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INSTRUMENTO DE CONTROL ARCHIVISTICO DENOMINADO “CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES” Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 20, fracción III y 25 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se emite el presente instrumento de control archivístico denominado “Control de Préstamo de Expedientes”.

Objetivo General. Proporcionar el servicio de préstamo de expedientes o documentos que se encuentran en resguardo en el Archivo de Concentración del DIF-DF, al personal autorizado adscrito a las Unidades Administrativas que conforman el Organismo, a fin de dar cumplimiento a las solicitudes de información pública o el desahogo de requerimientos legales, judiciales o administrativos.

Políticas y/o Normas de Operación.

1. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, es el área encargada de coordinar y supervisar los mecanismos a seguir para la atención en tiempo y forma de las solicitudes de préstamos de expedientes y documentos que se encuentran en resguardo en el Archivo de Concentración del DIF-DF.

2. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General - Unidad Coordinadora de Archivos, será responsable de proporcionar el servicio de préstamo de expedientes o documentos.

3. La Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General, Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, a través del responsable del Archivo de Concentración tendrá entre otras actividades:

a. Atender las solicitudes de préstamo de expedientes y documentos. b. Verificar que el formato de Control de Préstamo de Expedientes se encuentre debidamente requisitado y validado.

c. Localizar el expediente o documento solicitado. Página N° 1 de 6

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d. En caso de no encontrar el expediente o documento en el momento demandado, se cancelará el formato de Control de Préstamo de Expedientes al área solicitante, informándole que no se encuentra el expediente o documento requerido y en su caso que se requerirá un plazo mayor para su búsqueda e indicando la fecha aproximada en que se le proporcionará.

e. En la circunstancia que el expediente o documento no sea localizado ya sea por extravío, sustracción, deterioro, negligencia, alteración, adaptación o modificación dolosa, o la razón que fuere, se notificará por escrito al área solicitante, así mismo, se dará aviso al Órgano de Control Interno y a la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos para lo legalmente conducente.

f. Contar con un catálogo de firmas actualizado del o los servidores públicos autorizados para solicitar el préstamo de expedientes o documentos.

g. Verificar que los expedientes o documentos solicitados hayan sido generados por la unidad administrativa solicitante. De lo contrario elaborar escrito indicando al solicitante que debe pedir autorización al área generadora.

4. El préstamo de expedientes o documentos se realizará por escrito dirigido al titular de la JUD de Archivo General de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, que se ubica en Prolongación Xochicalco 929, Primer Piso, Colonia Santa Cruz Atoyac, Delegación Benito Juárez, C.P. 03310, adjuntando en dos tantos originales del formato denominado “Control de Préstamo de Expedientes”, conforme al ANEXO 1, debidamente requisitado al solicitar uno y hasta un máximo de tres expedientes.

5. Los expedientes o documentos prestados, por ningún motivo podrán ser destruidos o sustraer los anexos o fojas que lo integran, quedando bajo la responsabilidad del solicitante, quien deberá devolverlo de manera íntegra.

6. La devolución de expedientes o documentos se deberá realizar en un plazo máximo de cinco días hábiles, a partir de la fecha del préstamo, de requerirlo por más tiempo el solicitante deberá informar por escrito al titular de la Jefatura de Unidad

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Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal Dirección General Dirección Ejecutiva de Administración Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales JUD de Archivo General – Unidad Coordinadora de Archivos Departamental de Archivo General y requisitar un nuevo formato de Control de Préstamo de Expedientes.

7. El Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos realizará el seguimiento de los expedientes o documentos prestados y requerirá por escrito a las áreas solicitantes aquellos que hayan cumplido con el tiempo límite de préstamo; de no recibirse en el plazo establecido mediante escrito se deslindará del uso que pueda darse al expediente prestado, al responsable del área solicitante.

8. El responsable del Archivo de Concentración y el solicitante deberán cotejar la integridad del expediente al momento de la entrega-recepción.

