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CAPITULO II MARCO TEORICO CONCEPTUAL SOBRE: MANUAL, CONTROL INTERNO, CONTROL INTERNO FINANCIERO, FLUJO DE EFECTIVO Y FLUJO DE DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO. A. MANUAL Los manuales son un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de un organismo social y es considerado como necesario para mejorar la realización del trabajo administrativo de la empresa.

1. Definición El manual se define: medio valioso para la comunicación y ha sido empleado dentro del campo de la administración para administrar y transmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa u organismo público, así como de las unidades administrativas que lo constituyen.1 Documento que tiene como finalidad proporcionar información

referente a:

antecedentes, legislación, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquiera otra que sea necesaria a las entidades privadas y públicas y/o a las unidades que las integra para el desarrollo de las tareas. Así se puede decir que el manual es un documento de fácil manejo, que concentra información referente a la estructura orgánica, funciones, políticas, normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas que se desarrollan en una organización de manera ordenada y eficiente.

1

GUSTAVO L. QUIROGA “Organización y Métodos en la administración Pública”. México, Editorial Trillas, 2001

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2. Importancia del Manual. La tarea de un administrador entre otras es planear, organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular. Esta definición muy simplificada pero efectiva, subraya una secuencia aceptada de acciones de la gerencia y fundamentalmente indica: a) Que los bienes humanos y materiales de una empresa deben ser organizados para el trabajo, antes que puedan delegarse los puestos de trabajo. b) Que la delegación incluya el establecimiento de normas de trabajo para lo cual debe de proceder el acto de supervisión. c) Que se motive el personal cuando las normas de trabajo son delegadas y vitalizadas y cuando se reconoce y recompensa la ejecución del trabajo por parte de los supervisores. El acto de organizar no se limita o dirige en el desarrollo de un manual de organización. La planeación de esta última, por lo contrario, comprende la cristalización de los objetivos de la compañía; el análisis de los productos, ingeniería, mercado y otros aspectos fundamentales; la estimación de los presupuestos de mano de obra que puede sostenerse y una apreciación de las habilidades y posibilidades del personal con que se cuenta. De una estimación de factores relacionados entre sí, se deriva el plan organizador que se expresa comúnmente en una gráfica de organización. Los manuales de muchas compañías contienen solo gráficas de organización otras suplementan dichas gráficas con material cuyo propósito es clarificar: a) Los objetivos de la empresa. b) La diferencia entre la línea de organización y las de comunicación. c) El concepto corporativo de control.

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d) La base sobre la que se diseñó la estructura de la organización por productos geográficamente, industria, etc. e) La relación entre organización del personal y el asesor. f) Los deberes y responsabilidades específicos del personal directivo. Un manual de organización es el producto final del planteamiento organizativo. La amplitud en que el manual contenga gráficas al día y material suplementario como el que acabamos de mencionar, indica, en muchos casos el monto de consideración que la dirección general ha dado a su responsabilidad básica de organizar los bienes humanos de la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto a todas las personas involucradas. El manual de organización es por lo tanto un producto final, tangible de la planeación organizativa. Cuando el manual no existe, cuando no está al corriente o se limita únicamente a gráficas, es razonable suponer que la implementación ha sido considerada con cuidado.

3. Características Con el objeto de analizar en forma breve las características de los manuales de organización, de procedimientos y de puestos de trabajo; podemos decir lo siguiente: •

Los

manuales

de

organización

contienen

instrucciones

formales

de

organización que existen y se generan entre las diferentes unidades que se describen en él; en términos analógicos puede decirse que incluyen el esquema, esqueleto o soporte sobre y a través del cual la empresa desarrolla sus actividades y cumple con sus objetivos establecidos. •

Los manuales de procedimientos comprenden instrucciones fundamentales sobre los métodos funcionales y operativos que el personal de una empresa, adopta o sigue a efecto de ejecutar los diferentes trámites y procesos de

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trabajo establecido, siempre con el fin de cumplir adecuadamente con las funciones y objetivos señalados. •

Los manuales de descripción de puestos, son medios que nos permiten conocer el hacer funcional por cada puesto de la organización, también su ubicación en la estructura como lo que hace y los requisitos que se necesitan cumplir para el mejor desempeño.

De acuerdo con lo expresado en cada uno de los apartados anteriores, los manuales de organización son los que describen el esquema básico, estructura en la cual se realizan procesos, mecanismos y métodos de funcionamiento de la organización y siendo necesarios los diferentes agrupamientos en puestos de trabajo que llevan los procesos y que se representan en el organigrama de la empresa. Por lo tanto podemos afirmar que los tres manuales se complementan dada la interdependencia entre ellos y podemos decir que estos pueden representarse en un solo manual general, que comprenda los tres que hemos presentado en forma separada para fines didácticos2.

