Hypatia: Calidad y Cifras ----------------------------------------------------------------------------------------------------------
BIBLIOTECA HYPATIA DE ALEJANDRÍA UZ
HYPATIA Calidad y Cifras
UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA
e-mail:
[email protected] http://biblioteca.unizar.es
Zaragoza, 30 de enero de 2009
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Breve Reseña: . Descripción:
La Biblioteca Hypatia de Alejandría es la primera biblioteca intercentros de la Universidad de Zaragoza (UZ), fruto de la fusión de las antiguas bibliotecas del Centro Politécnico Superior (C.P.S.), y de la Escuela Universitaria de Ingenieros Técnicos Industriales de Zaragoza (EUITIZ), a partir del traslado de la EUITIZ al Campus Río Ebro 1 (antiguo Campus Actur), en diciembre de 2001. En
el
momento
presente
atiende
a
las titulaciones
de
Ingeniería
de
Telecomunicaciones, Ingeniería Informática, Ingeniería Química, e Ingeniería Industrial (CPS); Ingeniería Técnica Industrial (Electricidad. Mecánica. Química Industrial), Ingeniería Técnica en Electrónica Industrial, e Ingeniería Técnica en Diseño Industrial (EUITIZ), y el reciente grado implantado de Arquitectura 2 .
Más información sobre servicios, colecciones, en la dirección: http://biblioteca.unizar.es/biblio.php?id=9 . Definición:
La Biblioteca “Hypatia de Alejandría” es una unidad activa de recursos documentales y digitales de información científica y cultura, cuya misión es conseguir elevar el nivel de excelencia que la UZ proporciona a sus miembros en el proceso de aprendizaje, investigación y formación continua, en la perspectiva de un mundo global. >La Biblioteca Hypatia, primer servicio certificado de la UZ (12/07/2006), tiene como prioridad conseguir la más alta calidad tanto en los productos que ofrece a sus usuarios, como en el trabajo de las personas que la integran, en orden a satisfacer las necesidades actuales y futuras de sus clientes. 1
El campus Río Ebro, núcleo de la investigación aplicada en la Comunidad (ABC 23-7-2006)
“El campus Río Ebro constituye, ya en la actualidad, un punto de referencia en el campo de la investigación aplicada en Aragón. Es la mayor concentración tecnológica de esta Comunidad autónoma, en la que trabajan más de 1.300 investigadores y tecnólogos, de los que el 85 por ciento pertenecen a la Universidad de Zaragoza”.
En este campus se ubican además de los centros, departamentos, e institutos universitarios de investigación, unidades y servicios de la Universidad de Zaragoza (polígono 12 del ACTUR), institutos mixtos y fundaciones participadas por la Universidad que tengan sede en algunos de los edificios de esta área urbana o esté previsto su próximo traslado. Así mismo se hallan ubicados en este campus otros centros de investigación como: Instituto de Carboquímica, ITA, LITEC, etc…. 2
Se han iniciado en el curso 2008-2009 los estudios del Grado de Arquitectura.
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Hypatia: Calidad y Cifras --------------------------------------------------------------------------------------------------------->Sus actividades están orientadas a la mejora continua. >Todo el personal que integra la Biblioteca Hypatia está implicado en la obtención de la calidad como una meta personal. >La calidad exige el cumplimiento de todos los objetivos y requisitos propuestos a partir de las directrices definidas en la política de calidad establecida por la Dirección. >La calidad debe ser medible mediante indicadores adecuados. >Para conseguir la calidad del producto final este servicio ha establecido una gestión por procesos, descritos mediante procedimientos e instrucciones, propiciando los mecanismos oportunos para la participación de todo el personal en su elaboración.
