Arreglos de viaje Profa. María L. Moctezuma JDC 30/03/2012

Objetivos Home

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• Identificar las tareas a realizar al hacer arreglos de viaje. • Conocer aspectos relacionados con la planificación de viajes utilizando Internet. • Preparar itinerarios de viaje. • Aplicar procedimientos adecuados para realizar las tareas durante la ausencia del ejecutivo. • Informar al ejecutivo sobre asuntos que se atendieron durante su ausencia. • Conocer documentos necesarios para realizar viajes internacionales. • Enumerar pasos a seguir antes, durante y al regreso de un viaje oficial.

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Planificar viajes para el ejecutivo Home

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• Determinar cómo se hacen los arreglos de viaje (electrónicamente o por medio de agentes de viaje). • Conocer quién es responsable de hacer los arreglos de viaje.

• Utilizar el departamento interno para organizar los viajes de los ejecutivos. • Identificar la persona en la empresa a cargo de los arreglos de viaje. • Conocer la agencia de viajes que se utiliza.

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• Saber la política de la empresa sobre: – acomodo en hoteles para ejecutiv@s.

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– transportación terrestre: alquiler de auto, carro oficial/privado.

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• Si la empresa posee aviones, ¿cómo reservar para usarlos? • Conocer el procedimiento para obtener adelantos de efectivo.

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• Responsabilidad del profesional administrativo:

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– Servir de enlace y coordinar para asegurarse de que las reservaciones de viaje se hagan a tiempo y correctamente. – Conocer las preferencias del ejecutiv@. – Conocer las políticas de la compañía: • vuelos en primera clase, ejecutiva o económica. • transportación terrestre (alquiler de auto, carro oficial /privado).

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• Arreglos por Internet:

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– Se puede reservar vuelo, seleccionar asientos, pagar y recibir el boleto electrónico. – Estar pendiente de confirmación electrónica.

– El viajero presentará el número de confirmación y deberá identificarse a la salida. – Asesorarse sobre cláusulas de contrato con respecto a cambios o cancelaciones.

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• Departamento de viaje:

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– La persona a cargo puede ser emplead@ de la empresa o de una agencia de viajes. – Se prepara un perfil del ejecutivo que contenga: • nombre • información de tarjeta de crédito a utilizar para las reservaciones • teléfono (oficina, residencia, móvil) • dirección (oficina, residencia) • preferencias en líneas aéreas y asiento • compañía de alquiler de automóvil y tipo de automóvil • hoteles y tipo de habitación preferida • número de viajer@ frecuente (frequent flyer)

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• Departamento de viaje:

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– Responsabilidad del profesional administrativo • Comunicarse con quien haga los arreglos de viaje.

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• Proveer nombre del ejecutivo, ciudades a visitar, fechas del viaje, hora de llegada preferida y hora de regreso.

• Recoger o mandar a buscar boleto de viaje. • Verificar que los datos estén correctos y concuerden con lo solicitado.

• Verificar que el itinerario esté completo. • Entregar el boleto y copia del itinerario al ejecutivo y conservar una copia.

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• Agencias de viaje:

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– Usualmente hacen los arreglos de viaje, incluyendo la estadía (reservación en el hotel, trasportación terrestre, etc.) – En ocasiones el profesional administrativo solo utiliza la agencia para reservar los vuelos y se ocupa del resto de los arreglos.

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Medidas de seguridad Home

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• Llegar con, por lo menos, tres horas de antelación para tomar el vuelo. • Mostrar tarjeta de identificación en el mostrador de la línea aérea o al abordar el avión. • Conocer las reglas de la Transportation Security Administration (TSA). • Pasar por inspección de maletas, carteras, portafolios y otros artículos. • Quitarse los zapatos antes de pasar por el escáner de cuerpo entero. • Remover cámaras de vídeo y computadoras de los estuches para inspección.

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Seguridad personal Home

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• Asegure objetos de valor.

• Utilice una correa para dinero – guárdelo bien.

• Fotocopie documentos importantes y guárdelos en otro lugar.

• Entienda la cultura del país que visita.

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• Confíe en sus instintos.

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Viajes internacionales Home

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• Se necesita pasaporte y, en algunos países, visa. • Pasaporte – El nuestro lo emite el Departamento de Estado de EU.

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– Documento de identificación que otorga el gobierno de un país a una persona.