4. Tipos Existen una serie de manuales entre ellos tenemos: a) Manual de Objetivos y Políticas: Son aquellos que contienen la descripción detallada de los lineamientos a seguir

durante

el proceso de toma de

decisiones, para el logro de los objetivos de las áreas de trabajo. b) Manuales de Capacitación: Este manual está conformado de acuerdo con las necesidades de capacitación que tiene la empresa; así como los diversos cursos, programas, contenidos para cada puesto de trabajo y para toda la organización.

2

DR. JOSÉ MARÍA MELGAR, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de las Empresas, 2002, p. 192

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c) Manual de Bienvenida: Es un documento que tiene por objeto proporcionar a los nuevos empleados una información sobre la empresa, así como sus obligaciones y prestaciones en la misma. d) Manual de Organización: Son los instrumentos administrativos que exponen detalladamente la estructura de un organismo

y señala los puestos y la

relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de las tareas. e) Manual de Funciones y Procedimientos: Estos contienen de manera ordenada los puestos que existen en la organización la descripción de las funciones que desempeña, su valoración y su perfil. Los manuales de procedimientos son los que contienen la secuencia cronológica de pasos a seguir en la ejecución de una función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y actividades de manera narrativa, o a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas, cuadros y dibujos. Estos manuales incluyen los formatos que se utilizan en cada actividad así como sus ilustrativos de llenado.

5. Estructura Los manuales tienen una estructura lógica y sistematizada la cual se compone por los siguientes elementos3: a) Identificación o Portada: Este documento incorpora la siguiente información: -

Logotipo de la organización.

-

Nombre oficial de la organización.

-

Denominación y extensión (general o específico). De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

3

-

Lugar y fecha de la elaboración.

-

Número de revisión (en su caso).

LIC. AMÉRICO ALEXIS SERRANO, Administración I y II , 2004 p. 134-135

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-

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

-

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

b) Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual. c) Índice o Contenido: Relación de los capítulos que forman parte del documento. d) Objetivos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. e) Área de aplicación o Alcance: Esfera de acción que cubre los procedimientos. f) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en cualquiera de sus fases. g) Políticas o Normas de Operación: En esta sección se incluye los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. h) Conceptos: Palabras o términos de carácter técnico que emplean

en el

procedimiento, los cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

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i) Procedimientos (descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones de una misma operación. j) Formato o Reporte: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que indiquen su uso, debe hacerse referencia de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarla en forma concreta. También se puede adicionar un instructivo para su llenado. k) Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimientos detallados). l) Glosario de Términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de la elaboración de los manuales, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

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B.

CONTROL INTERNO

1. Definición El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, reguladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El informe COSO nos da una definición integradora de control interno con el objetivo de facilitar un modelo con base al cual las empresas y otras entidades pueden evaluar sus sistemas de control y decidir cómo mejorarlos: El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y personal de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable de con una mira a la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: 4 •

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

•

Fiabilidad de la información financiera.

•

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales: •

El control interno es un proceso, un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

•

El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de políticas impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.

4

SAMUEL ALBERTO MANTILLA, Control Interno: Informe Coso, Ecoe Ediciones, Bogota, 2003, p. 14

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•

El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la seguridad total, a la dirección y al Consejo de Administración de la entidad.

•

El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

En segundo lugar, da cabida a los subgrupos de control interno. Así, uno puede centrarse en, por ejemplo, los controles sobre la información financiera o los relacionados con el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa. Asimismo permite centrarse en los controles sobre unas unidades o actividades determinadas de una entidad.

Los conceptos fundamentales descritos arriba se analizan en los siguientes párrafos: • Un proceso: Los procesos de negocios, que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de la organización o entre las mismas, se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no un sustituto de ésta. Esta conceptualización del control interno dista mucho de la antigua perspectiva, que veía el control interno como un elemento añadido a las actividades de una entidad o como una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores o por los dictados excesivamente celosos. Los controles internos deben ser incorporados a la infraestructura de una entidad, no deben ser añadidos, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecución de los objetivos de la entidad. Al ser incorporados y no añadidos, podremos identificar desviaciones en costes en actividades operativas básicas y

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además agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionar las desviaciones o costes innecesarios. •

Personas: El control interno lo llevan a cabo el Consejo de Administración, la

dirección y los demás miembros de la entidad. Lo realizan los miembros de una organización, mediante sus actuaciones concretas. Son las personas quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control. •

Seguridad razonable: El sistema de control interno aporta una seguridad

razonable (pero no completa) al Consejo de Administración, ya que existen limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno. Estas limitaciones se deben a que: las opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los empleados encargados del establecimiento de controles tienen que analizar la relación coste/beneficios de los mismos, y pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos, aunque se trate de un simple error o equivocación.

2. Objetivos. Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para una entidad particular, algunos son ampliamente participados5: •

Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.

•

Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros públicos confiables.

5

MANTILLA SAMUEL ALBERTO, Ob Cit, p. 17

38

•

Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulación aplicables.

3. Beneficios El control interno sirve para establecer una definición común que sirva a las necesidades de las diferentes partes; proporcionar un estándar mediante el cual las entidades de negocios y otras grandes o pequeñas, en el sector público o privado, con ánimo de lucro o no, puedan valorar sus sistemas de control y determinar cómo mejorarlos.

