TRAMITES EN LINEA EMPLEADORES V2 MANUAL DE REFERENCIA

Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

Contenido Registro ............................................................................................................................................... 3 Cartas de Aviso .................................................................................................................................... 7 Certificados ....................................................................................................................................... 12 Constancias ....................................................................................................................................... 19 Jornada Excepcional .......................................................................................................................... 21 Comité paritario ................................................................................................................................ 25 Información de Multas. ..................................................................................................................... 27 Modificar Datos de Registro.............................................................................................................. 28 Centralización de Documentos ......................................................................................................... 32 Contacto ............................................................................................................................................ 37

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La nueva plataforma de los tramites en línea de la dirección del trabajo(DT) que está siendo lanzada durante el mes de enero de 2013 presenta una nueva y mejora imagen, además de ser mas interactiva e intuitiva para la experiencia del usuario.

Registro Descripción Registrar una empresa en Trámite en Línea de la Dirección del Trabajo, permite que las empresas de todo el país puedan realizar distintos trámites sin tener que acudir a las Inspecciones. Proceso Para poder realizar los procesos de la plataforma debe estar registrado previamente en el sistema, es se logra yendo al siguiente link: REGISTRO

Imagen 1.

En el cual se desplegaran las opciones de “persona natural” “persona jurídica”, este dependerá del tipo de empresa que usted sea (para ambos caso el proceso es distinto, por lo cual es importante saber ese dato.) Para “persona natural” indicara cual es el documento que debe adjuntar (imagen 2) para continuar el proceso: Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

Imagen 2.

Y para “persona jurídica” desplegara la solicitud de otros archivos (imagen 3), estos deben ser en formato pdf, jpg o doc de tamaño máximo 2mb por cada uno de ellos.

Imagen 3.

Luego se deberán completar los datos que se le indican en el formulario (imagen 4), el sistema le indicara cuales campos obligatorios no completo para así poder seguir avanzando.

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Imagen 4.

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El paso siguiente será el final, se debe completar la información del contacto (imagen 5), esta es importante pues será el correo electrónico que se comunicara la DT para el reenvió de la clave u otras comunicaciones pertinentes.

Imagen 5.

La ultima pantalla mostrada (imagen 6) le indicara cual es la clave obtenida para ingresar al sistema, esta se envía automáticamente al correo ingresado en el paso anterior (imagen 5) y además podrá acceder (solo en esta pantalla) a un comprobante de registro en PDF.

Imagen 6.

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Luego de registrado e inicia la sesión del usuario se despliega el nuevo menú principal de los tramites en línea de los empleadores (imagen 7). Donde podrá ver todos los tramites que hay disponible para hacer mediante la pagina web de la DT.

Imagen 7.

El menú de la izquierda se mantiene igual que en la anterior versión del sitio de trámites.

Cartas de Aviso Cartas de aviso individuales Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

Descripción Permite ingresar por medio del sitio Web de la Dirección del Trabajo (DT) una copia de la carta que debe enviar el empleador al trabajador cuando lo despide. Cabe mencionar, que el documento debe ser notificado personalmente o por correo certificado al domicilio del trabajador señalado en el contrato. Proceso El primer trámite que se presenta es el de cartas de aviso de despido, este el menú (imagen 8) con las opciones que se pueden hacer en este trámite.

Imagen 8.

Posee las opciones de hacer cartas individuales, cartas masivas (con el archivo Excel) y el historial para poder acceder a las cartas creadas anteriormente. La carta individual se comienza individualizando al empleador (imagen 9) e indicando el trabajador involucrado.

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Imagen 9.

Allí debe ingresar los datos del trabajador declarado, los datos del empleador ya viene por defecto de los datos de registro (puede modificar cantidad de trabajadores), nombres, Rut, domicilio de trabajo y nacionalidad son todos datos requeridos. Se pueden ingresar trabajadores con pasaportes o identificación extranjera (imagen 10).

