Elaboración de Órdenes de Pedido (Procedimientos Según Demanda o Convenio Marco) P-PS-107-09-2014

Contenido

1. 2. 3. 4. 5. 6.

DIAGRAMA DE PROCESO........................................................................... 3 INGRESO AL FORMULARIO ELECTRONICO DE LA ORDEN DE PEDIDO ........ 4 ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO .................................................. 7 APROBACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO.................................................. 13 NOTIFICACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO ................................................ 17 PAGO DE ESPECIES FISCALES Y VERIFICACIÓN COMPLETA ...................... 21

1.

DIAGRAMA DE PROCESO

A continuación se muestran los pasos generales para confeccionar y tramitar las órdenes de pedido para procesos Según Demanda o de Convenio Marco en el sistema Mer-link.

Elaboración de la •Rol: Órden de Pedido 1 órden de pedido Solicitud de aprobación

•Rol: Órden de Pedido 1

Aprobación de la orden de pedido

•Rol: Aprobador de orden de pedido

Notificación de orden de pedido

•Rol: Órden de Pedido 1

Pago y solicitud de pago Especies Fiscales

• Rol: Órden de Pedido 1

Verificación completa de la orden de pedido

•Rol: Órden de Pedido 1

2. INGRESO AL FORMULARIO ELECTRONICO DE LA ORDEN DE PEDIDO Una vez que se notifica el contrato de un procedimiento Según Demanda o que un contrato de Convenio Marco ya ha sido publicado, el encargado de la institución con el rol de “Orden de Pedido 1”, tiene la opción de crear órdenes de pedido según la necesidad o demanda que se tenga. En estas órdenes se incluirán las cantidades, montos, productos o servicios que se requieren recibir, así como los detalles de las entregas y presupuesto que se tenga. De esta forma, depende del tipo de contratación en que se vaya a realizar la orden de pedido, el acceso para abrir o generar el formulario de orden de pedido se realiza desde opciones distintas en el sistema. Sin embargo una vez abierto el formulario el proceso para gestionarlo es el mismo como se describe en este manual para cualquier caso. Previo a realizar la primera orden de pedido y posterior a la notificación del contrato, el sistema tiene una funcionalidad que le permite a la Institución registrar el tope económico según el tipo de procedimiento que sea y el porcentaje máximo permitido para excederse de ese tope, esto tomando en cuenta cada normativa por la que se rige la institución. El sistema permite llevar un control de los topes por cada procedimiento, de los pedidos que se han realizado y la etapa donde se encuentren. En caso de que se vaya a llevar este registro por el sistema, para ingresar estos datos el funcionario con el rol “Inclusión de presupuesto 1” debe iniciar sesión en el sistema e ingresar a la opción “Inyección de presupuesto” en el menú principal. Para confeccionar una orden de pedido desde un procedimiento de tipo según demanda se debe ingresar al sistema Mer-Link y buscar la siguiente opción:  El usuario con el rol de “Orden de Pedido 1” realiza inicio de sesión en el sistema Mer-link.  Presiona en la parte superior derecha de la pantalla principal sobre la opción “Instituciones compradoras”. A la izquierda de la pantalla se va a desplegar el menú llamado “Procedimiento de la institución compradora”, en el submenú “Contratación electrónica” oprima sobre la opción “Orden de pedido” para desplegar las opciones que contiene y seleccione la primer opción llamada “Listado de órdenes de pedido”.

 El sistema presenta la pantalla “Listado de órdenes de pedido” donde se pueden visualizar registros de órdenes de pedido y el estado en que se encuentran. Para crear una nueva orden de pedido se debe oprimir el botón “Registro de orden de pedido (según demanda)” ubicado al final de esta pantalla.

 El sistema despliega una ventana con los procedimientos modalidad Según Demanda de la institución. Se pueden utilizar los filtros de búsqueda para llegar a un resultado específico y oprimir el botón “Consultar” o bien, una vez que se haya ubicado el procedimiento al cual se le va generar la orden de pedido, seleccione el mismo oprimiendo sobre el número de procedimiento.

