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Activos Fijos Contraloría del Sistema Título: Consideraciones generales de activo fijo Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey Fecha de Emisión: Abril 2003 Fecha Rev.

Junio 2007

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I.- Objetivo Establecer los criterios y lineamientos necesarios para el tratamiento de los bienes adquiridos por el Tecnológico de Monterrey y que requieran ser catalogados como activos fijos.

II.- Alcance Bienes adquiridos por el Tecnológico de Monterrey que por su naturaleza o uso requieran ser catalogados como activos fijos. Comprende desde el momento en que el proveedor entrega los bienes al Almacén hasta que son recibidos por el Usuario y/o Departamento Solicitante.

III.- Responsables • Encargado de Almacén (Recibir, etiquetar y entregar los activos fijos). • Administrador de Activos Fijos (Verificar los movimientos contables de los conceptos de activo fijo, para estar seguros de que realmente correspondan a compras de bienes catalogados como activo fijo). • Administrador de Activos Fijos (Realizar el registro contable de los activos fijos recibidos por donación o traspaso en Sistema SAP, Módulo Activos Fijos o cualquier otro sistema que se utilice).

IV.- Políticas 1. En los Campus deberá existir la función de administración, control y registro contable de los activos fijos. Dicha función es responsabilidad del Área de Activos Fijos, la cual deberá depender del Departamento de Contabilidad del Campus o Zona o de la Dirección Administrativa del Campus. 2. El control de los activos fijos incluye las actividades necesarias para administrar la información de cada activo fijo. Esta información comprende la clave del Campus a la que pertenece el activo, un código de identificación, su descripción, el tipo de activo, la clase y subclase a que pertenece, su valor de adquisición, su fecha de adquisición, su vida útil, su depreciación acumulada, la unidad organizacional a que se asignó, su ubicación dentro de la entidad, plaza y puesto de la persona responsable del activo, valor de mercado, costo de reposición, condiciones, etc. 3. Con los nombres de Área de Activos Fijos y/o Administrador de Activos Fijos, nos referimos a la persona o grupo de personas a quienes se les han asignado las actividades descritas en los puntos anteriores. 4. Cada Campus deberá contar con al menos un Administrador de Activos Fijos, que tendrá entre otras funciones: • La inspección física de los bienes.

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Colocación de etiquetas de control de inventario a los bienes incluyendo los recibidos por donación o traspaso. Conocer el “Catálogo de Activos Fijos” (Anexo 9.37) y “Bienes de poco valor” (Anexo 9.38). Revisar que los movimientos contables de los conceptos de activo fijo, realmente correspondan a bienes catalogados como tales. Capturar la información complementaria de los activos fijos en el sistema SAP, Módulo Activos Fijos o en cualquier otro sistema que utilice el Campus. Obtener copias fotostáticas del Aviso de Recepción en el Almacén o en su caso copia de la Orden de Compra y de la Factura.

5. Es responsabilidad del Área de Activos Fijos, mantener la información actualizada de altas, bajas, modificaciones y transferencias de los activos. 6. Las personas que tienen bajo su cargo y responsabilidad la operación y custodia de los activos fijos deben reportar al Administrador de Activos Fijos del Campus las situaciones anormales con respecto a los mismos, así como el movimiento físico, reasignación, bajas, faltantes, etc. 7. Todo activo fijo debe ser adquirido a través del Departamento de Compras del Campus. La Dirección de Compras del Sistema deberá negociar y realizar las adquisiciones institucionales. 8. Todos los activos fijos adquiridos por el Tecnológico de Monterrey deben estar a nombre del mismo y las facturas y escrituras que los amparen deben cumplir con las obligaciones fiscales y jurídicas correspondientes. 9. Toda compra de equipo de cómputo deberá estar autorizada por la Vicerrectoría de Recursos Humanos y Tecnologías de Información, vía la Dirección de Informática de cada Campus.

