elizabeth arnold
los tiempos... del tiempo
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA FACULTAD DE FILOSOFÍA Y HUMANIDADES ESCUELA DE ARTES DEPARTAMENTO PLÁSTIC
Story Transcript
Gestión del Tiempo
Gestión del Tiempo
1. Introducción: Hacia una eficaz gestión del tiempo 2. Autogestión del tiempo y la energía 3. Leyes de gestión del tiempo 4. La planificación y gestión del tiempo 5. Los enemigos de la planificación y gestión del tiempo en el Teletrabajo 6. Reglas de Oro para la gestión efectiva del tiempo en el Teletrabajo
Introducción: Hacia una eficaz Gestión del Tiempo
¿Qué es el Tiempo?
Características del Tiempo
Autogestión del Tiempo y la Energía
Autogestión del Tiempo y la Energía
CONCIENCIA DEL PROBLEMA VOLUNTAD TIEMPO
La Pirámide del Tiempo y la Energía
+ CREAR CREAR
SOLUCIONAR
DEFENDER
A U T O C O N T R O L
-
Leyes de Gestión del Tiempo
Ley de PARETO
“Lo esencial absorbe poco tiempo; lo accesorio mucho”
20%
80% 80% 20%
Ley de CARLSON
“Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”
Ley de CARLSON R F
5
T
R= I= T= F=
Realización Interrupciones Tiempo Finalización del trabajo
R F
10
T
Cuanto más se divide una actividad más tiempo dura
La 2ª ley de ACOSTA
Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo
Se aparca mejor una moto que un camión Las importantes (que suelen ser largas y no suelen parecer urgentes) se dejan una y otra vez para más tarde
La 3ª ley de ACOSTA
Lo perfecto, rara vez resulta rentable
Valor
Eficiencia
Perfeccionismo Chapuza
Tiempo
Es fácil ser a la vez chapuza en unos temas y perfeccionista en otros
Ley de PARKINSON
“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”
“Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”
Ley de ILLICH
“Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después” Productividad
Tiempo
Ley de FRAISSE
“Evite la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo que le gusta más y no lo que es más importante. Evite las valoraciones personales en la estimación del tiempo pasado y confronte su evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas”.
Ley de MURPHY
1.Nada es tan sencillo como parece 2.Todo lleva más tiempo de lo que debería 3.Si algo puede fallar, acabará por fallar (y, seguramente, en el peor momento)
Ley de MURPHY
Murphy tenía razón
EL HUEVO PODRIDO SERÁ EL QUE PONGA EN EL PASTEL
La Planificación y Gestión del Tiempo
Planificación
Planificación “Si no sabes a dónde vas, es poco probable que llegues”
Todas aquellas tareas que le facilitan conseguir directamente sus objetivos
Todas aquellas tareas que llevan implícito una premura de tiempo
Las tareas importantes tienen grado, el grado lo da el peso que la tarea tiene en la consecución de los objetivos
El grado de la urgencia lo determina las consecuencias para su área u organización por no tener esa tarea realizada cuando tendría que estarlo
Planificación
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
1
NO URGENTE
Planificación
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
2
Planificación
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
3
NO URGENTE
Planificación
NO URGENTE
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
4
Planificación
El de las Crisis
El de la Calidad
El del Engaño
El de la pérdida de Tiempo
Planificación
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
El de la Crisis - Problemas acuciantes - Los problemas que llegan por teléfono - Actividades con fechas de vencimiento, reuniones y preparaciones inminentes - Presentaciones inminentes - Realizar una propuesta comercial para mañana
El de la Calidad - Planificación - Preparación - Prevención - Creación y refuerzo del equipo - Seguimiento, control de calidad
El del Engaño - Interrupciones - Algunas llamadas telefónicas - Correspondencias - Informes - Muchos asuntos acuciantes e inmediatos - Algunas actividades que a mí me gustan - Algunas tareas administrativas - Lotus Notes / Email
Pérdida de Tiempo - Trabajo rutinario - Trivialidades - Correspondencia publicitaria - Algunas llamadas telefónicas - Actividades de “escape” - Actividades que si no se hicieran no pasaría nada
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Los enemigos de la Planificación y la Gestión del Tiempo
Las Reglas de Oro
Reglas de oro
Modelo de análisis de decisiones
Apollo XIII
REFLEXIÓN
INFORMACIÓN
ALTERNATIVAS 2
3
1
4 IMPLANTACIÓN
HECHOS
IDENTIFICACIÓN
MENTAL
ESTRUCTURA
ANÁLISIS
INFORMACIÓN ANÁLISIS DE SITUACIÓN Lo que se quiere transformar
TOMA DE DECISIÓN
GESTIÓN DEL PROYECTO Lo que se podría hacer
FASE I: IDENTIFICACIÓN •
Identificar la señal de alarma
•
Definir las expectativas que dispararon la alarma.
