
Figura 20. Resultats de la funció BUSCARH
Excel
45
Aplicacions informàtiques
En la fórmula de la cel·la B3, teniu la funció BUSCARH que indica que es realitzi la cerca del valor d’A3 en el rang B19:E20. Per trobar el codi del client que es troba en la fila 2 d’aquest rang, ha de ser el valor exacte. La fórmula de la cel·la B9 té les mateixes característiques. En la fórmula de la cel·la B5, la funció BUSCARH indica que es realitzi la cerca del valor que conté la cel·la B4 en el rang B15:F16, en la fila segona. Per trobar el percentatge de descompte que correspon al client per les unitats que se li han venut, i com és molt difícil que hagi comprat el nombre exacte al qual correspon el descompte, utilitzem l’opció VERDADERO, que ens aproxima al valor buscat.
La funció COLUMNAS compta el nombre de columnes que conté la matriu que hi ha en l’argument. =COLUMNAS(Matriu)
Exemple de la funció COLUMNAS =COLUMNAS(A5:H8) El resultat que retorna la funció és 8.
La funció FILAS compta el nombre de files que conté la matriu que hi ha en l’argument. =FILAS(Matriu)
Exemple de la funció FILAS =FILAS(A5:H8) En aquest cas, el resultat que retorna la funció és 4.
Funcions de text Les funcions de text us permeten modificar qualsevol text introduït en el full de càlcul o establir un format predeterminat en un text que introduireu.
La funció MAYUSC converteix totes les lletres minúscules del text en majúscules. =MAYUSC(TEXT)
Excel
46
Aplicacions informàtiques
Excel
La funció MINUSC converteix totes les lletres majúscules del text en minúscules. =MINUSC(TEXT)
En aquestes funcions, en l’argument podeu escriure text (entre cometes) o fer referència a una cel·la.
Funcions estadístiques De manera general, les funcions estadístiques realitzen les operacions sobre grups de nombres. Entre d’altres, teniu les següents: • Funció PROMEDIO
La funció PROMEDIO calcula la mitjana aritmètica dels nombres, referències de cel·les o rangs de cel·les que hi ha entre parèntesis. =PROMEDIO(número1;número2,...)
Teniu exemples d’aquesta funció amb referències de cel·les, nombres i rang de cel·les en la figura 21, i en la figura 22 teniu els resultats obtinguts. Figura 21. Exemples de la funció PROMEDIO
Figura 22. Resultat dels exemples de la funció PROMEDIO
47
Aplicacions informàtiques
• Funcions MAX i MIN
La funció MAX retorna el valor màxim d’una llista de nombres. =MAX(NÚMEROS) La funció MIN retorna el valor mínim d’una llista de nombres. =MIN(NÚMEROS)
Podeu posar, a l’argument NÚMEROS, cel·les o rang de cel·les. En la figura 23, teniu exemples de les funcions MAX i MIN, i en la figura 24 teniu els resultats obtinguts. Figura 23. Exemples de les funcions MAX i MIN
Figura 24. Resultats obtinguts
• Funció CONTAR.SI
La funció CONTAR.SI compta les cel·les d’un rang que coincideixin amb la condició que s’ha donat en l’argument. =CONTAR.SI(RANG;CONDICIÓ)
Excel
48
Aplicacions informàtiques
• Funció MEDIANA La funció MEDIANA retorna el nombre que es troba al mig d’una llista de nombres, és a dir, la meitat dels nombres de la llista són més grans, i l’altra meitat són més petits, que el nombre que retorna aquesta funció. =MEDIANA(RANG) La funció MODA retorna el valor que més es repeteix en un grup de cel·les. =MODA(RANG)
En la figura 25, teniu exemples de la funció CONTAR.SI, MEDIANA i MODA, i en la figura 26 teniu els resultats obtinguts. Figura 25. Exemples de les funcions CONTAR.SI, MEDIANA i MODA
Figura 26. Resultats de les funcions
La funció introduïda en la cel·la A11 compta quantes vegades es repeteix en el rang A1:A9 el número 20. El resultat és 2, com mostra la figura 26. La funció introduïda en la cel·la A13 compta quantes vegades es repeteix en el rang B1:B7 el codi A001. El resultat és 4, com mostra la figura 26. La funció introduïda en la cel·la A15 retorna el nombre que hi ha al mig de la llista del rang A1:A9 i que té els mateixos nombres més grans que el resultat i els mateixos nombres més petits que el resultat. El resultat és 40. La funció introduïda en la cel·la A17 retorna el valor que més es repeteix en el rang de cel·les A1:A9, que en aquest cas és el nombre 20.
