MECIP MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL PARAGUAY

Facilitadora: Lic. Facilitadora Lic María Elena Arce Setiembre/2012

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MECIP Ejes Temáticos 1. Introducción al MECIP: Antecedentes. Marco Jurídico. Control Interno del Estado. F d Fundamentos. t 2. Principios y Valores del Control Interno. 3 El Control Interno como Sistema y su 3. compatibilidad con otros Sistemas de Gestión. 4 Estructura 4. E t t y Componentes C t C Corporativos ti d l del MECIP 5 Manual de implementación: Planeación e 5. implementación del MECIP. 2

MECIP Objetivos

Proveer a los P l participantes ti i t l las h herramientas i t básicas que les permitan: 1. Entender y manejar los conceptos básicos de control planteados por el MECIP. 2 Aplicar 2. A li l las té i técnicas d de evaluación l ió independiente y de construcción de indicadores y estándares. estándares 3. Elaborar el Autodiagnóstico. 4. Elaborar el Plan de Implementación. 5 Valorar 5. V l ell MECIP como un sistema i t d gestión de tió que apunta a la eficiencia y a la transparencia de la institución. institución 3

1. Introducción al MECIP Es una herramienta de gestión que permite el Autocontrol permanente a la planificación operación, planificación, operación evaluación y actuación de las entidades, focalizando en generar los resultados e impactos de la organización, con una clara orientación a la satisfacción de los grupos de interés internos, externos y de la comunidad en general.

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1.1. Antecedentes Programa Umbral Paraguay g y EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION COMPONENTE 3: «Fortalecer los sistemas de Control y la Participación de la S i d d Civil Sociedad Ci il en las l Actividades A ti id d de d Vigilancia de la Contraloría General de la República», 5

1.1. Antecedentes COMPONENTE 3: Fortalecimiento de los Sistemas de Control Mejor Control y más Transparencia El Programa Umbral: • Apoya la implementación del Modelo Estándar de Control Interno del Paraguay (MECIP) en 12 i tit i instituciones. • Asiste a la Auditoría General del Poder Ejecutivo (AGPE) para mejorar los mecanismos de evaluación a las auditorías internas de l iinstituciones las tit i d dell P Poder d Ej Ejecutivo. ti 6

COMPONENTE 3: Fortalecimiento de los Sistemas de Control Mejor Control y más Transparencia • A Apoya a la l CGR para mejorar j l mecanismos los i de evaluación a las entidades supervisadas, además de fortalecer su área de Control Ciudadano. • L La AGPE y la l CGR son corresponsables bl de d impulsar la implementación efectiva del MECIP, por Decreto N N° 962 de Noviembre de 2008 y Resolución 425 de 2008. 7

COMPONENTE 3: Fortalecimiento de los Sistemas de Control Mejor Control y más Transparencia • A Asiste i t all MH para que ell SIAF brinde b i d reportes t apropiados a la ciudadanía, para efectos de promover la participación ciudadana, ciudadana el acceso a la información y el control ciudadano. • T Trabaja b j con ell MSPBS para mejorar j su capacidad de adquisición, distribución y almacenamiento de medicamentos de manera a transparentar y hacer más eficiente este proceso. 8

COMPONENTE 3: Fortalecimiento de los Sistemas de Control Mejor Control y más Transparencia En la E l primera i f fase d l del Programa Umbral se diseñó y desarrolló el MECIP, MECIP una herramienta que permite un mejor seguimiento de la gestión tió de d las l i tit i instituciones a través de la implementación de mecanismos de control interno.

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COMPONENTE 3: Fortalecimiento de los Sistemas de Control Mejor Control y más Transparencia La segunda L d etapa t d l Programa del P U b l se Umbral enfoca en: • Impulsar y extender la adopción e implementación del MECIP de manera progresiva i en las l instituciones i tit i públicas. úbli • Consolidar los mecanismos de control ciudadano en la CGR.

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1.2. Marco Jurídico Constitución Política 281-283

Ley 1535/1999

Resolución 425/2008 - CGR

Anexo Técnico No. 1

Decreto 962/2008

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1.3. Control Interno del Estado: un nuevo enfoque Alcance del Control

Base de las actividades de Control Antes del MECIP “Desconfianza”

¿Qué se controla?

