Aplicación de un modelo de Planificación Integrada en la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba Dania Pérez Armayor Resumen. Dada la necesidad de integrar los diferentes sistemas de planificación de las organizaciones que componen una cadena de suministros, actualmente en Cuba se dan los primeros pasos para desarrollar soluciones de planificación basadas en los objetivos comunes de varias empresas, con el fin de obtener ventajas para satisfacer las necesidades de los clientes, a partir de la colaboración entre proveedores y productores. Sin embargo no se conoce ninguna cadena de suministros cubana que explote, en estos momentos, una solución de planificación común a todas las organizaciones que conforman la cadena. La aplicación del modelo de Planificación Integrada en la Cadena de Suministro de aceite comestible en moneda libremente convertible en Cuba puede ser la vía para integrar las diferentes soluciones de planificación que hoy funcionan de forma aislada a lo largo de la cadena de suministros, contribuyendo a la erradicación de las deficiencias detectadas por estudios precedentes.

Palabras Claves: Colaborativa.

Cadenas

de

Suministros,

de determinados bienes o servicios. Estas relaciones pueden producirse dentro de única organización o estar distribuidas entre varias organizaciones (que no importa cuán dispersas geográficamente estén unas de otras), pero en cualquier caso cada uno de los procesos o actores debe considerarse un eslabón interconectado cuyo desempeño afectará al resto de la cadena. (José A. Acevedo Suárez & Martha I Gómez Acosta, 2001; José A. Acevedo Suárez & Martha I. Gómez Acosta, 2001; Acevedo Suárez, Gómez Acosta, & Urquiaga Rodríguez, 2001; Bowersox, Closs, & Cooper, 2002; Ghiani, Laporte, & Musmanno, 2004; Helms, 2005; Walker, 2004; Waters, 2003; Wincel)

Planificación

I. INTRODUCCIÓN Históricamente los procesos de producción, almacenamiento y distribución se han desarrollado como parte del desempeño de una organización, sin embargo, en la actualidad muchas organizaciones se especializan en un proceso, subcontratando el resto en aras de reducir tiempos y costos y aumentar su eficiencia. Esta gran especialización trajo consigo nuevas relaciones dada la necesidad de coordinar acciones entre varias empresas con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de un mismo cliente final. La necesidad de analizar estas relaciones como un todo integrado trajo consigo el concepto de cadenas de suministro. La cadena de suministro aborda las relaciones que se producen desde el proveedor del proveedor hasta el cliente final y el constante intercambio de bienes (financieros, materiales y de información fundamentalmente) (ver figura 1.) necesarios para la producción, almacenamiento y distribución

Figura 1. Procesos del sistema logístico (Acevedo Suárez et al., 2001)

Actualmente las organizaciones que integran una determinada cadena de suministros colaboran entre sí para alcanzar objetivos comunes a todas ellas. Para que esta colaboración sea efectiva es necesario integrar los diferentes sistemas de planificación de cada entidad, basándose en los objetivos que estas entidades tienen en común, con el fin de satisfacer determinados niveles de demanda. Esta colaboración se viabiliza mediante la planificación integrada o colaborativa, que persigue anticipar y coordinar la

Aplicación de un modelo de Planificación Integrada en la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba. CCIA’2008 asignación de recursos (materiales, financieros, humanos y de información) a todos los niveles jerárquicos y horizontes de tiempo para garantizar la consecución de las metas de la cadena. La planificación integrada puede verse como el proceso de sincronización de los sistemas de información de las organizaciones que componen una cadena de suministros a la demanda de la cadena, lo cual en la actualidad no se concibe sin la utilización de Internet y las TIC. Entiéndase por sistema de información aquel que garantiza que las personas, áreas o aplicaciones computarizadas dentro de una organización (o una cadena de suministros), reciban la información que necesitan, con el formato apropiado, para realizar las actividades que les corresponden. (Cassidy & Guggenberger, 2000; Juric, Loganathan, Sarang, & Jennings, 2007; Manolopoulos, Filipe, Constantopoulos, & Cordeiro, 2006; Olivés, 2007) Dado el desarrollo de la Internet y de las tecnologías de la informática y las comunicaciones (TIC) es posible integrar los sistemas de información de varias organizaciones sin importar cuán dispersas están en la geografía mundial. La integración de los sistemas de información de las organizaciones que componen una cadena de suministros permite el intercambio de información necesario entre ellas para lograr un sistema de planificación integrado. Esto ha permitido el surgimiento de la Planificación Integrada dentro de las redes de colaboración, donde los planes de cada organización se realizan previendo objetivos comunes a todos los miembros de la cadena. Dada la necesidad de integrar los diferentes sistemas de planificación de las organizaciones que componen una cadena de suministros, actualmente en Cuba se dan los primeros pasos para desarrollar soluciones de planificación basadas en los objetivos comunes de varias empresas, con el fin de obtener ventajas para satisfacer las necesidades de los clientes, a partir de la colaboración entre proveedores y productores. Sin embargo no se conoce ninguna cadena de suministros cubana que explote, en estos momentos, una solución de planificación común a todas las organizaciones que conforman la cadena. Desde hace varios años se vienen realizando investigaciones para desarrollar y aplicar un modelo de Planificación Integrada, el cual quedó certificado en el año 2004 como parte de los procesos del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE). El modelo de Planificación Integrada contribuye al esclarecimiento de las necesidades que tiene un área o entidad específica del resto de las áreas o entidades con las que interactúa, lo que sienta las bases para que estas áreas (o estas organizaciones) se integren como un sistema funcional. El modelo de Planificación Integrada ha sido aplicado anteriormente como sistema de planificación de una organización en específico, sin embargo, es la primera vez que se aplica a una cadena de suministros. El modelo no había sido abordado anteriormente con este enfoque, ni aplicado como una solución de planificación común a varias entidades, a pesar de haber sido el objeto de varias investigaciones anteriores por un equipo de profesores y alumnos de la CUJAE. La aplicación de este modelo de Planificación Integrada en la Cadena de Suministro de aceite comestible en Cuba puede

