MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD MUNICIPIO DE CHINCHINÁ Documento Técnico ASS/923-02 Bogotá, enero de 2002

PROGRAMA DE APOYO A LA INICIATIVA PRIVADA EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO DE SALUD EN COLOMBIA

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO -BID -

FUNDACIÓN SOCIAL

FUNDACIÓN CORONA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

CENTRO DE PROYECTOS PARA EL DESARROLLO -Cendex-

Comité Técnico Soraya Estefan, Fundación Social Henry Mauricio Gallardo, Fundación Corona William Cartier, Fundación Corona

Fernando Ruiz, Cendex Julia Isabel Eslava, Cendex

Coordinación General Elsa Victoria Henao

Coordinación Técnica Enrique Peñaloza

Integrantes de los Grupos de Acción en Chinchiná (1) Andrés Aguilar Alzate, Lina Marcela Martínez, Gloria Inés Navarro, Rosa María Molina, Lina Marcela Monsalve, Alberto Ortiz B., Dolly Ríos Loaiza, Nancy Ospina, María Nancy Montes María Mercedes Castaño, José Jairo Ocampo, María del Rosario Morales, Beatríz Vargas, Dora Rocío Rincón Diana Patricia Marín Fernando Gutiérrez Iván Caicedo Julia Eslava R. Fabián González María Alexandra Matallana

1

.

Secretario de Salud, Municipal Coordinadora Aseguramiento, Secretaría de Salud Secretaría de Desarrollo Comunitario Jefe División Estudios y Proyectos, Secretaría de Planeación Auxiliar de aseguramiento, Secretaría de Salud Coordinador SISBEN, Secretaría de Salud Auxiliar aseguramiento, Secretaría de Salud Coordinadora CAFESALUD, Sede Chinchina Coordinadora EPS Caldas, Sede Chinchiná Veedora, Veeduría Municipal Auxiliar, Secretaría de Salud Auxiliar, Auditoría Municipal Auxiliar, Auditoría Municipal Secretaria División de Presupuesto, Alcaldía Municipal División de Contabilidad, Alcaldía Municipal Veedor Contraloría Departamental Veedor Facilitador Cendex Facilitador Cendex Facilitador Cendex

Se organizaron 6 grupos de acción conformados cada uno por funcionarios de las diferentes dependencias y entidades involucradas en la gestión de cada uno de los procesos estudiados: Focalización, Selección y Priorización, Afiliación de Beneficiarios y Contratación de ARS, Mantenimiento al Usuario, Proceso Financiero e Interventoría.

Julia Isabel Eslava Rincón (2) Fabián González Sarmiento (3) María Alexandra Matallana (4)

2. 3. 4.

Profesor Asistente, Pontificia Universidad Javeriana. Consultor I. Cendex. Consultor, Cendex. Profesor Instructor, Pontificia Universidad Javeriana. Consultor IV Cendex.

TABLA DE CONTENIDO

1

PRESENTACIÓN

6

2

FOCALIZACIÓN

9

2 . 1 DEFINICIÓN 2 . 2 MARCO REGULATORIO 2 . 3 L ÍNEA BASE DEL PROCESO PROCESO DE FOCALIZACIÓN

2.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 2.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 2.4.3 COSTO UNITARIO 2 . 5 PERFILES POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS BÁSICAS PARA EL PROCESO DE FOCALIZACIÓN 2.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE FOCALIZACIÓN 2.5.2 PERFIL TÉCNICO FOCALIZACIÓN

9 10 10 12 13 14 16 18 19 20 20 20 21 21 21 22

3

23

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6

PLANEACIÓN DE LA FOCALIZACIÓN SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE ENCUESTADORES ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE APLICACIÓN DE ENCUESTAS APLICACIÓN DE ENCUESTAS SISTEMATIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE LA BASE DE DATOS AUDITAR FOCALIZACIÓN

2 . 4 INDICADORES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE FOCALIZAC IÓN

SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN PRIORIZACIÓN

3.1 3.2 3.3 3.4

DEFINICIÓN MARCO REGULATORIO L ÍNEA BASE DEL PROCESO PROCESO DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN PRIORIZACIÓN INDICADORES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y PRIORIZAC IÓN 3.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 3.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 3.4.3 COSTO UNITARIO 3 . 5 PERFILES DE COMPETENC IAS BÁSICAS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN 3.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN 3.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

23 24 25 27 27 27 27 28 28 28

4

29

AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS BENEFICIARIOS Y CONTRATACI ÓN DE ARS

4 . 1 DEFINICIÓN 4.1.1 LIBRE ELECCIÓN E INSCRIPCIÓN A LA ARS 4.1.2 CONTRATACIÓN DE ARS 4 . 2 MARCO REGULATORIO 4 . 3 L ÍNEA BASE PROCESO DE AFILIACIÓN Y CONTRA TACIÓN 4.3.1 AUTORIZACIÓN DE ARS 4.3.2 PREAFILIACIÓN (LIBRE ELECCIÓN) 4.3.3 CONTRATACIÓN DE ARS 4 . 4 INDICADORES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE AFILIACIÓ N Y CONTRATACIÓN 4.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

29 29 30 30 33 34 36 39 41 41

Manual de Procesos de Gestión del Régimen Subsidiado de Salud Municipio Chinchiná

4.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 4.4.3 COSTO UNITARIO 4 . 5 PERFILES POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS PARA EL PROCESO DE AFILIACIÓN Y CON TRATACIÓN 4.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE AFILIACIÓN Y CONTRATACIÓN 4.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO PARA EL PROCESO DE AFILIACIÓN Y CONTRATACIÓN

41 41 42 42 42

5

43

MANTENIMIENTO AL USUARIO USUARIO

5 . 1 DEFINICIÓN 5 . 2 MARCO REGULATORIO 5 . 3 L ÍNEA BASE PROCESO DE MANTENIMIENTO AL US UARIO 5.3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS , RECLAMOS Y OTRAS SOLICITUDES 5.3.2 ASESORÍA A ASOCIACIÓN DE USUARIOS 5.3.3 SEGUIMIENTO A SATISFACCIÓN DE USUARIOS 5 . 4 INDICADORES NDICADORES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO PROCESO DE MANTENIMIENTO AL AL USUARIO 5.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 5.4.2 INDICADORES DE EFIC ACIA 5.4.3 COSTO UNITARIO 5 . 5 PERFILES POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS PARA EL PROCESO DE MANTENIMIENTO AL USUARIO 5.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE MANTENIMIENTO AL USUARIO 5.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO PARA MANTENIMIENTO AL USUARIO

43 43 44 46 47 48 49 49 49 49 50 50 50

6

51

PROCESO FINANCIERO

6 . 1 DEFINICIÓN 6 . 2 MARCO REGULATORIO 6 . 3 L ÍNEA BASE DEL PROCESO PROCESO DE FINANCIERO

6.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 6.4.2 INDICADORES DE OPORTUNIDAD 6.4.3 COSTO UNITARIO 6 . 5 PERFILES POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS PARA EL PROCESO FINANCIERO 6.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DEL PROCESO FINANCIERO

51 51 52 53 54 55 56 57 58 60 60 60 61 61 61

7

62

6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6

PRESUPUESTACIÓN DE RECURSOS RECEPCIÓN DE INGRESOS AUTORIZACIÓN PRIMER DESEMBOLSO AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS BIMESTRALES REALIZACIÓN DE DESEMBOLSOS LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

6 . 4 INDICADORES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE FINANCIERO FINANCIERO

INTERVENTORÍA

7 . 1 DEFINICIÓN 7 . 2 MARCO REGULATORIO 7 . 3 L ÍNEA BASE DEL PROCESO PROCESO DE INTERVENTORÍA 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4

INTERVENTORÍA INICIAL DE CONTRATOS INTERVENTORÍA DE NOVEDADES INTERVENTORÍA DE PYP INTERVENTORÍA DE SEGUIMIENTO

62 63 64 65 66 67 68

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7 . 4 INDICADORES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE AUDITORÍA 7.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 7.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 7.4.3 COSTO UNITARIO 7 . 5 PERFILES POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS PARA EL PROCESO DE INTERVENTORÍA 7.5.1 PERFIL PARA EL PROFESIONAL DEL PROCESO DE INTERVENTORÍA 7.5.2 PERFIL PARA EL TÉCNICO DEL PROCESO DE INTERVENTORÍA

69 69 69 70 70 70 70

8 CONSIDERACIONES FINALES FINALES PARA LA IMPLEMEN TACIÓN DEL MANUAL PROUESTAS PROUESTAS POR EL MUNICIPIO 71

8 . 1 FOCALIZACIÓN 8.1.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.1.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 . 2 AFILIACIÓN Y CONTRATA CIÓN 8.2.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.2.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 . 3 MANTENIMIENTO AL USUARIO USUARIO 8.3.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.3.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 . 4 INTERVENTORÍA 8.4.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.4.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO

71 71 71 71 71 71 72 72 72 72 72 72

9

73

BIBLIOGRAFÍA

Manual de Procesos de Gestión del Régimen Subsidiado de Salud Municipio Chinchiná

ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Contenido manual de procesos régimen subsidiado Cuadro 2. Marco regulatorio proceso de focalización Cuadro 3. Marco regulatorio proceso de selección y priorización Cuadro 4. Marco regulatorio proceso de Afiliación de Beneficiarios y Contratación de ARS Cuadro 5. Marco regulatorio proceso de Mantenimiento al Usuario Cuadro 6. Marco regulatorio proceso financiero

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ÍNDICE DE DIAGRAMAS Diagrama 1. Línea base del proceso de focalización Diagrama 2. Línea base del proceso de Selección y priorización Diagrama 3. Línea base del proceso de Afiliación y contratación Diagrama 4. Línea base del proceso de mantenimiento al usuario Diagrama 5. Línea base del proceso financiero Diagrama 6. Línea base del proceso de Interventoría

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PRESENTACIÓN

El Programa de Apoyo al Régimen Subsidiado, es un esfuerzo conjunto del Banco Interamericano de Desarrollo, la Fundación Corona, la Fundación Social y la Pontificia Universidad Javeriana, a través del Centro de Proyectos para el Desarrollo (Cendex), para evaluar, promover y fortalecer el desarrollo del régimen subsidiado de salud en Colombia, como iniciativa dirigida a la población más pobre y vulnerable. El Programa desarrolla su objetivo a través de diferentes componentes que involucraron estudios evaluativos relacionados con la implementación del régimen, desde la perspectiva de diversos actores del régimen subsidiado: entes territoriales, ARS y usuarios, con el objetivo de general una propuesta integral de ajuste a las políticas regulatorias del régimen subsidiado tendiente a optimizar su desarrollo para el logro del objetivo propuesto se han diseñado varios productos, entre ellos “El manual de procesos territoriales del Régimen Subsidiado”, el cual se diseño a partir del levantamiento de procesos de gestión en siete territorios, identificando las practicas más comunes y las adaptaciones que los municipios desarrollan para cumplir con los parámetros que la ley estipula en el manejo del régimen a nivel territorial. De manera complementaria el proyecto desarrolló n proceso de asistencia técnica a dos municipios pilotos, entre ellos Chinchina para el mejoramiento de la gestión del régimen, a través de la apropiación del manual de procesos y adaptación a las particularidades específicas del municipio. Durante esta fase se socializó el manual existente y se capacitó sobre el uso de herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos y la necesidad de desarrollo de competencias requeridas por el recurso humano responsable de la ejecución. El documento que se expone a continuación es una adaptación del manual de procesos territoriales realizada para el municipio de Campoalegre como parte de una asistencia técnica realizada en dicho municipio consistente en la divulgación de herramientas metodológicas para la implementación y mejoramiento de procesos por parte de los funcionarios involucrados en el desarrollo de los procesos en el municipio. Para la adaptación del manual de procesos territoriales del régimen subsidiado a las particularidades del municipio de Chinchina se crearon seis grupos de trabajo, uno por cada proceso, denominados “grupos de acción” los cuales estuvieron conformados por los funcionarios de distintas dependencias del municipio, la gestión de régimen que participan en el municipio. Estos grupos, previa capacitación en el análisis y mejoramiento de procesos, estudiaron el manual de procesos territoriales y bajo su criterio le realizaron las modificaciones, sugerencias y adaptaciones que creyeron convenientes para lo cual diligenciaron una serie de planillas, donde se recogió la información que fue sistematizada por el grupo facilitador y que es la base para el presente documento. El manual que se presenta, además de incorporar las particularidades del municipio, ha dejado muchos procesos que en la actualidad no desarrolla, como prospectiva para iniciar el mejoramiento de la gestión (5). •

5

.

Contenido del manual

Para ampliar información sobre la operación actual del régimen en el municipio, véase: Eslava J, González F. “Análisis de implementación del régimen subsidiado en el municipio de Chinchina”. Documento Técnico ASS/869-01.

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El manual presenta para cada uno de los procesos de estudio, los siguientes temas: Cuadro 1. Contenido manual de procesos régimen subsidiado T T ee m m aa Definición del proceso

Marco regulatorio del proceso

Línea base del proceso

Subprocesos

C C oo nn tt ee nn ii dd oo Describe el objetivo general del proceso, las actividades típicas que lo componen y fija los límites de inicio y finalización. Identifica el producto principal y los posibles productos que genera el proceso. Identifica las principales leyes, decretos, acuerdos y resoluciones que rigen el proceso de estudio. En los entes territoriales el marco regulatorio posee gran importancia pues no solo regula el Régimen Subsidiado sino en la mayoría de los casos prácticamente determina los procesos y las actividades que se deben desarrollar en los mismos Identifica el segundo nivel de detalle del proceso. Es decir, discrimina los subprocesos que lo conforman, sus interacciones, las entradas, flujos y salidas. Para cada uno de los subprocesos que conforman los procesos de estudio, se identifican dentro del manual: Fundamentación del procedimiento: Se identifica la información que enmarca y sirve de referencia al subproceso como lo son nombre, objetivos, base legal (disposiciones de orden legal que de alguna manera regulen el procedimiento), documentos y soportes utilizados.

O O bb jj ee tt ii vv oo Presentar un concepto estándar sobre la definición de los procesos.

Conocer las imposiciones del marco regulatorio, con el fin de fijar las restricciones reales que tiene el proceso y destacar los campos sobre los cuales es posible desarrollar nuevos modelos de gestión. Identificar el comportamiento general del proceso a través de la visualización de los subprocesos y de sus respectivos flujos

Establecer las descripciones y modo de operación general de los subprocesos y por ende de los procesos.

Diagrama de flujo: Representación gráfica de las actividades que conforman cada subproceso Descripción y análisis del procedimiento: Como su nombre lo indica en ella se describen las actividades que componen el subproceso. Indicadores de seguimiento y control

Muestra los principales indicadores de seguimiento para cada uno de los procesos, con base en los resultados de productividad o efectividad de los mismos.

Perfiles y competencias globales del recurso humano

Presenta los perfiles de competencias requeridas para cada uno de los procesos de estudio, el cual contiene las particularidad propias del municipio, a partir del trabajo conjunto realizado con los funcionarios que realizan de manera directa las actividades, tomando básicamente el nivel profesional y un nivel técnico.

•

Ofrecer al ente territorial una herramienta de seguimiento a los procesos desarrollados dentro del régimen subsidiado, que permita evaluar la gestión, desarrollar correctivos y facilitar la toma de decisiones Formular una guía de competencias requerida de calificación del recurso humano que pueda servir de base en procesos de selección, medición, evaluación de desempeño y de capacitación de personal entre otros

Uso general del manual

Este manual permite al municipio, obtener un marco de referencia de la operación de los procesos del régimen subsidiado que sin alejarse de los parámetros establecidos por la ley incluye las adaptaciones realizadas por los funcionarios que los desarrollan en el municipio. Es importante tener en cuenta que este manual no puede ser considerado nunca un documento definitivo sino por el contrario es un referente para el mejoramiento continuo, que requiere a su vez un compromiso de autogestión y por parte del municipio, máxime cuando la normatividad que sustenta el régimen y la descentralización territorial, tiene variaciones permanentes en las directrices procedimentales. •

Uso del análisis de competencia del recurso humano

Los resultados que se presentan se constituyen en un marco de referencia para que el analista del trabajo o la persona encargada del talento humano del municipio o de las unidades funcionales responsables de los procesos, pueda establecer y comprender el nivel de complejidad de las actividades y tener una visión mucho más precisa de la dimensión trabajador/ trabajo y del estándar de competencias asociadas a un rol. Esto permite hacer las mezclas funcionales de perfiles por proceso más adecuadas para el mejoramiento de la gestión.

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Cabe anotar que las competencias que en este manual se presentan fueron construidas tomando como base las competencias genéricas básicas desde el deber ser de los procesos, complementadas con las especificidades propias de cada uno de los funcionarios que desarrollan actividades relacionadas con el régimen subsidiado en el municipios. Con cada uno de ellos se realizó la identificación, validación y autoevaluación tanto de sus competencias actuales como de las requeridas para las funciones que desarrollaban, mediante sesiones individuales y talleres colectivos que permitieron la estandarización final incluida en este manual. El análisis de competencias permite a la organización determinar: • • • • • • •

El valor del trabajo con respecto a otros trabajos con base en su relativa dificultad y/o complejidad. Planeación de recurso humano basada en competencias frente a necesidades actuales y futuras. Procesos de selección de personal basado en competencias. Estándares para realizar una evaluación del desempeño del trabajador frente a las competencias que hacen efectivo su trabajo. Planes de carrera basados en la evaluación del trabajador frente a las competencias requeridas. Inversiones enfocadas de entrenamiento. Diseño de los cargos, de tal forma que las actividades contribuyan a un flujo de trabajo sin problemas y a un ritmo productivo.

ü

Para el trabajador:

• •

Clarifica las expectativas del trabajo. Provee herramientas prácticas para optimizar la efectividad en el rol o cargo Facilita el pensamiento realista y el planeamiento del desarrollo de carrera. Apoya un ambiente de aprendizaje continuo

• •

Esta compilación de herramientas nos permiten construir una visión sistémica como entidad con tres componentes básicos: el trabajador, la organización del trabajo y el trabajo. El propósito principal de este sistema interrelacionado es lograr la productividad junto con los propósitos subsidiarios de la eficiencia, la efectividad y el crecimiento.

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2

FOCALIZACIÓN

2.1 D e f i n i c i ó n Con la reforma descentralizadora se faculta a las administraciones municipales para otorgar los subsidios a la demanda para la población de menores recursos i. La entrega del subsidio se hace con base en la focalización, la cual se define como el proceso por el cual se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable. El proceso general establecido por la norma para la realización de la focalización, determina en primera instancia, la identificación de la población a través de la focalización geográfica, contemplando aquellas zonas clasificadas como de estrato socioeconómico 1 y 2 del DANE. Posteriormente, en dichas zonas se aplicaría la encuesta SISBEN para identificar a los potenciales beneficiarios. Así se establece el mecanismo de focalización por barrido, en el que el municipio de manera directa o subcontratada determina las zonas prioritarias y organiza operativos para que, vivienda por vivienda se recolecte información sobre la situación socioeconómica de las familias y de los individuos. A raíz de las diversas demandas de la población, principalmente de aquellos no residentes en los estratos 1 y 2 o que siendo residentes no fueron encuestados o aún siendo encuestados no quedaron incluidos en la lista de potenciales beneficiarios por error u omisión de información, la Corte Constitucional, a través de diversas sentencias ratifica el derecho de la población de solicitar la aplicación del instrumento, con lo cual se institucionaliza El mecanismo de focalización por Demanda, en el que los individuos de manera directa solicitan a las entidades responsables de la administración del SISBEN la visita a su residencia para la aplicación de la encuesta. Esta estrategia presenta en realidad tres vías de demanda, las que hemos denominado así: la demanda natural, la demanda jurídica y la demanda marginal. La demanda natural que se configura cuando el individuo de manera directa tramita la solicitud de aplicación ante la entidad (o entidades) encargada de la aplicación de la encuesta en los entes territoriales, en la cual se determina un sistema de turno para su aplicación. La demanda jurídica, a través del uso de mecanismos como la tutela o el derecho de petición, en las cuales existen tiempos perentorios determinados en el primer caso por el fallo del juez y en el segundo caso por las normas generales. La demanda marginal, derivada de la urgencia y condición de salud de la población, recepcionada principalmente en las direcciones locales de salud y/o en los hospitales públicos, en la que por lo general se diligencia una encuesta socioeconómica o el denominado "presisben". Estas estrategias se constituyen en el subproceso de entrada del proceso de focalización, dentro del cual se identificaron otros subprocesos como: la planeación de la focalización, aplicación de encuestas, Sistematización y depuración de base de datos, y auditoría de la focalización.

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2.2 M a r c o r e g u l a t o r i o Las principales normas que hacen referencia al proceso de focalización se presentan en el siguiente cuadro: Cuadro 2. Marco regulatorio proceso de focalización

N N oo rr m m aa Acuerdo 041/96

Grupo Grupo Pob Poblacional lacional EE nn tt ii dd aa dd ee ss R R ee ss pp oo nn ss aa bb ll ee ss aa FF oo cc aa ll ii zz aa rr Población Direcciones departamentales junto migratoria con los gremios agrícolas

FF uu nn cc ii oo nn ee ss

Instrumentos Instrumentos yy mecanismos mecanismos

Identificación de población

Listados censales

Acuerdo 077/97

Artistas

Consejos territoriales de cultura

Identificación de los artistas, autores y compositores

SISBEN

Acuerdo 077/97

Discapacitados

Municipio a través de la autoridad o institución que determine el alcalde

Identificación y certificación

Expedición de certificación de su condición

Acuerdo 077/97 Resolución 219/99

Indígenas

El gobernador del Cabildo

Elaborar y entregar a los alcaldes el listado censal.

Formato especial de registro definido en la resolución

Acuerdo 077/97 Ley 82 de 1993

Mujeres cabeza de familia

Municipio a través de la autoridad o institución designada por el alcalde

Identificación y certificación

Según parámetros de la Ley 82 de 1993, Art. 2

Acuerdo 077/97

Mujeres embarazadas

Municipio a través de la entidad que determine el Alcalde

Identificación y certificación

Acuerdo 077/97 Resolución 219/99 Acuerdo 077/97 Resolución 219/99

Acuerdo 077/97

Población indigente Población infantil abandonada. Poblaciones de divisiones departamentales que no son municipios

Administración municipal. ICBF Gobernadores de los departamentos en coordinación con las autoridades indígenas

Ministerio del Interior Acuerdo 138/99

Desmovilizados Secretaría para la reinserción de la red de solidaridad Social

Ley 509/99 Decreto 47/00 (otorga derecho a servicios de salud como afiliados prioritarios del régimen subsidiado) Acuerdo 176/2000

Ministerio de Salud Núcleo familiar de las Madres comunitarias del ICBF

ICBF

Responsable de identificar a la población indigente Responsable de identificar a la población beneficiaria Identificación, selección y priorización Elaborar los listados oficiales de la población desmovilizada y remisión a la Secretaría para la reinserción de la Red de Solidaridad Social Encargada de realizar la identificación y selección de la población beneficiaria para el régimen Determina el número de cupos por entidad territorial e informa a cada una de ellas

Identificar a los beneficiarios

Expedición de Certificación de su condición Autorización del Alcalde Formato especial según resolución Formato especial establecido en la Resolución. SISBEN o Listados censales según tipo de población especial

Listados censales

Listados censales

Listado Censal

2.3 L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e f o c a l i z a c i ó n La línea base del proceso de focalización se construyó a partir de los siguientes subprocesos: P l a n e a c i ó n d e l a f o c a l i z a c i ó n : Actividades que se desarrollan para identificar las necesidades de focalización y determinar las estrategias para satisfacerlas de acuerdo a los recursos disponibles y a las particularidades del municipio.

