AYUDA PARA CONVERTIR ARCHIVOS DE EXCEL A * . DAT PARA SER TRANSFERIDOS AL SISTEMA COA Se toma como ejemplo el archivo de compras, el cual presenta la oportunidad de aplicar todos los formatos necesarios para la preparación de diferentes archivos solicitados en el COA. El proceso se sintetiza en cinco pasos básicos: 1.- PREPARACION DE ARCHIVO EN EXCEL Para empezar se debe preparar un archivo de EXCEL, el cual sirva de base para preparar nuestro archivo de texto, este debe contar con la información que es solicitada en el manual del COA, es preciso que tenga la información siguiente: -

NIT O NRC Período en el cual fue declarado el crédito fiscal Fecha de emisión del documento Tipo de documento Número de documento El Valor del IVA generado en la transacción, expresado en dólares estadounidenses.

NOTA: Para los comprobantes de retención el campo que corresponde al NIT no puede quedar vacío, de lo contrario en la transferencia dará error.

2. ELIMINACION DE GUIONES El NIT o NRC, deben presentarse sin guiones, para eliminar el guión, insertaremos una columna entre el NIT o NRC y el período, se accede al asistente de fórmulas (fx)

Seleccionando de las funciones de texto, la función SUSTITUIR

Se complementa el cuadro de asistente de la función, con la información de la celda en la cual se encuentra el texto a sustituir, se digita el texto original (para nuestro caso el guión “-“) y en el texto nuevo se adiciona un espacio con la barra espaciadora, este espacio vendrá a sustituir el guión, quedando la fórmula de la siguiente manera =SUSTITUIR(A2,”-“,” “).

Modifique la fórmula, eliminando el espacio, dejando siempre las comillas dobles, la cual quedará de la siguiente forma =SUSTITUIR(A2,”-“,””)

Cópiela y se el presentará el NIT o NRC sin los guiones

Convierta en valor la fórmula y elimine la columna en la cual se encuentra el NRC original; para ello, seleccione toda la columna en la cual copió la formula, vaya al menú Edición\Copiar, luego a Edición\Pegado Especial a la opción Valores y ya no aparecerá la formula sino el valor. ES IMPORTANTE SEÑALAR QUE TANTO EL NRC COMO EL NIT DEBE ENCONTRARSE ALINEADO A LA IZQUIERDA.

3. CONVERSION DE LA FECHA Para convertir la fecha al formato AÑO MES DIA (YYYYMMDD) sin los separadores, se selecciona toda la columna, se accede a la opción Formato de Celdas, seleccionando PERSONALIZADA y se busca el formato dd/mm/yyyy, modifíquelo, dejándolo de la siguiente manera yyyymmdd, esto lo puede hacer en el área dispuesta dentro del formato de celdas

Quedando el registro de la siguiente manera:

Como habrán apreciado, únicamente se ha cambiado la presentación de los datos, en ningún momento se ha adicionado información o se ha eliminado.

4. CONVERSION DEL VALOR DE IVA Para convertir el valor del IVA, se necesita que este sea presentado sin el punto decimal, pero sin dejar de lado los decimales, por ejemplo: si tenemos un IVA de $35.45, el valor debe ser expresado 00000003545, para que pueda ser incorporado al COA, así mismo los valores negativos deben ser expresados como cantidades positivas, esto se puede lograr multiplicando por menos 1 (-1), o eliminando el signo si no muchos valores. Para eliminar el punto decimal se multiplica el valor por 100, seleccione las celdas en la cual se encuentra el nuevo monto, convierta esta fórmula en valor, acceda al Formato de Celdas, elija la opción de Número, en el área de Posiciones decimales le asigna cero (0) y se tendrá el valor como se necesita.

Ahora rellenaremos con ceros a la izquierda el valor, para ello accedemos nuevamente al Formato de Celdas, seleccionamos Personalizada, eligiendo la opción 0.00, esta se modifica en el área dispuesta para tal fin reemplazando por 11 ceros (00000000000), se presenta una muestra del registro.

Al finalizar el cambio de formatos, tendríamos un archivo como el siguiente:

La información que se mostrará en el archivo es exactamente la misma de la que se disponía en un inicio, se ha modificado la presentación únicamente. (Por seguridad, es conveniente guardar una copia del archivo original)

5. CONVERSION DEL ARCHIVO A *.DAT Llegó el momento de darle al archivo la estructura definitiva, a fin de convertirlo en un archivo DAT, factible de transferir al Sistema COA. Para ello se elimina la primera fila, en al cual se encuentran los identificadores de las columnas, recuerde de disponer el archivo con la estructura que se solicita en el Manual del Usuario del COA desde el principio. Las posiciones que se detallan en la estructura señalada en el manual, se consiguen dando a cada una de las columnas un ancho conforme a las posiciones que se solicitan.

ANCHO 14

ANCHO 2

ANCHO 8

ANCHO 1

ANCHO 25

ANCHO 11

Para guardar el archivo se accede a la barra de Menú en Archivo\Guardar Como y se le asigna ubicación, nombre y tipo de archivo, que para el caso que nos interesa es “TEXTO CON FORMATO (DELIMITADO POR ESPACIOS)”, al guardar este archivo aparecerá con la extensión .prn.

(Para nuestra comodidad y facilitando el siguiente paso, sería conveniente no asignarle un nombre que supere los 8 caracteres.) Ya tenemos guardado el archivo, se cierra EXCEL y accedemos desde el botón de inicio de Windows al Prompt de MS DOS. Al acceder a la línea de comando de MS DOS se procede a cambiar el nombre del archivo, el cual fue generado con extensión. prn y darle la extensión .dat . Para esto es necesario identificar el directorio en que hemos guardado nuestro archivo actual con extensión prn.

Para efectuar este cambio es preciso recordar algunos comandos de MS DOS: CD se utiliza para cambiar de subdirectorios, por ejemplo: Si nos encontramos en el Raíz C:\> Al dar la instrucción C:\> CD WINDOWS ; se debería dar como respuesta a la instrucción C:\WINDOWS> Si nos encontramos en esta ubicación C:\WINDOWS>, y deseamos llegar de nuevo al Raíz, la instrucción sería la siguiente: C:\WINDOWS>CD.. Obteniéndose la siguiente respuesta C:\> Esto servirá para encontrar el archivo dependiendo de la ubicación que se haya asignado. Es preciso recordar que MS DOS no acepta nombres con mas de ocho caracteres, si el nombre del subdirectorio los supera deberán digitarse los primeros seis caracteres adicionando ~ (por medio de teclado o con la combinación ALT-126) y 1, para complementar los 8 caracteres (Ejm: MISDOC~1) Teniendo ubicado el subdirectorio en el cual guardamos el archivo .prn, lo renombramos de la siguiente forma C:\(Nombre del directorio)> ren nombre del archivo.prn nombre del archivo.dat Con esto, tenemos listo el archivo para transferirlo al Sistema “COA”

NOTA: Es preciso señalar que este documento ha sido elaborado con una finalidad ilustrativa a fin de proporcionar una guía para el proceso de transformación de un archivo EXCEL a DAT. No nos cabe duda que un experto en informática, la existencia de otros procedimientos o nuevos adelantos en esta materia puedan hacer más eficiente el proceso.