5S PLANO DE PROJETO O PRIMEIRO PASSO A ORGANIZAÇÃO 5S

PLANO DE PROJETO 5S

Diretora

Mariza Silva

Rumo ao compromisso da organização

Propriedade: Oito Group Alliance

PLANO DE PROJETO 5S O primeiro passo ao compromisso da qualidade.

Conteúdo Plano de Projeto para Implementação do Programa 5S

Tornamos mais fácil para as empresas se concentrarem no que fazem melhor

MARIZA SILVA Diretora de Recursos Humanos e Projetos [email protected] Oito Group Alliance www.oitogroup.com

Versão 2023-01

Plano de Projeto para Implementação do Programa 5S Esse plano descreve passo a passo para implantação do programa 5S e o significado de cada etapa dessa jornada. Lembre-se:

Compartilhar gera conhecimento coletivo, consolida o trabalho em equipe, forma um ambiente de inovação e maior criatividade e estimula o desenvolvimento profissional. Por que não? Compartilhe.

Sumário Sobre Nós ...................................................................................................................................... 8 Introdução.................................................................................................................................. 12 Entendendo os 5S ...................................................................................................................... 12 Implementação do Programa 5S .............................................................................................. 12 Benefícios ................................................................................................................................... 13 Chaves para o sucesso 5S .......................................................................................................... 13 Por que 5S? ................................................................................................................................ 13 Implementação do método 5S - Uma abordagem de projeto ................................................ 14

Etapas de Alto Nível do Projeto 5S ...................................................................................... 14 As cinco etapas da abordagem de projeto ............................................................................... 15 1. Diagnóstico ......................................................................................................................... 15 2. Prepare o projeto............................................................................................................... 15 3. Piloto ................................................................................................................................... 16 4. Implementação .................................................................................................................. 17 5. Disciplina............................................................................................................................ 18 Plano macro das ações .............................................................................................................. 18 Implementação de ações: Preparação ................................................................................. 19

Implementação de ações: Utilização .................................................................................... 19 Implementação de ações: Colocar em ordem ..................................................................... 21 Implementação de ações: Brilho .......................................................................................... 23 Implementação de ações: Padronizar .................................................................................. 24 Implementação de ações: Disciplina .................................................................................... 25 Projeto Antes e Depois .......................................................................................................... 26

Sobre Nós A Oito Group Alliance é uma empresa com experiência utilizando conceitos novos e metodologia própria, conectados ao que existe de mais atual nas disciplinas que atuamos.

Nós da Oito Group Alliance nos empenhamos em obter os melhores resultados quando o assunto é:

       

Gestão de Pessoas Avaliação | Assessment da área de Recursos Humanos Qualidade Treinamentos (Workshops, Palestras) Segurança e Saúde no Trabalho Terceirização Recrutamento Implantação ISO 9001

Nosso PROPÓSITO é fornecer excelência em gestão para que sua empresa se concentre no que faz melhor.

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Missão Entregar excelência em gestão para as empresas se concentrarem no que fazem melhor.

Visão Ser inspiração na prestação de serviços com excelência primando pelo compromisso com os clientes.

Valores    

Respeito aos clientes Integridade no relacionamento Evolução tecnológica permanente Excelência na entrega

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PLANO DE PROJETO 5S

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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

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IMPLEMENTAÇÃO PRÁTICA DO MÉTODO 5S

Introdução Hoje, é cada vez mais reconhecido que as técnicas de gerenciamento 5S aumentam a produtividade e a competitividade. Para se tornar um Gemba de Classe Mundial, uma organização deve passar por um processo contínuo e sistemático para:    

Identifique, reduza e elimine o desperdício Melhore o trabalho em equipe Melhore a eficácia operacional em um ambiente de trabalho melhor Forme o modelo avançado básico para a melhoria da produtividade e da qualidade.

