PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS DEL SISBEN

Código: P-GT-14 Versión: 1 Fecha actualización: 2014-10-22

1. Objetivo: Administrar la base de datos del SISBEN con el fin de identificar los posibles beneficiarios de programas sociales en las áreas de salud, educación, bienestar social, entre otras. 2. Alcance: Inicia con la identificación de la solicitud y termina con entrega de información estadística SISBEN 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES: SISBEN: Sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios para programas sociales. 4. CONTENIDO No.

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ACTIVIDAD

DESCRIPCION RESPONSABLE Identifica el tipo de trámite que requiere el usuario y solicita la documentación respectiva:

  Identificación de  la solicitud   

Encuesta nueva por primera vez Encuesta nueva por cambio de domicilio Encuesta nueva por inconformidad Inclusión de nuevas personas Retiro de personas Modificación y/o actualización de datos

Auxiliar de taquilla

Inicialmente solicita al usuario copia de la cuenta de servicios públicos y copia de los documentos de identidad de todas las personas que habitan en el mismo domicilio.  De 0 a 6 años: copia del registro civil de nacimiento.  De 7 a 17 años: copia de la tarjeta de Auxiliar de Encuesta nueva identidad. taquilla  Mayor de 18 años: copia de la cédula de ciudadanía. Procede a consultar cada uno de los documentos en las siguientes páginas web:  www.fosyga.gov.co En esta página se verifica la afiliación tanto al régimen

ELABORO Nombre: Equipó de apoyo Secretaría de Salud-Sisben Fecha: 2014-10-22 Cargo: No aplica

de

REVISO la Nombre: Juan Felipe Gómez Toro

APROBO Nombre: Juan Felipe Gómez Toro

Fecha: 2014-10-22

Fecha: 2014-10-22

Cargo: Secretario de Despacho de Salud

Cargo:

Secretario de Despacho de Salud

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ACTIVIDAD 

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DESCRIPCION RESPONSABLE subsidiado como al contributivo. www.sisben.gov.co Se verifica si el usuario se encuentra encuestado en el SISBEN a nivel nacional.

En el caso de que el usuario se encuentre activo en el régimen contributivo y manifieste no estarlo, debe presentar la respectiva constancia de retiro de la EPS – C Si el usuario figura encuestado en el SISBEN de otro Municipio o Departamento, el usuario debe presentar la respectiva carta de retiro del mismo. Si en el momento de consultar y revisar la documentación, falta algún documento se le informa al usuario y finaliza el procedimiento. Posteriormente se radican los documentos en el software y se genera en el mismo, el formato de encuesta nueva (FEN) Si el usuario se encuentra en la base de datos del SISBEN Municipal, se determina si la solicitud de encuesta nueva es por inconformidad o por cambio de domicilio. Identifica si las personas a encuestar por cambio de domicilio son todas las registradas en la base de datos municipal o solo una parte del grupo familiar.

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En el caso de que el cambio de domicilio sea de todo el grupo familiar, se genera en el Encuesta nueva software el formato de retiro de ficha (FRF) y por cambio de posteriormente el formato de encuesta nueva domicilio (FEN). Si el cambio de domicilio es solo de una parte del grupo familiar, se genera en el software el formato de retiro de personas (FRP) y posterior a la visita se retiran del sistema y se genera el formato de encuesta nueva (FEN).

Auxiliar de taquilla

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ACTIVIDAD

DESCRIPCION RESPONSABLE El usuario presenta copia de la cuenta de servicios públicos y copia de los documentos de identidad de todas las personas que habitan en el mismo domicilio:  De 0 a 6 años: copia del registro civil de nacimiento.  De 7 a 17 años: copia de la tarjeta de identidad. Encuesta nueva Auxiliar de  Mayor de 18 años: copia de la cédula de por taquilla ciudadanía. inconformidad Posteriormente se radican los documentos en el software y se genera el formato de encuesta nueva (FEN) y el formato de retiro de ficha (FRF).

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Inclusión de nuevas personas

Esta encuesta se realiza en el mismo domicilio que aparece registrado en el software. Quien realiza la solicitud de inclusión de nuevas personas debe ser mayor de edad, que se encuentre incluido en el grupo familiar al cual se va a hacer el ingreso y debe presentar copia del documento de identidad de la persona que se va a incluir:  De 0 a 6 años: copia del registro civil de nacimiento.  De 7 a 17 años: copia de la tarjeta de identidad.  Mayor de 18 años: copia de la cédula de ciudadanía

Auxiliar de taquilla

Si el ingreso corresponde a un menor de edad, éste se hace inmediatamente.

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Retiro de personas

Si el ingreso corresponde a un mayor de edad, se requiere visita domiciliaria. La solicitud de retiro la puede realizar la misma persona a retirarse u otra persona que se encuentre incluida en el grupo familiar. Puede hacerse de manera personal, por correo electrónico o vía fax.

Auxiliar de taquilla

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ACTIVIDAD

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DESCRIPCION RESPONSABLE Cuando el retiro se realiza por cambio de domicilio o traslado de municipio, programa visita al domicilio. Cuando el retiro es por defunción, solicita copia del certificado de defunción y el retiro se realiza inmediatamente.

