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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011 INVITACION PÚBLICA A PRESENTAR OFERTAS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS (igual o inferior al 10% de la menor cuantía). SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Octubre 12 de 2010 OBJETO: SUMINISTRO DE SOFTWARE Y EQUIPOS PARA IMPLANTACION DE SISTEMA DE DEMOCRACIA EN LINEA MEDIANTE VOTO ELECTRONICO EN EL MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER (ELECCIONES CONSEJO MUNICIPAL DE JUVENTUDES) Dirección de envío: Alcaldía Municipal de Socorro Santander (Secretaria General y de Gobierno) Calle 15 No 14-66 o vía email alcaldí[email protected]. Recepción de ofertas: Hasta el día Jueves 14 de Octubre de 2010 a las 9:00 a.m. Documentos a anexar. Requisitos mínimos habilitantes: Fotocopia de la Cédula Representante Legal o Persona Natural Certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio y/o copia del registro único tributario-RUT Copia de afiliación al sistema de salud y pensión o certificación original del pago de aportes parafiscales. Certificación de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica, que no se encuentra inhabilitado para contratar con el Estado según lo establecen los Artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 y demás normas legales y constitucionales vigentes. Resultado de Verificación Boletín Responsables Fiscales Pagina Web de la Contraloría General de la Republica. Resultado de Verificación Certificado de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación. Una certificación de experiencia en celebración y ejecución de por lo menos un (1) contrato de igual o similar objeto y de igual o mayor valor, celebrados desde el año de 2005 a la fecha de presentación de la oferta. NOTA: CONDICIONES DE LA CONTRATACION DEFINIDOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS ANEXOS En caso de ser seleccionado, deberá anexar los siguientes documentos: Formato único Hoja de vida Persona Natural (leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998). Declaración juramentada. Certificado de antecedentes disciplinarios. Fotocopia del certificado judicial (DAS) vigente. Certificado de antecedentes fiscales. Fotocopia Libreta Militar Paz y salvo Municipal. HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde

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AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA

SE CONVOCA A TODAS LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS LEGALMENTE CONSTITUIDAS PARA QUE EJERZAN EL CONTROL SOCIAL AL PRESENTE PROCESO DE CONTRATACION: OBJETO: SUMINISTRO DE SOFTWARE Y EQUIPOS PARA IMPLANTACION DE SISTEMA DE DEMOCRACIA EN LINEA MEDIANTE VOTO ELECTRONICO EN EL MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER (ELECCIONES CONSEJO MUNICIPAL DE JUVENTUDES)

EN TODAS SUS ETAPAS PRE CONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL, E IGUALMENTE PARA QUE DENUNCIEN ANTE TODOS LOS ORGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA TODAS LAS POSIBLES IRREGULARIDADES EN EL DESARROLLO DEL MISMO, EN LOS TÉRMINOS DE LA LEY 80 DE 1993, LA LEY 1150 DE 2007, Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS.

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SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO PROGRAMACIÓN Y PREPARACIÓN DEL CONTRATO Y DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCION1 – ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS

PROCEDIMIENTO MENOR CUANTIA INFERIOR AL DIEZ POR CIENTO 1.- ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD 2 Fecha de la orden: 4 DE OCTUBRE DE 2010 Medio3: VERBAL Nombre del funcionario designado: LUZ MARINA ASCENCIO TUSO Cargo del funcionario designado: Secretaria General y de Gobierno

2.- REALIZACION DE ESTUDIOS PREVIOS Y CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NECESARIOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN4

2.1 Estudio de conveniencia y oportunidad (estudios previos) 2.1.1

Necesidad que pretende satisfacerse con la contratación5:

