ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

CONTROL FISCAL A PARTIR DE LA CONSTITUCION DE 1991.

Ante la creencia y convencimiento de que los sistemas de control ejercidos por los entes fiscalizadores del estado (Contralorías), referidos al control previo, no habían ayudado a prevenir el despilfarro y la corrupción de las administraciones, al contrario incitaban al clientelismo, el favoreciemiento y la falta de ética, que con llevaron a la corrupción de todo tipo, se creo en los constituyentes el anhelo de modificar los temas referentes a los controles que se ejercen en la administración pública, inclinándose mas al tema del Control fiscal.

Dentro de las modificaciones que presenta la Constitución de 1991, en lo que respecta al control sobre las actuaciones de la administración pública encontramos la forma de nombrar al Contralor, que antes de la constitución del 91, este nombramiento lo realizaba una sola cámara, siendo el congreso en pleno quien aprueba el presupuesto. A partir del la Constitución de 1991, el Contralor General del la nación es elegido por el Congreso en pleno, para

periodo determinado y de terna

presentada a razón de uno por la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia y Consejo de Estado.

Otro cambio de trascendencia para los organismos de control de la nación

es el otorgamiento de Autonomía Administrativa, Financiera y técnica en la ejecución de su actividad propia, extendiéndose a los entes territoriales, Departamento, Municipio.

En tercer lugar se adoptó el concepto de control como sistema donde se aplican

los principios generales de la administración, consagrados en el

articulo 209 de la Constitución Política en los términos siguientes.

¨ La Función Administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,

celeridad,

imparcialidad

y

publicidad,

mediante

la

descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración publica en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley ¨.

Además de darle al control la función administrativa, la Constitución Nacional estableció dos momentos en el proceso de control: El control Interno ejercido por la entidad y el Control Posterior y Selectivo que ejercen los organismos de control del estado denominadas Contralorías.

El Control Posterior y Selectivo se introduce con el animo de racionalizar el uso de los recursos y fortalecer la administración publica, mediante la

evaluación del cumplimiento de las metas de la entidad y como muestra de la autonomía del ente fiscalizador en relación con la entidad que ejecuta.

4.2 CONTROL INTERNO.

Dentro de la modernización del

Estado, este define su nuevo accionar,

asignando acciones, funciones y deberes que obligan al aparato del estado a hacer eficiente, concentrando su accionar en espacios específicos y fundamentales para su desarrollo institucional.

Como esta consagrado en la Constitución Nacional y reglamentado por la ley, el propósito del estado es garantizar que los principios allí consagrados, se ejecuten en la practica, permitiendo la reformulación de funciones de los organismos encargados de la vigilancia y el control de los resultados de cada una de las acciones que ejecute el estado.

Atrás quedó la época donde el control Fiscal era sinónimo de prácticas obsoletas, que en nada contribuían a llevar la responsabilidad y eficiencia de la administración publica. El moderno control fiscal, pasa por la construcción de adecuados sistemas de control interno, que comprometen a todos los funcionarios con el mejoramiento de la calidad de la administración.

4.2.1 Marco Constitucional. A las entidades Territoriales se les ha asignado la función de aplicar dentro de su administración, mecanismos que permitan

conocer la Calidad y la eficiencia de la administración, determinado por la constitución Nacional en los siguientes artículos:

Articulo 2: ¨ Son fines esenciales del Estado: servir a

la comunidad,

promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución; facilitar la Participación de todos en las decisiones que los afecta y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; Defender la Independencia Nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacifica y la vigencia de un orden justo¨.

Articulo 209: ¨ La función Administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración Publica, en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Articulo 267: ¨El control Fiscal es una Función Publica que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la

administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

La vigilancia de la gestión del estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la contraloría podrá ejercer el control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

Articulo 268: ¨El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones.

• Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del estado.

• Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades publicas del orden Nacional y Territorial¨.

Articulo 269: ¨En las entidades publicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas Colombianas¨.

4.2.2 Marco Legal. Por ser tema relativamente nuevo en la normatividad colombiana, existen dos disposiciones legales que regulan o rigen el aspecto del control interno, las cuales enmarcan las pautas para su creación y su efectivo desarrollo. Además se ha proferido decreto y directiva presidencial, que amplían los vacíos dejados en la ley.

4.2.2.1 Ley 42 de 1993. Es una norma legal que trata la Organización de los sistemas de Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen.

En su Articulo 9. define los tipos de controles que deben ser ejercidos por las

entidades

publicas

para

lograr

una

adecuada

marcha

de

la

administración publica, igualmente señala aspectos que hacen efectiva la función fiscalizadora del estado a través de la Contraloría general de la República, organismo que se fortalece al concedérsele mecanismos adecuados para lograr su finalidad.

El artículo 18 dice ¨la evaluación del control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

El contralor General de la República reglamentara los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.

4.2.2.2 Ley 87 de 1993. Esta ley reglamenta el sistema de control interno en el sentido estricto como aparece en su preámbulo “ por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Esta norma determina aspectos fundamentales para el ejercicio del control interno en las entidades territoriales, determinando los siguientes aspectos:

Definición del control Interno. Objetivos del Control Interno. Características del Control Interno. Elementos del Sistema de control Interno Campo de aplicación de la ley Responsabilidad del control interno Contratación del servicio de control interno con empresas privadas Evaluación y control de gestión en las organizaciones Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno Jefe de la unidad u oficina de coordinación del control interno Función de los auditores internos Comité coordinador del sistema de control interno Informe de los funcionarios del control interno Términos de aplicación y vigencia de esta ley.

4.2.2.3

Decreto 1826 de 1994.

Reglamenta parcialmente la ley 87 de

1993,en sus artículos 9.13. referentes a la creación de unidades u oficinas de control interno

para los ministerios y Departamentos administrativos

donde no existan oficinas, las cuales dependerán del despacho del respectivo Ministerio y/o Departamento administrativo.

Además determina la creación de los Comités de Coordinación del Sistema de control Interno Como órgano de Coordinación y Asesoría del Ministro y/o Director correspondiente. Su conformación y funciones para cada comité.

4.2.2.4 Directiva Presidencial No 07. Contiene el Programa del gobierno para la Racionalización y simplificación de tramites, con el fin de los procesos administrativos, elevar su eficacia y pertinencia, y propiciar una mejor relación ente la administración Publica, los Ciudadanos y particulares.

Plantea mecanismos para buscar la eficiencia del estado a través de: Eliminación de Tramites Simplificación y Mejoramiento de los tramites Concentración de Tramites Criterios generales para la racionalización y simplificación de tramites.

4.3 DEFINICIÓN.

Por ser el control interno un sistema y tema reciente, no son numerosas las definiciones existentes, pero no por esto la ley y la doctrina buscan una

definición que se acerque a la mas clara y consistente

4.3.1 Conceptos Tradicionales. Se Entiende control Interno como el Plan de Organización y los métodos y procedimientos coordinados que hallan establecidos o establezcan los directores o Administradores de las entidades tendientes a verificar la legalidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de las transacciones y operaciones efectuadas por la administración de tales entidades.1

El Control Interno Administrativo abarca todo el sistema de organización Política, procedimientos operaciones

de

una

y practicas empleadas para administrar las entidad

y

promover

el

cumplimiento

de

las

responsabilidades asignadas en forma efectiva para alcanzar los resultados deseados.2

El control Interno comprende el plan de Organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar su exactitud y verificar la veracidad de la información financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones, estimular la importancia de la política prescrita y lograr la importancia de las metas y objetivos programados.3

1

Proyecto de ley de control interno presentado por Arthur Andersson y Planeación Nacional Biblioteca de auditoria y finanzas en el sector publico 3 Manual de procedimientos generales de auditoria financiera, contraloría general de la República. 2

4.3.2

Conceptos Legales.

¨ Se entiende por control interno el sistema

integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos propuestos

4

• El análisis de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda integrar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos¨5

4.3.3 Conceptos doctrinarios. EL conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones de las entidades y organismos que realicen de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes; que los bienes y recursos bajo su custodia sean administrados eficientemente y debidamente protegidos contra el fraude, malgaste y abuso; y que las transacciones financieras sean registradas adecuada y oportunamente,

4 5

Ley 87 de 1993, Artículo primero Ley 42 de 1993, Artículo 18

todos estos con los principios de la función Administrativa.

Métodos y medidas adoptadas para lograr la máxima eficiencia de las formas de operar una entidad, permitiendo el cumplimiento de sus objetivos.

Conjunto de métodos, planes y programas desarrollados por una entidad con el fin de evaluara los procedimientos y técnicas de las operaciones realizadas en cumplimiento de los parámetros trazados por la propia administración.

Sistema integrado que permite medir el grado de eficiencia y eficacia de una organización, y los resultados alcanzados, con aplicación del principio de economía, celeridad, imparcialidad, eficacia, moralidad y publicidad.

Mecanismo Utilizado para la evaluación de los resultados de una entidad en relación con los objetivos propuestos, haciendo las correcciones necesarias y oportunas, evitando caer en costos innecesarios y en desviaciones de las metas inicialmente planteadas.

Es el Plan de Organización y métodos adoptados dentro de la entidad, con el fin de proteger y salvaguardar los activos, dificultando la comisión de fraudes o errores no intencionales que se traduzcan en perdida; además de asegurar el grado de confianza de la información contable financiera y demás áreas administrativas, promover la eficiencia operativa y garantizar la adhesión a

las políticas establecidas por la entidad.