• Personas • Dinero

¿Cómo se controla? Supervisión permanente p ¿Cuándo controla? t l ? ¿Quién controla? ¿Q

se Posterior y total

Un tercero interno Un tercero externo

A partir del MECIP “Confianza” • • •

Procesos Resultados I Impactos t

• Autorregulación • Autocontrol • Autogestión • En la Planeación • En E la l Ej Ejecución ió • Posterior y Selectivo • El ejecutor j • Tercero Interno – Ext. 12 • Ciudadanía

2. Control Interno. MECIP: Definición Principios y Definición. Valores

La necesidad L id d del d l Control C t l Interno ha surgido con el desarrollo del hombre y hace parte de su mejoramiento continuo.

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2.1. Control Interno: Origen El origen del Control Interno, Interno se vincula con el surgimiento del método de registración contable denominado “Partida doble”,, en el siglo XV, considerado como una medida de control. Pero recién a finales del siglo XIX los Pero, hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados p para la protección de su patrimonio. La principal causa que dio origen al Control Interno fue la "gran gran empresa empresa“, como consecuencia del notable aumento de la p producción. 14

2.1. Control Interno: Origen Los contadores idearon la "comprobación comprobación interna" para asegurarse contra posibles errores y fraudes. La comprobación interna es el término con el que se llamaba a lo que es hoy Control Interno Interno, que era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los p procedimientos adoptados; p ; que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico el máximo de protección, práctico, protección control e información verídica. 15

2.2. Control Interno: Definición El Control Interno es un proceso integrado a los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, i efectuados f t d por Consejo C j d de l la Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, entidad diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos incluidos en las categorías siguientes: i i t - Eficiencia y eficacia en las operaciones, - Confiabilidad en la información financiera, financiera - Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas Definición del Informe "Committee of Sponsoring Organization“. 1992. (COSO). El Informe COSO internacionalmente se considera hoy en día como un punto de referencia obligado en materia de control interno.

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2.3. Control Interno: Características 1. El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin. 2. Al control interno lo realizan las personas, no son sólo p políticas y p procedimientos. 3. El control interno sólo brinda un grado de seguridad razonable, razonable no es la seguridad total. 4. El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organización. organización 17

2.4. Control Interno y Auditoría Interna La auditoría se define como un p proceso sistemático, basado en normas y procedimientos técnicos, que consiste en obtener y evaluar objetivamente, objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, establecidos para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. La auditoría posibilita obtener información sobre la eficacia y eficiencia del Sistema de Control Interno proporcionando recomendaciones para Interno, su fortalecimiento, si fuera necesario. 18

3. MECIP 3.1.Definición Marco de estructuras, estructuras conceptos y metodologías necesarias, que permiten el diseño,, desarrollo,, p implementación y funcionamiento de un control interno adecuado y apoya ell cumplimiento li i d de l los objetivos institucionales de cada organismo y entidad pública. pública 19

2.2. Beneficios del MECIP • Se previene actos de corrupción. • Contribuye a la gestión transparente de los funcionarios públicos. públicos • El control interno adecuado, ayuda a detectar tempranamente las irregularidades. • En definitiva, a través del control interno se asegura que los recursos públicos sean debidamente utilizados, utilizados que los funcionarios públicos sean más efectivos, y que el Estado brinde un mejor servicio público en el área que se trate, sea educación, d ió salud, l d construcción de caminos, etc. 20

2.3. Fundamentos del MECIP

AUTO RREGULACIÓN

Capacidad C id d institucional i tit i l para aplicar de manera participativa ti i ti en la l entidad, tid d los métodos y procedimientos di i t establecidos t bl id en la normatividad para la i l implementación t ió del d l sistema i t de Control Interno, bajo un entorno t d de i t id d integridad, eficiencia y transparencia en l actuación la t ió pública. úbli 21

2.3. Fundamentos del MECIP

AUTOCONTROL

Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, decisiones, tareas, lo que le posibilita detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. 22

2.3. Fundamentos del MECIP

Capacidad institucional de toda AUTOGESTIÓN Ó entidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera eficaz y eficiente la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos. 23

