ASIGNACIÓN DE CUPOS DE CRÉDITO 1

OBJETIVO Realizar una correcta asignación de cupos de crédito a los clientes para evitar Pérdidas Económicas a las compañías.

2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para las compañías Química Comercial Andina SAS y SYRUS QCA SAS Inicia con la solicitud del cupo de crédito y finaliza con la aprobación y determinación del plazo o el rechazo del mismo. 3.

DEFINICIONES

3.1 BPR Benchmark: Compañía contratada por las empresas del Grupo Bretano, especializada en informes financieros o informes específicos de proveedores confiables y reconocidos internacionalmente o en el país que se requiera. 3.2 Cupo de Crédito Recomendado BPR: Es el cupo sugerido por BPR Benchmark con base en la información disponible en la Superintendencia de Sociedades, o con las cifras digitadas en el software de BPR por parte de Créditos y Cartera. Aplica para clientes colombianos. 3.3 Compañía Aseguradora: Es la firma con la cual las compañías del Grupo Bretano, tienen suscrita la Póliza para amparar las ventas a crédito. 3.4 Necesidad Comercial: Es el cupo requerido por el área de ventas de acuerdo con las necesidades de compra del cliente. 3.5 Cupo Asegurado: Es el definido por el Asegurador para el plazo solicitado. Cambios en el plazo deben ser informados a la aseguradora. 3.6 Cupo Garantía: Es el correspondiente al valor de las hipotecas, prendas, etc. 3.7 Cupo Riesgo: Es el cupo asignado por el comité de crédito con base en los documentos suministrados por el cliente el cual se asignan con base en el plazo de crédito otorgado. Cualquier modificación el plazo o en el cupo supone nueva revisión documental. 3.8 Límite de Crédito: Es el finalmente establecido para cada cliente, y corresponde a la sumatoria de Cupo Asegurado, Cupo Garantía y Cupo Riesgo. Revisado por Coordinador de Cartera 01/06/16 Firma / Fecha

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Aprobado por Gerente General 01/06/16 Firma / Fecha

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3.9 Cupo Aval: Es el correspondiente al valor que asigna al entidad que asegura o avala los cheques. Este cupo no suma al límite de crédito, es informativo y aplica solo para Syrus QCA. 3.10 Comité de Crédito: Integrado por Gerencia General, Gerencia Financiera, Coordinador de Cartera, Jefe de Unidad, e (ingeniero o Técnico cuando se considere necesario). Serán los encargados de tomar la decisión de asignar cupo riesgo y plazo de crédito a los clientes de la compañía. Este deberá sesionar cada 15 días.

El comité podrá aprobar y asignar aumentos de cupos a clientes que no estén

asegurados hasta un monto de $200 MM; si supera este monto, el comité de crédito se reunirá con Presidencia, para consultar la decisión. Para los clientes con cupo asegurado superior a $50 MM, el comité podrá decidir como máximo una ampliación del 50 % de ese cupo asegurado, con un monto máximo de $200MM. Si el cupo asegurado está por debajo de $50 MM, el comité podrá asignar cupo hasta un máximo de100 % del cupo asegurado, teniendo como máximo un tope de $ 50 MM. 3.9 4.

Cliente No asegurable: Aquel que tiene menos de 1 años de antigüedad comercial. POLITICAS PARA LA OPERACIÓN

4.1 CLIENTES NUEVOS: 4.1.1 Para todos los clientes que ingresen como nuevos a QCA y que no tengan un historial de crédito, deberán comprar de contado (pago anticipado en efectivo o si es cheque esperar a que salga de canje) o cheque avalado con un plazo máximo a 30 días y tendrá que estar en las instalaciones de la oficina principal o sucursales.. En caso que el cliente requiera crédito, el Ingeniero de Ventas Corrientes /Televentas o Técnico en Televentas deberá enviar por correo electrónico al Jefe de Unidad la Solicitud de Cupo de Crédito FR-PGF-09, anexando los siguientes documentos: RUT, Cámara de Comercio no superior a dos meses, Estados Financieros del año anterior y en lo posible, los estados financieros del último corte del año en curso, una referencia bancaria y dos referencias comerciales no superior a 90 días, declaración de renta (personas naturales); el Jefe de Unidad analiza esta solicitud y con sus comentarios, remite esta información a cartera para iniciar el trámite de estudio de crédito para asignación de cupo y plazo. Los estudios de crédito se realizarán los días martes y jueves. Nota: El anexo ubicado en la parte inferior del FR-PGF-09 Solicitud de Cupo de Crédito denominado “campo exclusivo para el cliente” debe entregarse físicamente al área de cartera con la firma original del cliente” 4.1.2 Todos los clientes nuevos serán propuestos a la Compañía Aseguradora, exceptuando los no asegurables. Con base en la respuesta del seguro se determinará lo siguiente: Si el seguro asigna un cupo este se deja como cupo oficial, en este caso, se le entrega al Ingeniero o Técnico el pagaré para la firma del cliente; si el asegurador no otorga un cupo, el caso se llevara a comité de crédito quien debe tomar la decisión de asignar o no un cupo, el valor y a qué plazo. Si el cliente tiene pedidos antes

