ACCESS

.

¿Cómo podemos organizar la información? Una información que comparte unas características comunes la podemos organizar a través de una base de datos. Para crear, modificar y mantener un a base de datos utilizamos un programa informático, es decir, un sistema de gestión de base de datos SGBD. En nuestro caso será ACCESS. Nuestros primeros pasos en ACCESS Al iniciar el programa nos saldrá esta primera ventana:

La misión de este cuadro de diálogo es la de actuar de lanzadera, puesto que desde él se pueden realizar las únicas operaciones iniciales con Access:  Abrir una base de datos creada y almacenada  O crear una base de datos nueva. Elegimos Base de datos de Access en blanco. Aceptamos . Y nos pedirá que demos un nombre a nuestra base de datos, que digamos donde queremos que se guarde y que la creamos.

Damos al botón Crear y nos saldrá la siguiente ventana: 1/24

ACCESS

.

En esta ventana están agrupados todos los objetos y herramientas necesarias para gestionar la información de un tema concreto. Las herramientas ofrecidas permiten crear y utilizar los distintos objetos de la base de datos. Los objetos principales de una base de datos son los siguientes:

Misión Almacenan, de forma organizada, los datos que se quieren gestionar Permiten ver, y trabajar, con un conjunto de los datos de una tabla, correspondientes a ciertos campos y registros. Muestran los datos de una tabla, con un diseño distinto, en el que pueden incluirse dibujos, textos artísticos, líneas y recuadros, etc. Permiten imprimir los datos de la base de datos según un modelo diseñado con anterioridad. Los macros son objetos que permiten realizar, en un solo paso, un conjunto de acciones más o menos complejas Estos objetos son páginas web que se crean para publicar en internet la información de la base de datos.

2/24

ACCESS

.

Actividad nº 1. Crea una base de datos con el nombre de Animales.

Para ello abrimos el programa Acces. En la primara ventana elijo Base de datos de Acces en blanco Doy aceptar Elijo el lugar donde quiero guardar la base de datos La doy el nombre que deseo.

Hago clic en crear y ya la tengo. Salgo de Acces.

3/24

ACCESS

.

Vamos a crear una tabla

Una tabla está organizada en filas y columnas, teniendo cada una de ellas un significado muy particular. Cada fila de una tabla se denomina registro y está constituida por la información de uno de los elementos que se quiere gestionar. Cada columna de una tabla se denomina campo y representa cada una de las características del un registro. Cada celda de la tabla almacena un dato, que no es más que la información de un registro en un campo determinado. Tipos de campos o Texto: permite introducir cadenas de caracteres (hasta un máximo de 255) o Memo: aquí se pueden teclear un texto extenso, de hasta 65535 caracteres. o Numérico: sirve para introducir números. o Fecha /hora: en este campo se introducen datos con formato fecha o de hora. o Moneda: para introducir datos numéricos con el signo monetario. o Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido. o Si/No: campo lógico. Este tipo de campo es el que debemos utilizar cuando queremos un contenido del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc. o Objeto Ole: Permite incorporar una foto, un gráfico, una hoja de cálculo, un sonido... o Hipervínculo: podemos definir en este campo un enlace a una página web. o Asistente para búsqueda: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Primero vamos a crear la tabla Abrimos la base de datos que hemos creado con anterioridad (animales). Teniendo elegido el objeto tabla Señalamos Crear una tabla en Vista Diseño y pulsamos el botón Nuevo

4/24

ACCESS

.

Y aparece la siguiente ventana con las siguientes opciones:

Vista Hoja de datos: Para introducir directamente los datos Vista de Diseño: para definir los campos y sus características Asistente para tablas: se trata de un programa que nos guía en le realización de una tabla Importar y vincular tablas para cargar un tabla externa. Escogemos Vista Diseño y nos saldrá la ventana principal del diseño de los campos.

Escribimos el nombre de cada campo en la columna de la izquierda. En la segunda columna hay un lista desplegable con todos los tipos de campos que existen. Finalmente se guardará la tabla, exigiéndonos un nombre.

Introducir datos

En la ventana de la base de datos elegimos el objeto tabla y seleccionamos la tabla creada con anterioridad. Nos va a aparecer la tabla con todos los campos creados. De esta forma ya podemos introducir los datos correspondientes. Nos desplazaremos por la tabla mediante el ratón o mediante la tecla de Tabulación para pasar de un campo a otro. Y con la tecla intro para pasar de un registro a otro. Para salir cerramos la ventana o accedemos a Archivo - Guardar – Salir Para modificar el contenido de los campos pulsamos el botón Abrir ( de la ventana de la base de datos) para añadir más registros o modificar los existentes.

5/24

ACCESS

.

