Al finalizar el presente tutorial, el participante tendrá la capacidad de entender la importancia de contar con un sistema de “Planeación de Requerimientos de Materiales MRP (Material Requirement Planning)” y la manera de ejecutar los procedimientos para el efectivo suministro de recursos materiales y servicios en MLS.

En Montepío Luz Saviñón reconocemos la importancia que tiene el cuidado de los recursos de nuestra Institución. Nuestros clientes buscan la oportunidad de un préstamo; la disponibilidad de materiales de trabajo es lo que garantiza la rapidez con la que podemos ayudar a solucionar el problema del que nos hace participes. Todo ello nos obliga a hacer una planeación adecuada de los recursos y así continuar apoyando a quien lo necesite, manteniendo en MLS el carácter de perpetuo y al servicio de nuestros clientes.

¿Alguna vez has escuchado el término “Economía de escala”? Es el proceso mediante el cual los costos unitarios de producción disminuyen al aumentar la cantidad de unidades producidas. En términos de compras, entendamos que resulta más barato comprar un producto por mayoreo que por unidad ¿No es cierto?

¿Sabes cuantas hojas de papel requiere la Institución? ¿cuántos bolígrafos y cuánto papel higiénico? o bien, ¿cuántos clips utilizas al mes? ¿Cuánto cuesta cada material? ¿Cuánto cuesta todo en su conjunto? Saberlo con exactitud significa muchas ventajas para la Institución y cada una de sus áreas. Para el área de compras es importante: • • • • •

Conocer tipos y cantidades de materiales a comprar Conocer el nivel de consumo de materiales Planear la compra de suministros Realizar compras sólo en días específicos y no cada que exista un requerimiento Conseguir descuentos por volumen de compra Para el usuario es importante: • • • •

Contar los recursos para una óptima operación Administrar el uso y suministro de materiales Cuidar el presupuesto asignado Volverse estratega al concentrarse en su trabajo

Montepío Luz Saviñón ha venido trabajando con sistemas que responden a las necesidades propias de una gran Institución. Asegurar el suministro de recursos materiales necesarios para la operación, así como las cantidades de materiales con los que deben contar las sucursales y áreas de servicio. Es aquí cuando se vuelve verdaderamente relevante contar con un: MRP (Material Requirement Planning) Planeación de los Requerimientos de Materiales

¿..y en que consiste el uso de un MRP?

Resulta muy importante saber cuánto dinero se gasta y en qué se gasta cuando se realiza la compra de suministros, ya que esto nos da la oportunidad de planear presupuestos, pactar fechas de entrega con los proveedores, calcular el consumo de materiales en función del histórico de Unidad de negocio de cada Gerencia o cada Dirección en la Institución.

¿..y en que consiste el uso de un MRP?

No todos los materiales se compran a través del MRP, es necesario que el material sea de uso constante para entonces considerarle dentro del Planeador de Requerimiento de Materiales. Para el almacén de cada sucursal se han determinado las cantidades máximas y mínimas necesarias para operar; pues no tendría ningún caso tener el almacén lleno de materiales que no se usan y tener carencia de materiales importantes para operar. Si las cantidades determinadas para la operación no se adaptan a la operación real de una sucursal, podrás ponerte en contacto con la Dirección prendaria para pedir que se modifiquen los requerimientos.

¿Quienes intervienen en el suministro de materiales a través del MRP?

Existe un “planeador” responsable de la administración del MRP, esta persona monitorea la disponibilidad y existencia de materiales para las distintas áreas, hace un re-surtido de materiales, planea las compras, negocia con los proveedores, calcula presupuestos y un sin número de actividades para que tú puedas tener a la mano el bolígrafo que necesitas. También dentro de la Institución está el Usuario final, es aquél que planea, solicita y hace uso de los recursos Finalmente, el Proveedor externo que es a quien se le realiza la compra de materiales y que es quien los entrega en el almacén principal o bien a cada una de las sucursales

El planeador MRP Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

El planeador de MRP monitorea a través del sistema la existencia de materiales y en caso de requerirlo, realiza la compra de dichos materiales con el proveedor para así tenerles disponibles para TODA la Institución. El planeador también realiza análisis, cálculos y traslados de materiales de un centro a otro si es que no esta justificada la necesidad de compra de materiales.

El planeador MRP

Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

Para el Planeador realizar compras no es solamente levantar un pedido, su labor Involucra la revisión a los presupuestos, la conciliación entre almacenes, la negociación con proveedores que además de precio incluye las condiciones de entrega, periodicidad de compra, pago, devoluciones , facturación, etcétera.

El Proveedor Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

Para nuestro proveedor el poder vender sus mercancías a MLS es una oportunidad de negocio, sin embargo también es importante que cuente con garantías necesarias para que le sea atractivo venderle a Montepío. Si tu vendieras cualquier mercancía sabes que lo importante no solo es vender, deberás cuidar que no sufran maltrato alguno, también debes entregar las mercancías en tiempo, considerar posibles devoluciones por defectos y por supuesto cobrar por tu venta.