Para el buen funcionamiento de los canales de participación comunitaria y toma de decisiones por parte de la administración municipal, así como dando cumplimiento a las de Democracia en Línea, demarcada en la estrategia nacional de Gobierno en Línea, se hace necesario emplear algunos recursos informáticos de software y hardware que forman en conjunto un sistema que sirve de soporte básico para el desarrollo de tareas y proyectos en pro de satisfacer las necesidades anteriormente dispuestas. La Secretaria de Gobierno municipal debe propender por brindar las herramientas que permitan ejercer los procesos democráticos al nivel municipal. En concordancia con el decreto 1151 de 2008 reglamentario de la estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, se ve la necesidad de la sistematización de procesos y procedimientos, de forma tal, que se pueda consultar la decisión e interés general de la comunidad al momento de la toma de decisiones y se garantice, la inclusión de todos los sectores de la municipalidad. Debe ser un software dividido en dos módulos, uno que permita la inscripción de votantes y conformación del censo electoral, donde se pueda introducir, la información básica del votante, la impresión dactilar digitalizada y la asignación de una clave personal para el sufragio. De esta

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forma, al momento de verificar su identidad bastará el escaneo de la huella digital para cargar esta información y proceder a autorizar el voto. Su interfaz intuitiva Debe ser de fácil uso y aprendizaje. Los usuarios autorizados podrán crear, editar, consultar, y buscar la información de los ciudadanos, así como administrar las seguridades y el acceso a esta información. El modulo de votación, debe requerir del sufragante, el número de identificación y la clave personal que brindó al momento de la inscripción del censo electoral. Una vez digitada podrá votar por los candidatos que desplieguen en pantalla. Tener un software de voto electrónico, permitirá realizar consultas, sondeos, votaciones en línea, que permitan conocer la opinión de los ciudadanos para la adecuada toma de decisiones garantizando inclusión y fortalecimiento de los canales de participación ciudadana. El costo de una elección con voto electrónico es la tercera parte de una votación tradicional, con la ventaja que los desarrollos y suministros son utilizables a futuro, a diferencia de la papelería, volantes y tarjetones de la votación tradicional.

Las ventajas al utilizar una votación electrónica podremos encontrar mayor rapidez en el escrutinio posibilitando que el conteo de votos sea más veloz. En segundo término, ayuda a eliminar uno de los vicios clásicos del sistema electoral tradicional, como el robo de papelería, alteración de documentos, así como la generación de votos nulos, que sería reducida a cero. Con un sistema de votación electrónica se garantiza previamente el proceso de carga con los nombres y fotos de los candidatos. Garantiza que todos estén en igualdad de condiciones. Al obtener un sistema de votación electrónica, que no genera gastos, ni apropiación de recursos a futuro, el municipio puede contar con la opinión de concejales, rectores, estudiantes, y comunidad en general, para que brinden su opinión al momento de tomar las decisiones determinantes. 2.1.2

Identificación y condiciones del contrato:

Clase del contrato6: DE COMPRAVENTA Previo al procedimiento establecido en la Ley 1150 de 2007, en el Artículo 2 modalidad de Selección, artículo 1 del Decreto 3576 de 2009 que se desarrollara el procedimiento de selección abreviada de cuantía inferior al diez porciento de la menor cuantía de la entidad. Especie del contrato: Compraventa

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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011 Objeto7: SUMINISTRO DE SOFTWARE Y EQUIPOS PARA IMPLANTACION DE SISTEMA DE DEMOCRACIA EN LINEA MEDIANTE VOTO ELECTRONICO EN EL MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER (ELECCION CONSEJO MUNICIPAL DE JUVENTUDES). Ítems detallados del objeto (o alcance): Descripción (Características técnicas del bien, servicio u obra)

Unidad de medida (ejemplo: unidad, galón, metro cuadrado, hora, etc.)

Cantidad

Software

1

Unidad Unidad Unidad Manual

7 7 7 1

Software para realizar una votación por medios electrónicos y conocer en línea y en tiempo real, el resultado generado dentro de determinado corte, software para crear el censo electoral que participará en los comicios con registro biométrico, fotográfico y biográfico. Escáner digitales de huellas USB fingerprint reader Teclados numéricos tipo plantronix Cámaras web Documento con la estructura, recomendaciones, manual de usuario y calendario electoral

ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA EL LOGRO DEL OBJETO A CONTRATAR: Suministrar los elementos relacionados en el presente estudio previo. Brindar las garantías y soporte técnico por venta de los elementos relacionados en el presente estudio previo. Prestar el servicio con la calidad requerida Instalar el Software requerido Suministro de documentos y Manual de buenas funciones de uso Desarrollar el objeto contractual en las fechas estipuladas Constituir las garantías establecidas en el presente estudio previo. Presentar lo documentación solicitada por el ente contratante para suscribir el contrato. Presentar los soportes exigidos por el almacenista y el Interventor para la liquidación del contrato Lugar de ejecución: Municipio del Socorro Plazo total de ejecución: 5 Días Plazos parciales8 Plazo No.