 Se despliega entonces la pantalla “Registro de orden de pedido”, el cual es el formulario para completar la orden de pedido desde un procedimiento tipo según demanda.

Para confeccionar una orden de pedido desde un procedimiento de tipo convenio marco se debe ingresar al sistema Mer-Link y buscar el formulario de orden de pedido desde el módulo de “Compra por catálogo”. Debido a que desde este módulo se pueden generar dos tipos de modalidades de convenio marco, las órdenes de pedido de estas modalidades se acceden desde una cotización previa o simplemente tomando bienes y servicios y enviándolos a la cesta de compras para abrir el formulario de orden de pedido. Este proceso previo se detalla en el manual de usuario número P-PS-110-09-2014 de Convenio Marco-Compra por Catálogo. En adelante se mostrará como completar estas órdenes de pedido y su proceso de gestión.

 Cuando se elija la opción para abrir el formulario de la orden de pedido desde este módulo de convenio marco se mostrará la misma pantalla que desde la opción de la contratación con la modalidad de tipo según demanda.

3.

ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO

Una vez abierto el formulario electrónico para realizar la orden de pedido, ya sea desde una contratación de según demanda o desde un convenio marco, se puede visualizar desde las diferentes secciones la información que se importa del contrato original relevante para este formulario de orden de pedido.  En la primera sección de este formulario se muestra información del encabezado del documento como lo es lo relacionado a la institución. Además se visualizan los botones de documentos relacionados a esta orden de pedido como la consulta del contrato original y se puede consultar el saldo del presupuesto estipulado para esta contratación en caso de que la institución lo haya registrado previamente, ya que este control será opcional para cada institución.

 En la sección 2 y 3 se podrá ver información del contratista de acuerdo a su registro así como datos generales de la contratación ya conocida así como los números de procedimiento, mer-link y de contrato, el tipo y descripcion de la contratación.

 En la sección 4 “Información básica de la orden de pedido”, se debe indicar el plazo de entrega del pedido y también se habilita el campo Observaciones para cualquier otro detalle. En caso de requerir cambiar la modalidad de pago también es un campo que se encuentra habilitado para su modificación.

 En la sección 5 “Información del bien, servicio u obra” se debe indicar la cantidad a solicitar de las líneas requeridas, los datos de presupuesto si estos aplican, como lo es la fuente de financiamiento, la reserva presupuestaria y los datos de cuentas. Además se debe indicar el lugar de entrega de la línea y cualquier otra observación sobre la coordinación de las entregas.

 En la sección 6 “Especies Fiscales”, se debe indicar según aplique a la institución y el porcentaje correspondiente a la institución y/o al proveedor. En caso de ser excentos se debe incluir el fundamento jurídico que lo respalda.

 En la sección 7 “Información de usuarios”, se debe incluir el usuario que se desempeñará como Administrador de Contratación, oprimiendo el botón “Buscar” y seleccionando del listado el usuario. De ser necesario podría agregar otros.

 Se pueden adjuntar archivos en caso de ser requerido y por último se oprime el botón “Guardar” para continuar con el proceso.

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Una vez que se oprime el botón “Guardar” aceptar los mensajes de confirmación. El sistema genera el número de documento de la orden de pedido.

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Se despliega la pantalla “Orden de Pedido”, en la cual se visualiza la información guardada anteriormente. Al final de esta pantalla se habilita una nueva sección número 9 llamada “Información de Verificación”, en la cual se realiza la validación presupuestaria y se debe indicar si el presupuesto se verifica de forma manual o por interface. En caso de validar de forma manual se debe ingresar la justificación. Se recomienda realizar esta acción hasta tener certeza que ha finalizado con la elaboración de la orden de pedido.

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Al final de esta pantalla se tienen una serie de botones con diferentes funcionalidades que se describen a continuación.

