3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

Es una herramienta de gestión, que tiene como fin servir de control para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales

ACTUALIZACION MODELO AUTOCONTROL AUTORREGULACIÓN AUTOGESTIÓN ESTANDAR DE CONTROL SERVIDORINTERNO - MECI ENTIDAD PÚBLICO

PRINCIPIOS ETICOS – CÓDIGO ÉTICA - CONDUCTAS

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público Decreto 1599 de 2005

Decreto 943 de 2014

3 Subsistemas

2 Módulos, 1 Eje Transversal

9 Componentes

6 Componentes

29 Elementos de Control

13 Elementos de Control

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público TALENTO HUMANO • Plan Institucional de Formación y capacitación, • Programa de Inducción y reducción DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO • Programa de bienestar • Planes de la entidad Alineados con las políticas • Sistema de Evaluación del Desempeño de Desarrollo Administrativo. • Estructura flexible • Planes de acción anuales • Manual de Funciones y • Plan mensualizado anual de caja competencias • Acuerdos de gestión • • • • •

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO • Mapa de riesgos institucional • Análisis y valoración de riesgos, controles, • Mapa de riesgos por proceso

Estructura flexible Mapa de procesos Procedimientos Procesos de seguimiento y evaluación Indicadores de eficiencia, eficacia y

efectividad

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público AUTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

• Actividades de sensibilización • Herramientas de autoevaluación

PLANES DE MEJORAMIENTO • Plan de mejoramiento institucional • Mecanismos de seguimiento

AUDITORIA INTERNA: • • • •

Procedimiento de Auditoria, Programa de Auditorias, Plan de auditoria, Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público Información y Comunicación Externa: información y datos que provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo

Información y Comunicación Interna: información y datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior. Sistemas de Información y Comunicación: conformado por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública para garantizar tanto la generación y recopilación de la información, como su divulgación

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Todo tiene un origen….una esencia…….. 10 principios chibchombiano elipaepesmeebhrecotra

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

elipaepesmeebhrecotra Enfoque al Cliente ¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Cuáles son las necesidades actuales y futuras de nuestros niños, niñas, adolescentes y familias?

¿Cuáles son las necesidades actuales y futuras de nuestros niños, niñas, adolescentes y familias? Cumplir con sus requisitos y esforzarnos por exceder sus expectativas

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

41 normas (leyes y decretos) que nos asignan responsabilidades y requisitos de atención 110 responsabilidades y requisitos directos al ICBF (Ley 1098 de 2006, Ley 1148 de 2006, Plan Nacional de Desarrollo, Ley 75 de 1968, Ley 1295 de 2009…..)

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra

Liderazgo Alta Dirección es capaz de lograr la unidad en torno a la calidad

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Participación Activa de los servidores públicos Compromiso en todos los niveles como motor para el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Enfoque basado en procesos Red de Procesos, trabaja articuladamente, generan valor. Conjunto de Actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor, transforman elementos de entrada e resultados

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Caracterización del Proceso OBJETIVO: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para que?

Ciclo PHVA

Proveedor - Entrada

Actividades

Salida - Cliente

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Enfoque del sistema para la gestión Identificar, entender, mantener, mejorar y gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Alineando la estrategia, la estructura y los procesos

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Mejora Continua Siempre es posible hacer las cosas de manera diferente y siempre es posible mejorar

5. Modelo de Operación

¿Cómo se implementa la mejora continua en la Gestión Pública? Sumando y Restando… Es una formula

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Por ello, la ecuación de la mejora continua debe ser

(

Innovación

)

Estrategia + Estructura + Liderazgo + Cultura - Racionalización x (Personas)

!Porque siempre es posible mejorar¡

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones Decisiones basadas en el análisis de los datos y la información No simplemente de la intuición

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Rangos de Evaluación

Cada Indicador, meta o actividad tiene establecido un rango de evaluación que nos permite identificar si se encuentra en estado adecuado, en riesgo o crítico. A cada rango de evaluación se le asigna una puntuación para determinar el resultado integral de un instrumento, proceso o dimensión. Nombre

Puntos

Adecuado

3

En Riesgo

2

Crítico

1

Resultado Indicador, meta o actividad

Por cada dimensión de la evaluación integral y cada proceso del mapa de procesos se suman los puntos obtenido y se compara frente a los puntos posibles. De esta forma ubicamos en la tabla de valoración de gestión. Valores Muy Bueno