4. Limitantes El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución; pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones económicas pueden ir más allá del control administrativo. El control interno no asegura éxito ni supervivencia. Un sistema de control interno, no importa que tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad razonable, no absoluta a la administración y a la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una entidad. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recurso, y los benéficos de los controles se deben considerar con relación a sus costos6.

5. Efectividad Los diferentes sistemas de control interno de las entidades operan en diversos niveles de efectividad. De manera similar, un sistema particular puede operar de 6

O. RAY WHITTINGTON – KURT PNY, Auditoria Un enfoque integral, Editorial McGraw Hill, Colombia 2000, p. 173

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varias maneras en diferentes tiempos: Cuando un sistema de control interno reúne los siguientes estándares, se le puede denominar efectivo. El control interno es efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el consejo de directores y la administración tienen seguridad razonable de que: •

Entienden que la duración en el tiempo durante el cual se está consiguiendo lo objetivos de las operaciones de la entidad.

•

Los estados financieros están siendo preparados confiablemente.

•

Se está cumpliendo con las leyes y las regulaciones.

Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad se mide a través del tiempo. La determinación de cuando un sistema particular de control interno es efectivo, es un juicio resultante de evaluar si los ocho componentes se dan y funcionan efectivamente. Los capítulos siguientes deben considerarse cuando se quiera determinar si un sistema de control interno es efectivo. Debe reconocerse: •

Puesto que el control interno es una parte del proceso administrativo, los componentes se discuten en el contexto de lo que la administración está haciendo en la ejecución de un negocio.

•

Los principios discutidos se aplican a todas las entidades independientemente del tamaño.

•

Cada capítulo sobre componentes contiene una sección de evaluación con factores que uno puede considerar en la evaluación del componente.

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6. Clasificación Los controles internos pueden ser clasificados de acuerdo de la siguiente manera: a)

Atendiendo al momento en que se actúa: -

Controles preventivos: Establecen las condiciones necesarias para que el

error no se produzca. Como ejemplos de controles preventivos tenemos la segregación

de

funciones,

la

estandarización

de

procedimientos,

las

autorizaciones, o los formularios prenumerados. -

Controles detectivos: Identifican el error pero no lo evitan, actuando como

alarmas que permiten registrar el problema y sus causas. Sirven como verificación del funcionamiento de los procesos y de sus controles preventivos. -

Controles correctivos: Permiten investigar y rectificar los errores y sus

causas, están destinados a procurar que las acciones necesarias para su ejecución sean tomadas. Como ejemplos tenemos los listados de errores, las evidencias de auditoría o las estadísticas de causas de errores. b)

Atendiendo al alcance:

Controles de supervisión: Son procedimientos utilizados por la dirección para poder alcanzar los objetivos del negocio y así controlarlo. Este tipo de controles proporcionan a la dirección (y por lo tanto, a los auditores) seguridad en cuanto a la fiabilidad de la información financiera. Dichos controles pueden estar incluidos, de un modo intrínseco, en las actividades recurrentes de una entidad o consistir en una evaluación periódica independiente, llevada a cabo normalmente por la dirección. La frecuencia de las evaluaciones depende del juicio de la dirección. Mediante estos controles podremos detectar errores significativos y realizar un control continuo de la fiabilidad y de la eficacia de los procesos informáticos.

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7. Componentes (COSO) Actualmente existen 8 componentes Inter-relacionados claves en el nuevo marco del sistema Commitee Of Sponsoring Organitation of the treadway commission – Enterprise Risk Management (COSO-ERM), quedando establecido de la siguiente manera: a) Ambiente interno El ambiente interno abarca el talante (modo o disposición en que se realiza algo) de una organización, que influye en la conciencia de sus empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos corporativos, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen. • La filosofía de gestión de riesgos de una entidad • Integridad y valores éticos b) Establecimiento de objetivos Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos una base para los objetivos operativos, de información y de cumplimiento Se ilustra el vínculo entre la misión de una entidad y los objetivos estratégicos, así como con otros objetivos relacionados, y la alineación de los dos tipos de objetivos con el nivel de riesgos aceptado y la tolerancia al riesgo c) Identificación de eventos La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectan a la entidad y determina si representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la capacidad de la empresa para implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. d) Evaluación de riesgo La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa los

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acontecimientos desde una doble perspectiva probabilidad e impacto y normalmente usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos. e) Respuesta a los riesgos Una vez evaluada los riesgos relevantes, la dirección determina como responder a ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al considerar su respuesta, la dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del riesgo, así como los costes y beneficios, y selecciona aquella que situé el riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo establecidas. f) Actividades de control Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos. La actividad de control tiene lugar a través de la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una aprobaciones,

autorizaciones,

gama de actividades tan diversas como

verificaciones,

conciliaciones,

revisiones

del

funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones. g) Información y comunicación La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de tiempo que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades. Los sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos. h) Supervisión La gestión de riesgos corporativos se supervisa revisando la presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo

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mediante actividades permanentes de supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de ambas técnicas7.