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Solicita copia del documento que soporte la modificación y/o actualización de los datos y la Modificación y/o realiza inmediatamente. Auxiliar de actualización de taquilla datos Se radica el documento y se genera el formato de modificación de ficha (FMF) Cuando el retiro es de todas las personas que Auxiliar de Retiro de Ficha figuran en la ficha, se procede a realizar el taquilla formato de retiro e ficha (FRF) Luego realizadas todas las solicitudes por el usuario, se procede a registrarlas en el archivo control de encuestas y novedades.xls, se reparten de acuerdo al tipo de solicitud:

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Distribución de solicitudes

1. Encuestas nuevas, retiro de personas e inclusión de personas mayores de edad.

Digitador

2. Retiros de fichas, inclusión de personas menores de edad, modificación de datos y retiros por defunción. Se procede a realizar las visitas domiciliarias a las solicitudes por encuestas nuevas, retiro de personas e inclusión de personas mayores de edad.

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Visitas domiciliarias

Se realiza máximo dos visitas al mismo domicilio en el caso de que exista personas ausentes en el momento de la visita, luego de realizar las dos visitas si fuera el caso, se procede a reportar al digitador las fechas de las visitas con el fin hacer el rechazo de la solicitud en el sistema.

Encuestador

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DESCRIPCION RESPONSABLE De acuerdo al tipo de solicitud generada por el Auxiliar de Taquilla se procede a descargar el trámite en el software: Encuesta nueva: Luego de que se realiza la visita domiciliaria, se procede a asignar número de ficha y se digita en el software, se hace el proceso de malla de validación para validar inconsistencias, si las hay se corrigen en el momento y se pasa a histórico para el que software asigne el puntaje a la ficha. Inclusión de personas mayores de edad: se realiza la inclusión de la persona o personas, se hace el proceso de malla de validación para validar inconsistencias, si las hay se corrigen en el momento y se pasa a histórico para el que software asigne el puntaje a la ficha.

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Ingreso de solicitudes al Software SisbenNet

Retiro de personas: Se realiza el retiro de la persona o personas, se hace el proceso de malla de validación para validar inconsistencias, si las hay se corrigen en el momento y se pasa a histórico para el que software asigne el puntaje a la ficha. En el caso de que el encuestador reporte solicitudes con dos visitas, se procede a realizar el rechazo de la misma en el software. Inclusión de personas menores de edad, retiros de ficha y modificación de datos: Se realiza la novedad en el software y se hace el proceso de malla de validación para validar inconsistencias, si las hay se corrigen en el momento y se pasa a histórico para el que software asigne el puntaje a la ficha. Para las novedades que requieren visita domiciliaria se cuenta con 23 días corrientes desde el momento en que el usuario 12hace la solicitud hasta la respuesta de la misma para el resto de solicitudes se cuenta con 10 días corrientes desde el momento en el que usuario hace la solicitud hasta la respuesta de la

Digitador

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DESCRIPCION

RESPONSABLE

misma Así mismo se hace el descargue de todas las solicitudes en el archivo de Excel control de encuestas y novedades.xls Mensualmente y de acuerdo a la normatividad vigente entregada por el DNP se procede a realizar envío de la base de datos del SISBEN en la plataforma habilitada por el DNP la página www.sisben.gov.co en el link SisbenNet:

Envío de base 12 de datos al DNP

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Entrega de información estadística SISBEN

-

Actualizar la base datos con el archivo de actualización enviado mensualmente por el DNP

-

Ajustar índices

-

Reducir archivo de base de datos

-

Generar archivo para enviar (se crea el formato de envío el cual va firmado por el alcalde(sa) o encargado si lo hay en el momento del envío y el administrador de la base de datos del SISBEN)

-

Generar paquete de envío (se adiciona la base de datos y el formato firmado)

-

En SisbenNet web envío paquete

En el caso de que cualquier entidad requiera información estadística del SISBEN, dicha entidad debe solicitarlo mediante oficio o correo electrónico informando que información requiere y para que se va a utilizar. Se procede a generar archivo dbf desde el aplicativo SisbenNet y se consolidad la información solicitada

Administrador de la Base de Datos

Administrador de la Base de Datos

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

No tiene

6. REGISTROS DE CALIDAD Código

Nombre

No aplica

Ficha de clasificación socioeconómi ca

coordinador del SISBEN

Constancia de visita del SISBEN

Técnico de base de datos

F-GT-43

Responsable

Lugar de Almacenamiento

Recuperación

Protección

Oficina del SISBEN

Archivo físico en orden consecutivo de la ficha SISBEN

Mantener bajo llave

PC del coordinador del SISBEN

Mi PC\C:\SISBENW2

Clave de acceso

Oficina del SISBEN

Tiempo de Retención el tiempo de vigencia del SISBEN el tiempo de vigencia del SISBEN

Carpeta de Mantener en constancia de visita carpeta

7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha

Versión

8. ANEXOS 

F-GT-43 constancia de visita del SISBEN

Descripción del cambio No aplica para esta versión

1 mes

Disposición Final Archivo municipal Back up de seguridad Destruir

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Anexo 1: Listado de requisitos por novedades

Por ingresos de personas Fotocopia de documento de identidad de la persona a ingresar Reingreso por retiro del contributivo Carta de retiro de la EPS Corrección de datos personales Fotocopia del documento de identidad a corregir Por retiro de personas o traslado a otro municipio Personalmente o por escrito Por defunción Fotocopia del acta de defunción Por ingreso al contributivo Carta informando el ingreso a una EPS