Pliegos de condiciones técnicas para la contratación de consultoría y servicios para el mantenimiento evolutivo de SAP ERP 6.0 en el sistema de gestión empresarial de RTVA

1.

Objeto.

El objeto de este documento es describir las condiciones técnicas que regirán la determinación de tarifas para la contratación de consultoría del software de SAP y servicios de atención a usuarios, soporte predictivo, resolución de incidencias y control de calidad en el mantenimiento del servicio de este software en el sistema de gestión empresarial de RTVA

2. Ambito de aplicación del objeto de la contratación Las tarifas se aplicarán a la realización de los trabajos necesarios para la mejora y la adaptación continua al negocio de los procesos de gestión económico-financiera y de recursos humanos incluidos en las áreas funcionales SAP Financials, SAP SCM y SAP HCM del sistema de gestión empresarial de RTVA en producción sobre SAP ERP 6.0..

3. Situación actual 3.1. Arquitectura de servidores y almacenamiento El sistema de gestión empresarial de la RTVA está instalado sobre un servidor Fujitsu modelo PrimePower 1500 ( CPUs SPARC64 V a 2,16 Gkz ), sistema operativo Solaris 10 y BD Oracle 11.2 con la siguiente configuración: a) SAP ERP 6

(6 dominios)

- 3 Productivo

Base de Datos 6 CPU y 24 Gb RAM Instancia Central 6 CPU y 24 Gb RAM Srv Aplicaciones 4 CPU y 16 Gb RAM

- 1 Desarrollo

4 CPU y 16 Gb RAM

- 2 Test

Base de Datos Srv Aplicaciones

2 CPU y 8 Gb RAM 2 CPU y 8 Gb RAM

b) Portal Personal NetWeaver 7.0 (3 dominios)

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- 2 Productivo

Base de Datos Srv Aplicaciones

2 CPU y 8 Gb RAM 2 CPU y 8 Gb RAM

- 1 Test / Des

BD y Srv App

2 CPU y 8 Gb RAM

c) El almacenamiento se encuentra sobre una SAN HP EVA 8400 que dispone como sistema de backup de una red independiente a Gigabit y librería de cintas LTO5 modelo HP MSL8096. d) Se dispone de dos servidores para SAP Solution Manager con 2 CPU Intel Xeon de 2 cores y 8 Gb de RAM

Software de aplicación y base de datos Los productos de software que soportan actualmente el sistema en RTVA son: SAP ERP 6 -

Sistema Operativo Solaris 10 Base de Datos Oracle 11.2g SAP Business Connector 4.7 SAP NetWeaver 7.0 ( Portal Personal )

Solution Manager -

Sistema Operativo Linux SuSE 11 Enterprise Server Base de Datos MaxDB 7.8 SAP Solution Manager 7.1 SR1 SP05 SAP SLD y LMDB sobre Solution Manager

a) Areas Funcionales SAP Área de Personal (ERP HCM) - Administración de Personal / Organización – PA, OM. - Nómina – PY. - Gestión de Tiempos – PT. - Desarrollo de Personal / Planificación – PD, PA - Portal del Empleado (desarrollo con SAP Netweaver) Área Económico-Financiera (SAP Financials y SAP SCM) - Finanzas (FI) Contabilidad General (GL) Cuentas a Pagar (AP) Cuentas a Cobrar (AR) Activos Fijos (AA) PCT – Consultoría y servicios SAP ERP 6.0

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Gestión inversiones (IM) Gastos de viaje (TV) - Control de costes (CO) - Logística (MM) - Proyectos (PS) b) Interfaces: - Conexión con Lotus Notes para el envío de correo desde SAP - Conexión con el sistema de control de presencia SPEC Manager a través de Business Connector. - Conexión del sistema de gestión documental INVESDOC a través de ArchiveLink con documento contable (FI y MM) y solicitudes de pedido (MM) de SAP. c) Desarrollos a medidas por módulo Módulos

FI CO MM HR

Nº Desarrollos

133 36 60 294

d) Procedimientos La operatoria de los usuarios en SAP está documentada en un total de 715 procedimientos que se listan en el anexo 3 de estos pliegos y que están distribuidos por módulos SAP de la siguiente forma: AM CO FI MM HR IM

20 55 140 400 85 15

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4. Determinación de tarifas para consultoría y servicios de asistencia técnica y a usuarios sobre SAP ERP 6.0 4.1. Descripción de la consultoría y los servicios 4.1.1. Consultoría SAP La empresa seleccionada realizará los trabajos de consultoría y desarrollo necesarios para analizar y, en su caso, poner en marcha los cambios que RTVA le solicite en los procesos de gestión afectados por los módulos económico-financieras y de recursos humanos de SAP con el fin de: -

Adaptar los procesos del sistema a necesidades del negocio Mejorar la operatoria de los mismos.