Definición de Activo Fijo 10. Los activos fijos son inversiones en bienes tangibles que tienen por objeto el uso o usufructo de los mismos en beneficio del Tecnológico de Monterrey, la producción de bienes para su venta o uso del propio Tecnológico de Monterrey, y la prestación de servicios al Tecnológico de Monterrey, a sus alumnos o al público en general. La adquisición o desarrollo de estos bienes tiene el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de la operación.

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11. Un activo fijo es aquel bien que está clasificado dentro del sistema SAP o en cualquier otro sistema que se utilice como activo fijo capitalizable, se pueden consultar en el archivo “Catálogo de activos fijos” (Anexo 9.37). En el sistema SAP desde el proceso de compras se identifican los activos fijos capitalizables. Otra clasificación importante son los bienes de poco valor, mismos que se pueden consultar en el archivo “Bienes de poco valor” (Anexo 9.38), los cuales se clasifican como gastos, pero que se requiere llevar el control de los mismos en el Módulo de Activos Fijos. 12. Los activos fijos se consideran oficialmente como tales al ser registrados en las cuentas contables correspondientes en función de su clasificación.

Administración y control de la información de los Activos Fijos 13. El Área de Activos Fijos, que forma parte del Departamento de Contabilidad será responsable de administrar y mantener un archivo con las facturas originales que amparen las adquisiciones de activo fijo, así como el documento de responsiva debidamente firmado, para los campus que no se encuentran en el sistema SAP, el archivo se llama “Responsiva de activos fijos” (Anexo 9.16) y para los campus SAP se denomina “Adendum de activos fijos para campus SAP” (Anexo 9.39). Dicho archivo deberá clasificarse apropiadamente y separarse del resto de las facturas de egresos. Cada registro del archivo de facturas de activo fijo deberá contener la factura original y el número de documento con la que se registró su alta. Adicionalmente, una copia de la factura original del activo fijo, deberá anexarse a la póliza de cheque en el archivo general de egresos, para asegurar la continuidad del mismo. 14. Cuando una factura corresponda a un activo fijo que brinde servicio a varios Campus, la factura original deberá archivarse en el Campus que haya acordado la transacción con el proveedor o beneficiario y por lo tanto el compromiso de pago. 15. Si se requiere extraer del archivo una factura original de activo fijo, el Departamento de Contabilidad deberá sustituir temporalmente el documento original con una copia fotostática del mismo y anotar en la copia el nombre de la persona a quien se le entregó, motivo y fecha de devolución. 16. Es responsabilidad del Área de Activos Fijos de la Contraloría del Sistema repartir las etiquetas de control del inventario, las cuales deberá distribuir a las Áreas de Activo Fijo de cada Campus, previa solicitud. 17. Los Administradores de Activo Fijo de cada Campus deberán utilizar correctamente las etiquetas de control de inventario y evitar el desperdicio de las mismas.

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18. Todos los activos fijos deberán asignarse a una ubicación específica, el Administrador de Activos Fijos deberá registrarlos señalando su ubicación real y en caso de que ésta no estuviese registrada, deberá solicitar al Departamento de Tesorería Nóminas del Sistema la creación de la misma.

Clasificación y Registro Contable de los Activos Fijos 19. Los activos fijos deben ser clasificados en terrenos; edificios; remodelaciones; instalaciones; muebles, maquinaria y equipo; monumentos, obras de arte; equipo de transporte, equipo de cómputo, activos fijos de poco valor, activos fijos en proceso (edificios, instalaciones y remodelaciones); otros activos en proceso (celdas de manufactura, robots, etc.) y activos en arrendamiento financiero (puede ser equipo de cómputo; de transporte; muebles, maquinaria y otro equipo). Se muestra en la siguiente tabla: Muebles, maquinaria y otro equipo Inmuebles Edificios Equipo computacional Muebles, maquinaria y otro equipo Equipo de transporte Obras de arte Equipos en arrendamiento financiero (que comprende equipo de cómputo; muebles, maquinaria y otro equipo, y equipo de transporte) Obras de arte Otros Activos en proceso (órdenes internas, por ejemplo: celdas de manufactura o robots). Activos fijos de poco valor**

Instalaciones

Remodelaciones Monumentos Activos fijos en proceso: edificios, instalaciones y remodelaciones

Terrenos Terrenos

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Estos activos no forman parte del rubro de Activos Fijos en el Balance General, pero están incluidos en el Módulo de Activos Fijos para fines de salvaguarda y control.