2.4. Valores y Principios del MECIP Principios

Valores     

Transparencia Responsabilidad Moralidad I Igualdad ld d Imparcialidad

     

Eficiencia Eficacia Economía Celeridad Publicidad Preservación del Medio Ambiente 24

2.5. Estructura del MECIP

MECIP

CONTROL ESTRATÉGICO É

CONTROL DE GESTIÓN Ó

CONTROL DE EVALUACIÓN Ó

25

2.6. Roles y Responsabilidades d l MECIP del Rol

Responsabilidad

Máxima Autoridad y Equipo o Comité Directivo

Regula, establece, dirige y garantiza la implementación del MECIP.

Comité del C t l Interno Control I t

Define y establece; verifica efectividad; asegura l la i l implementación t ió d de recomendaciones y PM; relacionados al SCI

Funcionarios Públicos

Operatividad por procesos, procesos supervisión y autoevaluación.

Auditor Interno Institucional

Evalúa;; independiente p y objetivamente; j ; el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI. 26

2.7. Orientaciones del MECIP 1. Construcción 1 C t ió de d una ética éti institucional. i tit i l 2. En base a Modelos Internacionales de Control I t Interno: COSO GAO, COSO, GAO MECI (Colombia) (C l bi ) y otros t 3. En la prevención de riesgos. 4 En 4. E la l gestión tió por procesos (Principio (P i i i de d Gestión de Calidad – ISO 9001). 5 En el control corporativo 5. corporati o permanente. permanente 6. En la medición de la gestión en tiempo real. 7 Enfatiza en la generación de Información 7.Enfatiza oportuna, de utilidad organizacional y social. 8 Controla la comunicación pública y rendición 8. 27 de cuentas.

2.7. Orientaciones del MECIP

9.Fortalece la función de evaluación independiente p al control. 10. Orientación a la estandarización de metodologías g y p procedimientos de evaluación del sistema de control interno.(Unificar criterios yp parámetros básicos de Control Interno). ) 11.Importancia a los planes de mejoramiento.(Mejora j ( j Continua). )

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3. El Control Interno como Sistema y su compatibilidad con otros Si Sistemas d de G Gestión ió El Sistema de Control Interno está integrado por una serie de reglas, instrumentos, métodos y mecanismos de control representados en normas, principios, i i i planes, l políticas, lí i esquemas de organización, procesos, actividades, procedimientos procedimientos, recursos recursos, acciones y actuaciones estructurados bajo un marco de control, que unido a los demás sistemas y personas que conforman f l Institución la I tit ió Pública, Públi garantizan una gestión eficiente, transparente y orientada al cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales. 29

Sistema Si t de d Gestión G tió de la Calidad

Herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño Institucional para la satisfacción en la prestación de servicios a su cargo

Modelo M d l Estándar E tá d de Control Interno

Herramienta H i t de d Gestión que garantiza el Autocontrol y el Control P t i permanente Posterior t all desarrollo a la función administrativa de las I tit i Instituciones públicas úbli y all logro de sus objetivos Institucionales 30

4. MECIP: COMPONENTES CORPORATIVOS CICLO DE LA GESTION

Control de Evaluación EVALUA EN FORMA PERMANENTE LA EFECTIVIDAD DEL SCI, EL NIVEL DE EJECUCIÓN DE LOS PLANES PLANES, LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN, DETECTA DESVIACIONES, CORRIGE Y REALIZA EL MEJORAMIENTO.

4. ACTUAR 3 VERIFICAR 3.

1. 1 PLANEAR 2. HACER

Control Estratégico CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LA ORIENTACIÓN CULTURAL, ESTRATÉGICA Y ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD, CONSTITUYE LA BASE PARA QUE EL CONTROL SEA UNA PRÁCTICA COTIDIANA Y CORRIENTE.

Control de Gestión CONTROLA LA GESTIÓN DE OPERACIONES,, ORIENTÁNDOLA A LA Á CONSECUCIÓN DE LOS RESULTADOS Y PRODUCTOS NECESARIOS AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS 31 INSTITUCIONALES Y SOCIALES.