4.4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO.

Para el diseño y el ejercicio del control interno dentro de una entidad territorial se debe contar con los principios determinados por la ley, en busca de la modernización del estado, en consecuencia se debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco

al desarrollo de

las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad y mando.

Dentro de los principios consagrados por la, ley 87 de 1993 en su articulo Primero encontramos: 4.4.1

Igualdad.

Las actuaciones y/o actividades deben ser orientadas

afectivamente hacia el interés general, sin privilegios a grupos especiales.

4.4.2 Moralidad. Que las Operaciones realizadas sean acatando no solo las normas constitucionales y legales, si no los principio éticos y morales que rigen la sociedad.

4.4.3 Economía. Que en igual de condiciones de calidad y oportunidad la provisión de bienes y servicios se haga al mínimo costo.

4.4.4 Eficacia. Que los resultados se logren de manera oportuna y guarden

relación con los objetivos y metas propuestas por la organización.

4.4.5 Eficiencia. Que la asignación de los recursos sea las mas adecuada en función de los objetivos y metas institucionales para maximizar los resultados.

4.4.6

Imparcialidad.

Identificar los receptores de la acción económica y

analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos, sociales y entes territoriales, sin favorecer a ninguna de las partes.

4.4.7 Celeridad. Es la Capacidad de respuesta oportuna de la entidad a las necesidades sociales, que están dentro de ámbito de competencia.

4.4.8

Publicidad.

Obtener la mayor transparencia posible en las

actuaciones, mostrando la gestión de tal manera que nadie pueda ser tendenciosamente afectado en sus intereses.

4.4.9 Valoración de los costos Ambientales. Cuantificación del impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente, y evaluara la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos; es decir lograr los mayores resultados con el menor efecto sobre el medio ambiente.

4.5 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.

Todo Sistema de control Interno que adopte una entidad de la Administración Publica debe incluir en el diseño y desarrollo del control Interno las nuevas tendencias del estado colombiano, las cuales se basan en la modernización del estado y la búsqueda de la eficiencia.

Respecto a la modernización del estado se debe tener en cuenta las nuevas normatividades existentes como la eliminación de los tramites y desmedido intervencionismo del estado; con miras a garantizar un servicio adecuado.

Acerca de la eficiencia se debe tener en cuenta el desarrollo de las diversa actuaciones públicas, con alto grado de responsabilidad y pertenencia en el cumplimiento de dichas metas.

La implementación de un sistema de control interno, se debe orientar a la optimización de los procesos desarrollados por la entidad en busca de los siguientes objetivos generales:

a) Garantizar el acatamiento de la normatividad legal y administrativa, atinente a la entidad.

b) Garantizar la producción de información financiera, administrativa y de gestión veraz, así como su entrega oportuna a los niveles adecuados.

c) Garantizar la salvaguarda de los activos de la entidad así como los puestos bajo su custodia.

d) Fomentar la Eficiencia y eficacia Operacional

e) Asegurar el Cumplimiento de la misión, objetivos, metas, políticas de la Institución.

f) Obligar y responsabilizar a los niveles directivos y ejecutivos a ejercer una mayor y mejor supervisión ( Control)

en las operaciones de sus

dependencias ( autocontrol). Atendiendo los Principios Constitucionales que debe Caracterizar

la

Administración Publica, el Diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales o específicos:

1.

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten.

2. Garantizar la Eficacia, Eficiencia y Economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión Institucional.

3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

4.

Garantizar la Correcta evaluación y seguimiento de la gestión

organizacional.

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.

6. Definir y Aplicar Medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. 7. Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de evaluación y verificación.

8. Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

4.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Para la creación de Manuales y desarrollo de los sistemas de Control interno dentro de una entidad territorial, se debe tener en cuenta los elementos que faciliten el desarrollo de sus actividades, o procesos para agilizar las transacciones. políticas y planes que incrementen sus recursos.

De igual manera se debe tener un conocimiento claro del manejo del personal y de cada una de las funciones que desarrolla todo servidor publico.

A través de la historia se han creado diferentes parámetros que permiten el desarrollo de cada una de estas

actividades del control; En el Proceso

Colombiano de Control interno, por ser este nuevo en la Administración Municipal, la ley ha determinado los siguientes elementos a tener en cuenta para la orientación en el diseño y aplicación del control interno, los cuales los estipula en el articulo 4 de la ley 87 de 1993 así: ¨Elementos para el sistema de control interno:

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos, que deben orientar la aplicación del Control Interno.

a - Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como especificas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

b- Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos

c- Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes

d- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

e- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

f- Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones.

g- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.

h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades.

i. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

j. Organización de métodos confiable para la evaluación de la gestión.

k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivas y demás personal de la entidad.

l. Simplificación y actualización de normas y procedimientos. ¨

4.7 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

La estructura del Sistema de control interno esta conformada por los controles financieros, administrativos, de gestión y de legalidad.

4.7.1 Control de legalidad. Es la comprobación del cumplimiento de las normas y procedimientos determinados en la realización de las operaciones Económicas, Financieras, Administrativas o de carácter que se adelanten en las instituciones.

4.7.2 Control Financiero. Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoria, de aceptación general, para establecer si los estados financiero de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios que en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originara, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptado o prescritos por el Contador General.

4.7.3 Control Administrativo. Comprende el plan de organización sobre los procedimientos y registros, relacionados con la adopción de decisiones por las que se rigen el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones de manera que fomente la eficiencia de las operaciones, las observancias de normas y políticas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.

El control administrativo sienta las bases que permiten el examen y evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia, efectividad y economía. El control interno Administrativo puede abarcar análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de rendimientos, programa de capacitación de empleados y controles de calidad.

4.7.4

Control de Gestión.

Es el examen de eficiencia y eficacia de las

entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicares de rentabilidad publica y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estos producen, así como los beneficiarios de su actividad.

4.8 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Las medidas y los reglamentos a los que se debe responder un sistema de control interno constituyen el mismo. El establecimiento de normas de control interno resulta particularmente necesario en el sector publico, dada su magnitud, volumen de transacciones y multiplicidad de documentos. Así mismo esta necesidad es evidente por el hecho de que las disposiciones legales que rigen la gestión y el control de los recursos públicos, exigen una rendición de cuentas de todos los funcionarios encargados de recibir,

desembolsar o utilizar los fondos públicos.

Las normas de control interno se clasifican en:

• Principios generales y • Norma especificas.

Estos Principios y técnicas de control interno son aplicables a todas las operaciones y funciones administrativas y no deben limitarse a las operaciones financieras. Igualmente son aplicables a todos los sistemas bien sean automatizados o manuales.

4.8.1

Principios Generales.

Los principios generales que se exponen a

continuación son validos para los aspectos del control interno; ofrecen una base para la elaboración de métodos específicos, y contribuyen a crear un ambiente apropiado para el control dentro de la organización.

4.8.1.1

Garantías Razonables.

Los sistemas de control interno deben

propiciar una garantía razonable de los cumplimientos del objetivo del sistema.

Una garantía razonable implica que el costo del control interno no debe exceder el beneficio obtenido. La garantía razonable es equiparable a un nivel satisfactorio de confianza, considerando el costo, la utilidad y los

riesgos. Ello requiere el buen juicio de los directivos.

Al ejercer este juicio los órganos deben:

• Identificar los riesgos que implican sus operaciones y el margen de riesgo aceptable en diversas circunstancias.

• Evaluar los riesgos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.

El costo se refiere al volumen, en términos financieros de los recursos utilizados para lograr el objetivo especifico. Refleja también una oportunidad desaprovechada, por ejemplo una demora en las operaciones, un descenso en la productividad o de la calidad del servicio. La utilidad se mide por el grado en que se reduce el riesgo de no lograr un objetivo previsto.

4.8.1.2 Respaldo. Los directivos y empleados deben mostrar y mantener en todo momento, una actitud positiva y de apoyo en lo que atañe a los controles internos.

Todos los niveles de la organización deben mostrar una voluntad abierta, en la adopción de medidas que fomente la eficacia de los controles. La actitud del individuo afecta al nivel del rendimiento y en consecuencia a la calidad de los controles internos. Los directivos podrán suscitar y favorecer esa actitud positiva y de apoyo si insisten en conceder prioridad al control interno.

Una actitud positiva es fomentada por la alta dirección de una entidad, a través del compromiso por conseguir un control riguroso, gracias a la realización de medidas en materia de organización de la entidad, políticas de personal, comunicación, protección y empleo de los recursos.

El nivel directivo podrá demostrar su apoyo al establecimiento de controles internos eficaces, destacando su utilidad en la identificación de sectores susceptibles de mejorar su rendimiento y reaccionando ante la información que proporcione dichos controles.

En todo caso, un ámbito propicio para el control esta supeditado a una adecuada supervisión, capacitación y motivación del personal.

4.8.1.3

Integridad y Competencia.

Los directivos y empleados deben

caracterizarse por su integridad personal y profesional, mantener un nivel de competencia que les permita realizar los deberes asignados y comprender la importancia que tiene la elaboración y aplicación de los controles internos eficaces.