2. Antecedentes y logros
>Proyecto del Ministerio (2001)
. Realización de un proyecto que participó en una convocatoria de ayudas de financiación del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, con el fin de incrementar las posibilidades formativas de docentes e investigadores. Se concedió a este proyecto una asignación de 60.101,21 euros (Resolución de 21 de diciembre 2001 de la Dirección General de Universidades. Referencia del proyecto: AFC2001-0529-FB), (2001). >Proyecto de Biblioteca Digital (2003) (Anexo 1)
. La Biblioteca Hypatia de Alejandría diseñó en su momento un Proyecto de Biblioteca Digital que contemplaba la integración de todos los recursos de la BUZ, tanto libros, como libros-e, revistas-e, proyectos fin de carrera, tesis, etc… así como intranet de trabajo. Todo ello a través de en una plataforma web de acceso único que ofrecía una serie de servicios al usuario: consulta de documentos de la Biblioteca Virtual, difusión selectiva de información, bibliotecario virtual, materiales para la docencia, exposiciones virtuales de fondos de la BUZ, etc…, tal y como se refleja en el documento Anexo 1. >Otros
. (1997) Puesta en marcha de un proyecto de difusión de sumarios electrónicos de las revistas que se reciben en la hemeroteca, a través de listas de distribución de correo-e.
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. (1998) Establecimiento del boletín-e de difusión de noticias de novedades sobre bases de datos, revistas-e, etc… denominado Biblioteca Informa. . (2001-2003) Planificación y ejecución de la Web de la Biblioteca Campus del Actur Hypatia de Alejandría. . (2003) Participación en la Subcomisión de proyectos fin de carrera de la E.U.T.I.Z. de la Universidad de Zaragoza para la migración de estos documentos a formato digital.
3. Hypatia y la Calidad
Ya hemos señalado logros y consecuciones de la biblioteca como precedentes del inicio de un proceso consolidado de gestión de calidad.
¾ Plan Estratégico de la Biblioteca Hypatia 20003-2006 (23 de mayo, 2003). (Anexo 2)
. Utilizando técnicas de análisis DAFO se establecieron algunas debilidades y amenazas que en algunos casos todavía persisten, relacionadas con la indefinición de este Campus, señalándose por el contrario como ventajas la sinergia y el entorno dinámico del mismo. . Del mismo modo ya se señalaban objetivos con unas líneas de actuación, entre los que destacaremos: -
Objetivo 4: Establecer líneas de cooperación con los Departamentos, organismos autónomos y empresas para la realización de proyectos en el ámbito de las TIC.
-
Objetivo 5: Potenciar la información digital y los servicios ofrecidos electrónicamente mediante la configuración de una Biblioteca Digital
-
Objetivo 7: Mejorar los sistemas de seguridad actuales en cuanto a la evacuación de usuarios y a la preservación de las colecciones.
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------¾ (2004- ) Sistema de Gestión de Calidad de la Biblioteca Hypatia de Alejandría UZ.
Podemos señalar dos fases: a- Esta primera fase de implantación del SGC, consecución de la financiación del Vicerrectorado de la UZ y certificación posterior. 1
2003. Mayo, 23. Plan Estratégico de la Biblioteca
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2003. Octubre-Noviembre. Asistencia al Curso "Calidad y Biblioteca Universitaria". La
Dirección de la Biblioteca Hypatia muestra su predisposición activa a implantar un sistema de gestión de calidad. 3
2003-2004 (Curso). Realización del Proyecto Fin de Carrera de D. Xavier Barrientos
Navarro dirigido por Dña. Rosario González Pedraza, "Sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001:2000 en la Biblioteca Hypatia de Alejandría del Campus del Actur de la Universidad de Zaragoza". 4
2004, 9 de marzo. Primera mención documental del SGC de la Biblioteca Hypatia, se
cita en la Comisión de la Biblioteca el “Manual de Calidad” en el que se estaba trabajando. 5
2005, 12 de julio. 1ª versión de la documentación: Manual de Calidad y Manual de
Procedimientos e Instrucciones técnicas. 6
2005, 15 de noviembre. Presentación a la convocatoria del Vicerrectorado de
Planificación, Calidad y Recursos para "la concesión de dos ayudas para implantar los requerimientos de las normas de la serie ISO 9000 e ISO 14000 en la Universidad de Zaragoza y obtener la certificación correspondiente". 7
2005, 22 de diciembre (resolución) Acuerdo del Comité de Calidad de la Universidad
de Zaragoza, según las bases 7ª a 9ª de la convocatoria mencionada anteriormente, por el que propone la concesión de 9.000 euros de ayuda para la obtención de la certificación ISO 9000:2000, a la solicitud presentada por la Biblioteca Hypatia de Alejandría. 8
2006, 24 de febrero. Solicitud de Certificación a AENOR.