 Modificar: funcionalidad que permite modificar/actualizar la información guardada hasta ese momento en el formulario de orden de pedido.  Eliminar: borra por completo el registro de la orden de pedido.  Listado: regresa a la pantalla del listado de órdenes de pedido. Se mantiene la solicitud con la información guardada hasta este punto.

 Solicitar aprobación: botón utilizado para solicitar una aprobación opcional, se utiliza si requiere aprobaciones adicionales a la aprobación final de la orden de pedido (se cuenta con la opción de incluir hasta 3 aprobadores).  Asignar aprobador de orden de pedido: botón utilizado para enviar la orden de pedido a aprobación, esta si es una aprobación obligatoria y final para luego poder notificar la orden de pedido al contratista. (se cuenta con la opción de incluir hasta 3 aprobadores). 

Para continuar con el proceso de elaboración de orden de pedido, la misma debe enviarse a aprobación una vez que toda la información esté completa, oprimiendo el botón “Asignar aprobador de orden de pedido”.

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Al oprimir este botón, el sistema en la pantalla habilita una nueva sección número 10 llamada “Información detallada de las aprobaciones”, en la cual se debe indicar el o los aprobadores de la orden de pedido (hasta tres aprobadores, los cuáles sean indicado deberán responder).

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Además se debe completar los campos de Descripción de la solicitud y Contenido de la solicitud, por último oprimir el botón “Solicitar aprobación” para enviar la orden a los aprobadores elegidos.

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4.

Aceptar los mensajes de confirmación que muestre el sistema.

APROBACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO 

El aprobador asignado en la orden de pedido debe iniciar sesión en el sistema e ingresar al menú “Aprobación”. El sistema muestra la pantalla “Listado de aprobación”. El usuario ubica el procedimiento que requiere aprobación, el cual debe tener el estado “Sin tramitar”, oprime sobre la descripción de ese procedimiento para que el sistema muestre la solicitud de aprobación recibida.

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El sistema muestra la pantalla “Orden de pedido” con todas las secciones, así como las consultas al contrato y saldos del procedimiento. En la sección 5 se puede visualizar las líneas de que componen dicha orden de pedido con sus cantidades y desgloses de precios, así como un cuadro final de resumen con el monto total de la orden de pedido.

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Al final de la pantalla en la sección 10 Información detallada de las aprobaciones, se puede visualizar la solicitud de aprobación realizada y la pestaña Aprobación, en donde se ingresará el contenido de la aprobación.

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En esta pantalla el sistema muestra los siguientes botones:  Cambiar aprobador: Funcionalidad que permite en caso de requerirlo, cambiar el funcionario que le corresponde aprobar la orden de pedido, esto debido a que el funcionario que recibe la solicitud no le corresponde aprobarla.  Solicitar modificación: Funcionalidad que le permite al aprobador regresarle la orden de pedido a la persona que lo elaboró solicitándole algún cambio antes de aprobarlo, una vez solicitado y realizado dicho cambio debe volverse a enviar a aprobación.  Solicitar aclaración: Funcionalidad que permite, previo a otorgar la aprobación, la posibilidad de información adicional al elaborador de la orden de pedido.  Aprobar: Funcionalidad que permite al usuario después de analizar la solicitud recibida “aprobarla”. Esto lo realiza presionando el botón “Aprobar” que está al final del formulario.  Rechazar: funcionalidad para rechazar una orden de pedido por completo.  Listado: botón que permite regresar al listado de aprobaciones.

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Una vez revisada toda la orden de pedido y completado el campo Contenido, se oprime el botón “Aprobar” el sistema consulta si desea aprobar el contrato. Oprimir el botón “Aceptar”. Se realiza el proceso de firma digital y deja la orden de pedido en estado “Aprobado”.

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Con este paso se da por finalizado el proceso de aprobación de órdenes de pedido.

5.

NOTIFICACIÓN DE LA ORDEN DE PEDIDO 

Una vez aprobada la orden de pedido, el usuario encargado de elaborarla puede proceder a ingresar nuevamente a la opción donde se alojan todas sus órdenes de pedido elaboradas en el menú principa,l y abrir este documento electrónico en estado “Orden de Pedido Aprobada”.