Es necesario recordar periódicamente al personal de sus obligaciones, por medio de un código de conducta empresarial. Igualmente es importante asesorar y evaluar el rendimiento. La evaluación global del rendimiento debe basarse en general en la apreciación de diversos factores, incluyendo la

realización y el mantenimiento de controles internos eficaces.

4.8.1.4 Objetivos del Control. Los objetivos son los resultados o metas del control interno que deben alcanzarse. Son los efectos positivos que la dirección intenta conseguir o las condiciones adversas o efectos negativos que la dirección trata de evitar. Los objetivos deben ajustarse a las actividades especificas de cada organismo y a la vez, ser congruentes con los objetivos generales del control interno establecidos por la ley.

Los objetivos del control interno deben identificarse o elaborarse para cada actividad que desarrolle la entidad, y deben ser lógicos, pertinentes y en la medida posible completos.

Generalmente es posible agrupar actividades de una entidad en una o mas categorías denominadas ciclos o áreas que incluyen todas las actividades especificas, tales como identificación, calificación, registro e informes, requerimientos para procesar la transacción o un hecho en particular. Los ciclos deben ser compatibles con el organigrama de la entidad y asignación de responsabilidades.

4.8.1.5

Vigilancia de los Controles. Los directivos deben vigilar

continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia.

La vigilancia de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan a la consecución de los resultados pretendidos. Esta tarea debe incluirse dentro de los métodos y procedimientos seleccionados por la dirección para controlar las operaciones y garantizar que las actividades cumplan con los objetivos de la organización. La vigilancia implica el tratamiento de las evidencias de la auditoria y de las propuestas formuladas por los auditores internos y externo, con el propósito de determinar las medidas correctivas necesarias.

4.8.2 Normas Especificas. Las normas especificas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos del control. Estas técnicas comprenden, actividades especificas, procedimientos, planes de organización ( incluida la división de tareas y deberes) y los dispositivos físicos.

Las Técnicas de control Interno debe ofrecer continuamente un alto grado de garantía que se estén logrando los objetivos del control interno. Para ello deben estar diseñados de tal forma que operen en conjunto y no individualmente.

Las técnicas de control interno son necesarias para ofrecer una garantía máxima del cumplimiento de los objetivos del control interno. Dichas técnicas se exponen a continuación.

4.8.2.1

Documentación.

Los sistemas de control interno y todas las

transacciones y otras operaciones significativas habrán de documentarse claramente y deben estar disponibles para su verificación. Todo organismo debe tener pruebas escritas, tanto de sus técnicas y objetivos de control interno y de sus sistemas de rendición de cuentas, así como de todos los aspectos pertinentes a las transacciones y operaciones significativas. Así mismo la documentación debe estar disponible y ser fácilmente accesible para su comprobación.

La documentación de los sistemas de control interno debe incluir la identificación de los ámbitos de actuación del organismo, de los objetivos y de las técnicas correspondientes, figurando en documentos tales como las directrices de gestión, la política administrativa y los manuales de contabilidad, procedimientos, funciones y control.

La documentación debe ser por lo generalmente completa exacta y debe permitir fácilmente el seguimiento de la transacción u operación en cuestión ( Incluyendo la Información concerniente), antes, durante y después de su realización.

Además la documentación de los sistemas de control Interno, de las transacciones y otras operaciones importantes debe ser determinada y útil para los directivos en el control de sus actividades y para los fiscalizadores u

otras personas en el análisis de la misma.

4.8.2.2 Registro Oportuno y Adecuado de las transacciones y hechos. Las transacciones y hechos importantes deben registrarse oportunamente y clasificarse debidamente. Estas deben registrarse sin dilación a fin de que la información pertinente tenga importancia y valor para los directivos en el control de las actividades y en la adopción de las decisiones. Ellos es valido para todo el proceso o ciclo vital de una transacción u operación, e incluye su inicio y autorización, los aspectos de la transacción, mientras se realizan y su clasificación final en sus registros sumarios.

Esta norma requiere así mismo, la clasificación pertinente de las transacciones y otras operaciones. La clasificación pertinente consiste en la organización y el procesamiento de la información en los registros sumarios que sirven de base a la preparación de informes y estados.

4.8.2.3

Autorización y ejecución de las transacciones y hechos.

Las

transacciones y hechos relevantes solo podrán ser autorizadas y ejecutadas por aquellas personas que actúen dentro de los limites de sus facultades. La dirección es quien decide el canje, transferencia, utilización o la asignación de recursos para fines específicos en condiciones igualmente específicos.

La autorización es el medio principal para asegurar que solo se realizasen

transacciones y otros actos validos; debe comunicarse explícitamente a los directivos y a los empleados y tendrán que incluir los términos y condiciones específicos con forme a los cuales se otorgara una autorización. La observancia de los términos de su autorización significa que los empleados desempeñan la labor que les ha sido asignada en concordancia con las directrices y dentro de los limites establecidos por la dirección.

4.8.2.4 Dirección de Tareas. Las tareas y responsabilidades esenciales de autorizar, elaborar, registrar y revisar las transacciones, deben repartirse entre varias personas con el fin de reducir el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos o para mermar la posibilidad de no detectar este tipo de problema.

Es preciso evitar que todos los aspectos de una transacción u operación se concentren en manos de una persona. Las funciones y responsabilidades deben asignarse sistemáticamente a

varias personas para asegurar un

procedimiento efectivo de controles y equilibrio. Entre las funciones claves figura la autorización y el registro de las transacciones, la emisión y recibo de los activos, el pago y la revisión de las transacciones. Sin embargo la locución puede reducir o eliminar la eficacia de esta norma de control interno, razón por la cual debe proveerse dicha eventualidad.

4.8.2.5 Supervisión. Debe existir una supervisión permanente y competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno.

Los jefes de las dependencias deben examinar y aprobar continuamente el trabajo encomendado a sus subordinados. Así mismo deben proporcionar al personal las directrices y la capacitación necesaria para reducir el mínimo de los errores, los despilfarros y los actos ilícitos en concordancia con las directrices especificas de la alta dirección.

La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal, requiere lo siguiente: • Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado • Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesaria. • Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurarse de que avance según lo previsto.

4.8.2.6 Acceso a los recursos y registros y responsabilidad ante los mismos. El acceso a los recursos y registro debe limitarse a las personas autorizadas para ello, a las cuales debe conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre las custodia y utilización de los recursos. Periódicamente se debe cotejar los recursos con los registros contables para verificar si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos.

La razón fundamental para restringir el acceso a los recursos es la de reducir el riesgo de una utilización no autorizada o de perdida al gobierno y asegurar, al mismo tiempo, el cumplimiento de las directrices de la dirección.

Sin embargo, el agrado de limitación depende del supuesto riesgo a que estén expuestos los activos: este grado de limitación debe revisarse periódicamente.

Otros aspectos que afectan el acceso son el costo, la facilidad de transporte, la canje habilidad y el supuesto de riesgo de perdida, o utilización indebida de recursos.

Además, la asignación y el mantenimiento de la responsabilidad sobre los recursos

implica

responsabilidad

transferir

y

asignar

a

personas

especificas

la

sobre la custodia y utilización de los recursos en

concordancia con las directrices especificas de la alta gerencia.

4.9 TIPOS DE CONTROL.

Los controles internos según su funcionamiento se dividen en generales, específicos, preventivos, detectivos y correctivos.

Es importante entender que cualquiera que sea la categoría a la que pertenezca un control, todos ellos se complementan y no deben

considerarse como alternativas. Cualquier forma de control tiene ventajas e inconvenientes; por esto para que un sistema de control interno sea eficaz, debe emplear una combinación de diferentes controles que permita compensar las desventajas particulares de cada uno.

4.9.1 Controles generales. Dan la seguridad de que se estén cumpliendo los controles específicos. Comprenden los presupuestos, los informes operativos, los análisis de varianza, etc.

4.9.2 Controles Específicos. Este tipo de control se caracteriza por tener una finalidad precisa, en relación con el acceso, la protección, la disposición y la rendición de cuentas e informes.

4.9.3

Controles Preventivos.

Sirven para prevenir errores y pueden ser

organizativos o de procedimiento.

Los controles organizativos rigen la

división de los deberes, tal como la separación entre las funciones de autorización y las de ejecución. Los controles de procedimiento conciernen al procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro, exacto y adecuado de los mismos; entre los controles de procedimiento figura el control de los números de orden, los requisitos para la autorización y el empleo de cuentas de control. Tanto los controles organizativos como los de procedimientos corresponden mas al nivel operativo que al de gestión.

4.9.4 Control de Detención. El control de detención es el diseñado para

detectar cualquier error y sirven generalmente para supervisar el resultado del sistema. En el plano operativos, estos controles se usan habitualmente para verificar la eficiencia de los controles preventivos.

4.9.5

Controles Correctivos.

Son los controles de medidas correctivas

tomados a consecuencia de problemas revelados por los controles anteriormente mencionados.

4.10. FORMAS DEL CONTROL INTERNO.

Las formas que pueden tomar los controles antes mencionados, como mecanismos de control interno, y de gran utilidad para los que tienen el manejo y la responsabilidad de ejercer un autocontrol dentro de sus dependencias, estos controles toman las siguientes formas:

4.10.1

Controles de Validación.