Además la empresa seleccionada efectuará un seguimiento periódico de la explotación del sistema y propondrá a RTVA cambios para incorporar las mejoras o utilidades que aporte el software de SAP al respecto. RTVA analizará estas propuestas y, en su caso, solicitará su realización a la empresa seleccionada. En un plazo no superior a 5 días laborables desde que la persona responsable de RTVA entregue la solicitud a la empresa seleccionada para realizar un cambio en el sistema, la empresa queda obligada a elaborar un documento en el que refleje la solución técnica y la valoración de recursos necesarios para su ejecución. A partir de la fecha en la que RTVA apruebe su propuesta y defina su prioridad, ésta ejecutará los trabajos en los términos aprobados comenzando de acuerdo al siguiente detalle: -

Prioridad alta: en un plazo máximo de 5 días Prioridad media: en un plazo máximo de 15 días Prioridad baja: en un plazo a propuesta de RTVA.

En los casos en los que la duración de los trabajos o la concurrencia simultánea de más de uno impida la ejecución en los plazos previstos, RTVA priorizará su ejecución y comunicará a la empresa seleccionada el orden y plazo de los mismos. Si la complejidad del cambio requiriese plazos de ejecución amplios o su coste fuese muy elevado a juicio de RTVA, ésta se reserva el derecho de realizar dicho cambio y, en su caso, podrá contratarlo libremente con un tercero, sin que tal supuesto pueda determinar derecho o indemnización de clase alguna para la empresa seleccionada. .

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Sin coste para RTVA y en el plazo de un mes desde la fecha del contrato, la empresa seleccionada realizará un trabajo previo de análisis de la situación actual en el que recabará la información necesaria y, de acuerdo con el análisis de la misma, entregará a RTVA un documento detallado con: 1. Propuestas de mejoras funcionales 2. Estrategia de mejora en el uso de procedimientos que lo requieran

El documento detallará la valoración de los recursos necesarios para la ejecución de cada una de las actuaciones propuestas. La ejecución o no de estas mejoras se hará de acuerdo con la propuesta de método de trabajo para los cambios en el sistema detallado más adelante.

. 4.1.2. Resolución de incidencias y soporte predictivo La empresa seleccionada adaptará y realizará los ajustes necesarios sobre los objetos implicados tras la aplicación, por parte de RTVA, de los supportpackages de SAP; igualmente realizará las modificaciones resultantes de notas OSS de SAP. Las incidencias que aparezcan en la explotación diaria del sistema serán comunicadas por RTVA a la empresa seleccionada para su resolución. Si la resolución de la incidencia es urgente porque afecte al funcionamiento general del sistema y si es notificada antes de las 12 de la mañana de un día no festivo, debe ser atendida presencialmente en el mismo día y antes de las 15 horas, en otros casos antes de las 10 horas del día siguiente o del primer día laborable siguiente a la notificación. En las incidencias no tipificadas en el párrafo anterior, la empresa seleccionada responderá en un plazo no superior a 2 días con la solución técnica y la cuantificación de recursos técnicos y humanos necesarios para su resolución. Una vez aprobada por RTVA la solución propuesta, la empresa seleccionada quedará obligada a ejecutarla, comenzando:

-

Al día siguiente, si la prioridad es ALTA En un plazo inferior a quince días si la prioridad es MEDIA En un plazo acordado entre RTVA y la empresa seleccionada o en un plazo máximo de 2 meses, si la prioridad es BAJA

4.1.3. Atención de usuario Al menos un día a la semana (exceptuando los periodos vacacionales de agosto y diciembre) en horario de 8.00 a 16.00 horas la empresa seleccionada