Excel
Aplicacions informàtiques
49
3. Gràfics, configuració de pàgina i altres opcions
Amb l’Excel podreu realitzar gràfics per presentar visualment la informació amb claredat. Els valors de les cel·les apareixen en el gràfic en forma de columnes, línies, barres…, i es diferencien pel seu color o disseny. Per modificar el format del full de càlcul des de Fitxer\Format de pàgina, podreu canviar l’orientació de la pàgina, els marges, centrar la taula en el full, posar capçaleres i peus, ordenar les pàgines d’impressió, entre d’altres opcions, visualitzant el resultat abans d’imprimir el document. L’Excel també permet administrar una llista de dades, de manera que les podreu ordenar aplicant criteris determinats i filtres per realitzar la cerca de valors. També podeu integrar en un document de Word una taula de l’Excel i modificar aquestes dades des del tractament de text.
3.1. Gràfics
Un gràfic és una representació visual de les dades que pot contenir un full de càlcul. L’Excel us permet triar el tipus que més s’adapti a les vostres necessitats i compleixi els objectius que us heu marcat.
Amb els tipus de gràfics bàsics, podeu representar qualsevol informació. Aquests són els següents: • Gràfic de línies. Serveix per mostrar l’evolució en el temps dels valors que es representen. • Gràfic circular. És molt útil quan el resultat que es vol obtenir és comparatiu. • Gràfic de barres o columnes. S’utilitzen per observar l’evolució d’una sèrie de dades de manera individual. Hi ha més tipus de gràfics: àrea, dispersió, anelles, superfície…
3.1.1. Elements del gràfic Quan feu el plantejament de dissenyar un gràfic, heu de saber quines dades voleu utilitzar, quin tipus de gràfic s’adapta millor a les vostres neces-
Excel
Aplicacions informàtiques
50
sitats… Per obtenir un treball òptim i satisfactori, primer heu de distingir alguns dels elements que formen part d’un gràfic. En la figura 27, teniu la imatge d’un gràfic i, a continuació, teniu una petita explicació de cadascuna de les parts que hi podeu trobar: • Títol del gràfic. És com s’anomena el gràfic. • Sèrie de dades. Són les dades que heu seleccionat representades en el gràfic. • Llegenda. És un quadre que ens dóna informació sobre el contingut de les dades representades. • Eix de categories. Correspon a les dades de l’eix X (horitzontal). • Eix de valors. Correspon a les dades de l’eix Y (vertical). • Línies de divisió. Són les línies horitzontals o verticals sobre les quals es va creant el gràfic. • Etiquetes de dades. Són les dades que poden aparèixer en el gràfic sobre cadascuna de les sèries. • Taula de dades. Són dades del full de càlcul que heu seleccionat per crear el gràfic. • Àrea de traçat. Superfície on es representen les sèries de dades. Figura 27. Elements del gràfic
Excel
Aplicacions informàtiques
51
Excel
3.1.2. Crear un gràfic
Quan es crea un gràfic, l’Excel disposa d’un assistent que guia d’una manera fàcil. Mitjançant el menú Inserció\Gràfic, s’activa l’auxiliar, i també amb el botó corresponent de la barra d’eines.