1.2. Direccionamiento Estratégico 1 3 Ad 1.3. Administración i i t ió de d Riesgos Ri

2. De 2 Control de Gestión

2.1. Actividades de Control 2.2. Información 2 3 Comunicación 2.3.

3. De Control de Evaluación

3.1. Autoevaluación 3.2. Evaluación Independiente 3.3. Planes de Mejoramiento

M MANUA AL DE IMPLEM MENTA ACION

ESTRU UCTUR RA DE C CONTR ROL

1. D 1 De Control Estratégico

1.1. Ambiente de Control

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1. De Control g Estratégico

1.2. Direccionamiento Estratégico

•Planes y Programas •Modelo de Gestión por Procesos •Estructura Organizacional

•Contexto Estratégico del Riesgo 1.3. •Identificación de Riesgos Administración •Análisis de Riesgos d Riesgos de Ri •Valoración de Riesgos •Políticas de Componentes de control que al Administración de Riesgos g interrelacionarse entre si, si permiten el Control al cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la institución pública, en la consecución de los objetivos institucionales en forma 33 eficiente y eficaz.

M MANUA AL DE IMPLEM MENTA ACION

ESTRU UCTUR RA DE C CONTR ROL

1.1. 1 1 A Ambiente bi t d de Control

•Acuerdos y compromisos éticos •Desarrollo del Talento Humano •Protocolos de Buen Gobierno

2. De Control de Gestión

2.2. Información

• • •

2.3. Comunicación

•Comunicación Institucional •Comunicación C i ió Públi Pública •Rendición de Cuentas

Componentes de Control que al interrelacionarse entre si, aseguran el control a la gestión de las operaciones de la Institución, orientándola al cumplimiento li i t d de sus objetivos bj ti institucionales.

IInformación f ió Interna I t Información Externa Sistemas de Información

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M MANUA AL DE IMPLEM MENTA ACION

ESTRU UCTUR RA DE C CONTR ROL

2.1. Actividades de Control

•Políticas de Operación •Procedimientos •Controles •Indicadores •Manual de Operación

ESTRU UCTUR RA DE C CONTR ROL

3.1. Autoevaluación

3. De 3 Control de Evaluación

• •

3.2. 3 2 Evaluación Independiente

• •

3.3. Planes de Mejoramiento

• •

Autoevaluación Control Autoevaluación Gestión

del de

Evaluación Sistema de Control Interno Auditoría Interna Plan de Pl d Mejoramiento M j i t Institucional Plan de Mejoramiento Funcional Plan de Mejoramiento Individual

Componentes de Control que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la Institución; evalúa los resultados, detecta desviaciones y genera recomendaciones, a fin de orientar las acciones de mejoramiento de la institución.

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M MANUA AL DE IMPLEM MENTA ACION

•

Componente de Control Estratégico Garantiza el Control al cumplimiento p de la orientación Estratégica y organizacional de la Entidad. Controla la planificación y su acción, hacia la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz,, con un claro sentido de cumplimiento p a la finalidad social del Estado.

Componentes:

Ambiente de Control Administración Ad i i t ió de d Riesgos

Direccionamiento Estratégico

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1. Establecer en forma consensuada d y participativa ti i ti ell referente ético orientador del accionar administrativo de la i tit ió institución.

AMBIENTE DE CONTROL: OBJETIVOS

2. Establecer mecanismos equitativos y transparentes de ingreso, desarrollo, evaluación y retiro de los funcionarios. 3. Propender porque la alta dirección valore y respete p el servicio público, oriente la institución hacia el cumplimiento de su responsabilidad p social,, garantice el cuidado del Patrimonio Público y defina las políticas de relación de la institución con sus diferentes 37 grupos de interés.

Estándar “ Acuerdos Y compromisos Éticos”

1. Define el estándar de conducta en la entidad p pública. 2. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos son necesarias para la consecución de los propósitos de la entidad.