Como cada técnica de gerenciamento 5S começa com um S, essa abordagem foi nomeada 5S. Entendendo os 5S O 5S é uma ferramenta de gestão do Japão, que foca em estabelecer um ambiente de qualidade na organização, garantindo a adesão aos padrões e no processo, promove o espírito de contínua melhoria. Ele se concentra em cinco técnicas de gerenciamento que são a base para a iniciativa competitiva de qualquer organização. Implementação do Programa 5S O método 5S é uma abordagem que traz muitos benefícios e é muito bem aceito pelos usuários. No entanto, por ser altamente visível e mudar a forma de trabalhar de muitas pessoas, sua implementação deve seguir um processo rigoroso. Lembrete da definição do método 5S e seus benefícios. O 5S é uma técnica de limpeza e armazenamento cujas cinco letras significam: Seiri: Utilização, separar o necessário do desnecessário Seiton: Colocar em ordem Seiso: Brilhar, limpar Seiketsu: Padronizar Shitsuke: Disciplina, autodisciplina

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Implementação prática do 5S Seiri

Seiton

Seiso

Seiketsu

Shitsuke

Essas definições são uma representação do significado que essas palavras transmitem em seu uso, e mantendo o "S" como um mnemônico porque sua tradução literal é um pouco diferente. Benefícios O método 5S é, na verdade, muito mais do que uma técnica de limpeza. Quando usado de acordo com suas verdadeiras intenções, os benefícios são múltiplos:  Redução de custos eliminando ferramentas ou peças desnecessárias (Seiri) ou padronizando-as (Seiketsu).  Simplificando o trabalho e aumentando a produtividade reduzindo os tempos de busca (Seiton).  Prevenção de avarias através da inspeção de ferramentas ou máquinas durante a limpeza (Seiso) e deteção de eventuais anomalias.  Redução do risco de acidentes, por exemplo, evitando o amontoamento de peças ou locais escorregadios por manchas de óleo. “Não há nenhuma abordagem de melhoria que seja MAIS SIMPLES ou mais PODEROSA que possa ser implementada com MENOR CUSTO.” Outros benefícios:           

O local de trabalho fica mais limpo e organizado. A operação do chão de fábrica e do escritório torna-se mais segura. Resultados visíveis potencializam a geração de mais e melhores ideias. Prazo de entrega reduzido. Tempo de troca reduzido pela simplificação das operações. Avarias e pequenas paragens eliminadas nas linhas de produção. Defeitos reduzidos por prova de erro. Métodos e padrões claros são estabelecidos. O estoque em processo é reduzido. O uso do espaço é melhorado. As reclamações dos clientes são reduzidas.

Chaves para o sucesso 5S Para que o sistema 5S seja bem-sucedido, o fator mais importante é o comprometimento, participação e envolvimento de TODOS e um forte apoio visível da alta administração. Por que 5S? O conceito 5S é fácil de entender porque: 13

 Não requer a compreensão de terminologias difíceis.  É simples, conduzido pela lógica e natural ao comportamento humano.  Está ao alcance de qualquer tipo e tamanho de indústria ou organização Implementação do método 5S - Uma abordagem de projeto  A implementação do método 5S é visível, requer tempo e recursos e vai mudar as condições de trabalho de muitas pessoas.  Portanto, precisa ser gerenciado como um projeto de mudança real com cinco etapas bastante clássicas. Etapas de Alto Nível do Projeto 5S Diagnóstico  Identificar áreas para melhoria  Estimar o trabalho e recursos necessários Preparar projeto        

Defina o objetivo e a meta do projeto Formar conselho do programa 5S Selecione as áreas de aplicação e as áreas de melhoria a serem implementadas Definir metas para cada área do programa Definir um planejamento, uma organização do projeto, um orçamento Definir uma área piloto Definir responsáveis por cada área Definir papéis de cada responsável pela disseminação

Projeto Piloto     

Treine a equipe e a equipe do projeto Pré-auditoria na área piloto Preparar relatório da pré-auditoria Implementar ações na área piloto Melhore o método

Implementação    

Implantar no restante das áreas Treinar pessoal Integre ao sistema operacional Meça e comunique a economia