Seguireu l’explicació sobre com es crea un gràfic mitjançant unes dades introduïdes en un full de càlcul. Les dades són les que hi ha en la imatge de la figura 28. Figura 28. Dades per realitzar un gràfic (exemple)
En l’exemple, es crearà un gràfic de columnes en què es diferenciaran les dades del primer semestre i les del segon semestre per zones de venda. Primer de tot, se seleccionen les cel·les corresponents al rang A2:C6. Després s’activa l’auxiliar mitjançant el botó Gràfics del menú de la barra d’eines o des del menú Inserció\Gràfic. Surt la finestra corresponent a l’auxiliar de gràfics, en concret el pas 1 dels quatre que hi ha. En la figura 29 us hi podeu fixar. Figura 29. Pas 1: tipus de gràfic
Botó Gràfics. Activa l’auxiliar de gràfics
Aplicacions informàtiques
52
Excel
Heu de triar el tipus de gràfic que voleu. En aquest cas, és el primer subtipus dels gràfics tipus columna. La pestanya Tipus personalitzats us ofereix més tipus de gràfics. Si cliqueu en el botó Mantingueu-lo premut per veure l’exemple, veureu com comença a quedar el gràfic que s’està creant. Quan cliqueu en Endavant, us sortirà el pas 2 de l’auxiliar de gràfics que té l’aspecte de la figura 30. Figura 30. Pas 2: dades d’origen del gràfic
Si us interessa canviar l’interval de dades, ho podríeu fer en aquest pas. També es pot canviar el nom de les sèries que hi ha en la llegenda des de la pestanya Sèries o afegir més dades en el gràfic (una altra sèrie). Fent clic a Endavant, apareix el pas 3 de l’auxiliar: Opcions de gràfic. En la figura 31, es veuen algunes de les possibles modificacions: • En la pestanya Títols, es pot afegir títol al gràfic i posar nom als eixos del gràfic. • En la pestanya Eixos, es poden fer desaparèixer els eixos. • La pestanya Línies de quadrícula ofereix la possibilitat de visionar algunes línies de divisió, totes o cap. • La pestanya Llegenda es pot amagar o canviar d’ubicació. • En la pestanya Etiqueta de dades, es pot col·locar el valor exacte damunt de cada sèrie, o fer que aparegui el nom de la sèrie o la categoria.
!! En el vídeo Elaboració d’un gràfic de l’apartat web "Recursos de contingut", podeu seguir els passos per crear un gràfic circular.
Aplicacions informàtiques
53
• En la pestanya Taula de dades, hi ha l’opció de mostrar la taula de dades i les claus de la llegenda. Figura 31. Pas 3: opcions del gràfic
Ja ha finalitzat el disseny del gràfic. Ara s’ha de decidir si aquest s’inserirà en el mateix llibre i indicar en quin full (Full1, Full2...), o si se situarà en un full nou. En el cas de l’exemple, es clica sobre l’opció d’inserir el gràfic en el Full1 del llibre actiu, com veureu en la figura 32. Figura 32. Pas 4: ubicació del gràfic
Ara només queda clicar el botó Final i s’insereix el gràfic. En podreu manipular la grandària com un objecte. El resultat el teniu en la figura 33. Figura 33. Resultat del gràfic de l’exemple
Excel
Aplicacions informàtiques
54
3.1.3. Canviar l’aspecte d’un gràfic Tots els elements d’un gràfic es poden modificar. Primer se selecciona l’objecte a modificar i, des del menú Format, es realitzen els canvis oportuns: podeu canviar el tipus i orientació de les paraules dels eixos o de la llegenda, canviar els colors de les sèries, modificar el títol, canviar l’aspecte de l’àrea de traçat...
Aquests canvis també es poden portar a terme mitjançant la barra d’eines Gràfic (vegeu la figura 34). Si no la teniu visible, la podeu activar des del menú Visualització\Barra d’eines\Gràfic. Figura 34. Barra d’eines Gràfic
3.2. Configuració de pàgina Des del menú Format\Cel·les, es pot canviar l’aspecte del full de càlcul modificant les cel·les en color, grandària, tipus de lletra, vores, files, columnes... Quan s’ha de modificar l’aspecte general de tot el full de càlcul que després s’imprimirà, s’utilitza l’opció Fitxer\Format de pàgina.
A continuació, es detallen les opcions que l’Excel ofereix per modificar el full de càlcul abans d’imprimir-lo.
3.2.1. Pàgina Des del menú Fitxer\Format de pàgina, s’obre la finestra que teniu en la figura 35. En aquest cas, la primera pestanya que surt per defecte és Pàgina, des de la qual es pot fer el següent: • Canviar l’orientació de la pàgina (horitzontal o vertical). • Ajustar les dades a l’escala segons les necessitats, utilitzar els percentatges o donar l’ordre que l’aplicació ajusti les dades perquè surtin en un nombre de pàgines d’amplada per un nombre determinat de pàgines d’alt.