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Estándar “ Acuerdos Y compromisos Éticos”. Objetivos j

1. Generar el marco de referencia que permita construir y mantener en forma consensuada los parámetros para la gestión ética de la institución. 2. Establecer las acciones sistémicas encaminadas a operativizar la gestión ética de la institución, generando una cultura organizacional basada en la probidad y la transparencia. 3 Proporcionar los parámetros y 3. criterios requeridos para el seguimiento y la evaluación a la gestión ética 39

Estándar “Desarrollo Desarrollo del Talento Humano” Humano

1 E 1. Estándar tá d de d Control C t l que define d fi el compromiso de la Entidad Pública con el desarrollo de las competencias, t i h bilid d habilidades, aptitudes e idoneidad del Funcionario Público. 2. Determina las políticas y prácticas de g gestión humana a aplicar por la Entidad.

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Estándar E tá d “Desarrollo del Talento Humano”. Objetivo

1 G 1. Garantizar ti que ell Estado E t d cuente con servidores íntegros, competentes y comprometidos que contribuyan t ib all logro l d los de l objetivos y planes de la entidad y de los fines sociales del E t d Estado.

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Estándar “Desarrollo Desarrollo del Talento Humano” Humano

1 E 1. Estándar tá d de d Control C t l que define d fi el compromiso de la Entidad Pública con el desarrollo de las competencias, t i h bilid d habilidades, aptitudes e idoneidad del Funcionario Público. 2. Determina las políticas y prácticas de g gestión humana a aplicar por la Entidad.

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DIRECCIONA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Conformación organizacional de Estándares que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Institución pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. •PLANES Y PROGRAMAS •MODELO DE GESTION POR PROCESOS •ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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•Definir los planes y programas requeridos para desarrollar la función constitucional y legal de la Institución en consonancia con las Institución, necesidades de la comunidad o públicos que atiende.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: OBJETIVOS

•Determinar el modelo de operación que desarrolle la función constitucional y legal en armonía con los planes, programas y proyectos institucionales. •Conformar la organizacional cumplimiento li i t a propósito de la consonancia con operación. ió

estructura para dar l la misión i ió y Institución en el modelo de 44

ADMINISTRAADMINISTRA CIÓN DEL RIESGO

Conformación de Estándares de Control que al interrelacionarse permiten a la Institución pública estudiar y evaluar aquellos eventos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales sociales, habilitándola para emprender las acciones necesarias de protección y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

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ADMINISTRA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: OBJETIVO

1. Preservar la obtención de los resultados, bienes y servicios a la comunidad y diferentes grupos de interés internos y externos. 2 Utilizar en forma efectiva y 2. eficiente, los recursos de la Institución resguardándola contra daños o pérdidas. pérdidas 3. Evitar o mitigar cualquier pérdida económica ocasionada por la l materialización t i li ió de d un riesgo. 4. Garantizar la confiabilidad y oportunidad t id d de d la l información. i f ió 5. Evitar los daños al medio ambiente producto de las actividades i id d de d la l Institución. I i ió 6. Mantener la buena imagen y las buenas relaciones de la Institución con sus grupos de interés. 46

Estándar “Contexto Estratégico”

1. Estándar de Control que q permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la Institución pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. 2. Determina la relación de la Institución con el entorno y tiene en cuenta su función y su misión, el conjunto de la organización, los aspectos operativos financieros, operativos, financieros legales y la percepción de los diferentes grupos de interés sobre la gestión. gestión 47

Estándar “Identificación Identificación de Riesgos” Riesgos

Estándar de Control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de las Instituciones públicas, permitiendo establecer los agentes generadores, generadores las causas y los efectos creados por su ocurrencia. Se realiza a nivel de los Macroprocesos de la institución. Riesgo: posibilidad Ri ibilid d de d ocurrencia i de un suceso que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos de l Institución. la I tit ió Agentes Generadores: sujetos u objetos bj que tienen i l capacidad la id d de d originar un riesgo. Se clasifican personas, materiales, Comités, en: p instalaciones y entorno. 48

Estándar “Análisis de Riesgos”

Estándar de Control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, a fin de determinar la capacidad de la Institución pública para su aceptación o manejo. La Calificación del Riesgo se logra a través del producto de la estimación de la frecuencia y de la gravedad de los efectos causados por la materialización del riesgo. 49

1. Establecer la frecuencia de ocurrencia de los riesgos id tifi d como probables. identificados b bl

Estándar “Análisis Análisis de Riesgos”. Objetivos

2. Medir la magnitud de los efectos f del riesgo sobre las personas, los recursos. 1. Establecer los criterios de evaluación de los riesgos que permiten tomar las decisiones p pertinentes sobre su tratamiento. 50