NO APLICA

Descripción y cantidad de bienes, obras, servicios objeto de entrega

Oportunidad/requisitos para la entrega

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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011 2.1.3 Inclusión del contrato en los Planes de la entidad 9 Inclusión en el Plan de Inversiones: Programa: PROCESOS INTEGRALES DE EVALUACION INSTITUCIONAL Subprograma: NO APLICA Proyecto: PROCESOS INTEGRALES DE EVALUACION INSTITUCIONAL, CAPACITACION Y MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Inclusión en Banco de Proyectos10 (inversión): PROCESOS INTEGRLAES DE EVALUACION INSTITUCIONAL, CAPACITACION Y MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Código registro: REGISTRO ANEXO Fecha registro: Inclusión en Plan de Compras: 2.1.4.-

Certificados Anexos.

Estudios técnicos11:

Clase de estudio: NO APLICA Elaborado por _________; fecha de elaboración: _________ Aceptado/aprobado por: _________ (nombre funcionario) _________ (cargo funcionario) Fecha aceptación/aprobación: ______ 2.1.5 contrato12

Estimación,

tipificación

y

asignación

de

riesgos

del

Podrían entorpecer la ejecución del objeto o producto a contratar, incumplimientos o demoras por parte del contratista, incumplimiento a las obligaciones y actividades contractuales, se pueden presentar problemas de alteración del orden público, mala calidad del servicio. Se debe exigir al contratista la constitución de pólizas que cubran estos riesgos. RIESGOS PREVISIBLES Incumplimiento del contrato Mala calidad del producto RIESGOS IMPREVISIBLES Siniestro natural Riesgos que asume la entidad14: NO APLICA 2.1.6 Valor estimado del contrato. DE PESOS MCTE. ($6.000.000)

Es la suma de SEIS MILLONES

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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011 Soporte técnico y económico del valor estimado del contrato15 ÍTEM

1

2

3

CANT

1

1

7

4

7

5

7

6

1

CARACTERISTICA

V/ TOTAL

Software para realizar una votación por medios electrónicos y conocer en línea y en tiempo real, el resultado generado dentro de determinado corte. Nota: El instalador es el instalador unificado donde se Selecciona sólo las aplicaciones que desees instalar en el sistema. Requerimientos: Sistema operativo: WinXP/Vista/7 Requisitos mínimos: Procesador: 1,0 MHz, Memoria: 128 MB, Resolución de pantalla: 1024x768 Software para crear el censo electoral que participará en los comicios con registro biométrico, fotográfico y biográfico. El instalador es el instalador unificado donde se Selecciona sólo las aplicaciones que desees instalar en tu sistema. Requerimientos y Requisitos Mínimos: Sistema operativo: WinXP/Vista/7, Procesador: 1,0 MHz, Memoria: 128 MB Resolución de pantalla: 1024x768 Escáner digital de huellas USB fingerprint reader Aplicaciones objetivo Seguridad de PC de escritorio, PC móviles, Aplicaciones personalizadas Funciones: Resistencia superior a ESD, Factor de forma pequeño, Excelente calidad de imagen, Datos de huellas digitales cifrados, Rechazo de huella latente, Rechazo de huella falsificada, Sin cambios ante rotación, Sólido, Funcionamiento óptimo con huellas digitales secas, húmedas o irregulares Compatible con Windows® XP, 2000, Me, 98, NT® 4.0 y Windows Server 2000, 2003 Especificaciones clave: Resolución en píxeles: 512 ppp (x, y promedio sobre área de exploración), Área de captura de exploración: 14,6 mm (ancho nom. en el centro) 18,1 mm (longitud nom.) Escala de grises de 8 bits (256 niveles de gris), Tamaño del lector (aproximado): 79 mm x 49 mm x 19 mm, Compatible con especificaciones USB 1.0, 1.1 y 2.0 (Full Speed) Teclados numéricos tipo plantronix – Tecnología PLUG AND PLAY usb para portátiles, teclas de tamaño completo practicas para la entrada rápida de datos, función de resistencia al agua para la protección contra salpiques de liquido Cámaras web Webcam, permite tomar fotos en resoluciones diferentes, Resolución de video 352x288 pixeles a 30fps, 640x480 pixeles a 15fps, sensor de imagen, micrófono incorporado, lente ajustable, botón de fotografía instantánea lateral. Documento con la estructura, recomendaciones, manual de usuario y calendario electoral.