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de la definición y registro del cupo en el sistema SAP, el cliente debe comprar de contado (con pago anticipado en efectivo o cheque esperando a que salga de canje) o cheque avalado con un plazo máximo de 30 días. 4.1.3 Para el caso de los clientes no asegurables, se estudiarán las solicitudes en el Comité de Crédito con base en los documentos anteriormente mencionados, y en caso de ser aceptada la solicitud y definido un cupo y plazo, se le entrega al Ingeniero o Técnico el pagaré para la firma del cliente y no se debe fijar el cupo y plazo en el sistema hasta tanto el pagaré original firmado no esté en custodia de cartera; si el cliente tiene pedidos antes de la definición y registro del cupo y plazo en el sistema SAP, el cliente debe comprar de contado (con pago anticipado en efectivo o cheque esperando a que salga de canje) o cheque avalado con un plazo máximo de 30 días. El comité de crédito y/o Jefes de Unidad definen los casos en los cuales se debe solicitar al cliente garantías reales. Ver anexo de Garantías Reales 4.2 RENOVACIONES DE CUPO Para todos los clientes que ya tengan un cupo crédito de QCA y deseen un aumento, el Ingeniero de Ventas Corrientes /Televentas o Técnico de Televentas, deberá enviar por correo electrónico al Jefe de Unidad la solicitud en el formato FR-PGF-09 Solicitud de Cupo anexando los siguientes documentos: Cámara de Comercio no superior a dos meses, Estados Financieros del año anterior y en lo posible, los estados financieros del último corte del año en curso, una referencia bancaria y dos referencias comerciales no superior a 90 días, declaración de renta (personas naturales), el Jefe de Unidad analiza esta solicitud y con sus comentarios, remite esta información a Cartera para iniciar el trámite de estudio de crédito para su renovación. Los estudios de crédito se realizarán los días martes y jueves. En caso de que aún no tenga el pagaré firmado a favor de QCA o SYRUS QCA debe generarse para el trámite de firma y si supera el tiempo definido por la Compañía aseguradora de haberse presentado al seguro, debe solicitarse nuevamente su amparo. Al igual que los clientes nuevos, el cupo sugerido por la aseguradora, será el cupo oficial otorgado al cliente, si el seguro no otorgara el aumento, o le quita la cobertura vigente, el caso pasará al comité de crédito, quien determinará las nuevas condiciones de crédito del cliente. Mientras se toma esta decisión se colocará cupo y plazo cero en SAP al cliente y podrá vendérsele únicamente con cheque avalado, pago anticipado en efectivo o cheque esperando a que salga de canje, siempre y cuando el cliente se encuentre a paz y salvo o si tiene facturas vencidas, la mora sea inferior a 30 días. El comité de crédito tomará las decisiones de cupo y plazo con base en el análisis de los estados financieros, confirmación de referencias, comportamiento de pagos del cliente, y aumentará o disminuirá el cupo y plazo para el cliente. En cada aprobación de cupo y plazo, para clientes nuevos o renovaciones, cartera deberá enviar una carta dirigida al cliente vía correo electrónico, con copia al Ingeniero de ventas/ Televentas o Técnico

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de Televentas , Servicio al Cliente y Jefe de Unidad, informando el cupo y plazo otorgado, y este debe quedar registrado en la hoja de ONE NOTE de cada cliente.