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Al ingresar a este documento oprimiendo sobre la descripción del mismo, se podrá ver en la última sección 10 “Información detallada de las aprobaciones” la respuesta del o los aprobadores. Además podrá ver los botones del formulario para continuar con el proceso:

 Registrar modificación de la orden de pedido: En caso de necesitar realizar una modificación a la orden de pedido después de ser aprobada se utiliza esta opción sin embargo se debe volver a aprobar.  Generar documento electrónico: Esto botón permite generar el formulario aprobado de la orden de pedido en formato de documento electrónico para que pueda ser notificado.  Cancelar: Funcionalidad que permite cancelar la orden de pedido aprobada en caso de que se decida no continuar con la misma.  Listado: Botón que regresa al usuario a su listado de órdenes de pedido elaboradas.

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Para continuar con el proceso y proceder a notificar la orden de pedido debe oprimir el botón “Generar documento electrónico” y el sistema le mostrará el mismo documento pero con subtítulo de “Documento electrónico” en este y otros botones al final del documento.

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Los botones de acción que se muestran son:  Enviar: Permite enviar el documento electrónico al proveedor para ser notificado.  Imprimir: Al estar este documento en formato de documento electrónico también tendrá un formato de impresión en caso de necesitarse.  Previo: Regresa a la pantalla o paso anterior de este documento.

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De esta manera se debe oprimir el botón “Enviar” para notificar el documento. Deberá aceptar las ventanas de confirmación y realizar la autenticación o firma del mismo.

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Hasta que el sistema le muestre esta ventana de confirmación, podrá asegurarse que el documento fue enviado el buzón de documentos electrónicos o su opción de control para órdenes de pedido del proveedor. Además que el sistema mostrará su orden de pedido en estado “Orden de Pedido Notificada”

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Si se ingresa a la orden de pedido en este estado siempre tendrá la opción de cancelar o eliminar esta gestión con el botón “Cancelar”. Además se muestra la sección 10 “Especies Fiscales” para el control de pago de las especies fiscales para cada orden de pedido, la cual se activará una vez que el contratista acepte o reciba este documento.

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Una vez que el contratista haya recibido o aceptado la orden de pedido el estado de esta cambiará a “Orden de Pedido Tramitada”.

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6.

Si el encargado de esta orden ingresa nuevamente podrá notar el botón “Anular” en caso de requerir prescindir de dicha orden en el sistema, sin embargo es responsabilidad de la institución asegurarse que el contratista esté enterado, aunque el sistema envíe una notificación por correo electrónico. Además se activan los botones para registrar el pago del entero bancario para especies fiscales por parte de la institución llamado “Pagar Institución”, en caso de que se haya indicado la aplicación de este pago en el momento de elaborar la orden de pedido. También el botón “Consultar Pago” para realizar el aviso de la solicitud de pago de las especies fiscales al contratista y verificar su registro.

PAGO DE ESPECIES FISCALES Y VERIFICACIÓN COMPLETA

Cuando la orden de pedido se encuentra recibida o aprobada por el contratista se habilitarán en la sección 10 “Especies Fiscales” de cada orden de pedido, los botones tanto para registrar el pago por parte de la institución así como para solicitar el pago al contratista. Esta sección aplica únicamente si así se indicó al elaborar la orden de pedido, habilitando un porcentaje de pago a una de las partes o ambas. 

Para registrar el pago de las especies fiscales por parte de la institución, el encargado de dicho documento deberá ingresar en él y oprimir el botón “Pagar Institución” en la sección 10 de la orden de pedido.

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Se abrirá una ventana emergente con una pantalla llamada “Pago de Especies Fiscales Institución” en donde se muestra la información del contratista y monto adjudicado, la fecha del tipo de cambio y el

monto a pagar. Una vez que se haya realizado el pago físico como se tramita hoy en día, deberá seleccionar en el campo “Método de pago” la opción “Manual”.