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S e l e c c i ó n y c o n t r a t a c i ó n d e e n c u e s t a d o r e s : Actividades que buscan establecer un proceso técnico de selección y contratación de encuestadores que responda a los requerimientos establecidos dentro del plan de focalización del año. A t e n c i ó n d e s o l i c i t u d e s d e a p l i c a c i ó n d e e n c u e s t a : Mecanismo desarrollado por el municipio para canalizar las solicitudes de aplicación de encuesta a las personas, la cuales se pueden dar por solicitud directa del interesado, a través de un derecho de petición o una acción de tutela o ser dirigidas por una IPS para casos de urgencia en salud de personas que no han sido clasificados a través del SISBEN. A p l i c a c i ó n d e e n c u e s t a s : Como su nombre lo indica en este subproceso se desarrollan las actividades necesarias para dar aplicación efectiva de la encuesta SISBEN. S i s t e m a t i z a c i ó n y d e p u r a c i ó n d e b a s e d e d a t o s : En este subproceso se han incluido las actividades de ingreso de información, depuración y actualización de la base histórica. A u d i t a r f o c a l i z a c i ó n : Subproceso en el que se busca garantizar que el proceso de focalización que responda a parámetros de calidad en su desarrollo y en el tipo de información procesada. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 1. Diagrama 1. Línea base del proceso de focalización

Clientes

Solicitudes de otras fuentes

Selección y contratación de encuestadores

Solicitudes ingresadas

Planeación de focalización

Atención de solicitudes de encuesta

Nivel Central

Solicitudes ingresadas Base de solicitudes

Base de datos actualizada Institucionesd el orden social Sistematización y depuración de base de datos

Solicitudes

Población Encuestadores

Solicitudes

Población del municipio

Recursos disponibles

Proveedores •Nivel Central, Nación, Departamento, Municipio •Población del territorio Input •Solicitudes de aplicación de encuestas directas •Acciones de tutela •Derechos de petición

Impresión de ficha y/o certificado

Encuestas Aplicación de aplicadas encuestas

Auditar focalización Ajustes

Aplicación de encuestas

•Instituciones del orden social del municipio •Población del municipio Output •Impresión de ficha histórica o certificado de puntaje obtenido •Base de datos de personas focalizadas (base histórica)

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2.3.1 P l a n e a c i ó n d e l a f o c a l i z a c i ó n FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Determinar el plan operativo del año para el proceso de focalización, identificando los requerimientos necesarios frente a Objetivo: las necesidades establecidas o proyectadas de acuerdo a los recursos disponibles. Alcaldía, Unidad SISBEN, Secretaría de planeación, Secretaría de Salud, Secretaría de Educación, Secretaría de Dependencias y cargos que Vivienda. intervienen Alcalde, Secretarios de despacho. Las estimaciones pueden no ser consistentes, es decir, pueden verse sobredimensionadas o por el contrario subdimensionadas. Riesgos El presupuesto puede no ser aprobado por el Concejo Municipal. No disponer oportunamente de las partidas requeridas. Elaborar actas de las reuniones que se desarrollen para determinar el plan de acción. Realizar seguimiento de la ejecución del plan de acción para establecer los ajustes a los que haya lugar y se puedan Medidas y políticas de realizar. autocontrol Mantener los registros históricos de las solicitudes de encuesta por tipo de mecanismo, con el objeto de permitir estimaciones más consistentes. Registro de solicitudes del periodo anterior Base documental y de Presupuesto del municipio. soporte Plan de acción del proceso de focalización.

1

Estimar o establecer la demanda del periodo

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Unidad SISBEN

2

Determinar requerimientos

Jefe SISBEN/ Unidad SISBEN

3

Establecer plan de acción

Jefe SISBEN/ Unidad SISBEN

4

Establecer presupuesto

Secretario de planeación/ Secretaria de planeación

5

Iniciar ejecución del plan de acción

Jefe SISBEN/ Unidad SISBEN

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Los encargados de planear el proceso de focalización del año (Alcalde, Secretario de planeación, Jefe SISBEN, Secretarios de despacho) establecen o estiman según sea el caso la demanda de encuestas para aplicar durante el año. Una vez se establecen las necesidades de aplicación de encuestas y los recursos económicos disponibles se determina los requerimientos específicos como son: número de encuestadores, equipos de sistematización de datos, papelería o en su defecto los requisitos para desarrollar un proceso licitatorio de contratación de empresas encuestadoras especializadas. De igual manera se determina la operatización del proceso en lo posible a través de una combinación de aplicación de encuestas por demanda y barridos sectorizados. Con los requerimientos definidos se establece el plan de acción del proceso en el cual se identifican los recursos y actividades a desarrollar en las diferentes etapas de su ejecución. El plan de acción de focalización y sus costos se incorporan al presupuesto anual del municipio, el cual es concertado con la Alcaldía, Planeación Municipal y Secretaría de Hacienda para su presentación ante el Concejo Municipal donde finalmente es aprobado. Este plan de acción puede contemplar la aplicación de encuestas por barrido o demanda según las necesidades del municipio. Una vez el presupuesto es aprobado por el Concejo se inicia la ejecución del plan de acción en todos los componentes que lo conforman como son: selección y contratación de encuestadores, atención de solicitudes, aplicación de encuestas y auditoría de la focalización.

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2.3.2 S e l e c c i ó n y c o n t r a t a c i ó n d e e n c u e s t a d o r e s Objetivo Dependencias intervienen Riesgos Medidas y autocontrol

y

cargos

que

políticas

de

Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Establecer un procedimiento técnico de selección y contratación de encuestadores Secretaría de planeación, Oficina SISBEN Secretario de planeación, Jefe SISBEN La selección y contratación de los encuestadores puede verse afectada por intereses políticos y clientelismo. Definir las políticas de selección y contratación acordes con el perfil de competencias, manual de funciones y responsabilidad civil. Hojas de vida. Autorización para selección de encuestadores. Oficio remisorio de encuestadores seleccionados para contratación. Resultados de evaluación. Contratos. Cartillas DNP. FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

1

Realizar invitación a capacitación para selección de encuestadores

Secretario Planeación / Secretaría de planeación

Mediante la publicación en las carteleras de la entidad y/o en los medios de divulgación escrita del municipio, se invita a las personas interesadas en ser encuestadoras a presentar sus respectivas hojas de vida y a participar en la capacitación

2

Recepcionar hojas de vida

Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Oficina SISBEN

Recibe las hojas de vida presentadas por los interesados.

3

Estudiar hojas de vida

Jefe SISBEN/ Unidad SISBEN

Estudia las hojas de vida, descartando las que no cumplen con los requisitos exigidos.

4

Realizar capacitación

5

Realizar evaluación

6

Seleccionar encuestadores

7

Realizar contratación

Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Oficina SISBEN Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Oficina SISBEN Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Oficina SISBEN Secretario Planeación, Jefe SISBEN/ Secretaría de planeación, Oficina SISBEN

Los solicitantes que cumplen con los requisitos son capacitados el diligenciamiento y manejo de la ficha de clasificación socioeconómica Al finalizar cada una de las sesiones de capacitación se realiza una evaluación de los temas tratados y se realiza una prueba de campo. Se clasifican los puntajes obtenidos en las evaluaciones y se seleccionan entre los interesados, los que mayor puntaje hayan obtenido. Dirige a la Alcaldía la solicitud de contratación de los encuestadores seleccionados, para lo cual previamente se debe contar con la respectiva disponibilidad presupuestal.

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2.3.3 A t e n c i ó n d e s o l i c i t u d e s d e a p l i c a c i ó n d e e n c u e s t a s FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Canalizar las solicitudes de aplicación de encuestas o reencuestas realizadas por la población ya sea por solicitud verbal, respaldada por un derecho de petición o una acción de tutela o dirigida por una IPS para casos de atención de urgencias en salud de usuarios no identificados previamente.

Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen

Riesgos

Medidas políticas autocontrol

y de

Base documental y de soporte

N N oo

1

2

Secretaría de Planeación, Oficina SISBEN, Hospitales o Centros de Salud del Municipio. Jefe SISBEN La información suministrada por el solicitante puede no ser veraz. El ingreso de la solicitud al sistema o listado (según sea el caso) puede presentar errores que dificulten la aplicación posterior de la encuesta. El tiempo entre la recepción de la solicitud y la aplicación de la encuesta puede afectar la vigencia de la información inicialmente entregada por el solicitante (alta movilidad de los solicitantes). Priorizar la aplicación de encuestas a casos de urgencias que no lo ameriten y por lo tanto ir en contravía del principio de igualdad en la atención de las demás solicitudes de encuesta. Susceptibilidad de quejas y reclamos ante las autoridades de vigilancia y control. Realizar selección adversa de riesgo y desconfigurar el equilibrio del seguro. Verificar la autenticidad de los documentos presentados por el solicitante. Mantener actualizada la base de solicitudes de encuesta. Establecer un máximo (8 días ) para la programación y aplicación de encuestas. Derechos de petición. Acciones de tutela. Fotocopia del documento de identidad del solicitante. Recibo de pago de un servicio público. Oficio de respuesta.

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Recibir solicitud y verificar requisitos Verificar solicitante en Base Histórica.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

3

Imprimir ficha o certificado y entregar al solicitante.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

4

Ingresar al sistema y/o al listado de solicitudes.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

5

Informar al solicitante la fecha aproximada de aplicación.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

6

Direccionar solicitud indirecta

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

7

Remitir tutela o derecho de petición

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

8

Recibir y estudiar tutela o derecho de petición.

Secretario de planeación/ Secretaría de planeación

9

Continuar proceso normal de atención de solicitudes.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Recibe la solicitud de aplicación de encuesta, la cual puede ser verbal, estar respaldada por un derecho de petición, una acción de tutela o ser dirigida por una IPS cuando se trata de un caso de urgencia de salud. El encargado verifica que el solicitante presente fotocopia del documento de identidad y recibo de pago de un servicio público perteneciente al domicilio en que reside. Verifica en la base histórica que efectivamente el solicitante no haya sido encuestado y determina: Pasar a la actividad 3 si el solicitante está encuestado y no solicita reencuesta. Pasar a la actividad 4 si el solicitante no está encuestado o se trata de una solicitud de reencuesta. Imprime la ficha o diligencia un formato que certifique el puntaje y se lo entrega al solicitante. Si la solicitud es realizada por una IPS se le remite la impresión de la ficha o el certificado de puntaje registrado en la base histórica. Fin del subproceso. Ingresa en el sistema o en el listado de solicitudes, según sea el caso, los datos personales del solicitante como son nombre, apellido, documento, dirección de residencia, y determina: Pasar a la actividad 5 si la solicitud es realizada de manera verbal directamente por el solicitante. Pasar a la actividad 6 si la solicitud no es realizada de manera verbal directamente por el solicitante. Informa al solicitante la fecha en que aproximadamente se le aplicará la encuesta y en lo posible entrega certificado de turno. Pasa al subproceso de APLICACIÓN DE ENCUESTAS. Direcciona la solicitud cuando se trata de un derecho de petición, una acción de tutela o una solicitud dirigida por una IPS para lo cual determina: Pasar a la actividad 7 si se trata de un derecho de petición o una acción de tutela. Pasar a la actividad 12 si se trata de una solicitud dirigida por una IPS. Remite el derecho de petición o la acción de tutela al funcionario que haya sido asignado para esta actividad. Estudia el caso y dentro de los términos de ley (20 días para los derechos de petición y el plazo que haya fijado el juez para las acciones de tutela), establece: Pasar a la actividad 9 si no es necesario o posible la aplicación prioritaria de la encuesta. Pasar a la actividad 10 si el caso amerita la aplicación prioritaria de la encuesta SISBEN. N N oo tt aa :: la prioridad en la aplicación de las encuestas se establece cuando existe represamiento en las solicitudes atendidas y el derecho de petición o la acción de tutela obligan a dar celeridad al trámite. Si al estudiar el derecho de petición o la acción de tutela se determina que para darle respuesta, no es necesario o posible realizar la encuesta de manera prioritaria, el encargado del SISBEN continua con el proceso normal de atención de solicitudes. Pasa a Subproceso aplicación de encuestas y a actividad 11.

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario de planeación/ Secretaría de planeación Secretario de planeación/ Secretaría de planeación

10

Programar aplicación prioritaria de encuesta por derecho de petición o tutela

11

Elaborar respuesta a derecho de petición o tutela.

12

Revisar la pertinencia de la urgencia.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

13

Continuar proceso normal de atención de solicitudes.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

14

Programar aplicación prioritaria.

15

Remitir al hospital el puntaje obtenido

Jefe SISBEN, Secretario de planeación/ Oficina SISBEN Jefe SISBEN, Secretario de planeación/ Oficina SISBEN

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn El encargado de la asignación de encuesta programa la aplicación prioritaria de la encuesta (Pasa a los subprocesos de aplicación de encuestas, sistematización y depuración de base de datos). El encargado de la atención de derechos de petición y acciones de tutela recibe el resultado de la encuesta y elabora el oficio de respuesta respectivo el cual es remitido al usuario o a la autoridad competente. El encargado del SISBEN, o en su defecto el Secretario de Salud, secretario de salud o el funcionario que haga sus veces en el municipio, identifica si en realidad se trata de una urgencia en salud y determina: Pasar a la actividad 12 si no se trata de una urgencia. Pasar a la actividad 4 si realmente se trata de una urgencia. Si el caso reportado como urgencia no amerita una aplicación prioritaria de la encuesta, continua el proceso normal de atención de solicitudes de aplicación de encuesta. Pasa a Subproceso APLICACIÓN DE ENCUESTAS. Se programa al encuestador para que se dirija al domicilio del paciente referido en la solicitud de la IPS y aplique la encuesta (pasa a subprocesos: Aplicación de encuesta, sistematizar y depurar base de datos). Una vez se conoce el puntaje arrojado por el sistema, lo remite al hospital que realizó la solicitud.

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2.3.4 A p l i c a c i ó n d e e n c u e s t a s FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Realizar el proceso de identificación de potenciales beneficiarios de subsidios por medio de la aplicación del instrumento SISBEN

Objetivo: Dependencias cargos intervienen

y Secretaría de planeación municipal, Oficina SISBEN que Encuestador, Auxiliar SISBEN*, Jefe SISBEN

Se puede presentar falsedad en la información reportada en la encuesta por parte del encuestado y/o un mal manejo de las fichas de clasificación socioeconómica por parte del encuestador. Susceptibilidad a quejas y demandas ante las instituciones de vigilancia y control Establecer un plan de realización de los operativos de campo que incluya: Riesgos Capacitación adecuada y suficiente a los encuestadores sobre el uso del instrumento SISBEN y la estrategia de aplicación. (relaciones interpersonales, verificación directa, entrevista) Estrategias de divulgación del proceso que acompañen la aplicación de las encuestas. Un sistema de supervisión y auditoría de la aplicación. Seguir las normas de aplicación de encuestas SISBEN sugerida por el DNP. Comunicar al usuario la fecha y hora en que se le va aplicar la encuesta para que esté pendiente de la visita. Medidas y políticas El encuestador al terminar de obtener la información del núcleo familiar, debe efectuar una revisión de las anotaciones de autocontrol verificando que se obtuvo toda la información solicitada, que no hubo omisiones y que las respuestas fueron registradas claramente y en el espacio adecuado. En casos especiales solicitar el acompañamiento de la veeduría ciudadana. Manual del encuestador DNP. Formulario o Ficha de Clasificación Socioeconómica del SISBEN. Base documental y Listado de encuestas programadas. de soporte Mapas. Encuesta * El auxiliar SISBEN es un cargo que no existe en el municipio.

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

1

Consolidar solicitudes por fuente

Auxiliar SISBEN/ Oficina SISBEN

2

Organizar solicitudes por zona.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

3

Programar encuestadores.

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

4

Avisar de la aplicación de la encuesta

Jefe SISBEN, Auxiliar SISBEN/ Oficina SISBEN

5

6

Dirigirse a domicilio asignado Elaborar constancia de visita

Encuestador/ Oficina SISBEN Encuestador/ Oficina SISBEN

7

Recibir y verificar constancia

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

8

Reprogramar encuesta

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

9

Desactivar solicitud de aplicación

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

10

Diligenciar encuesta

Encuestador/ Oficina SISBEN

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Toma las solicitudes registradas en el sistema o listado de demanda y las consolida con las solicitudes especiales que pueden provenir de instituciones del sector social del municipio e inclusive a nivel central. De igual manera se consolidan con las solicitudes de hospitales que no se identificaron como urgencias reales. Organiza las solicitudes consolidadas por zonas rural o urbana y por barrios y veredas según sea el caso. N N oo tt aa :: Para aplicaciones de encuestas por barrido y de acuerdo a la planeación del proceso de focalización se establece la zona en que se realizará la actividad de campo. De acuerdo con la organización realizada de las solicitudes y a la cantidad de encuestadores disponibles, asigna las encuestas a aplicar para cada encuestador entregando el formato de encuesta y el listado de encuestas a aplicar. Antes de realizar la aplicación de la encuesta se avisa mediante llamada telefónica, carta u otro medio que disponga el municipio, de la fecha exacta en que se realizará la encuesta solicitada. N N oo tt aa 1 1 :: Se pueden definir fechas o días de encuesta especialmente en sectores rurales. N N oo tt aa 2 2 :: Para aplicaciones de encuesta por barrido se debe hacer uso de los medios masivos de comunicación disponibles en el municipio estableciendo los periodos y zonas donde se llevara a cabo Ubica la dirección en el listado y se dirige al domicilio asignado y determina: Pasar a la actividad 6 si en el domicilio asignado no se encuentra un informante calificado. Pasar a la actividad 10 si en el domicilio asignado se encuentra un informante calificado. En caso de no ubicar en la residencia asignada un informante calificado que pueda responder con propiedad la encuesta, se diligencia el formato de constancia de visita para que se reprograma la aplicación. Recibe la constancia de visita y verifica las razones por las cuales no se pudo llevar a cabo la aplicación determinando: Pasar a la actividad 8 si la aplicación de la encuesta es realizable. Pasar a la actividad 9 si la aplicación de la encuesta ya no es realizable porque el solicitante se cambió de municipio o no es posible establecer su domicilio actual. Reprograma la encuesta asignando al encuestador y entregando el formato. El subproceso retorna a la actividad 3. En caso de no ser factible la aplicación de la encuesta, esta se desactiva con el objeto de actualizar la base de solicitudes. N N oo tt aa :: Las solicitudes no deben eliminarse pues el mantener una base histórica de solicitudes recibidas facilita la obtención de estimaciones o proyecciones de demanda esperada. Se identifica como tal y solicita la presencia de un informante calificado, preferiblemente el jefe del núcleo familiar, su esposa(o) o compañero(a) o en su defecto una persona mayor de 18 años perteneciente al núcleo familiar de referencia e inicia la entrevista. Siguiendo el orden de las

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn preguntas del formulario, el encuestador diligencia el formulario marcando con una “X” en la casilla correspondiente las respuestas suministradas por el encuestado y los resultados de la inspección visual de las condiciones socioeconómicas observadas en el domicilio y finalmente le hace firmar el formulario y colocar la huella digital en el espacio correspondiente.

11

12

13

Entregar encuestas diligenciadas. Verificar cumplimiento de encuestas asignadas Revisar diligenciamiento de encuestas realizadas.

Encuestador/ Oficina SISBEN

Entrega las encuestas diligenciadas al auxiliar SISBEN encargado de la supervisión y revisión de encuestas.

Auxiliar SISBEN/ Oficina de SISBEN

Recibe del encuestador las encuestas diligenciadas, verifica el cumplimiento con la asignación realizada.

Auxiliar SISBEN/ Oficina de SISBEN

revisa el diligenciamiento dado a la encuesta y determina: Si la encuesta no está bien diligenciada pasa a la actividad 14. Si está bien diligenciada pasa a la actividad 16.

14

Devolver a encuestador

Auxiliar SISBEN/ Oficina de SISBEN

15

Realizar correcciones.

Encuestador/ Oficina SISBEN

16

Realizar supervisión a la aplicación de encuestas

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

17

Actualizar base de solicitantes

Auxiliar SISBEN/ Oficina de SISBEN

Cuando se detecta un mal diligenciamiento de la encuesta, devuelve la encuesta para que sea corregida por el encuestador. En esta actividad es importante establecer un mecanismo de registro y seguimiento del tipo de errores presentados y el o los encuestadores que los cometen, con el fin de establecer los correctivos que sean necesarios para garantizar la transparencia, calidad y eficiencia del proceso. El encuestador realiza las correcciones a las que haya lugar, de ser necesario se desplaza nuevamente al domicilio del núcleo familiar encuestado. Toma una muestra del 20% del total de encuestas correctamente diligenciadas y verifica en campo la veracidad de la información registrada en las mismas, revisando básicamente las siguientes variables criticas: ingresos, escolaridad, composición del núcleo familiar. Si se encuentran inconsistencias en la información inicialmente registrada se corrigen, se reporta las razones por las cuales fue necesario realizar la corrección y se determinan los correctivos necesarios. Actualiza la base o listado de solicitudes desactivando de la misma las solicitudes que ya han sido atendidas, es decir, que corresponden a encuestas realizadas o aplicaciones anuladas ante la imposibilidad de ser realizadas. Las encuestas avaladas pasan al subproceso SISTEMATIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE BASE DE DATOS

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2.3.5 S i s t e m a t i z a c i ó n y d e p u r a c i ó n d e l a b a s e d e d a t o s Objetivo: Dependencias cargos intervienen

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Mantener actualizadas la base histórica de focalizados a medida que se realiza la aplicación de las encuestas SISBEN. y Secretaría de planeación, Oficina SISBEN. que Secretario de planeación, Auxiliar SISBEN( Administrador SISBEN)

La información registrada en el sistema puede presentar errores de digitación no detectados por el software. Inadecuada administración de la base de datos que implique pérdida en la información o alteración en los datos originalmente registrados. Presencia de virus que afecten el desempeño del software del computador donde está instalada la base de datos. Correr siempre las mallas de validación que dispone el sistema y realizar los ajustes correspondientes. Tener un sistema adecuado de almacenamiento de archivos (sistema de riesgo) Medidas y políticas No utilizar disquetes o información proveniente de otros medios sin haber sido verificada previamente por un programa de autocontrol antivirus. Verificar la base de afiliados del régimen subsidiado contra la del contributivo. Formularios o Fichas de Clasificación Socioeconómica del SISBEN diligenciados. Base documental y Informe del proceso. de soporte Reportes estadísticos generados por el software. Manuales de sistematización ( Cartilla No 5 – DNP) Riesgos

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

1

Verificar ficha en base histórica.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

2

Digitar información.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

3

Validar información.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

4

Realizar correcciones

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

5

6

7

8

9

10

11

Devolver a encuestador para corrección en campo. Subir ficha a base histórica Informar a la población de los resultados. Realizar copia de base de datos actualizada Enviar copia a planeación departamental Remitir copia a instituciones que lo soliciten Elaborar informe del proceso.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN subsidiado Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Verifica por documento de identidad de la ficha (encuesta) en la base histórica e identifica si se existe una ficha de dicho núcleo familiar registrada con anterioridad, ya que puede tratarse de una reencuesta. En este caso se tiene dos opciones: Eliminar la ficha existente e ingresar la información de la encuesta más reciente. Actualizar los datos de la ficha existente Digita la información registrada en el formato de encuesta, en el archivo de edición ante la imposibilidad de modificar directamente el archivo histórico. Cuando la ficha se pasa al archivo histórico se establecen las duplicidades por documento de identidad o por homónimos y al actualizar si todos los datos coinciden con una ficha ya registrada en el sistema se borra la ficha con fecha más antigua. Utiliza las diferentes mallas de validación del sistema y determina: Pasar a la actividad 4 si se puede corregir. Continuar en la actividad 6 si no es necesario realizar correcciones. El encargado de la digitación realiza las correcciones que sean factibles de realizar por efectos de errores de digitación ( no ameritan devolución en campo) y determina: Pasar a la actividad 5 si se requiere corrección en campo. Continuar con la actividad 6 si no se requiere corrección en campo. Cuando las inconsistencias resultan de la información contenida en la ficha socioeconómica diligenciada y se requiere verificación en campo, el administrador del SISBEN devuelve al encuestador para que sea éste el que realice las correcciones (Ver subproceso APLICACIÓN DE ENCUESTAS). Sube la ficha a la base histórica la cual para arroja el puntaje obtenido por el núcleo familiar encuestado Entrega certificado de puntaje y nivel cuando éste es solicitado por el encuestado en la oficina SISBEN( solicitud por demanda) o en los casos en que se han desarrollado barridos, las fichas de los encuestados por esta vía se imprimen y se entregan realizando un nuevo barrido. De igual manera se publican listados de los resultados obtenidos en las instalaciones de la unidad de SISBEN, de la Secretaría de Salud, de la alcaldía y otros sitios públicos del municipio.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

Realiza periódicamente ( se sugiere semanal) copias de la base histórica actualizada.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

Envía una de las copias realizada a planeación departamental para su aval. correspondiente

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

Remite copias de la base de datos a las instituciones del orden social municipal, departamental y nacional que puedan requerirlas.

Administrador SISBEN/ Oficina SISBEN

Cuando es solicitado por las instituciones de vigilancia y control, el encargado del manejo del SISBEN en el municipio realiza el informe del proceso, donde identifica los resultados obtenidos frente a los planeados y los compromisos de ajuste a los que haya lugar. Estos informes son enviados a los solicitantes mediante oficio remisorio y copia de estos y también son archivados en la entidad con el fin de tener información de seguimiento.