Para el equipo de cómputo; los muebles, maquinaria y otro equipo y para el equipo de transporte se deberá utilizar una subclasificación, misma que se muestra a continuación: Equipo de Cómputo

Conmutadores Computadoras de Escritorio Computadoras Portátiles Equipo de Audio, Video y Fotográfico Equipo de Cómputo Compartido Equipo Electrónico de Transmisión Satelital Impresoras Scanners Servidores Videoproyectores Otros Equipos

Equipo de Transporte Muebles, maquinaria y otro equipo Calderas Aeronaves Electrónico Autobuses Maquinaria Automóvil Mobiliario Camiones (Ligeros, Medianos y Pesados) Muebles, Maquinaria Camionetas y otro equipo compartido Rotura de Maquinaria Embarcaciones Otros Equipos

Equipo de Transporte Compartido Grúas Microbuses y Minibuses Motocicletas Remolques y Semirremolques Tractocamiones Vehículo Eléctrico de Reparto

20. Las facturas y escrituras deben ser los documentos base para la identificación, descripción, clasificación, ubicación, etiquetado y registro contable de los activos. Con sustento en las facturas y escrituras, a cada activo fijo debe asignársele una clave de identificación, única y permanente para el Campus. 21. Los activos fijos deben registrarse a su costo neto, el cual se obtiene restando al costo inicial el valor de las notas de crédito, descuentos comerciales o regalos que se hayan asociado a la adquisición del mismo.

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22. Los activos fijos están sujetos a depreciación la cual debe registrarse contablemente cada mes de acuerdo a los siguientes porcentajes anuales: Activo Fijo

Porcentaje

Equipo computacional

25%

Muebles, maquinaria y otro equipo

10%

Equipo de transporte

20%

Edificios, instalaciones y remodelaciones

2%

23. La fecha de adquisición del activo debe ser la misma con la cual éste fue registrado en la contabilidad. Se debe registrar el activo en la contabilidad en función de su facturación y no de su pago. 24. Todo activo fijo de un Campus debe asignarse a una unidad organizacional y en la misma unidad organizacional debe asignarse a una persona para su operación y custodia, quien firmará un Adendum o Carta responsiva. El Adendum (campus SAP) deberá tener la firma del Representante del ITESM y de dos testigos y la Carta responsiva (Campus no SAP) lleva la firma del responsable del control de activo fijo, del responsable directo y responsable custodio del activo fijo. (Anexo 9.16 y Anexo 9.39) 25. Los activos adquiridos en forma centralizada y cuyo costo se distribuya entre varios Campus serán propiedad de los mismos. Así pues, los Campus deberán registrar la parte proporcional que les corresponde en su contabilidad y el control de activos aunque el bien no se encuentre físicamente en sus instalaciones. Cada Campus deberá asignar una etiqueta individual a su parte del activo. En dicha situación, estas etiquetas se anexarán al comprobante correspondiente. 26. Cuando se realicen compras centralizadas y prorrateadas, la Contraloría del Sistema con el apoyo del departamento que operará dicho activo deberá definir si la compra debe registrarse como un Activo (Inversión) o un Gasto. Esta información se dará al realizar la aplicación centralizada vía cuenta corriente. 27. Los activos fijos adquiridos a crédito deben registrarse contablemente por el total del valor de su factura y deberá crearse el pasivo correspondiente a dicho crédito, el cual se irá amortizando conforme se realizan los pagos. Los intereses asociados al crédito deben registrarse en gastos. Aún considerando que la compra es a crédito debe obtenerse copia de la factura.