Excel
Aplicacions informàtiques
55
• Indicar també, si és necessari, la mida i qualitat del paper i quin serà el primer número de pàgina. • Els botons Imprimir i Vista preliminar equivalen a les accions del menú Fitxer\Imprimir i Fitxer\Visualització prèvia d’impressió. • El botó Opcions mostra les propietats estàndard establertes per la impressora i varien segons el tipus de la que estigui instal·lada. Figura 35. Format de pàgina\Pàgina
3.2.2. Marges La segona pestanya que us trobeu en la finestra Format de pàgina és Marges, la teniu en la figura 36. Des d’aquí es modifiquen els marges superior, inferior, dret i esquerre. Si el full té capçalera o peu de pàgina, normalment s’indica a quina distància de la vora del paper se situaran. Per centrar les dades en la pàgina de manera automàtica, activeu les caselles Horitzontalment i/o Verticalment. Figura 36. Format de pàgina\Marges
Excel
Aplicacions informàtiques
56
3.2.3. Capçalera i peu de pàgina Des d’aquesta pestanya, es modifiquen la capçalera i el peu de pàgina. Com podeu veure en la figura 37, per defecte, els requadres són buits, a més, el desplegable indica que no hi ha cap capçalera ni cap peu de pàgina. Si obriu el desplegable, surt el que l’Excel ofereix per defecte. També permet personalitzar-los clicant els botons Capçalera personalitzada i Peu personalitzat que porten a una altra finestra que permet col·locar les dades a la dreta, a l’esquerra o al centre de la pàgina amb la possibilitat de donar format al text, inserir número de pàgina, inserir una imatge, l’hora actual... utilitzant els botons adequats. Figura 37. Format de pàgina\Capçalera i peu de pàgina
3.2.4. Full En la pestanya Full que podeu veure en la figura 38, es pot especificar quina zona del full s’imprimirà i amb quines característiques: • En l’opció Àrea d’impressió, s’estableix quin rang de cel·les del full s’imprimiran. Clicant en el botó de la dreta, us traslladeu al full de càlcul i se seleccionaran les dades que es volen imprimir. També podeu escriure el rang directament. • En l’opció Imprimeix els títols, podeu seleccionar una opció per imprimir les mateixes columnes o files com a títols en cada pàgina. • En el requadre Imprimeix, podreu activar, entre d’altres, l’opció perquè les línies de divisió s’imprimeixin, o per imprimir en blanc i negre, o per determinar la qualitat d’esborrany, o per imprimir els encapçalaments de les files (nombres de les files) o de les columnes (lletres de les columnes).
Excel
Aplicacions informàtiques
57
• En el requadre Ordre de les pàgines, podeu indicar la direcció en la qual s’imprimirà el document quan les dades no s’ajusten només a l’espai d’una pàgina. Figura 38. Format de pàgina\Full
3.2.5. Visualització prèvia d’impressió La visualització prèvia és una eina que permet observar amb atenció el full actiu abans d’imprimir-lo. Podeu accedir a aquesta opció des del menú Fitxer\Visualització prèvia d’impressió o bé clicant sobre el botó de la barra d’eines representat per un document amb una lupa. Quan s’activa aquesta opció, apareix la pàgina activa del full de càlcul. La part inferior de la finestra us informa de quin número de pàgina visualitzeu del total que teniu en el full. En la part superior, hi ha uns botons que s’expliquen a continuació: • Podreu avançar i retrocedir amb els botons de la part superior Següent i Anterior, també amb les tecles Av Pàg i Re Pàg del teclat. • Amb el Zoom es pot ampliar o reduir la vista del document. • Amb el botó Imprimeix passeu a la finestra d’impressió del document. • Amb el botó Configura s’activa la finestra Format de pàgina. • El botó Marges mostra les línies dels marges, i de la capçalera i peu de pàgina. Amb el ratolí es modifiquen les distàncies. • En cas de voler tornar al full, cliqueu al botó Tanca.
Excel
Aplicacions informàtiques
58
3.2.6. Impressió La impressió de les dades es realitza mitjançant el menú Fitxer\Imprimeix o clicant sobre el botó de la barra d’eines representat per una impressora. Si accediu des del menú, apareix la finestra que teniu en la figura 39. Si ho feu clicant sobre el botó de la barra d’eines, el document s’imprimirà directament. Figura 39. Impressió des del menú Fitxer
• Impressora: apareixerà el nom de la impressora que teniu instal·lada a l’ordinador. • Interval d’impressió: heu d’indicar si voleu imprimir totes les pàgines o no, i si és així indicar quines pàgines voleu imprimir. • Imprimeix: heu de marcar l’opció que voleu depenent del que voleu imprimir, és a dir, només la selecció que hem fet en el full, els fulls actius o tot el llibre de treball (tots els fulls). • Còpies: indica el nombre de còpies que voleu realitzar.
3.3. Altres opcions L’Excel us ofereix més possibilitats de treball amb fulls de càlcul. En aquest apartat veureu com podeu treballar amb una llista de dades, incloure un full de càlcul en un document Word i com realitzar una macro.
