BASES DE DATOS EN VISUAL BASIC ACCESS + SQL by Damián Sottosanti Ultima actualización: 03-08-2004

CREAMOS LA BASE DE DATOS EN ACCESS Abrimos Access y elegimos "Crear una nueva base de datos usando" "Base de datos de Access en blanco"

Lo guardamos, por ejemplo, en "mis documentos", con el nombre "db1.mdb" Después creamos una tabla en vista diseño

Ingresen los mismos datos q ven a continuación, ya q estos son los datos (la tabla) q vamos a usar para programar.

Guarden la tabla con el nombre "Tabla1" Ahora ingresamos datos en la tabla:

Y ahora lo mas importante. Para no tener inconvenientes de compatibilidad vamos a hacer lo siguiente: "Herramientas -> Utilidades de las base de datos -> Convertir base de datos -> A una versión anterior de la base de datos de Access..."

Guardamos con el nombre "base1.mdb" Esta base de datos llamada "base1.mdb" es la q vamos a usar en Visual Basic. No usaremos la otra (db1) por motivos de compatibilidad. En definitiva, ambas bases de datos son iguales, solo cambia la versión.

AHORA TRABAJAMOS EN VISUAL BASIC Cuando creamos el proyecto lo primero q debemos hacer para trabajar con nuestra base de datos es la "referencia al motor de bases de datos de Microsoft". Para esto desde Visual Basic vamos al menu Proyecto -> Referencia y seleccionamos Microsoft DAO 3.51 Object Library (si tenes otra versión igual tiene q funcionar). Ahora para ver lo q estamos haciendo cuando ejecutamos, vamos a agregar una ListBox (llamada List1) en nuestro formulario. A partir de ahora es todo codigo. Creamos las variables en la parte General del formulario: Dim BDD as DataBase 'Objeto para manejar la base de datos Dim TBL as RecordSet 'Objeto para manejar la Tabla Es importante q tengan en cuenta lo q maneja cada objeto. Dijimos q el objeto BDD maneja la base de datos. Entonces podemos cargarla alli de la siguiente manera: Set BDD = OpenDatabase("c:\mis documentos\base1.mdb") 'Abre la base de datos Bueno, ahora q tenemos abierta la base de datos, vamos a realizar unas consultas utilizando ordenes SQL. Por lo tanto podriamos declarar una variable para almacenar nuestra sentencia SQL. Dim SQL As String Ya estamos listos para aplicar SQL... SENTENCIAS DE SELECCIÓN O CONSULTAS ACTUALIZAR LOS DATOS

SENTENCIAS DE SELECCIÓN O CONSULTAS Bien, SQL permite realizar consultas mediante sentencias de selección "SELECT". Lo q hace esta sentencia SELECT es tomar datos de una base de datos para devolverlos a quien se lo pidió (en nuestro caso quien se lo pide es el objeto TBL). SELECT consta de seis cláusulas: las dos primeras obligatorias (SELECT y FROM) y las otras opcionales (WHERE, GROUP BY, HAVING, UNION, ORDER BY). SELECT y FROM FUNCIONES DE AGRUPAMIENTO WHERE GROUP BY HAVING UNION ORDER BY CONSULTAS A MAS DE UNA TABLA

SELECT y FROM Veamos, con un ejemplo, como funciona: SQL = "SELECT * FROM tabla1" Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) 'TBL almacena todos los valores de la tabla Nuestra orden SQL es: seleccionar (SELECT) todos los campos (*) de (FROM) la tabla1. Ahora vamos a mostrar en la lista lo q almacenamos. TBL.MoveFirst 'nos posicionamos en el primer registro de la tabla Do Until TBL.EOF ''La propiedad EOF se pone TRUE cuando se a llegado al final de la tabla List1.AddItem TBL("nombre") TBL.MoveNext 'pasamos al siguiente registro Loop De esta manera, al ejecutar, nos debe aparecer en la lista todos los nombres de la tabla. Si queremos mostrar "nombre" "apellido": TBL.MoveFirst Do Until TBL.EOF List1.AddItem TBL("nombre") & " " & TBL("apellido") TBL.MoveNext Loop Si queremos listar "nombre" "apellido" tiene "edad": TBL.MoveFirst Do Until TBL.EOF List1.AddItem TBL("nombre") & " " & TBL("apellido") & " tiene " & TBL("edad") TBL.MoveNext Loop

Qué sucede si solo quería tomar de la tabla1 los campos nombre y edad (no el apellido). En este caso la sentencia SQL quedaría: SQL = "SELECT nombre,edad FROM tabla1" Por lo tanto el formato de la sentencia SELECT hasta ahora es: SELECT campo1,campo2,...,campoN FROM nombre_de_la_tabla NOTA: si ya terminamos de trabajar con la tabla y con la base de datos las podemos cerrar de la siguiente manera: TBL.Close 'cierra tabla BDD.Close 'cierra base de datos