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ser la vía para integrar las diferentes soluciones de planificación a lo largo de la cadena de suministros, contribuyendo a la erradicación de las deficiencias detectadas por estudios precedentes. II. APLICACIÓN DEL MODELO A. Diagnóstico inicial La no integración de las soluciones de planificación de las organizaciones que componen las cadenas de suministros puede traer consigo diversos problemas. Por ejemplo, una investigación en la Cadena de Suministro de aceite comestible en Cuba, realizada por Yaimara Delgado y Geisy Rodríguez (Delgado Soto & Rodríguez Moya, 2006), ha detectado que: • En la actualidad la cadena de suministro del aceite no se gestiona de manera integrada. • No existe correspondencia entre lo que se planifica y lo que realmente se produce. • Existen paradas en la producción por falta de materias primas. • Las estabilidades a lo largo de la cadena reportan valores bajos: o estabilidad de la producción: 47%, o estabilidad del reaprovisionamiento de materias primas y materiales: entre 0 y 59%, o estabilidad en el proceso de distribución: 52,26%. En la investigación realizada por Yaimara Delgado y Geisy Rodríguez se hace evidente que la Cadena de Suministro de aceite comestible en Cuba no funciona como un sistema integrado, y que la planificación dentro de cada una de las entidades que forma la cadena no tiene en cuenta las necesidades del resto de las organizaciones. Cada una de las entidades que forma la cadena tiene una solución de planificación independiente de las demás, lo que se traduce en: inexistencia de algunos productos en los puntos de ventas, interrupciones o demoras en la producción, etc., tal y como se ejemplifica en la mencionada investigación. Eso tiene una amplia repercusión en los servicios y productos que percibe el cliente final. B. Cadena de suministros de aceite comestible en Cuba La Cadena de Suministro de aceite comestible en Cuba en moneda libremente convertible está compuesta por las refinerías de Santiago de Cuba y la de la Habana, almacenes en Santiago de Cuba, Villa Clara y el Wajay que pertenecen a Almacenes Universales, a quien también se le subcontrata para la transportación necesaria, una empresa de producción de envases (EMI Ernesto Che Guevara), y como gestor de toda la cadena y encargado de la importación y comercialización mayorista de aceite comestible en moneda libremente convertible está la Empresa Comercializadora e Importadora de Aceite y Grasas Comestibles ECASOL. Por el papel que ha asumido y por su visión global de la cadena, la aplicación del modelo de Planificación Integrada se ha comenzado a realizar en la Empresa Comercializadora e Importadora de Aceite y Grasas Comestibles ECASOL, que radica en radica en calle 7ma, # 1601, entre 16 y 18, Miramar,