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2006, 28 de abril. Visita previa del auditor de AENOR. Auditoría externa.
10 2006, 12 de julio. Emisión por parte de AENOR del certificado ER-0910 /2006 a favor de Universidad de Zaragoza, Biblioteca "Hypatia de Alejandría"
b- Una segunda fase de consolidación y personalización del SGC de la Biblioteca con la automatización del mismo, gracias al diseño y elaboración de bases de datos de creación propia que facilitan su gestión (2006-2008) Realizaciones: ¾ Carta de Servicios de la Biblioteca Hypatia de Alejandría UZ
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------. Está disponible en la dirección: http://bca.unizar.es/Carta_de_Servicios.pdf ¾ Herramientas y bases de datos del SGC de la Biblioteca Hypatia de Alejandría UZ, tales como: . Base de datos para la gestión de la comunicación interna . Cuadro de mando con Mapa de procesos interactivo y base de datos relacionadas para la gestión de las Acciones correctivas, preventivas y de mejora. . Control de la documentación y registros del SGC: Base de datos índice del SGC . Fichas de procesos . Fichas de indicadores Todas bases están interrelacionadas mediante botones de navegación programados.
Más información en el artículo, en fase de publicación, realizado por Natividad Herranz Alfaro y Mercedes Ansón Castellote: El sistema automatizado de gestión de calidad (ISO 9001:2000) de la Biblioteca “Hypatia de Alejandría” (Universidad de Zaragoza, 2009.
¾ Participación de Hypatia: a- En su entorno inmediato: Campus Río Ebro
. (1998) La biblioteca participa y presenta un Informe de autoevaluación al comité externo para la evaluación de la titulación de Ingeniero de Telecomunicaciones. . (2003) Miembro del grupo de trabajo que elaboró el Plan Estratégico del Campus del Actur (actual Río Ebro), de la Universidad de Zaragoza.
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------. (2004) Participación en el grupo de trabajo de Planificación y Gestión de Infraestructuras que elaboró el Plan Estratégico de la Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Industrial de Zaragoza (E.U.I.T.I.Z.). . (2004) Participación en el proceso de Autoevaluación de la titulación de Ingeniero en Informática dentro del II Plan de Calidad de las Universidades >Durante los días 2 y 3 de marzo recibimos la visita de un Comité de Evaluación Externa (CEE) de la titulación. En su informe, señalaron que "la biblioteca destaca por su volumen, buena disposición y sobre todo excelente gestión, reflejo de un dinámico grupo de personas altamente motivado y muy bien cualificado. El informe que se le entregó a este CEE, perfectamente documentó todos estos aspectos, junto con las previsiones de futuro”.
. (2005) Participación en el proceso de evaluación de Ingeniería Industrial y de Ingeniería Química. . (2006) Participación en el proceso de evaluación de Ingenierías Técnicas Industriales (Química, Electricidad y Mecánica), 6-8 noviembre 2006. . (2007) Participación en el proceso de evaluación de Ingeniería Técnica en Diseño Industrial, 7-9 noviembre 2007.
b- BUZ . Proceso de Autoevaluación de la BUZ
. Asistencia como miembro a las sesiones informativas y colaboración temporal en el Comité de Autoevaluación de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza. (octubre- diciembre, 2003). . Comité de Calidad . Miembro del Comité de Calidad de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza (BUZ) desde su constitución en el año 2005- 2007.
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------¾
Realización de base de datos de quejas y sugerencias de la BUZ (Anexo 3)
. Grupos de Trabajo
. Además del Comité de Calidad de la BUZ, hemos participado en 4 grupos de trabajo de la BUZ de los 11 en funcionamiento, en los años 2006 y 2007. . La implicación de la Biblioteca Hypatia se refleja como hemos señalado en su alta participación en grupos de trabajo de la BUZ superando la tasa del 40%, frente al dato global del 25% de participación del total de la plantilla de la BUZ, (la tasa de participación del personal para la mayoría del resto de bibliotecas de la UZ es inferior al 10% de sus plantillas). . El número de personas de la Hypatia que han tomado parte activa en grupos de trabajo de calidad de la BUZ ha sido de 7 frente a los 45 del total de la BUZ (año 2007).