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2.3.6 A u d i t a r f o c a l i z a c i ó n Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

1

Planear operativo de campo.

2

Realizar inspección visual

3

Realizar informe de visita de campo

4

Evaluar informe de visita de campo

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Vigilar el correcto desarrollo del proceso de focalización en el municipio. Secretaria de planeación, Oficina SISBEN, Personería, Veeduría Jefe SISBEN; Personero; Veedor Susceptibilidad a quejas y reclamos. Colusión de agentes controladores. Conflicto de intereses. Establecer un protocolo de vigilancia y control del proceso de focalización. Establecer un porcentaje de evaluación de las encuestas realizadas. Tener un manual donde se identifiquen las funciones de los auditores así como sus responsabilidades y los mecanismos sancionatorios. Informes de interventoría. Acta de visita. Listado de verificación de encuestas ( visitas de campo) FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Veedores, Personero/ Veeduría Ciudadana, Personería Encuestador, Veedores, Personero/ Oficina SISBEN, Veeduría Ciudadana, Personería Encuestador, Veedores, Personero/ Oficina SISBEN, Veeduría Ciudadana, Personería

Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Identifican los casos de posibles focalizados que han cambiado su situación socioeconómica o que por sus condiciones económicas no deberían tener derecho a un subsidio y programan la verificación de campo a la que haya lugar. De igual manera se programan operativos de campo periódicos con el fin de detectar casos de cambios en las condiciones socioeconómicas no reportados por la comunidad. Se realiza el operativo verificando visualmente que las condiciones socioeconómicas de los focalizados no hayan variado sustancialmente y no existe la necesidad de repetir la encuesta. Registra en el acta de interventoría las observaciones a las que haya lugar y remiten el informe al jefe de SISBEN Evalúa el informe de la visita de campo entregado para determinar si se actualiza la encuesta, es necesario repetirla o por el contrario no se presenta ninguna situación que implique cambio alguno de la información inicial. Pasa a los subprocesos de sistematización y depuración de base de datos y aplicación de encuestas cuando sea necesario

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2.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de focalización 2.4.1 I n d i c a d o r e s d e p r o d u c t i v i d a d Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

† Uso del recurso por mecanismo de focalización Es el resultado de dividir el total de persona focalizadas por mecanismo de focalización (por demanda, por barrido) entre el total de horas de aplicación de cada uno de los recursos. Uso del recurso i focalización por demanda = Uso del recurso i por barrido =

Total de focalizadas por demanda Horas de recurso i Total de focalizadas por barrido Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura

† Uso del recurso por mecanismo de atención de solicitudes Es el resultado de dividir el total de solicitudes de aplicación de encuesta por mecanismo de atención de solicitudes (directa, por tutelas o derechos de petición, por urgencia en salud) entre el total de horas de aplicación de cada uno de los recursos. Uso del recurso i en atención de solicitudes = directas.

Total de solicitudes recibidas por demanda directa del solicitante Horas de recurso i

Uso del recurso i en atención de solicitudes por Total de solicitudes recibidas a través de derechos de petición o tutelas = tutelas o derechos de petición. Horas de recurso i Uso del recurso i en atención de solicitudes = recibidas por urgencia en salud.

Total de solicitudes recibidas por urgencia en salud Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura

2.4.2 I n d i c a d o r e s d e e f i c a c i a

† Eficacia de los mecanismos de focalización Es el resultado de dividir el número de personas que resultan clasificadas dentro de los niveles 1 y 2 del SISBEN entre el total de personas focalizadas por mecanismo (demanda, barrido). Eficacia focalización por barrido

=

Total de personas clasificadas en nivel 1 y 2 por barrido X 100 Total de personas focalizadas por barrido

Eficacia focalización por demanda

=

Total de personas clasificadas en nivel 1 y 2 por demanda X 100 Total de personas focalizadas por demanda

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2.4.3 C o s t o u n i t a r i o Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos Costo total del proceso de focalización Número de personas focalizadas

Costo unitario focalización =

Costo unitario atención de solicitudes de Costo total del subproceso de atención de solicitudes de aplicación de encuestas = aplicación de encuestas Número total de solicitudes de aplicación de encuestas atendidas Costo unitario subproceso de selección y = contratación de encuestadores

Costo total del subproceso de selección y contratación de encuestadores Número total encuestadores contratadados

2.5 Perfiles por competencias básicas para el proceso de focalización 2.5.1 P e r f i l d e l p r o f e s i o n a l d e f o c a l i z a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Elaborar plan operativo para la focalización según demanda de encuesta, dar respuesta a solicitudes • Recibir y estudiar derechos de petición y acciones de tutela según norma. • Definir en términos de ley la priorización en la aplicación de la encuesta. • Elaborar respuesta de petición a tutela • Enviar respuesta al usuario o a la autoridad competente • Programar encuestadores y verificar proceso de encuesta • Selección y contratación de encuestadores • Capacitación de encuestadores • Generar actas e informes del proceso • Verificar cumplimiento en las metas y calidad en la realización del proceso.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Manejo de datos pertinentes para la planeación de la focalización. • Conocimiento del marco legal: Ley 100 de 1993. • Conocimientos jurídicos de derechos de petición y acciones de tutela, normatividad • Diseño y programación de operativos de campo. • Conocimiento de procesos de selección y contratación. • Técnicas de encuesta y recolección de datos. • Conocimiento y manejo de formularios propios del sistema y generación de informes.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll

• Orientado al resultado: siempre se mantiene concentrado en los objetivos a alcanzar, superando las metas con éxito

• Plan de focalización del año.

• Oportuna toma de decisiones: Toma decisiones oportunamente, a veces sin contar con toda la información necesaria, cuando hay plazos fijos y bajo gran presión. Puede tomar decisiones rápidamente, predisposición a la acción. • Dirección de personal: sabe establecer directrices claras, distribuye adecuadamente el trabajo, mantiene un dialogo recíproco sobre las tareas y los resultados obtenidos.

• Solicitudes de aplicación de encuestas atendidas. • Informe anual de focalización.

Variable Variable de de desempeño desempeño Total de encuestas realizadas X100 Total de encuestas planeadas Total de encuestas solicitadas Total de encuestas realizadas

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2.5.2 P e r f i l t é c n i c o f o c a l i z a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recepción y verificación de requisitos y solicitudes

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Conocer requisitos de régimen subsidiado.

• Verificar bases de datos históricas.

• Manejo de bases de datos, cruce de información entre bases

• Digitar información de encuestas. • Actualizar bases de datos. • Elaborar e imprimir fichas de certificación de puntaje. • Remitir derechos de petición

• Manejo de documentación y registros propios de régimen subsidiado. • Digitación.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Buena distribución del tiempo y planeación: emplea su tiempo de manera eficiente, sabe distribuir su tiempo eficazmente concentrando sus esfuerzos en las prioridades. Determina la duración y dificultad de las tareas. • Relaciones interpersonales: se relaciona bien con todo tipo de personas, ya sean superiores, pertenecientes o no a la organización.

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll

Variable Variable de de desempeño desempeño

• Bases de datos actualizadas • Reportes para entidades que lo soliciten.

# de encuestas ingresadas # total de encuestas realizadas en el periodo.

# de reportes entregados Total de reportes solicitados

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3

SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN

3.1 D e f i n i c i ó n La selección y priorización de población, consiste en el proceso por el cual, de la población focalizada, se seleccionan aquellos con el puntaje de nivel 1 y 2 o bien de los grupos especiales identificados por listado censal, aquellos que se constituyen en potenciales beneficiarios del régimen. La priorización es el proceso por el cual de acuerdo con la capacidad de recursos del municipio y el valor de la UPC-S vigente se determinan los cupos para afiliación al régimen, y, con base en los parámetros de Ley se establece quiénes de los potenciales beneficiarios deben ser prioritarios para ser afiliados del régimen subsidiado. Aunque el proceso mismo de focalización se constituye ya en un mecanismo que condiciona el acceso al régimen subsidiado, también lo son los criterios con los cuales dentro del grupo de focalizados se determina la prioridad para ingresar al régimen subsidiado. Dado que la afiliación a los servicios de salud se ha considerado como un servicio programático, es decir, sujeta a los planes de gobierno y a la capacidad de financiación, la clasificación solamente determina la potencialidad de afiliado, pero dentro de este grupo se han establecido criterios con los cuales son asignados “los cupos” para ingresar como afiliados al régimen subsidiado. Estos cupos son definidos con base en los recursos disponibles en el municipio para la cobertura del régimen así como el valor de la unidad de pago por capitación vigente, la inclusión progresiva de diferentes grupos poblacionales y los criterios para su priorización, muestra la diversidad de parámetros que pueden ser utilizados por los administradores del régimen en el ámbito territorial. En términos generales prevalece la condición de priorización según el nivel de SISBEN, particularmente 1 y 2. Dentro de este grupo de población es que se analizan otros parámetros cuando la disponibilidad de cupos restringe la inclusión total de las personas ubicadas en este rango de clasificación. En la selección y priorización de población se identifican dos estrategias: por ampliación de cobertura o por cupos disponibles en las ARS (Véase figura 3). La primera se presenta cuando se tienen los recursos para realizar afiliación de manera masiva al régimen y la segunda cuando se presentan novedades en las ARS como: fallecimientos, no carnetizados o retiros por ingreso al contributivo, o retiros por no acreditación del documento de identificación.

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3.2 M a r c o r e g u l a t o r i o Las principales normas que hacen referencia al proceso de selección y priorización se muestran el siguiente cuadro: Cuadro 3. Marco regulatorio proceso de selección y priorización

N N oo rr m m aa

La Ley 100 de 1993, artículo 157

Acuerdo 009/94 del CNSSS

Acuerdo 23/95 del CNSSS

G G rr uu pp oo ss pp rr ii oo rr ii tt aa rr ii oo ss pp aa rr aa rr ee cc ii bb ii rr ss uu bb ss ii dd ii oo ss Las madres durante el embarazo, parto y posparto y período de lactancia Las madres comunitarias, las mujeres cabeza de familia Los niños menores de un año, los menores en situación irregular Los enfermos de Hansen, las personas mayores de 65 años Los discapacitados, los campesinos, las comunidades indígenas Los trabajadores y profesionales independientes: artistas y deportistas, toreros y sus subalternos, periodistas, maestros de obra de construcción, albañiles, taxistas, electricistas, desempleados y demás personas sin capacidad de pago Población de los municipios de altas necesidades básicas insatisfechas y alta pobreza, entre los que se les debe dar prioridad a los municipios de la órbita del Fondo de Solidaridad y Emergencia definidos por el CONPES, así como las zonas marginadas de las grandes ciudades Grupos prioritarios: Las madres en embarazo, parto, post parto. Los menores de un año. Los ancianos. Personas identificadas por SISBEN en los niveles 1 y 2 (preferencialmente el nivel 1) Personas sin capacidad de pago de los municipios 5 y 6 incluidas en el listado censal Grupos prioritarios: Grupo materno infantil. Población rural. Población indígena.

El Acuerdo 28/96 del CNSSS

La población que al 31 de diciembre de 1995 se encontraba afiliada a las Empresas Solidarias de Salud y a las Direcciones Seccionales de Salud cuando actuaron como EPS transitorias

Acuerdo 32/96 del CNSS

Determina que la prelación para la asignación de los subsidios estaría dada a los afiliados a las ESS clasificados en los niveles 1 y 2 del SISBEN y que en la afiliación deberá incorporarse a todos los miembros del núcleo familiar.

Acuerdo 077/97del CNSSS

Grupos prioritarios: Población del área rural. Población indígena. Población urbana. Criterios de priorización en cada grupo: Mujeres en estado de embarazo y niños menores de 5 años. Población con limitaciones físicas, psíquicas y sensoriales. Población de la tercera edad. Mujeres cabeza de familia. Demás población pobre y vulnerable. Define como grupos prioritarios los denominados grupos Especiales::

Decreto 806/98 Ministerio de Salud

Acuerdo 138/99 del CNSSS Acuerdo 145/99 del CNSSS Acuerdo 176/2000 del CNSSS

Población Migratoria y sus núcleos familiares (según Acuerdo 41/96) Indígenas, a la población infantil abandonada, a los indigentes, a los artistas, autores y compositores (según Acuerdo 077/97)

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

Define los grupos prioritarios, sin embargo, no establece un orden predeterminado

Dos niveles: 1)

2)

Prioridad regional para los municipios con mayor índice de NBI Condiciones de vulnerabilidad específica

Dos niveles: 1) Personas focalizadas por SIBEN o listado censal 2) Dentro de ellas por condiciones de vulnerabilidad o pobreza en un orden específico. Ratifica el derecho de pertenencia al régimen para la población que fue afiliada mediante el programa de empresas solidarias Condiciona la permanencia en el régimen de los afiliados a las ESS, a la aplicación del SISBEN y su clasificación en niveles 1 y 2.

En dos niveles: primero por grupos poblaciones y dentro de ellos por condiciones de vulnerabilidad

Debido a condicionantes sociales, culturales, de orden público y político administrativo, se incluyeron como potenciales beneficiarios y grupos prioritarios las denominadas poblaciones especiales

Define como población Especial a los desmovilizados Población residente en zonas que no tienen categoría de municipio, que no reciben transferencias de ICN y dependen política y administrativamente del Departamento. Miembros del núcleo familiar de las madres comunitarias Los menores de 6 años a cargo del ICBF Demás potenciales beneficiarios según Acuerdo 077/97

Prioritarios en cuanto a los recursos de las Cajas de Compensación familiar.

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3.3 L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e s e l e c c i ó n y p r i o r i z a c i ó n La línea base del proceso de Selección y priorización se construyó a partir del comportamiento que el proceso toma cuando en el municipio se desarrollan o no procesos de contratación por ampliación de cobertura. La línea base del proceso se observa en el diagrama 2. Diagrama 2. Línea base del proceso de Selección y priorización

Proveedores •Unidad del SISBEN del municipio •Instituciones del orden social del municipio o de Nivel central (Población especial) Inputs •Base de datos SISBEN •Listados censales (Población especial)

Población especial

Focalización

Listados Censales

Base de datos SISBEN Selección por niveles 1 y 2 Listado de seleccionados

¿Existe ampliación de cobertura?

Si

Aplicar estrategia “Priorización por ampliación de cobertura”

No Auditoria de Novedades

Clientes •Población priorizada •Proceso de afiliación y contratación

Aplicar estrategia: “Priorización por Cupos cupo de novedades” disponibles en ARS Listados Censales Población especial

Priorizados

Priorizados

Afiliación y contratación

Output •Listado de priorizados para contratación o asignación de cupos disponibles

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Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo 1 2

3

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Establecer de la población focalizada los potenciales beneficiarios del subsidio de salud de acuerdo con las condiciones de priorización vigentes, los recursos disponibles en el municipio y los cupos disponibles en las ARS. Secretaría de salud, Oficina SISBEN. Coordinador del régimen subsidiado, Secretario de salud, Jefe SISBEN. Inconsistencias en la información de los listados censales de población especial. Susceptibilidad a quejas y demandas ante las autoridades competentes. Manipulación de la base de datos. Mantener actualizada la base de datos de encuestados, y que esta pueda ser consultada con facilidad para comprobar el derecho adquirido. Publicar listados de potenciales beneficiarios. Conformar comités de vigilancia en la asignación de cupos de afiliación al régimen subsidiado. Tener el manual de funciones donde se identifique la responsabilidad civil y los mecanismos sancionatorios a los administradores de la base de datos Base de datos de focalizados. Listados censales (población especial) Listado de priorizados.

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Solicitar listado o base de datos de focalizados Elaborar y remitir base de datos solicitada Recibir y verificar base de datos de focalizados clasificados.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario de salud / Secretaría de salud Jefe SISBEN/ Oficina SISBEN Secretario de salud, Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de salud

4

Consolidar clasificación con listados de población especial.

Secretario de salud / Secretaría de salud

5

Verificar presupuesto y establecer cupos disponibles.

Secretario de salud / Secretaría de salud

6

Establecer cupos disponibles en la ARS.

Secretario de salud / Secretaría de salud

7

Verificar criterios de priorización vigentes.

Secretario de salud, Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de salud

8

Elaborar listado de beneficiarios priorizados.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de salud

9

Informar a la población.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de salud

Generar informe del proceso.

Secretario de salud / Secretaría de salud

10

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Solicita al Jefe SISBEN un listado o base de datos con los focalizados clasificados por niveles 1 y 2 y zonas rural y urbana. Elabora el listado o base de datos en las condiciones solicitadas y las remite a la secretaría de salud. Reciben el listado o base de focalizados actualizada y clasificada por niveles y zonas, verificando que dicha clasificación se encuentre en los mismos términos en los que se solicitó. Consolida la base de focalizados clasificados, con los listados censales de población especial que sean recibidos en el municipio como son: población indígena, desmovilizados entre otros y establece: Pasar a la actividad 5 si la priorización se desarrolla para una contratación por ampliación de cobertura. Pasar a la actividad 6 si la priorización se desarrolla durante la ejecución del contrato (novedades) Cuando la priorización se desarrolla antes de un proceso de afiliación y contratación y en éste ultimo existe una ampliación de cobertura, revisa el presupuesto disponible (el cual ha sido establecido con anterioridad por el CNSS) y lo divide entre el valor de la UPC-S vigente estableciendo el número de nuevos cupos que se pueden asignar y por lo tanto el número de personas a priorizar. Después de estudiar el informe de novedades del periodo correspondiente, el secretario de salud establece el número de cupos de afiliados no encontrados que puedan ser nuevamente asignados (primer informe de novedades o carnetización a treinta días) o que por efectos de las novedades reportadas (informes bimestrales de novedades) se encuentran disponibles como lo son traslados al régimen contributivo, traslados de municipio, fallecimientos de afiliados o por no acreditación del documento de identidad (Ver Subproceso INTERVENTORÍA DE NOVEDADES) Verifican los criterios de priorización vigentes, para seleccionar de la base de datos consolidada, a los potenciales nuevos afiliados al régimen subsidiado teniendo en cuenta los cupos disponibles establecidos. N N oo tt aa :: Para la distribución de los cupos disponibles por novedades en los términos anteriormente descritos, se tiene como primer criterio de adjudicación los nacimientos también reportados como novedades del periodo. Una vez se aplican los criterios de priorización, el coordinador del régimen subsidiado elabora el listado de los beneficiarios priorizados resultantes. Pasa a subproceso de afiliación y contratación. Publica en las instalaciones de la entidad, alcaldía y otras instituciones del orden social del municipio o lugares de acceso público el listado de priorizados. De igual manera se utilizan los medios de comunicación masivos disponibles en el municipio. También se puede informar por comunicación directa a los nuevos beneficiarios del subsidio o por medio de las juntas de acción comunal. Elabora el informe del proceso periódicamente (se sugiere bimensualmente cuando se realiza priorización por cupo de novedades) y/o cuando le sea solicitado por las instituciones de vigilancia y control.

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3.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de Selección y

priorización 3.4.1

Indicadores de productividad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

† Uso del recurso por estrategia de priorización Es el resultado de dividir el total de personas priorizadas (por ampliación de cobertura, o por cupo de novedades) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos. Uso del recurso i priorización por ampliación de cobertura Uso del recurso i priorización por cupo de novedades

=

Total de priorizados por ampliación de cobertura Horas de recurso i

=

Total de focalizadas por cupo de novedades Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

3.4.2

Indicadores de eficacia

† Eficacia de las estrategias de priorización Es el resultado de dividir el número de personas por cada estrategia que fueron carnetizadas por el total de personas priorizadas por estrategia ampliación de cobertura o cupo de novedades Eficacia priorización por Total personas priorizadas por amplia ción de cobertura reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 = ampliación de cobertura Total de priorizados por ampliación de cobertura Eficacia priorización por Total personas priorizadas por cupo de novedades reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 = cupo de novedades Total de personas priorizadas por cupo de novedades

3.4.3

Costo unitario

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos Costo unitario Selección y priorización (Total)

=

Costo total del proceso de Selección y priorización Número total de personas priorizadas

Costo unitario selección y priorización por ampliación de cobertura

=

Costo de priorización por estrategia de ampliación de cobertura Número de personas priorizadas por estrategia de ampliación de cobertura

=

Costo de priorización por estrategia de cupo de novedades Número de personas priorizadas por estrategia de cupo de novedades

Costo unitario selección y priorización por cupo de novedades

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3.5 P e r f i l e s d e c o m p e t e n c i a s b á s i c a s p a r a e l p r o c e s o d e s e l e c c i ó n y

priorización 3.5.1 P e r f i l d e l p r o f e s i o n a l d e s e l e c c i ó n y p r i o r i z a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss ((¿¿Q Quuéé ddeebbee hhaacceerr??)) • Verificar presupuesto y cupos disponibles para asignarlos. • Informar a la población la lista de las personas priorizadas • Verificación de listados de población inicial.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Asignación de presupuestos

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll

V V aa rr ii aa bb ll ee dd ee dd ee ss ee m m pp ee ññ oo

• Listado de priorizados.

# De días entre la fecha de entrega de clasificados y la entrega final del listado de priorizados.

• Conocimientos técnicos y prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

• Elaboración de informes. • Técnicas de información y difusión. • Criterios de priorización vigentes.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss

• Ética y valores: Se rige por un conjunto eficaz y apropiado ( según lo establecido) de valores y creencias fundamentales, tanto en situaciones favorables como adversas. Es consecuente con dichos valores. Incentiva los valores correctos y desaprueba los incorrectos. Pone en práctica sus creencias.

3.5.2 P e r f i l d e l t é c n i c o d e s e l e c c i ó n y c o n t r a t a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recibir y verificar bases de datos de focalizados • Elaborar y generar listados

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo (¿Qué (¿Qué debe debe saber?) saber?) • Manejo de bases de datos. • Digitación.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Orientación a la acción: le gusta trabajar intensamente y esta muy pendiente de los resultados. • Alta concentración.

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll

• Reporte de clasificados de Zona rural 1 y 2

Variable Variable de de desempeño desempeño # De días desde que se recibe la solicitud del reporte hasta que se remite al profesional que realice la priorización.