Aplicación de un modelo de Planificación Integrada en la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba. CCIA’2008 Municipio Playa. Esta empresa tiene entre sus funciones efectuar la comercialización mayorista en moneda libremente convertible de aceite vegetal, grasas comestibles y otros derivados y envases, realizar las importaciones de toda las materia prima y materiales necesarias a la refinación, envase y transportación del aceite y grasas comestibles, y brindar servicios de almacenaje, distribución y transportación de aceite vegetal, grasas comestibles y otros derivados, según plantea la Resolución No 655/03 del Ministerio de Economía y Planificación [MEP. 2003.]. Además, la empresa ha asumido el papel de gestor de la Cadena de Suministro de aceite comestible en moneda libremente convertible en Cuba, involucrándose en todos los procesos a lo largo de la misma. C. Modelo de Planificación Integrada El modelo de Planificación Integrada surge como una herramienta para facilitar la integración entre la planificación operativa y la planificación estratégica, utilizando un los métodos de planificación antes analizados, fundamentalmente los métodos normativos y de balances. Las normativas permiten regular qué cantidad de recursos se deben consumir para alcanzar determinados objetivos, y el método de balances permite ajustar luego el sistema acorde a determinados factores condicionantes, como por ejemplo el presupuesto aprobado. Este modelo tiene 3 objetivos fundamentales: 1. Contribuir a que la planificación financiera tenga un aseguramiento material flexible, vinculando qué recursos se necesitan en cada proceso, y quién consume estos recursos. Para lograr este objetivo se planifica el presupuesto empleando un método normativo, el cual se basa en definir las relaciones entre los requerimientos técnicos y las necesidades o disponibilidad económica de cada proceso. En otras palabras, se trata de normar qué dinero se asigna a los recursos y quién lo consume, o en qué cuantía los indicadores deben consumir estos recursos para alcanzar las metas de cada proceso. 2. Contribuir a la correspondencia entre la planificación estratégica y la planificación operativa. La relación entre los objetivos estratégicos y la presupuestación queda formulada mediante las normativas, pues estas expresan en detalle a qué recursos materiales se están asignando los recursos financieros y, por tanto, permite establecer prioridades en el consumo de los mismos. 3. Definir y establecer las interrelaciones de información entre las diferentes entidades y entre las áreas dentro de las mencionadas entidades. La implantación del modelo de Planificación Integrada mediante una herramienta informática contribuye al esclarecimiento de las necesidades de información de las áreas y entidades provenientes de otras áreas o entidades. Para alcanzar estos objetivos deben vencerse las 4 etapas en que se pueden agrupar las distintas acciones que se realizan como parte de la aplicación: 1. Definición de nomencladores. Es un resultado del proceso de estandarización de la información que es

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necesario realizar como primera etapa del modelo de Planificación Integrada. 2. Planificación. Aquí se definen los valores cuantitativos esperados de los nomencladores que se necesiten, por ejemplo: el consumo de un recurso específico dentro de determinada actividad, o tarea. Dicha planificación debe realizarse en 3 niveles (el estratégico, el táctico y el operativo). Así mismo debe tenerse en cuenta la interrelación entre estos 3 niveles como parte de la aplicación. (ver figura 2).

Figura 2. Interrelaciones entre los niveles de planificación

3. Presupuestación: esta etapa comprende la planificación o cálculo del presupuesto para un período de tiempo. 4. Balances: agrupa diversos análisis que se hacen a partir de las etapas anteriores. Dichos análisis dependen de las necesidades de la organización y están orientados a ajustar las planificaciones realizadas en la medida necesaria, y a informar sobre resultados de interés a partir de estas planificaciones, por ejemplo: ajustar los niveles de actividad al presupuesto aprobado, y realizar el pronóstico de ingresos del periodo planificado. Las etapas del modelo no se suceden consecutivamente. Las etapas de “Planificación”, “Presupuestación” y “Balance” dependen de las definiciones contenidas en “Nomencladores”, por lo que al realizar cambios en los estándares de información hay que reelaborar las otras etapas. Igualmente, los resultados de las etapas de “Planificación”, “Presupuestación” o “Balance”, pueden generar cambios en las otras dos, producto de la retroalimentación necesaria. Por el plazo de tiempo limitado en que se desarrolló la investigación, la aplicación del modelo en la Cadena de Suministro de aceite comestible en moneda libremente convertible en Cuba se enfocó en definir aquellos indicadores más importantes y el presupuesto asociado a los mismos, en cada uno los procesos de la cadena, con el fin de caracterizar la demanda necesaria en cada uno de estos procesos para llegar a satisfacer la demanda final, generándose resultados en las etapas de Nomencladores y Planificación, y generándose una metodología de aplicación del modelo en cadenas de suministros. III. RESULTADOS Y DISCUSIONES A. Modelo de Planificación Integrada Antes de comenzar la aplicación del modelo se realizó un estudio de la cadena de suministros, con el fin de poder describir, y luego representar mediante el modelo de planificación, las interrelaciones entre los diferentes elementos

Aplicación de un modelo de Planificación Integrada en la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba. CCIA’2008 de la cadena. Este estudio reveló que las definiciones hasta entonces vigentes en el modelo de Planificación Integrada, las cuáles reflejaban las interrelaciones en el marco de una organización, que debían adaptarse para poder describir las características de la CSAC-CUC detectadas en el transcurso de la investigación. En la figura 3 se muestra el estado inicial de las etapas de Nomencladores y planificación y en la figura 4 el estado actual de dichas etapas.