Dentro de esta forma que toman los

controles, se representan por:

4.10.1.1 Autorizaciones. El punto inicial del control sobre cada transacción lo determina el acto de autorizarla. El control de autorización consiste en la comparación de la transacción propuesta con los planes, condiciones, restricciones, disposiciones vigentes y la decisión respecto a su validez o no. El acto de autorización constituye la medida principal para asegurarse de que

únicamente

aquellas

transaciones

legitimas

y

apropiadas

son

procesadas y que cualquiera otra propuesta es rechazada. Puede delegarse a través de su firma en el documento fuente. En los asistentes modernos frecuentemente la autorización se automatiza mediante la delineación anticipada de las condiciones bajo las cuales e autoriza automáticamente un tipo de transacción.

Para que exista el control, alguna forma de autorización tiene que ser efectuada antes, durante o después de la iniciación y ejecución de la transacción. La autorización debida requiere que la persona designada para autorizar posea la delegación por escrito de la autoridad correspondiente.

4.10.1.2

Comparación.

Varias operaciones de control se basan en la

comparación de un dato con otro obtenido de manera independiente. Todas las formas de conciliaciones se basan en la comparación, pero muchas comparaciones no requieren la conciliación, como es el caso de comparar los gastos a la fecha con las estimaciones propuestas.

4.10.1.3

Verificación de validez.

Las transacciones propuestas pueden

verificarse de varias maneras para asegurar el cumplimiento con las disposiciones y reglas del sistema, validando de esta manera su propiedad.

La forma básica de esta operación de control consiste en el examen de una transacción por alguien que entiende el sistema, para averiguar si se ha llevado a cabo de acuerdo a los procedimientos prescritos.

En los sistemas avanzados las verificaciones de valides se incorporan dentro del sistema para probar cada transacción contra lo programado o esperado. La ubicación de verificaciones de validez en varios puntos del trámite del sistema facilita la determinación más oportuna de los errores. La verificación del precio unitario de un artículo utilizandio una lista de precios fijos establecidos es un ejemplo de esta forma de control.

4.10.2 Controles de Perfección. Se hace efectivo con la revisión de: 4.10.2.1 Numeración Secuencial. La mejor manera de asegurarse contra la pérdida o desviación de transacciones a través de sus procedimientos es numerarlas en secuencia antes o en el momento de su inicio, permitiendo la integridad de la secuencia numérica después de su procedimiento.

1.10.2.2

Totales de Control.

La totalidad de las cifras críticas o más

significativas, antes o después de su procesamiento, es una manera de asegurar que todas las transacciones han sido procesadas.

El sistema de partida doble en realidad ilustra esta forma de control, por medio de la igualdad de los débitos y créditos, tanto en cada asiento como en el conjunto del sistema contable.

1.10.2.3 Archivos pendientes. La elaboración de una lista de transacciones o la retención de un archivo de copias de documentos fuente, eliminando

aquellas transacciones ya procesadas, deja abierta o pendientes las operaciones no procesadas, de tal manera que puedan ser controladas. Una copia de un documento fuente puede ser archivada como pendiente hasta la recepción de la evidencia que determine el término de su procesamiento.

1.10.2.3 Listas de recordatorio. Listas de verificación de requisitos legales o contractuales y de fechas en las cuales vencen los plazos de cumplimiento, constituyen esta forma de control. Esta forma de control ayuda a evitar el olvido del procesamiento oportuno de las transacciones.

4.10.3 Controles de Reejecución. Hacen parte de esta forma de control los siguientes:

4.10.3.1

Doble Verificación.

La doble verificación de toda operación

constituye el mas obvio y elemental mecanismo para detectar errores, pero también es uno de los más costosos. Consiste en la repetición o reejecución en detalle de la actividad sujeta a control; no debe ser efectuado por la misma persona que desarrolla la actividad.

Cualquier actividad rutinaria y física puede ser verificada dos veces. La reverificaión de cálculos en contabilidad por ejemplo.

Debido al alto costo es preferible evitar hasta el máximo posible la doble verificación, mediante la aplicación otras formas de control, se puede utilizar

cuando se utilice la doble verificación selectiva.

4.10.3.2 Control Previo. El examén detallado de las transacciones antes de terminar su procesamiento asegurando autorización, legalidad, propiedad, proceso completo y ausencia de errores en el mismo, constituye la manera más comprensiva de controlarlas.

Sin embargo el control previo al igual que el de doble verificación sale muy costoso.

El control previo difiere de la doble verificación por que el primero involucra su evaluación y juicio de las transacciones, mientras que el segundo solamente involucra la reejecución rutinaria, sencilla y detallada.

4.10.4 Controles Disciplinarios.

4.10.4.1

Segregación de deberes.

Esta forma de control es llamada

disciplinario, porque funciona disciplinado las actividades y las personas. La segregación de deberes utiliza la labor de una persona para disciplinar la labor de otra, a través de la división de una transacción entre dos o más persona, de tal forma que cada una sirve para verificar la labor de la otra.

4.10.4.2 Acceso Restringido. Normalmente se asocia el acceso restringido con la salvaguardia de valores y bienes como; efectivo, valores negociables,

inventarios y otros de fácil convertibilidad al efectivo o uso particular. En su concepto moderno también es aplicable al acceso a registros, documentos y formularios todavía no utilizados, así como a cualquier componente del proceso contable.

4.10.4.3 Supervisión. Una función básica del control es la supervisión. Los supervisores periódicamente se aseguran que cada persona cumpla con las funciones y deberes asignados.

Cuando los supervisores se encargan directamente de los detalles de las operaciones diarias, el aspecto del control por medio de la supervisión desmejora. Bajo presión del trabajo de los sistemas y la disciplina puede olvidarse.

Una efectiva supervisión facilita los mecanismos para corregir

otras debilidades.

En el sector público la falta de supervisión adecuada y competente, así como los constantes cambios de personal en el ámbito superior constituyen uno de los más grandes vacíos típicos en el control interno.

4.10.4.4 Auditoria Interna. Es el proceso objetivo, sistemático y profesional de revisión de las operaciones financieras y administrativas, para proporcionar a los niveles directivos de las entidades, información acerca de la ejecución de sus actividades y el grado de economía y eficiencia de las mismas.

5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA EXISTENTE DEL CONTROL INTERNO EN LA ALCALDÍA DE TAME

5.1 RESEÑA HISTÓRICA.

La Alcaldía Municipal

de Tame, consciente de la necesidad de dar

operatividad y estar acorde con las nuevas tendencias que determinan las leyes, los nuevos retos que debe enfrentar los Municipios a partir de la constitución de 1991, se ha preocupado por dinamizar y adoptar de acuerdo a la ley los conceptos del control interno, como respuesta a los entes fiscalizadores en cumplimiento de sus funciones constitucionales.

5.1.1 El Control Existente en la Alcaldía Antes de la Constitución de 1991. Como lo estipulaba la ley, en la Alcaldía se desarrollaba un control previo, ejecutado por la contraloría departamental, por medio de sus delegado ò revisor en Tame, este control se ejercía sobre las cuentas que pagaba la alcaldía, no se ejercía un control sobre los resultados que obtenía la Alcaldía en la ejecución de su misión, en el cumplimiento de su razón social del estado, como estaba estipulado en las normas vigentes de la época.

5.1.2 El Control Existente en la Alcaldía Después del La Constitución de 1991.

En la Alcaldía de Tame, después de entrar en vigencia la Nueva

Constitución Nacional, se continuo con el control anterior o inmediato en la revisión de cuentas, el cual era ejercido por un funcionario nombrado por la administración, pasando la contraloría ha ejercer el control posterior y selectivo como lo estipula la constitución Nacional.

Este control lo realizo la administración en el lapso de 1991 hasta 1993 cuando es creada la ley 87 de 1993.

A mediados de 1994 y por sugerencia de la Contraloría Departamental y en cumplimiento del plazo fijado por la ley, el ejecutivo presenta el proyecto de acuerdo por la cual solicita al Concejo Municipal la creación de la oficina de Control Interno del Municipio de Tame.

Mediante acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, se autoriza al Ejecutivo la Creación de la Oficina de Control Interno para dar cumplimiento a la ley 87 de 1993 y se determina la composición del personal que ejercerán dicha función; de la misma manera le dan la facultad al ejecutivo para que reglamente su funcionalidad.

A la fecha no se ha cumplido con lo estipulado en el acuerdo 005 del 26 de mayo de 1994

En enero de 1995 se nombro por medio de decreto el jefe de la oficina de control interno y se le asignaron las funciones que realizaba anteriormente el revisor fiscal de la entidad

posteriormente mediante disposición expedida por la función publica, el cargo de jefe de Control interno, de libre nombramiento y remoción paso a ser de carrera Administrativa, como actualmente viene funcionando. Contrario a lo que estipula la ley 42 de 1993,

5.2 OFICINA ENCARGADA DE EJERCER EL CONTROL INTERNO:

La oficina que ejerce el control Interno en la alcaldía Municipal de Tame, no ha sido creada ni reglamentada, por lo cual no tiene funciones definidas ni especificas.

En el acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, además de autorizar al ejecutivo la creación y reglamentación de la oficina de control Interno, en su artículo 2, parágrafo determina: ¨Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o auditor interno se deberá acreditar formación profesional o tecnológico en áreas relacionadas con las actividades objeto del control interno¨.

