ACTA 009 SEDE: PRINCIPAL CALI

TEMA: PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS OBJETIVO: Elaborar en consenso el procedimiento control de documentos y registros FECHA: 14/01/10 ASISTENCIA CARGO FIRMA GESTOR GENERAL Dr. ADOLFO SANCHEZ Dr. GUSTAVO SANTA SANCHEZ

GESTOR ADMINISTRATIVO

Dra. NAZARETH MARIN C.

GESTORA ACADÉMICA

Dra. DALGLIS MONTOYA PÉREZ

GESTORA DEL SGC Y BIENESTAR

Dra. VIVIANA REYES

GESTORA DE RECURSOS

Dr. ROMAN RODRIGUEZ

GESTOR DE BIENESTAR INSTITUCIONAL

ORDEN DEL DIA PROPUESTO: 1. SALUDO Y BIENVENIDA. 2. VERIFICACIÓN DE ASISTENCIA. 3. PAUTAS GENERALES 4. ELABORACIÓN DE FORMATO FELICITACIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS. 5. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS. 6. ASIGNACION TAREAS. 7. CONCLUSIONES FINALES. Siendo las 2:10 PM se reúne el Comité de Calidad en la Sala de Juntas, con el fin de desarrollar el orden del día propuesto, se da la bienvenida al comité de calidad y se verifica la asistencia de los participantes, acto seguido se da continuidad al orden del día, para el desarrollo del presente comité, 3. PAUTAS GENERALES: 3.1 Motivar al equipo de trabajo que usted preside, para la inscripción en el curso virtual del SENA, ISO9001:2008 - MÓDULO 2. PLANIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Jefe Nazareth Marín: propone enviar correo SENAVIRTUAL, solicitando la asignación del mismo tutor, a las personas de INFA, que se inscriban al curso. 3.2 La Gestora de SGC, hace la propuesta de eliminar el proceso Gestión Administrativa, y quedar sólo con el proceso Gestión Directiva, y que este cuente con dos responsables, el Dr. Adolfo Sánchez, Gestor General y el Dr. Gustavo Santa, Gestor administrativo, las responsabilidades se definirían, en los procedimientos que le corresponda a cada uno de los Gestores. Acto seguido la mesa aprueba dicha propuesta.

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3.3 Diseño formato Felicitaciones, Sugerencias, quejas: se propone entre los integrantes del Comité de Calidad, se diseñe dicho formato para así iniciar la implementación del programa FSQ. Dr. Adolfo Sánchez expresa que se debe terminar el Calendario Institucional, en lo relacionado con las Certificaciones, Clausuras y Paz y Salvos, para lo que asigna dicha tarea a la Dra. Viviana Vargas, Dr. Román Rodríguez y la jefe Nazareth, se acuerda hacer reunión, entre ellos para finiquitar, este tema.

Acto seguido, la Dra. Dalglis Montoya, hace la invitación para trasladarnos, al salón Amor, para continuar con el Orden del día, construcción de formato Felicitaciones, Sugerencias, quejas y construcción del procedimiento control de documentos. 4. ELABORACIÓN DE FORMATO FELICITACIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS: El Dr. Gustavo Santa, presenta la propuesta del formato mostrado a continuación, este se presenta ante el comité y con lluvia de ideas, se propone complementar dicho formato.

Como resultado se obtiene, el siguiente formato:

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5. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS. Por orientación de la gestora de Calidad los integrantes del comité se reúnen en parejas, salen tres grupos, a cada grupo se entrega una NTC 9001, y se procede a hacer lectura del Numeral 4.2.3 y 4.2.4 Control de documentos y registros.

La Gestora de calidad manifiesta la importancia de que cada uno de los integrantes del comité de calidad, tengan una NTC-9000 NTC-9001 y NTC-5555, a lo que el Dr. Adolfo da la aprobación.

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Acto seguido, se procede a realizar el procedimiento Control de Documentos y Registros, en consenso de todos los participantes, 1. Objetivo:

Describir los controles necesarios para la documentación y registros de INFA 2. Alcance:

Aplica a todos los documentos y registros de SGC. 3. Terminología y definiciones: 

Documentos: son herramientas que no suministran información



Formatos o Instrumentos: Herramientas para registrar información.



Registros: Formatos o instrumentos diligenciados.

4. Descripción del procedimiento:

4.1 Tipos de Documentos en INFA

Manuales:

Protocolos: Guías de manejo de unidades: Guías Aprendizaje: Programas:

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Proceso

Tipos de Documentos

Procesos G. Directiva.

PEI-

Procesos G. Calidad.

Manual de calidad. Protocolos,

Proceso G Académico.

Guías de manejo de unidades, Guías Aprendizaje,

Proceso G. Bienestar Institucional.

Procedimientos aplicables

Manual de convivencia.

Proceso G. de los

Manual de selección, inducción,

Recursos.

Programa mantenimiento. Convenios interinstitucionales, cotizaciones, facturas, revistas,

Documentos externos al relaciones bancarias, correspondencia recibida y enviada., SGC

correspondencia interna.

4.2 Elaboración de los documentos:

4.3 Estructura De Los Documentos: a. Encabezado: -

Logo del instituto con nombre centrado

-

Frase SEDE PRINCIPAL, en mayúscula, con negrilla, en el margen izquierdo superior.

-

Código – versión, fecha de aprobación, ubicados en margen derecho superior Ver ejemplo a continuación.

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b. Cuerpo:

OBJETIVO ALCANCE TERMINOLOGÍA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ANEXOS

c. Pie De Página: Elaboró: Nombre y cargo de la persona que realiza el documento Revisó: confirmar que la información que se diligencia en el documento que sea pertinente por parte del jefe inmediato. Aprobó: líderes de los procesos Ver ejemplo a continuación.

Elaboró:

Elaboró:

Elaboró:

Nombre:

Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Cargo:

4.4 Presentación de los documentos: Tipo y tamaño de letra de título: Arial 12 Tipo y tamaño de letra en contenidos: Arial 14 Tipo y tamaño de letra en encabezados y pie de páginas: Arial 8 Interlineado en el contenido: 1.5 CM. 1. ASIGNACION TAREAS: Teniendo en cuenta la caracterización de su proceso, definir los procedimiento que requieren ser documentados del procesos que usted lidera. Siendo las 6:00 pm, y habiendo cumplido con el orden del día se da por terminado el comité de calidad.

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