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A. Terrenos 28. Los activos fijos clasificados como terrenos, deben identificarse a través de sus escrituras originales. La escritura original debe ser el documento base para la administración de este tipo de activos. 29. Es responsabilidad de las distintas entidades que conforman el Tecnológico de Monterrey obtener una copia notariada de la escritura original, conservar la copia notariada y enviar la escritura original, adjuntando pagos de prediales correspondientes, al Departamento de Control de Escrituras del Sistema. 30. Los terrenos deben valuarse con el costo de adquisición, honorarios, gastos notariales, indemnizaciones o privilegios pagados sobre la propiedad a terceros, comisiones a agentes, impuestos de traslación de dominio, honorarios de abogados, y gastos de localización, demoliciones, limpia y desmonte, drenajes, calles, cooperaciones y costos sobre obras de urbanización, construcción en otra parte de propiedades de terceras personas que se encontraban ubicadas en el terreno, etc. 31. Los terrenos no son sujetos a depreciación.

B. Inmuebles 32. Los activos fijos, en lo que respecta a inmuebles o edificios, e instalaciones, deben identificarse como tales por sus escrituras originales en caso de adquisición, o bien, por la integración de costos mediante facturas de bienes y servicios utilizados para la construcción de los mismos. 33. Es responsabilidad de las distintas entidades que conforman el Tecnológico de Monterrey obtener una copia notariada de la escritura original, conservar la copia notariada y enviar la escritura original, adjuntando pagos de prediales correspondientes, al Departamento de Control de Escrituras del Sistema. 34. El costo de adquisición o construcción de los edificios comprende el de las instalaciones y equipo de ubicación permanente. Se debe considerar dentro del costo conceptos tales como permisos de construcción, honorarios de arquitectos e ingenieros, costos de planeación e ingeniería, gastos legales y notariales, impuestos, gastos de supervisión y de administración, salarios y prestaciones, etc. 35. Los inmuebles en construcción o desarrollo deben registrarse como activo diferido. Una vez terminado el inmueble y entrando éste en operación, su registro contable deberá

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transferirse al concepto correspondiente de activos fijos. Sólo deben integrarse al registro de un inmueble las facturas relativas al desarrollo del mismo. El mobiliario y equipo asignado al edificio no es parte del inmueble ni del activo diferido por lo que deberá registrarse por separado como activo fijo. 36. Todas las facturas asociadas al desarrollo del inmueble deben integrarse en el activo diferido conforme a su avance y las erogaciones. Los sueldos, prestaciones y honorarios asociados al desarrollo de un inmueble deben registrarse tanto en los conceptos contables de sueldos, prestaciones y honorarios correspondientes, como en el concepto del activo diferido, capitalizando estos rubros.

C. Mobiliario y Equipo 37. El valor histórico de un activo fijo clasificado como mueble o equipo comprende el precio neto pagado, más todos los gastos necesarios para tener el activo en el lugar y condiciones que permitan su funcionamiento, tales como derechos y gastos de importación, fletes, seguros por su movimiento, gastos de instalación, etc. 38. Los aditamentos para el equipo y la maquinaria, cuando éstos funcionen en su exterior o interior y se adquieran en forma conjunta en una sola factura, se considerarán como parte del equipo y la maquinaria. 39. Los aditamentos adicionales se considerarán como activos fijos o parte de los mismos al cumplir las reglas anteriores; en caso contrario se considerarán gastos. 40. Los equipos diseñados y elaborados dentro del Tecnológico de Monterrey (por ejemplo: robots de laboratorio) deberán registrarse como activos fijos y por consiguiente ser asegurados. Estos equipos deberán registrarse a un costo igual a la suma del costo de todos los componentes que lo integran.

Activos fijos recibidos en Donación 41. Los bienes recibidos por el ITESM y que cumplan con las definiciones de activos fijos se considerarán como tal en la contabilidad del ITESM siendo considerados por Campañas Financieras como un donativo en especie y soportados por un recibo de donativo que cumple con todos los requisitos fiscales que la autoridad marque en el Código Fiscal de la Federación. El recibo deberá tener un valor de $0.00 moneda nacional; sin embargo, esto no implica que en la contabilidad dichos bienes no deban ser registrados, por el contrario, deberán registrarse a su valor de mercado a la fecha en que se recibió dicho bien. Definiéndose valor de mercado, como el valor que se pagaría por el bien en el momento

