All the power in your hands.

CICLOPE Una de las pocas suites tecnológicas que al momento brindan una solución de ciclo completo para la gestión de la normativa interna. Permitiendo recibir feedback desde las personas responsables de la lectura y ejecución de normas a través de un simple test.

Gestión del Conocimiento Neandertal vs. Cro-Magnon “El capital intelectual, desde luego, siempre ha sido un factor decisivo en el surgimiento de las civilizaciones, organizaciones e individuos. Por lo menos durante 60.000 años nuestros antepasados, los hombres de Cro-Magnón, vivieron al mismo tiempo que los de Neandertal. Después, hace unos 30.000 años, éstos últimos desaparecieron. ¿Por qué sobrevivió una especie y la otra pereció? Ambas se servían de herramientas y de lenguaje, pero los de CroMagnon tenían un calendario lunar y correlacionaron el transcurso de los días con los hábitos migratorios del bisonte, el alce y el ciervo rojo. Esta percepción quedó debidamente documentada en pinturas rupestres y en series de 28 muescas en astas de venado. Deseoso de comer carne, el hombre de Cro-Magnon aprendió que le bastaba ponerse al acecho ciertos días, jabalina en mano, en el paso de un río, mientras que el Neandertal parece haber dispersado imprudentemente sus hombres y sus recursos en busca de encuentros ocasionales. Asignó mal sus recursos y pereció.” Richard Karlgaard, director de Forbes.

Suite de productos Cíclope La suite Cíclope es una de las más completas suites de Latinoamérica brindando amplias posibilidades y flexibilidad a los usuarios para sus necesidades de gestión de archivos, documentos, bases de datos. Permitiendo una organización profesional de la documentación que sienta las bases para el crecimiento sostenible en los negocios.

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education Testing System

follow up

local

Results Tracking

DVD Distribution

cms

cio simple

Content Management

Workflow

web crawler alert E-mail System

server

Internet search power

Search Engine

server Portal

Arquitectura de productos Cíclope Diagrama físico

Base de Datos

web crawler cio simple

Exportación de documentos a XML

File Server

Compilación y Publicación

follow up

server

cms

education

INTERNET alert

Offline Content local

Cíclope es una solución integral para sus necesidades de gestión del conocimiento y le brinda lo siguiente: Suite Cíclope Base: Poderoso motor de búsqueda: A diferencia de los motores de búsqueda tradicionales, este motor realiza búsquedas de texto libre en documentos donde quiera que éstos se encuentren. Portales: Permite gestionar y compartir sus documentos en un sitio web 2.0, con la particularidad que usuarios sin conocimientos tecnológicos de programación pueda realizar la gestión del sitio. Content Management System: Organiza la manera en que se crean, actualizan, versionan, etc. los documentos importantes en la organización. Suite Cíclope Avanzada: Dispone de módulos opcionales con funcionalidad específica para las necesidades de cada empresa, ahorrando costos y permitiendo extensiones futuras al producto cuando las mismas sean necesarias. Cíclope Cio Simple: Posibilita que los documentos sean creados y publicados mediante un riguroso proceso de control, que impide que personas no autorizadas operen sobre documentos que están fuera de sus injerencias. Cíclope Alert: Envía avisos a las personas que los precisan en el momento en que se actualiza una porción del plexo documental que es de su interés o su incumbencia. Cíclope Education: Sistema de evaluación para garantizar estándares mínimos de comprensión de la normativa recientemente publicada. Ciclope Follow-Up: Provee información, reportes y estadísticas a los responsables por la gestión de la normativa interna y al sector de auditoría para la toma de decisiones respecto de la implementación de políticas tanto internas como externas. Cíclope Local: Toma una porción del plexo documental y lo exporta a un CD o DVD, dependiendo del tamaño de éste a la vez que incorpora dentro del DVD toda la potencialidad de la suite Ciclope brindando facilidades de acceso a la información para personas que no pueden estar online, ya sea porque deben trabajar desde otro lugar, o porque no poseen acceso a la Intranet.