El Proveedor Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

Nuestro proveedor tiene muchas obligaciones:  Entregar las mercancías en tiempo y forma, garantizar la calidad de los materiales, brindar un servicio posterior a la venta. Derivado de dichas obligaciones, también tiene derechos:  Recibir un trato digno y de calidad  Cobrar por sus mercancías

Usuario Final

Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

Ahora la parte más importante: TÚ El usuario final comparte una responsabilidad enorme en su interacción con el Planeador.

Usuario Final Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario

Por un lado, al dar entrada (en sistema) a los materiales que recibimos del proveedor estamos registrando la existencia de materiales en el inventario. Al dar salida (en sistema) a los materiales que vamos usando, afectamos (disminuimos) el inventario, lo cual le permite al Planeador del MRP conocer las existencias REALES en materiales y la necesidad de resurtir los mismos.

Planeador, Proveedor y Usuario final La adquisición de Suministros por medio del MRP requiere de un esfuerzo triple: tanto por parte de personal de la Institución como por parte del proveedor externo y la coordinación es muy simple ejecutando correctamente nuestros procesos para ello las siguientes recomendaciones:  Cada vez que un proveedor te entrega materiales, deberás dar entrada (en sistema) al material que estas recibiendo pues esto se reflejará inmediatamente en el Inventario de tu centro

 Cuando dispones de un material es necesario dar salida (en sistema), así el Planeador sabe cual es la cantidad exacta de materiales disponibles y puede planear la compra de suministros.  Existen materiales de larga duración a los cuales no debes dar salida cada que los utilizas, sólo en casos que ya estén inservibles, algunos ejemplos de éstos son: tijeras, engrapadoras, despachadores, básculas, microscopios, calibradores, etc.. Planeador Proveedor

MRP Inventario Materiales

Usuario

Pasemos ahora a registrar las entradas y salidas en Sistema

Una vez realizada la compra de suministros:  El proveedor se presentará a la sucursal a realizar la entrega de materiales  El proveedor entregará una Nota de remisión la cual incluye un número de Pedido (realizado por el Planeador de MRP)  Deberás identificar la nota de entrega (que es el número de nota o remisión del proveedor)  Asegura la cantidad de materiales que estas recibiendo de acuerdo a la nota (físico contra lo descrito en la nota).

….ahora en SAP dirígete a la transacción MIGO – Entrada de Suministros.

Paso 1

Selecciona A01 – Entrada de Mercancías

Paso 2

Captura el número de Pedido de Compras 45000 …. (incluido en la Nota de remisión que trae el proveedor) Presiona “enter”

Paso 3

Al presionar “Enter” aparecerá el listado de suministros del pedido

Paso 4

Ahora captura el número de “Nota de entrega” éste te lo entrega el proveedor.

Paso 5

Selecciona “ok” para los suministros que corresponden a tu sucursal

Para evitar afectaciones vía sistema, asegúrate de seleccionar solo los suministros que son de tu centro (Sucursal)

Paso 6

Una vez seleccionados todos los suministros que corresponden a tu sucursal selecciona esta casilla

Paso 7

Finalmente da clic en contabilizar para registrar la entrada

Paso 8

En automático el sistema genera el número de entrada mismo que siempre empieza con 5000…

Recuerda que la provisión de materiales se ha realizado por parte del Planeador del MRP por lo que tu labor consiste en:  Registrar la entrada de materiales en el sistema.  Asegurar la cantidad de materiales que estas recibiendo de acuerdo a la nota (físico contra lo descrito en la nota).

 Una vez hecho lo anterior, deberás entregar al proveedor el acuse de recibo del material que te está dejando, para que pueda realizar su facturación.  El documento que servirá como acuse de recibo es el Vale de recepción o bien la Entrada de materiales a almacén que ya has realizado por lo que ahora procederemos a su impresión a través del sistema.

Paso 1

Después, deberás entrar a la transacción MB90 para la impresión de VALE DE ENTRADA. Asegúrate de llenar los datos como se indica en la pantalla:

Paso 2 Clic en el ícono de “ejecutar” o en la tecla F8

Paso 3

Al aparecer esta pantalla da Clic en el ícono “procesar”

Paso 4

El sistema confirmará el envío del documento a la impresora predeterminada e imprimirá el vale que se muestra en la siguiente pantalla

Número de documento obtenido durante la entrada de Materiales

Fecha de emisión

El sistema automáticamente generará la impresión del Cárdex o Vale de recepción de Garantías

Proveedor y número de Pedido

Descripción de materiales

Datos del usuario que realiza la operación (firma y sello de Gerente)



Recuerda que es muy importante dar salida a los materiales que utilices conforme los vas utilizando para que nuestro planeador del MRP tenga información actualizada y real de los requerimientos de materiales, tales como: hojas, bolígrafos, etc, deberán registrarse conforme su uso para que el planeador MRP pueda monitorear los niveles de disponibilidad de material y planear sus compras.