Actualmente la Oficina de Control Interno del Municipio de Tame, cuenta con la siguiente estructura: Un Jefe de Control Interno

El control Interno ejercido en la Alcaldía Municipal de Tame, esta a cargo de la Oficina de Control Interno, oficina adscrita al despacho, encargada principalmente, en la revisión de cuentas y

asesorar la gestión de la

Administración.

5.2.1

El

Jefe de la Oficina de Control Interno.

Es un empleo de libre

nombramiento y remoción, que brinda la asesoría al alcalde en el desarrollo

de las políticas de gobierno.

IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DEL EMPLEO

DENOMINACIÓN: Jefe de Control Interno COD.

CLASIFICACIÓN: Categoría

UBICACIÓN: Oficina de Control Interno

NATURALEZA: Es un empleo de asistencia político administrativo al alcalde, en ejercicio de sus atribuciones y de la dirección y Administración ejecutiva de la oficina.

5.2.1.1 Funciones. En cumplimiento del acuerdo No 012 de 1998 por el cual se adopta el manual de funciones de la alcaldía de Tame, el jefe de Control Interno Desempeñará las siguientes funciones,

• Realizar control financiero a nivel de control contable, como instrumento de gerencia para tomar decisiones.

• Realizar control de legalidad, verificando que se acaten la constitución Nacional, las leyes y normas.

• Realizar control de resultados, en la verificación del logro de los objetivos, planes y proyectos de la administración

• Realizar control físico, verificación perceptiva de bienes y corroboración con libros.

• Realizar valoración de costos ambientales. Evaluando el impacto, y que se ha hecho para recuperar los daños.

• Determinar el grado de cumplimiento de los controles anteriores a través de las normas de auditoria legalmente establecidos. • Garantizar que el sistema de control disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación a nivel de: a. Evaluación de practicas, métodos y procedimientos utilizados en la administración en relación con su eficiencia y eficacia.

b. Identificar la duplicación de los esfuerzos y la falta de coordinación.

c. Evaluar el flujo de los recursos financieros y materiales par garantizar una operación adecuada de la administración.

• Cumplir con las funciones que le asignen en su cargo la ley, normas vigentes y el comité coordinador del sistema de control interno.

5.2.1.2 Requisitos para ejercer el cargo de Jefe de Control Interno. Como lo estipula el acuerdo No 005 del 26 de Mayo de 1994 y el manual de funciones y requisitos de los empleados de la Alcaldía de Tame, el jefe de la oficina de control Interno debe cumplir los siguientes requisitos:

Ser Profesional o Tecnólogo en áreas relacionas con el control Interno.

•

Según el manual de funciones los requisitos son:

• Ser profesional en áreas económicas, administrativas, derecho o relacionadas con el cargo.

5.3 COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE TAME.

En la alcaldía Municipal de Tame, existe el comité de Coordinador del sistema de control interno, el cual fue creado mediante Decreto No 13 del 02 de Marzo de 1995, acorde a lo que estipula la ley 87 de 1993 en su articulo 13.

Este comité esta conformado por el Alcalde quien lo preside y los Secretarios del despacho y el jefe de control Interno quien se desempeña como secretario técnico del comité, con voz peros sin voto en las decisiones que

se tomen.

Este

comité

se

reúne

una

vez

por

semestre

ordinariamente

y

extraordinariamente cuando los cita el alcalde.

Dentro de sus funciones están:

• Señalara las directrices para el desarrollo de las funciones de la oficina de control interno de acuerdo al acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994 y las contenidas en el artículo 12 de la ley 87 de 1993.

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.

• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

• Asesorar al alcalde Municipal en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

• Recomendar prioridades para la adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión general y por áreas.

• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad

interna y los resultados obtenidos por la

dependencia de la entidad.

• Revisar el estado d ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una

de las dependencias del

organismo o entidad.

• Coordinar con las dependencias del organismo, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

• Presentar

a

consideración

del

Alcalde

Municipal

propuestas

de

subcomites

de

modificación a las normas sobre control interno vigentes.

• Reglamentar

el

funcionamiento

de

los

distintos

coordinación del sistema de control interno que se organicen. En la actualidad este comité coordinador del sistema de control interno no

se encuentra funcionando, lo que no ha permitido a la entidad contar con sistemas prácticos de seguimiento y evaluación del sistema.

Revisado el archivo correspondiente a la oficina de Control interno, no cuentan con actas de las reuniones efectuadas, lo que indica que no ha funcionado.

Se observa que en el decreto donde se crea el comité y se le asignan funciones; estas están asignadas a todos los organismos y entidades existente en el Municipio, sin tener definido un comité independiente para cada entidad.

Se puede determinar que el comité Coordinador del sistema de control interno en la alcaldía de Tame, ha quedado en letra muerta, solo se creo para dar cumplimiento a la ley, no para su efectiva función que es la de evaluara el sistema de control interno de la alcaldía.

5.4 TIPOS DE CONTROLES QUE OPERAN EN LA ENTIDAD.

La alcaldía Municipal de Tame, se han tratado de implementar diversos controles previstos en la ley, si embargo se han desarrollado de acuerdo a su estructura los siguientes:

5.4.1 Control de Legalidad. ¨El control de legalidad es la comprobación que

se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole a una entidad para establecer que se haya realizado conforme a las normas que le son aplicables”.

6

Con base en esta definición la Administración Municipal, a través de la oficina de control interno, ha venido desarrollando un conjunto de mecanismos que persiguen el cumplimento de todos los actos, operaciones y actuaciones que se desarrollen internamente estén soportados en las normas jurídicas correspondientes.

A parte de estos mecanismos generales en el control de legalidad, se observa con mas énfasis la aplicación de controles en:

• Como evaluación del Sistema se aplica la verificación de mecanismos establecidos por la oficina en cumplimiento de la ley 87/93.

• En la Contratación se verifican ocularmente los documentos que integran cada contrato y se comparan con los exigidos por las normas vigentes, (ley 80 y decretos reglamentarios). y se constatan los formatos y procedimientos.

• Se verifica que los informes que se presentan a la contraloría y contaduría

6

Artículo 11 ley 42 de 1993

general de la nación, estén de acuerdo a los formatos estipulados y ha las fechas limites.

• En la Sección de presupuesto se verifica que se elabore y ejecute el presupuesto de acuerdo al decreto 111 y 115 de 1996, por medio del método de comparación.

• Se verifica el cumplimento al control fiscal señaladas en Constitución Nacional, la ley 42 de 1993 y demás normas concordantes.

5.4.2

Control Financiero.

De acuerdo a su definición, en la alcaldía

Municipal de Tame, opera este control en la sección de Contabilidad, caja. Tesorería y presupuesto.

En la operatividad de este control están inmersos controles como el de verificación, el cual se aplica en las transacciones financieras que realiza la entidad, a los documentos, comprobantes y libros de contabilidad.

5.4.3 Control Administrativo. Este tipo de control lo realiza la administración Municipal, a través de las decisiones que se toman; estas se adoptan de acuerdo al organigrama existente en la alcaldía.

Existe control sobre las funciones que ejecuta cada servidor, se determina por medio del manual de funciones y requisitos para cada cargo.

También se encuentra estipulado el control sobre documentación que produce la administración, el cual se verifica a través del manual de firmas autorizadas para cada tipo de documento.

En los sistemas de flujograma solo opera el flujograma para la contratación.

5.4.4 Control de Gestión. Este tipo de control conforme a lo estipulado en la ley 42/93, corresponde al examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos del estado. Determinados mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

De acuerdo a lo estipulado en la anterior definición la alcaldía Municipal, a través de la oficina de Control Interno aplica la verificación y comparación del presupuesto en lo apropiado y lo ejecutado en un año.

A demás realiza el seguimiento a las metas del programa de gobierno.

5.5 CORRECTIVOS Y RETROALIMENTACION DEL SISTEMA.

En lo que respecta a los correctivos y retroalimentación del sistema de

control interno, la Alcaldía Municipal, solo se dictan correctivos, esto a solicitud de la contraloría Departamental. El sistema utilizado para las recomendaciones es el escrito para la dependencia afectada.

No existe en la Administración Municipal la

evaluación del sistema del

control Interno, lo que no permite una clara evaluación si lo que se ha implantado por parte de la dependencia ha funcionado, o por el contrario se ha quedado obsoleto.

6. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO Y DISEÑO DE CONTROLES POR AREAS

Una de las características de los procedimientos modernos para la aplicación, diseño, y evaluación de controles internos, consiste en el reconocimiento de los acontecimientos que afectan a la administración; estos pueden ser divididos en numero limitado de grupos, los cuales nos determinan las áreas o ciclos de trabajo.

Cada entidad puede tener algunos o todas las áreas de sus actividades, funciones

administrativas relacionadas entres si, lo que permite que estas

fluyan o se interrelacionen a través de las unidades organizacionales.

Observando las áreas o ciclos a través de las unidades organizacionales, que se relacionan con los controles y las realidades de los sistemas integrados, nos permite entender mas fácilmente el concepto de área o ciclo, ya que estas pueden servir para los controles individuales de las unidades organizacionales.

Las áreas o ciclos son amplios, lo que permite dividir en funciones, siendo una función una tarea de mayor procesamiento, o segmento de un sistema que procesa lógicamente actividades interrelacionadas.