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$6.000.000

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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011 Consulta de precios del SICE: Descripción (bien, obra o servicio): Software, Escáner digítales de huellas USB fingerprint reader, teclados numéricos tipo plantronix, Cámaras web. RUPR (Código): Certificados Anexo.

Forma de pago del contrato16

2.1.7 Clase de pago 100% a la Entrega del Producto.

2.1.8.

Valor

Fecha probable de pago

$6.000.000

Condiciones para el pago Certificación del recibo a satisfacción por la Interventoria, y previa presentación de la cuenta de cobro

Modalidad de selección17

Modalidad: Selección Abreviada Especie: Compraventa Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección escogida y su especie: Previo al procedimiento establecido en la Ley 1150 de 2007, en el Artículo 2 modalidad de Selección, artículo 1 Decreto 3576 de 2009 que se desarrollara el procedimiento de selección abreviada de cuantía inferior al diez porciento de la menor cuantía de la entidad. 2.1.9 Factores obligatorio)

de

Factor escogido

selección

de

la

oferta

más

favorable18

(no

Justificación de la escogencia del factor

Menor Precio

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2.2.- Autorizaciones: Acuerdo19 No. 001; fecha: Marzo 30 de 2010 Otras autorizaciones20 Clase

Objeto

Autoridad otorgante

Funcionario otorgante

Fecha de la autorización

NO APLICA

2.3 Aprobaciones21: Objeto

Autoridad otorgante

Funcionario otorgante

Fecha de la aprobación

NO APLICA

2.4

Otros requerimientos22

Requerimiento: NO APLICA Cumplido: _____ No cumplido: _____ Funcionario responsable del cumplimiento: ___________ Fecha: _____________ 2.5

Rubro presupuestal comprometido

Número: 6.2.3.3.2 institucional.

Procesos

Integrales

23

de

: evaluación

2.6 Convocatoria a veedurías ciudadanas Fecha: Octubre 13 de 2010 Medio24: Pagina Web del municipio

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y

reorganización

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2.7 Interventoría

Será ejercida directamente por la Secretaria General y de Gobierno o quien delegue el Sr. Alcalde, quien tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo el desarrollo del contrato y la supervisión del Técnico Almacenista.