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Dónde hacemos la diferencia* Existen muy pocas aplicaciones en el mundo especializadas en gestión de normativa interna de bancos. tiene 1 mensaje nuevo

alert

Repositorio

Prueba Preguntas:

education

1. ¿Cómo se debe implementar la colección? - Arriba/Abajo - Abajo/Arriba - De ninguna de las dos maneras

Base de Datos

personas que aprobaron el test semana

1

2

3

follow up personas que no han tomado el test

personas que lo han tomado pero han reprobado

Solución de Ciclo completo Se encuentra muy difundido entre las aplicaciones de gestión de documentos el concepto de gestión de ciclo completo de documentos. Esta gestión se encarga de administrar los documentos desde su nacimiento o creación hasta su finalización, ya sea porque estos son reemplazados por nuevos documentos, o bien porque el tema de referencia ha perdido vigencia.Nuestra suite posee el ciclo de trabajo completo para la gestión de documentos en este sentido, pero además incorpora como innovadora, la gestión de normativas de ciclo completo, conformando una comunicación que tiene una ida y una vuelta entre quienes generan los documentos, mensajes o normativas y quienes son responsables por su aplicación.

Dónde hacemos la diferencia Los módulos ALERT, EDUCATION Y FOLLOW-UP nos permiten cerrar el ciclo de trabajo de la gestión de documentos, comunicaciones y normativas.La real potencialidad de esta herramienta queda a la vista cuando realiza una distribución broadcast de información, normativas y procedimientos y recibe un feedback personalizado de cada individuo responsable por el conocimiento e implementación de lo transmitido. *Estos módulos se encuentran en desarrollo. Para más información, solicite documentación.

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CICLOPE SERVER – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Gestión de Documentos Las características clave y beneficios CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Generar y capturar contenido digital o de papel digitalizado Agregar contenido utilizando el Explorador de Windows, o navegadores web. Soporte de distintas bases de terceros y repositorios Búsqueda de documentos, de texto completo y a través de metadatos Administración de seguridad con servicios de biblioteca, incluido el check-in, check-out, y el control de versiones. Archivado de contenidos, incluyendo copias de seguridad y recuperación de apoyo Compartir y distribuir contenido basado en la Web con acceso desde cualquier parte del mundo Características Vistas Personalizadas. Administración, seguridad y funciones de log-in. Creación de flujos de trabajo, colaboración, aprobación y ciclos de publicación. Wizards, tabla de contenido y plantillas. Módulo de aceptación del usuario y de Pruebas o evaluación. Notificaciones vía e-mail y alertas. Confidencialidad característica de restringir el contenido a ser vistos por terceros no autorizados.

LDAP. Soporte para los estándares de la industria de archivos adjuntos. Sin límite jerarquía de la estructura de crear secciones y documentos en la tabla de contenido. Potente sistema de archivo para almacenar todas las políticas y procedimientos. Fácil personalización para reflejar su imagen corporativa. Navegar y capacidad de búsqueda por texto, título o documento de identificación. Políticas de Procedimiento relación de enlaces. Informes y auditorías. Proporciona registro de la historia política de auditoría. Instalación rápida, integrada y fiable. Participación de terceros en el contenido disponible de los Recursos Humanos, Tecnología de la Información, Infosec, Contabilidad y Administración las políticas y los procedimientos.

PRINCIPALES BENEFICIOS Menor costo total de propiedad mediante la consolidación de servidores e infraestructura Disminuir gastos de integración, administración y capacitación Minimizar el riesgo de costosas multas y sanciones Reducir los riesgos en caso de desastre, robo o pérdida Disminuir de los costos jurídicos o pre-jurídicos Reducir los costos relacionados con el almacenamiento de contenido

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AMPLIAR SUS CAPACIDADES DE GESTIÓN DE CONTENIDOS FUNCIONALIDAD CONEXA Ciclope Server ofrece la búsqueda, la seguridad, el flujo de trabajo, revisión de control, y conversión de contenido, de gran alcance para todos los tipos de contenido. proporciona funcionalidad clave de gestión de contenidos empresariales, incluyendo: La gestión de documentos Gestión de los activos digitales Administración y archivo de registros Integraciones, navegación y búsqueda en portales Seguimiento de contenido y de su utilización Categorización Conversión y transformación de contenido Documentar captura y escaneo La solución de gestión de documentos permite a las organizaciones capturar de manera eficaz y eficiente, a la vez que permite compartir y distribuir de manera segura documentos e informes digitales y basado en papel. Con Ciclope Server, las organizaciones pueden ahorrar dinero y mejorar la eficiencia operativa mediante la simplificación de las comunicaciones, la automatización de tareas rutinarias, y reducción de los costos relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos de la empresa. Además, Ciclope Server ayuda a minimizar los riesgos y reducir los costos asociados con la reglamentación y el cumplimiento de los procesos legales.