Podemos concluir que área o ciclo es la ruta por la cual un tipo de evento fluye desde el comienzo hasta el reporte final, y que un evento es un suceso factible creado por la entidad o por fuerzas externas.

Con base en los anteriores conceptos de áreas o ciclos; los que afectan o están inmersos en la en la alcaldía Municipal de Tame los podemos establecer de acuerdo a la siguiente clasificación en áreas de trabajo.

6.1 CLASIFICACION DE LAS AREAS.

En la alcaldía Municipal de Tame con base en la naturaleza, y en los eventos que desarrolla esta entidad podemos establecer las siguientes áreas de trabajo, las cuales son objeto de nuestro diseño de control. • Políticas y Planeación • Administrativo • Tesorería

6.1.1 Políticas y Planeación. En esta área o ciclo comprende la Planeación que realiza entidad para ejecutar y controlar cada uno de los eventos en razón del cumplimiento social de sus objetivos y metas; en esta se incluyen el manejo de la organización con respecto al factor humano y los recursos disponibles; se define claramente la autoridad y la responsabilidad.

Esta área define los lineamientos o parámetros dentro de los cuales las demás áreas objeto de control deben actuar para obtención de los objetivos de la entidad.

El área o ciclo de Políticas y Planeación comunica a las demás áreas:

• La misión de la entidad • Los objetivos de la entidad • Los Planes de la entidad a corto y largo plazo

• Los procesos y mecanismo para reportar información a la administración • La responsabilidad de salvaguardar los activos de la entidad • Los planes para recuperar o cambiar los activos, libros o registros perdidos, dañados o alterados • La autoridad y demás mecanismo para determinar y modificar los procedimientos para procesar transacciones.

Cada uno de estos parámetros definidos y comunicados a las demás áreas de control; las áreas de políticas y planeación las realiza con base en el Plan de gobierno del ordenador del gasto, El plan de desarrollo y el plan de ordenamiento territorial.

6.1.2 Administrativo. Es el área o ciclo que soporta las labores de apoyo y ejecución de las operaciones y transacciones para el logro de los objetivos en cumplimiento de las funciones propias de la organización.

Dentro de esta área se encuentran las actividades de manejo de personal y la adquisición y pago de servicios.

6.1.2.1 Personal. En las organizaciones a fin de poder funcionar, necesitan satisfacer sus objetivos, dados por el medio y la propia organización. Para el logro de los mismos requiere de una serie de recursos, siendo el factor humano el más importante ya que a través de él se pueden mejorar y

perfeccionar el empleo y diseño del recurso material y técnico.

Los conocimientos, la experiencia, las habilidades son parte del patrimonio personal, no son propiedad de las organizaciones; sin embargo a través de las personas se desarrollan una serie de actividades y se logran los objetivos propuestos,

Esta área comienza con la contratación de personal y termina con el retiro de él. Las funciones típicas del área de personal comprenden:

• Reclutamiento • Pruebas • Selección de empleados • Contratación • Asignación • Entrenamiento • Evaluación • Promoción • Terminación de contratos • Retiro • Mantenimiento de los registros de personal • Administración de sueldos y salarios.

6.1.2.2 Adquisición y Pago. Esta área se refiere al proceso que se realiza al adquirir recursos (bienes y servicios) de proveedores, contratistas y empleados a cambio de una obligación de pago.

Una parte significativa de la parte de contabilidad se dedica usualmente a clasificar la adquisición de los recursos entre diversas cuentas del activo y del gasto. Debido a las diferencias en tiempo que existe entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas por pagar y diversos pasivos acumulados se afectan directamente por el ciclo de adquisición y pago.

Esta área incluye las siguientes actividades. • Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra • Pago de las adquisiciones • Contratos • Pago de Cuentas por pagar • Servicios personales • Mercancías (Inventarios Almacén) • Propiedad planta y equipo

6.1.3 Tesorería. El área de tesorería se refiere a las operaciones sobre custodia del efectivo y valores, en esta área se reconocen las necesidades de efectivo disponible, la distribución del mismo para las operaciones

corrientes de la entidad; los procedimientos que se utilizan para el manejo del efectivo varían de una entidad a otra, lo que no permite la estandarización de procedimientos para procesarla. Hacen parte de esta área en la Alcaldía de Tame, la tesorería como sección, presupuesto, contabilidad y recaudo o ingreso.

6.1.3.1

Tesorería como sección.

Dentro de las funciones que están

incluidas en el área de tesorería como sección, aparecen las generales que tratan de los fondos de capital; además las siguientes. • Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria) • Relaciones

con

los

entes

cofinanciadores

del

estado,

para

la

administración de inversiones en el Municipio. • Administración del efectivo y las inversiones • Acumulación y pago de interés cuando sean necesarios, o para reinvertirlos. • Custodia física del efectivo, incluyendo la conciliación de los saldos. • Administración de los títulos valores • Administración de la deuda publica, incluso los pagos del principal e intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los prestamos internos. • Administración y rendición de cuentas a los entes fiscalizadores del estado y al ordenador del gasto.

6.1.3.2 Presupuesto. Hace parte por ubicación y funcionamiento del área de tesorería, esta reflejado en los planes que integran las metas y los objetivos a mediano y corto plazo, expresando los propósitos que se persiguen y los resultados que se esperan de las actividades que desarrolla la alcaldía, se tiene en cuenta en esta área la disponibilidad de los recursos, para combinar en forma optima los medios disponibles y los objetivos para lograr el uso racional del mismo. Se caracteriza generalmente por tener una correlación con las metas, los objetivos y los recursos; además mantiene informado sobre los ingresos y/o asignaciones para limitar el gasto que pueda realizarse con cargo a él.

Por ser de tipo flexible se adapta a cambios imprevistos, conviertiéndose en una herramienta valiosa para la alta gerencia, permitiendo la regulación de las acciones de la administración.

Esta parte del área de tesorería se basa en la racionalización del gasto para mejorar la eficiencia de las operaciones y ejecución de los programas, dentro de la limitación de los recursos de la entidad.

La sección de presupuesto debe cumplir una serie de requisitos y limitantes en su elaboración, ejecución y control; entre las cuales figuran la planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, superávit fiscal, programación integral, la especialización, el equilibrio, inembargabilidad y las utilidades.

Dentro de sus funciones típicas están:

• Planear y hacer un cronograma del proceso presupuestal • Desarrollar los formatos para el presupuesto • Consolidar y resumir los datos presupuestales • Controlar los cambios al presupuesto • Revisar el presupuesto contra los datos reportados • Elaborar el programa de caja para presentar a los entes fiscalizadores • Elaborar el acuerdo de gastos, en concordancia con el programa de caja • Elaborar las reservas y apropiaciones.

6.1.3.3 Contabilidad. Hace parte del área de tesorería y es la encargada de llevar las finanzas de la organización, sé actividad se radica en la clasificación de las transacciones que realiza

la entidad, este recibe las

transacciones de las secciones de procesamiento y las radica en la base de datos.

Los registros son consolidados con la información recibida y se analizan cuando se presentan los informes ante los entes fiscalizadores.

Dentro de las funciones que ejecuta esta sección esta:

• Registrar las transacciones por cada concepto que le corresponda a la entidad otorgar • Elaborar y presentar el balance de comprobación • Elaborar general y estados de ganancias y perdidas • Elaborar los estados de movimientos de efectivo y de origen y aplicación de fondos • Preparación de transacciones 6.3.1.4 Recaudo o Ingresos. Esta sección la comprende la liquidación de impuestos y la caja, incluye funciones para la liquidación y recaudo de cada uno de los valores por concepto de los servicios propios de la entidad, dentro de sus funciones están:

• Recaudar por diferentes conceptos • Liquidar el impuestos predial • Generar y mantener la numeración de los recibos oficiales de pago.,

6.2 DISEÑO DE CONTROLES

Para el diseño de controles que se implantarán en la alcaldía de Tame, se parte de la identificación de las áreas, que conforman las actividades que desarrollo la alcaldía para cumplir con su razón social, como es la de ente territorial al servicio del estado.

Con base en esta identificación de áreas los controles aplicar son los siguientes:

6.2.1

Al área de Políticas y Planeación.

controles, que induzcan a la

En está área se aplicaran los

administración en la cultura de la

administración por resultados, que institucionalicen los procesos de fijación y seguimiento de objetivo y metas. Se aplicará el control administrativo correctivo y el de gestión, los cuales están orientados al nivel ejecutivo (jefes de despacho) y nivel asesor. Este control debe responder a la definición clara y precisa de los objetivos y metas; los sistemas de administración participativa; sistemas

de

comunicación y motivación.

Se tendrá en cuenta en este control los siguientes aspectos: • Generalidades • Estructura organizacional formal • Formulación del plan anual operativo • Definición de la Misión, objetivos, metas de la entidad • La armonización de los objetivos globales • Identificación de procesos organizacionales que permitan la ejecución y coordinación de labores. • Delimitación de las líneas de autoridad • Aplicación de técnicas operativas para detección de amenazas

• Los comités coordinadores • La ejecución de los planes de desarrollo y plan de ordenamiento territorial.

A esta área se aplicaran los procesos de evaluación del control cada seis meses, para poder entrar a corregir. Se aplicará la evaluación por medio de cuestionarios donde cada

pregunta

sea dirigida a informar sobre los

aspectos antes mencionados.