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– Certifica que la persona es ciudadana del país que lo emite. – Concede permiso para salir y viajar a otros lugares y garantiza el ingreso al país al regreso. – Sirve como evidencia de ciudadanía y de identificación en un país extranjero.

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Viajes internacionales Home

• Visa:

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– La otorga el consulado del país a visitar. – Es un permiso de ingreso por un periodo de tiempo específico para que ciudadanos extranjeros entren al país. – Indica el propósito de la visita y el tiempo que durará la misma.

– Los requisitos para obtenerla están sujetos a cambio.

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• Vacunación:

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– El gobierno de Estados Unidos recomienda vacunarse contra cierto tipo de enfermedades que pueden contraerse en el país a visitar. – Al cumplir este requisito, la persona obtiene un certificado de vacunación. – Éste se presentará junto con el pasaporte al regreso a EU.

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Mantenga los récords Home

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• Cheques de viajero • Recibos de gastos

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• Índice de cambio • Nombre y dirección de las personas con quien se reunirá • Destinos

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Otros requisitos Home

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• Conseguir boletos o confirmaciones de vuelo. • Completar el formulario para adelanto en efectivo, recoger el cheque a tiempo y entregarlo al ejecutiv@ inmediatamente. • Preparar itinerario de viaje. – Duplicarlo para mantener copia en la oficina, para el/la ejecutiv@ y para la familia. – Notificar cualquier cambio que surja a quienes tienen copia del mismo.

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Otros requisitos Home

• Entregar copia al ejecutiv@”: – Hoja con el número de reservación electrónica o boletos de avión. – Documentos que confirmen reservación de automóvil y hotel. – Materiales pertinentes al viaje (programa de convención, etc.). – Sobre para conservar los recibos de los gastos. – Cheques de viajero y conservar la numeración y denominación.

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• Recordarle el celular, agenda electrónica y PC personal. • Conseguir información sobre la moneda y el cambio del país a visitar. • Reunirse con el ejecutivo para dialogar sobre instrucciones especiales mientras viaja. 30/03/2012

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En ausencia del ejecutivo Home

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• Consultar frecuentemente el correo electrónico y facsímil para atender los mensajes del ejecutivo. • Preparar un registro de llamadas recibidas y visitantes. • Hacer registro de correspondencia recibida. • Procesar la correspondencia conforme a instrucciones recibidas. Contestar las que se puedan dentro del marco de autoridad. • Tomar decisiones sensatas y delegar en el superior del ejecutivo los asuntos urgentes para los cuales el/la profesional administrativo@ no tenga autoridad.

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En ausencia del ejecutivo Home

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• Enviar al correo electrónico del ejecutivo la lista de asuntos para consultar o informar, documentos que necesite leer o cotejar, solicitados o urgentes. • Organizar el escritorio del ejecutiv@ y poner en orden asuntos pendientes.

• Renviar información electrónica que el ejecutivo deba ver. • Trabajar las tareas pospuestas para cuando haya tiempo. • Concertar citas par el ejecutivo, excepto para el primer día que esté de vuelta en la oficina.

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Llegada del ejecutivo Home

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• • • •

Colocar la correspondencia en el orden que deba leerla. Presentar el registro de llamadas y visitantes atendidos. Actualizar el calendario de citas. Preparar cartas de agradecimiento para aquellas personas que tuvieron alguna cortesía durante el viaje del ejecutivo. • Cotejar asuntos no contestados del correo electrónico. • Cotejar documentos que el ejecutivo se llevó y devolverlos al lugar de procedencia. • Solicitar los documentos necesarios para preparar el informe de gastos.

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Recomendaciones para viajes internacionales Home

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• Conseguir información en los consulados de los países a visitar, Departamento de Estado, libros y en la Internet. • Imprimir tarjetas de presentación del ejecutivo en el idioma del país a visitar. • Investigar sobre el saludo apropiado y otras formulas de cortesía del país a visitar. • Mantener la mente alerta y objetiva. No juzgar el comportamiento de nadie. Ser cortés y respetar actitudes, forma de pensar y actuar, valores y gestos de ciudadanos del país.

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Recomendaciones para viajes internacionales Home

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• Escuchar con atención para tratar de entender el idioma en que se habla. • Ser cuidados@ con el lenguaje no verbal para no ser malinterpretado o considerarse ofensiv@. • Vestir adecuadamente para proyectar una imagen profesional.

• Recordar que las culturas son diferentes y pueden tratar el tiempo de forma diferente.

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