ORGANIZAR CONTENIDO NO ESTRUCTURADO Las empresas están enterradas en contenidos digitales y con soporte de papel, ya que generan grandes cantidades de documentos de negocios, tales como perfiles de clientes, órdenes de compra, formularios, facturas escaneadas, y de los contratos. Como el volumen de contenido crece exponencialmente, los procesos de negocio se tensan, se pierden documentos, los permisos de acceso se convierten en inmanejables, la impresión y los costos de almacenamiento se disparan, y los empleados deben tomar decisiones basadas en información inexacta y obsoleta. Nuestra solución de gestión de documentos permite a las organizaciones capturar de manera efectiva todos los tipos de documentos de papel y digitales basados en el contenido; almacenar el contenido en un sistema centralizado, distribuir la información a los individuos en el formato apropiado, y conservar o descartar contenido para controlar su ciclo de vida. Es posible gestionar con eficacia todos los tipos de contenido, sin importar donde se almacenan o qué formato que tienen.

SOPORTE DE INFRAESTRUCTURAS DE TERCEROS Ciclope Server ofrece una completa gama de capacidades de gestión de documentos para los clientes que quieren mantener la infraestructura de un tercero. Mediante el uso de una arquitectura open source, Ciclope proporciona la flexibilidad necesaria y los resultados en una solución que permite un despliegue rápido, fácil de personalizar y escalable a la empresa.

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AMPLIAR SUS CAPACIDADES DE GESTIÓN DE CONTENIDOS IMPLEMENTAR UN SERVICIO ELECTRÓNICO DE LA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS La solución de gestión documental comienza con un repositorio de contenidos, que ofrece servicios de contenido, tales como búsqueda, la seguridad, el flujo de trabajo, la revisión de control, y poderosas capacidades de conversión de contenido para todos los tipos de contenido. Además, Ciclope Server permite capturar, asegurar, y compartir archivos digitales y documentos de papel directamente desde un navegador Web.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL USUARIO DE NEGOCIOS La solución de gestión de documentos permite a los usuarios trabajar en un ambiente en el que se sienten cómodos y seguir usando las aplicaciones empresariales estándar que utilizaban. Los usuarios de las empresas podrán disfrutar sin esfuerzo de contribución de contenido nativo aplicaciones como Microsoft Office, IBM Lotus Suite, y Sun StarOffice. Utilizando sus navegadores web los usuarios pueden acceder fácilmente a los archivos securitizados.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL ADMINISTRADOR DE TI Los usuarios de las empresas adoptarán una solución de gestión de documentos siempre y cuando sea fácil de utilizar y se integre sin problemas con los actuales procesos de negocio. Ciclope Server le entrega el poder necesario para satisfacer esas necesidades de los usuarios sin sobrecargar a su equipo con grandes mantenimientos.

REDUCIR RIESGOS Y COSTOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS La solución de gestión de documentos reduce el riesgo disminuye los costos asociados con una variedad de reglamentación y el cumplimiento de los procesos legales, tales como la Organización Internacional de Normalización 9001, CMMI, y Six Sigma. Con el aumento de la cantidad de documentación y la necesidad de almacenar las pruebas de cumplimiento, la solución de gestión de documentos permite a las organizaciones almacenar y administrar fácilmente esta información. Además, mediante la aplicación de la funcionalidad de gestión de registros, se puede definir fácilmente, administrar y ejecutar las políticas de retención de registros y en su documentación; reducir el costo de localización de archivos en caso de pleitos, y desarrollar un fuerte programa de gestión de los asuntos públicos.

MINIMIZAR LOS COSTES DE IMPRESIÓN Y ENVÍO Muchas organizaciones siguen gastando millones de dólares por año en la impresión, producción, y los gastos de envío para el intercambio de documentos, como manuales, especificaciones técnicas, planos e informes. Con Ciclope Server, solución de gestión de documento, se pueden compartir fácilmente documentos de todo tipo y se permite a los usuarios acceder de manera rápida y segura a través de un navegador Web.