8. Principios Los principios del control interno son los siguientes: a) Segregación de funciones: Ninguna persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. b) Autocontrol: La dirección, gestión, supervisión y evaluación/ valoración del control interno son resorte de la administración principal. No hay controles internos que sean externos. El sistema a través del subsistema de control interno, se controla así mismo. c) De arriba hacia abajo: Significa que el control interno es una forma de “presión” o “influencia” ejercidas por los máximos niveles administrativos de la organización, esto técnicamente es denominado “el tono desde lo alto” Siendo así implica que ningún control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, es decir, un empleado de nivel bajo u operativo no puede “controlar” a los directivos principales. d)

Costo menor que beneficio: Este afianza el hecho sobre el cual el control

interno genera valor a la organización, lo que implica, que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. e) Eficacia: Aquí se tiene una gran connotación, y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación.

7

COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION (COSO), Tecnicas de Aplicacion, 2004, p. 9-110

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f) Confiabilidad: Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño de operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno.

9. Practicas Actuales a)

Basado en Riesgo: La identificación y el análisis de riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La identificación de riesgos debe ser seguida de un proceso de análisis de los mismos, que incluye: estimación de su importancia, evaluación de su probabilidad y análisis de cómo han de gestionarse (establecer medidas para limitarlos o reducirlos). El análisis de riesgos es fundamental para el éxito.

b)

Auto evaluación

Objetivos de control de evaluación o auto evaluación. • Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. • Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales. • Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública.

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• Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. • Establecer

los

procedimientos

que

permiten

la

integración

de

las

observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad. c)

Monitoreo

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes. En

cuanto

a

las

evaluaciones

puntuales,

corresponden

las

siguientes

consideraciones: a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada. b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (auto evaluación), la auditoría interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos. c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.

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d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probablemente buenos.

C.

CONTROL INTERNO FINANCIERO

1. Definición El

control interno financiero está constituido por el plan de organización y los

métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable. El control interno financiero debe brindar seguridad razonable que: •

Las operaciones se ejecuten de conformidad con las normas de autorización aprobadas por la administración, en concordancia con la normativa gubernamental.

•

Tales

operaciones

se

clasifican,

ordenan,

sistematizan

y

registran

adecuadamente, para permitir la elaboración de estados financieros, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otro marco integral de contabilidad (NIIF). •

El acceso a los bienes y otros activos, sólo es permitido previa autorización de la administración.

•

Los asientos y otras notas contables son registradas para controlar la obligación de los funcionarios de responder por los recursos, así como para

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comparar periódicamente los saldos contables con los inventarios físicos anuales que practique la propia entidad.

El Control Interno Financiero es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías: • Eficacia y eficiencia de las operaciones. • Confiabilidad de la información financiera. • Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

2. Objetivos Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno financiero puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: • Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada. • Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades. • Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.

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• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno financiero idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica. Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su forma de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

3. Importancia El Control Interno Financiero contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su actividad. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que as, el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.

4. Beneficios El control interno financiero sobre el proceso de presentación de reportes financieros consta de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para

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proveer seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportes financieros y sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, incluye políticas y procedimientos para mantener registros de contabilidad, autorizar ingresos y desembolsos y salvaguarda de activos. El efectivo control interno financiero sobre la presentación de reportes financieros es esencial para administre de manera efectiva sus asuntos y para que cumpla plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de sus propietarios, inversionistas públicos y otros para tomar decisiones tiene que ser capaces de confiar en la información financiera reportada por la sociedad.

5. Características Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. Un

sistema

de

autorizaciones

y

procedimientos

de

registro

que

provea

adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización Recursos Humanos de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

50

6. Alcance Las evaluaciones del control interno financiero

varían en alcance y frecuencia,

dependiendo del significado de los riesgos que están siendo controlados y de la importancia de los controles en la reducción de aquellos.

Los controles que se

orientan a riesgos de prioridad alta y aquello más críticos para reducir un riesgo dado, tenderán a ser evaluados más frecuentemente. La evaluación de un sistema de control interno financiero completo que será necesitada con menos frecuencia que la valoración de controles específicos puede motivarse por diversas razones: estrategia principal o cambio administrativo, adquisiciones y disposiciones, o cambios significativos en las operaciones o en los métodos de procesamiento de información financiera. Cuando se toma una decisión para evaluar el sistema de control interno financiero completo de una entidad, la atención se debe dirigir a cada uno de los componentes del control interno con respecto a todas las actividades significativas

7. Relación con otros controles En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión del negocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar disponible, análisis de funciones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como dividendos. El control interno financiero se relaciona con una serie de controles dada su importancia entre los cuales podemos mencionar: •

Sistemas de autorización y aprobación (créditos)