Imagen 10.

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Luego de ingresado el trabajador se debe detallar la los datos de la carta de aviso (imagen 12) según los datos solicitados.

Imagen 12.

Y se ingresan los montos pagados por indemnizaciones (si es que hubo, imagen 13), luego en “finalizar” se crea la carta en PDF para que la descargue a su computador.

Imagen 13.

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Cartas de aviso por nominas Descripción Permite ingresar por medio del sitio Web de la Dirección del Trabajo (DT) una copia de la carta que debe enviar el empleador al trabajador cuando lo despide. Se utiliza el procedimiento "por nóminas" cuando se requiere ingresar la copia del aviso de término de la relación laboral de cinco o más trabajadores. Proceso Las cartas por nomina se ingresan regularmente con el archivo Excel el cual no presenta diferencias con el sistema anterior (imagen 14). Se adjuntan el formato Excel y el PDF de especificación para la creación del archivo, muy importante de leer antes de la creación del archivo.

Imagen 14.

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En el historial (imagen 15) se desplegaran todas las cartas creadas por ambos procesos (individuales y masivas).

Imagen 15.

Certificados Los certificados disponibles para realizar son los que se muestran en el menú (imagen 16). El certificado de cumplimiento en línea (F 30-1) no registra modificaciones.

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Imagen 16.

Certificado Antecedentes Descripción Pedir a la Dirección del Trabajo (DT) el Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales. Este documento acredita las eventuales multas pendientes de pago y deudas previsionales que un empleador registra al momento de efectuar el trámite. Proceso Cada certificado tiene su menú interior que se compone del trámite y el historial, el certificado de antecedentes (imagen 17) se completa los datos solicitados y se genera el PDF (imagen 18), este proceso no tiene cambios de la versión anterior.

Imagen 17.

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Imagen 18.

En el historial (imagen 19) se despliegan los certificados de antecedentes creados hasta la fecha actual pudiendo ser buscados por varios filtras como fechas, folios, vigencia, etc.

Imagen 19.

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Certificado Cumplimiento Presencial Descripción Solicitar a la Dirección del Trabajo (DT) un certificado que acredita que el empleador (contratista o subcontratista), ha dado cumplimiento a las obligaciones laborales y previsionales respecto a sus trabajadores, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que correspondan por término de la relación laboral. La certificación de cumplimiento contempla un período que el propio empleador debe fijar. Proceso El certificado de cumplimiento presencial despliega una menú de tres opciones(imagen 20), siendo solamente la distinta la ultima que permite visualizar los certificados para pagar.

Imagen 20.

Este certificado presente los tres pasos de la solicitud, la identificación del empleador (imagen 21), la de la obra que se realizo (imagen 22), importante porque según esta obra será la oficina de la inspección donde debe presentar el comprobante de pago con la documentación para el proceso del certificado, y la individualización de la empresa mandate (imagen 23).

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Imagen 21.

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Imagen 22.

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Imagen 23.

Luego de esto “finalizar” se pasara la pagina de la TGR para hacer el pago respectivo de la solicitud del certificado, generando el comprobante de pago que se deberá presentar en la oficina que se le indica con la documentación señalizada. En la opción de “pagos de certificados” se podrán pagar tanto uno como varios certificados pendientes.

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Constancias Descripción Permite a los empleadores dejar una constancia laboral ante la Dirección del Trabajo (DT) sobre determinados hechos como atrasos, incumplimiento del contrato, mal desempeño, conductas inapropiadas, cortes de suministros básicos como energía eléctrica y/o agua potable, etc. Se utiliza para dejar registro de la versión del empleador ante la autoridad laboral, ante cualquiera de las situaciones mencionadas anteriormente.

Imagen 24.

Proceso Las opciones (imagen 24) de las constancias son realizar el trámite o ver el historial de las mismas. En el trámite (imagen 25) solo se debe ingresar los datos solicitados y los hechos que acontecieron según sea el caso.