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CICLOPE SERVER – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Ciclo de vida y funciones 1 0 1

e

1 0

Capture & Create

Store & Manage

Delivery

Escaneo de imágenes

Control de versiones

Formularios completados por los clientes en la Web

Servicios de Bibliotecas

Distribución de contenido

Flujos de trabajo

Impresión, correo, fax

Seguridad

Correo electrónico

Preservar registros

Portales y Web Sites

Archivado

Output personalizado

Fotos Aplicaciones XML Gestión de reportes Procesamiento de formularios

Manipulación y Análisis Integración con otros sistemas

Documentos Propietarios

COMPONENTES Nuestras soluciones de gestión de documentos proporcionan almacenamiento, versiones, metadatos, la seguridad, así como la indexación y recuperación de información. Aquí está una breve descripción de estos componentes: Almacenamiento

Versionado

Captura

Indexación Gestión

Creación Verificación

Distribución Retención Destrucción Publicación Control Búsqueda

Educación Alertas

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Metadatos: Metadatos se encuentran almacenados para cada documento. Metadatos podrán, por ejemplo, incluir la fecha en que el documento se almacena y de la identidad del usuario que lo guarda. El DMS puede también extraer metadatos del documento automáticamente o cuando el usuario añade metadatos. Algunos sistemas también utilizan reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de las imágenes escaneadas, o realizan la extracción de texto de los documentos electrónicos. El texto resultante extraído se puede utilizar para ayudar a los usuarios a localizar documentos mediante la identificación de palabras clave o probables para proporcionar capacidad de búsqueda de texto completo, o puede utilizarse por sí solo. Extraído de texto también pueden ser almacenados como un componente de los metadatos, almacenado con la imagen, o por separado, como una fuente para la búsqueda de colecciones de documentos. Integración: Muchos sistemas de gestión de documentos intentan integrar la gestión de documentos directamente en otras aplicaciones, para que los usuarios puedan recuperar los documentos existentes directamente en el repositorio del sistema de gestión de documentos, realizar cambios, y guardar los cambios en el documento de nuevo al repositorio como una nueva versión, todo sin salir de la Solicitud. Esa integración está comúnmente disponible para las suites de oficina y el correo electrónico o la colaboración / groupware software. Integración a menudo utiliza estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP para permitir la integración con otros programas y el cumplimiento de los controles internos. Captura: Imágenes de documentos en papel utilizando escáneres o impresoras multifunción. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el software se utiliza a menudo, ya sea integrado en el hardware o de manera independiente de software, con el fin de convertir las imágenes digitales en texto legible por máquina. Indexación: Pista de los documentos electrónicos. De indexación puede ser tan simple como hacer el seguimiento del documento único de identificación, pero a menudo se necesita una forma más compleja, a través de la prestación de clasificación de los documentos de los metadatos o incluso a través de los índices de palabras extraídas de los documentos de los contenidos. Indexación existe principalmente para apoyar la recuperación. Una de las áreas de importancia crítica para la rápida recuperación es la creación de un índice de topología. Almacenamiento: Tienda de documentos electrónicos. El almacenamiento de los documentos que a menudo incluye la gestión de los mismos documentos, en los que se almacenan, durante cuánto tiempo, la migración de los documentos de uno a otro medio de almacenamiento (gestión jerárquica de almacenamiento) y la eventual destrucción del documento. Recuperación: Recuperar los documentos electrónicos procedentes del almacenamiento. Si bien la idea de la recuperación de un determinado documento es simple, la recuperación en el contexto electrónico puede ser muy complejo y potente. Simple recuperación de los documentos se puede apoyar al permitir que el usuario especifique el identificador único documento, y que el sistema utiliza el índice de base (o una consulta no indexadas en su almacén de datos) para recuperar el documento. Recuperación más flexible permite al usuario especificar los términos parciales de búsqueda del documento de identificación y / o partes de la espera de metadatos. Esto suele devolver una lista de documentos que coinciden con los términos de búsqueda del usuario. Algunos sistemas proporcionan la capacidad de especificar una expresión booleana que contiene varias palabras clave o frases ejemplo espera que existen en los documentos de los contenidos. La recuperación para este tipo de consulta puede ser el apoyo de los índices previamente construido, o pueden realizar más tiempo de las búsquedas a través de los documentos de los contenidos para devolver una lista de los documentos potencialmente relevantes. Véase también Documento de recuperación.

