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Acta número: 34-09, artículo 4, inciso a) Sección del Acta: Fecha: 17/11/2009 1

SE ACUERDA EN FIRME aprobar el Reglamento de Activos Fijos, en la siguiente forma: CONSEJO NACIONAL DE RECTORES REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1. La Unidad de Contabilidad será la unidad técnica responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control institucional de Activos Fijos. Tendrá la responsabilidad también de mantener el inventario permanente de activos fijos de la institución. ARTÍCULO 2. Para los propósitos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones: a) Activos fijos: Son bienes propiedad de la Institución, que se clasifiquen como tales de acuerdo con las normas contables aplicadas por la Unidad de Contabilidad destinados al logro de los objetivos de la Institución. Deben ser bienes con vida útil superior a un año. b) Usuario de un activo: funcionario y coordinador de comisiones o subcomisiones del CONARE que emplee activos para la ejecución de sus funciones institucionales asignadas. c) Inventario de activos fijos: registro que la Unidad de Contabilidad levanta, conserva y actualiza de los bienes muebles e inmuebles que pueden ser considerados como “activos fijos” de la institución, aplicando al efecto las normas contables vigentes y el presente Reglamento. d) Dependencia: Unidad, Sección, División o Programa del CONARE. Para los efectos del presente Reglamento se considerarán unidades administrativas las Comisiones y Subcomisiones de Coordinación interinstitucional usuarias de activos fijos. CAPÍTULO II: RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS ARTÍCULO 3. El titular de cada Dependencia designará a un funcionario como encargado de control de sus activos. El encargado coordinará el control de activos dentro de su Dependencia y con la Unidad de Contabilidad. Para ello, mantendrá un registro auxiliar de los activos fijos asignados a su Dependencia. ARTÍCULO 4. En cada Dependencia el encargado de control de activos deberá llevar un detalle de los activos asignados a cada funcionario, controlar los activos que se envían a reparación así como aquellos que se den en calidad de préstamo a usuarios de otras Dependencias. Coordinará la entrega de los activos dañados o en desuso con la Unidad de Proveeduría Institucional y lo informará a la Unidad de Contabilidad para su descargo. Informará también de los activos que estén subutilizados y atenderá las demás funciones que se detallan en este Reglamento. ARTÍCULO 5. Al recibir cada activo, mediante constancia, el usuario asumirá plena responsabilidad sobre él y se obligará a conservarlo y a utilizarlo en forma adecuada y solamente para las labores relacionadas con el ejercicio propio de sus funciones. ARTÍCULO 6. En caso de remoción, renuncia, traslado o despido, el usuario hará entrega inmediata de los activos que tenía en uso al encargado de su Dependencia. Si el usuario no cumple esta disposición, el encargado quedará autorizado para proceder a su recuperación sin más trámite, levantando acta del estado en que se encuentre cada activo y de los activos faltantes. Los activos rescatados se entregarán a la Unidad de Proveeduría y el acta se entregará a la Unidad de Contabilidad para que proceda conforme. ARTÍCULO 7. Es terminantemente prohibido que los activos fijos del CONARE salgan de las Dependencias para usos que no sean estrictamente de carácter académico o administrativo, propios de la Institución. ARTÍCULO 8. Cuando una Dependencia facilite activos fijos bajo su responsabilidad a usuarios de otras Dependencias, deberá firmarse por parte de cada encargado y el usuario un documento por el que este último se obligue a que el activo prestado sea devuelto en el mismo buen estado que lo recibe, en un plazo máximo de seis meses. En caso de incumplimiento, cualquiera de los encargados lo comunicará a la Unidad de Contabilidad, la cual realizará los trámites necesarios para que se proceda al cobro respectivo, según lo dispuesto en el artículo 22 de este Reglamento.