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4

A F I L I A C I Ó N D E B E N E F I CIARIOS Y CONTRATACI ÓN DE ARS

4.1 D e f i n i c i ó n Se entiende la afiliación efectiva al régimen subsidiado cuando la población se inscribe a la ARS que ha elegido y se otorga y legaliza el subsidio entre el ente territorial y la entidad administradora a través de la contratación. Así se determinan dos subprocesos a desarrollar por parte de los entes territoriales para concretar la afiliación: por un lado la promoción de la libre elección y la inscripción a las ARS y por el otro el de selección y contratación de Administradoras del Régimen Subsidiado. 4.1.1 L i b r e e l e c c i ó n e i n s c r i p c i ó n a l a A R S Entendido como el procedimiento mediante el cual el afiliado diligencia el formulario de afiliación, su entrega a la ARS y la verificación y firma por parte del alcalde. Sobre este tema, la normatividad existente no sólo se ha orientado a ratificar el derecho de la población a la libre elección sino también a definir procesos específicos y responsables. En este proceso del régimen se definen las responsabilidades tanto para los municipios como para los departamentos y se determina también las competencias según la condición descentralizada o centralizada del municipio. Los municipios tienen a su cargo la información y comunicación a la población priorizada sobre las ARS autorizadas para operar en el territorio para que puedan ejercer el derecho a la libre elección. Una vez elegida la entidad administradora deben diligenciar el formulario único de afiliación en el plazo determinado, para que el municipio inicie el proceso de verificación de que los inscritos sean las personas identificadas en los listados de priorizados y, además, que no existan duplicidades entre las inscripciones reportadas por las diferentes ARS. Cuando este hecho se presente, los alcaldes deberán comunicar a la población que deben decidirse por una sola de ellas, dentro del plazo establecido en caso contrario queda vigente la primera inscripción. Por otra parte el Alcalde deberá entregar a la Dirección Seccional de Salud el listado de personas inscritas por cada entidad Administradora y mantener actualizada la base de datos de las personas seleccionadas para la asignación de los subsidios. El nivel departamental debe verificar que las ARS en el momento del contrato cumplan con el mínimo de afiliados y de no cumplirse estos requisitos, informa a los municipios para que éstos a su vez comuniquen a los beneficiarios sobre el nuevo trámite de inscripción. Es responsable por la verificación de multiafiliación entre los municipios de su jurisdicción, cuando detecte situaciones de este tipo debe dejar válida únicamente la que corresponda al lugar de residencia del beneficiario, e informar de ello a los respectivos Alcaldes. El Departamento debe mantener actualizada la base de datos de los beneficiarios de subsidios en su jurisdicción y remitir a la Dirección General de Seguridad Social del Ministerio de Salud, copia del contrato o contratos suscritos con las ARS y el listado de afiliados. En este sentido es importante anotar que específicamente esta función corresponde en primera instancia a los municipios sean o no descentralizados, y a los departamentos, la de consolidación y validación general de afiliados en el ámbito departamental

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Como estrategias de la realización de dicho proceso se identifican: la afiliación abierta (o puerta a puerta) en el que las ARS realizan mercadeo llegando a cada una de las viviendas de los potenciales beneficiarios, una vez recibida la lista de priorizados por parte de la administración territorial del régimen. La afiliación centralizada en la que el ente territorial organiza una jornada especial (feria), donde se convoca a las ARS y a la población en un solo espacio para que se realice el proceso de inscripción. La afiliación por cupo de novedades, en el que los priorizados son distribuidos entre las diferentes Administradoras que operan en el territorio de acuerdo con los cupos disponibles por reporte de novedades 4.1.2 C o n t r a t a c i ó n d e A R S Previo a la formalización del contrato, se realiza por parte de las entidades territoriales, la selección de las ARS interesadas en administrar el régimen subsidiado en sus jurisdicciones. Implica también las actividades relacionadas con validación de inscritos y definición de los pooles para cada una de las ARS, que determina el número de afiliados objeto de la contratación. La participación de las ARS en el municipio se puede realizar mediante convocatoria abierta o a través de solicitud directa de la misma entidad administradora para poder realizar inscripciones y afiliaciones de beneficiarios. En el caso de los municipios no descentralizados, son los departamentos los que asumen esta función y notifican a los respectivos municipios sobre las ARS autorizadas para operar en su respectiva jurisdicción. La selección y autorización de ARS en los territorios es un proceso diferente y posterior al de autorización de operación realizado por la Superintendencia Nacional de Salud, por lo que básicamente se constituye en un mecanismo de verificación de cumplimiento de los requisitos establecidos por la Superintendencia para funcionar así como la expedición del acto administrativo que acredita su inscripción en la respectiva entidad territorial. En la implementación de este proceso, básicamente son tres las estrategias que pueden identificarse, condicionadas en todos los casos por aspectos como: el nivel de autonomía del municipio, el tamaño de la operación (No. De potenciales afiliados) así como por el ámbito de actuación de las ARS y sus políticas particulares de expansión de mercado. La primera estrategia, denominada convocatoria consiste en la invitación generalizada por parte del ente territorial para que las ARS interesadas se inscriban y acrediten los requisitos para ser aprobadas como operadoras en dicho territorio. La segunda, solicitud directa, se refiere a solicitud, por parte de la ARS, al ente territorial para que se le permita administrar el régimen en el municipio y la tercera, asignación, más específica en estos casos para los municipios no descentralizados, donde la selección la realiza el Departamento, y el municipio es notificado de las ARS que fueron autorizadas para operar allí. Según el nivel de descentralización del municipio, en la contratación se identifican dos estrategias: la elaboración de contratos bipartita o elaboración de contratos tripartitas en el que participan los entes departamentales.

4.2 M a r c o r e g u l a t o r i o Las principales normas que hacen referencia al proceso de Afiliación y Contratación se muestran en el Cuadro 4.

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Cuadro 4. Marco regulatorio proceso de Afiliación de Beneficiarios y Contratación de ARS N N oo rr m m aa La Ley 100 de 1993, artículo 153, numeral 4.

Acuerdo 23/95, Art. 10, del CNSSS

El Acuerdo 28/96, Art. 6º, del CNSSS

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Establece que el Sistema General de Seguridad Social en Salud permitirá la participación de diferentes entidades que ofrezcan la administración y la prestación de los servicios de salud y que asegurará a los usuarios libertad en la escogencia de asegurador y prestador de servicios cuando ello sea posible según las condiciones de oferta de servicios. Determina el proceso a surtir para asignar el subsidio una vez se han identificado los beneficiarios así: 1. La Dirección de salud les comunicará que deben elegir una Entidad Administradora de Subsidios en Salud, informándoles la lista de entidades posibles que se encuentran inscritas, con sus direcciones respectivas. 2. El beneficiario tendrá un mes contado a partir de la fecha de comunicación de la Dirección para elegir la entidad administradora de su preferencia e inscribirse ante ella. En caso de que no lo haga la Dirección de Salud, lo afiliará a aquella de su elección. 3. Para efectos de brindar una mayor información a la comunidad beneficiaria, las entidades administradoras seleccionadas podrán realizar actividades de divulgación y promoción de sus servicios. La Dirección comunicará a los beneficiarios que deben elegir una Entidad Administradora de Subsidios en Salud, informándoles la lista de entidades posibles que se encuentran inscritas, por selección mediante concurso o por inscripción posterior, con sus direcciones respectivas. El beneficiario tendrá dos (2) meses contados a partir de la fecha de comunicación de la Dirección para elegir la entidad administradora de su preferencia e inscribirse ante ella. En caso de que no lo haga la Dirección de Salud, lo afiliará a aquella de su elección. Las ARS seleccionadas y aquellas inscritas con posterioridad al concurso pueden realizar actividades de divulgación y promoción de sus servicios.

Circular 11 de 1996, num. 3.3 y 3.4, Superintendencia Nacional de Salud Acuerdo 41, Art. 5º, del CNSSS

El acuerdo 56/97

Acuerdo 077/97, Art. 13, del CNSSS

Ratifica lo estipulado en el Acuerdo 28 y 23. Corresponde al Alcalde la identificación de la población, el otorgamiento del subsidio y la definición de la capacidad de afiliación para el otorgamiento de cupos.

Específicamente para la población migratoria, corresponde a los gremios agrícolas u organizaciones de usuarios campesinos, en coordinación con las direcciones departamentales de salud que participen en el proceso, suministrar a la población beneficiaria el listado de opciones de Administradoras, que en razón de su cobertura geográfica, puedan garantizar la prestación de servicios de salud. Define que para proceder a la afiliación, los beneficiarios del subsidio deben seleccionar una entidad administradora del régimen subsidiado e inscribirse ante ella. Los inscritos se entenderán afiliados en el momento en que la respectiva entidad territorial suscriba el contrato con la ARS y lo registre presupuestamente. Las Administradoras del Régimen Subsidiado deberán responder por el aseguramiento en salud de la población afiliada, a partir de la suscripción y registro presupuestal del respectivo contrato, en consecuencia los pagos se efectuarán a partir de dicha fecha. Específicamente para la Población indígena determina que los gobernadores indígenas de común acuerdo con las autoridades legítimamente reconocidas, dentro de su comunidad, podrán seleccionar a la ARS en la cual se afiliarán todos sus integrantes, buscando mantener la unidad étnica, sin perjuicio de que los indígenas individualmente considerados escojan la ARS de su predilección, caso en el cual no es imperativa la concertación prevista en el Acuerdo 72/97. Al no haberse determinado proceso de libre elección por parte de la población indígena no existe el mecanismo de inscripción en forma regulada. Corresponde a la alcaldía comunicar a la población seleccionada en el término comprendido entre los 90 y 60 días calendario antes de iniciarse el período, las ARS seleccionadas e inscritas. La comunicación debe ser personal, por edicto o a través medios masivos de comunicación Entrega de la lista de potenciales afiliados a las ARS que se encuentran inscritas y seleccionadas para el respectivo municipio.

Acuerdo 077/97, Art. 15,16 del CNSSS

Los beneficiarios disponen de 30 días comprendidos entre los 60 y 30 días calendario antes de iniciarse el período de contratación, para seleccionar e inscribirse en la ARS. Una vez realizadas las inscripciones, las ARS entregan a las Direcciones Locales de Salud, a más tardar veinte (20) días calendario antes de iniciarse el período de contratación, la lista de afiliados con sus respectivos formularios. Las Alcaldías o Direcciones Locales de Salud, verificarán los listados enviados por las ARS e informarán a estas últimas a más tardar cinco (5) días calendario antes de iniciarse el período de contratación sobre el listado definitivo de afiliados por los que se realizará el contrato. Se prohíbe la afiliación forzosa y determina que si el afiliado no hace uso del derecho de libre escogencia debe esperar hasta el siguiente período para su afiliación, siempre y cuando existan recursos. Específicamente para la población desmovilizada, una vez elaborado el listado por parte de la Secretaría Especial para la reinserción, éste será remitido durante los primeros 10 días calendario de julio de cada año, a los departamentos o distritos respectivos, según la población que corresponda a cada uno, para que sean incluidos dentro de sus listados de beneficiarios del régimen.

Acuerdo 138/99, Art. 3 y 4 del CNSSS

Acuerdo

Es responsabilidad de los Departamentos y Distritos informar a las personas identificadas como beneficiarios, sobre las ARS inscritas en su territorio, discriminadas por municipio para que aquellos puedan ejercer la libre elección. Sobre esta población, las ARS no pueden adelantar procesos ordinarios de mercadeo por lo que la lista no se les suministra. Son los beneficiarios los que seleccionan la ARS en los plazos establecidos en el acuerdo 77 de 1997, comunicando dicha decisión a la entidad territorial, con el fin de que ésta proceda a efectuar todos los trámites requeridos para su inscripción y afiliación al régimen y entregar a las ARS los formularios de inscripción en un término de por lo menos cinco días antes de iniciar el período de contratación. Establece como causa para la pérdida del subsidio y calidad de afiliado la no acreditación del documento de identificación. Las

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N N oo rr m m aa 166/2000, CNSSS.

Acuerdo 176/2000, Art. 4º, 5º, 6º del CNSSS

Decreto 176/2000, CNSSS

Acuerdo 177/2000, CNSSS

Ley 100/93, Art. 215, 216, 217

Acuerdo 23/95, Art. 13

Decreto 2357 /95

Circular 011/96 de la Superintendencia

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Entidades Territoriales mediante acto administrativo debidamente motivado, comunican los afiliados que serán excluidos del Régimen Subsidiado por no cumplir este requisito, sin perjuicio de que continúen recibiendo servicios de salud en calidad de vinculados, con cargo a los recursos previstos para tal fin. Para los recién nacidos se establece la figura de suspensión de servicios por no acreditación del registro civil. En el evento de que los padres o el representante legal del menor no aporten el registro civil dentro del término establecido, la ARS puede suspender los servicios hasta tanto se acredite el documento de identidad del menor. Para la población indígena se promoverá la realización de un proceso intensivo de registro e identificación que respete las particularidades étnicas y culturales de esta población para que a partir del 1° de octubre del 2000, se encuentre identificada como mínimo con el registro civil. Específicamente para los miembros del Núcleo Familiar de las madres comunitarias, Las entidades territoriales, previa información por parte del Ministerio de Salud y con base en los listados entregados por el ICBF, informará a éste los plazos y los cupos disponibles en cada Caja de Compensación Familiar-ARS presente en su jurisdicción para que los beneficiarios ejerzan su derecho a la libre elección. Las entidades territoriales deben garantizar la libre elección de ARS respecto a los miembros del núcleo familiar de las madres comunitarias del ICBF, estableciendo los períodos de mercadeo correspondientes. Cuando existan potenciales beneficiarios en las entidades territoriales en las cuales no existan recursos disponibles en las Cajas de Compensación Familiar, los núcleos familiares de las madres comunitarias, podrán ser prioritarios para efectuar los reemplazos de que trata el artículo 5° transitorio del Acuerdo 166, y su afiliación estará condicionada a la liberación de cupos en las respectivas ARS de conformidad con el resultado final de personas excluidas por no acreditar el documento de identidad. Los menores 18 años de edad que no tengan documento de identidad a 1º de octubre de 2000 deberán permanecer en el régimen subsidiado siempre y cuando, en su núcleo familiar, la madre o el afiliado cabeza de familia posea documento de identidad. Los menores de edad se identificarán con el número de identificación del afiliado cabeza de familia y un consecutivo dependiendo de su lugar en el núcleo familiar, hasta tanto les sea expedido el registro civil, o sea, posible definir un número único de identificación por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Ante la necesidad de lograr la identificación de los indígenas, dadas las dificultades en el proceso para el trámite de sus documentos de identidad, mediante el acuerdo se dispuso que permanecerán en el régimen subsidiado los afiliados de las comunidades indígenas que no posean documento de identidad, siempre y cuando las autoridades tradicionales del resguardo, parcialidad o cabildo legalmente constituidas, certifiquen la existencia y permanencia de los miembros afiliados al Régimen Subsidiado de su comunidad; quienes continuarán con su calidad de afiliados al régimen subsidiado y se reconocerá a las ARS correspondientes la respectiva UPC-S. Para el registro individual de cada uno de los integrantes de las comunidades indígenas en las bases de datos, la entidad territorial adelantará las siguientes acciones: asignar el código del departamento, colocará el código del municipio, el indicador de población I y un secuencial y en los municipios donde exista más de una comunidad indígena, se agregará una letra que identifique al resguardo parcialidad o cabildo al que pertenezca la población, después del indicador de población I y antes del secuencial. Las direcciones locales, Distritales o Departamentales de Salud suscribirán contratos de administración del subsidio con las entidades promotoras de salud que afilien a los beneficiarios del subsidio. Para lo cual contratarán preferencialmente la administración de los recursos del subsidio con empresas promotoras de salud de carácter comunitario tales como las empresas solidarias de salud. Cuando la contratación se realice con empresas o entidades que no sean propiedad de los usuarios como las empresas solidarias de salud, la contratación con las promotoras de salud se regirá mediante concurso. Las Cajas de Compensación Familiar, podrán administrar directamente los recursos del Régimen Subsidiado. Una vez la Dirección de Salud verifique que las entidades reúnen el número mínimo de afiliados y se comprometan ante la dirección de salud a firmar un contrato de seguro para el manejo de las enfermedades de alto costo o un convenio con el Fondo de Solidaridad y Garantía, procederán a suscribir los respectivos contratos de administración de subsidios. Estos contratos se regirán por el derecho privado y deberán incluirse las cláusulas necesarias que garanticen la prestación efectiva y oportuna del servicio a la población beneficiaria. Podrán incluirse cláusulas exorbitantes. Establece, independiente de la autorización de la Superintendencia, un concurso para la inscripción y selección de entidades administradoras por parte de las Direcciones locales de Salud o de la Dirección departamental en el caso de los municipios no descentralizados, con el siguiente procedimiento: § Convocatoria a todas las entidades interesadas previamente autorizadas por la Superintendencia e inscripción de las mismas. Se exige como requisito único la acreditación de la red de servicios. § Establecer plazo máximo para convocatoria, esto es la primera semana de febrero de 1996 dando un mes a las entidades autorizadas para que acrediten requisitos. § Integración de la Junta de Licitaciones con presencia de un representante de los beneficiarios del Régimen Subsidiado elegido por el jefe de la administración Departamental, Distrital o Municipal según el caso, de terna presentada por las mesas de solidaridad y las veedurías comunitarias, o en su defecto, entre aquellos beneficiarios que presenten su nombre. § Para la selección se determina su realización mediante acto administrativo, previo concepto favorable de la junta de licitaciones procediendo a inscribirlas, autorizándolas para administrar los subsidios, durante la segunda semana de marzo. § Informar a los beneficiarios del subsidio sobre las entidades que han sido seleccionadas e inscritas. Recoge el proceso establecido en el decreto 2357 de 1995 y establece, además, para las Direcciones de Salud la obligatoriedad en el envío de información sobre las entidades inscritas y seleccionadas. En dicha circular se especifica lo que se entiende por convocatoria y las funciones que corresponden tanto a los Municipios descentralizados como a las direcciones de Salud Departamentales para los no descentralizados y enfatiza que se debe inscribir a todas las entidades administradoras que así lo soliciten. Así mismo, reitera lo preceptuado en el artículo 16 de acuerdo 32 de 1996 en el sentido de que no habrá cofinanciación del FOSYGA cuando no se haya hecho tal convocatoria, o cuando los municipios contraten con entidades no seleccionadas, o cuando no se garantice la presencia de al menos dos administradoras del régimen subsidiado en un municipio habiéndose inscrito

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N N oo rr m m aa

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. este o un número mayor en la convocatoria.

Acuerdo 41, Art. 6º y 7º, del CNSSS

Acuerdo 77 de 1997, Art. 29 Circular 04-56 de 1998. MS y SNS

Debe estipularse en el contrato las imputaciones presupuestales que respaldan los compromisos, distinguiendo lo correspondiente a cada una de las partes, anexando los certificados presupuestales. Así mismo, aclara el valor de los contratos especificando que éste no es determinado sino determinable teniendo en cuenta que la UPCS es per cápita, por grupos etáreos, y según los días de afiliación, por lo que se deben registrar los parámetros y no registrar valores exactos, determinando formas de pago acordes con la ejecución del contrato. Específicamente para la población migratoria determinó que la contratación la realiza las direcciones Departamentales de Salud a las que se les transfiera los recursos del FOSYGA. Así mismo determinó que las ARS deberán suscribir convenios con los gremios agrícolas u organizaciones de usuarios campesinos que hayan participado en el proceso de identificación de la población emigrante, con el fin de realizar el pago de los aportes. Establece la obligatoriedad para las ARS de acreditar ante la dirección de Salud con quien vayan a contratar, que su cobertura geográfica en Departamentos y Municipios responde satisfactoriamente a patrones migratorios de la población identificada, en todo caso la ARS debe garantizar la prestación de servicios en todos los Municipios donde la población desarrolle su actividad agrícola. Una vez la alcaldía o la dirección de salud verifique el listado de afiliados entregado por la ARS procederán a suscribir los respectivos contratos de administración de subsidios. Estos contratos se regirán por el derecho privado y deberán incluir como mínimo la información que determine el Ministerio de Salud, con la posibilidad de incluir cláusulas exorbitantes. Cuando la ARS cumpla con los requisitos para administrar los subsidios y los afiliados la hayan elegido, la entidad territorial está obligada a contratar con ella. Es responsabilidad del Departamento el suscribir en coordinación con el representante legal del Municipio los contratos o convenios necesarios para la administración de recursos del Régimen, salvo cuando se trate de municipios descentralizados.

4.3 L í n e a b a s e p r o c e s o d e a f i l i a c i ó n y c o n t r a t a c i ó n De acuerdo con lo expuesto en la definición y fundamentación del proceso se identificaron tres subprocesos operativos: A u t o r i z a c i ó n d e A R S : Subproceso desarrollado como mecanismo de entrada de una nueva ARS para operar dentro del municipio, de acuerdo al nivel de descentralización del municipio es la Seccional Departamental la que realiza el conjunto de actividades que conforman este proceso y remite al municipio la autorización de operación en le territorio de la ARS solicitante. P r e a f i l i a c i ó n ( L i b r e e l e c c i ó n ) : Subproceso desarrollado con el fin de afiliar a los nuevos beneficiarios (por ampliación de cobertura o liberación de cupos) a la ARS autorizada de su preferencia desde le punto de vista operativo en este subproceso se dan dos estrategias: libre mercadeo por parte de las ARS o evento centralizado por parte del ente territorial (feria). C o n t r a t a c i ó n d e A R S : En este subproceso se realizan todas las actividades concernientes a la elaboración, firma y legalización de los contratos realizados entre el ente territorial y las administradoras del régimen subsidiado de los pooles de beneficiarios asignados.

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Diagrama 3. Línea base del proceso de Afiliación y contratación

Proveedores ARS

• ARS interesadas en operar en el territorio. • Proceso de selección y priorización. • Población priorizada. Inputs • Solicitud de autorización de operación en el municipio. • Listado de priorizados • Formularios de afiliación.

Solicitud de autorización de operación en el municipio

Autorización de ARS

Selección y priorización

Listado de seleccionados

ARS autorizadas

ARS a ser contratadas

Preafiliación Contratación (libre elección) Nuevos de ARS Cláusulas Priorizados afiliados Afiliados para continuidad Afiliados actuales

interventoría

Financieros

Mantenimiento al usuario

Clientes • ARS • Beneficiarios priorizados • Proceso de interventoría • Proceso financiero • Proceso de mantenimiento al usuario Output • Contratos de administración del régimen subsidiado. • Afiliados a carnetizar

4.3.1 A u t o r i z a c i ó n d e A R S FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Verificar que las ARS interesadas en operar dentro del municipio estén autorizadas por la Superintendencia de Salud Objetivo: para operar en la zona y cumpla con los requisitos previos a la contratación según los parámetros establecidos por la norma nacional, así como los criterios particulares del territorio. Dependencias y cargos que Secretaria de Salud, Alcaldía, Junta de licitaciones. intervienen Secretario de salud, Alcalde, Junta de licitaciones El proceso es susceptible de verse afectado por intereses particulares. Riesgos Inconsistencias en la documentación presentada por la ARS. Verificar que la ARS tenga vigente su aprobación por parte de la Superintendencia de Salud, al igual que las zonas Medidas y políticas de donde han sido aprobados. autocontrol Establecer la autenticidad de la documentación presentada por la ARS. Establecer criterios técnicos específicos acordes con el contexto del municipio. Solicitud de autorización. Certificado de aprobación de la Supersalud. Certificado de Cámara de Comercio. Base documental y de soporte Indicadores de gestión. Criterios técnicos específicos del territorio. Acto administrativo en el ámbito municipal

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

1

Recibir solicitud de autorización.

Secretario de salud/ Secretaría de salud

Recibe la solicitud y verifica que la misma este acompañada del certificado de aprobación emitido por la Supersalud, Certificado de Cámara y Comercio y las cartas de intención de contratar con IPS Públicas.

2

Convocar junta de licitaciones

Secretario de salud/ Secretaría de salud

Convoca a junta de seguridad social

3

Verificar cumplimiento de requisitos

Junta de licitaciones

4

5 6 7 8

Elaborar concepto técnico Elaborar oficio de negativa. Notificar negativa a la ARS Elaborar resolución de autorización Notificar autorización a la ARS

Secretario de salud/ Secretaría de salud Secretario de salud/ Secretaría de salud Secretario de salud/ Secretaría de salud Secretario de salud/ Secretaría de salud Secretario de salud/ Secretaría de salud

La junta de licitaciones verifica el cumplimiento y autenticidad de los requisitos y estudia la conveniencia o no de tener una nueva ARS operando en el municipio, se levanta y firma el acta de la reunión. De acuerdo con lo establecido por la junta de licitaciones o junta de seguridad social elabora el concepto técnico y determina: Pasar a la actividad 5 si el concepto técnico no es favorable. Pasar a la actividad 7 si le concepto técnico es favorable. Cuando no es favorable el concepto técnico elabora oficio de negativa en la cual expone los motivos de ésta decisión Notifica al representante de la ARS de la negativa de autorización. Cuando el concepto técnico es favorable se elabora la resolución de autorización y se cita a la ARS para la notificación de la autorización. Notifica al representante de la ARS de la resolución de autorización

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4.3.2 P r e a f i l i a c i ó n ( L i b r e E l e c c i ó n ) FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Garantizar la afiliación al Régimen Subsidiado en Salud, de la población pobre y vulnerable previamente identificada y Objetivo: priorizada. Dependencias y cargos que Secretaría de salud intervienen Secretario de salud, Coordinador de aseguramiento. Irregularidades en el proceso de libre elección. La base de datos del contributivo puede no estar actualizada y por lo tanto el cruce con la de afilados al subsidiado Riesgos puede reportar multiafiliaciones no reales. Vigilar el cumplimiento de los términos establecidos por la ley. Verificar que los formularios diligenciados presentados por las ARS correspondan a beneficiarios priorizados. Medidas y políticas de Realizar seguimiento al subproceso. autocontrol Obtener la versión más actualizada de la base de datos del régimen contributivo. Elaborar los informes y reportes, sean o no solicitados, por las instituciones de vigilancia y control del sistema. Verificar el manejo los formularios de afiliación ante, durante y después de realizada la libre elección. Formularios de afiliación. Base documental y de Planillas de recepción de documentos. soporte Listado de priorizados para libre elección. Base de datos de autorizados

† Estrategia de libre mercado de ARS N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

1

Planear proceso de inscripción Libre elección.

Secretario de Salud, Alcalde/ Secretaría de Salud, Alcaldía

Definen como se desarrollará el proceso de preafilación o libre elección el cual inicialmente se ve determinado por la existencia o no de ampliación de cobertura (estrategia de priorización aplicada), por lo cual se determina: a) Continuar en la actividad 2, si la estrategia de priorización aplicada corresponde a una ampliación de cobertura. b) Pasar a estrategia: inscripción por cupo de novedades, si la estrategia de priorización aplicada corresponde a disponibilidad de cupo por novedades.