Estándar “Valoración Valoración de Riesgos” Riesgos

Estándar de Control que determina el nivel o grado de exposición de la Institución pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

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Estándar “Valoración de Riesgos”. Obj ti Objetivos

1. Determinar la ponderación de los macroprocesos, según su i importancia t i para la l Institución, I tit ió así como los riesgos de acuerdo con su grado de impacto negativo en la organización. 2. Priorizar los riesgos, de acuerdo con su calificación, a fin de establecer aquellos q que q pueden causar mayor daño a la Institución al momento de materializarse. 52

Estándar “Política Política de Administración de Riesgos” Riesgos

Estándar de Control que permite estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos. Identifica las opciones para tratar y manejar los riesgos que basadas b d en la l valoración, l ió permiten tomar decisiones adecuadas acerca de si se acepta, se evita, i se reduce, d se transfiere. 53

Componente de Control de Gestión Busca asegurar el control a la gestión de las operaciones de la Institución Pública. Pública Se orienta a la consecución de los resultados y al cumplimiento de los objetivos misionales de conformidad con lo establecido en la Constitución, la Ley, los estatutos t t t y las l normas propias i d la de l Institución Pública. Actividades de Componentes: Control Comunicación

Información 54

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ESTANDAR

GENERA

PLANES Y PROGRAMAS

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

MODELO DE OPERACIÓN

ESQUEMA DE OPERACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

REQUIERE

INTEGRARLOS CON DIRECTRICES Y GUÍAS

A TRÁVES DE

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

MECANISMOS DE MONITOREO A LA OPERACIÓN

INDICADORES

ACCIONES, ACCIONES ACTIVIDADES Y TAREAS

DEFINIR PROCEDIMIENTOS QUE LAS HAGAN EFECTIVAS

PROCEDIMIENTOS

RIESGOS DE LOS PROCESOS

ESTABLECER S C CONTROLES INMERSOS EN LOS PROCESOS

CONTROLES

DEFINIR EL INSTRUMENTO GENERAL PARA LLEVAR A CABO LAS OPERACIONES

MANUAL DE OPERACIÓN 55

Estándar “Políticas de Operación”

ESTRATEGIA SDE EJECUCIÓN GUIAS DE ACCIÓN

RIESGOS

RIESGOS LIMITES Y PARÁMETRO S PARA LA EJECUCIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES, PLANES, PROGRAMAS

56

ANALISIS A REALIZAR PARA LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN

PROCESO

OBJETIVOS

CONTEXTO ESPECIFICACIONES DE LOS PRODUCTOS

RIESGOS QUE PUEDEN AFECTAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS 57

Estándar “Procedimientos” Procedimientos Características definidas en los Macro/Proc/Subp identificados

Objetivos y metas fijados en los Planes y Programas g

Riesgos que pueden afectar su desarrollo

PROCEDIMIENTOS

POLÍTICAS DE OPERACIÓN Ó

Lineamientos o directrices que establecen los MARCOS DE ACCION necesarios para hacer EFICIENTE la operación de los Procesos.

ACTO ADMINISTRATIVO QUE LAS PARAMETRIZA E INTEGRA 58

Estándar “Controles”

Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las actividades ti id d y tareas t requeridas id para el logro de objetivos de los procesos de una I tit ió Institución.

59

Estándar “Indicadores”

Son instrumentos de Control de orden gerencial, gerencial necesarios para la evaluación de la gestión de toda Institución pública. úbli

60

Estándar de Control materializado en una normativa que:

Estándar “Manual de Operación”

Contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones. Se convierte en una guía, individual y colectiva. l ti Permite conocer como se ejecuta función administrativa de la Institución. Maneja un lenguaje común. Orienta y concentra los esfuerzos y la asignación de recursos. Consolida los criterios y lineamientos determinados en los PLANES Y PROGRAMAS con los del Modelo de Operación y los Procedimientos, definiendo su interacción y su interrelación. Se estructura mediante la determinación de un sistema de codificación y la descripción de los aspectos a incluir, los cuales hacen parte del MODELO DE OPERACIÓN, OPERACIÓN de la ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS y demás Estándares del Componente ACTIVIDADES CONTROL. O DE CO 61