4.3 EMISION DE PAGARES: Para la emisión de pagarés, es necesario copia de la cámara de comercio no superior a 2 meses, esta debe ser entregada a cartera por correo electrónico para su generación. Cuando hagan la entrega de pagarés a cartera, estos deberán tener firma del representante legal, firma del avalista, el sello deberá estar al lado de la firma del representante legal, no podrá tener sello en la firma del avalista y se deberá adjuntar la fotocopia de cedula de las personas que firmen. 5.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL SEGURO DE CARTERA.

5.1 Para clientes que ya están asegurados y cambian de Régimen tributario o razón social, se deben presentar a la aseguradora documentos y estados Financieros de las dos compañías, para demostrar su antigüedad. 5.2 Una vez otorgado un cupo, la renovación del crédito no se hará antes del plazo fijado por la aseguradora en renovación de cupos. 5.3 Sólo se aprobarán pedidos en sobrecupo, cuando las nuevas ventas se hagan con cheques avalados, o ventas de contado, solo si la cartera esta con vencimiento inferior a 15 días, o cuyas ventas sean radicadas por factoring. Las facturas que se presenten a factoring deberán marcarse en SAP, para distinguirse y no se deberán reportar en la declaración de ventas al seguro de cartera.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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Entrada

Ingenieros de Ventas/ Televentas, Jefe de Unidad

Inicio

Diligenciar completamente el formato FR-PGF-09 y entregarlo junto con los documentos requeridos

Cargos Autorizados

Cartera

Compañía Aseguradora

Salidas

Correo Elctrónico

Validar cupo BPR

Reporte BPR

Si

¿Es un cliente asegurable? No

Asignar cupo riesgo según Niveles de Autorización

Radicar solicitud a la Compañía de Seguros

¿Es aprobada la solicitud?

Si

No

Asigna cupo de cobertura

Correo electrónico

Registrar cupo en el sistema SAP

Asignación

Subir a la red los documentos, e informar al Ingeniero de Ventas, Jefe de Unidad el cupo asignado.

Correo electrónico

Fin

Convenciones Punto de control Registros internos Registros externos

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ACTUALIZACIONES

Fecha

Descripción

Responsable

Se actualizan las políticas de crédito para QCA, específicamente la 4.3.2.1, 4.3.2.2, y 4.3.2.3, esto 03-02-2012

debido a la salida de las unidades de negocio de

Jefe de Crédito de Cartera

fertilizantes y nutrición animal, así mismo se unifican los montos de aprobación para las unidades de Sistemas Integrales, Químicos y Plásticos. Se define que el envío de los documentos para estudio de crédito, ampliación de cupos y pagarés,

09-10-2012

debe hacerse vía correo electrónico, se elimina el cargo

de

Jefe

de

Crédito

y

Cartera

y

las

Asistente Gestión de Procesos

responsabilidades asignadas a este las asume el Gerente de Tesorería y Cartera. SE hace modificación de cambios de cargos dados 31-05-2013

los cambios de estructura que han tenido las

Gerente de Tesorería y Cartera

compañías, así mismo se revisan todas las políticas Marzo de 2015

Se modifican las políticas para definición de cupos

Coordinador de Cartera y

de crédito y se conforma el comité de crédito.

Gerente General QCA Coordinador de Cartera,

Se modifican los numerales 2, 3.5, se agrega el Mayo de 2015

Coordinador de Gestión de

numeral 3.7, se incluye el concepto de plazo en los

procesos y Gerente General

numerales 4.1, 4.2.

QCA Coordinador de Cartera,

Agosto de 2015

Solicitud de referencias comerciales no superiores a

Coordinador de Gestión de

90 días para clientes nuevo y renovaciones de cupo

procesos y Gerente General QCA

Se modifica el numeral 1 y 2 ampliando el alcance

Coordinador de Cartera, Jefe

para la razón social SYRUS QCA, se incluye el cargo Abril de 2016

de Gestión de procesos y

técnico de Televentas, se incluye nota en el

Gerente General QCA

numeral 4.1.1 y en el numeral 4.1.3 se especifica sobre los anexos de garantías reales.

Junio de 2016

Se incluye la definición de cupo aval (numeral 3.9,

Coordinador de Cartera, Jefe

se define martes y jueves para realizar estudios de

de Gestión de procesos y

crédito (numeral 4.1.1 y 4.2). se elimina como

Gerente General QCA

requisito la entrega de pagaré para subir el cupo.

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