ALCALDÍA DE POPAYÁN

P-GTH-ATH-05

EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES LABORALES Y BONO PENSIONAL

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1. OBJETIVO

Elaborar y expedir certificaciones laborales del personal activo e inactivo de la Alcaldía municipal de Popayán, incluyendo las certificaciones de bono pensional. 2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a para todas las certificaciones internas y externas, y bonos pensiónales que se elaboran y expiden en la alcaldía de Popayán, inicia con la recepción de la solicitud de expedición de certificación interna o externa y termina con la entrega de ésta al solicitante. 3. DEFINICIONES

BONOS PENSIÓNALES: El Bono Pensional es un título valor mediante el cual se garantiza el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los dos regímenes creados por la Ley 100 de 1993. CERTIFICACIÓN: Documento en que se asegura la verdad de un hecho CERTIFICADO LABORAL: Documento que proporciona información sobre los servicios prestados y tiempo laborado en el Municipio por parte de Funcionarios o Ex – Funcionarios. CERTIFICACIÓN EXTERNA: Certificaciones laborales de empleados y trabajadores oficiales no activos. (Retirados- pensionados). CERTIFICACIÓN INTERNA: Certificaciones laborales de empleados activos. 4. ASPECTOS GENERALES

 Las certificaciones internas se pueden solicitar personal o telefónicamente  El plazo máximo para entregar una certificación interna es de 5 días.  La solicitud de las certificaciones internas no se realizan de manera formal, sino VERBAL.

ELABORO

REVISO

APROBÓ

CRISTINA SEGURA PEÑA Contratista

CENARIO RODRIGUEZ H. Profesional Universitario

REINALDO MUÑOZ MUÑOZ Secretario General

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 La expedición y entrega de certificación interna No se factura (no tiene costo para los empleados).  La expedición y entrega de certificación externa si tiene costo, el cual se deposita en la entidad bancaria, Banco de Occidente número de cuenta 041855891. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 5.1.

EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES INTERNAS

Nº

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1

Recepcionar la solicitud

Recibir solicitud por parte del interesado para expedir certificación de tiempo de servicio y salarios.

Solicitante

2

Revisión de hoja de vida

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano, recibida la solicitud, busca la hoja de vida y verifica según sea el caso el salario, las funciones que desempaña o los cargos que ha ocupado, según la solicitud.

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano

REGISTRO

3

Verificar y extraer información

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano, procede a extraer la información requerida de la hoja de vida.

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano

5

Elaboración de la certificación

Se elabora la certificación dejando registro en la Plantilla constancia certificaciones, con toda la información extraída de la hoja de vida.

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano

Plantilla constancia certificaciones

Revisión y firma de la certificación

Se remite al coordinador de la Oficina de talento humano para la revisión.  Si está bien elaborada se procede a su firma  Si NO, se hacen las correcciones necesarias.

Coordinador de la Oficina de Talento humano

Plantilla constancia certificaciones - Firmada

Se radica la certificación en el archivo central y se realiza su posterior entrega al solicitante.

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano Funcionario del archivo central

Plantilla constancia certificaciones - Radicada

6

7

Entrega de certificación

5.2.

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EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES EXTERNAS

Nº

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Consignar valor de la certificación

El solicitante debe realizar la consignación del valor de la certificación laboral en la entidad bancaria autorizada.

2

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Recepciónar solicitud

El funcionario del archivo central, ubicado en la ventanilla de Recepción de Trámites, recibe de parte del interesado el oficio de solicitud, la cual puede ser para:  Expedición de certificación Laboral,  Expedición de certificación para bono pensional o por tiempo de servicio (si ha cotizado a la caja de previsión municipal) Se debe anexar el recibo de pago de la entidad bancaria autorizada.

RESPONSABLE

REGISTRO

Solicitante

Recibo de pago de la entidad bancaria

Funcionario del archivo central

Oficio Solicitud de expedición de certificación. Recibo pago

La Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano, recibe la solicitud. De tratarse de bono Pensional, la solicitud es recibida por la Secretaria Ejecutiva.

3

4

Ubicar historia laboral

Extraer información

El Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano, ubica en la relación de hojas de vida (Libro de listado del personal retirado), con el objeto de verificar si el solicitante ha laborado en la entidad. Se procede a extraer la información requerida de las nóminas que reposan en el archivo. Se elabora o proyecta la certificación laboral y se continúa con la actividad (6). Si la solicitud es para Bono pensional, el contratista encargado para realizar verificaciones en el archivo de nomina, extrae información, sobre el archivo central de nomina, p y se continua con el procedimiento.

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano Técnico Operativo

Nóminas de archivo histórico / cuadro resumen

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La secretaria ejecutiva de acuerdo a la solicitud elabora la certificación:  Para Bono Pensional Se procede a digitar la información extraída, sueldo, primas, bonificaciones, todo lo relacionado con el factor salarial y se expide certificación para Bono Pensional, para lo cual existen dos Formatos:

Formato Nº1 Certificado de Información Laboral

Formato Nº1 CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL. Certificación de periodos de vinculación laboral para bonos pensiónales y pensiones. 5

Elaborar Formatos 1, 2 ,3a y 3b para bono pensional

Formato Nº2 CERTIFICACIÓN DE SALARIO BASE Para calcular los bonos pensiónales de la personas incorporadas al sistema general de pensiones.

Formato Nº2 Certificación de Salario Base Secretaria ejecutiva

Para Certificaciones Mes a Mes Se utiliza los siguientes formatos: - Formato Nº 3 tipo A “Certificación de Salarios Mes a Mes” – Exclusivo para certificación de salarios de Beneficiarios de Bono Pensionales tipo A modalidad 1 -

6

Revisar y firmar la certificación

Formato Nº 3 tipo A Certificación de Salarios Mes a Mes” Formato Nº 3 tipo B Certificación de Salarios Mes a Mes

Formato Nº 3 tipo B “Certificación de Salarios Mes a Mes” Para liquidar Pensiones del Régimen de Prima Media.

Se remite la certificación laboral o las certificaciones de Bono pensional al Coordinador de la oficina de talento humano para la revisión. Si está bien elaborada se procede a su firma. Si NO, se hacen las correcciones necesarias.

Coordinador de la oficina de talento humano

Plantilla constancia certificación Firmada Formatos de certificación 1, 2, 3A y/o 3B Firmados

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Radicacar la certificación

6. FLUJOGRAMA

Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano o la Secretaria Ejecutiva radica la certificación en el archivo central y se realiza su posterior entrega al solicitante.

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Profesional de Apoyo de Gestión Talento Humano Secretaria ejecutiva

Plantilla constancia certificación Radicada Formatos de certificación 1, 2, 3A y/o 3B Radicados

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7. ANEXOS 

Ley 100 de diciembre 23 de 1993. “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

03

Pendiente aprobacion

02

18/02/2016

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación del documento Los cambios en el procedimiento se realizaron en la descripción de algunas actividades, debido a que cambio la forma de hacer las cosas. Se modifico el alcance del procedimiento. Se estableció un flujograma que permite entender mejor el procedimiento. Actualización de la codificación y formatos. Proviene del P-GTH-112-06