Componente “Información”

Brinda las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones en la Institución pública

Permite la intercomunicación, la integración y la unificación de criterios

Favorece la concertación, la coordinación, el trabajo en Comité, C ité la l identificación id tifi ió de d lenguajes y políticas

Permite el desempeño adecuado a los funcionarios 62

Provienen de: • Fijación j de p políticas • Ejecución de los procesos y de sus actividades

Estándar “Información Interna”

Se obtienen de: • Los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Institución Generan reportes que ayudan a: • Realizar efectiva y eficientemente las operaciones, • Soportar la toma de decisiones decisiones, • Permitir su divulgación a los 63 diferentes grupos de interés.

Provienen de Fuentes Externas: • Comunidad y grupos de interés, • Organismos O i R Reguladores, l d • Instituciones similares. Se procesan all interior S i t i d la de l entidad.

Estándar “Información Externa”

Sus objetivos: • Obtener información actualizada sobre el entorno y los g grupos p externos, • Identificar fuentes de información que q brinden confianza y contacto directo, • Registrar la normatividad vigente ge te y las as e expectativas pectat as de los os diferentes grupos de interés, • Obtener información orientada a la reducción de los riesgos y a la optimización de la toma de 64 decisiones

Como Estándar de Control, la INFORMACIÓN Ó requiere de una combinación de: DATOS Y HECHOS

Estándar “Sistema de Información”

Involucra S I • Estadísticas, S Que conformen T • Información de Planes y E Programas, M A • Información contable, contable

• Análisis de costos, • Información interna Determinar el comportamiento A individual y colectivo de fin los procesos, procesos de facilitar y socializar la experiencia organizacional, sus aciertos, errores, logros y la gestión realizada. 65

Componente “Comunicación”

Para ser considerado exitoso, todo proceso comunicacional debe: Ser coherente con el propósito misional

Estar centrado en la conducta humana

Ser específico y compatible p con las formas adoptadas por la entidad para comunicarse con sus públicos, internos o externos

Ser oportuno, oportuno dinámico dinámico, veraz e integral.

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Estándar de Control que: q Orienta la DIFUSIÓN de : • Políticas • Información Generada

Estándar “Comunicación Institucional”

Al INTERIOR de la Institución para una clara identificación de: • • • • •

Objetivos Objetivos, Estrategias, Planes, Programas y Proyectos

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Estándar “Comunicación Pública”

Estándar de Control q que apoya p y la interacción entre las personas y la realidad organizacional, con el propósito de lograr: Datos, Mensajes, Ideas y Actitudes, que: • Apoyen el acercamiento de la Institución a los públicos que atiende, atiende • Faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

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Estándar “Rendición de Cuenta”

Estándar de Control q que p permite difundir a la comunidad y grupos de interés, información amplia y transparente, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión. Contribuye a: • Rendición de Cuentas a grupos de interés, • Rendición de Cuentas a organismos de vigilancia fiscal, • Generar el respeto colectivo por lo público y lo institucional. 69

Componente de Control de Evaluación Se constituye por los mecanismos de Verificación y Evaluación del Sistema de Control Interno,, p para determinar si éste apoya p y al cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Garantiza la correcta evaluación y seguimiento de la Gestión de la Entidad, permitiendo acciones oportunas de Corrección y de Mejoramiento Mejoramiento. Autoevaluación

Componentes:

Planes de Mejoramiento

Evaluación Independiente 70

AUTOEVALUACION

Comprende las acciones coordinadas de la Entidad, que le permitan medir los efectos de la Gestión en tiempo real, real con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas que sean necesarias.

71

1. Evaluar la efectividad del Control Interno en cada uno de los procesos y dependencias o p dentro de la áreas responsables Institución Pública.

AUTOAUTO EVALUACION. OBJETIVOS

2. Verificar los resultados de los procesos tomando como base el análisis de los indicadores correspondientes. 3. Definir las acciones requeridas para el mejoramiento mejoramiento, la eficiencia y efectividad de los procesos y sus resultados. 72

1. Evaluar la efectividad de los controles establecidos en los procesos,, p y detectar la existencia de controles informales en las áreas de los mismos.