•

Control de Inventarios

51

•

Segregación de Tareas

•

Controles Físicos

•

Controles administrativos

•

Análisis estadísticos

•

Estudio de tiempos y movimientos

•

Programa de selección y capacitación

D. FLUJO DE EFECTIVO La generación de flujos de efectivo es un objetivo relevante dentro del contexto de la administración financiera de las empresas. La capacidad y habilidad para producirlos es materia de constante atención por parte de quienes se interesan en la marcha financiera de la entidad, tales como inversionistas, acreedores, el Estado y otros entes involucrados. Tal situación hace aconsejable que se incorpore como estado financiero básico, el Estado de Flujo de Efectivo, en reemplazo al Estado de Cambios en la Posición Financiera. En efecto, a diferencia del Estado de Cambios en la Posición Financiera, el Estado de Flujo de Efectivo se centra en los recursos líquidos (flujo de efectivo) y clasifica en mejor forma el origen y la aplicación de dichos recursos, en actividades operacionales, de inversión y de financiamiento.

1. Definición Cash Flows (Flujo de Efectivo): Es el término que describe las entradas de dinero en efectivo y los pagos en efectivo8.

8

BUSINESS ACCOUNTING, ww.mhhe.com, 2008

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Estado de flujo de efectivo: El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden el efectivo. 1.1 Objetivo General El objetivo del estado es presentar información oportuna y concisa, relativa a las obtenciones y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias entre la utilidad neta y las obtenciones y desembolsos9. El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada país. Este provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. El término "efectivo" a que se refiere incluye dos conceptos: a) Efectivo Compuesto por los saldos disponibles en caja y bancos. b) Efectivo equivalente Constituido por aquellas inversiones de corto plazo que se efectúan como parte de la administración habitual de los excedentes de caja y que cumplen, copulativamente, las siguientes condiciones: 9

GESTIOPOLIS, www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%206/flujoefectivo.htm, 2008

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a) Se pueden convertir rápidamente en montos de efectivo conocidos. b) Existe la intención de efectuar dicha conversión en un plazo no superior a 90 días. c) Existe un riesgo mínimo de pérdida significativa de valor, como producto de dicha conversión.

2. Estructura del estado de flujo de efectivo De la definición que el Colegio de Contadores, advertimos tres elementos muy importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operación, Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende cada una de esas actividades. •

Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia

básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de servicios. Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nómina y los impuestos. •

Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las

inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas, títulos valores, etc. Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta y equipo, intangibles y las de inversiones.

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•

Actividades de financiación.

Las actividades de financiación hacen

referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros (pasivos) o de sus socios (patrimonio). En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc. básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos. Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante la venta de acciones.

3. Elementos para desarrollar el flujo de efectivo Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para determinar las variaciones de las cuentas de balance (Balance comparativo). Es esencial contar también con las notas a los estados financieros en donde estas ciertas operaciones hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas que no tienen efecto alguno en el efectivo. •

Balance General: Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que

debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. •

Estado de Resultados. Estados de resultados de pasos múltiples: Un estado

de resultado de pasos múltiples obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los

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bienes vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un subtotal llamado “utilidad operacional” (utilidad de operaciones). Como paso final, se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales” para llegar a la utilidad neta.

4. Desarrollo del estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos métodos: El método directo y el Método indirecto. •

Método Directo. Una de las formas para hacer el flujo de efectivo, es

mediante el método directo, el cual básicamente consiste en rehacer el estado de resultados utilizando el sistema de caja, principalmente para determinar el flujo de efectivo en las actividades de operación. •

Método Indirecto. Una forma de hacer el flujo de efectivo es utilizando el

método indirecto, el cual consiste en partir de la utilidad arrojada por el estado de resultados para luego proceder a depurarla hasta llegar al saldo de efectivo que hay en los libros de contabilidad10.

5. Bases de preparación Las bases para preparar El estado de Flujo de Efectivo lo constituyen: • Dos Estados de Situación o Balances Generales (o sea, un balance comparativo) referidos al inicio y al fin del período al que corresponde el Estado de Flujo de Efectivo. • Un Estado de Resultados correspondiente al mismo período.

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GERENCIE, www.gerencie.com/estado-de-flujos-de-efectivo.html, 2008

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• Notas complementarias a las partidas contenidas en dichos estados financieros. El proceso de la preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones en cada una de las partidas del Balance de Situación culminando con el incremento o disminución neta en efectivo. Para el análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por o destinado a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir la utilidad neta reflejada en el Estado de Resultados, a flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del efectivo. Asimismo, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a la inversión, tomando en cuenta que los movimientos contables que sólo presenten traspasos y no impliquen movimiento de fondos se deben compensar para efectos de la preparación del estado.11

6. Flujo de efectivo bruto y neto Generalmente, la información acerca de los montos brutos de ingresos y egresos de efectivo es más relevante que la información sobre los montos netos de dichos ingresos y egresos. Sin embargo, el monto neto de determinados ingresos y egresos relacionados provee información suficiente para aquellos flujos de efectivo que poseen una alta rotación. Ejemplos de dichos flujos son los ingresos y egresos provenientes de inversiones no clasificadas como efectivo equivalente (inversión y rescate) y los anticipos otorgados al personal que se descuentan de remuneraciones al final del mes.