Con base en la información que se obtenga el jefe de control interno, pondrá en conocimiento al comité evaluador del control interno, quiénes diseñaran los mecanismo para las correcciones y de forma alcanzar el grado de eficiencia, efectividad y economía.

6.2.2 Administrativo. Esta orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados con la administración.

6.2.2.1

Personal.

Para el manejo de personal se aplicará el control

administrativo u operativos, los controles de detección y correctivos.

Se tendrá en cuenta en el desarrollo de los sistemas de evaluación del control las actuaciones y procedimientos

de la administración para el

reclutamiento, pruebas, selección de empleados, contratación, asignación, entrenamiento, evaluación, promoción, terminación de contratos, retiro,

mantenimiento de los registros de personal, administración de sueldos y salarios.

Cuando se den cada

uno de estos procesos, el jefe de control interno

realizará la evaluación respectiva a través de encuestas, que debe incluir como mínimo: • Generalidades: donde se pregunte sobre cada uno de los procesos que están contemplados en los manuales de personal. • Autorizaciones: por medio del cual se constata que la persona que efectúo el proceso esta debidamente autorizado por el ordenador del gasto • Aprobaciones: donde se verifica si cumplió con la política que estipula la administración para cada proceso • Custodia: en este se verificara si quien maneja los registro es el responsable por su custodia y en que medios se va ha conservar la información. • Registros: donde se verifica el tiempo o plazo de las novedades presentadas y la forma de actualizar dichos registros.

Estos procesos de evaluación de los procesos de personal, el jefe de control interno los archivara si no encuentra ninguna anormalidad, si se presenta anomalías este debe informar al comité evaluador del control interno para su revisión y corrección respectiva.

Estos Procesos de control lo aplicara el jefe de la oficina como mínimo una vez por semestre y cuando se presenten en la administración cambios en el personal.

6.2.2.2 Adquisición y Pago. El control que se llevara en esta sección del área administrativa, se hará con repecto a la norma de contratación estatal.

Dentro del los controles que se aplicarán a esta área serán los de detección, y específicos, donde se constatará la estructura de cada control, respecto a la legalidad, a la parte financiera, administrativa y de gestión.

Por ser está área de la alcaldía de Tame, donde más se desarrolla su cometido social para él cumplimento de las metas, estos

controles se

aplicarán a diario por parte de la oficina de control interno.

Para la contratación se verificara a través de la observación y comparación, los concursos o licitaciones, la contratación directa, para compras y/o obra publica.

• Que estén debidamente soportados con los respectivos partidas presupuestales o disponibilidad presupuestal. • Que los cumpla con todos requisitos exigidos por la ley 80 de 1993, • Que tengan todos los soportes técnicos del proceso de selección

• Verificar que las cuantías cumplan con las aprobadas para la contratación directa • Verificar las pólizas que garantizan las diferentes modalidades de riesgo estipuladas en el contrato se ajuste a los plazos • verificar que lo contratado hace parte del plan de compras y/o esta en el plan de desarrollo • Verificar que las compras y/o contratos están dentro del pac y hacen parte del plan mensualizado de caja.

Con respecto al manejo de los bienes o mercancías (almacén) se aplicaran los controles antes mencionados teniendo en cuenta los siguientes procesos.

• Revisión de la clasificación de los inventarios, teniendo en cuenta los elementos de consumo, devolutivos, inservible, de aduana, provenientes de empréstitos externos. • Comprobar que el ingreso físico de los elementos tanto devolutivos como de consumo estén de acuerdo con las cantidades, descripción y características en la orden de compra y/o contrato • verificar que toda orden de movimiento de bienes del almacén, ya sea de entrada o de salida este de acuerdo con la orden de compra, contrato, comprobante de caja menor, formulario para la devolución de elementos. • Verificar la calidad y cantidad de los elementos adquiridos por medio de orden de compra o contrato.

• Verificar que los bienes adquiridos estén registrados en los kardes • verificar el consecutivo de los comprobantes de entrada y salida de almacén • verificar que los elementos de consumo estén almacenados a parte de los inservible. • verificar que los egresos de almacén de elementos devolutivos o de consumo se realicen con base a la programación de necesidades de las dependencias. • Verificar la salida de bienes del almacén se haya hecho de acuerdo al comprobante de salida y respaldado por un acto administrativo debidamente firmado. • Para los bienes dados de baja se debe revisar que exista el acto administrativo por la cual se da de baja el bien, y verificar el destino del elemento; que exista certificación del almacenista o funcionario que certifique la inservibilidad del bien. • Verificar que cada comprobante de ingreso y egreso de consumo y devolutivo describa la imputación contable de acuerdo al PUC • Verificar que se efectúen los ajustes para las correcciones de los bienes • Verificar que las cuentas se presenten dentro de los términos y soportes completos. • Verificar que los saldos de almacén se encuentren consolidados mensualmente con contabilidad.

Estos controles se aplican por la oficina de control interno por lo menos una ves cada seis meses, con el objeto de mantener actualizada el almacén y permitir medir la gestión y los resultados por parte de la administración.

6.2.3 Tesorería. En el área de tosería se aplicaran los controles generales, ya que permiten y dan la seguridad del cumplimiento de los controles específicos, de igual manera se aplicaran los controles preventivos y detección.

De igual manera se aplicaran las formas de control interno como el control de validación, el control de perfección, Reejecución y disciplinarios.

6.2.3.1 Tesorería como sección. Como esta sección del área cumple con funciones administrativas, se aplicaran controles de tipo administrativo, en las formas de control de perfección y disciplinario y validación.

En la evaluación de la aplicación de los controles mencionados, lo ejecutara el jefe de control interno de la alcaldía, por lo menos una vez al mes; esta evaluación de los procesos de control se verificara por medio de cuestionario y hojas de trabajo, teniendo encuenta la evaluación anterior, sin determinar fecha. En la evaluación se tendrá encuenta los siguientes procesos.

• Verificación si en el manejo del efectivo existe la autorización por parte del tesorero

• Cada cuanto se realizan las visitas a las entidades financieras para conocer las nuevas tendencias de estas, que se transformen en rentabilidad para la alcaldía • Verificar

si

las

funciones

de

recaudo

y

custodia

las

realizan

independientemente de la preparación de los comprobantes y manejo de libros de contabilidad y cuentas por pagar, distintos a los libros de caja. • Verificar que existan evidencias escritas dirigidas a las entidades financieras de las personas autorizadas para firmar y solicitar información financiera. • Verificar si están claramente las actuaciones de ordenación del gasto, ordenación del pago, constancia de pago. • Verificar si los traslados de los fondos entre cuentas corrientes de la entidad son aprobados por funcionario competente. • Constatar si existe caja menor y corresponde a las políticas de la entidad y se ajusta a las normas legales vigentes. • Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria) • Relaciones

con

los

entes

confinaciadores

del

estado,

para

la

administración de inversiones en el Municipio. • Administración del efectivo y las inversiones • Acumulación y pago de interés cuando sean necesarios, o para reinvertirlos. • Custodia física del efectivo, incluyendo la conciliación de los saldos. • Administración de los títulos valores

• Administración de la deuda publica, incluso los pagos del principal e intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los prestamos internos. • Administración y rendición de cuentas a los entes fiscalizadores del estado y al ordenador del gasto.

6.2.3.2 Presupuesto. Por ser el presupuesto una herramienta técnica en laque se apoya el control de gestión, en esta área sé aplican los controles generales, específicos; Para poder obtener por medio de comparación el examen de eficiencia y eficacia de la entidad, evaluando desde el proceso de planeación del presupuesto hasta la elaboración de reservas del año fiscal.

Los controles generales y específicos, serán aplicados por el jefe de control interno periódicamente a la dependencia, además el tesorero podrá aplicar controles de validación y perfección al jefe de la sección.

En la evaluación del control se ejecutara por medio de cuestionario y hojas de trabajo, que permitan la apreciación directa del proceso ejecutado, de esta manera extraer la información necesaria para establecer los índices.

En la aplicación de los controles se debe tener en cuenta los siguientes aspectos

• Verificar si la programación de los presupuestos se hacen de acuerdo al proceso legal que estipula el decreto 111 de 1996. • En la programación

y la elaboración del presupuesto se encuentra

claramente definido y asignadas las funciones. • La segregación del presupuesto esta debidamente autorizada por funcionario responsable y coinciden con el manual de firmas aprobado por el ordenador del gasto. • Las

distribuciones

presupuestales

son

debidamente

autorizadas,

registradas y conciliadas contra las apropiaciones totales. • Que control aplica el jefe de la dependencia sobre las reservas de apropiación • Se compara el presupuesto de gastos con el presupuesto de inversión y el plan de desarrollo, cada cuanto se concilia. • El jefe de la dependencia vigila la ejecución del presupuesto y elabora los estados presupuestales consolidados. • Se encuentra codificado y aprobado el presupuesto de acuerdo a las disposiciones legales. • Los acuerdos mensuales de gastos están aprobados por el ordenador del gasto y se encuentra actualizado el pac. • Las disponibilidades y registros e imputaciones presupuestales son diligenciados y aprobados por el jefe de la dependencia. • Las diferentes modificaciones presupuestales son elaboradas y aprobadas de acuerdo con documentos legales soportes de esta actuación.