LUZ MARINA ASCENCIO TUSO Secretaria General y de Gobierno

Vo.Bo. HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde

Vo.Bo. Asesor Jurídico Interno

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1

Todo proyecto que pretendan adelantar las entidades públicas debe estar precedido de los estudios que permitan determinar su viabilidad técnica y económica; de esta manera, se da aplicación al principio de racionalidad del gasto público en concordancia con las necesidades públicas. En consecuencia, en esta etapa del proceso de contratación, la entidad elabora los estudios y evaluaciones necesarios para determinar adecuadamente el objeto del contrato, su valor estimado y la forma de ejecutarlo (art. 25, numerales 7 y 12 de la ley 80/93). Igualmente, verifica que dispone de las autorizaciones, aprobaciones y estudios técnicos necesarios y que ha cumplido un conjunto de requisitos que establecen las normas, los cuales deben acatarse antes de iniciar el procedimiento de selección del contratista. 2 Hace relación al funcionario a quien el Alcalde o su delegado designan para impulsar el procedimiento, obtener los documentos requeridos y las autorizaciones y/o aprobaciones, preparar o coordinar la preparación de los estudios, etc. 3 Se indica si la orden de iniciar e impulsar el procedimiento de selección ha sido dada verbalmente, mediante oficio, memorando, resolución, etc. 4 Para consignar la información indicada, se sugiere elaborar el formato que se presenta, el cual incluye los aspectos relacionados con los estudios previos, de conformidad con lo señalado por el art. 3º del decreto 2474 de 2008; así como los requisitos y trámites ordenados por diversas leyes –que no han sido derogadas-, los cuales deben cumplirse con anterioridad a la iniciación de los trámites para la selección del contratista. 5 En este campo se describe la razón que induce a contratar los bienes, obras o servicios de que se trate, es decir, el problema o la necesidad existentes. La necesidad no debe confundirse con el objeto del contrato que se intenta celebrar pues la identificación de aquella es anterior a la definición de éste y es su presupuesto indispensable. Ejemplo: si la necesidad es mejorar los procesos de vigilancia y control de los contratos que celebra la entidad (necesidad), el objeto del contrato puede ser la elaboración de un manual de interventoría, la capacitación del personal de interventores, la compra de un programa para el seguimiento y control de los contratos, etc. “La elaboración de los planes de compras o adquisiciones no exoneran a las entidades estatales para que, con anterioridad al inicio del proceso de selección, identifiquen la necesidad que se debe satisfacer con el contrato…” PINO RICCI, Jorge. El régimen jurídico de los contratos estatales. U. Externado de Colombia, Bogotá, 2005, pág. 163. 6 Por clase y especie de contrato hacemos referencia a las categorías incluidas en el art. 32 de la ley 80/93. Obsérvese, por ejemplo, que respecto de los contratos de obra (clase), la ley se refiere a aquellos que tienen por objeto la construcción, el mantenimiento, la instalación, etc. (especies del contrato de obra). De igual manera trata la ley los contratos de consultoría, relacionando las diversas especies. En cuanto a los de prestación de servicios, las especies aparecen en los decretos que la han reglamentado: prestación de servicios profesionales, prestación de servicios de apoyo a la gestión. Por considerarlo de utilidad, adjuntamos las definiciones de contratos incluidas en el capitulo IV del instructivo anexo al decreto 1477 de 1995 sobre la publicación de los contratos estatales y que podemos, para los efectos de esta Guia, considerar como “clases de contratos”. 7 En estos campos (objeto e ítems detallados del objeto) debe hacerse la descripción clara, completa y precisa de los bienes a adquirir, sus características físicas, químicas y utilitarias y las especificaciones que identifican la presentación y forma de los elementos, así como la cantidad. Cuando se trate de servicios de mantenimiento, por ejemplo, debe indicarse la clase (preventivo o correctivo o los dos), si incluye repuestos el número de mantenimientos preventivos y su periodicidad. Si se trata de servicios, además del objeto descrito genéricamente, en el campo de ítems detallados deben relacionarse las actividades que como mínimo ejecutará el contratista y la periodicidad de la ejecución, de ser el caso; ejemplo: limpieza diaria de pisos; arreglo quincenal de jardines, etc. Si se trata de contratos de obra debe hacerse la descripción genérica de la misma y señalar en el campo “ítems detallados del objeto”, los ítems de la obra, las especificaciones, cantidades y unidades que se ejecutarán. Se recomienda elaborar un cuadro o una matriz de elementos, servicios u obras, a contratar, para mayor claridad tanto a la entidad como al proponente. 8 Determinar los plazos o la condición que debe cumplirse para que el contratista efectúe entregas parciales del objeto contratado, si es necesario para el más adecuado logro de los fines de la entidad. En este caso se señalan los plazos parciales de entrega identificando la clase y cantidad de bienes, obras o servicios que deben ser suministrados en cada entrega e indicando la oportunidad en que debe efectuarse la entrega o los requisitos que deben cumplirse para cada una de dichas entregas. 9 Ver el art. 30-1 de la ley 80/93.