4. Hypatia y su colaboración con el entorno en realizaciones concretas
Ya hemos señalado la generosidad de Hypatia en su implicación directa y fundamental en la implantación de una nueva cultura de calidad en la BUZ (punto 1), pero también queremos señalar y reconocer la generosidad de nuestro entorno hacia la biblioteca Hypatia, siendo esta cooperación sin duda la que nos ha hecho crecer.
a. Proyectos realizados:
. (2000) Proyecto dirigido por D. Eduardo Mena Nieto y D. José A. Pérez Sacristán,
y realizado por el alumno Dña. Carolina Felipe del Río, titulado: “Automatización del sistema de préstamo interbibliotecario en el entorno Web”. . (2000) Proyecto dirigido por D. Eduardo Mena Nieto y D. José A. Pérez Sacristán,
y realizado por el alumno D. Jesús M. Escanero Gella, titulado: “Migración del sistema de ficheros existente en la Biblioteca del C.P.S. a un nuevo sistema de bases de datos accesible a través de la Web”. . (2004) Proyecto dirigido por Dña. Rosario González Pedraza, y realizado por el
alumno D. Xavier Barrientos Navarro, titulado: "Sistema de gestión de calidad según la
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------norma ISO 9001:2000 en la Biblioteca Hypatia de Alejandría del Campus del Actur de la Universidad de Zaragoza". . (2008) Proyecto dirigido por D. Fernando Vea Muniesa, y realizado por el alumno
D. Javier Eusebio Ortega Robledo, titulado: “Exposición virtual del fondo antiguo de la Biblioteca Hypatia de Alejandría: una aportación a la Historia de la EUITIZ”.
b. Proyectos en fase de ejecución: . (2009) Proyecto 1. dirigido por D. Eduardo José Manchado Pérez, y realizado por
el alumno, Dña. Marta Esteban Pina, titulado: ”Organización del espacio y desarrollo de la imagen gráfica de la biblioteca Hypatia de Alejandría”.
5. ¿Qué estamos haciendo ahora?
En líneas generales: >Seguimos trabajando mediante objetivos que forman parte de la planificación estratégica establecida en nuestra unidad mediante el Sistema de Gestión de Calidad según la ISO 9001:2000, ahora 9001:2008. (Certificación conseguida como hemos señalado el 12 de julio de 2006). >Seguimos impulsando la implantación de prácticas de calidad en el conjunto de la BUZ y de la UZ. > Actuamos de acuerdo a acciones correctivas, preventivas o de mejora establecidas en base a la información y datos de nuestros usuarios (encuestas, entrevistas, gestión de quejas/sugerencias, reuniones internas del personal, sesiones de trabajo, etc…).
Más concretamente: >Gestión de colecciones. Catálogo automatizado Roble:
. Hemos gestionado la adquisición de: 766 títulos diferentes de libros. De ellos se han recibido hasta febrero 2009, 619 títulos, siendo 166 para el nuevo grado de Arquitectura. . Hemos estudiado los libros mas demandados para la compra de un segundo ejemplar. Se han solicitado enero 2009, 392 libros diferentes.
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------. Se han creado registros de autoridad en Roble 550 aproximadamente. Hay que tener en cuenta que otras bibliotecas de la UZ tienen valores aproximados de: 250, 200, o 140 (las que nos seguirían). . Hemos incorporado este año pasado 2.183 registros de proyectos (nuevos y retrospectivos, de ellos 800 nuevos), en el 2008 al catálogo Roble. Hemos mejorado su gestión así como procedimiento de trabajo. . En el 2008 Hemos incorporado a Roble 850 registros de fondo antiguo proveniente de la EUITIZ, y hemos colaborado en su tratamiento en el PFC ya mencionado. >Sistema Gestión de Calidad de la Biblioteca Hypatia (SGC)
. Se ha mejorado la gestión del Sistema de Calidad con el paso de todos procedimientos de la biblioteca al software VISIO. Se ha revisado el Manual de Calidad entre otra documentación. > Infraestructuras. Marketing. Imagen corporativa:
. Hemos rediseñado los espacios para contar con dos salas de trabajo en grupo en lugar de una. . Estamos configurando una sala dotada con equipos informáticos dentro de la Biblioteca para facilitar la ejecución se sesiones prácticas con ordenador dentro del plan de formación de usuarios. > Información, referencia:
. Hemos diseñado una base de datos de creación propia llamada “Servicio de Ayuda al usuario” para la gestión de las consultas de información, tanto básicas como especializadas que se reciben en la biblioteca. Son un total de 943 las consultas atendidas y registradas. Tenemos entre otros planes de actuación para: . Dotación de un compacto para garantizar la correcta preservación los PFC y otros documentos de la Biblioteca Hypatia. . Rediseño de la sala de libre acceso hacia una sala CRAI (Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación).