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GESTIOPOLIS, www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/desfluef.htm, 2008

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No obstante lo anterior, no podrán compensarse los flujos de efectivos provenientes de

actividades

de

inversión

con

aquellos

originados

por

actividades

de

financiamiento, situación que puede producirse, por ejemplo, en las transacciones con entidades relacionadas. Según la NIC 7 Todo flujo de efectivo proveniente de actividades de operación, inversión y financiación pueden ser presentado en términos netos Incluye: Cobro y pagos a cuenta de clientes, cobro y pagos procedentes de partidas en que la rotación es elevada. Ejemplo de éstos son la aceptación y reembolso de depósitos a la vista por parte de un banco, compra y venta de inversiones financieras. Como regla general, el FASB-95 (Boletín Financiero Contable) requiere la revelación de los flujos brutos en el Estado de Flujos de Efectivo. Se supone que los importes brutos de las entradas y salidas tienen mayor relevancia que los importes netos. Sin embargo, en ciertos casos puede ser suficiente revelar el importe neto de algunos activos y pasivos y no los importes brutos. Según el FASB-95(Boletín Financiero Contable), pueden revelarse los cambios netos para el ejercicio cuando no se necesita conocer los cambios brutos para entender las actividades de operación de inversión y de financiamiento de la empresa.

Para los activos y pasivos de rotación rápida, de importe elevado y de vencimiento a corto plazo pueden revelarse los cambios netos obtenidos durante el ejercicio. Como ejemplo están las cobranzas y pagos correspondientes a: • Inversiones, en documentos que no son equivalentes al efectivo. • Préstamos por cobrar, y • Deuda, siempre y cuando el plazo original del vencimiento del activo del pasivo no exceda los tres meses.

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7. Intereses Y Dividendos Los intereses pagados y percibidos, así como los dividendos percibidos, representan flujos que se identifican usualmente con las actividades de financiamiento e inversión. Sin embargo, aún cuando se reconoce esta estrecha relación, la Comisión ha optado por clasificar las partidas como provenientes de actividades operacionales, en atención a que ellas forman parte del resultado neto, el cual, a su vez, representa la capacidad de la empresa para generar recursos con su actividad principal. Sin perjuicio de lo anterior, se estima conveniente que los intereses pagados y los dividendos e intereses percibidos se muestren en forma separada dentro del flujo proveniente de actividades operacionales, de tal forma que ellos puedan ser reclasificados por los usuarios que así lo estimen conveniente.

8. Situaciones Especiales Algunos ingresos y egresos pueden tener las características correspondientes a más de una clasificación en el flujo de efectivo. Es así como se puede efectuar un pago por cada uno, lo cual podría ser considerado como existencias o como activo fijo. En el caso, la clasificación adecuada dependerá de la actividad que genera el flujo de efectivo más significativo para cada uno. Por ejemplo, la compra de maquinaria a ser utilizada por la empresa o arrendada a terceros y su eventual venta posterior, generalmente representan actividades de inversión. Sin embargo, si la maquinaria es comprada o construida para ser usada o arrendada por la empresa por un período corto y posteriormente vendida, la compra o construcción y posterior venta del activo deben ser consideradas actividades operacionales. Los intereses pagados, relacionados con la adquisición de activos fijos y que se contabilicen como mayor costo de estos bienes, de acuerdo a lo indicado en el Boletín Técnico No 31 del colegio de contadores de El Salvador: sobre la Contabilización del costo de financiamiento del activo fijo, deberán considerarse como egresos de inversión.

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Respecto de la incorporación de activos fijos a través de operaciones de arrendamiento financiero, contabilizadas de acuerdo a las normas contenidas en el Boletín Técnico No 22 del colegio de contadores de El Salvador: Contabilización de operaciones de leasing y complementos, el pago de las cuotas de capital de los correspondientes contratos debe ser considerado como egreso de inversión, desde el punto de vista del arrendatario y como ingreso de operación para el arrendador, debido a que dicho flujo de efectivo está directamente relacionado con la adquisición de un activo fijo y la venta de un activo realizable, respectivamente. Consistentemente con lo señalado en el párrafo de intereses y dividendos, el pago de los intereses implícitos en cada cuota de arrendamiento se considera egreso e ingreso de actividades operacionales, tanto para el arrendatario como para el arrendador, respectivamente. Los ingresos y egresos generados por operaciones tales como contratos a futuro, se clasifican como actividades de inversión, en cuyo caso deberán clasificarse de la misma forma que los respectivos egresos o ingresos relacionados con las partidas protegidas.

9. Opinión Cuando se emitan estados financieros básicos con el propósito de reflejar la situación financiera y los resultados de las operaciones de las empresas, deberá presentarse, conjuntamente con el balance general y el estado de resultados, como estado financiero básico, el estado de flujo de efectivo, preparado de acuerdo con las normas señaladas en este boletín técnico, en reemplazo del estado de cambios en la posición financiera. En consecuencia, se deroga el Boletín Técnico No9.