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atenderá las llamadas o correos electrónicos enviados por cualquiera de los 150 usuarios SAP de RTVA y relacionados con dudas e incidencias en la operatoria de los procedimientos implantados. Para ello la empresa seleccionada asignará una persona con perfil de consultor certificado en algún módulo de SAP ERP operativo en RTVA y con el conocimiento suficiente de su parametrización. La sustitución de esta persona deberá ser autorizada por RTVA. Cada petición se registrará con los datos de usuario, fecha y hora, motivo y solución aportada y, como mínimo, mensualmente se reportará un informe a RTVA con el total de servicios atendidos y total de tiempo empleado. Se valorará que la empresa seleccionada oferte servicios añadidos para la prestación, seguimiento y gestión del servicio (software, metodología. ...) así como la ampliación de la franja horaria del servicio. Este servicio puede ser prestado con otro procedimiento siempre con la autorización de RTVA. La valoración económica se realizará mensualmente de acuerdo a la tarifa por hora de consultor y el total de tiempo consumido.

4.1.4. Gestión, seguimiento del servicio y control de calidad Al menos con una periodicidad mensual y en los diez primeros días de cada mes, la empresa seleccionada presentará a RTVA un informe de incidencias y mejoras registradas durante el mes anterior, indicando para cada una el estado (informada, en tratamiento o resuelta), los trabajos realizados, los recursos empleados, los tiempos de respuesta y los cambios introducidos en el sistema. Cada uno de estos cambios deberá realizarse de acuerdo a la metodología ASAP de SAP. Para las tareas de seguimiento y control de calidad, la empresa seleccionada dedicará una persona con categoría de jefe de proyecto y los trabajos se realizarán en las instalaciones de RTVA en el área metropolitana de Sevilla. La empresa seleccionada deberá poseer la certificación de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y la DE Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información ISO 27001. Además, se valorará que las empresas incluyan en su oferta servicios de control de calidad basados en recomendaciones ITIL para la gestión de incidencias, problemas y cambios e incluirá específicamente tareas periódicas de revisión del sistema. La oferta incluirá copia de estos certificados.

4.2. Método de trabajo Para la ejecución de los trabajos se seguirán las recomendaciones de SAP en cuanto a método de trabajo y certificación de los técnicos asignados a los mismos. De acuerdo con estas recomendaciones, la empresa seleccionada

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deberá poseer la certificación SAP Service Partner y, al menos, en un módulo de cada una de las áreas funcionales en uso en RTVA (ERP HCM, Financials y SCM) Las ofertas incluirán certificación SAP de los técnicos asignados y se valorará la mejora en las condiciones mínimas especificadas es estos pliegos, en concreto las certificaciones en SAP e ITIL de los técnicos. Para los servicios descritos en los puntos 4.1.1. y 4.1.2. RTVA asignará una prioridad (alta, media y baja) a cada uno de los trabajos. En el plazo establecido en las condiciones anteriores, la empresa seleccionada responderá con la propuesta de solución técnica que incluirá la planificación de recursos técnicos y especificará el número de jornadas de cada categoría laboral necesarias para su realización y el coste, repartiendo este entre: -

jefe de proyecto consultor técnico de sistemas analista-programador

RTVA, a la vista de la propuesta de la solución técnica elaborada por la empresa seleccionada, podrá o no encargar su ejecución a la misma. En caso de encargarla, la empresa queda obligada a realizar el trabajo en los términos y condiciones establecidos en la propuesta de solución técnica y comenzará en el plazo fijado para cada tipo de servicio y, en su caso, según la prioridad establecida por RTVA. Todos los trabajos los realizará la empresa seleccionada a su riesgo y ventura, sin que una vez aprobada su ejecución por RTVA, sea posible modificar su tiempo o coste. Una vez finalizado cada uno de los trabajos, RTVA verificará el adecuado funcionamiento y, en su caso, dará su conformidad para que la empresa seleccionada pueda facturarlo. A lo largo de la duración del contrato, RTVA podrá realizar encargos a la empresa que resulte seleccionada hasta el importe máximo de la licitación que se establece más adelante

4.3. Transición de los servicios La empresa seleccionada propondrá un plan de transición que se traducirá en, al menos, un mes de aprendizaje de la configuración de RTVA y una dedicación mínima de 5 jornadas de consultor en cada módulo de SAP. Esta tareas no será remunerada y garantizará la puesta en marcha del servicio sin merma en la calidad del mismo con respecto a la situación actual