Rango = 100%

Bueno

X< 100% y > = 75%

Requiere Mejora

X< 75% y > = 50%

Atención Prioritaria

X< 50% y > = 25%

Atención Inmediata

X< 25% y > = 0%

Color

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público Información general regional Antioquia Información general Resultado

84% Categoria

Valoración 1er nivel 2do nivel 3er nivel

Lo que no se mide NO se controla Lo que no se controla No se mejora

NA

Total

Optimo

10

6

25

41

Adecuado

7

1

23

31

En riesgo

1

1

7

9

Critico

0

3

8

11

No aplican

1

0

15

16

Total

19

11

78

108

name % antioquia1 84%

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

Las entidades y sus proveedores son interdependientes, equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

115,471 aprox. unidades de servicio o puntos donde atendemos beneficiarios

El 90% de la atención a 10,791 contratos suscritos con personas nuestros niños, niñas, jurídicas y naturales (3,888 contratos de aporte) adolescentes y familias se encuentran tercerizados 5,730 organizaciones jurídicas que son socios estratégicos a través de los cuales prestamos servicios

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Coordinación, cooperación y articulación Trabajo en equipo, en y entre entidades Relaciones que beneficien a los clientes y que permitan emplear y racionalizar los recursos

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Coordinamos el Sistema Nacional de Bienestar Familiar Más empleo

Prosperidad Democrática

Menos pobreza

Más seguridad

Sector de la Inclusión Social y Reconciliación (1 y 2) Crecimiento y competitividad

Igualdad de oportunidades (1)

PROSPERIDAD DEMOCRÁTICA

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Agencia Nacional para la superación de la Pobreza Extrema Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial

Consolidación de la paz (2)

Unidad de Atención y Reparación Integral de Víctimas Centro de Memoria Histórica

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Elipaepesmeebhrecotra Transparencia

Actuaciones y decisiones claras Garantizar el acceso a la información pertinente de los procesos para facilitar el control social

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Taller 1. Vamos a numerarnos del 1 al 5

2. ¿Cómo desde mi que hacer diario desarrollo cada uno de los 10 principios? 3. Inventar una frase, copla, estrofa que recoja los 10 principios 4. Compartir con nuestros compañeros

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Tipos de Procesos

Estratégicos

Misionales

Apoyo

Evaluación

Medir y recopilar datos Establecimiento Realización de políticas del producto o destinados a realizar el y estrategias,prestación fijación dedel Provisión servicio. de los recursos objetivos, aseguramiento Proporcionan de el que resultado son necesariosanálisis en los del desempeño y la mejora de la eficacia y la la disponibilidad previsto de recursos por la entidad demásenprocesos el eficiencia necesarios cumplimiento de su misión

Misional

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Misional

Estratégico

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

Evaluación

De apoyo

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ADMINISRACIÓN DE RIESGOS

4.1 Enfoque por Procesos

Taller Procesos del Sistema Integrado–SIG1. 2. 3. 4.

Organizar equipos de 5 personas Escoger un nombre que identifique el equipo Seguir las orientaciones del Facilitador Tiempo: 15 minutos

MAPA DE MACRO PROCESOS MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS

Niños, niñas, adolescentes, familias, comunidades, que demandan el reconocimiento, garantía, prevención y/o restablecimiento de derechos

COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

MACRO PROCESOS MISIONALES GESTIÓN PARA LA PROMOCION Y PREVENCION PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

GESTIÓN PARA LA ATENCION DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

GESTIÓN DE ADOPCIONES

MACRO PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE SOPORTE GESTIÓN HUMANA

GESTIÓN JURÍDICA

GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN CONTRATACIÓN

GESTIÓN REGIONAL

GESTIÓN DE COOPERACIÓN GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN GESTIÓN SERVICIO A BENEFICIARIOS

GESTIÓN TECNOLÓGICA

GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

GESTIÓN COMUNICACIONES

MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF

38

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF ASISTENCIA TÉCNICA A LOS ACTORES DEL MACRO PROCESO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES

Niños, niñas, adolescentes, familias, comunidades, con derechos reconocidos, garantizados y/o restablecidos

MEJORAMIENTO CONTINUO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

4.1 Enfoque por Procesos

Desarrollar la documentación necesaria para soportar la operación de los procesos, su secuencia e interacción Secuencia e Interacción Asignación de Recursos Control de los procesos que están tercerizados

Seguimiento y Medición

Acciones Correctivas

Control de Riesgos

4.2 Gestión Documental

Debe incluir la siguiente documentación: 1. 2.