Disciplina  Monitorar  Auditoria Final  Entrega de resultados da auditoria 14

As cinco etapas da abordagem de projeto 1. Diagnóstico Identificar problemas atuais, áreas de melhoria e questões associadas nas diferentes áreas do âmbito definido. (Continuar a) mostrar o valor da implementação do 5S: esse objetivo geralmente é alcançado mostrando aos gestores os resultados relacionados ao primeiro objetivo; é essencial garantir o apoio da gestão, mas também da gestão intermédia, que pode ainda estar relutante em implementar uma abordagem que pode ser percebida como tarefas adicionais de 'limpeza' sem muito interesse. 2. Prepare o projeto Defina o objetivo do projeto e sua meta: defina o propósito da abordagem e o nível de desafio ou economia esperada. Selecione as áreas de aplicação e áreas de melhoria a serem implementadas: o projeto pode cobrir apenas parte do escopo inicial (por exemplo algumas oficinas e outras não, produção ou manutenção...) ou não procuram resolver todos os problemas identificados. Escolha o piloto. Defina um planejamento, uma organização de projeto, um orçamento: defina o planejamento de implementação (qual a duração do piloto, quais durações por zona ou por tipo de melhoria...), qual será a equipe de implementação e as funções e responsabilidades de cada membro, qual mecanismo de monitoramento, qual é o orçamento necessário. Passo 1: formação do conselho 5S Conselho 5S Potencializar a participação total em todos os níveis dos colaboradores e desenvolver uma cultura de melhoria contínua e espírito de melhor desempenho nas equipes. Nomear:  Comitê Diretivo 5S  Diretor Administrativo como Conselheiro  Gerente Geral como Presidente  Chefe de Departamentos como Facilitadores  Comitê de Treinamento 5S  Comitê de Promoção 5S  Comitê de Auditoria 5S  Coordenador 5S  Facilitadores 5S de cada departamento  Líderes 5S de cada zona O Comitê Diretor 5S é responsável por desenvolver o plano de implementação, e a seleção dos membros da equipe deve ser baseada na capacidade, representação organizacional e experiência. 15

Papéis e responsabilidades de: Presidente 5S:     

Comunica-se com todos os envolvidos. Facilitar as atividades de implementação do grupo de trabalho. Motivar e monitorar as atividades de implementação. Garantir a participação total da organização. Agir como um recurso para informações.

Coordenador 5S:    

Comunica-se com todos os envolvidos. Garante a participação total da organização. Oferece suporte às atividades de implementação do 5S. Estabelece a responsabilidade pelas responsabilidades atribuídas.

Facilitadores 5S:     

Apoiar a implementação do 5S. Comunique-se com todos os envolvidos. Motivar grupos de trabalho. Garantir o plano de implementação dos funcionários. Monitorar sistemas de medição.

Líderes 5S:  Participar do processo de implementação do grupo de trabalho.  Comunique-se com todos os envolvidos.  Monitorar o progresso das atividades do grupo. Responsabilidades dos funcionários:  Participar de atividades em grupo com total comprometimento As responsabilidades de implementação do 5S devem ser distribuídas por toda a organização. Cada membro deve conhecer suas próprias responsabilidades 5S e agir de acordo. É dever do Presidente administrar a prestação de contas para cada uma das responsabilidades. 3. Piloto Treine as primeiras pessoas, a equipe do projeto e o pessoal da área piloto. Implemente as ações 5S no piloto (veja detalhes abaixo). Mostre a economia: torne a economia visível para mostrar o interesse do processo e motivar a equipe; verificar se a economia corresponde à economia inicial estimada Melhorar o método: o piloto também é usado para testar a implementação da abordagem antes de implantá-la em outras áreas. 16

4. Implementação Treine o restante da equipe conforme suas zonas são implantadas. Integrar ao sistema operacional: integrar o 5S na vida operacional, acompanhamento gerencial e funções de suporte; por exemplo, em reuniões de equipe, painéis, treinamento, etc. Medir e comunicar a economia: uma etapa essencial para continuar a demonstrar o valor da abordagem, desde a operação até a alta administração (quem financiou a abordagem).

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5. Disciplina Monitorar: No início, monitore regularmente a integração efetiva nos modos operacionais Em seguida, gerencie o método 5S como qualquer outro modo operacional, integrado aos modos operacionais... ou seja, de forma contínua com indicadores de desempenho 5S. Auditoria: configurar um processo de auditoria. Plano macro das ações

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Implementação de ações: Preparação Para cada área onde a implementação se aplica, para o piloto ou implantação.  (Re)explicar ao responsável da área em causa todo o processo; o diretor do site deve participar pelo menos inicialmente nesta troca para indicar a importância do processo  Treinar pessoal  Garantir que pelo menos uma pessoa da equipe responsável pela área em questão esteja envolvida na obra do início ao fim