2

Establecer plan de operación del proceso por ampliación de cobertura

Secretario de Salud, Alcalde/ Secretaría de Salud, Alcaldía

Establecen como se realizara el proceso de libre elección por ampliación de cobertura, el cual puede ser desarrollado a través de mercadeo puerta a puerta por parte de la ARS o por evento centralizado (feria) manejado por la dirección local con la participación de las ARS.

3

Informar a la población beneficiaria.

Secretario de Salud / Secretaría de Salud

4

Informar a las ARS autorizadas dentro del territorio.

Secretario de Salud / Secretaría de Salud

5

Realizar evento

Secretario de Salud / Secretaría de Salud

6

Citar y entregar base de datos y formato de formulario a las ARS.

Secretario de Salud / Secretaría de Salud

7

Recibir y radicar formularios.

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

8

Revisar diligenciamiento de formularios.

9

Devolver al ARS

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud Coordinador de

Un mes antes de iniciar el proceso de preafiliación o libre elección el secretario de salud, publica en los carteles de la entidad la invitación a la población para participar en el proceso. En la medida de sus posibilidades el territorio utiliza otros medios de difusión como el perifoneo o la publicación de avisos en los medios escritos del municipio. Informa a la ARS autorizadas para operar en el municipio, del proceso de afiliación que se llevará a cabo y de las condiciones para participar en el mismo, así como los requerimientos de acuerdo a la manera como se realizara la inscripción por evento o mercadeo o puerta a puerta determinado: a) Pasar a la actividad 5 si la inscripción se realizara por evento centralizado b) Pasar a la actividad 6 si la inscripción se realizara por mercadeo puerta a puerta por parte de la ARS De acuerdo al plan de operación del proceso y con la participación de las ARS en las condiciones estipuladas, la secretaría de salud realiza el evento de inscripción de los beneficiarios previamente priorizados. Pasa a la actividad 8. Cita a las ARS autorizadas de operar en el territorio, entrega la base de datos para libre elección (beneficiarios priorizados), el modelo de formulario e informa sobre las condiciones generales del proceso: forma de radicación de los formularios, motivos por los cuales se pueden anular una inscripción, etc. Una vez la ARS realiza la labor de preafiliación del los beneficiarios priorizados y dentro de los plazos y condiciones establecidos por la secretaría de salud salud, el representante de la ARS entrega los formularios diligenciados los cuales son radicados por le coordinador del régimen subsidiado. Revisa el correcto diligenciamiento de los formularios de afiliación radicados o entregados (cuando se realiza evento centralizado) por cada ARS determinado: a) Pasar a la actividad 9 si se detectan errores en el diligenciamiento y es factible su corrección. b) Pasar a la actividad 10 si los formularios están correctamente diligenciados Devuelve a la ARS los formularios que presentan errores que pueden ser corregidos y

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd para su corrección

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa aseguramiento / Secretaría de Salud Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

10

Ingresar información al sistema.

11

Aplicar filtros de validación.

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

12

Informar al beneficiario de la multiafiliación

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

13

Cruzar contra base de datos del contributivo

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

14

15

16

Eliminar de la base de datos del subsidiado e informar Consolidar base de datos de afiliados a cada ARS Entregar base de datos o listado de afiliados autorizados

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn notifica la eliminación de las inscripciones que presentan errores que no pueden ser corregidos Ingresa al sistema los datos consignados en los formularios aprobados a cada ARS El encargado usa las opciones del sistema (mallas de validación) para detectar errores y duplicidades o multiafiliaciones y determina: a) Pasar a la actividad 10 si se detectan multiafiliaciones. b) Continuar con la actividad en caso contrario. Avisa de la situación al beneficiario por carta o por otro medio que pueda aplicar en el municipio, con el fin de que éste determine con cual ARS se quiere quedar. Cuando no es posible obtener la respuesta del beneficiario (o por conveniencia, dentro del municipio) el encargado adjudica el cupo a la ARS que primero radicó el formulario. La base de datos que se obtiene al ingresar la información de los formularios de inscripción y que ha sido verificada a través de las mallas de validación es cruzada por el coordinador de aseguramiento con la base de datos del régimen contributivo con el fin de detectar afiliaciones a ambos regímenes por parte de un mismos beneficiario y determina: a) Pasar a la actividad 12 si se detectan afiliaciones a ambos regímenes. b) Continuar en la actividad 13 cuando no se presentan afiliaciones a ambos regímenes o estas ya han sido corregidas.

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

Cuando se presenta duplicidad de afiliación con el régimen contributivo, el coordinador de aseguramiento elabora resolución de eliminación de la base de afiliados al régimen subsidiado y notifica personalmente o mediante edicto de la situación.

Coordinador de aseguramiento / Secretaría de Salud

La base de datos sé consolidada identificando los afiliados asignados y autorizados para cada ARS.

Secretario de salud / Secretaría de Salud

Cita a las ARS y les entrega la base de datos con los afiliados autorizados para cada ARS.(Pasa al subproceso de contratación de ARS).

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† Estrategia de evento centralizado N N oo 1

2

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Entregar a ARS listado de priorizados por cupo de novedades Informar a priorizados de la disponibilidad de cupo Recibir formularios.

3

4

5

6

7

8

Revisar diligenciamiento formularios.

de

Devolver al ARS para su corrección

Ingresar información al sistema. Aplicar filtros validación.

de

Informar beneficiario de multiafiliación

al la

Cruzar contra de datos contributivo

base del

9

10

11

12

Eliminar de la base de datos del subsidiado e informar. Aprobar afiliación.

Actualizar base de datos de afiliados por ARS.

Coordinador aseguramiento Secretaría de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn de Entrega a las ARS el listado de personas priorizadas por cupo de novedades para que estas / instituciones pueden verificar el derecho a subsidio, cuando el interesado se acerque a realizar la afiliación.

Coordinador aseguramiento Secretaría de Salud

de / Informa por medio escrito directo a las personas priorizadas de esta condición y el listado de las ARS a las cuales se puede dirigir para realizar su afiliación respectiva.

Coordinador aseguramiento Secretaría de Salud

de Una vez el interesado diligencia el formulario de inscripción y acredita el documento de / identidad en las ARS de su preferencia, la ARS remite el formulario diligenciado a la Secretaría de Salud donde el coordinador de aseguramiento los recibe y radica en el libro radicador para su control Coordinador de El encargado o los encargados revisan el correcto diligenciamiento de los formularios de aseguramiento / afiliación radicados por cada ARS determinado: Secretaría de Salud Pasar a la actividad 7 si se detectan errores en el diligenciamiento y es factible su corrección. Pasar a la actividad 8 si los formularios están correctamente diligenciados Coordinador de Devuelve a la ARS los formularios que presentan errores que pueden ser corregidos y aseguramiento, notifica la eliminación de las inscripciones que presentan errores que no pueden ser Representante ARS / corregidos Secretaría de Salud, ARS Coordinador de aseguramiento / Ingresa al sistema los datos consignados en los formularios aprobados a cada ARS Secretaría de Salud Coordinador de El encargado usa las opciones del sistema (mallas de validación) para detectar errores y aseguramiento / duplicidades o multiafiliaciones y determina: Secretaría de Salud Pasar a la actividad 8 si se detectan multiafiliaciones. Continuar con la actividad 9 en caso contrario. Coordinador de En caso de multiafiliaciones avisa de la situación al beneficiario por carta o por otro medio aseguramiento / que pueda aplicar en el municipio, con el fin de que éste determine con cual ARS se Secretaría de Salud quiere quedar. Cuando no es posible obtener la respuesta del beneficiario (o por conveniencia, dentro del municipio) el encargado adjudica el cupo a la ARS que primero radicó el formulario. Nota : Las multiafiliaciones pueden ser detectadas por las ARS quienes deben informar a la Secretaría de Salud para que se tomen las acciones del caso Coordinador de La base de datos que se obtiene al ingresar la información de los formularios de aseguramiento / inscripción y que ha sido verificada a través de las mallas de validación es cruzada por el Secretaría de Salud coordinador de aseguramiento con la base de datos del régimen contributivo con el fin de detectar afiliaciones a ambos regímenes por parte de un mismo beneficiario y determina: Pasar a la actividad 10 si se detectan afiliaciones a ambos regímenes. Continuar en la actividad 11 cuando no se presentan afiliaciones a ambos regímenes o estas ya han sido corregidas. Nota : Las multiafiliaciones pueden ser detectadas por las ARS quienes deben informar a la Secretaría de Salud para que se tomen las acciones del caso Coordinador de Cuando se presenta duplicidad de afiliación con el régimen contributivo, elabora aseguramiento / resolución de eliminación de la base de afiliados al régimen subsidiado y notifica Secretaría de Salud personalmente o mediante edicto de la situación. Coordinador aseguramiento Secretaría de Salud Coordinador aseguramiento Secretaría de Salud

de / Aprueba la afiliación, devolviendo a la ARS original y copia para el afiliado de La base de datos se actualiza identificando los afiliados asignados y autorizados para cada / ARS. Pasa a subproceso contratación de ARS

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4.3.3 C o n t r a t a c i ó n d e A R S FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Formalizar la afiliación de las personas beneficiarias al Régimen Subsidiado mediante la celebración, trámite y legalización de los respectivos contratos de afiliación.

Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo

Alcaldía, Secretaria de Salud, Secretaría de Hacienda, Oficina Jurídica, Oficina de Control Interno. Alcalde, Secretario de Salud, Secretario de Hacienda, Asesor Jurídico, Oficina de Control Interno. Inconsistencias en la base de datos de afiliados. El subproceso puede verse afectado por actos de competencia desleal no controlada en la realización de la libre elección. Situaciones de abuso por posiciones dominantes de alguno de los agentes participantes en el subproceso. Aplicación de las normas vigentes de contratación. Incluir de dentro de las cláusulas del contrato la posibilidad de realizar cruce de cuentas directamente con las IPS cuando la ARS presenta demoras en el pago a su red prestadora. Establecer un protocolo específico del proceso. Contar con un manual de funciones donde se identifíquela responsabilidad civil y mecanismos sancionatorios de los funcionarios participantes en el subproceso. Base de datos de afiliados. Minuta del contrato establecida por el Ministerio de Salud. Cuadros financieros para contratación. Solicitud de disponibilidad presupuestal. Autorización o resolución de operación.

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

1

Solicitar a la ARS la presentación de requisitos.

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Una vez entrega la base de afiliados aprobados para cada ARS, les recuerda a los representantes de las mismas de los documentos que son necesarios para realizar la contratación y los plazos en los que deben ser entregados.

2

Recibir y verificar requisitos

Coordinador aseguramiento, Auditor/ Secretaría de Salud, Oficina de control interno.

Reciben y verifican los documentos presentados por la ARS ( Ver interventoría inicial de contratos).

3

Determinar el valor del contrato

Coordinador aseguramiento/ Secretaría de Salud

Verifica la base de afilados aprobados para cada ARS y multiplica este número por el valor del UPC-S vigentes para establecer el valor del contrato. En este se discrimina por fuente de financiación, los diferentes montos a ser cubiertos. Nota: Las fuentes de financiación viene definidas mediante acuerdo del CNSS

4

Solicitar disponibilidad presupuestal a la unidad financiera del municipio

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Remite a la Secretaría de Hacienda ( presupuesto) del municipio la solicitud de disponibilidad con sus correspondientes soportes.

5

Estudiar solicitud de disponibilidad

Jefe de Presupuesto/ Secretaría de Hacienda (Presupuesto)

6

Expedir y remitir certificado de disponibilidad

Jefe de Presupuesto/ Secretaría de Hacienda (Presupuesto)

7

Elaborar contrato

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

8

Revisar contrato

Asesor Jurídico/ Oficina Jurídica

9

Citar a representante de la ARS para la firma del contrato

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

10

Firmar contrato

Alcalde/ Alcaldía

12

Radicar contrato en Seccional

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Recibe y estudia la solicitud de disponibilidad presupuestal remitida por la Secretaría de Salud, verificando que los datos de la solicitud estén completos. Nota : La disponibilidad debe existir de acuerdo al presupuesto de salud – ley 60 Verifica el presupuesto, registra y codifica la solicitud, imprime el certificado y lo hace firmar por el responsable (jefe del área y/o Secretaria de Hacienda, según sea el caso) y remite el original a la Secretaría de Salud. Finalmente archiva copia para su seguimiento. Elabora la minuta del contrato siguiendo el modelo establecido por el Ministerio de Salud y se remite a la oficina jurídica de la alcaldía, para que a través de ésta se realice el trámite de verificación del contrato antes de su firma. Revisa el contrato, realizando las observaciones a las que haya lugar y lo secretaria de salud. Cita a los representantes de las diferentes ARS para que firmen el contrato. Nota. En ocasiones el contrato se remite a la dirección nacional de la ARS cuando esta es centralizada. El contrato una vez firmado por el representante de la ARS se remite al Alcalde para su firma. El contrato firmado por el Alcalde se remite al Secretaría de Salud. Se desplaza hasta la sede de la Seccional Departamental y radica los contratos realizados con las ARS respaldados con sus correspondientes soportes: certificado de disponibilidad presupuestal, certificación emitida por el banco de la apertura de la cuenta para ingreso de recursos, certificación por parte de la alcaldía de la vigencia de la cuenta, paz y salvo con respecto al pago de las IPS en le periodo de contratación anterior y/o acta de liquidación de contratos; para que sean sustentados ante el Ministerio de Salud. La Seccional Departamental una vez tiene los contratos aprobados por el Ministerio los remite a la Secretaria

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn de salud del municipio. Nota: En ocasiones los contratos son directamente remitidos por el Ministerio de Salud

13

14

Recibir contrato sustentado por la seccional departamental. Remitir copia del contrato a las áreas o entidades que lo requieran.

15Elaborar informe.

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Recibe los contratos sustentados por la seccional departamental y saca copias del mismo para remitirla a las áreas del municipio que lo requieran.

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Remite las respectivas copias a presupuesto y las otras áreas que lo requieran a través de un oficio remisorio.

Secretario de salud/ Secretaría de Salud

Realiza el informe correspondiente y lo remite a las instituciones que lo soliciten mediante oficio remisorio y archiva el informe, al igual que el contrato, el certificado de registro presupuestal remitido por Secretaría de Hacienda y los documentos de soporte.

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4.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de afiliación y

contratación

4.4.1

Indicadores de productividad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tienen los subprocesos que conforman el proceso:

† Uso del recurso por subproceso Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada uno de los subprocesos (Autorización de ARS, Preafiliación, Contratación de ARS) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos al subproceso. Uso del recurso i subproceso de autorización de ARS

=

Total de ARS solicitantes Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de preafiliación

=

Total de preafiliados para contratación Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de contratación de ARS

=

Total de contratos firmados Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

4.4.2

Indicadores de eficacia

† Eficacia de las estrategias de afiliación Es el resultado de dividir el número de personas afiliadas por cada estrategia finalmente carnetizadas entre el total de personas afiliadas por mecanismo de afiliación (libre mercado por parte de las ARS, evento centralizado). Eficacia de la afiliación por libre mercadeo por parte de las ARS

=

Total de personas afiliadas reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 Total de afiliados por libre mercadeo de las ARS

Eficacia de la afiliación por evento centralizado

=

Total de personas afiliadas reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 Total de afiliados por evento centralizado

4.4.3

Costo unitario

Es el resultado de dividir el costo total de cada subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos. Costo unitario subproceso de autorización de ARS = Costo unitario subproceso de preafiliación de beneficiarios

=

Costo total del subproceso de autorización de ARS Número total de solicitudes de autorización Costo total subproceso de preafiliación de beneficiarios Número de afiliados aprobados a las ARS participantes en el proceso

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Costo unitario subproceso de contratación de ARS =

Costo total subproceso de contratación de ARS Número de contratos firmados en el período

4.5 Perfiles por competencias para el proceso de afiliación y contratación 4.5.1 P e r f i l d e l p r o f e s i o n a l d e a f i l i a c i ó n y c o n t r a t a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Conformar y liderar junta de licitaciones para verificar cumplimiento de requisitos de las ARS y estudiar la conveniencia de la vinculación o no de nuevas ARS para el municipio de acuerdo a las normas vigentes. • Elaborar autorizaciones o negativas de contratación de ARS. • Planear y desarrollar estrategia para los procesos de afiliación o libre elección. • Informar a las ARS autorizadas el ingreso al sistema del municipio con la debida documentación.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss (¿Qué (¿Qué debe debe saber?) saber?) • Manejo de normas: • Capacidad intelectual: requisitos para manejar conceptos y contratación de situaciones complejas sin ARS. problemas. Se le describe como una persona perspicaz, • Diseño y capaz y ágil. elaboración de actas y resoluciones • Relaciones interpersonales: Se relaciona bien con todo • Estrategias de tipo de personas, pertenecientes o no a la comunicación y difusión de organización. Establece información relaciones interpersonales constructivas y efectivas.

• Determinar el valor del contrato para discriminar la fuente de financiación. • Estudiar y expedir la solicitud del certificado de disponibilidad.

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll • Contratos realizados con ARS.

Variable Variable de de desempeño desempeño • # de días que transcurre entre el inicio de la ejecución del contrato hasta la autorización de l primer desembolso. • Menos del * % de los contratos son devueltos por inconsistencias. • Donde * es un valor establecido por el territorio de acuerdo a sus particularidades.

• Conocimientos técnicos y prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

• Elaborar contrato bajo la norma del ministerio de salud y legalizarlo con la ARS para sustentarlo ante el ministerio • Elaborar, registrar y remitir reserva presupuestal • Interactuar con ARS para entrega de listados y manejo de contratos.

4.5.2 P e r f i l d e l t é c n i c o p a r a e l p r o c e s o d e a f i l i a c i ó n y c o n t r a t a c i ó n A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recepción de documentación • Radicación de documentación y papelería • Revisar el correcto diligenciamiento de formularios de afiliación • Ingresar información al sistema • Cruzar base de datos para verificar multiafiliación o cruce de afiliados con el contributivo.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Conocimiento y manejo de documentación exigida para los procesos de afiliación y contratación • Conocimiento y manejo del sistema y de las bases de datos del régimen subsidiado y contributivo • Digitación

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Relaciones interpersonales: Se relaciona bien con todo tipo de personas, pertenecientes o no a la organización. Establece relaciones interpersonales constructivas y efectivas. • Conocimientos técnicos y prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

PPrroodduuccttoo ffiinnaall

V Vaarriiaabbllee ddee ddeesseem mppeeññoo

• Listado o base de datos por ARS.

• # de días desde que se reciben las inscripciones hasta que se generan los listados o bases de datos de afiliados por ARS. • Menos del * % de las listas de beneficiarios presentan duplicidades no detectadas en la validación. • Donde * es un valor determinado por el territorio de acuerdo a sus particularidades.

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5

MANTENIMIENTO AL USUARIO

5.1 D e f i n i c i ó n En este proceso se han incluido las actividades tendientes a orientar y apoyar al usuario con respecto a las diferentes inquietudes que pueda tener sobre el régimen subsidiado. Como tal, no existe una regulación expresa que determine éste como un proceso ligado exclusivamente al régimen subsidiado, sino que, tiene que ver con el SGSSS. Dicha regulación se orienta, por un lado a la responsabilidad de los entes territoriales en cuanto a la información a la población en general sobre el funcionamiento del sistema, sobre sus derechos y sus deberes, y por el otro, sobre la conformación de las asociaciones de usuarios tanto de las ARS como de las IPS, los COPAGOS y las veedurías ciudadanas. En la mayoría de los casos las solicitudes de los usuarios responden a la siguiente gama de inquietudes: • • • • • • •

Cómo acceder al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Cuáles son los deberes y derechos en salud. Cuáles son los mecanismos de participación social en salud. Dónde están localizados los servicios de salud, las dependencias y horarios de la Secretaría de Salud. Cuáles son las tarifas de los servicios. Cuáles son las normas reguladoras del SGSSS. Cuáles son los requisitos y trámites para tener acceso a los servicios de salud.

Los ajustes y compromisos que se establecen tanto por la atención de quejas y reclamos como del apoyo a las asociaciones de usuarios y al seguimiento en la satisfacción de los usuarios, entre el ente territorial y las ARS giran en torno principalmente a las siguientes situaciones: • • • • • • • • • • •

La calidad de los servicios prestados Los costos de los servicios El trato a los usuarios La oportunidad en la prestación del servicio La violación de los derechos de los usuarios El cumplimiento de horarios El plan de beneficios La solicitud de copias sobre actos administrativos La calidad de los profesionales que prestan los servicios ( de las IPS de la red de servicios de la ARS) La atención en urgencias El servicio prestado por la ARS

5.2 M a r c o r e g u l a t o r i o Las normas principales que hacen referencia al proceso de mantenimiento al usuario se observan en el cuadro 5.

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Cuadro 5. Marco regulatorio proceso de Mantenimiento al Usuario N N oo rr m m aa Acuerdo 28/96 Art. 6 Acuerdo 77 de 1997

Ley 100 de 1993 Ley 190 de 1995 Ley 87 de 1993

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Determina que una vez identificados los beneficiarios de subsidio las direcciones de salud están en el deber de informar la lista de entidades en las que puede ejercer su derecho a la libre elección. Determina como responsabilidad de las alcaldías el mantener a disposición del público toda la información concerniente al resultado de la aplicación del SISBEN. Igualmente establece que corresponde a las direcciones locales y distritales de salud, personerías municipales, veedurías comunitarias, mesas de solidaridad, consejos territoriales de seguridad social en salud, asociaciones y alianzas de usuarios la función de verificar la correcta asignación de subsidios Crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Dicta normas tendientes a preservar la moralidad en la administración publica y fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.

5.3 L í n e a b a s e p r o c e s o d e m a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i o La línea base del proceso de mantenimiento al usuario se construyó a partir de los siguientes subprocesos:: A t e n c i ó n d e q u e j a s , r e c l a m o s y o t r a s s o l i c i t u d e s : Tramite dado a las diferentes inquietudes expresadas por la población con respecto a la operación del régimen subsidiado en el municipio por parte del ente territorial. A s e s o r í a a a s o c i a c i ó n d e u s u a r i o s : Apoyo a la formación de asociaciones de usuarios como mecanismo de participación social en el sistema. S e g u i m i e n t o a s a t i s f a c c i ó n d e u s u a r i o s : Subproceso que busca identificar el grado de satisfacción del afiliado con respeto a la ARS y activar los ajustes para mejorar dicho grado de satisfacción cuando la situación lo requiera. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 4.

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Diagrama 4. Línea base del proceso de mantenimiento al usuario

Proveedores

Clientes

• Afiliados al régimen subsidiado. • Población en general • Usuarios. Inputs • Quejas reclamos y otras solicitudes. • Informes trimestrales de actividades desarrolladas por las asociaciones. • Opiniones de satisfacción expresadas por le usuario.

• ARS. • Afiliados. • Entes y autoridades de control

Afiliación y contratación Compromisos contractuales

Población

Inquietudes

Atención de quejas, reclamos y otras solicitudes

Participación

Asesoría a asociación de usuarios

Opiniones

Seguimiento a satisfacción de usuarios

Respuesta a solicitudes

Output Solicitantes

ARS Compromisos de ajuste y mejoramiento

• Respuestas a quejas reclamos y otras solicitudes realizadas • Ajustes a la operación del sistema • Compromisos de mejoramiento entre los diferentes actores del régimen subsidiado.

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5.3.1 A t e n c i ó n d e q u e j a s , r e c l a m o s y o t r a s s o l i c i t u d e s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Atender las peticiones de la población sobre trámites de quejas y reclamos e información referente a la operación del régimen subsidiado en el municipio. Secretaria de salud, ARS. Secretario de salud, Coordinador de aseguramiento, Promotor ARS. Que no exista un mecanismo de control sobre la oportunidad de respuesta de a las quejas, reclamos y demás solicitudes recibidas. Mantener actualizado el registro de quejas, reclamos y solicitudes recibidas y verificar el estado de respuesta de las mismas. Registro de peticiones. Control diario de atención al público. Consolidado de peticiones recibidas y atendidas en el periodo. Informe del proceso. FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretaria/ Secretaría de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

1

Recibir solicitud verbal o escrita

2

Evaluar pertinencia del caso

Secretaria/ Secretaría de Salud

3

Dar respuesta inmediata.