3.

Alcance Descripción de la interacción Procedimientos

MANUAL DE CALIDAD

1. Control de Documentos

4. Acciones Correctivas

2. Control de Registros

5. Acciones Preventivas

3. Servicio No Conforme

6. Auditoria Interna

4.2 Gestión Documental

Control de Documentos Estructura documental

Procedimiento de control de documentos • Aprobación del dueño del proceso • Modelo para cada tipo de documento • Revisiones y actualizaciones • Publicación de las versiones oficiales • Control de versiones

4.2 Gestión Documental

Control de Registros Guía de gestión documental Procedimiento de control de registros Controles necesarios para: identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disposición de los registros Tablas de retención documental

5.1 Compromiso de la Dirección

Comunicar a los servidores públicos la importancia de satisfacer los requisitos del cliente y los legales

Código de ética

Normogramas

Proyectos de Inversión Presupuesto anual Plan de adquisiciones

5.3 Política

Compromiso de cumplir los requisitos del cliente

Compromiso de mejora continua Adecuada con el objeto para el cual creada la Adecuada confue la planeación entidad institucional

Se comunica a todos los servidores públicos

5.4 Planificación

Objetivos de la calidad, incluidos aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad Realiza con el fin de cumplir los requisitos definidos en los procesos

5.4 Planificación Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “ Prosperidad para todos”. Ley 1450 de 2011

Plan Indicativo Sectorial

Mapa estratégico ICBF 2011-2014

Plan Indicativo Institucional 2011-2014 “Por la Prosperidad de la Primera Infancia y la Familia Colombiana”

Plan de Acción Anual

Plan de Adquisiciones

Acuerdos de Gestión Anual Evaluación de desempeño anual

Competencias Legales Plan Nacional de Desarrollo Metas de Gobierno

Presupuesto

Gestión POLÏTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Insumos

Resultados

Gestión Misional y de Gobierno

•Ejecución Plan estratégico sectorial

Transparencia, participación y servicio al ciudadano

•Ejecución Plan estratégico institucional

Gestión del talento humano

•Ejecución Plan de acción anual

Eficiencia administrativa Gestión financiera Gobierno en línea

•Ejecución presupuestal

Formulario único de reporte de avance de la Gestión

5.4 Planificación – Decreto 2482 de 2012

MECI Sinergia Seguimiento Monitoreo – Control - Evaluación

Transparencia, participación y servicio al ciudadano

Gestión del talento humano

Eficiencia administrativa

Gestión financiera

Gobierno en línea

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupción y atención al ciudadano Transparencia y acceso a la información pública Participación ciudadana Rendición pública de cuentas Servicio al Ciudadano Plan estratégico de recurso humano Plan anual de vacantes Capacitación Bienestar e incentivos Gestión de la calidad Eficiencia administrativa y cero papel Racionalización de trámites Modernización institucional Gestión de tecnologías de la información Gestión documental Programación y ejecución presupuestal Programa anual de caja Proyectos de inversión Plan anual de adquisiciones

MECI Monitoreo, control y evaluación

Políticas de Desarrollo Administrativo

Gestión Misional y de Gobierno

Sinergia - Seguimiento

5.4 Planificación

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

Las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

Las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización Manual de Funciones y Competencias

Resolución 4964 de 2012 “ Por la cual se estructura el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión” Representante del Sistema Ante la Alta Dirección

Concertación de Define elcompromisos representante de la

Alta Dirección frente al Sistema Integrado de Gestión: Director de Planeación y Control de Gestión Dentro de las responsabilidades: • Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos • Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC • Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente

Misional

3. Presentación de la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público

5.2 Enfoque al Cliente

5.2.

Enfoque al Cliente

ASEGURARSE DE QUE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

Se determinan

Constitución Política de Colombia (art. 44)

Ley 75 de 1968 Ley 7 de 1979 Ley 1098 de 2006

Se cumplen

Misional

Determinación de Requisitos

Necesidades y expectativas (implícitas y explícitas)

Servicio Público (programas) Manejo de quejas y reclamos, cumplimiento de requisitos, medición y mejorando la satisfacción del cliente

7. Realización del Producto o Servicio 7.1

7.