10. Flujos de efectivo en moneda extranjera La empresa que convierte cuentas expresadas en moneda extranjera, o que tiene operaciones en el extranjero, revela en su Estado de Flujos de Efectivo y en su

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moneda, el importe equivalente a los flujos de efectivo extranjeros utilizando las tasas de cambio, en efecto, al ocurrir los flujos. En lugar de las tasas que realmente estaban en efecto al ocurrir los flujos se puede utilizar el promedio, adecuadamente ponderado, de las distintas tasas vigentes durante el ejercicio, si es que ello produce esencialmente los mismos resultados. El efectivo de las variaciones en las tasas cambiarias sobre los saldos tenidos en moneda extranjera se revela en el Estado de Flujos de Efectivo como un componente separado dentro de la conciliación para el ejercicio del cambio en el efectivo y sus equivalentes. El estado de Flujo de Efectivo informará las variaciones, en moneda de igual poder adquisitivo al cierre del período, entre los saldos iníciales y finales de efectivo producto de los flujos provenientes de lo utilizado en actividades operacionales, de financiamiento y de inversión. En el caso de los flujos operacionales, estos pueden presentarse de acuerdo al método directo o al método indirecto, aún cuando se reconoce que el primero permite mostrar mejor información en ambos métodos, a continuación de los flujos operacionales, deberá presentarse el detalle de los flujos provenientes de lo utilizados en actividades de inversión y de financiamiento.

12. Planificación y control del flujo de efectivo El presupuesto del flujo de efectivo (también llamado flujo de caja proyectado o presupuesto de efectivo) es un programa de ingresos y egresos físicos de dinero esperados de acuerdo a la planificación operativa y al plan de inversiones. Es la herramienta fundamental de la función tesorería, y para efectos de planificación, se desarrolla en forma mensual, trimestral o anual (responsabilidad de finanzas). Este presupuesto se compone de: • Flujos de ingresos (desarrollar previamente un programa de cobranzas netas) • Flujo de egresos (desembolsos de gastos y programa de pagos netos)

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• Saldo de caja inicial (es la cantidad existente en caja al inicio del periodo) • Financiamiento (en caso se requiera para alcanzar el saldo final deseado) • Saldo de caja final (es la cantidad existente en caja al finalizar el periodo) Los flujos de ingresos y egresos pueden clasificarse según de donde provengan: • Flujos de actividades operacionales (relacionados a las operaciones de la empresa, que son repetitivas; se les llama flujos normales) • Flujos de actividades de inversión (relacionadas al presupuesto de inversión, usualmente movimientos de dinero para adquirir activos y financiamiento) • Flujos de actividades financieras (obtención de dinero vía financiamiento externo o interno, y el pago por rendimiento a los acreedores – inversionistas; se les llama flujos anormales, igual que en las actividades de inversión).

F. FLUJO DE DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO 1. Definición 1.1 Disponibilidad de efectivo: Son aquellos integrantes del patrimonios del ente que se destacan por su liquidez inmediata, es decir, son medios de pago, que reflejan el saldo a la fecha que se poseen para su utilización inmediata. Es importante asignarle una inclusión correcta en el rubro, por cuanto puede hacer variar el análisis financiero del ente, dado que a mayor disponibilidad mejor es su posición financiera. Por otro lado la inflación puede influir negativamente cuando se mantienen abultadas disponibilidades (saldos improductivos). Se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes como son:

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a) Elementos que se incluyen y que no corresponden: • Anticipos de sueldos al personal • Anticipos de viajes • Cheques posdatados • Depósitos a plazo fijo b) Sistema de control interno: • Separación de la función del custodio del dinero y de las restricciones contables vinculadas • Endoso de los cheques con la leyenda para depositar en cuenta determinada • Facturas de ventas y recibos prenumerados • Cheques emitidos por la empresa firmados por lo menos por dos personas • Conciliaciones bancarias realizadas por personal distinto al que tiene la responsabilidad del dinero Los componentes del rubro son: a) Efectivo en moneda nacional b) Efectivo en moneda extranjera c) Saldos en bancos en cuentas corrientes d) Cheques corrientes Se incluyen conceptos líquidos como dinero en caja, saldos en bancos en cuenta corriente, cheques corrientes; pero no se incluyen los depósitos en caja de ahorro y los depósitos a plazo fijo por no tener la característica de medio pago.

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1.2 Caja Se utiliza para agregar el movimiento de fondos que se realiza con el papel moneda o moneda en circulación o cheques corrientes. El uso de esta cuenta depende del nivel de la empresa observando el siguiente tratamiento: a) Pequeñas empresas: efectúan pagos en efectivo y depositan en bancos b) Mediana y gran empresa: el efectivo se deposita en los banco y mediante el libramiento de cheques se realizan los pagos. Los pagos menores se efectúan por medio de un fondo fijo o caja chica. 1.3 Disponibilidad liquida Conjunto de dinero en caja y bancos que la empresa tiene disponible para hacer frente a sus obligaciones inmediatas de pago. En gestión de carteras de valores es la parte de la cartera no invertida que está disponible inmediatamente para hacer inversiones. Es un agregado monetario denominado M3, que está formado por el efectivo en manos del público y todos los depósitos del sistema bancario12. 1.4

Disponible

Parte de un crédito en cuenta corriente no utilizado aún. Saldo libre de una cuenta corriente. Contablemente son los fondos líquidos de una empresa - efectivos en la caja social, saldos de cuentas corrientes y efectos de comercio en cartera sin descontar. 1.5 Flujo Es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden en el efectivo13.