Actividad nº2 Creación de una tabla Primero abrir la base de datos creada en la actividad anterior. En la ventana que nos sale elegimos Crear tabla en Vista de Diseño y pulsamos el botón Nuevo

En la siguiente ventana escogemos Vista Diseño

Introducimos los siguientes campos:

Y en propiedades del campo introducimos los siguientes valores: Tamaño Lugares Valor Permitir Campo del decimales predeterminado Requerido longitud Indexado campo cero Si (sin Especie 20 No No duplidados) Clase 20 No No No Orden 20 No No No Hábitat 40 No No No Peso Simple automático 0 No Entero automático 0 Tamaño No largo Ovíparo Si/No No Observaciones 100 No No No

6/24

Compresión unicode No No No No No No No No

ACCESS

.

Guardar la tabla con el nombre de animales. Al guardar la tabla nos preguntará si queremos introducir una clave principal en uno o más campos. Estos campos contienes datos exclusivos de cada registro. Sirve para establecer relaciones entre las distintas tablas, con el fin de no duplicar información en ellas y facilitar las modificaciones posteriores.

Introducir datos En la ventana de la base de datos seleccionamos Tablas y el nombre de nuestra tabla

Hacemos clic en Abrir o doble clic en la tabla y nos aparecerá la tabla donde podemos introducir los datos.

Para desplazarnos de un campo a otro pulsamos la tecla Tabulación o hacemos clic en la siguiente casilla. En el primer campo no hace falta escribir nada ya que es el autonumérico. Para pasar al siguiente registro pulsamos Intro Introducimos los siguientes datos: Una vez introducidos los guardamos y salimos de la tabla. Una vez guardada la tabla, podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón de Abrir para añadir más registros o introducir modificaciones en los ya existentes.

7/24

ACCESS

.

Cómo encontrar y consultar datos Buscar datos Primero tendremos activa la ventana de la tabla. Una vez en la pantalla la tabla seguimos estos pasos: 1.- Abrimos el menú Edición y seleccionamos la opción Buscar

2.- Escribimos el dato que queremos localizar y activamos las opciones necesarias para que la búsqueda se realice en toda la tabla y el programa se detenga cuando el dato sea una parte de cualquier campo.

3.- Damos al botón buscar siguiente y el programa resaltará, en la tabla, el primer dato localizado. Y así sucesivamente podemos ver todos los registros que contengan el dato buscado. 4.- Una vez encontrado el dato buscado hacemos clic sobre el botón Cancelar Ordenar registros Tendremos activa la ventana de la tabla. Se sitúa el cursor en el campo que se quiere utilizar para ordenar los registros. Hacemos clic en el botón botón

, para ordenarlos de modo ascendente, o sobre el

, si la ordenación deseada es descendente. Filtrar registros

Cuando solo deseamos visualizar o trabajar con un único grupo de registros, para lo cual haremos un filtrado de registros. Seguimos en la ventana de la tabla. Activamos la celda que contenga el dato que se va a utilizar para filtrar los registros. Hacemos clic en el botón para activar el filtro. Con lo cual solo veremos los registros que contengan el dato seleccionado. Para volver a ver todos los registros daremos al botón de desactivar el filtro . Si queremos ver registros donde uno o más campos cumplan alguna condición daremos al botón de filtros de formulario

. Al dar a este botón nos saldrá una ventana 8/24

ACCESS

.

en la cual indicaremos las condiciones que tienen que tener los registros, es decir, los campos que debe cumplir los registros.

Para ver el resultado del filtro haremos clic sobre el botón

y nuevamente a este

cuando queramos ver todos los registros Realizar consultas Debemos ir a la ventana de nuestra base de datos. Para lo cual se puede ir directamente si estamos en la ventana de la tabla de datos haciendo clic en el botón o empezando desde el principio del programa. En esta ventana seleccionamos Consultas y hacemos clic en Crear una consulta en Vista de Diseño

Nos saldrá la siguiente ventana donde tendremos que elegir la tabla donde haremos la consulta. En dicha ventana haremos clic en Agregar y después Cerrar

Hacemos clic sobre Campo y seleccionamos en la primera columna el Campos que queremos consultar en primer lugar. Y en la segunda columna podemos seleccionar otro campo que queramos que sea objeto de consulta. Así en las otras columnas si se desea consultar más campos.

9/24

ACCESS

.

En la celda de criterios estableceremos las condiciones de nuestra consulta.

Tipos de criterios: =

Igual que

>=

Mayor que o igual a

=León

Encuentra la palabra León

>= 55

<

Menor que



Encuentra números mayores o iguales a 55 Distintos de



Entre...y...

Encuentra texto distinto de Granada Encuentra fechas entre las indicadas

>6/12/98 Encuentra fechas posteriores Entre 2/11/90 y 12/6/98 = 55

<

Menor que





Entre...y...

Mayor que o igual a Encuentra números mayores o iguales a 55 Distintos de Encuentra texto distinto de Granada Encuentra fechas entre las indicadas

>6/12/98 Encuentra fechas posteriores Entre 2/11/90 y 12/6/98