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Ver el art. 68 del decreto 111/96 por el cual se compilan las normas presupuestales. smicos, geológicos, etc. Esta exigencia se fundamenta en los artículos 30-1, 25-12 y 26-3 de la ley 80 de 1993 y en el hecho de que sin dichos estudios no es posible definir exacta y precisamente el objeto del contrato, sus especificaciones y la forma de ejecutarlo. Los estudios dependen de la clase de contrato; por ello se recomienda que las oficinas especializadas (Secretarías u otras dependencias) identifiquen los estudios que se requieren para celebrar los contratos más usuales. 12 (art. 4 ley 1150/07) Consiste en el análisis y la identificación de los acontecimientos futuros que pueden atentar contra el desarrollo normal del contrato o generar reclamaciones pecuniarias de los contratistas. El análisis de los riesgos permite identificar y acordar la parte que lo asumirá a su cargo, así como establecer las condiciones de la garantía que para el caso concreto del contrato debe constituir el contratista. En consecuencia, en el campo “riesgos de la contratación”, se señalan precisamente los riesgos que pueden ocurrir durante la ejecución del contrato y la razón por la cual podrían presentarse. Si se estima que no existe riesgo de ninguna naturaleza teniendo en cuenta el objeto del contrato, sus condiciones de ejecución, los pagos del mismo, etc. debe indicarse expresamente (art. 26-3 ley 80/93). A partir de la vigencia de la ley 1150 de 2007, en los pliegos de condiciones (bases de la contratación) debe incluirse la estimación, tipificación y asignación de los riesgos que puedan preverse; la ley contempla, igualmente, que antes de la presentación de las ofertas la entidad y los interesados hagan la asignación o distribución definitiva de los riesgos previsibles del contrato y que dicho trámite se haga constar en los pliegos de condiciones (bases de la contratación). La ley 1150 de 2007 en su artículo 7º en concordancia con el artículo 8 del decreto 4828 de 2008 prevé que en la contratación por valor inferior al 10% de la menor cuantía la entidad determine la necesidad de exigir la garantía única de cumplimiento de las obligaciones, teniendo en cuenta la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago. Cuando ella se exige, los amparos, su monto y vigencia deben fundamentarse en el análisis de riesgos hecho en el estudio de conveniencia y oportunidad. (caso en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago) 14 En este campo se describen los riesgos que quedarán a cargo de la entidad. Corrientemente se ha reconocido que estos riesgos, entre otros posibles, son: los debidos al denominado “hecho del príncipe” definido por la jurisprudencia como la ocurrencia de medidas administrativas generales que, aunque no modifiquen directamente el objeto del contrato, ni lo pretendan tampoco, inciden o repercuten sobre él haciéndolo más oneroso para el contratista sin culpa de este, el cual constituye una de las principales causas de alteración del equilibrio económico del contrato. Igualmente, el riesgo denominado regulatorio, que ocurre por causa de la normatividad expedida por el Estado. En general, de acuerdo con la doctrina, la asignación de los riesgos del contrato debe tener en cuenta: i) cual de las partes tiene mejor capacidad de gestión, mayor disponibilidad de información y mejor conocimiento y experiencia para evaluar más objetiva y acertadamente el riesgo de que se trate; ii) qué parte está en mejor posición para monitorear, controlar y asumir cada uno de los riesgos. 15 Hace referencia a la forma y condiciones en que se ejecutará el contrato a efectos de poder determinar su costo. De acuerdo con el numeral 4 del art. 3 del decreto 2474 de 2008, deben indicarse las variables consideradas para calcular el presupuesto del contrato, así como el monto de la contratación y el de los costos asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Ejemplo: en un contrato de vigilancia, debe determinarse el número de turnos requeridos, el número de vigilantes por turno, el valor de un turno o de un vigilante, etc. En un contrato de adquisición de bienes el soporte técnico y económico estará dado por las características de los elementos que se requieren, su valor unitario y el número de bienes a adquirir; en un contrato de obra, por las especificaciones de materiales y trabajos, las cantidades y los valores unitarios de cada unidad de materiales o trabajos. “La entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.” Artículo 46 del decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 3 del decreto 2025 de 2009. 16 En estos campos se incorpora la información relativa a la forma como se prevé pagar el contrato indicando en cada uno de los pagos que se programan su clase (anticipo, pago parcial, saldo, pago único), la fecha probable en que el mismo se hará (este aspecto debe coordinarse con el área financiera y particularmente de tesorería por y para efectos del PAC); el valor de cada pago o un aproximado si no fuere posible precisar aquel. En las “condiciones para el pago” deben incluirse los eventos que operan como requisitos previos para que el pago pueda hacerse como sería, por ejemplo, la entrega o aprobación de un informe de actividades,