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------. Señalética y definición de imagen corporativa de la Biblioteca (pfc de Marta Esteban ya citado, y ahora mismo en fase de ejecución). . Atención personalizada a usuarios: - Se ha diseñado un plan de atención al pdi docente e investigador de los Departamentos/Áreas CPS y EUTIZ. Se ha creado una base de datos denominada “Departamentos” para la gestión de la información.
5. Hypatia: algunas cifras
1. Encuesta de la BUZ realizada a alumnos de 1er y 2º ciclo (abril 2008)
2. Consultas de información y referencia atendidas y registradas en 2008 1000 800 600
CONSULTAS BFCAS
400
CONSULTAS BFCAS PRÉSTAMO
200 0
TOTAL
PRÉSTAM O
LOCALIZ. FONDOS OTROS
1
CONSULTAS BFCAS
291
PRÉSTAMO
446
LOCALIZ. FONDOS
98
OTROS
108
TOTAL
943
2
OTROS
11
LOCALIZ FONDOS
TOTAL
Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------7. El futuro de Hypatia: Retos Algunas cuestiones pendientes: . Estructura BUZ. Centros: - Como parte de la BUZ actualizar su organigrama de modo que se ajuste
a
la
realidad
actual
con
puestos/responsabilidades
de
coordinación general, y un reconocimiento de la realidad de bibliotecas intercentros o de Campus como la Hypatia. - Promoción basada en criterios actuales. Carrera profesional. Véase al respecto: Documento de la SEDIC: http://www.sedic.es/paz_fdez_epi.pdf
Se puede ahorrar en gestión de procesos para obtener recursos para la promoción del personal. Ej. Gestión de adquisiciones en la UZ, etc... - En el marco de un futuro Centro unitario (fusión de CPS y EUTIZ) en el Campus Río Ebro. Considerar la biblioteca Hypatia de Alejandría y su trayectoria: su experiencia al ser el primer servicio integrado, así como en la gestión de calidad, (único servicio de la UZ certificado). Dotarla por tanto de los recursos, capacidades, y sus correspondientes niveles, pues son responsabilidades que ya ejerce de facto, tanto de personal
y
su
gestión
directa,
como
de
tipo
económico,
o
de
consecución de logros. La biblioteca Hypatia además da servicio hoy y en el futuro al mayor centro de toda la UZ.
- Otros: . En el marco del repositorio Zaguán de la UZ. Biblioteca Digital Proyectos Fin de Carrera
. Creación de una Biblioteca Digital de Proyectos Fin de Carrera, a texto completo accesible a través de Internet, integrando en primer lugar los PFC que se presentan en la Biblioteca Hypatia y haciéndolo extensible en un futuro próximo a todos los proyectos que se presenten en los nuevos grados de la UZ. . Inclusión en Zaguán, repositorio digital de la UZ.
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Hypatia: Calidad y Cifras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------. Experiencia piloto en Biblioteca Hypatia. Precedente PFC dirigido por D. Eduardo Mena en 2000, ya citado. Objetivos . Enfatizar en la Administración electrónica con la automatización de todas las tareas,
documentos y servicios ofrecidos vía electrónica, especialmente los dirigidos a la docencia, investigación y a la gestión administrativa. Concretamente los relacionados con la generación, gestión administrativa, normativa, preservación, el acceso y la consulta de los PFC. . Establecer normativa y procedimientos comunes para toda la UZ
. Integrar documentación generada en la UZ sobre PFC (producción de conocimiento) y
darle la mayor visibilidad posible a través de Internet. . Garantizar la preservación electrónica de estas fuentes documentales.
. Establecer un portal para la gestión de los PFC que puede ser extensible a otras
Universidades españolas (posibilidad de solicitar financiación a la FECYT, Ministerio, etc…).
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