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ARTÍCULO 9. Al asumir sus funciones, todos los titulares de Dependencia deberán recibir de la Unidad de Contabilidad un detalle del inventario de activos fijos asignados a su Dependencia y asumirá la responsabilidad por ellos. CAPÍTULO III: PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ARTÍCULO 10. Cada uno de los activos fijos deberá tener un medio de identificación permanente que no le ocasione deterioro y sea fácilmente localizable y legible. ARTÍCULO 11. La Unidad de Contabilidad estará obligada a mantener el control de los medios de identificación de los activos y a entregarlos al Almacén de la Unidad de Proveeduría con su correspondiente registro como acto previo a su despacho. ARTÍCULO 12. El Almacén de la Unidad de Proveeduría mantendrá un registro de las personas que autoricen y de las que realicen retiro de activos fijos. ARTÍCULO 13. El Almacén de la Unidad de Proveeduría entregará los activos fijos debidamente identificados únicamente al encargado del control de activos de cada Dependencia o a la persona autorizada previamente por el titular de la Dependencia respectiva. ARTÍCULO 14. Cuando el CONARE acuerde la creación de una nueva Dependencia, o una ya existente adquiera independencia respecto a otra de la que formaba parte, el encargado de la Dependencia de procedencia levantará un inventario de los activos fijos que le hubieren sido asignados, a efecto de que la Unidad de Contabilidad realice los movimientos correspondientes en el inventario. CAPÍTULO IV: INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS ARTÍCULO 15. La Unidad de Contabilidad, en cualquier tiempo y sin previo aviso, podrá realizar recuento de activos fijos en las diferentes Dependencias. ARTÍCULO 16. La Unidad de Contabilidad enviará al inicio de cada año un listado de todos los activos fijos a cada Dependencia, a fin de que sea verificado. Cada Dependencia deberá realizar una comprobación física y enviará un informe de las diferencias encontradas a la Unidad de Contabilidad en un plazo de treinta días hábiles, indicando el nombre de los funcionarios bajo cuya responsabilidad estaba cada activo. En caso de que el titular de Dependencia no envíe respuesta alguna, se considerará que el listado se encuentra conforme. ARTÍCULO 17. La Unidad de Contabilidad velará porque en el inventario de activos fijos se incluyan todos los actos, hechos y operaciones que los afecten. Tendrá la responsabilidad de mantenerlo actualizado y al efecto realizará los movimientos contables respectivos. Deberá definir políticas relacionadas con el registro de activos y el sistema de información. La Unidad de Contabilidad definirá el monto mínimo de capitalización del activo para cada ejercicio presupuestario. ARTÍCULO 18. En los registros contables todo activo fijo deberá estar valuado a su costo, tomando para su estimación los siguientes valores: Para bienes en uso: a- El de compra o con el que se haya asignado a la Dependencia. b- El que registre en inventario o c- El asignado mediante avalúo. Para los bienes inmuebles: a- El de compra b- El asignado en el avalúo catastral o c- El que fije la administración mediante avalúo. ARTÍCULO 19. Toda donación de activos fijos aceptada por el CONARE, previa resolución favorable de la Unidad de Proveeduría, se notificará a la Unidad de Contabilidad para su registro e identificación correspondientes. ARTÍCULO 20. Cuando el CONARE adquiera terrenos, instalaciones o edificios, ya sea por medio de compra o donación, la Asesoría Jurídica del CONARE deberá remitir a la Unidad de Contabilidad copia de la escritura pública otorgada y de los planos respectivos para su registro, una vez que hayan sido inscritos en el Registro de la Propiedad. ARTÍCULO 21. En el caso de que algún activo fijo deje de tener utilidad para un usuario, éste lo comunicará al encargado de su dependencia para que lo reubique internamente, realizando el ajuste correspondiente en sus registros y notificando el cambio a la Unidad de

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Contabilidad. En caso de que no se asigne internamente, el activo será devuelto a la Unidad de Proveeduría. La Unidad de Contabilidad estará facultada, por sí o a iniciativa de terceros con interés directo, para solicitar al titular de dependencia la adopción de medidas para reubicar los activos que se encuentren subutilizados. ARTÍCULO 22. Cuando se detecte un faltante en el registro de los activos fijos y se demuestre responsabilidad del usuario, la Unidad de Contabilidad procederá a ordenar su cobro por las vías legales aplicables. El valor por cobrar será el de reposición del activo depreciado, según el precio de mercado vigente. ARTÍCULO 23. Todo usuario deberá informar la pérdida de activos fijos bajo su responsabilidad dentro de los tres días hábiles siguientes al día en que haya detectado su desaparición. ARTÍCULO 24. Para descargar el inventario de activos fijos cuya pérdida haya sido causada por hurto, robo o accidente, se cumplirán los siguientes requisitos: a- Aviso escrito de la pérdida a la Unidad de Contabilidad y a la Administración para los trámites de investigación del caso, y la resolución de la misma. b- Copia del aviso de lo ocurrido a la Unidad de Proveeduría Institucional. c- Elaboración de un acta relatando los hechos. Intervendrán en esta diligencia el usuario del bien desaparecido, el titular de la Dependencia y un funcionario de la Unidad de Proveeduría. ARTÍCULO 25. Comprobada la pérdida sin que medie culpa o dolo del usuario, la Unidad de Contabilidad procederá al descargo de inventario. ARTÍCULO 26. Todo activo fijo dañado deberá ser devuelto por el usuario al encargado de su Dependencia, quien gestionará su reparación o su devolución ante la Unidad de Proveeduría. ARTÍCULO 27. Se podrán vender o donar activos fijos por acuerdo de CONARE previo dictamen favorable de la Unidad de Contabilidad, en el que se deje constancia de que éstos no son de utilidad para la Institución, por estar desechados, obsoletos o totalmente depreciados. El proceso de venta o enajenación de bienes se realizará de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. ARTÍCULO 28. Toda eliminación de inventario de activos fijos no prevista en este Reglamento requerirá de la autorización del Director de Programa institucional correspondiente y de la Jefatura Administrativa. CAPÍTULO V: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ARTÍCULO 29. Todos los funcionarios de la Institución velarán porque se cumpla con lo establecido en el presente Reglamento. ARTÍCULO 30. Cualquier situación no regulada expresamente en este Reglamento será resuelta por la Administración Institucional del CONARE, previo dictamen de la Asesoría Jurídica, con base en las normas generales que regulen la materia.