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Al elegir esta opción “Manual” se mostrará una sección para adjuntar archivos donde podrá incluir el entero bancario del pago realizado y oprimir el botón “Pagar” para registrarlo.

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De esta forma se muestra registrado el pago de especies fiscales por parte de la institución. Podrá cerrar la ventana y continuar.

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La institución siempre deberá solicitar el pago de especies fiscales de toda orden de pedido al contratista mediante el sistema para que este tenga la posibilidad de registrar el pago en dicha orden. En la misma sección 10 “Especies Fiscales” dentro de la orden de pedido puede encontrar el botón “Consultar Pago” desde debe solicitar el pago al contratista y consultar cuando así lo haya realizado.

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Se muestra la pantalla emergente “Solicitud de pago de especies fiscales” donde se muestra el monto adjudicado y el monto a pagar por parte del contratista ya calculado por el sistema. Solamente deberá indicar la fecha límite que tendrá el contratista para cumplir con este requisito y oprimir el botón “Solicitar pago” para que este sea comunicado al encargado del contratista.

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Recordar que en caso de que la adjudicación se haya realizado en otra moneda distinta a colones, el sistema mostrará el monto en colones de acuerdo a la fecha del tipo de cambio en la que se está haciendo esta solicitud de pago. Sin embargo si al día siguiente o posterior a la solicitud de este pago, el tipo de cambio se modifica y el contratista no revisa y paga el monto solicitado, en el momento o fecha en que la administración revise el pago registrado, el monto pago podría ser distinto al monto solicitado.

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Al oprimir “Solicitar pago” entonces después de confirmar la acción el sistema le mostrará la ventana de confirmación de la acción realizada.

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En este formulario se mostrará una sección 2 “Información de pago” donde se podrá revisar el registro de pago de parte del contratista así como el o los adjuntos que lo comprueben. Cuando este sea registrado por el contratista, el campo “Estado de pago” cambia de “No pagado” a “Registrado”.

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Mientras la orden de pedido se encuentre pendiente que se paguen las especies fiscales por parte del contratista esta se mantendrá en el estado “Especies fiscales pendientes” en el listado de órdenes de pedido.

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Por el momento el documento de la orden de pedido mostrará el botón “Verificación completa” de la misma manera cómo funciona la revisión de condiciones previo a realizar un contrato electrónico. Cuando ya el encargado de la orden de pedido verifique que las especies fiscales se han pagado puede oprimir este botón.

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El botón “Solicitar información complementaria (0/0)” se utiliza para solicitar alguna información o subsanación a este punto mediante el sistema antes de completar la verificación completa. Este sería optativo pero el contratista lo deberá responder para poder realizar la verificación completa. El botón “Anular” cancelaría la orden de pedido incluyendo una justificación para dicha acción.

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En caso de necesitar solicitar información complementaria solamente deberá oprimir este botón y al mostrarse la pantalla “Verificación de las condiciones del contrato/Consulta de información

complementaria” con la información de la persona que solicita y el encargado por parte del contratista que deberá responder, oprimir el botón “Registro nuevo” para abrir un pequeño formulario.

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Se completa la sección 2 “Solicitud información Complementaria” en los campos de “Fecha y hora límite de respuesta”, “Asunto” y “Contenido”, para finalmente enviar esta solicitud al contratista oprimiendo el botón “Solicitar información”.

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De no necesitarse solicitar información complementaria y al revisar que las especies fiscales ya fueron registradas como pagas, entonces se podrá oprimir el botón “Verificación completa” para registrar de forma satisfactoria esta orden de pedido.

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Al confirmar esta acción en el sistema ya la orden de pedido no mostrará más botones de acción y se puede considerar dicha orden de pedido como formalizada.

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El estado de la orden de pedido cambiará a “Especies fiscales registradas”.

Con este paso se da por finalizado el proceso de elaboración de órdenes de pedido en el sistema.