• Las modificaciones, adiciones y registro de ingresos, gastos y programa anual de caja se efectúan con base él los documentos legales y probatorios. • Revisar el presupuesto contra los datos reportados

6.2.3.3 Contabilidad. Los controles que se realicen en esta sección del área de tesorería, serán aplicados por la oficina de control interno, para el normal funcionamiento de la entidad, este comprende tanto las normas y procesos contables, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la contabilidad de los registros contables. Para esta parte del área de tesorería se aplicaran como estructura de control los

financieros,

los

controles

específicos,

preventivos

como

de

procedimiento, de acuerdo a su forma el control de validación, de perfección y de reejecución.

En cada proceso establecido en la sección de contabilidad se tendrá en cuenta en la aplicación del control los siguientes criterios.

• Verificación de la imputación contable con la codificación del PUC • Verificar el cruce de los reportes de bancos por ingresos, contra las relaciones y documentos soportes enviados por caja. • Verificar que existan copias de las notas bancarias para comparar con

presupuesto. • Verificar

si

se

están

entregando

los

informes

a

la

contraloría

Departamental, cumpliendo con las normas legales. • Verificar selectivamente los extractos del banco y el boletín diario de caja, como sus anexos, de igual manera se verificara la sumatoria aritmética. • Examinar que sé este diligenciando adecuadamente sin borrones, tachones, ni enmendadura y se mantengan actualizados los siguientes registros que debe llevar la sección de contabilidad como son: Libro de caja general, libro de bancos, avances y anticipos, títulos valores, libro de notas de contabilidad. • Verificación en los registros de la relación de reservas de caja la existencia de las obligaciones, confrontando los registros contra los documentos soportes y la relación de las cuentas por pagar. • Comprobar que los recursos provenientes de aportes o transferencias se mantengan en depósitos en bancos oficiales, en cumplimiento a las normas legales. • En las revisiones de conciliación se debe terne encuenta las extensiones aritméticas, la anulación de cheques girados y no cobrados que han permanecido mas de 30 días. • Revisar los registros control del banco de chequeras, que coincidan con la numeración del comprobante emitido por el banco. • Se debe realizar arqueos sorpresivos para la constación de fondos y valores y su adecuado manejo.

6.2.3.4 Recaudo e ingreso. En la sección del área de recaudo e ingreso se aplicaran los controles de la estructura financiera que permiten la ejecución de los procesos con base en las normas de auditoria sobre el manejo del efectivo. Los controles se que se aplicarán en esta sección son los controles específicos que toman formas de control de validación, perfección, reejecución y disciplinarios.

La aplicación de estos controles, la ejecutaran diariamente los funcionarios que tiene a cargo la función del manejo del efectivo, con el fin de evitar riesgos en el manejo del recaudo e ingreso del efectivo.

El control de validación se aplicará en comparación de las transacciones realizadas en el dia y las estipuladas por el jefe inmediato, como se presenta en las conciliaciones que debe realizar el cajero sobre lo consignando y lo recibido en efectivo por pagos de cualquier concepto.

La oficina de control interno cada quince días realizará el control a la sección de recaudo e ingreso aplicando el sistema de evaluación por cuestionario, en lo que respecta a controles de validación y de reejecución; Esta evaluación de los procesos de control se aplicará directamente en cada sección del área.

Dentro de cada aplicación de los cuestionarios de evaluación se tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

• Se están aplicando las tarifas que corresponden en la liquidación del impuesto predial de acuerdo a la política impartida por el ordenador del gasto. • Los descuentos que se hacen en el oportuno pago están autorizados por personal competente • El recaudador y liquidador son independientes de quien recibe el ingreso. • El cajero tiene bajo su control los ingresos desde el momento en que se reciben hasta el destino al banco. • Comparar los recibos de liquidación con los comprobantes de pago. • Realizar resúmenes de los recibos y sus totales que pasan a la sección de contabilidad • Verificar en los recibos de liquidación de impuestos que los descuentos este ajustados a la política de recaudo de la entidad • Verificar que los reportes del ingreso coincidan con las consignaciones y los recibos de caja. • Cuando se reciben cheques, letras, pagares su custodia tiene medida de seguridad apropiada como cofres. • Se llevan diariamente los registros y control de recibo de sus ingresos. •

Se registra la información del cliente conforme lo expresa

•

El acceso a los cofres de seguridad tiene una sola persona la custodia.

6.3 INDICADORES DE GESTION.

Para el analísis de la gestión que realiza la administración central, el Jefe de Control interno tendran encuenta los siguiente elementos que permiten la evaluación de los resultados de los programas especificos emprendidos por la alcaldía. 1. Visión del programa. 2. Los objetivos especificos del programa 3. los resultados del programa que se identifican en el momento de su formulación. 4. las acciones del rpograma que se diseñan en el momento de su formulación. A demas deber

tener en cuenta las variables tales como: Gestión,

Participación, Comunidad, Población, Institución, Servicios de Salud, Calidad de educación, Costos etc.

Para la contraloría Nacional , en la medicción de la gestión de la empresas publicas, utliza la siguiente formula:

Empresa Publica = Eficacia+Eficiencia+Economia+Equidad+Ecologia.

La eficacia, la evaluan comparando los resultados obtenidos y los recursos utilizados, contra los resultados y recursos planeados.

La Eficiencia la calculan de acuerdo a la sigueinte formula:

Eficiencia = % CO / % RG. Donde: %CO = Tasa de cumplimiento de los objetivos propuestos segun el plan de acción del año. % RG = Tasa de Recursos Gastados

La economia se mide en términos de establecer si la asignación global de los recursos financieros del estado entre sus diferentes objetivos, es la mas adecuada para cumplir con su finalidad social. Se mide por medio de la formula de Rentabilidad Publica expresada del siguiente modo.

Rentabilidad Publica = Excedente Público/ Activos Operativos Revaluados.

Equidad. Es el estudio de las actuaciones de la administración tendiente a indenttificar los receptores de su actuación económica. Se mide por medio de la formula: Equidad = B/P Donde: B= Total de Beneficiarios P= Presupuesto.

7.CONCLUSIONES

Los nuevos lineamientos trazados por la constitución política de 1991 y desarrollados por la ley 87 de 1993, orientan la actividad de las entidades del estado, hacia la identificación, formulación y ejecución de objetivos tendientes a lograr la eficacia, eficiencia en la prestación de los servicios que tiene

a su cargo, constituyéndose el control Interno en el elemento

fundamental para lograr cada una de las metas y fines trazados.

El control interno se constituye en la principal etapa del desarrollo de un proceso administrativo, mediante la aplicación de los planes organizativos y métodos coordinados, los cuales son adoptados por la entidad con base en los pricipios legales del control como igualdad, moralidad, eficiencia, celeridad, economía, imparcialidad, publicidad y valoración de los costo ambientales;

para

salvaguardar

sus

activos,

previniendo

fraudes,

localizando errores, comprobando la veracidad de información y revisando los estados financieros obteniendo así un control efectivo sobre todos los aspectos de la administración.

El control Interno como mecanismo de vigilancia de la gestión en la administración, permite el desarrollo de procesos y accciones tendientes a optimizar los recursos; de esta forma orienta al ordenador del gasto hacia que sector debe dirigir su invesión, para cumplir con los fines establecidos por la ley a los entes territoriales; de igual manera mejorár la prestación de un servicio integro a la comunidad, logrando así su cometido social.

Para la aplicación de un sistema de control interno en las entidades estatales, que se traduzca en resultados positivos para la administración, se debe contar con la voluntad politica de la alta gerencia, que permita e induzca a las personas que participan en el desarrollo de cada uno de los procesos, a efectuarlos de manera conciente y efectiva, logrando así calidad en cada uno de los procesos, que se reflejarán en la optimización de los recursos y el crecimiento de la entida en terminos sociales.

8. RECOMENDACIONES

Para lograr y desarrollar cabalmente el ejercicio de control interno en la alcadía Municipal de Tame, se hace necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Se debe Desarrollar la facultad dada por el concejo segun acuerdo No 005 de mayo de 1994, respecto a la creación y asiganción de funciones para la dependecia, el cual se sujiere en el anexo No M

• Para el funcionamiento normal de la dependicia de control interno, se debe crear el cargo de revisor de cuentas y auxiliar de control interno.

• El comité evaluador del sistema de control interno se debe reunir por lo menos una vez al año, para verificar si se esta aplicando el proceso de control y revisar el cumplimiento de las politicas, metas, objetivos de la adminstarción.

• Los funcionarios encargados de reportar los informes a las entidades

fiscalizadoras del estado, deben hacerlo en las fechas solicitadas y en los formatos establecidos por estas, sin tener la oficina de control interno que asumir esta responsabilidad.

• Revisadas las actividades que desarrolla la oficina de control interno y las determinadas en el manual de funciones, se puede establecer que este no esta cumpliendo a cabalidad dichas funciones, por cuanto se recomienda que se le permita a la oficina actuar como lo establece el organigrama de la entidad, instancia asesora y no administrativa y de revisor de cuentas como lo esta efectuando en el momento.

• Realizar periodicamente visitas a las depedencias, para indagar sobre el cumplimiento de cada uno de los procesos establecidos y conocer la identidad de los funcionarios con la entidad.

•