•
Identificar si es un Gap de Desempeño o un Gap de Oportunidad.
• Describir el problema. FASE II: ANÁLISIS DEL PROBLEMA. •
Diagnóstico
•
Causas
•
Efectos
FASE III. ELABORACIÓN DE ALTERNATIVAS . • • •
Generar alternativas Valorar - Criterios. Optar
La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas. P. Pauling
FASE IV. IMPLANTACIÓN • • •
Comunicación Verificación Gestionar resistencias
Participación en reuniones
ZOOM
Códigos comunes y verificar la comprensión
•
Datos antes que juicios
•
Escuchar
•
Compartir la perspectiva del otro
•
Centrarse en lo esencial
•
Recapitular y comprobar: verificar
•
Guardar un registro común
•
Centrar y reconducir el debate
Agenda
Mapa que proporciona propósito y previsión de estructura de trabajo
Agenda PLANIFICAR SÓLIDAMENTE LA AGENDA
Definir los temas de la agenda
Señalar los resultados
Priorizar los contenidos
Asignar tiempos
Identificar responsables
Prever proceso
Recuerda
ÚSALA O TÍRALA
¿POR QUÉ CELEBRAR UNA REUNIÓN? Informar o recabar información Analizar, evaluar, resolver o decidir
OBJETIVO DE TAREA
Reforzar el sentido de pertenencia Crear y compartir una visión común Difundir un punto de vista
OBJETIVO SOCIAL
GESTIÓN DEL CONTENIDO
GESTIÓN DEL PROCESO
“¿De QUÉ vamos a hablar?”
“¿CÓMO lo vamos a tratar?”
A favor • Permiten procesos de análisis más enriquecedores. • Facilitan el flujo de información • Mejoran la toma de decisiones al incluir más puntos de vista • Involucran a las personas y dan un sentido de pertenencia • Mantienen las relaciones • Mantienen en contacto los diferentes niveles de la empresa • Permiten al personal junior acceder a los directivos y a una visión de la estrategia de la empresa. • Mejoran las habilidades de comunicación, negociación y toma de decisiones
En contra • Roban tiempo • Alejan a los empleados de su trabajo y de los clientes • Son caros: Una decisión tomada por 8 personas es más cara que una tomada por 1. • No se toman decisiones rápidamente • La responsabilidad e iniciativa individual queda diluida • A los directores no se les permite dirigir • Las decisiones están a merced de la política • Se producen tiempos muertos en espera de información.
8 razones para celebrar una reunión... 1. Cuando los problemas comunes a un grupo requieren un trabajo colectivo. 2. Cuando las aportaciones de la suma de individuos van a ser mejores que las de cada uno de ellos por separado 3. Cuando se requiere la participación de varias funciones diferentes 4. Para mejorar la coordinación interna 5. Cuando la información debe fluir en ambas direcciones 6. Cuando la decisión debe tomarse colectivamente 7. Para nuevas políticas o métodos 8. Cuando el grupo demanda una reunión.
Exposición
EXPOSICIÓN
+ PERSUASIÓN
DIÁLOGO
OBSERVACIÓN
INVESTIGACIÓN
INDAGACIÓN
+
COORDINAR EL GRUPO
UNIR AL GRUPO
AGRESIVIDAD
Proteger al débil Preguntar a todos Anotar sugerencias Construir ideas
Hacer participar No tomar partido Pedir ayuda Ceñirse a los hechos
LEYES DE LA REUNIÓN
INTERRUPCIONES
MOVILIZAR AL GRUPO
Estar alerta Estar al timón Comprobar comprensión Repetir y comprobar
DISPERSIÓN
CENTRAR AL GRUPO
Establecer normas básicas Acuerdo adoptado por todos los miembros de la organización sobre lo que se puede o no se puede hacer en una reunión. El objetivo es generar en la reunión comportamientos funcionales
Establecer normas básicas • Mantener el objetivo de la reunión, centrando la discusión en los asuntos relevantes • Respetar los puntos de vista de los participantes. • Cumplir con los tiempos: Llegar puntual, empezar a tiempo, terminar en hora. • Mantener una sola conversación a un tiempo. • Comprometerse a participar. • Escuchar y Valorar los puntos de vista ajenos, aunque sean distintos a los nuestros.
• Si se está de acuerdo con una decisión adoptada, llevarla a cabo. • Manifestar inmediatamente si no te es posible cumplir un acuerdo. • ......