Figura 3. Estado inicial de las etapas nomencladores y planificación del modelo

Figura 4. Estado actual de las etapas nomencladores y planificación del modelo

Una de las primeras adecuaciones a realizar en el modelo involucra a los administradores de procesos (o sea, a la definición de las áreas o entidades que se responsabilizarán por la ejecución de los procesos y subprocesos en la cadena). La representación inicial solo reflejaba áreas, así que se hicieron los cambios necesarios para que el modelo pudiera reflejar la estructura de las entidades que conforman la cadena, mostrando las áreas y subáreas que integran cada organización. Posteriormente se cambió la forma de representar los recursos. Originalmente solo se hacía una enunciación de los mismos. En la actualidad se define un listado de recursos, los cuales luego se planifican asociados a cada uno de los procesos, actividades y tareas, según las necesidades de la cadena. Posteriormente se hicieron cambios en el trabajo con los indicadores. Se definen primero todos los indicadores (pudiendo especificar grupos de indicadores y los indicadores en que se desagregan estos grupos), teniendo en cuenta posibles niveles de agregación entre ellos, y posteriormente se planifican asociados a cada uno de los procesos, actividades y tareas, según las necesidades de la cadena. Por último, se realizaron adecuaciones en las relaciones concepto de gasto-recurso. Primeramente se asocia el concepto de gasto al catálogo de los recursos, cuando este se define por primera vez, dando la posibilidad de no seleccionar un concepto de gasto, sino asignar directamente un nivel de agregación, para luego planificar estos recursos según las necesidades de la cadena. Esto requiere que el catálogo de definición de recursos presente subcategorías de agregación

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(se pueda especificar los recursos que componen un grupo). La asociación directa del nivel de agregación constituye una etapa de transición que permitirá utilizar el modelo de planificación mientras se establece una única nomenclatura de conceptos de gasto para toda la cadena. Además se hicieron las modificaciones necesarias en la planificación de recursos y la planificación de indicadores para que pudiese comenzar a materializarse la representación de las relaciones entre los 3 niveles de planificación previstos. Como resultado del estudio de la cadena se llegó a una representación del modelo que permite materializar las relaciones que se establecen entre los 3 niveles de planificación previstos (ver figura 5). De manera tal que los recursos e indicadores planificados a nivel estratégico se desglosan en grupos de mayor homogeneidad, vigentes en un período de tiempo más corto. De nivel táctico a nivel operativo ocurre de forma similar.

Figura 5. Estado actual de las etapas nomencladores y planificación del modelo

Esto posibilita poder planificar grandes grupos de indicadores en correspondencia con qué indicadores deben consumir estos recursos a largo plazo, permitiendo una planificación flexible, que al disminuir el período de tiempo a analizar muestra en mayor detalle los elementos objetos de planificación. B. Resultados Un resultado fundamental es la adaptación del modelo a las condiciones de una cadena de suministros, pues hasta el momento solo había sido aplicado en el marco de una única organización. Así mismo, la metodología generada como parte de la aplicación del modelo es un resultado. Otro de los principales resultados consistió en la definición de los procesos que componen la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba, pues estos no estaban definidos tomando a la cadena como un todo, sino que se limitaban a tratar los procesos de las distintas organizaciones como entes aislados. Acorde a la definición de procesos realizada hasta el momento se han definido indicadores, recursos y normativas, y en algunos casos se tienen valores de presupuesto. La investigación está en una fase muy temprana, donde aún no se conocen a profundidad la naturaleza de las interrelaciones existentes entre los elementos de la CSACCUC en Cuba, por lo que las definiciones de procesos, indicadores, recursos y normativas hasta ahora descritos pueden cambiar en la medida en que la aplicación avance y la cadena comience a operar de forma integrada, lo que permitirá

Aplicación de un modelo de Planificación Integrada en la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba. CCIA’2008 el esclarecimiento de las interrelaciones existentes entre los elementos que componen esta cadena. IV. CONCLUSIONES El modelo de Planificación Integrada es aplicable a la cadena de suministros de aceite comestible en Cuba y contribuirá a la integración de la misma a través del esclarecimiento de las interrelaciones entre los distintos eslabones de la cadena y de la integración de los mismos a través de una solución global de planificación colaborativa. Así mismo queda planteada la necesidad de integrar los distintos sistemas de información a lo largo de la cadena. Para alcanzar esta meta el primer paso sería establecer un único estándar de información en toda la cadena, lo que además constituye un prerrequisito importante para alcanzar la completa aplicación del modelo de Planificación Integrada.

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