FUNCIONES DE AGRUPAMIENTO Las funciones de agrupamiento son: DISTINCT: Dijimos q si usabamos el * nos seleccionaba todos los campos. También hay un operador llamado DISTINCT, éste elimina las filas o registros duplicados del resultado de la consulta. Esto se ve bien en el siguiente ejemplo: SQL = "SELECT DISTINCT edad FROM tabla1" 'almacena todas las edades sin repetirlas Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) TBL.MoveFirst Do Until TBL.EOF List1.AddItem TBL("edad") TBL.MoveNext Loop COUNT: Este operador nos devuelve la cantidad de valores en una columna. Por ejemplo, COUNT(nombre) devolverá el número de registros con valores no nulos en el campo nombre. Pero si usamos COUNT(*), nos devuelve el número de registros incluyendo aquellos registros con valores nulos. SQL = "SELECT COUNT(*) FROM tabla1" 'para saber la cantidad de registros (incluye los nulos) Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) List1.AddItem TBL("expr1000") 'expr1000 es el name del item de TBL q almacena el resultado del operador de agrupamiento SUM: Devuelve la suma total de los valores de una expresión de columna o campo NUMERICA (si no es numerica les da error!) . Por ejemplo, SUM(edad) devolverá la sumatoria de las edades. SQL = "SELECT SUM(edad) FROM tabla1" 'sumatoria de las edades Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) List1.AddItem TBL("expr1000") AVG: Devuelve el promedio de los valores de una expresión de columna. Por ejemplo, AVG(edad) devolverá el promedio de las edades. Esto seria dividir SUM(edad)/COUNT(edad).

SQL = "SELECT AVG(edad) FROM tabla1" MAX: Devuelve el valor más alto de los contenidos en una expresión de columna. Si hacemos: SQL = "SELECT MAX(edad) FROM tabla1" Nos dirá la edad mas alta. MIN: Si hay un MAX, por q no puede haber un MIN? ya se habran dado cuenta lo q hace. Entonces, si SQL = "SELECT MIN(edad) FROM tabla1" Nos dirá la edad mas baja. EJEMPLO: quiero saber cuántos registro tengo, cual es la menor edad y cual es el promedio de todas las edades Dim BDD As Database Dim TBL As Recordset Dim SQL As String Set BDD = OpenDatabase("c:\mis documentos\base1.mdb") SQL = "SELECT COUNT(*), MIN(edad), AVG(edad) FROM tabla1" Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) List1.AddItem "total de reg: " & TBL("expr1000") List1.AddItem "MINIMA EDAD: " & TBL("expr1001") List1.AddItem "PROMEDIO EDADES: " & TBL("expr1002") TBL.Close BDD.Close

WHERE Con WHERE indicamos condiciones para la selección de ciertos registros. Veamos un ejemplo: Antes q nada nuestra sentencia SELECT quedaría asi: SELECT campo1,campo2,...,campoN FROM nombre_de_la_tabla WHERE condicion1 AND condicion2 AND ... AND condicionN Dim BDD As Database Dim TBL As Recordset Dim SQL As String Set BDD = OpenDatabase("c:\mis documentos\base1.mdb") SQL = "SELECT * FROM tabla1 WHERE edad < 30" Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) TBL.MoveFirst Do Until TBL.EOF List1.AddItem TBL("edad") TBL.MoveNext Loop TBL.Close BDD.Close Con esta instrucción decimos q: seleccione (SELECT) todos los campos (*) de (FROM) tabla1 q cumplan la condición (WHERE) edad < 30

GROUP BY Esta cláusula se utiliza para agrupar segun lo q especifiquemos. Por ejemplo, podemos listar todos los datos de nuestra tabla1, pero agrupados por edad. SQL = "SELECT edad, nombre, apellido FROM tabla1 GROUP BY edad,nombre, apellido" Set TBL = BDD.OpenRecordset(SQL) TBL.MoveFirst Do Until TBL.EOF List1.AddItem TBL("nombre") & " " & TBL("apellido") & " tiene " & TBL("edad") TBL.MoveNext Loop Entonces el formato es: GROUP BY expresion1, expresión2, ..., expresiónN. IMPORTANTE: Todas las expresiones deben coincidir con lo q pusimos en SELECT. Por lo tanto lo siguiente no funciona: SQL = "SELECT * FROM tabla1 GROUP BY edad,nombre, apellido" 'no se puede agrupar mediante los campos seleccionados con * SQL = "SELECT edad FROM tabla1 GROUP BY apellido" SQL = "SELECT nombre, apellido, edad FROM tabla1 GROUP BY edad"

HAVING Asi como la cláusula WHERE especifica condiciones para la selección de registros, HAVING especifica condiciones para el agrupamiento (GROUP BY). Por lo tanto HAVING funciona solo si se especifica un GROUP BY. SQL = "SELECT edad, nombre, apellido FROM tabla1 GROUP BY edad,nombre, apellido HAVING edad21"

INSERT INTO Tambien podemos insertar nuevos registros. Para ello utilizamos la orden INSERT INTO. Veamos un ejemplo. En la tabla1 tengo los campos nombre, apellido y edad. Bien, ahora quiero agregar un nuevo nombre, apellido y edad.

SQL = "INSERT INTO tabla1 (nombre,apellido,edad) VALUES('damian','sotto',22)" BDD.Execute SQL Bien, primero decimos insertar en la tabla1 (INSERT INTO tabla1) nuevos valores para los campos (nombre, apellido,edad) los valores son para el primer campo damian, para el segundo sotto y para el tercero 22. En VALUES se escriben los valores de los campos en el mismo orden en q se especificaron. Los caracteres van entre ' ' y las fechas entre {}. Si no especificamos valores entonces el campo queda vacio. Pero si o si debe haber un valor para poder crear un nuevo registro. Bueno, ya sabemos como actualizar datos y como agregar datos. Ahora nos falta como eliminar datos.

DELETE Esta sentencia se utiliza para borrar los registros de una tabla. La sentencia es DELETE FROM nombre_tabla WHERE condiciones. SQL = "DELETE FROM tabla1 WHERE edad