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Microsoft Excel 2000 MS Excel es la Hoja de Cálculo del paquete Microsoft Office. Dado un conjunto de datos introducidos, distribuidos en filas y columnas, podremos aplicarles fórmulas para generar nueva información, crear gráficos,... Una de las ventajas del Excel es el recálculo automático al modificar los datos afectados en una fórmula. Los archivos o documentos de MS Excel se denominan Libros y están compuestos, a su vez, de Hojas (por defecto siempre aparecen tres, pero podemos incrementar o disminuir el número de éstas). Cada hoja dispone de: En c • Filas: enumeradas desde la 1 a la 65536 • Columnas: nombradas desde la A a la IV • Intersección de fila y columna = Celda. Ésta se identifica por el nombre de la columna y el número de la fila. Ejemplos: A1,..., C5,..., H200,..., IV65536

CELDA

Nota: Si nos situamos en la casilla en la que figura A1 y escribimos IV65536, dándole a continuación a Û, el cursor se situará en la última celda de la hoja actual.

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1. Para seleccionar: • • • • • •

Una Celda: hacemos clic sobre esta. Un Rango (Varias Celdas): hacemos clic en la primera celda y, ayudándonos con el ratón, arrastramos hacia la celda que ocupa el vértice opuesto. Una Fila: hacemos clic en el número de cabecera de la fila. Varias Filas: hacemos clic en el número de cabecera y arrastramos hasta donde queramos seleccionar. Una Columna: hacemos clic en la letra de cabecera de la correspondiente columna. Varias Columnas: hacemos clic en la letra de cabecera y arrastramos.

2. Cambios del cursor: Cuando desplazamos el ratón sobre las celdas el cursor adopta la forma de una cruz blanca. Si estando la cruz blanca, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos desplazamos sobre un conjunto de celdas, éstas quedarán seleccionadas y podremos, entonces, realizar la operación de copiar, por ejemplo, y pegar el contenido de dichas celdas en otra posición de la hoja actual o en otras hojas. Nótese que cuando copiamos una celda o conjunto de éstas el contorno se activa con líneas discontinuas en movimiento que desaparecen en el momento en el que nos situamos en una nueva celda y damos a Û para pegar el contenido de las mismas. Si lo que deseamos es desplazar el contenido de la celda o celdas a otra posición dentro de la hoja, entonces situaremos el ratón en el contorno de esta o éstas y la cruz blanca se transformará en una flecha blanca. Ahora pulsando con el botón izquierdo del ratón desplazamos todo el conjunto a la nueva posición. Nótese que cada celda o conjunto de celdas seleccionadas tiene un punto negro en la parte inferior derecha del recuadro. Si nos situamos sobre éste con el ratón, la cruz blanca se transformará ahora en una pequeña cruz negra, y pulsando en el botón izquierdo del ratón podremos copiar tantas veces como queramos el contenido de éstas o de sus valores correlativos (números, días=de la semana, fechas, …), en las columnas o filas más cercanas seleccionadas, al arrastrar el ratón.

3. Para introducir o modificar datos y fórmulas: • •

Texto o Números: Se introducen directamente, una vez hayamos ubicado el cursor en la celda escogida. Fórmulas: Excel dispone de unas 250 fórmulas y para hacer uso de éstas es necesario introducir el signo de igualdad (=) en la celda y seleccionar luego la fórmula, a través de la Barra de fórmulas:

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Informática o Fórmulas definidas en Excel, a través del icono o Fórmulas personalizadas: Ej.: =(A7+B2)/2

Curso 2001/2002 : Ej.: =Suma(A5:A10)