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Imagen 25.

El historial (imagen 26) se puede ver por fecha o folio. Se muestra el declarante para una mayor identificación de la ubicación.

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Imagen 26.

Jornada Excepcional Descripción Solicitar a la Dirección del Trabajo (DT) que autorice un Sistema Excepcional de Distribución de Jornada de Trabajo y Descanso para una actividad o labor que la ley permite desarrollar en domingos y festivos pero que, dadas sus especiales características, no puede efectuarse con una distribución de jornada semanal. Proceso El trámite de jornada (imagen 27) parte en su primera parte con la declaración (imagen 28) que debe aceptar para continuar, favor de leer las condiciones del proceso.

Imagen 27.

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Continua con la individualización de la empresa y los accidentes que acontecieron o no en la faenas de la empresa (imagen 29).

Imagen 28.

Finalmente se ingresa el responsable del trámite (imagen 30), luego de terminado el proceso se podrá ver la solicitud en PDF en el historial (imagen 31). El procesamiento de estas solicitudes de jornadas excepciones se hacen en oficinas de DT, el proceso en línea solo conlleva estos paso anteriormente señalados.

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Imagen 29.

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Imagen 30.

Imagen 31.

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Comité paritario Descripción Comunicar y entregar, a través del sitio web de la Dirección del Trabajo (DT), el Acta de Elección de los Representantes de los Trabajadores, la designación de los representantes del empleador y la constitución del Comité Paritario de Higiene y Seguridad. El trámite realizado por esta vía reemplaza las comunicaciones que se realizan en forma presencial en la Inspección del Trabajo. El trámite se puede realizar durante todo el año luego de la constitución del comité y después de cada una de sus renovaciones, las que deben efectuarse cada dos años.

Imagen 32.

Proceso Se pueden ingresar dos tipos de comités paritarios (imagen 32), el comité paritario y el comité paritario de faena (imagen 33). Para ambos es el mismo formulario que se despliega.

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Imagen 33.

En el historial (imagen 34) se pueden buscar por folio, fecha y por tipo de comité ingresado.

Imagen 34.

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Información de Multas. Las multas (imagen 35) se pueden observar de dos tipos multas en cobranzas, no ejecutoriadas, y además la comunicación electrónicas de las multas.

Imagen 35.

Las multas (imagen 36 y 37) se muestran en una grilla, para poder pagarlas u obtener el F9 o F42 según sea el caso.

Imagen 36.

Imagen 37.

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Modificar Datos de Registro. Una de la mayor interacción de las funcionalidades (imagen 38) de la página web tiene que ver con la modificación de los datos de la cuenta de la empresa. Pudiendo modificar (imagen 39) la información del registro de la empresa, datos como actividad económica, representante legal, contacto, email contacto y domicilio de la empresa. El domicilio ingresado es la casa matriz de la empresa. Las opciones son: -

Registro y actualización de cuenta; aquí pude ingresar los datos de su cuenta y empresa, está separada en 4 secciones obligatorias todas. Datos del empleador, domicilio matriz, información de contacto (donde se envía la clave) y declaración jurada que debe aceptar (imagen 39).

-

Declaración de sucursales; en este modulo se ingresan las sucursales de la empresa que tendrán clava para ingresar (con el Rut de la empresa) para realizar solo dos tramites (cartas de aviso individual y nominas, constancias).

-

Declaración de obras; se ingresan las obras en las cuales trabajo la empresa, este modulo también se reflejan las obras creadas en el certificado de cumplimiento en línea (CCL).

-

Declaración de trabajadores; se pude tener un listado de trabajadores ingresados para usarlos como recordatorio. Se ingresan por obra o faena de trabajo.

-

Tramites en línea; vuelve al menú principal con todos los trámites de la web.

-

Cambio de clave; como su nombre lo indica es el modulo para cambiar el registro de la clave del usuario.

Imagen 38.

