Ofimática 2 . Primero hay que crear la base de datos y dónde la queremos guardar. La tenemos que guardar en H:\. Para crear la tabla le damos a Tablas y a Crear una tabla en vista diseño. Elementos principales de las tablas de datos. Tablas: Tenemos filas y columnas o campos. Consultas: Son preguntas que se hacen a la tabla de datos. Formularios: Son plantillas que facilitan la introducción de datos. Informes: Son plantillas cuyo destino es imprimir. Páginas: Diseñamos una página útil para consultar datos relacionados con lo que deseas. Macros: Es un listado de acciones sucesivas que tú repites mucho para hacerlo más rápido. Módulos: Está relacionado con la programación. Operaciones que se pueden realizar con una base de datos. • Añadir información. • Modificar información existente. • Eliminar información. • Calcular datos o valores con la información existente. • Buscar o extraer información. • Actualizar la información. • Clasificar la información y consultarla. 1

NOMBRE DE CAMPO. Deben de ser cortos e identificar la información que metes en ese campo. No se deben de utilizar espacios, tenemos que poner un underline. No se deben poner nombres genéricos que se pueden usar en más de una tabla. Ej: código_cliente, código_producto, ... TIPOS DE DATOS. Influye en la información que vas a meter y la memoria que va a ocupar. Los tipos de datos no conviene cambiarlos una vez que se ha empezado a meter datos en la tabla. Puede borrar parte de ellos o todos. − Texto: 0 − 255 caracteres Puedes meter letras y números con los que no vayas a operar. − Memo: 65.000 caracteres Es para almacenar un texto largo, es para escribir. − Numérico: 1 − 8 bytes Números con los que vas a realizar cálculos. − Fecha/Hora: 8 bytes Introducción de fechas y horas. − Moneda: Maneja pesetas y euros. Pone el símbolo de pesetas y euros y sepra los miles. − Autonumérico: 4 bytes El ordenador pone números consecutivos o aleatorios. Se utiliza para códigos. Nunca repite el número. − Sí/No: 1 byte Entre dos opciones el ordenador dice si se cumple o no. También pone verdadero o falso. Tiene que ser una casilla que se marca si es que sí y no si es que no. − Objeto OLE: 0 − 1 GB Cualquier archivo (Word, imagen, ... ). Introduce un archivo de cualquier tipo. − Hipervínculos: Conexiones con dirección de correo electrónico o una página de internet. Una vez que la has introducido arranca esa página o esa dirección. 2

− Asistente para búsquedas: Son para realizar búsquedas en un listado o en otra tabla. DESCRIPCIÓN. Sirve para aclarar la información que va metida en ese campo. Generalmente se deja vacía. PROPIEDADES DEL CAMPO. GENERAL Tamaño del campo. Hay que ajustarlo lo más posible para que no ocupe ni memoria ni tamaño en la tabla. Si seleccionas el tamaño del campo y pulsa F1 aparecen todos los tamaños posibles de ese campo. Es la ayuda. Hay que seleccionar el tipo de número que más se aproxime a la realidad (entero, entreo largo, simple, doble, ... ). Valor Byte

Decimal

Entero

Entero largo

Simple

Doble

Id. de réplica

Descripción Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones). Almacena números entre −10^38 −1 y 10^38 −1 (.ADP) Almacena números entre −10^28 −1 y 10^28 −1 (.MDB) Almacena números entre −32.768 y 32.767 (no admite fracciones). (Predeterminado) Almacena números entre −2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Almacena números entre −3,402823E38 y −1,401298E−45 para valores negativos, y entre 1,401298E−45 y 3,402823E38 para valores positivos. Almacena números entre −1,79769313486231E308 y −4,94065645841247E−324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E−324 para valores positivos. Identificador global único (GUID)

Precisión decimal

Tamaño de almacenamiento

Ninguna

1 byte

28

12bytes

Ninguna

2 bytes

Ninguna

4 bytes

7

4 bytes

15

8 bytes

N/D

16 bytes 3

Formato Sirve para poner el formato que queramos. Ej: 1260'3 1.260,3 05/03/01 Lunes, 5 de Marzo de 2.001 Sólo sirve para el tipo de dato texto, fecha/hora, numérico y sí/no. Símbolo (espacio) "ABC" ! * \ [color]

Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

Máscara de entrada. Es un patrón que se coloca para evitar la entrada errónea de datos. Ej: Los cuatro números de la matrícula de un coche. Si nosotros ponemos cinco, el ordenador no nos va a dejar. Si nos ponemos encima de máscara de entrada y pulsamos F1 sale la ayuda. Carácter 0 9 # L ? A A & C .,:;−/ < > !

Descripción Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [−] no permitidos). Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dígito (entrada obligatoria). Letra o dígito (entrada opcional). Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows). Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara 4

siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

\ Ej: Con el NIF:

El formato son 8 números y una letra 00000000L Ej: Máscara para el teléfono 000000000 Título. Sirve para poner una aclaración del campo que seleccionas. En la otra vista se ve la aclaración. Valor predeterminado Valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros. Regla de validación. Es para poner restrinciones. Ej: Necesitamos la edad mayor de 5 y menor de 50. Si introducimos 65 sale un mensaje que nosotros escribimos. Texto de validación. Escribimos el mensaje que queremos que salga cuando imponemos la regla de validación. Requerido. Son campos que hace falta que se rellene, si ponemos que sí, hasta que no se rellena, no puedes guardar ni cerrar la tabla. Permitir longitud cero. Permite cadenas de longitud cero en este campo. Indexado. Es un índice que acelera las búsquedas y ordenamientos en un campo, pero puede hacer lentas las actualizaciones. Seleccionando Sí (sin duplicados) prohibe duplicar valores en el campo. Valor No

Descripción (Predeterminado) Sin índice.

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Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados)

El índice admite valores duplicados. El índice no admite valores duplicados.

No se puede crear índice en los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE. Normalmente se pone que no, pero en el campo que se pone la clave principal él solo se cambia a Sí (sin duplicados). No se pone indexado porque ocupa mucha memoria. Compresión Unicode. Permite la compresión Unicode en este campo. Además, en el tipo de dato Autonumérico, también existe: Nuevos valores. Dice cómo deben generarse los autovalores para este campo: incrementalmente o aleatoriamente. Valor

Descripción (Predeterminado) Los valores de los campos de tipo Autonumérico se incrementan en 1 para los nuevos registros. Se asigna a los campos de tipo Autonumérico de los registros nuevos un valor aleatorio de tipo Entero largo.

Incrementalmente Aleatoriamente

En el tipo de dato Moneda, también existe: Lugares decimales. Es el número de dígitos que aparecen a la derecha del separador decimal. Se selecciona Automático si se quiere que el formato determine el número de lugares. Valor

Visual Basic

Auto

255

0 a 15

0 a 15

Descripción (Predeterminado) Los números aparecen en la forma especificada en la propiedad Formato (Format). Los dígitos situados a la derecha del separador decimal aparecen con el número de lugares decimales especificado, y los situados a la izquierda del separador aparecen como especifique el valor de la propiedad Formato (Format).

CLAVE PRINCIPAL. Es un identificador único para cada registro de una tabla. Cada tabla debe incluir un campo o conjunto de campos que únicamente identifiquen cada registro almacenado en la tabla. Es uno o varios atributos que dan una precisión de lo que va a ser la tabla. Es opcional, pero si existen relaciones entre tablas, hay que poner una o varias. La clave principal se puede cambiar. 6

Lo normal es que sea única, pero puede haber varias.

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