4. Para introducir la referencia de la celda o celdas: • En una fórmula: • Una única celda queda identificada por la columna y la fila. Ej: C7 • Las celdas de una columna. Ej: A1:A7 • Las celdas de una fila. Ej: A3:G3 • Seleccionando un rango: Ej: B1:C7 • En la construcción de un gráfico: • Las celdas de una columna, se mantiene fija la columna, para lo cual se utiliza el símbolo $. Ej: $C7 • Manteniendo fija la fila. Ej: C$7 • Manteniendo fija la columna y la fila. Ej: $C$7 • Seleccionando un rango. Ej: $B$7:$C$7. • Para hacer referencia de los datos de una hoja a otra es necesario encabezar la celda o celdas con el nombre de la hoja y el signo de admiración !. Ej.: = SUMA(Hoja1!B1:B8;Hoja2!A1:A8) 5. Ejemplos: • Construcción de un horario: Excel conoce los días de la semana, los meses, los números, fechas, … e incluso sus expresiones abreviadas. Escribamos, por ejemplo, “Lunes” en la casilla B1. Situándonos con el ratón en el pequeño cuadrado negro de la esquina inferior izquierda, veremos que la clásica cruz blanca se convierte ahora en negra. Arrastrando con el ratón hacia la derecha resulta lo siguiente:

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Lo mismo podemos hacer con las horas:

Ahora, eliminemos elementos que no vayamos a usar. Por ejemplo, las hojas dos y tres:

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Situándonos sobre la pestaña “Hoja2” y luego “Hoja3” con el botón derecho del ratón, podremos eliminar las dos hojas restantes que Excel, por defecto, crea en los documentos nuevos. Asimismo, situándonos sobre la pestaña “Hoja1” podremos cambiar el nombre a la hoja:

Llamémosla “Horario” y después pulsemos

Û.

A continuación, introducimos los datos en

nuestra hoja de horario:

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Haciendo uso de la pequeña cruz negra podemos repetir elementos arrastrando el ratón. También, en este caso, podemos situar la flecha del ratón sobre el borde negro de la casilla y, manteniendo pulsada la tecla ‚ aparecerá el símbolo “+” que nos copiará el elemento. Pongamos ahora en negrita las horas y los días seleccionando la fila y columnas correspondientes:

Una vez seleccionada, apliquemos, por ejemplo, negrita, aunque con la opción Formato Celdas… podremos cambiar el color de ésta, el tipo de letra, etc.

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Hacemos lo mismo con la columna y filas seleccionadas:

También, con el mismo proceso, podemos centrar los elementos:

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La columna de horas resulta demasiado ancha y para ajustarla hay que situarse entre las cabeceras de columna “A” y “B” haciendo una doble pulsación de ratón. Obsérvese que la forma de flecha del ratón cambia a una flecha de doble dirección.

Asimismo, la asignatura “Dietética nutricional” se sale de la casilla invadiendo la columna de la derecha:

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Para ajustar en su casilla los elementos largos, podemos hacer varias cosas. Por ejemplo, ajustar como hicimos con las horas:

Esto podría hacer demasiado ancho nuestro horario. Algo más elegante es ajustar el texto de nuestra columna, seleccionando la cabecera de la columna “D” y, con el botón derecho del ratón, hacer lo siguiente:

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Seleccionamos la pestaña Alineación, hacemos un ✔ en “Ajustar texto y aceptamos:

La palabra nutricional está “escondida”. Para que aparezca, ajustamos el alto de la fila seis situándonos justo debajo, en la línea separadora, del número de la fila y hacemos doble pulsación de ratón:

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A continuación, construyamos como práctica el horario con las asignaturas de Fisioterapia. Empecemos con el lunes:

De momento es necesario ajustar la columna “B”. Mejor seleccionemos las columnas “B”-“H”, ya que los nombres de las asignaturas serán en general largos:

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Seleccionamos la pestaña Alineación y hacemos un ✔ en “Ajustar texto. Ahora, ajustando algo el ancho y alto de la columnas mejorará su aspecto:

Si centramos los elementos (y aprovechamos para hacerlo con todas las columnas), el aspecto será el siguiente:

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Finalizamos el horario aprovechando las posibilidades de Excel que conocemos para copiar elementos. Por último, guardamos pulsando con el ratón en el icono

.