Secretaria/ Secretaría de Salud

4

Establecer direccionamiento del caso

Secretaria/ Secretaría de Salud

5

Elaborar oficio y remitir a institución responsable

Secretaria, Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

6

Recibir respuesta de la entidad involucrada

Secretaria/ Secretaría de Salud

7

Remitir caso a Superintendencia de salud

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

8

Remitir a funcionario responsable

Secretaria/ Secretaría de Salud

9

Analizar y estudiar caso

Asesor jurídico/ ofician jurídica

10

Elaborar oficio de respuesta

Secretaria/ Secretaría de Salud

Remitir al solicitante Realizar consolidado de peticiones recibidas

Secretaria/ Secretaría de Salud

El oficio de respuesta es remitido finalmente al solicitante

Secretaria/ Secretaría de Salud

Elabora periódicamente (mínimo mensual) el consolidado de las peticiones recibidas y la manera como se atendieron dichas inquietudes de la población

Secretaria/ Secretaría de Salud

Cuando es solicitado o al finalizar los periodos de contratación, se elabora un informe del proceso con el fin de establecer posibles correctivos entre las instituciones involucradas de garantizar el acceso y prestación de servicios de salud a la población perteneciente al régimen subsidiado en el municipio.

11

12

13

Elaborar Informe

Recibe directamente del solicitante la queja, reclamo o solicitud ya sea escrita o verbal y diligencia el registro de peticiones y el control diario de atención al público. Estudia la pertinencia de la solicitud y determina: a) Pasar a la actividad 3 si el caso es de su completa competencia y se le puede dar respuesta inmediata b) Pasar a la actividad 4 cuando se requiere la participación de otros funcionario y/o instituciones o no se le puede dar respuesta inmediata. Da respuesta inmediata a la inquietud del solicitante. Esta situación se presenta básicamente cuando se trata de solicitudes de información u orientación o solicitudes que provienen de desconocimiento de los deberes y derechos de la población dentro del sistema general de salud en general y el régimen subsidiado en particular. Una vez establece que no le puede dar respuesta inmediata a la solicitud del usuario, pues se requiere la participación de otros funcionario ya sea de la misma entidad o de otras instituciones externas, determina: a) Pasar a la actividad 5 si se requiere la participación de instituciones externas a la entidad. b) Pasar a la actividad 8 si no se requiere la participación de una institución externa. Elaboran un oficio donde expone el caso y lo remite al encargado de atención al usuario en la institución externa involucrada. (ARS e IPS en la mayoría de los casos) En algunos casos no es necesario el envío de un oficio remisorio y la solución del mismo se puede llevar cabo por vía telefónica, la cual también se utiliza para darle seguimiento al proceso de respuesta en la institución externa involucrada. Recibe la respuesta enviada por la institución involucrada y establece: a) Pasar a la actividad 7 si la respuesta no es satisfactoria y el caso es de suma gravedad o se requiere algún tipo de sanción. b) Pasar a la actividad 10 si la respuesta recibida por parte de la institución involucrada es satisfactoria En los casos que la respuesta al caso no es satisfactoria o el caso demande algún tipo de sanción a la institución involucrada, el secretario de salud remite oficio a la Superintendencia de Salud exponiendo los pormenores de la situación. El encargado de atención al público remite el caso mediante memorando, al funcionario directamente responsable de dar respuesta al caso. Esta situación suele presentarse cuando se trata de acciones de tutela o derechos de petición donde se requiere la participación de funcionarios de mayor nivel jerárquico dentro de la misma institución. El asesor jurídico recibe el caso y lo estudia dentro de los términos que le indica la ley . Una vez tiene el concepto jurídico del caso lo remite al Secretaría de Salud Recibe el concepto entregado por el asesor jurídico y elabora el oficio de respuesta registrando la misma para mantener actualizado el control a la atención de quejas y reclamos dentro de la institución.

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5.3.2 A s e s o r í a a a s o c i a c i ó n d e u s u a r i o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol Base documental y de soporte

N N oo

1

2

3

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

Citar a las ARS. Planear conformación de la asociación con la ARS Participar en la conformación de la asociación.

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Apoyar la formación y desarrollo de actividades de las asociaciones de usuarios en el municipio. Secretaría de Salud, ARS. Secretario de Salud, Coordinador ARS Perdida de interés y/o falta de compromiso por parte de las personas que conforman las asociaciones. Verificar el proceso de conformación de la asociación y proveer de la asesoría y apoyo especifico que se requiera. Actas de iniciación de las asociaciones. Informe trimestral de actividades.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

Secretario de Salud, Coordinador ARS/ Secretaría de Salud, ARS

Una vez se toma la decisión de iniciar el proceso de conformación de las asociaciones de usuarios de las ARS, el secretario de salud cita a las ARS para determinar los compromisos necesarios para que se organicen las asociaciones de usuarios

Secretario de Salud, Coordinador ARS/ Secretaría de Salud, ARS

Establecen las actividades y compromisos que se deben desarrollar para conformar las asociaciones de usuarios y la labor de las mismas.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Participa como testigo de la reunión de conformación de la asociación y firma el acta de iniciación. Realizan reuniones de capacitación con las asociaciones de usuarios donde se tratan lo temas de derechos, deberes, funciones. Trimestralmente la dirección local recibe los informes de actividades desarrolladas en el periodo por la asociación de usuarios. El director local o el designado por este revisa el informe y se determina: Pasar a la actividad 7 si es se requieren ajustes por parte de la ARS. Continúa con la actividad 8 si no se requieren ajustes inmediatos. En caso de que el informe presentado por la asociación de usuarios establezca irregularidades que deban ser corregidas con las ARS, el Secretario de Salud realiza un oficio solicitando a la ARS los ajustes o los que haya lugar y lo remite a la misma. Periódicamente el Secretario de Salud o el coordinador de aseguramiento, realiza reuniones o participa de las reuniones de la asociación con el fin de retroalimentar las relaciones de los diferentes agentes: ARS, Ente territorial y usuarios. Cuando sea solicitado o por lo menos una vez al año, el Secretario de Salud elabora un informe del seguimiento realizado a las asociaciones de usuarios de las ARS con el apoyo del coordinador de la ARS

4

Capacitar asociación.

Secretario de Salud, Coordinador ARS/ Secretaría de Salud, ARS

5

Revisar informe trimestral de actividades.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

6

Solicitar ajustes.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

7

Realizar reuniones periódicas de retroalimentación.

Secretario de Salud, Coordinador ARS/ Secretaría de Salud, ARS

8

Elaborar Informe.

Secretario de Salud, Coordinador ARS/ Secretaría de Salud, ARS

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5.3.3 S e g u i m i e n t o a s a t i s f a c c i ó n d e u s u a r i o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Realizar seguimiento a satisfacción del usuario frente a la garantía de acceso, cobertura y calidad por parte de la ARS y de su correspondiente red de servicios Secretaría de Salud, ARS, IPS. Secretario de Salud, Promotora ARS. Los usuarios pueden suministrar información falsa o incompleta por miedo a represalias. El instrumento puede estar mal diseñado o su aplicación puede presentar problemas estructurales

Medidas y políticas de autocontrol

Realizar pruebas piloto del instrumento antes de su aplicación masiva para realizar ajustes.

Base documental y de soporte

Encuesta de evaluación de satisfacción al usuario. Informe consolidado. Formato de verificación de resultados.

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

Secretario de Salud/ Secretaría de salud

1

Planear proceso

2

Diseñar encuesta de seguimiento.

3

Aplicar encuesta.

4

Recibir encuestas diligenciadas

5

Estudiar resultados.

6

Determinar medidas de ajuste.

Secretario de salud/ Secretaría de salud

7

Solicitar ajustes a la ARS

Secretario de salud/ Secretaría de salud

8

Realizar informe

Secretario de salud/ Secretaría de salud

Secretario de salud, Coordinador de Aseguramiento/ Secretaría de salud Secretario de salud, Promotor ARS Aseguramiento/ Secretaría de salud, ARS, IPS. Coordinador de Aseguramiento/ Secretaría de salud Coordinador de Aseguramiento/ Secretaría de salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn El Secretario de Salud establece el plan operativo del proceso donde identifica los plazos y el mecanismo con el cual se pueden aplicar las encuestas los cuales pueden ser: Aplicar la encuesta en el hospital público del municipio. Aplicar la encuesta en las instalaciones de la Secretaría de Salud. Aplicar la encuesta en la ARS. Establecen los parámetros a evaluar y diseñan la encuesta que será aplicadas de igual manera se establece cómo se procesará y analizará la información a obtener, estableciendo el tipo de indicadores de satisfacción con los que se medirán los resultados. De acuerdo con la modalidad de aplicación de encuesta se realiza la misma. Las encuestas diligenciadas son recibidas en la Secretaría de Salud donde son consolidas por el cocordinador de aseguramiento Se estudian los resultados y se determina: a) Pasar a la actividad 6 si se requiera realizar algún tipo de ajuste a las ARS. b) Pasar a la actividad 8 si no es necesario realizar ningún tipo de ajuste. Establece el tipo de ajustes necesarios para mejor el nivel de satisfacción del usuario frente a la labor de la ARS si los resultados obtenidos en la aplicación de la encuesta así lo demuestran. Elabora y remite el oficio solicitando a la ARS los ajustes necesarios para mejorar el nivel de satisfacción del usuario. Elabora el informe de evaluación de la satisfacción del usuario cuando le sea solicitado o al menos una vez al año, remite a las instituciones solicitantes y archiva copia para su control posterior.

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5.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de mantenimiento al

usuario

5.4.1

Indicadores de productividad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

† Uso del recurso por subproceso Es el resultado de dividir la salida de cada uno de los subprocesos, entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos al subproceso. Uso del recurso i en subproceso de atención de quejas reclamos y = otras solicitudes

Total de quejas y reclamos atendidos Horas de recurso i

Uso del recurso i en subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios

=

Número de asociaciones de usuarios asesoradas Horas de recurso i

Uso del recurso i en subproceso de seguimiento a satisfacción de usuarios

=

Número de informes de seguimiento al usuario realizados Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

5.4.2

Indicadores de eficacia

† Eficacia en la atención de quejas y reclamos Es el resultado de dividir el total de quejas y reclamos respondidos de manera satisfactoria entre el total de quejas y reclamos recibidos en el periodo Eficacia atención de quejas y reclamos =

5.4.3

Total de quejas y reclamos respondidos satisfactoriamente X 100 Total de quejas y reclamos recibidos

Costo Unitario

Es el resultado de dividir el costo total de los subprocesos por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos. Costo unitario subproceso de atención de quejas y reclamos.

=

Costo total del subproceso de atención de quejas y reclamos Total de quejas y reclamos recibidos

Costo unitario subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios.

=

Costo total del subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios Número total asociaciones de asesoradas

Costo unitario subproceso de seguimiento a satisfacción del usuario.

=

Costo total del subproceso de seguimiento a satisfacción de los usuarios Número de informes de seguimiento a satisfacción de los usuarios.

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5.5 Perfiles por competencias para el proceso de mantenimiento al usuario 5.5.1 P e r f i l d e l p r o f e s i o n a l d e m a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i o A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recepcionar y decidir situaciones de tutela o derechos de petición.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss (( Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr )) • Conocimiento jurídico de derechos de petición y acciones de tutela.

• Elaborar oficios de respuesta a tutelas y derechos de petición. • Dar curso a las quejas o reclamos de mayor implicación

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Oportuna toma de decisiones: toma decisiones oportunamente, a veces sin contar con toda la información necesaria, cuando hay plazos fijos y bajo gran presión; puede tomar decisiones rápidamente, predisposición a la acción.

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll • Respuestas satisfactorias a las solicitudes recibidas.

V V aa rr ii aa bb ll ee ss dd ee dd ee ss ee m m pp ee ññ oo # de quejas o reclamos contestados # total de quejas o reclamos

• Habilidades de negociación

5.5.2 P e r f i l d e l t é c n i c o p a r a m a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i o A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recibir solicitud, queja o reclamo verbal o escrita para darle trámite. • Evaluar pertinencia del caso y dar respuesta o direccionar a institución responsable.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss (( Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr )) • Digitación • Manejo de bases de datos. • Conocimiento de formatos y papelería del régimen.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Buenas relaciones interpersonales: Se relaciona bien con todo tipo de personas, ya sean superiores, subalternos, pertenecientes no a la organización, crea ambientes armoniosos. Establece relaciones interpersonales efectivas y constructivas. Utiliza la diplomacia y el tacto. Puede aliviar con facilidad ambientes muy tensos.

• Remitir los casos pertinentes a la superintendencia de salud o a la instancia que lo amerite.

• Interés por el cliente. Se esfuerza por cumplir las expectativas y satisfacer las necesidades de clientes internos y externos.

• Elaborar informes de periodos para elaborar los posibles correctivos.

• Comprende a las personas rápidamente. Escucha a los demás con atención. Puede alcanzar acuerdos difíciles y solucionar discrepancias de forma equitativa. Puede encontrar puntos en común y obtener cooperación con discreción.

• Manejo de situaciones conflictivas:

PP rr oo dd uu cc tt oo ff ii nn aa ll • Tramite y direccionamiento de quejas y reclamos.

V V aa rr ii aa bb ll ee ss dd ee dd ee ss ee m m pp ee ññ oo • # de quejas o reclamos tramitados y direccionados • # total de quejas y reclamos solicitados

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6

PROCESO FINANCIERO

6.1 D e f i n i c i ó n Como proceso financiero del régimen subsidiado se entiende el conjunto de actividades desarrollados para manejar los recursos, que incluye la presupuestación, autorización de desembolsos, realización de pagos bimestrales a las ARS y la liquidación de los contractos El sistema de Seguridad Social en Salud ha previsto un subsistema de financiamiento, para el otorgamiento de los subsidios a la demanda, esto es, la financiación del régimen subsidiado, con diversas fuentes provenientes de la nación o directamente de los ámbitos departamentales y municipales ii. Los recursos de algunas de las fuentes tienen destinación específica para el régimen subsidiado y otras para el financiamiento de la prestación de servicios a través de la oferta, o bien para la implementación del Plan de Atención Básica del Municipio entre otros gastos requeridos por el sector. No sólo es diverso el ámbito de proveniencia de los recursos del régimen sino también sus flujos y los niveles de discrecionalidad con que pueden ser asignados para el régimen por los gobernantes en los territorios. Se conoce a ciencia cierta los montos de recursos que la Nación cofinancia sin existir la misma seguridad en la financiación por parte de las entidades territoriales, pues no siempre los recursos programados en las entidades territoriales son ejecutados y no siempre se programan los montos determinados por la normatividad. Este hecho tiene gran impacto en el flujo de los recursos del régimen subsidiado, en que el existe la intermediación de las ARS y los contratos que con ellas celebran las entidades territoriales.

6.2 M a r c o r e g u l a t o r i o En el cuadro 6 se observa las normas principales que regulan el proceso financiero del régimen subsidiado. Cuadro 6. Marco regulatorio proceso financiero N N oo rr m m aa

Ley 100 de 1993 Art. 214

Ley 10 de 1990 Ley 60 de 1993 Decreto 1664 de 1994 Decreto 1895 de 1994 Ley 200 de 1995 Ley 190 de 1995 Ley 80 de 1993 Decreto 806 de 1998 Decreto 1804 de 1999 Ley 87 de 1993 Ley 42 de 1993 Ley 298 de 1996

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Determina la financiación del régimen subsidiado en salud con los siguientes recursos: • 15 puntos como mínimo de las transferencias de inversión social destinadas a salud de que trata el numeral 2 del artículo 22 de la ley 60 de 1993. Los 10 puntos restantes deberán invirtiesen de conformidad con el numeral 2 artículo 21 de la ley 60 de 1993 • Los recursos propios y aquellos provenientes de ECOSALUD • Loa recursos del situados fiscal y de las rentas cedidas a los departamentos que se requieran para financiar al menos las intervenciones de II y III nivel del Plan de Salud de los afiliados al régimen subsidiado Se reorganiza el Sistema Nacional de Salud Se dictan normas sobre la distribución de competencias de conformidad con los artículos 151 y 288 de la Constitución Política, se distribuyen recursos según los artículos 356 y 357 de la Constitución Política. Precisa los conceptos de gastos que son financiables con los recursos fiscales que reciben los Departamentos, Distritos y Municipios Incluye los recursos de la participación en ingresos corrientes de la Nación como recursos fiscales. Se adopta el Código Disciplinario Único. Se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración publica y a su vez fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y todos sus decretos reglamentarios. Reglamenta la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud Expide normas sobre el Régimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social. Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Determina normas sobre la organización del sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen. Crea la Contaduría General de la Nación y asigna funciones al Contador, entre otras disposiciones.

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6.3 L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e f i n a n c i e r o La línea base del proceso financiero se construyó a partir de los siguientes subprocesos. P r e s u p u e s t a c i ó n d e r e c u r s o s : Subproceso que desarrolla el ente territorial a partir de la certificación de ingresos emanada por el nivel central y donde se determinan los recursos disponibles para la ejecución de las actividades del régimen subsidiado en el municipio. R e c e p c i ó n d e i n g r e s o s : En este subproceso se establecen las cuentas en las cuales se reciben los ingresos de las distintas fuentes financiadoras y se registra el ingreso de los mismos. A u t o r i z a c i ó n d e l p r i m e r d e s e m b o l s o : Como su nombre lo indica en este subproceso las direcciones locales de salud autorizan el pago del primer desembolso, verificando el resultado satisfactorio de la interventoría inicial de contratos y remite dicha autorización a la unidad financiera del municipio. A u t o r i z a c i ó n d e d e s e m b o l s o s b i m e s t r a l e s : La Secretaría de Salud previa verificación del informe de interventoría de novedades, determina de las mismas el valor a pagar y autoriza el desembolso remitiéndolo a la unidad financiera del municipio. R e a l i z a c i ó n d e s e m b o l s o s : Subproceso prácticamente desarrollado en su totalidad por la unidad financiera del municipio y como su nombre lo indica su objetivo es hacer efectivo el pago a la ARS. L i q u i d a c i ó n d e c o n t r a t o s : En este subproceso se verifica el estado final de los compromisos contractuales de las ARS con el ente territorial, para lo cual se verifica el consolidado de novedades del periodo de contratación y el consolidado de interventoría de P y P, este ultimo para determinar el cumplimiento de la inversión en actividades de promoción y prevención. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 5. Diagrama 5. Línea base del proceso financiero

Proveedores •Nivel central. •ARS. •Proceso de afiliación y contratación. •Proceso de interventoría. Inputs •Certificado de ingresos. •Cuentas de cobro por parte de la ARS. •Informe de interventoría inicial de contratos •Informe de interventoría de novedades

Clientes Fuentes de financiación

Nivel central Certificado de ingresos Presupuestación de recursos

Interventoría inicial de contratos Afiliación y contratación Interventoría de novedades

•ARS •Entes de vigilancia y control

Consignación de recursos

Recursos presupuestados

Recepción de ingresos

Recursos disponibles

Output

Requisitos verificados Autorización del primer desembolso

Autorización de pago

Afiliados contratados

Novedades avaladas

Desembolsos

ARS

Realización desembolsos Autorización de desembolsos bimensuales Autorización de pago

Cláusulas contractuales

Estado de la cuenta Liquidación de contratos Informe consolidado Interventoría PyP

Si ¿Existe saldo a favor de la ARS ?

No

Cuentas por cobrar

•Desembolsos a las ARS •Contratos liquidados

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6.3.1 P r e s u p u e s t a c i ó n d e r e c u r s o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol Base documental y de soporte

N N oo

1

2

3

4

5

6 7

8

9

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Recibir certificado de recursos ICN.

Recibir certificado presupuestal de la seccional departamental Elaborar presupuesto anual de la Secretaría de salud Concertar presupuesto con las demás entidades del orden local. Presentar al concejo municipal para aprobación. Aprobar presupuesto R EMITIR COPIAS del presupuesto aprobado Registrar el presupuesto aprobado en el sistema. Programar ingresos y egresos de recursos

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll ss uu bb pp rr oo cc ee ss oo Establecer los recursos disponibles para la ejecución de actividades del régimen subsidiado en el municipio. Alcaldía, Secretaría de Salud, Secretaría de Hacienda, Secretaria de Planeación, Concejo municipal. Los recursos comprometidos pueden verse afectados por reducciones, suspensiones o retrasos en los giros. Registrar en las diferentes áreas del municipio el presupuesto aprobado para su seguimiento. Presupuesto aprobado. Oficio remisorio.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Alcalde, Secretario de planeación, Jefe de presupuesto /Alcaldía, Secretaría de planeación, Secretaría de Hacienda Secretario de salud/ Secretaría de salud

Secretario de salud/ Secretaría de salud

Secretario de salud, Secretario de planeación/ Secretaría de salud, Secretaría de planeación Alcalde /Alcaldía

Concejales/ Concejo Municipal Secretario de Hacienda/ Secretaría de Hacienda Auxiliar de presupuesto / Secretaría de Hacienda

Auxiliar de presupuesto / Secretaría de Hacienda

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn El Alcalde recibe de nivel central el certificado de ingresos que recibirá el municipio durante el periodo por concepto de ICN. Este certificado es estudiado por el secretario de planeación y el jefe de presupuesto, quienes aplican la ley 60 y establece el monto de ICN correspondiente a salud el cual es enviado al Secretario de Salud mediante oficio. Recibe de la seccional departamental el certificado de recursos del FOSIGA, del situado fiscal y rentas cedidas que se pueden comprometer

El Secretario de Salud elabora el plan anual de la Secretaría con base en la información del certificado de ingresos y de los demás recursos que puedan estar disponibles en el municipio (recursos propios). El plan de presupuesto de la secretaría de salud es discutido con la Secretaría de Planeación y las demás entidades del municipio para su concertación antes de ser presentado ante el Concejo Municipal.

El presupuesto es presentado por el Alcalde ante el Concejo Municipal. Los concejales discuten y aprueban el presupuestos realizando los ajustes a los que haya lugar. Los concejales, mediante sesiones estudia y aprueban el presupuesto. El presupuesto aprobado es remitido a la Secretaría de Hacienda El Secretario de Hacienda remite copia del propuesto aprobado a las dependencias del municipio y presupuesto para su registro. El presupuesto aprobado por el Concejo Municipal es registrado en el sistema por el auxiliar de presupuesto de la Secretaría de Hacienda Realiza una programación de las fechas en que se proyecta recibir los ingresos y en las que se deben realizar los diferentes pagos.

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6.3.2 R e c e p c i ó n d e i n g r e s o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

1

Establecer cuentas para consignación de recursos e informar.

2

Recibir soporte de ingresos.

3 4 5

6

Elaborar boletín de ingresos. Registrar ingreso en el sistema Realizar el registro contable de los ingresos Revisar periódicamente los ingresos registrados.

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Establecer el mecanismo de registro y recepción de ingresos y de la disponibilidad de los mismos para los pagos de los compromisos adquiridos en general por el municipio y en particular por la Secretaría de Salud (pago a ARS). Secretaría de Hacienda (Tesorería) Auxiliar de tesorería, Secretario de Hacienda. Mantener fondos en Instituciones Financieras poco sólidas Vigilar la solvencia económica de instituciones financieras en las que se tiene las cuentas bancarias. Boletín de ingresos. Soportes de ingresos

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

Secretario de Hacienda, Auxiliar tesorería/ Secretaría de Hacienda

De acuerdo con la solicitud de la Secretaría de Salud establecen la cuenta o cuentas en las que se recibirán los ingresos al igual que las cuentas en las que se giran los recursos cuando se realicen los pagos, e informa al Secretario de Salud y a las entidades que giran los recursos.

Secretario de Hacienda, Auxiliar tesorería/ Secretaría de Hacienda Auxiliar contable/ Secretaría de Hacienda Auxiliar presupuesto/ Secretaría de Hacienda

Recibe los soportes de las consignaciones realizadas por las instituciones que giran los recursos y que han sido reportados por el banco o los bancos donde se tienen las cuentas. Elabora el boletín de ingresos cuando estos se produzcan, estableciendo cuales de estos corresponden al sector de salud en general y al régimen subsidiado en particular. Registra el ingreso recibido con el fin de establecer que recursos se encuentran disponibles para realizar los pagos.

Auxiliar contable/ Secretaría de Hacienda

Realiza el registro contable de los ingresos para mantener actualizados los libros

Auxiliar tesorería/ Secretaría de Hacienda

Periódicamente ( se sugiere una vez al mes como mínimo) revisa en las corporaciones bancarias donde se tienen las cuentas, el estado de ingreso y egreso de las mismas

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6.3.3 A u t o r i z a c i ó n p r i m e r d e s e m b o l s o FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Autorizar el pago del primer desembolso a las ARS previo cumplimiento de los requisitos contractuales especialmente de la presentación de la red de servicios, póliza de reaseguro, póliza de garantía y plan anual de promoción y prevención.

Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

Secretaría de Salud. La documentación presentada por las ARS puede presentar inconsistencias. Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. No autorizar el pago del primer desembolso hasta que la ARS cumpla con la presentación de todos los requisitos Informe interventoría inicial de contratos. Informe de interventoría de P y P. Cuenta de cobro. Cuadro financiero. Autorización y/o orden de pago.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Las ARS entregan la cuenta de cobro la cual es revisada por el Secretario de Salud quien verifica el cumplimiento de los requisitos contractuales para lo cual se remite a los resultados de la interventoría inicial de contratos y de la auditoria de promoción y prevención (ver proceso de AUDITORIA) Revisa el monto total del contrato y lo divide por seis para establecer el valor del primer desembolso, el cual registra en el cuadro financiero que respalda la orden o autorización de pago.

1

Revisar cuenta de cobro e informes de auditoria.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

2

Establecer monto del primer desembolso.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

3

Elaborar orden y/o autorización de pago.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

El Secretario de Salud o el designado para esta labor, elabora el certificado de autorización u orden de pago por el monto a pagar.

4

Firmar y remitir a dirección financiera.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Dependiendo del municipio, el director local firma la autorización de pago o la hace firmar por el alcalde (dependiendo de quien sea el ordenador del gasto), y lo remiten a la Secretaría de Hacienda para que allí se realicen las demás actividades tendientes a realizar el pago efectivo a la ARS

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6.3.4 A u t o r i z a c i ó n d e d e s e m b o l s o s b i m e s t r a l e s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

1

Recibir y verificar cuenta de cobro frente a novedades avaladas.

2

Establecer valor a pagar.

3 4

Elaborar orden y/o autorización de pago. Firmar y remitir a unidad financiera.

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Autorizar el pago de los desembolsos a las ARS previa verificación del informe de interventoría de novedades Secretaría de Salud. La cuenta de cobro entregada por las ARS pueden presentar inconsistencias. Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. Informe de interventoría de novedades Cuenta de cobro. Cuadro financiero. Autorización y/o orden de pago.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

El Secretario de Salud, verifica la orden de pago recibida por parte de la ARS contra el informe de interventoría de novedades

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Establece el valor a pagar multiplicando el valor de la UPC vigente por el número de afiliados carnetizados determinados en el informe de interventoría de novedades Elabora la autorización de pago con el valor del monto a pagar para cada ARS Firma la autorización de pago y lo remiten a la Secretaría de Hacienda para que allí se realicen las demás actividades tendientes a realizar el pago efectivo a la ARS

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6.3.5 R e a l i z a c i ó n d e d e s e m b o l s o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

Medidas y políticas de autocontrol

Base documental y de soporte

N N oo 1

2

3 4 5

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Recibir y clasificar autorización de pago. Verificar conformidad de la información del giro presupuestal Registrar en el sistema y generar orden de pago. Imprimir y remitir para firma Realizar registro contable.

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Garantizar el pago de la UPC-S correspondientes a cada ARS de conformidad con la normatividad vigente. Secretaría de Salud, Secretaría de Hacienda Municipal. Secretario de Salud, coordinador de aseguramiento, auxiliar de presupuesto, auxiliar de contabilidad, tesorera , auxiliar de tesorería. Que los comprobantes elaborados contengan errores, enmendaduras o inconsistencias. Que no coincidan los débitos y los créditos. Pérdida en el transporte de cheques. Autorización de movimiento de fondos entre Entidades Financieras por parte del Ordenador del Gasto. Refrendación de cheques y los documentos mediante los cuales se efectúen movimientos en las cuentas bancarias donde se manejen los recursos del régimen subsidiado en salud. Establecer un mecanismo de coordinación entre tesorero y secretario de salud para optimizar el pago a las ARS. Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. Autorización y/o orden de pago. Comprobante de Cheque expedido. Planilla de giro. Autorización Transferencia de Fondos. Cheques. Autorización Débito a Entidades Bancarias. Comprobante de Transferencia a Bancos. Volante de Consignación.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Jefe de presupuesto, Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda. Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda.

Registra en el sistema la información y genera la orden de pago para la firma del secretario de salud.

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda Auxiliar contable/ Secretaría de Hacienda

Imprime y remite para la firma del ordenador del gasto. Una vez firmada la orden de pago pasa a contabilidad En contabilidad, el auxiliar revisa la orden de pago firmada, realiza el registro contable de la información del giro y remite a tesorería (Actividad 7). El auxiliar contable actualiza el estado de cuenta de cada ARS en el sistema contable, actividad que también realiza el coordinador de aseguramiento en la secretaría de salud. Esta información es de utilidad para la liquidación de contratos Revisa la orden de pago, de acuerdo a la manera como se realizara el pago se determina: Pasar a la actividad 9 para pagos con cheque Pasar a la actividad 12 para pagos por consignación. El auxiliar de tesorería elabora el cheque o cheques correspondientes para el pago de la ARS dependiendo de las fuentes de financiación que apliquen en el municipio El cheque es revisado por la tesorera quien lo firma y remite al auxiliar de caja para su entrega.

Actualizar estado de cuenta.

Auxiliar contable, Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Hacienda, Secretaría de salud

7

Revisar orden de pago

Tesorero/ Secretaría de Hacienda

9

Elaborar cheque.

Auxiliar de tesorería/ Secretaría de Hacienda

10

Revisar y firmar cheque.

Tesorero/ Secretaria de Hacienda

11

Entregar cheque.

13 14 15

16

Elaborar planilla de giro. Revisar y firmar planilla de giro. Remitir planilla de giro al banco. Entregar comprobante de consignación. Generar reporte de pago.

El Jefe de presupuesto recibe las autorizaciones de pago firmadas. Estas son clasificadas por la auxiliar para establecer a que disponibilidades presupuestales y/o rubros a los que pertenecen. Verifica la información de la conformidad del giro presupuestal, es decir, si existen los recursos para realizar el pago y estos están respaldados por el registro presupuestal correspondiente.

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda.

6

12

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

Secretaria tesorería/ Secretaría de Hacienda Auxiliar de tesorería/ Secretaria de Hacienda Tesorera, Mensajero/ Secretaría de Hacienda Mensajero/ Secretaría de Hacienda

Entrega el cheque cuando la persona asignada por la ARS efectúa el cobro Elabora la planilla de giro para el banco respaldada por las diferentes órdenes de pago que la conforman y lo entrega a la tesorera para su revisión y firma. La tesorera revisa y firma la planilla de giro y la entrega al mensajero para que la lleve a las instituciones financieras donde se tienen las cuentas. La planilla de giro firmada y debidamente soportada se remite al banco para que se realice la consignación respectiva.

Mensajero/ Secretaría de Hacienda

Entrega a la ARS el comprobante de consignación respectivo.

Secretario de Salud/ Secretaría de salud

Cuando sea solicitado, el Secretario de Salud elabora el informe de pago realizado a las ARS para lo cual solicita a la Secretaría de Hacienda los comprobantes de pago realizados.

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6.3.6 L i q u i d a c i ó n d e c o n t r a t o s FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Garantizar que el contrato culmine a satisfacción para ambas partes de conformidad con la normatividad vigente y al Objetivo: cumplimiento de las cláusulas contractuales especialmente el porcentaje de inversión en el programa de promoción y prevención. Dependencias y cargos que Secretaría de Salud, Secretaría de Hacienda intervienen Director Local, asistente de presupuesto. Inconsistencias en los informes de interventoría. Riesgos Inconsistencias en la información financiera que posee la Secretaría de Hacienda y la que posee la Secretaría de Salud con respecto a la ejecución de los contratos con las ARS Medidas y políticas de Verificar en forma manual las liquidaciones para giros. autocontrol Efectuar cruces de información entre la Dirección Local y la Secretaría de Hacienda (presupuesto y contabilidad) Cuadros financieros para contratación y giros a la ARS. Acta de liquidación. Base documental y de soporte Informes de interventoría de Novedades. Informe de interventoría de P y P.

N N oo 1

2

3 4 5

A A cc tt ii vv ii dd aa dd Recibir última cuenta de cobro. Verificar contra consolidado de interventoría de novedades. Verificar contra consolidado de interventoría de P y P. Solicitar a Hacienda el estado de las cuentas Entregar estado de cuentas solicitado

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Hacienda/ Secretaría de Hacienda

6

Verificar estado de cuenta.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

7

Elaborar acta de liquidación.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

8

Concertar contenido del acta de liquidación

9

Firmar acta de liquidación.

10

Legalizar en oficina jurídica y remitir a financiera

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

11

Determinar saldo

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Salud

12

13

14 15 16

Dirigir a desembolso

Secretario de Salud, Representante ARS/ Secretaría de salud, ARS Alcalde, Representante ARS/ Alcaldía ARS

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Salud

Establecer excedente para liberar recursos o eliminar reservas

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Salud

Elaborar cuenta de cobro Elaborar proyecto para liberar recursos Incorporar mediante

Auxiliar de Tesorería/ Secretaría de Hacienda Secretario de Hacienda/ Secretaría de Hacienda Auxiliar de presupuesto/

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Recibe y verifica la última cuenta de cobro presentada por la ARS. Verifica la última cuenta de cobro contra el informe consolidado de interventoría de novedades. ( Ver interventoría de novedades) El Secretario de Salud verifica la última cuenta de cobro contra el informe consolidado de interventoría de P y P, observando el cumplimiento de la inversión del 10% de las UPC-S en actividades de promoción y prevención. Solicita a Hacienda el estado de cuenta de cada contrato para compararlo con la información financiera que tiene la Secretaría de Salud. Envía al secretario de salud la información solicitada Cruza la información del estado de cuenta del contrato entregada por contabilidad, ( el cual es solicitado con anterioridad) con la información financiera disponible en el archivo de la Secretaría de Salud, realizando los ajustes a los que haya lugar. Elabora el documento de acta de liquidación el cual se complementa con la información financiera generada en el periodo. De igual manera se cita a al ARS para concertar el contenido final del acta de liquidación del contrato. Cita al representante de la ARS para concertar el contenido del acta de liquidación realizándose los ajustes a los que haya lugar. El alcalde y el representante de la ARS firman el acta de liquidación del contrato una vez las dos partes estén de acuerdo con el documento final. Legaliza el acta de liquidación del contrato en oficina jurídica del municipio y remite copia a la Secretaría de Hacienda (oficina de presupuesto) y autorización y/o orden de pago, para que se efectúen las actividades financieras correspondientes de acuerdo a la ejecución de los recursos disponibles y cumplimiento de las cláusulas contractuales. Determina el saldo del contrato y establece: Pasar a la actividad 11 si el saldo es a favor de la ARS Pasar a al actividad 12 si el saldo es a favor del municipio o existen recursos sin ejecutar Registra el saldo a pagar a la ARS y continúa con el subproceso realizar desembolso. Establece el excedente de recursos y si estos se pueden liberar o las reservas tienen que ser eliminadas, de igual manera se elabora memorando y se remite al área apropiada (tesorería o cartera), para que se realice la correspondiente cuenta de cobro a la ARS que adeude (actividad 13) y determina: Pasar a la actividad 14 si los recursos son de la vigencia. Pasar a la actividad 16 si los recursos no son de la vigencia. Elabora la cuenta de cobro a las ARS por el monto que estas le adeuden y las remiten a las mismas. Se elabora y presenta un proyecto al Concejo Municipal, donde se estudia el caso y establece cómo se pueden incorporar los recursos. De acuerdo con la decisión tomada por el Concejo el auxiliar de presupuesto incorpora

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N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd adición o sustitución

17

Eliminar reservas.

18

Elaborar informe.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretaría de Salud Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Salud

los recursos mediante adición o sustitución.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Elabora el informe de liquidación de los contratos para lo cual solicita la información generada por la Secretaría de Hacienda. El informe una vez elaborado se remite a las instituciones solicitantes y se archiva copia del mismo para su seguimiento posterior.

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn

En el caso de que los recursos no pertenezcan a la vigencia se eliminan las reservas.

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6.4 I n d i c a d o r e s d e s e g u i m i e n t o y control del proceso de financiero 6.4.1

Indicadores de productividad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

† Uso del recurso por subproceso Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada subproceso por el total de horas de aplicación de cada uno de los recursos. Uso del recurso i subproceso de presupuestación de recursos

=

Número de sesiones para aprobación del presupuesto Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de recepción de ingresos

=

Número de veces en que se recibieron ingresos Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de autorización primer desembolso

=

Total de primeros desembolsos autorizados Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de autorización desembolsos bimestrales =

Total de desembolsos bimestrales autorizados Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de realización de desembolsos

=

Total de desembolsos realizados Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de liquidación de contratos

=

Total de contratos liquidados Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

6.4.2

Indicadores de oportunidad

† Oportunidad en el pago a las ARS Mide la relación en términos de tiempo entre la fecha en que la ARS radica la cuenta de cobro y la fecha en que efectivamente se realiza el pago. Se toma como tiempo máximo de comparación 60 días establecidos por ley. Oportunidad en el pago a la ARS = Fecha de pago – Fecha de radicación de la cuenta de cobro

† Oportunidad en la liquidación de contratos Mide la relación en términos de tiempo entre la fecha en que finalizó el contrato y la fecha en que realmente se realiza la liquidación. Se toma como tiempo máximo de comparación los 90 días establecidos por ley. Oportunidad en la liquidación del contrato = Fecha de liquidación – Fecha de terminación del contrato

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6.4.3

Costo unitario

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos. Costo unitario subproceso de presupuestación de recursos

=

Costo total subproceso de presupuestación de recursos Número de sesiones para aprobación del presupuesto

Costo unitario subproceso de recepción de ingresos

=

Costo total subproceso de recepción de ingresos Número de veces que se recibieron ingresos

Costo unitario subproceso de autorización primer desembolso

=

Costo total subproceso de autorización del primer desembolso Número de primeros desembolsos autorizados

Costo unitario subproceso de autorización desembolsos Costo total subproceso de autorización de desembolsos bimestrales = bimestrales Número de desembolsos bimestrales autorizados Costo unitario subproceso de realización de desembolsos = Costo unitario subproceso de liquidación de contratos

=

Costo total subproceso realizar desembolsos bimestrales Número de desembolsos realizados Costo total subproceso de liquidación de contratos Número de contratos liquidados

6.5 P e r f i l e s p o r c o m p e t e n c i a s p a r a e l p r o c e s o f i n a n c i e r o 6.5.1 P e r f i l d e l p r o f e s i o n a l d e l p r o c e s o f i n a n c i e r o A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss ((¿¿Q Quuéé ddeebbee hhaacceerr??)) • Elaborar presupuesto anual para salud del municipio • Concertar y presentar presupuesto para aprobación • Autorizar pagos para garantizar el desembolso tendiente a realizar cargos efectivos para la ARS. • Liquidar contratos

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Conocimiento matemáticos, manejos de flujos de caja, contabilidad • Manejo de hojas de cálculo • Conocimiento legal y del sistema de salud. • Conocimientos para realizar ajustes presupuestales • Técnicas de negociación • Conocimiento en elaboración y evaluación de proyectos. • Conocimiento de normas vigentes y procedimientos de liquidación de un contrato.

C C oo m m pp ee tt ee nn cc ii aa ss bb áá ss ii cc aa ss • Conocimientos técnicos y prácticos: Posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

Producto Producto final final Variables Variables de de desempeño desempeño • Desembolsos autorizados.

• # de día transcurridos entre la recepción de las novedades y la autorización para los pagos. • # de contratos liquidados dentro de los tres meses siguientes a la finalización del contrato • # Total de contratos a liquidar

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7

INTERVENTORÍA

7.1 D e f i n i c i ó n El proceso de interventoría hace referencia a los aspectos atinentes a las funciones de inspección, vigilancia y control del régimen subsidiado competencia tanto de los departamentos como de los municipios. El término vigilancia se entiende como el conjunto de acciones encaminadas a velar por el adecuado desarrollo del sistema, en especial aquellas que garanticen y velen por la organización, los recursos asignados los servicios de salud óptimos y eficaces; el término inspección entendido como el conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación del desarrollo del sistema que sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera, y el término control, entendido como la competencia encaminada a instruir, asesorar, prevenir y corregir u ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación. El nivel departamental en materia de régimen subsidiado y respecto de los municipios certificados como descentralizados debe vigilar la adecuada implementación del régimen subsidiado, realizando seguimiento a los concursos, la inscripción de ARS, la selección y afiliación a las ARS de los beneficiarios de subsidios, la correspondencia entre el POS-S y el contratado, así como su cumplimiento, la prestación de los servicios no cubiertos en el POS-S con cargo a los recursos de oferta y el diseño de mecanismos que permitan verificar los deberes de los usuarios. Respecto de los municipios no certificados, como descentralizados, debe vigilar la adecuada implementación del régimen subsidiado mediante la realización de procesos transparentes, verificar el proceso de selección de beneficiarios de los subsidios, la supervisión de la no violación del principio de la libre escogencia, la correspondencia entre el plan de beneficios contratado y el legalmente establecido y su cumplimiento. La prestación de servicios no cubiertos en el POS-S y el diseño de mecanismos que permitan verificar los deberes de los usuarios. Se debe comprobar en las instituciones hospitalarias que con cargo a los recursos de oferta se presten los servicios de salud no cubiertos por el POS-S a los afiliados. En materia de control de gestión de recursos financieros debe supervisar el recaudo de las rentas seccionales con destinación específica para salud, velar por el eficiente y oportuno pago de los compromisos adquiridos con las IPS. La realización de la interventoría de los contratos tiene dos estrategias: interna o externa. La interna es la que se realiza de manera directa con funcionarios de la entidad contratante y la externa a través de la personas naturales o jurídicas. En este último caso debe celebrarse un contrato y por lo tanto implica, dependiendo del monto del mismo, procesos licitatorios y de selección de contratistas. Además, implica para la entidad territorial un proceso de interventoría a dicho contrato. En el régimen subsidiado pueden identificarse varios momentos (subprocesos) de la interventoría, que tienen estricta relación con los acuerdos contractuales, a saber: La interventoría inicial de los contratos, relacionada con las funciones de requerimiento y verificación de requisitos para la contratación tales como: los contratos de prestación de servicios con la RED, entrega de la Póliza de Alto costo de la población afiliada y la Póliza de garantía, el estado de cartera con las IPS públicas, El Plan de prevención y promoción. La interventoría de promoción y prevención, consistente en la solicitud, recepción y verificación del informe cuatrimestral de actividades de promoción y prevención realizado por las administradoras del régimen y su

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constatación respecto al plan aprobado al inicio de la contratación. Así mismo, la verificación del cumplimiento de inversión en estos servicios del 10% de la UPC-S. La interventoría de novedades hace referencia a la solicitud, recepción y verificación bimensual del reporte de novedades generados por las ARS respecto a los afiliados carnetizados, fallecidos, nacimientos, traslados de régimen, traslados de ARS o traslados de municipios. Este se constituye en un requisito para los desembolsos bimestrales. La interventoría de seguimiento: En este subproceso se incluye la denominada en algunos territorios como “interventoría en salud” y que se refiere al seguimiento de la prestación de servicios contenidos en el POSS, la contratación obligatoria del 40% de la UPC-S con la red pública y le denominada “interventoría financiera” la cual hace referencia al seguimiento del margen de solvencia, a los pagos oportunos a las redes de servicios y desde los departamentos, el seguimiento de los desembolsos bimestrales por parte de los municipios a las ARS.

7.2 M a r c o r e g u l a t o r i o N N oo rr m m aa Decreto 1895 de 1994, Art. 26

Acuerdo 77 de 1997, Art. 35, 36, 38

Circular 04-56 de 1998

Circular 018– 074 de 1998

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Establece que en todos los contratos se instaure un sistema de interventoría médica el cual debe ser provisto por las direcciones seccionales distritales o municipales de salud en caso de que los Municipios no pudieran hacerlo. Además, determina realizar los pagos bimestrales, previa presentación de cuenta de cobro e informe bimensual en donde se detalle el nombre de los beneficiarios, clase y cantidad de acciones de salud realizadas, relación de quejas de los usuarios, evaluación y sugerencias del órgano de control interno y del auditor médico designado para el efecto. Determina como obligación de las entidades territoriales el supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones a cargo de las ARS. Para su cumplimiento se deberá establecer una interventoría externa o interna y remitir el informe de interventoría a los Departamentos cuando sea procedente y a la Superintendencia Nacional de Salud. También establece una verificación de la ejecución del contrato una vez finalizado el período, por parte de las entidades territoriales, teniendo en cuenta el número real de carnetizados y el valor de la UPC. Como mecanismo para el seguimiento define el reporte bimestral de novedades a las Direcciones Distritales, Locales o Seccionales de Salud, donde conste el comportamiento de los afiliados a la respectiva Administradora, en virtud de los contratos suscritos con las entidades territoriales. Se especifican los datos que deben ser reportados en las novedades como son el nombre y la identificación de los afiliados que: se trasladaron al régimen contributivo, de los afiliados fallecidos, hijos recién nacidos de los afiliados y de los afiliados que se trasladan de municipio. Además, se determina que el pago a las ARS se hará de conformidad con la información del reporte de novedades y que el reconocimiento de la UPC-S adicional por los nacimientos debe soportarse con el registro civil. Corresponde al Ministerio de Salud definir el formato único para el reporte de novedades, el cual deberá adoptar las ARS. Preceptuó como obligaciones especiales del departamento, el realizar el seguimiento de los contratos con las ARS para garantizar su cumplimiento de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Superintendencia; supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales de la ARS y realizar su interventoría según lo estipulado en el artículo 38 del Acuerdo 77. Debe reportar a la Superintendencia Nacional de Salud por lo menos cada seis meses. Además, deberá verificar su ejecución una vez finalizado el período de contratación. Establece que todos los contratos donde se comprometan recursos públicos deben ser objeto de una interventoría por parte de las entidades territoriales contratantes. Dicha interventoría debe realizarse sobre el cumplimiento del objeto del contrato y las obligaciones de las partes. Se clarificaron los aspectos que deberían ser tenidos en cuenta para una correcta interventoría así: Garantía de acceso a los servicios antes de la carnetización. Verificar si los afiliados podían acceder a los servicios antes de la entrega del carné. Para ello se debería comprobar si las instituciones prestadoras de servicios de salud tenían los listados de afiliados suministrados por las ARS en los cinco primeros días de iniciado el período. Carnetización entendida como el mecanismo que tienen los usuarios para acceder a los servicios y la identificación como afiliados. Los carnés deben ser entregados en los primeros 30 días de ejecución del contrato y una vez vencido este plazo sólo se reconocerán UPC-S a partir de la entrega del carné. Para verificar este punto las ARS deben hacer entrega a las entidades territoriales del primer informe de carnetización a más tardar 45 días después de haberse iniciado el período de contratación. Red prestadora de servicios. Las ARS deben contratar una red prestadora de servicios para garantizar la prestación de servicios contenidos en el POS-S. Esta red debe estar debidamente registrada indicando los niveles de complejidad suficientes, capacidades, condiciones de acceso favorable. Para tal efecto se deberá remitir por parte de las ARS los contratos suscritos con cada institución a la entidad territorial. Sistema de referencia y contrarreferencia. Las ARS deben tener diseñado y operando un sistema de referencia y contrarreferencia para la prestación de servicios en todos los niveles de complejidad, el cual debe considerar los siguientes aspectos: 1) referencia a las instituciones del municipio según el nivel de atención que requieran los pacientes. 2) Referencia a las IPS públicas o privadas para los eventos no garantizados en el POS-S. 3) Referencia a otros Municipios cuando los eventos no puedan ser atendidos en el lugar de residencia. Las ARS deben garantizar los medios necesarios y oportunos para el transporte de pacientes. Sistema de atención e información al usuario que permita la atención de quejas y reclamos en los Municipios donde residan los usuarios. Póliza de alto costo. Se debe verificar que las pólizas de reaseguros de alto costo, sean globales o no, especifiquen el número de afiliados asegurados por cada Municipio y el tiempo de aseguramiento. Medición de satisfacción a l usuario.

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N N oo rr m m aa

II m m pp ll ii cc aa cc ii óó nn ee nn ee ll pp rr oo cc ee ss oo .. Pagos de las entidades territoriales a las ARS. Pagos de las ARS a las IPS. Que estos se realicen en los plazos establecidos en los contratos según la modalidad, las fechas y formas de facturación. Verificación de gastos mínimos en promoción y prevención.

7.3 L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e i n t e r v e n t o r í a La línea base del proceso de Interventoría se construyó a partir de los subprocesos que se observan el diagrama 6. Diagrama 6. Línea base del proceso de Interventoría

Proveedores •ARS ARS

Inputs •Póliza de garantía •Póliza de reaseguro •Red de servicios •Plan anual de actividades PyP •Informe de novedades •Informe de financiero •Reporte trimestral de actividades de PyP

Póliza de reaseguro Póliza de garantía Requisitos Red de servicion Interventoría verificados inicial de contratos

Plan anual d e actividades de P y P

Novedades reportadas en el periodo

Informe financiero otros informes de seguimiento

Autorizar primer desembolsos

Plan de P y P Interventoría de aprobado PyP

Interventoría de novedades Novedades avaladas

Interventoría de seguimiento

Clientes •Instituciones de vigilancia y control •ARS Output •Informes de interventoría •Compromisos de mejoramiento y ajuste.