9. En caso de que los expedientes o documentos sean devueltos en mal estado o incompleto, se notificará por escrito al responsable del área solicitante y a la Contraloría Interna en el DIF-DF, a fin de deslindar responsabilidades.

10. Cuando se realice la devolución del expediente o documento prestado, el formato original del Control de Préstamo de Expedientes, se cancelará.

11. La Unidad Coordinadora de Archivos asegurará el manejo eficiente de los expedientes clasificados como reservados y confidenciales.

12. Cuando los expedientes o documentos sean requeridos para un proceso legal, judicial o administrativo, el préstamo documental tendrá vigencia indefinida.

13. En el caso de que alguna autoridad externa solicite el préstamo de un expediente o documento de contabilidad y estados financieros, deberá recabarse la autorización del titular de la Dirección Ejecutiva de Administración.

14. Los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información pública se conservarán por 2 años más a la conclusión de su vigencia documental, conforme al plazo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

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Anexo 1 “Control de Préstamo de Expedientes” SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES JUD DE ARCHIVO GENERAL - UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES

DATOS DEL SOLICITANTE 1

NOMBRE ÁREA DE TRABAJO

4 5

3

* FOLIO:

OBSERVACIONES: TELÉFONO

NÚMERO DE EMPLEADO

2

FECHA

EXT.

6

8

7 DATOS DEL EXPEDIENTE *

PRÉSTAMO Y/O CONSULTA NÚMERO CONSECUTIVO

9 10

CLASIFICACIÓN LEGAJO Y/O LEGAJOS UNIDAD DE ARCHIVO

11 12 FECHA DE ENTREGA

DEVOLUCIÓN

EXPEDIENTE (NOMBRE, TITULO, DESCRIPCIÓN) Y AÑO

ESTADO FÍSICO DEL EXPEDIENTE

13

ESTADO FÍSICO DEL EXPEDIENTE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL

17

BUENO

MALO

18

FECHA DE DEVOLUCIÓN

14BUENO REGULAR MALO

REGULAR

OBSERVACIONES:

15

19

16 Vo. Bo.

21

23

NOMBRE Y FIRMA DE J.U.D. DE ARCHIVO GENERAL

NOMBRE, NÚM. DE EMPLEADO Y FIRMA DE QUIEN RECIBE EXPEDIENTE

20

22

24

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN AUTORIZA ÁREA SOLICITANTE

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

NOMBRE, NÚM. DE EMPLEADO Y FIRMA DE QUIEN DEVUELVE EXPEDIENTE

* NOTA: PARA LLENADO EXCLUSIVO DE LA J.U.D. DE ARCHIVO GENERAL

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES INTRODUCCIÓN: ESTE FORMATO DEBE SER LLENADO EN ORIGINAL AL SOLICITAR UNO (1) Y HASTA UN MÁXIMO DE TRES (3) EXPEDIENTES, DEBIENDO ANOTAR LO SIGUIENTE: 1.- NOMBRE:

ANOTAR EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE O DOCUMENTACIÓN.

2.- FECHA:

ASENTAR EL DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE SOLICITAN LOS EXPEDIENTES, EJEMPLOS: 20-JUN-2013; 20-06-2013 SE OTORGARÁ UN NÚMERO CONSECUTIVO AL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES, EL CUAL SERÁ PROPORCIONADO POR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

3.- FOLIO: 4.- ÁREA DE TRABAJO: 5.- NÚMERO DE EMPLEADO: 6.- TELÉFONO: 7.- EXT.:

8.- OBSERVACIONES:

9.- NÚMERO CONSECUTIVO: 10.- CLASIFICACIÓN: 11.- LEGAJO Y/O LEGAJOS:

ANOTAR EL NOMBRE DEL ÁREA INTERNA A LA QUE PERTENECE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE ANOTAR EL NÚMERO DE EMPLEADO DE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE ANOTAR EL NÚMERO TELEFÓNICO DEL ÁREA INTERNA A LA QUE PERTENECE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE ANOTAR EL NÚMERO DE LA EXTENSIÓN TELEFÓNICA DEL ÁREA INTERNA A LA QUE PERTENECE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE ANOTAR LOS DATOS QUE CONSIDERE NECESARIOS PARA EL CONTROL DEL EXPEDIENTE(S) Y DE LA INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTACIÓN. ANOTAR EL NÚMERO PROGRESIVO DEL EXPEDIENTE(S) QUE SE LE ASIGNÓ CUANDO FUE ENVIADO AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ES EL NÚMERO, CLAVE O CLASIFICACIÓN QUE IDENTIFICA AL ASUNTO, NOMBRE, TÍTULO O DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE ANOTAR EL NÚMERO DE LEGAJO(S) QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE

12.- UNIDAD DE ARCHIVO:

ANOTAR LA UNIDAD DE ARCHIVO DEL ÁREA A LA QUE PERTENECE LA PERSONA QUE SOLICITA EL EXPEDIENTE

13.- EXPEDIENTE (NOMBRE, TÍTULO, DESCRIPCIÓN) Y AÑO:

ESCRIBIR EL TÍTULO, NOMBRE O ASUNTO DEL EXPEDIENTE A SOLICITAR

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14.- ESTADO FÍSICO DEL EXPEDIENTE:

MARCAR CON UNA "X" LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE ENTREGA Y SE ENCUENTRA EL EXPEDIENTE(S); BUENO, REGULAR, MALO

15.- SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL:

ES LA CLAVE O CLASIFICACIÓN CONFORME AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

16.- FECHA DE ENTREGA:

ASENTAR EL DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE DEBE DE ENTREGAR EL EXPEDIENTE(S) SOLICITADO, EJEMPLOS: 20-JUN-2013; 20-06-2013 AL DEVOLVER EL EXPEDIENTE(S) MARCAR CON UNA "X" LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE ENTREGA Y SE ENCUENTRA EL EXPEDIENTE(S); BUENO, REGULAR, MALO

17.- ESTADO FÍSICO DEL EXPEDIENTE: 18.- FECHA DE DEVOLUCIÓN: 19.- OBSERVACIONES:

ASENTAR EL DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE REGRESA EL EXPEDIENTE(S) SOLICITADO, EJEMPLOS: 20-JUN-2013; 20-06-2013 AL DEVOLVER EL EXPEDIENTE(S) ANOTAR LOS DATOS QUE CONSIDERE NECESARIOS PARA EL CONTROL DEL EXPEDIENTE(S) Y DE LA INFORMACIÓN.

20.- NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN AUTORIZA, ÁREA SOLICITANTE:

ANOTAR NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO DEL ÁREA QUE AUTORIZA Y QUE SERÁ EL RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE E INFORMACIÓN HASTA SU DEVOLUCIÓN.

21.- Vo. Bo., NOMBRE Y FIRMA DE J.U.D. DE ARCHIVO GENERAL.-

ANOTAR NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO GENERAL, OTORGANDO SU VISTO BUENO

22.-NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.-

ANOTAR NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE PROPORCIONAR LA CONSULTA Y/O PRÉSTAMO DE SOLICITADO AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

23.-NOMBRE, NÚM. DE EMPLEADO Y FIRMA DE QUIEN RECIBE EL EXPEDIENTE: 24.-NOMBRE, NÚM. DE EMPLEADO Y FIRMA DE QUIEN DEVUELVE EL EXPEDIENTE:

DE LO

ANOTAR NOMBRE, NÚMERO DE EMPLEADO Y FIRMA DE LA PERSONA QUE RECIBE EL EXPEDIENTE SOLICITADO ANOTAR NOMBRE, NÚMERO DE EMPLEADO Y FIRMA DE LA PERSONA QUE HACE LA DEVOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE SOLICITADO

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