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5. Condiciones generales 1. Salvo por indicación expresa de RTVA, las jornadas de trabajo se realizarán presencialmente en las instalaciones de RTVA en Sevilla en días laborables en el horario que RTVA determina. Para el supuesto que sea necesario partir la jornada, se entiende que una jornada es la suma de 8 horas de trabajo presencial. 2. Un técnico del Departamento de Planificación de RTVA será el interlocutor con la empresa seleccionada. 3. La empresa seleccionada nombrará una persona que será el interlocutor único con RTVA y comunicará una dirección de correo electrónico y un número de teléfono para las comunicaciones que RTVA le dirija. 4. Todo el personal designado para la cobertura del servicio contratado, dependerá en exclusiva de la empresa seleccionada, debiendo ésta cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral y de seguridad social respecto de aquel. Las instrucciones a dicho personal serán dadas por el interlocutor único nombrado por la empresa seleccionada; el cual transmitirá al personal técnico de RTVA todas las peticiones de los usuarios, las anomalías detectadas y las intervenciones realizadas. 5. Todos los costes derivados de desplazamiento, dietas y transporte o de la prestación del servicio de atención a usuarios correrán a cargo de la empresa adjudicataria.

6. Presentación de ofertas Las empresas interesadas en la presentación de ofertas a este concurso incluirán en el sobre B la oferta técnica y económica de acuerdo al modelo de presentación de ofertas descrita en el anexo de este documento. Para los servicios de soporte predictivo, gestión de incidencias y control de calidad del sistema la oferta incluirá el detalle del método de trabajo y de la inclusión de recomendaciones ITIL en la gestión de los mismos. La oferta incluirá descripción de la metodología adoptada para la ejecución de los trabajos, categoría laboral de los técnicos asignados al proyecto y certificación SAP de los mismos. Se valorarán los recursos técnicos que la empresa seleccionada pondrá a disposición de sus trabajadores para la ejecución del contrato y las mejoras en calidad y acuerdos de nivel de servicios sobre lo mínimo solicitado en estos pliegos.

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La oferta económica detallará claramente las tarifas y los costes de cada uno de los servicios.

7. Duración del contrato La duración del contrato será de un año a contar desde el 25 de enero de 2013 o bien desde la fecha de formalización del mismo, en caso de que esta sea posterior al 25 de enero de 2013. El contrato se podrá prorrogar en todos o parte de los trabajos de consultoría y servicios detallados en los párrafos 4.1 de estos pliegos.

8. Coste total de los servicios El coste estimado total para la realización de servicios objeto del contrato no superará la cantidad de 50.000 euros (IVA no incluido) anuales, con la siguiente distribución: - Consultoría SAP y servicios de soporte predictivo, resolución de incidencias, control de calidad ............................ 35.000 euros anuales - Atención de usuarios ............................

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15.000 euros anuales

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Anexo. Modelo de presentación de ofertas.

Oferta técnica.

1. Consultoría SAP 1.1. 1.2. 1.3.

Trabajos previos de análisis de la situación actual Método de trabajo y niveles de servicio Categoría de los técnicos asignados

2. Resolución de incidencias y soporte predictivo 2.1. 2.2. 2.3.

Relación de tareas y descripción de las mismas Método de trabajo y niveles de servicio Categoría de los técnicos asignados

3. Gestión, seguimiento del servicio y control de calidad 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Descripción del servicio. Método de trabajo. Recomendaciones ITIL Recursos técnicos aportados (metodología, informes,...) Categoría de los técnicos asignados

software,

4. Atención a usuarios 4.1. 4.2. 4.3.

Funcionamiento del servicio Bolsa mensual de horas Mejoras aportadas

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Oferta económica.

Tarifas para la consultoría SAP y los servicios sobre SAP R/3 y ERP 6.0

Categoría

Coste por jornada (IVA incluido)

Coste máximo por jornada (IVA incluido)

Jefe de proyecto

xxxx,xx euros

550 euros

Consultor/Técnico de sistemas

xxxx,xx euros

500 euros

xxxx,xx euros

450 euros

Analistaprogramador

Todos los importes llevan incluidos todos los gastos y el IVA.

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