Consolidado de auditoria de P y P Autorizar desembolsos bimensuales

Liquidación de contratos Consolidado de auditoria Novedades

Consolidado auditoria de seguimiento

Compromisos de ajuste ARS

L a i n t e r v e n t o r í a i n i c i a l d e c o n t r a t o s : Corresponde básicamente a una verificación de los requisitos necesarios para realizar el perfeccionamiento del contrato. I n t e r v e n t o r í a d e n o v e d a d e s : Este subproceso alimenta al proceso de autorización de desembolsos y consiste en la verificación de las novedades reportadas por la ARS. I n t e r v e n t o r í a d e p r o m o c i ó n y p r e v e n c i ó n : Consiste en la revisión y verificación de los informes de actividades de promoción y prevención efectuados por las ARS que son presentados trimestralmente. I n t e r v e n t o r í a d e s e g u i m i e n t o : Este subproceso se plantea como una verificación periódica de los requisitos exigidos a iniciar la contratación de la ARS como es vigencia de los contratos con las IPS, pólizas, entre otros.

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7.3.1 I n t e r v e n t o r í a i n i c i a l d e c o n t r a t o s Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas de autocontrol Base documental y de soporte

N N oo

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn D D ee ll PP rr oo cc ee ss oo Verificar el cumplimiento y calidad inicial de los requisitos contractuales presentados por las ARS. Secretaría de Salud. Secretario de Salud. No contar con el personal capacitado para realizar la supervisión Que los datos que se reciben estén incorrectos y no se verifiquen Que no se confronten los datos presentados con verificaciones permanentes. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones inconsistentes. Cumplir con la normatividad legal que rige la supervisión de contratos. Red de servicios. Póliza de garantía. Póliza de reaseguro. Informe interventoría.

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

1

Recibir y revisar red de servicios y pólizas presentadas por la ARS.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

2

Confrontar documentación contra lineamientos del contrato.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

3

Realizar verificación de campo

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

4

Generar reporte y remitir copia a ARS

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Recibe de la ARS la red de servicios y las pólizas las cuales deben ser presentadas máximo cinco días después de dar por iniciado el contrato. De igual manera se verifica la vigencia de la autorización emitida por la Supersalud a la ARS y paz y salvo en los pagos a las IPS del periodo de contratación anterior. Confrontan la documentación presentada por la ARS contra los lineamientos del contrato (en especial la cláusula sexta) verificando su veracidad y calidad y determinando: Pasar a la actividad 3 si es necesario realizar verificación en campo. Pasar a la actividad 4 si no es necesario realizar verificación en campo Prepara y realiza el operativo de campo en las IPS que conforman la red de servicios presentada por la ARS verificando que efectivamente las IPS contratadas cumplen con las exigencias de calidad, que posea autorización vigente, licencia de funcionamiento, licencia sanitaria entre otras y que los servicios contratados son los presentados por la ARS (pasa a la actividad 4). Elabora el informe de interventoría inicial de contratos y los remiten a la ARS para que realicen los ajustes a los que haya lugar. El informe de interventoría inicial de contratos alimenta el subproceso de determinar primer desembolso, pues no se autoriza el primer desembolso hasta que la ARS cumpla a cabalidad con los requisitos verificados en esta interventoría (ver proceso financiero)

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7.3.2 I n t e r v e n t o r í a d e n o v e d a d e s FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Mantener información actualizada de los afiliados de cada ARS, llevar el control de las diferentes novedades presentadas por las ARS y servir de base para la autorización de desembolsos. Secretaría de Salud. Secretario de Salud, Coordinador de Aseguramiento. Que la información presentada por las ARS sea inconsistente o no veraz

Objetivo:

Dependencias y cargos que intervienen: Riesgos: Medidas y políticas de Verificar que los informes se presenten debidamente diligenciados y que los soportes no presenten inconsistencias autocontrol: Informe de novedades presentado por la ARS. Base documental y de Informe de interventoría de novedades. soporte Formatos únicos de novedades diligenciados.

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa

1

Recibir informe de novedades y verificar soportes.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

2

Informar a ARS para corrección.

3

Recibir y validar correcciones

4

Avalar novedades.

5

Cruzar contra novedades reportadas por otras ARS.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

6

Elaborar listados de afiliados no encontrados por la ARS.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

7

Establecer compromisos con las ARS.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

8

Elaborar informe de interventoría y archivar

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Recibe de las ARS los paquetes de novedades con sus respectivos disquetes, y los radica en el libro de control, verificando los soportes presentados y determina: a) Pasar actividad 2 si se presenta alguna inconsistencia en las novedades presentadas por la ARS b) Pasar a la actividad 4 si no se presenta ninguna inconsistencia. Elabora y remite oficio, donde informa de las novedades inconsistentes para que la ARS haga las correcciones del caso. Recibe de las correcciones presentadas por la ARS y las valida (pasa a actividad 5) Las novedades que no presenten inconsistencia se avalan, actualizando la información de la base de datos de afiliados Realiza el cruce de información de las novedades presentadas por las diferentes ARS con el fin de detectar duplicidades. Elabora un listado de los afiliados no carnetizados y que no han sido encontrados con el fin de permitir la utilización de estos cupos para lo cual se publica un edicto de eliminación de la base de afiliados. (ver proceso de selección y priorización de beneficiarios) Establece los compromisos necesarios para mejorar el proceso de manejo de novedades y las comunica a la ARS. Esta actividad se puede realizar a través de vía telefónica, de manera escrita o citando a las ARS. Elabora informe de la interventoría realizada, el cual es insumo para el subproceso de determinación y autorización de desembolsos bimestrales (ver descripción del subproceso), cuando es solicitado lo remite a las instituciones interesadas, de igual manera archiva copia para su control y seguimiento posterior.

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7.3.3 I n t e r v e n t o r í a d e P y P Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos Medidas y políticas autocontrol Base documental y soporte

de

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Realizar el seguimiento a las actividades de promoción y prevención realizadas por las ARS frente a las planeadas, verificando el cumplimiento del porcentaje de inversión en este tipo de actividades. Secretaría de Salud. Coordinador de Aseguramiento, Secretario de Salud (Interventor). La información presentada por las ARS puede ser inconsistente o carecer de veracidad. Realizar las verificaciones en campo que permitan determinar que las actividades de P y P realmente se estén realizando. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones encontradas. Verificar que tanto el plan como los informes de P y P se encuentren debidamente diligenciados

de Plan anual de actividades P y P presentada por la ARS. Formato único de ejecución de actividades P y P (informe trimestral de actividades)

1

Definir actividades prioritarias de P y P.

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

2

Recibir y estudiar plan anual.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Remitir ARS para su corrección. Recibir y estudiar plan corregido.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

5

Aprobar plan.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

6

Recibir y revisar reporte trimestral de actividades P y P.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

7

Efectuar visita de campo.

8

Realizar acta de visita.

9

Confrontar cobertura alcanzada contra planeada.

N N oo

3 4

10

11

12

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

Establecer comunicación con ARS para ajustes. Realizar informe de interventoría para el periodo. Elaborar informe anual.

Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud Coordinador de aseguramiento/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Define las actividades de P y P que además de las definidas por ley sean prioritarias para el municipio, realizando el requerimiento correspondiente a las ARS Recibe el plan anual de actividades de P y P presentados por la ARS y determina: a) Pasar a la actividad 2 si el plan presentado por la ARS no cumple con los requisitos de ley y/o las actividades definidas como propias para el territorio. b) Pasar a la actividad 4 si el plan presentado por la ARS cumple con los requisitos de ley y/o las actividades definidas como propias para el territorio.. Devuelve a la ARS el plan anual de actividades P y P para su corrección. La ARS envía el plan corregido, el cual es verificado y validado por el Secretario de Salud frente al diagnostico epidemiológico. Aprueba el plan de actividades de promoción y prevención presentado por la ARS y archiva en copia para su seguimiento y control. Trimestralmente las ARS envían el informe de actividades de P y P el cual es verificado por el Secretario de Salud o el funcionario encargado y se determina: Pasar a la actividad 6 si existe duda en la información presentada por la ARS Pasar a la actividad 8 si no existen dudas. Realiza el operativo de campo en la(s) IPS de la red de servicios de la ARS con el fin de confirmar la información presentada por la misma. Una vez se realiza la verificación de campo el coordinador de aseguramiento elabora el acta de visita y la hace firmar. (Pasar a actividad 8) Consolida la información de los informes recibidos determinando así la cobertura alcanzada hasta el momento, la cual es confrontada contra el plan aprobado y se determina: a) Pasar a la actividad 10 si la cobertura alcanzada no es la esperada. b) Pasar a la actividad 11 si la cobertura es adecuada. Comunica a la ARS la situación para que se realicen los ajustes necesarios en la cobertura del plan de P y P. Esta actividad se puede realizar por vía telefónica a través de una solicitud escrita o por citación.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Elabora el informe de la interventoría de P y P realizada en el periodo y la archivan para su seguimiento.

Secretario de Salud/ Secretaría de Salud

Elabora el informe anual de interventoría de P y P el cual es utilizado para la liquidación de contratos (ver proceso financiero), de igual manera se elaboran y remiten copias del mismo a la ARS y a las instituciones solicitantes, así como una copia para el archivo de la entidad.

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7.3.4 I n t e r v e n t o r í a d e s e g u i m i e n t o Objetivo: Dependencias y cargos que intervienen Riesgos

FF uu nn dd aa m m ee nn tt aa cc ii óó nn dd ee ll SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Realizar el seguimiento de los contratos con las ARS. Secretaría de Salud, Interventoría Secretario de salud La información presentada por las ARS puede ser inconsistente o carecer de veracidad. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones encontradas.

Medidas y políticas de autocontrol

Verificar la veracidad de la información.

Base documental y de soporte

Informe trimestral de gestión financiera. Sistema de referencia y contrarreferencia documentado Acta de Interventoría Plan de compromisos

N N oo

A A cc tt ii vv ii dd aa dd

1

Planear seguimiento

2

Solicitar a la ARS informe trimestral de gestión financiera

FF uu nn cc ii oo nn aa rr ii oo // D D ee pp ee nn dd ee nn cc ii aa Secretario de Salud/ Secretaria de Salud Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

D D ee ss cc rr ii pp cc ii óó nn Establece el plan de seguimiento a los contratos con las ARS Solicita a la ARS la presentación del informe de gestión financiera del periodo

3

Revisar informe de gestión financiera presentado por la ARS

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

4

Verificar capacidad de prestación de servicios.

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

5

Establecer plan de compromisos con la ARS

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

6

Verificar estado de compromisos

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

Iniciar proceso sancionatorio Realizar informe consolidado de auditoria

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

Revisa el informe de gestión y verifica: Vigencia de la póliza de reaseguro la cual debe amparar a todos y a cada uno de los afiliados durante todo el periodo contratado. Existencia de cuenta independiente para el manejo de los recursos del régimen subsidiado. Utilización del 85% de la UPC-S en prestación de servicios de salud, incluyendo promoción y prevención. Cumplimiento del 40% de la UPC-S efectivamente destinada para la prestación de servicios de salud con las IPS contratadas Utilización adecuada de las provisiones que por ley debe tener la ARS ( estados financieros) Ejecución del contrato; total e ingresos del periodo, total de gastos en prestación de servicios de salud y total de gastos de promoción y prevención. Realiza al menos una vez durante el periodo de contratación una visita de campo donde se verifica: Vigencia, organización, funcionamiento, suficiencia y disponibilidad de la red prestadoras de la ARS. Organización y funcionamiento del sistema de referencia y contrarreferencia. Organización y funcionamiento del sistema obligatorio de garantía de la calidad. Existencia de mecanismos para cobro de copagos que deben realizarse de acuerdo a la norma. Conformación y funcionamiento del comité técnico científico. Oportunidad en la prestación de servicios de salud. Planes de mejoramiento diseñados por cada ARS Organización y funcionamiento del sistema de información al usuario De acuerdo con los resultados de la auditoria concerta con al ARS un plan de compromisos que debe incluir el tipo de acciones y cronograma de ejecución a realizar para corregir los problemas detectados (desudas mayores a 30 días, disminución de glosas, entre otros) Verifica el cumplimento de los compromisos por parte de las ARS y establece: Pasar a la actividad 8 si existe incumplimiento reiterativo de los compromisos. Pasar directamente a la actividad 9 en caso contrario. Establece el grado de incumplimiento de los compromisos efectuados por la ARS y decide el tipo de sanción aplacable de acuerdo a la normatividad vigente.

Secretario de Salud/ Secretaria de Salud

Realiza un informe consolidado de la interventoría de seguimiento donde también incluyen los resultados consolidados de las demás interventorías.

7 8

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7.4 I n d i c a d o r e s d e s e g u i m i e n t o y c o n t r o l d e l p r o c e s o d e a u d i t o r í a 7.4.1

Indicadores de productividad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

† Uso del recurso por subproceso Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada subproceso por el total de horas de utilización de cada uno de los recursos. Uso del recurso i subproceso de auditoría inicial de contratos

=

Número de informes de auditoría inicial de contratos Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de auditoría de novedades

=

Número de informes de auditoría de novedades Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de auditoría de P y P

=

Número de informes de auditoría inicial de P y P Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de auditoría de seguimiento

=

Número de informes de auditoría de seguimiento Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

7.4.2

Indicadores de eficacia

† Oportunidad en la auditoria inicial de contratos. Es el resultado de comparar el tiempo transcurrido desde que la ARS presenta la red de servicios, las pólizas de garantía y reaseguro, el plan de actividades de P y P hasta que el ente territorial autoriza el primer desembolso. Oportunidad Auditoría

=

# de días desde que se reciben los documentos de la ARS hasta que se autoriza el primer desembolso

† Porcentaje de cumplimiento respecto al programa de auditoria de seguimiento Mide el cumplimiento del programa de seguimiento definido en términos de acciones programadas y su ejecución. % de cumplimiento en la auditoria

=

Número de acciones de auditoría realizadas *100 Número de acciones de auditoría programadas

† Porcentaje de correctivos implantados Mide la relación entre el número de informes de auditoria realizados y el número de ajustes o medidas correctivas implantados a partir de dichas auditorias documentadas.

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% de correctivos implantados

7.4.3

=

Número de medidas correctivas implantadas * 100 Número de auditorias documentadas realizadas

Costo unitario

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos Costo del subproceso de auditoría inicial de contratos

=

Costo total subproceso de auditoría inicial de contratos Número de informes de auditoría inicial de contratos

Costo del subproceso de auditoría de novedades

=

Costo total subproceso de auditoría de novedades Número de informes de auditoría de novedades

Costo del subproceso de auditoría de P y P

=

Costo total subproceso de auditoría de p y p Número de informes de auditoría de p y p

Costo del subproceso de auditoría de seguimiento

=

Costo total subproceso de auditoría de seguimiento Número de informes de auditoría de seguimiento

7.5 P e r f i l e s p o r c o m p e t e n c i a s p a r a e l p r o c e s o d e i n t e r v e n t o r í a 7.5.1 P e r f i l p a r a e l p r o f e s i o n a l d e l p r o c e s o d e i n t e r v e n t o r í a A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recibir y revisar red de servicios y pólizas presentadas por las ARS • Realizar verificación en campo de la red de servicios contratadas para que cumplan con las exigencias de calidad • Establecer compromisos con las ARS para mejorar el proceso de manejo de novedades y las comunica a la ARS. • Recibir y estudiar y aprobar el plan anual de promoción y prevención

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss ((¿¿Q Quuéé ddeebbee ssaabbeerr??)) • Conocimiento en conformación de redes de servicios • Normas de calidad y requisitos mínimos de calidad de IPS • Conocimientos en formulación de proyectos y programas en salud

Competencias Competencias básicas básicas

PPrroodduuccttoo ffiinnaall V V aa rr ii aa bb ll ee ss dd ee dd ee ss ee m m pp ee ññ oo

• Ética y valores: se rige por un conjunto eficaz y apropiado de valores y creencias fundamentales tanto en situaciones favorables como adversas

• Informes de interventoría

• El * % de las redes de servicios de las ARS contratadas han sido revisados y verificados. • Donde * es un valor establecido por el territorio de acuerdo a sus particularidades. • # visitas de auditoria realizadas • # visitas programadas

• Efectuar visita de campo y confrontar cobertura alcanzada contra planeada. • Elaborar informe anual.

7.5.2 P e r f i l p a r a e l t é c n i c o d e l p r o c e s o d e i n t e r v e n t o r í a A A cc tt ii vv ii dd aa dd ee ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee hh aa cc ee rr ?? )) • Recepcionar soportes de novedades. • Informar a la ARS inconsistencias presentadas para que se realicen las respectivas correcciones • Cruzar contra novedades reportadas por otras ARS para detectar duplicidades • Elaborar listados de afiliados no encontrados con el fin de permitir la utilización de estos cupos.

C C oo nn oo cc ii m m ii ee nn tt oo ss (( ¿¿ Q Q uu éé dd ee bb ee ss aa bb ee rr ?? )) • Manejo de registros y papelería propia del sistema • Manejo de bases de datos • Digitación, reportes de bases de datos

C Coom mppeetteenncciiaass bbáássiiccaass

PPrroodduuccttoo ffiinnaall

• Comunicación: transmite y recibe información clara, se comunica activamente con otros, respondiendo efectivamente a la interacción.

• Reportes de novedades avaladas

V V aa rr ii aa bb ll ee ss dd ee dd ee ss ee m m pp ee ññ oo • # de días que se tarda en entregar las inconsistencias detectadas a la ARS para su corrección.

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8

CONSIDERACIONES FINA LES PARA LA IMPLEMEN TACIÓN DEL MANUAL PROUESTAS POR EL MUNICIPIO

8.1 F o c a l i z a c i ó n 8.1.1 G e s t i ó n d e l p r o c e s o SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Planeación de la focalización

EE vv aa ll uu aa cc ii óó nn yy ss uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss Utilizar el formato de registro de solicitudes de encuesta en las estimaciones de las aplicaciones a realizar en el periodo Contar con disponibilidad presupuestal para planear y ejecutar la focalización, lo cual implicaría el desarrollo de un proyecto de acuerdo.

• •

Selección encuestadores

y

contratación

de

Atención de solicitudes de aplicación de encuesta. Aplicación de encuestas

•

Especificar con claridad las condiciones de selección de los encuestadores, datos personales completos y puntaje obtenido. Establecer un sistema de certificación del nivel SISBEN con un tiempo mínimo de validez Mantener actualizada la base de datos del SISBEN en el hospital publico. Estudiar la posibilidad de tener dentro de la unidad de SISBEN un auxiliar que se encargue de la supervisión y revisión de las encuestas Solicitar el acompañamiento de la veeduría en la aplicación y corrección de encuestas cuando sea necesario. Generar archivos en formatos de fácil lectura (texto)

• • • •

Sistematización y depuración de base de datos Auditar focalización

8.1.2 D e s a r r o l l o d e

• •

Establecer el uso del acta de visita o de otro instrumento de registro de la información obtenida en la verificación en campo.

c o m p e t e n c i a s d e l r e c u rs o h u m a n o

C C aa rr gg oo • • • •

Profesional Técnico

SS uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss pp aa rr aa pp ll aa nn ee ss dd ee cc aa pp aa cc ii tt aa cc ii óó nn yy ee nn tt rr ee nn aa m m ii ee nn tt oo Conocimientos de marco legal ley 100, acuerdo.77, y 138. Técnicas para capacitación de encuestadores Conocimiento y entrenamiento en manejo de bases de datos . Entrenamiento en Digitación.

8.2 A f i l i a c i ó n y c o n t r a t a c i ó n 8.2.1 G e s t i ó n d e l p r o c e s o SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Autorización de ARS

•

Preafiliación libre elección

•

8.2.2 D e s a r r o l l o d e C C aa rr gg oo Profesional Técnico

EE vv aa ll uu aa cc ii óó nn yy ss uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss Establecer con las ARS solicitantes un procedimiento de entrega de la solicitud donde se especifique los soportes y el orden en que se deben presentar Estudiar la posibilidad de dar mayor participación a las ARS en le proceso teniendo en cuenta la disponibilidad de tecnología y actualización de base de datos con las que estas cuentan.

competencias del recurso humano SS uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss pp aa rr aa pp ll aa nn ee ss dd ee cc aa pp aa cc ii tt aa cc ii óó nn yy ee nn tt rr ee nn aa m m ii ee nn tt oo Conocimiento y destrezas para manejo de estrategias de comunicación y difusión de información • Entrenamiento en diseño y elaboración de actas y resoluciones. •

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8.3 M a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i o 8.3.1 G e s t i ó n d e l p r o c e s o SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Atención de quejas , reclamos y otras solicitudes Asesoría a asociación de usuarios Seguimiento usuarios

a

satisfacción

de

8.3.2 D e s a r r o l l o d e

EE vv aa ll uu aa cc ii óó nn yy ss uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss

•

Establecer un formato para la recepción y respuesta a las quejas y reclamos.

•

Establecer si este subproceso se va a realizar en el municipio y diseñar material de apoyo para las capacitaciones.

•

Integrar a las ARS, IPS y Secretaría de Salud para la aplicación de los formatos de encuesta establecidos y la atención a las sugerencias que se puedan obtener en el proceso.

competencias del recurso humano

C C aa rr gg oo

SS uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss pp aa rr aa pp ll aa nn ee ss dd ee cc aa pp aa cc ii tt aa cc ii óó nn yy ee nn tt rr ee nn aa m m ii ee nn tt oo Conocimiento jurídico de manejo de derechos de petición y acciones de tutela. Conocimiento y manejo de formatos del régimen subsidiado .

• •

Profesional Técnico

8.4 I n t e r v e n t o r í a 8.4.1 G e s t i ó n d e l p r o c e s o SS uu bb pp rr oo cc ee ss oo Auditoría de P y P

•

Auditoría de seguimiento

•

8.4.2 D e s a r r o l l o d e

EE vv aa ll uu aa cc ii óó nn yy ss uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss

c o m p e t e n c i a s d e l r e c u rs o h u m a n o

C C aa rr gg oo Profesional Técnico

Establecer un programa de P y P acorde con las necesidades especificas determinadas por el perfil epidemiológico del municipio. Establecer al participación de la oficina de control interno dentro del desarrollo de este proceso.

• • •

SS uu gg ee rr ee nn cc ii aa ss pp aa rr aa pp ll aa nn ee ss dd ee cc aa pp aa cc ii tt aa cc ii óó nn yy ee nn tt rr ee nn aa m m ii ee nn tt oo Conocimiento y manejo de bases de datos utilizadas para el área de salud Conocimiento del funcionamiento del sistema general de seguridad social en salud , ley 100 Conocimiento y manejo de bases de datos utilizadas en salud.

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9

BIBLIOGRAFÍA

CÁRDENAS, Jorge. Gerencia del mejoramiento continuo en el sector público colombiano. Bogotá D.C.; E.S.A.P., 1992. CHARRY, Jorge A Hacia una nueva Cultura de Control en al Entidades del Estado. Bogotá D.C.; E.S.A.P., 1994. LONDOÑO, José Ignacio. Auditoría en salud, hacia el mejoramiento del Sistema de Seguridad Social en Salud. Manizales: Ediciones Gestión 2000 S.A., 1997. MARTÍN, William. Calidad en el servicio al cliente. México: Grupo Editorial Iberoamericana, 1994. MOSQUERA, Alberto. Metodología aplicable para el levantamiento de manuales de procedimientos. Santa Fe de Bogotá D.C.; Veeduría Distrital, 1997. RODRÍGUEZ, Luis Alejandro. Auditoría en las empresas de servicios de salud. Tomo I Generalidades. Cali: Universidad del Valle, 1998. RUMMLER, Geary. Como mejorar el rendimiento en la empresa. Bilbao: Ediciones Deusto, 1996. ZEITHAML, Valarie. Calidad total en la Gestión de servicios. Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A., 1993.

i

ii

Ley 60 de 1993, artículo 2º. "El subsidio a la demanda es un recurso que se entrega directamente a los beneficiarios para facilitar el acceso de la población pobre y vulnerable a servicios que son ofrecidos a través de entidades públicas o privadas, con el fin de procurar mayor calidad y eficiencia para incrementar la cobertura en los servicios prestados a estos grupos" Vargas J.E., Sarmiento A.. Descentralización de los servicios de educación y salud en Colombia en Coyuntura Social No. 16, mayo de 1997.