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Imagen 39. Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

En declaración de sucursales (imagen 40) se pueden ingresar nuevas sucursales para la empresa así pueden obtener la clave para cada una de ellas (las sucursales solo pueden realizar constancias y cartas de aviso), también se pueden realizar cargas masivas de sucursales según el formato requerido. Además se pude desactivar las claves de una sucursal específica sin tener que borrar la misma.

Imagen 40.

Se pueden ingresar obras(o empresa s mandantes, imagen 41) que la empresa quiere ocupar en algún trámite dentro de la pagina web, aquí se pueden crear obras, modificar las creadas, crear empresas mandates y modificarlas. Se pueden activar o desactivar para que aparezcan en el listado.

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Imagen 41.

Imagen 42.

Declaración de trabajadores (imagen 42) se ingresan los trabajadores que se pueden ocupar en el sistema, generalmente en cartas de aviso o constancias. Estos se pueden ingresar individualmente o por carga masiva mediante un archivo Excel (imagen 43). Los trabajadores se ingresan según a la obra a la cual pertenecen (imagen 44).

Imagen 43.

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Imagen 44.

La última opción es la de cambio de clave (imagen 45) para la cual se le pedirá la clave actual y la nueva para registrar. Recuerde que el envió de la clave se hace al correo que se registro en “Registro y actualización de empleadores”.

Imagen 45.

Centralización de Documentos Descripción Este nuevo tramite que se esta disponible para su versión web (imagen 46) para el cual se solicita a la DT que autorice a los empleadores a centralizar la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo. La norma legal establece que los antecedentes deben mantenerse siempre en el establecimiento o faena donde se desarrollan las funciones. Sin embargo, si existe la necesidad de centralizar la documentación por razones de administración, ubicación geográfica y/o o porque existen diversas sucursales o lugares de trabajo, el empleador puede solicitar este procedimiento a la Dirección del Trabajo, la cual mantendrá copias digitalizadas de los antecedentes solicitud ingresada mediante este trámite. Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

Imagen 46.

Proceso El primer paso es hacer un pequeño resumen (imagen 47) de la empresa según los datos solicitados, los datos de la empresa ya están ingresados por lo cual solo se muestran. Si se desean modificar debe ir al trámite indicado previamente. Se aceptan las condiciones del proceso (Imagen 48), para continuar con la individualización del solicitante (imagen 49), luego de completa do ese paso, se procede a grabar.

Imagen 48.

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Imagen 49.

La siguiente pantalla está dividida en cuatro paso finales para completar el proceso, primero debe indicar el domicilio donde se realizara la centralización de documentos (imagen 50), puede ser en la casa matriz, sucursal o faena (se desplegaran en una lista según sea la selección). Todas estas creadas previamente en “datos de registro” de la empresa. Luego deberá indicar la forma que presentara la documentación previsional y laboral el empleador, pudiendo ser electrónica o digital (imagen 50). Posteriormente debe ingresar a la/as persona/s responsable de proveer la centralización documentación así también de la comunicación con la DT (imagen 51). Finalmente deberá selecciona las sucursales o faenas de las cuales desea centralizar (imagen 52) esta fueron creadas previamente, aquí solo se despliegan en un listado.

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Imagen 50.

Imagen 51.

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Al grabar se completara el proceso y despliega el PDF con resolución de centralización completada y lista.

Imagen 52.

Se pueden observar el historial (imagen 53) de las solicitudes desde el menú del trámite a “historial”, este se despliega por nro. De resolución y domicilio centralizado.

Imagen 53. Departamento de Tecnologías de la Información Dirección del Trabajo

Contacto Para problemas con los trámites o inconvenientes que encuentre en su funcionamiento, disponemos de un formulario (imagen 54) en el cual puede informar o resolver los problemas. Al formulario puede ingresar desde el siguiente enlace. Este formulario es SOLO para problemas de la ventanilla empresa o trabajadores.

Imagen 54.

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