12 13

BOLSA DE VALENCIA, www.bolsavalencia.es/diccionario, 2008, Normas Internacionales de Contabilidad , NIC 7 Flujo de Efectivo

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Un Flujo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. En toda empresa cuando está elaborando un reporte de las ventas realizadas, así como de los gastos que se han generado, se obtiene un diferencial que permite conocer la utilidad obtenida y además se realiza una proyección a futuro, considerando las experiencias de periodos anteriores, logrando en esta forma prever en qué momento es posible realizar nuevos gastos o inversiones, si así lo requiere nuestra empresa. Lo anterior es un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado o también conocido como flujo de efectivo y se realiza con el fin de conocer la cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como puede ser una semana, mes, trimestre o año. Un problema frecuente en el micro y pequeñas empresas es la falta de liquidez para cubrir necesidades inmediatas, por lo que se recurre frecuentemente a particulares con el fin de solicitar préstamos a corto plazo y de muy alto costo. Una forma muy sencilla de planear y controlar a corto y mediano plazo las necesidades de recursos, consiste en calcular el flujo de efectivo de cualquier negocio.

2. Importancia • Tomar la decisión del mejor mecanismo de inversión a corto plazo cuando exista un excedente de efectivo. • Tomar las medidas de necesarias para definir la fuente de fondeo cuando exista un faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del propietario, o en su caso iniciar los trámites necesarios para obtener préstamos que cubran dicho faltante y permitan la operación continua de la empresa.

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• Cuándo y en qué cantidad se deben paga préstamos adquiridos previamente. • Cuándo efectuar desembolsos importantes de dinero para mantener en operación a la empresa. • De cuanto se puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los empleados como son el aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etcétera. • Con cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el funcionamiento normal de la empresa14.

3.

Componentes

Las cuentas que integran el rubro caja son las siguientes15: a) Caja en moneda nacional b) Recaudaciones a depositar c) Caja en moneda extranjera d) Valores a depositar e) Recaudaciones a depositar La cuenta recaudaciones a depositar se utiliza cuando el ente hace uso restringido en caja para efectuar control sobre las operaciones. Este procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha se depositan al día siguiente. 14

Tesis “La Importancia de la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo como una Herramienta Básica para la Toma de Decisiones Universidad de El Salvador 2002, Tesis “Análisis de Estados Financieros en un trabajo de auditoría. Su importancia Y presentación en el informe del profesional de la Contaduría Pública en El Salvador” 15 HUGO C. PRIOTTO, Sistema de información contable básica, Eudecor

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Valores a depositar Cuando el movimiento de cheques en una empresa es importante, a fin de tener un mejor control de los mismos, suele utilizarse la cuenta para la registración contable de la entrada en concepto de pago, ya sean corrientes o posdatados. Esta cuenta suele acompañarse también de mayores auxiliares o de subsistemas que registran el movimiento y deben coincidir con la cuenta de control "Valores a Depositar"

4. Elaboración del flujo de disponibilidad Para elaborar un flujo, deberá hacerse una lista en la que se estime por adelantado todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo, por lo que se deberán de seguir los siguientes pasos16: 1. Establecer el periodo que se pretende abarcar. 2. Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado y después de registrar los valores de cada centro de costos se suman los valores y se obtiene el total. 3. Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor de cada egreso para obtener el total. 4. Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que los ingresos son mayores que los egresos y por lo tanto existe un excedente, lo que indica que la empresa opera favorablemente.

16

LAWRENCE J. GITMAN, Principios de Administración Financiera.

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En caso contrario, el empresario deberá estudiar las medidas para cubrir los faltantes o prever los periodos en los que los resultados sean negativos, reflejándose estos datos en una partida llamada saldo a fin del periodo. 5. Si se quiere trabajar el flujo con mayor detalle, se puede emplear un saldo acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo más el saldo del periodo anterior.

5. Objetivos Entre los objetivos principales del Flujos tenemos: • Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus

políticas

de

contabilidad

y

tomar

decisiones

que

ayuden

al

desenvolvimiento de la empresa. • Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento. • Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa. • Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa. • Reportar los flujos pasados para facilitar; la predicción de flujos futuros • La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo • La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.

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• Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

6. Finalidad La finalidad del flujo es presentar en forma comprensible la información sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante el período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad. El flujo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.

7. Fines del control del efectivo La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa, el efectivo es el activo más líquido de un negocio.

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Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: • Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. • Promover la contabilización adecuada de los datos. • Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. • Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.