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Distribución: Los documentos son almacenados en un repositorio, ordenados e indexados para agilizar los procesos futuros de búsqueda. Posteriormente son publicados para que las personas que posean autorización puedan accederlos, consultarlos y tenerlos a su disposición cuando lo precisen. Seguridad: La seguridad de los documentos es vital en muchas aplicaciones de gestión de documentos. El cumplimiento de determinados requisitos de los documentos puede ser bastante complejo en función del tipo de documentos. Por ejemplo, el Seguro de Salud de Portabilidad y Responsabilidad Act (HIPAA) de las necesidades que dictan los documentos médicos tienen ciertos requisitos de seguridad. Algunos sistemas de gestión de documentos disponen de un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador dar acceso a los documentos sobre la base de tipo sólo a ciertas personas o grupos de personas. Flujo de trabajo: El flujo de trabajo es un problema complejo y algunos sistemas de gestión de documentos poseen un módulo construido de flujo de trabajo. Hay diferentes tipos de flujo de trabajo. Manual de flujo de trabajo requiere a los usuarios visualizar el documento y decidir a quién enviarlo. Basado en reglas: permite a un administrador de flujo de trabajo crear una norma que dicta el flujo de trabajo en la organización a través de un documento: por ejemplo, una factura que pasa por un proceso de aprobación y luego se dirige al departamento de cuentas por pagar. Dinámica de las normas para permiten que las sucursales se creen en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo simple sería la de introducir un importe de la factura y si la cantidad es inferior a una cierta cantidad, se deduce a través de diferentes rutas de la organización. Colaboración: La colaboración debe ser inherente a un EDMS. Los documentos han de ser susceptibles de ser recuperados por un usuario autorizado y trabajado. Debe ser bloqueado el acceso a otros usuarios mientras se está realizando la labor sobre el documento. Versionado: Versionado es un proceso por el que los documentos se verifican dentro o fuera del sistema de gestión de documentos, que permite a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar el trabajo desde un punto seleccionado. Versionado es útil para los documentos que cambian con el tiempo y requieren de actualización, pero puede que sea necesario volver a una copia anterior.

C O M P L I A N C E

Human Resources

ISO 14000

ISO 9000

Sarbanes Oxley

Institutional Memory

HIPAA

Best Practices

Ciclope le ayuda a proteger sus activos de información en las siguientes áreas:

D O C U M E N T S

Information Security Policies, Standards & Procedures (ISO 17799)

D Y N A M I C

P O L I C Y

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Nuestras soluciones permiten: - Administrar los documentos estándar de la industria en un sistema de archivo central de información. - Crear contenido y colaborar con diferentes departamentos en varias ubicaciones. - Ofrecer contenido a los destinatarios de las acciones dentro de su empresa. O bien a los empleados, departamentos o todos los miembros de la organización - Realizar un seguimiento de la aceptación y el conocimiento con el fin de minimizar la potencial responsabilidad legal - Proteger sus políticas y procedimientos de ser leído por personas no autorizadas. - Mantener sensible las comunicaciones empresariales confidenciales. Los productos DOT incorporan un alto grado de tecnología, flexibilidad, facilidad de uso y control, por lo que es ideal para el intercambio de información tanto en el interior como fuera de su organización. Otras soluciones comunes IT / Seguridad

RR.HH. / Personal

Finanzas y Contabilidad

Creación, Revisión, aprobación, publicación y seguimiento de políticas y procedimientos

Solicitudes y aprobaciones de vacaciones

Requerimientos de Viajes y entretenimiento

Diagramas de flujo de procesos

Evaluaciones de empleados

Reportes de gastos

Guías Técnicas (ej. Configuración de dispositivos)

Hojas de desempeño de los empleados

Gestión de contratos

Evaluaciones on-line

Ausencias con motivo

Reportes de inventario

Encuestas internas

Seminarios de entrenamiento

Precios de productos y margen de ganancia

Tracking de preguntas y problemas

Creación, revisión, aprobación y publicación de procedimientos y políticas

Resultados financieros y reportes mensuales

Service Level Agreements (SLAs)

Quejas de empleados

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Control de calidad

Quejas de empleados

Comercial/Ventas

Creación, revisión, aprobación y publicación de procedimientos y políticas

Procesos de manufactura

Lista de precios

Auditoría y revisiones

Requerimientos y aprobación de diseños

Entrenamiento de la fuerza de ventas

Enrutamiento de documentos

Estandarización de procesos

Publicación de objetivos de ventas

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Póngase en contacto con nosotros Para obtener más información sobre Ciclope Server – Enterprise Content Management, llame +54 11 4328-7949 para hablar con un representante o visite DOT S.A en www.dotsa.com.ar. Copyright 2008, DOT S.A. Todos los derechos reservados. Este documento se ofrece únicamente a título informativo, y los contenidos están sujetos a cambios sin previo aviso.

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