Vista previa: Para ver cómo va a quedar el documento una vez impreso, podemos ir al “Menú Archivo, Imprimir”:

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En “Vista previa” podremos observar el documento y personalizar aún más nuestro horario:

El aspecto es pobre. Accedamos a configurar y elijamos el papel apaisado:

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En la pestaña “Márgenes”, elijamos en “Centrar en la página” las opciones “Horizontalmente” y “Verticalmente”:

Podemos, asimismo, indicar el encabezado y el pie de página:

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Y en la pestaña “Hoja”, seleccionemos en “Imprimir” la opción “Líneas de división” y aceptamos:

Si deseamos que el horario ocupe un tamaño mayor en la página, podemos cambiar la opción “Ajustar al % del tamaño normal”:

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El aspecto mejora bastante y como se ve, el documento sólo ocupa una página impresa.

Para ver los límites de nuestra área de impresión, cerramos la vista previa y veremos en nuestro documento cómo, entre las columnas “K” y “L” aparece una línea discontinua negra. Éste será nuestro límite derecho en una página A4. En la parte inferior figurará otra línea.

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• Ordenar Datos: Creemos ahora una hoja con datos de personas:

Obsérvese como las direcciones de correo electrónico quedan en formato “Hipervínculo”. Esto nos permite acceder a nuestro gestor de correo electrónico al pulsar directamente sobre esta dirección (en color azul). NOTA: En el caso de las bases de datos, no vamos a realizar ajustes como hemos visto anteriormente, sino a mantener cada registro (entrada) de nuestra hoja en una sola fila. Sin embargo, mejoraremos las cabeceras, o sea, los nombres de los campos:

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Ahora, veamos cómo podemos ordenar esta hoja. Seleccionemos la casilla “Apellidos” y después nos vamos al menú “Datos”:

La opción ordenar seleccionará automáticamente nuestra hoja, permitiéndonos ordenar por varios campos:

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El aspecto una vez ordenados los registros, es el siguiente:

Si añadimos una persona con los mismos apellidos que otra, será:

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Tal vez, a la hora de ordenar, debamos añadir más criterios aparte de ordenar únicamente por apellidos. Situándonos nuevamente en la casilla “Apellidos”, volveremos a “Menú Datos, ordenar” y seleccionamos la ordenación por Apellidos y luego por nombre. Obsérvese que Excel ha marcado por defecto la opción “Sí” en “La lista tiene fila de encabezamiento”, que es nuestra fila uno:

Ahora “Antonio” estará antes que “Santiago” en la hoja ordenada:

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• Filtros para los datos: Una potente herramienta que nos permite buscar más fácilmente elementos en una relación de cierto tamaño son los filtros. En la misma hoja con la que estamos trabajando, vamos a “Menú Datos, Filtro, Autofiltro”:

Veremos los siguiente:

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Excel ha dispuesto pestañas en cada uno de los campos de nuestra hoja (a modo de base de datos en este caso). Investigue el alumno alguna selección y verá de inmediato el efecto. Obsérvese el caso de los apellidados “Álvarez Rodríguez”. Asimismo, para quitar el Autofiltro basta con volver al menú propio y desmarcar dicha elección. Nota: Una opción de seguridad interesante es habilitar el guardar cambios automáticamente como se indica, mediante el menú Herramientas seleccionamos en Complementos:

Y seleccionamos “Autoguardar”.

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Formulario: Si ahora vamos a “Menú Datos, Formulario…”, automáticamente genera un formulario teniendo en cuenta el nombre de los campos que hayamos indicado en la fila 1

Esta opción nos permitirá introducir nuevos registros o hacer búsquedas por registros utilizando los Criterios. Por ejemplo, si nos situamos en la casilla Nombre:, e indicamos una inicial y le damos a Û, podremos ver los registros cuyo nombre se inician con dicha letra. Para obtener un mejor acabado, podemos eliminar las hojas sobrantes y dar un nombre a nuestra hoja de trabajo. En este caso vamos a modificar el nombre de Hoja 1 por el Base de datos.