Implementação prática do 5S

Seiri Seiri: Utilização, separar o necessário do desnecessário Implementação de ações: Utilização 1. Prepare-se para armazenamento temporário  Tire fotos da área de destino antes de remover seus elementos  Defina um local para armazenar temporariamente os elementos que serão removidos  Prepare etiquetas com códigos de cores para remover', 'talvez remover', 'substituir', 'consertar'.  Prepare os equipamentos de movimentação, se necessário: caixa, carrinho, portapaletes, etc. 2. Realize uma primeira classificação  Faça um para os elementos óbvios, movendo os elementos direcionados para a área de armazenamento. Se o equipamento de manuseio não for adequado para triagem 'imediatamente', coloque as etiquetas remova '.  Durante esta ação, coloque os rótulos "talvez remova" em caso de dúvida  Coloque rótulos para as outras categorias que são óbvias (é opcional nesta fase, mas é uma economia para as próximas etapas)  Liste os itens colocados nesta área para acompanhamento 19

3. Teste e monitore Instale a placa de monitoramento; definir e instalar uma placa de monitoramento visual na área de destino com três categorias:  “Remover” com duas colunas  um para deixar comentários se algumas pessoas acham que não deve ser removido  um para aqueles que retomaram ou usaram um elemento da área a ser removida  "Remover talvez" com quatro colunas:  A lista de elementos com os rótulos "remover talvez"  Confirmado  Para ser mantido  Comentários sobre o relatório  "Remover ideias" com duas colunas:  um para escrever ideias adicionais para peças a serem removidas  um para dizer por que ou adicionar comentários  Dê uma semana (ou outra, dependendo da organização) para que as pessoas que trabalham na área comentem, adicionem peças para remover ou removam peças da lista 'remover'.  Revise o quadro e a área 'a ser removida' (se elementos foram incluídos) e conduza uma reunião de equipe  Revise todas as categorias e discuta o ajuste de listas e itens a serem removidos  Aproveite para fazer uma primeira visita à equipa e pedir a sua opinião sobre a abordagem e os resultados desta primeira etapa.  Estime a economia dos itens removidos (estime a frequência e o custo de compra, caso permaneçam na lista de itens usados) 4. Finalizar: descartar os itens a serem removidos

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Implementação prática do 5S

Seiton Seiton: Colocar em ordem Implementação de ações: Colocar em ordem 1. Defina as áreas de armazenamento  Faça uma lista dos elementos a armazenar para cada subárea (oficina, escritório, etc.) da área tratada  Para cada elemento, pergunte às pessoas que os utilizam com que frequência são utilizados (prepare colunas dia, semana, mês, mês, trimestre, ano, nunca para facilitar o trabalho); observe a subparte da área tratada  Estimar o volume de peças para cada periodicidade com um detalhe por subárea  Para cada frequência, identifique possíveis locais de armazenamento na área usando as seguintes diretrizes:  Quanto mais próximo ao local de armazenamento estiver do local de uso, mais frequentemente ele é usado: todos os dias, ao lado da pessoa; todas as semanas, nas redondezas....  O tamanho do site deve ser bem dimensionado com mais espaço do que o suficiente (facilidade de busca)  Não coloque o mesmo tipo de elemento em dois lugares diferentes..., mas limite as viagens se duas equipes remotas usarem os mesmos elementos  Revise por que as duas equipes estão distantes; isso pode significar uma redefinição de fluxos físicos e estações de trabalho (um motivo para implantar o 5S em uma abordagem Lean integrada mais ampla)  Caso contrário, será necessário escolher a melhor solução (a ser discutida com as equipes) entre duplicar as ferramentas ou aumentar o deslocamento  Envolva as equipes nas escolhas 2. Defina a localização de cada elemento dentro de cada área  Recolha os elementos pela lógica de pesquisa/utilização e de acordo com condicionalismos específicos (segurança, humidade...) 21

 Identificar os suportes de arrumação necessários, standard (armário...) ou a fabricar (gabarito...)  prefira suportes modulares e flexíveis; uma coisa é certa, haverá mudanças!  Se possível, não compre nada ou mande fabricar antes da próxima fase de teste  Envolva ainda mais as equipes nas escolhas, especialmente para os elementos da estação de trabalho 3. Testar e monitorar  Definir e implementar meios de monitoramento para obter feedback do usuário e começar a medir a mudança (tempo de pesquisa e viagem, produtividade...)  É fácil obter feedback para uso diário e haverá pelo menos duas iterações semanais, mas usos maiores serão mais aleatórios, portanto, o monitoramento pode precisar ser feito mais tarde se a fase de teste for muito longa.  Armazene cada elemento em seu lugar conforme definido e opere por pelo menos duas semanas. 4. Ajuste e instale os suportes finais