Realización del Producto o Servicio

Planificación de la realización del Producto o Servicio Macro Procesos Misionales

Misional

Gestión para la atención integral a la primera infancia

Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia

Gestión para la a tención de las familias y las comunidades

Gestión para la nutrición Gestión para la protección Gestión Restablecimiento de Derechos

Gestión de Adopciones

Gestión de Responsabilidad Penal

Determinar:    

Los objetivos del SIGE Los procesos, documentos y recursos (lineamientos técnicos administrativos) Actividades de verificación, validación, seguimiento y medición Registros que evidencian el cumplimiento

Matriz de requisitos vs. Macro procesos

7. Realización del Producto o Servicio

7.

7.2

Realización del Producto o Servicio

Procesos relacionados con el cliente MACRO PROCESOS MISIONALES

Constitución Política de Colombia (art. 44) Ley 75 de 1968 Ley 7 de 1979 Ley 1098 de 2006

Misional

Determinación de Requisitos

Gestión para la atención integral a la primera infancia

Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia

Gestión para la a tención de las familias y las comunidades

Gestión para la nutrición Gestión para la protección Gestión Restablecimiento de Derechos

Comunicación con el Cliente

Línea bienestar

Gestión de Adopciones

Gestión de Responsabilidad Penal

Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

–PQRS-

Página web

Mecanismos de Participación ciudadana

Matriz de Comunicaciones I/E

7. Realización del Producto o Servicio

7.

Realización del Producto o Servicio

Definición:

7.3

Diseño y Desarrollo

Diseño y desarrollo a. Conjunto de procesos que transforma los requisitos en características especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema b. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio

No aplica a la entidad por enmarcarse en los requisitos de la Ley 1098 de 2006 - Código de la Infancia y la Adolescencia; y el Plan Nacional de Desarrollo; los servicios que presta el ICBF son resultado de la materialización de políticas de Estado. El ICBF no diseña ni reglamenta políticas, brinda asistencia técnica a nivel sectorial para el diseño de las mismas, las cuales son emitidas a nivel de ministerios y la mesa intersectorial para la primera infancia, la cual define los lineamientos técnicos para el desarrollo de la estrategia de cero a siempre (MC01. V 9.0)

7. Realización del Producto o Servicio

7.

Realización del Producto o Servicio

7.5

Producción y Prestación del Servicio

El ICBF planifica y lleva a cabo la Prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar bajo condiciones controladas las cuales incluyen: a) Los lineamientos técnico administrativos que describen las características de los programas y/o servicios. b) La disponibilidad de procedimientos, protocolos , manuales. c) El uso de equipos apropiados para la prestación del servicio. d) La disponibilidad y uso de equipos antropométricos. e) El seguimiento y la medición de los procesos a través de los indicadores de gestión y los sistemas de información. f) Los riesgos de mayor probabilidad e impacto consolidados en el “Mapa de Riesgos por Macro procesos/Procesos.

7. Realización del Producto o Servicio

7.

Realización del Producto o Servicio

7.5

Producción y Prestación del Servicio

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

¿Cómo se realiza la Identificación y la trazabilidad en los Servicios del ICBF?

Propiedad del Cliente: a través de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Back Ups acorde con las políticas de seguridad de la información

8.3 Control de Producto No Conforme

8.3

Control de Producto No Conforme

Conformidad: Cumplimiento de un requisito No Conformidad: No Cumplimiento de un requisito

Producto o Servicio No Conforme

Acciones para eliminar la NC detectada

Concesión por autoridad / cliente

Verificar nuevamente para demostrar Conformidad

Producto o Servicio Conforme

Acciones para prevenir su uso

8. Seguimiento y medición 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.1

Satisfacción del Cliente

Macro proceso Gestión de Servicios y Atención

Una de las medidas del Desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad es la percepción de los usuarios (niños, niñas, adolescentes y familias de programas y servicios que presta el ICBF)

   

Encuestas de Satisfacción Mecanismos de Participación ciudadana Encuestas de Opinión del usuario (Invamer Gallup) Felicitaciones de usuarios y beneficiarios

8. Seguimiento y medición 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.3

Misional

Seguimiento y medición de los procesos

Gestión para la atención integral a la primera infancia

Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia

Gestión para la a tención de las familias y las comunidades

Gestión para la nutrición Gestión para la protección Gestión Restablecimiento de Derechos

Correcciones

Gestión de Adopciones

Acciones Correctivas

Gestión de Responsabilidad Penal

Acciones Preventivas

8. Seguimiento y medición 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos ¿Cómo hacemos el seguimiento y monitoreo?

Crítico X < 70% En Riesgo 70%≤ X