Como ya se mencionó, engrapadoras, microscopios, y otros cuyo uso no se agota no es necesario dar salida, en caso contrario el administrador planearía comprar una engrapadora cada vez que das salida para mantenerte dentro de tus niveles de operación.



Si dieras salida a los materiales hasta que ya no tienes más recursos para trabajar, estarías retrasando la operación por no dar la salida a tiempo, piensa que el administrador de MRP tiene tiempos para realizar las compras y el proveedor tiene tiempos de entrega, no es posible la entrega de materiales en carácter de urgente pues el uso de un MRP es para evitar este tipo de contratiempos.

….ahora en SAP dirígete a la transacción MIGO- para dar Salida a los Suministros

Paso 1

Selecciona: •A07 Salida de Mercancías •R10- OTROS

Paso 2

En esta primera pestaña, captura el número de material que vas a utilizar y a dar salida

Paso 2.1

IMPORTANTE: Los materiales han sido reclasificados, para conocer el número actualizado de material a utilizar, accede a la Transacción MM60 a visualizar el Índice de materiales.

Paso 3

En la pestaña de “Ctd” deberás ingresar la CANTIDAD de materiales a los que les darás salida

Paso 4

En la pestaña “Se” Captura: •Centro: Tu sucursal •Número de almacén: Digita siempre “20” •Texto: Un texto breve sobre la operación realizada

Paso 5

Ahora en la pestaña Imputación deberás Capturar tu Centro de Costos. IMPORTANTE: El centro de Costos se ha modificado por lo que es recomendable dar clic en el match-code para obtener el catálogo de Centros de Costos y seleccionarlo

Paso 5.1

Los nuevos Centro de Costos comienzan con el número 10, seguido del número correspondiente a tu Sucursal

Paso 6

En esta misma pestaña selecciona el Área funcional correspondiente,

0001 - Alhajas, relojes y varios puesto que estamos en la División Prendaria 0002 - Autos

Paso 7

Es muy importante revisar la Clase de Movimiento que estas realizando 201 (Salida de Mercancía – Consumo de Almacén para Centro de Costo)

Paso 8

Como último paso, al dar clic en “Contabilizar“ el sistema habrá de generar el número correspondiente a la Salida de materiales

¿Y como puedo saber cual es la disponibilidad de materiales que tengo en almacén (Stock)?:   

Existe una transacción para poder visualizar cual es nuestro inventario de materiales Recuerda que estaremos consultando el inventario de nuestro Centro (sucursal) También es importante recordar que el almacén “genérico” a todas las sucursales es el número 20

….ahora en SAP dirígete a la transacción MB52

Ahí con los datos anteriores buscaremos en la Variante de visualización la DENOMINACIÓN DE LA DISPOSICIÓN DE SUMINISTROS (siguiente pantalla).

Número de Material correspondiente al tipo de suministro Centro de Coste= centro de Costos que corresponde a la sucursal Número de Almacén 20 (este es genérico para todas las sucursales) Libre Utilización Valor Libre Utilización Texto breve de material (descripción del material) Grupo de artículos (grupo al que pertenece el material)

En caso de cometer un error es posible realizar la Cancelación de la entrada o la salida de suministros.

….en SAP dirígete a la transacción MIGO

Paso 1 Seleccionar: •A03- Anulación •R02- Documento de material

Paso 2

Captura el número de entrada o salida que vamos a anular Presiona “Enter”

Paso 3 Después de presionar“Enter” aparecerá la siguiente pantalla con los datos de los materiales a los que se les dio entrada o salida y que se desea anular

Paso 4 Selecciona los recuadros de los materiales que deseas anular

Paso 5 Ahora da clic en contabilizar

Paso 6

El sistema confirma la anulación emitiendo el número de cancelación correspondiente

Paso 1 Ingresar a la transacción MIGO y elegir la opción: A08 Traspaso y R10 Otros.

Paso 2 Dar clic en el ícono para “Abrir datos detallados”

Paso 3

Es muy importante capturar los siguientes datos:  N° de material que vas a traspasar  El número de Centro de donde sale el material y el Centro a donde se traspasará  N° de almacén de ambos centros (recuerda que siempre será el No.20)  Cantidad que se va a traspasar (muy importante verificar la unidad de medida)

1 3

4

2

Debes capturar también:

Paso 4

 Texto de cabecera breve, y en la pestaña de IMPUTACIÓN debes poner el área funcional correspondiente. Finalmente, da clic en el ícono de Contabilizar y el sistema te genera el número correspondiente al traspaso.

Hasta aquí hemos concluido con nuestro tutorial sobre el suministro de materiales a través del MRP de SAP.

Quisiéramos recordarte la importancia de tu papel como usuario de materiales y la necesidad de trabajar coordinados con el planeador de MRP y los proveedores para asegurar contar con nuestros elementos de trabajo siempre a tiempo.

Planeador MRP

Proveedor

Inventario Materiales

Usuario