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Implementação prática do 5S

Seiso Seiso: Brilhar, limpar Implementação de ações: Brilho 1. Faça uma limpeza completa de "referência"  Tire uma foto de cada área antes de limpar  Defina as instruções de limpeza e inspeção ao mesmo tempo que a limpeza:  Instruções de limpeza: frequências, meios de limpeza, pessoas que limpam e instruções específicas quando necessário (desmontagem, segurança...)  Inspeção: Em ambientes industriais (fábrica, armazém, etc.)  Fazê-lo ao mesmo tempo permitirá testar as instruções durante a próxima limpeza.  Tire fotos de referência  Fotos do resultado E anomalias (se observadas) para cada área com detalhes para elementos críticos.  Adicione-os às instruções de limpeza e inspeção ou outros procedimentos (por exemplo, automanutenção) 2. Teste de limpeza e inspeção  Revise as instruções de limpeza e inspeção com os gerentes de área e ajuste se necessário  Definir e implementar meios de monitoramento para obter feedback do usuário  Realizar o teste, se possível ao mesmo tempo que a etapa "Utilização" para reunir recursos de monitoramento e reduzir o tempo total do piloto, a menos que isso atrase muito o teste na etapa " Utilização". 3. Ajuste

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Implementação prática do 5S

Seiketsu Seiketsu: Padronizar Implementação de ações: Padronizar Esta fase permite padronizar o método 5S, mas também oferece uma oportunidade para detectar a falta de padronização nos procedimentos operacionais (formato, nível de detalhe, conteúdo). Padronização de Inventário e Piloto  Fazer um inventário dos diferentes padrões em termos de procedimentos operacionais nas diferentes áreas; selecionar ou definir um formato padrão; esta fase deve começar antes de descrever os procedimentos de armazenamento e limpeza  Ajustar o padrão ao final do piloto e garantir que todos os documentos ou ferramentas do piloto estejam padronizados  Possivelmente padronizar os demais procedimentos, fora do método 5S. Padronização de implementação  Cada área implantada deve aplicar os padrões  No entanto, ajustes podem ser feitos durante a implantação com base na experiência acumulada; melhoria contínua começa

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Implementação prática do 5S

Shitsuke Shitsuke: Disciplina, autodisciplina Implementação de ações: Disciplina Disciplina começando na fase piloto  As ações de disciplina já começam dentro do piloto, pois é nesse momento que começam as medições de resultados  Ao final do piloto, é feita uma avaliação para ajustar e completar o sistema de medição antes da implantação Disciplina durante a implantação  O método 5S é integrado às ferramentas de monitoramento de desempenho existentes e formas operacionais de trabalho de cada área implantada: procedimentos, exibição visual, indicadores de área  Um painel de progresso de ações e resultados é consolidado à medida que são implantados Disciplina após a implantação  Indicadores de monitoramento de resultados são integrados aos painéis de gestão  Um processo de auditoria é definido, com uma frequência mais rápida no início

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Projeto Antes e Depois Área

Data

Área responsável pelo controle... Antes

Depois

Comentários ...

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Área

Data

Área responsável pelo controle... Antes

Depois

Comentários ...

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Área

Data

Área responsável pelo controle... Antes

Depois

Comentários ...

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Área

Data

Área responsável pelo controle... Antes

Depois

Comentários ...

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ETIQUETA VERMELHA

ETIQUETA VERMELHA

Informações Gerais

Ações a Tomar

Emissor:

Data:

/

/

Devolver a: Para destruir Depositar na área de etiquetas vermelhas Depositar na área de armazenagem

Nome do objeto: Localização:

Outravações:____________________________ _______________________________________

Qt: Categoria

Comentários Adicionais

Equipamentos

Peças de máquinas

Ferramentas

Documentação

Matérias primas

Diversos

Produto acabado

Desconhecida

Outra:__________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

Produto semiacabado Outros materiais

Outra

Outra:__________________________________ _______________________________________ _______________________________________

Causa da etiqueta Não necessário

Obsoleto

Defeituoso

Outra

Sucata

Outra:__________________________________ _______________________________________ _______________________________________

Etiqueta Nº 000

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31

5S PLANO DE PROJETO

Rumo ao compromisso da ISO 9001:2015

Oito Group Alliance www.oitogroup.com