Sistema para la Gestión de Contenidos de la   Comisión de secretarios y Consello de la Xunta

0 Índice 0. Índice

1.Objetivos 2 Á bi d l i 2.Ámbito del sistema 3.Circuito de asuntos

Gestión de contenidos para la Comisión de Secretarios y Consello |  2

1 Objetivos 1. Objetivos Optimización el flujo  p j documental de  Comisión y Consello 

• Optimizar y facilitar los trabajos previos y posteriores a la celebración de la Comisión de Secretarios y Consello da Xunta. Xunta • Facilitar el flujo de información entre los implicados (alertas por correo electrónico informando de la creación de convocatoria, orden del día, propuestas, etc.)

Almacenamiento y  posterior consulta    p

• Almacenamiento y posterior consulta de la documentación tratada en Comisiones o Consellos. • Ciclo de vida histórico de los asuntos, registro de todas las Comisiones que se envía un asunto concreto, así como de la documentación a las q remitida.

Facilitar a consulta a  todos los implicados

• Facilitar a todas las Consellerías el flujo documental de Comisión de Secretarios Sec e a os y Consello. o se o • Permitir, mediante perfiles de acceso, la distribución de tareas entre las diferentes áreas para la creación de sus respectivas propuestas.

Facilitar la consulta  l l l de asuntos en la sala  de Consello

• Ofrecer una aplicación de consulta para las salas de Comisión de Secretarios y Consello. • Dotar a esta aplicación de un interfaz intuitivo, usable y de fácil manejo.

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2 Ámbito del Sistema 2. Ámbito del Sistema Dous módulos diferenciados: Xestión e consulta • Módulo de gestión: Acceden usuarios de las consellerías,  Secretariado de Goberno y Secretarios Xerais (para  consultar o buscar asuntos). Se accede a través de  navegador web, desde cualquier sitio en la Xunta. d b d d l i iti l X t • Módulo de consulta: Acceden Secretarios Xerais y  Conselleiros, única e exclusivamente desde a sala de  Consello.

Funcionalidades principales • Búsqueda de asuntos. Según varios criterios: por rango,  consellerías, título, fechas o estado.. • Formularios web: Ofrece formularios web según plantillas  institucionales para crear asuntos, propuestas, alegaciones,   orden del día actas etc orden del día, actas, etc. • Generación automática de documentos: Orden del día,  convocatoria, actas según plantillas. • Notificaciones por correo electrónico: cuando se crea una  convocatoria nueva,  un orden del día nuevo, un acta, entre  otras

Actores implicados • Consellerías: crean asuntos, alegaciones y  propostas de  orden del día. Además de buscar asuntos y consultar  convocatorias y actas de Comisiones anteriores. Entre otras  f i funcionalidades. lid d • Secretariado de  Goberno: crean asuntos y propuestas,  orden del día, actas y certificados de asuntos. Entre otras  funcionalidades. • Secretarios Xerais: consultan o buscan asuntos. • Conselleiros: consultan o buscan asuntos.  

Otras funcionalidades • Ciclo de vida histórico de asuntos: el sistema almacena  todas las Comisiones a las que se lleva un asunto, con sus  informes respectivos, así como todas las versiones de los  documentos (tras reparto). • Repositorio único de asuntos: aún que existan dus Repositorio único de asuntos: aún que existan dus módulos, el repositorio de asuntos es único.   • Sincronización módulo gestión y consulta. Una vez  realizados los trabajos previos en el modulo de gestión, el  sistema  los integra en el de consulta.

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3 Circuito de asuntos 3. Circuito de asuntos 2

Creación del orden del día Usuarios de las consellerías dan de alta en la aplicación los asuntos, documentos asociados y propuestas de orden del día. También pueden realizar alegaciones.

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Alta de asuntos, informes y propuestas Usuarios de las consellerías dan de alta en la aplicación p los asuntos,, documentos asociados y propuestas de orden del día. También pueden realizar alegaciones.

Preparación del Consello En el módulo de gestión las consellerías y Secretariado preparan el siguiente Consello.

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Celebración del Consello En la sala de Consello se accede al módulo de consulta para visualizar los documentos.

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Generación del acta de Comisión Tras la Comisión se accede al módulo de gestión para crear el acta.

Celebración de la Comisión Los asistentes a la Comisión pueden visualizar los documentos en el módulo de consulta.

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Acta de Consello y certificados Una vez celebrado el Consello, se elabora el acta y los certificados para las l fifirmas.

Consellerías Secretariado de Goberno Conselleiros y Secretarios Xerais

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