3.3.1. Treballar amb una llista de dades Pot passar que, per organitzar el vostre treball, necessiteu una llista de dades de text o nombres ordenats segons uns criteris que es puguin anar modificant.
Excel
Aplicacions informàtiques
59
Excel
Una llista de dades és una taula de dades emmagatzemades en un full de càlcul. Quan es treballa amb una quantitat d’informació important, l’Excel ofereix possibilitats per tal d’administrar la llista. Una llista està estructurada en files i columnes. Una fila és un registre i una columna és un camp, que és cadascuna de les parts en què està estructurada la informació d’un registre. Per crear una llista en Excel, s’ha de començar per crear les capçaleres de les columnes que seran els noms dels camps, i després s’ha d’emplenar la taula. Per ordenar una llista, podeu utilitzar els botons de la barra d’eines anomenats botons d’ordenació. Primer, us situeu en qualsevol de les cel·les de la columna amb dades que voleu ordenar, i si voleu que aquesta sigui ascendent clicareu sobre el botó A Z; si, al contrari, voleu que sigui descendent clicareu sobre el botó Z A. Amb l’opció del menú Dades\Ordena, es pot ordenar amb més d’un criteri. Si teniu una taula amb moltes dades i voleu treure una llista dels registres que compleixin unes característiques concretes, us situeu en la llista de dades i activeu l’opció del menú Dades\Filtre. Apareixerà una fletxa desplegable sobre cada capçalera de columna, l’heu d’obrir i indicar els criteris. També els podeu personalitzar.
L’opció Ordenar dades permet disposar d’aquestes d’una manera personalitzada i modificar els criteris d’ordenació en qualsevol moment.
3.3.2. Incloure un full de càlcul en el Word Podeu necessitar incloure les dades d’una taula de l’Excel en un document de text. Per no haver-les de copiar de nou, podeu seguir els passos següents: 1) Situeu-vos en el lloc del document de text en què voleu incorporar la taula. 2) Aneu a l’aplicació de l’Excel i seleccioneu les dades de la taula que voleu copiar. 3) Copieu les dades. 4) Torneu al document Word i cliqueu sobre l’opció Edició\Enganxa-ho amb opcions. 5) Si voleu poder modificar les dades de la taula Excel en algun moment, des del document de text heu de triar l’opció Full de càlcul... 6) Una vegada enganxat en el tractament de text, si cliqueu sobre la taula dues vegades, hi podreu entrar i modificar les dades si és necessari.
Botons d’ordenació
Aplicacions informàtiques
60
7) Si voleu copiar les dades en el document de text en format de taula, simplement heu de triar l’opció Enganxa del menú Edició.
Per copiar dades d’un document de text a un document de l’Excel, o una taula de l’Excel a un document de text, s’ha d’anar al menú Enganxa o Enganxa-ho amb opcions.
3.3.3. Macros
Una macro és un conjunt d’operacions que s’executen d’una sola vegada i automàticament, de manera que per obtenir el resultat final no s’han d’executar cadascun dels passos.
Per gravar una macro, heu de seguir els passos següents. En l’exemple que seguireu, es deixa en blanc una factura que conté dades per tal de poder introduir dades noves. Podeu practicar la realització d’aquesta macro amb qualsevol full de càlcul que contingui dades. Recordeu desar-lo en el vostre ordinador abans de fer els canvis que s’expliquen a continuació: 1) Us heu de situar en el full de càlcul que conté la factura. 2) Eines\Macro\Enregistra una macro nova. 3) En el quadre de diàleg que surt, es posa el nom Factura_en_blanc. 4) Podeu posar que s’activi amb la tecla Ctrl i la inicial de la lletra que vulgueu. 5) Emmagatzemeu-la en el full actiu per poder activar-la quan s’obri el document. 6) Ara s’han de fer els passos per obtenir el resultat. En aquest cas, com que la factura conté dades, se suprimeixen i es deixa la factura en blanc (se seleccionen les cel·les que contenen dades i se suprimeixen). 7) Heu de tornar a Eines\Macro\Atura per finalitzar la gravació. Cada vegada que voleu activar la Macro, ho podeu fer així: • Des del menú Eines\Macro\Macros, on sortirà la llista de les macros que teniu gravades, se n’ha de seleccionar una. • Prement la tecla Ctrl més la lletra que s’ha assignat a la macro. • També hi pot haver una imatge associada a la macro que faci de botó i que, en clicar-hi a sobre, s’executi la macro.
Excel