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en que se recibe, en un mercado donde todas las partes conocen perfectamente el artículo y están bien informadas al respecto. 42. En el caso de donativos de terrenos y edificios, los valores de mercado que se utilizarán para el registro de las transacciones, por primera y única vez, deberán ser soportadas mediante una valuación técnica de un perito autorizado y reconocido en el ramo; o en su defecto deberán registrarse a su valor catastral. 43. El asiento que deberá realizarse al recibir los bienes será el siguiente: CARGO: 1404010000 Activos fijos donados ABONO: 5122030000 Donativos en especie Esto es debido a que aún no se tiene identificada la clase de activo que se recibió como donación. Sin embargo, una vez que se tengan identificados los activos recibidos en donación, y necesariamente dentro del mes en curso, se realiza un traspaso de los activos a su clase correspondiente, el registro es el siguiente: CARGO: 140XXXXXX Activo fijo que corresponda ABONO: 1404010000 Activos fijos donados Es responsabilidad del Administrador de Activo Fijo verificar el saldo en contabilidad del concepto 1404010000 Activos fijos donados, ya que al cierre del mes el saldo deberá ser de cero. El donativo en especie una vez que calificó como tal, deberá apegarse a las políticas de activo fijo para su depreciación y control. Consideraciones adicionales 44. Los activos fijos arrendados se considerarán como propiedad del ITESM para cuestiones contables, lo anterior implica que los activos se capitalizarán y se llevará su depreciación. El arrendamiento es una buena opción desde el punto de vista fiscal para empresas lucrativas, dado que no se causa el impuesto al activo y los gastos, aún con sobreprecio, son deducibles. El Tecnológico de Monterrey no obtiene estos beneficios por ser una persona moral no contribuyente, por lo cual no está permitido realizar arrendamientos de este tipo. Se deberá gestionar un financiamiento interno a través de la Dirección de Finanzas y lograr un mejor precio del equipo al adquirirlo de contado. 45. Los activos fijos que comprenden maquinaria, mobiliario y equipo, equipo computacional y equipo de transporte podrán ser enajenados o donados con la autorización por escrito del Rector o Director del Campus, siempre y cuando el valor de mercado del activo no exceda el valor de cuatro colegiaturas. Se deberá pedir autorización por escrito a la Rectoría o la

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Vicerrectoría Administrativa para enajenar o donar activos fijos cuyo valor de mercado exceda las cuatro colegiaturas. La función de auditoria del Campus debe verificar que los activos a enajenarse o donarse correspondan a su descripción en el registro, debe verificar que se den de baja contablemente, así como supervisar su entrega final. 46. Cuando alguna entidad del Tecnológico de Monterrey efectúe la venta de un equipo de transporte, deberá entregar al comprador copia notariada de la factura original. La venta deberá respaldarse mediante una factura del ITESM sin cobro de IVA y especificando en ésta, así como en el contrato de compra-venta del equipo de transporte que es usado y que el comprador lo acepta en las condiciones en que se encuentra. 47. Cuando se trate de la venta de otros bienes usados, se deberá respaldar mediante una factura del ITESM sin cobro de IVA y especificando en ésta que es un bien usado. 48. En cada Campus deben conciliarse las existencias físicas con los registros contables cuando menos una vez al año. El Departamento de Contabilidad a través del Administrador de Activos fijos del Campus tienen la responsabilidad de llevarlo a cabo. La información del inventario debe consolidarse para todo el Tecnológico de Monterrey.

V.- Descripción de Actividades: No Aplica.

VI.- Diagrama de flujo: No Aplica.

VII.- Anexos: Documentos necesarios para aplicar estas políticas: o Catálogo de activos fijos (Anexo 9.37). o Bienes de poco valor (Anexo 9.38). o Orden de Compra (Anexo 9.2). Documentos que se generan en el proceso de estas políticas: o o

Responsiva de Activos Fijos (Anexo 9.16). Adendum de Activos Fijos para Campus SAP (Anexo 9.39).

VIII.- Control de cambios:

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Revisión

Fecha

Ubicación

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Naturaleza del cambio

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