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Acta número: Acta 05-13, artículo 4, inciso b) Sección del Acta: Fecha: 02/04/2013 1

b. Propuesta de reforma al artículo 10 del Reglamento para el Control de Activos Fijos del CONARE. SE ACUERDA EN FIRME aprobar la propuesta de reforma al artículo 10 del Reglamento para el Control de Activos Fijos del CONARE, para que se lea: “REFORMA AL ARTÍCULO 10 DEL REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL CONSEJO NACIONAL DE RECTORES” __________________________________________________ Refórmese el artículo 10 del Reglamento para el Control de Activos Fijos, aprobado en la Sesión 34-09, artículo 4, inciso a) del 17 de noviembre de 2009, para que se lea como sigue: ARTÍCULO 10.-Cada uno de los activos fijos deberá tener un medio de identificación permanente que no le ocasione deterioro y sea fácilmente localizable y legible. Al respecto: . Se establecen como activos fijos todos aquellos bienes propiedad de la Institución, que se clasifican como tales de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, cuya vida útil sea superior a un período de un año y que por su adquisición la Institución obtenga un beneficio. . Se considerará como activos aquellos cuyo valor sea superior al 25% del salario base del Auxiliar Administrativo 1 del Poder Judicial de acuerdo con el artículo 2 de la Ley N° 7337 del 5 de mayo de 1993, tomando en consideración los ajustes de ley para dicho salario base. . Los bienes cuyo valor no supere dicho porcentaje y que no se enmarquen dentro de las NICSP 17 Propiedad, Planta y Equipo, párrafos 14-19 se contabilizarán como gasto del período. . Las compras posteriores que correspondan de elementos componentes (aditivos), de Propiedades, Planta y Equipo, cuyo costo sea igual o superior al 25% del salario base del Auxiliar Administrativo 1 del Poder Judicial de acuerdo con el artículo 2 de la Ley N° 7337 de 5 de mayo de 1993, no constituirán un activo por sí mismo, sino que se considerarán como mejoras y por lo tanto se capitalizaron aumentando el valor del activo original, en el tanto cumpla con al menos una de las siguientes tres condiciones: . Mejoran las condiciones del bien por encima de la evaluación del rendimiento originalmente realizada, . Amplían su vida útil o incrementa su capacidad productiva y . Permiten la adopción de nuevos procesos que reducen de manera sustancial los costos de operación estimados previamente. En cualquiera de los tres casos, el usuario cuando inicia la gestión de compra, deberá informarlo para que el mismo sea incorporado como anexo al activo original. Si el usuario no manifiesta esta situación o el bien no cumple alguna de estas condiciones, el bien sería catalogado y capitalizado como activo independiente. . Constituyen activos fijos capitalizables en el CONARE, el material bibliográfico que se adquiera por compra, canje o donación para aumentar el "acervo bibliográfico" de la institución, indistintamente de su precio y formato. Dada su especialidad, aun cuando es un activo fijo capitalizable, tendrá un sistema de control especial y diferente del resto de los activos fijos capitalizables, no serán objeto de "plaqueo" físico, y el control de su asignación estará a cargo del funcionario responsable del uso, custodia, préstamo, traslado y depreciación. . Constituyen activos fijos intangibles aquellos que cumplan los siguientes dos requisitos: . Activos identificables, de carácter monetario y sin apariencia física, que posee el CONARE, por ejemplo, derechos en general de propiedad intelectual,

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por descubrimientos y otros, licencias de software, etc. . Con una vida útil mayor a un periodo económico. Dado que para un activo intangible, no es físicamente posible su identificación material (plaqueo), al momento de la entrega al interesado, el funcionario responsable de la entrega del activo, hará un acta de entrega en la cual consignará la información necesaria del mismo (número de placa asignada, breve descripción del activo intangible, serie, modelo, etc.) y realizará los registros”.