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Validación: Esta permite limitar los contenidos de las casillas y advertirnos si nos hemos equivocado al cumplimentar las mismas dando valores que consideramos como no validos, según nuestros criterios. Veamos el siguiente ejemplo, el campo sueldo habrá de ser cumplimentado para cada registro, pero la cantidad de dicha celda, hemos considerado que no deberá excederse de 300000, así pues, nos vamos al menú Datos, Validación…

Seleccionando las otras dos pestañas e indicamos el mensaje entrante que queremos que aparezca cuando nos situamos sobre las casillas de la columna sueldo y, a su vez, el mensaje de error que queremos que nos notifique Excel cuando hayamos errado en la incorporación de la nueva información. A continuación, se muestra paso a paso la construcción de dichos mensajes y la ejecución de los mismos:

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Uso de las fórmulas:

Podemos acceder al conjunto de fórmulas de las que dispone Excel justo cuando indicamos un “=” en la celda seleccionada, en la Barra de entrada o mediante el icono . Supongamos que disponemos de la siguiente tabla de datos:

Si quisiéramos calcular, por ejemplo, la edad media de los pacientes, nos ubicamos en una casilla en la que indicaremos la palabra “Media:” y situándonos en la barra de entrada de fórmulas y datos, pondremos el signo igual (=), automáticamente se activará la barra de funciones o seleccionaremos ésta mediante el icono de funciones Escogemos en las fórmulas de Estadística el Promedio:

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Indicamos las celdas sobre las que va a calcular el valor medio que serían de la C2 a la C21:

Idem con el peso, pero seleccionando ahora el rango de valores con el ratón, con lo que aparece la línea punteada alrededor de los datos escogidos.

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Supongas ahora que queremos hacer una resta entre los datos de las dos columnas, que hemos denominado Ingresos y Pagos, crearemos una nueva tercera columna que denominamos Diferencia. Ahora, nos situamos en la casilla C2 y ponemos el signo = , a continuación seleccionamos las celdas desde la A2 a la A6 (A2:A6) le damos a Û, añadimos el signo menos y luego seleccionamos la columna B2:B6. Sólo nos queda arrastrar con el ratón la pequeña cruz negra para completar la operación en todas las filas desde la C2a la C6, como se indica:

Si queremos hacer la misma operación pero con columnas situadas en diferentes hojas, entonces nos situamos en la hoja en la que queremos que aparezca el resultado de la suma y mediante el signo igual (=) se activará la casilla de funciones. Seleccionamos la Suma y se activará la siguiente ventana:

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En el siguiente ejemplo, disponemos de dos hojas de cálculo en la figuran cantidades del primer y segundo semestre:

Creamos a continuación una tercera hoja que de cálculo, denominamos “total”, donde vamos a sumar las cantidades obtenidas en los dos semestres, resultando así:

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Cuando damos a aceptar, automáticamente nos aparece el valor de la celda A1 en la hoja “total” y sólo nos queda situarnos en el punto negro de dicha celda, activándose la pequeña cruz negra, con lo arrastramos el ratón hacia abajo para que aparezcan el resto de los valores que han resultado de sumar la columna A1:A5 de la hoja 1er semestre con los datos de la columna A1:A6 de la hoja 2º semestre:

•

Asistente para Gráficos: Otra de las opciones de interés de Excel es la posibilidad de realizar distintos tipos de gráficos con los datos de que disponemos. Para ello podremos acceder mediante el icono

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, de donde surge el siguiente cuadro:

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Una vez seleccionado el tipo de gráfico le damos a aceptar y pasamos a indicar los datos que queremos representar:

Excel indica automáticamente el conjunto datos seleccionados y la Hoja en la que están ubicados:

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Una vez finalizado el proceso le indicaremos dónde ubicar la gráfica resultante:

El resultado que se observa se debe, a su vez, a que hemos modificado el aspecto original de la gráfica, para lo cual hemos ido haciendo un doble clic con el ratón sobre cada uno de sus componentes y hemos ido cambiando el aspecto de cada uno por separado.

Veamos otro ejemplo, hacemos nuevamente clic sobre el icono tipo de gráfico que nos interesa aplicar a los nuevos datos:

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y seleccionamos el

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Debemos indicar a continuación el rango de datos a seleccionar, para lo cual haremos clic sobre

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Dando lugar a la siguiente barra en la que habremos de introducir el rango de valores o en el cual se detallará automáticamente el mismo, simplemente seleccionando con el ratón el rango de celdas:

El resultado es el siguiente, que podremos copiar y pegar en un documento Word, por ejemplo: Edades de los pacientes 80 Ed 60 ad 40 20 0

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