Estándar “Autoevaluación del Control”

2. Establecer las alternativas de mejoramiento de los controles, asignados a cada área organizacional. 3. Definir las acciones de mejoramiento de orden funcional e individual individual, necesarias para la efectividad de los controles en cada uno de los procesos. procesos 73

Estándar “Autoevaluación de la Gestión”

1. Estándar de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestión, diseñados en la Planeación Estratégica y en la Operación, permite una visión clara e integral de su comportamiento, comportamiento del cumplimiento de sus objetivos e identifica desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. 2. Permite el monitoreo de los factores críticos de éxito de los procesos y establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación y el cumplimiento de los objetivos de la Institución. 74

EVALUACION INDEPENDIENTE. OBJETIVOS

Proporciona p el análisis neutral,, objetivo e independiente de la Auditoría Interna Institucional, sobre: La efectividad del Control y el cumplimiento de los planes, programas y proyectos, relativos a la función de la entidad y la forma como han sido realizados, mediante: • La evaluación sobre la efectividad del Sistema de Control Interno. • El examen independiente de la gestión de la institución para dar cumplimiento a sus • propósitos. 75

Proceso de evaluación cuyo objetivo es emitir juicios fundados, a partir de evidencias, id i sobre b ell grado d d de efectividad del Control Interno en la operación y cumplimiento de los objetivos de la Institución. Institución Permite:

Estándar “Evaluación Independiente al Sistema de C t l Interno” Control I t ”

1. Conocer el estado de desarrollo del SCI. SCI 2. Evaluar la capacidad del SCI para garantizar el cumplimiento de los objetivos y propósitos. propósitos 3. Detectar las principales fortalezas y debilidades del SCI y su impacto en el desarrollo de la función administrativa. 4. Informar el nivel de efectividad del SCI. 5 Recomendar 5. R d a la l alta l dirección di ió de d la Institución, las acciones de mejoramiento para hacer más eficiente el CI. CI 76

Constituye el mecanismo para llevar a cabo el examen sistemático, objetivo e independiente i d di t de d los l procesos, actividades, operaciones y resultados de una Institución. Para determinar si:

Estándar “Auditoría Interna”

• Los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía, eficiencia, eficacia y transparencia transparencia, • Se han observado las normas internas y externas que les sean aplicables, p , • Si los mecanismos de Comunicación Pública son confiables, permiten revelar los aspectos más á importantes i d la de l gestión y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de interés. interés 77

Estándar “Auditoría Interna”

LA AUDITORÍA INTERNA deberá tener alcance en cuatro aspectos básicos de evaluación en la administración p pública: • • • •

Cumplimiento, Soporte organizacional, G tió Gestión, Resultados.

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Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el SCI, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la Institución pública. pública

PLANES DE MEJORAMIENTO

Su finalidad es desarrollar una cultura organizacional i i l orientada i t d all mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas ti en las l P líti Políticas y en los l distintos procesos y procedimientos, a fin de garantizar el buen uso de los recursos públicos úbli y una eficiente fi i t prestación del servicio que le ha sido encomendado. 79

Estándar “Plan Plan de Mejoramiento Institucional” Institucional

Constituye el Plan de orden C Corporativo, ti que i t integra l las acciones de mejoramiento que la Institución en su conjunto, debe realizar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos en los términos de la Constitución, Constitución la Ley y los compromisos adquiridos con sus grupos de interés.

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Estándar “Plan Plan de Mejoramiento Funcional” Funcional

Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que debe realizarse para fortalecer su desempeño y f funcionamiento i i t con vista i t all logro l d de objetivos institucionales.

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Estándar “Plan Plan de Mejoramiento Individual” Individual

Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan d Mejoramiento de M j i t Funcional, F i l debe d b ejecutar cada uno de los servidores públicos en un marco de tiempo y espacio definidos, definidos mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del área a la cual pertenecen.

Fuente: MECIP – Marco Conceptual y Manual de Implementación Presentaciones MECIP – Programa Umbral y Ministerio de Hacienda Presentaciones MECI - Colombia

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