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ALCALDÍA MUNICIPAL DEL SOCORRO HUMBERTO CHINCHILLA MORA Alcalde Municipal 2008 - 2011

un visto bueno, la certificación de prestación del servicio a satisfacción, la aprobación de un acta parcial de obra, etc. Igualmente, toda otra condición tal como la acreditación del pago de aportes al sistema de seguridad social, etc. o el simple cumplimiento de un plazo. 17 De acuerdo con el numeral 3 del art. 3º del decreto 2474 de 2008, los estudios previos deben comprender el fundamento jurídico de la modalidad de selección del contratista escogida por la entidad. Es necesario, por tanto, indicar la modalidad de selección escogida (licitación, concurso, selección abreviada, contratación directa); y, en cada una de ellas, la especie que corresponda teniendo en cuenta las reguladas por la ley (por ejemplo, son especies de la contratación directa la inexistencia de pluralidad de oferentes, la urgencia manifiesta, el contrato interadministrativo, la contratación para la prestación de servicios profesionales, etc). Igualmente, deben consignarse las razones por las cuales se escoge una u otra modalidad y una u otra especie. 18 De conformidad con el numeral 5 del art. 3º del decreto 2474 de 2008, de los estudios previos deben hacer parte los factores de selección escogidos por la entidad para identificar la oferta más favorable, así como la justificación de dicha escogencia, teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 12 del mismo decreto. Según lo señalado en el artículo 46 del decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 3 del decreto 2025 de 2009 “Cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación”; razón por la cual la entidad podrá contratar con base en lo señalado en el artículo anteriormente mencionado, sin perjuicio que pueda contratar utilizando varias cotizaciones para determinar el precio de mercado. 19 Hace referencia al Acuerdo mediante el cual el Concejo Municipal autoriza al Alcalde para celebrar contratos (art. 313-3 Constitución Política; art. 25-11 ley 80/93). La autorización puede ser general o especial; para una sola vigencia o para varias; etc. Con frecuencia se imparte en el Acuerdo por el cual se aprueba el presupuesto municipal; en otras ocasiones en el Acuerdo que adopta el Plan de Desarrollo. En todo caso, es necesario verificar la existencia de la autorización para celebrar el contrato de que se trate; de lo contrario, es decir, si el Alcalde carece de autorización de la corporación, se incurriría en causal de nulidad del contrato por falta de competencia del funcionario. 20 En estos campos debe figurar la información correspondiente a la verificación de la obtención y existencia de las autorizaciones que normas especiales o sectoriales exigen a cualquier persona para ejecutar las actividades propias del objeto a contratar. Ejemplo: licencia ambiental para la construcción de una carretera; licencias y permisos de construcción para la construcción de un inmueble. El proceso debe suspenderse en caso de que las autorizaciones exigidas por la ley no hayan sido obtenidas por el Municipio y hasta cuando las obtenga. 21 Hace referencia a las aprobaciones que, de acuerdo con normas especiales, es necesario obtener para realizar una cierta actividad. Ejemplo: aprobación de planos arquitectónicos para obtener la licencia de construcción. Al igual que en el caso anterior, de no disponerse de ellas antes de iniciar la selección del contratista, el proceso debe suspenderse hasta cuando se obtengan. 22 Hace referencia al cumplimiento de algunas condiciones o requisitos indispensables para que, una vez suscrito, el contrato se ejecute sin dificultades (no aparecen explícitamente establecidas en la ley 80/93). Ejemplo: saneamiento del lote donde se construirá la obra; entrega del lote; contratación de la obra que constituye el objeto del contrato de interventoria, etc. 23 El certificado de disponibilidad presupuestal debe cubrir el valor estimado del contrato el cual incluye tanto el precio de los bienes, obras o servicios como los demás factores que pueden influir en dicho precio. En los contratos para la adquisición de bienes y productos que se ofrecen en bolsa, el certificado de disponibilidad presupuestal debe cubrir, además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya realizar la negociación, según lo dispuesto por el art. 32 del decreto 2474 de 2008. 24 Se indica el lugar o medio a través del cual se hará la convocatoria de las veedurías: aviso, cartelera, página web, etc.

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