BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com Bogotá, 27 de Marzo de 2012 Cotización Señora MARIA PAULA SUAREZ COCK Universidad Sergio Arboleda Bogota D.C. Respetada señora : Cordial saludo, para Irotama es muy grato que ustedes nos consideren como una opción para la realización de este importante evento en nuestras instalaciones. Atendiendo su amable solicitud, con gusto ofrecemos cotización de nuestros servicios. FECHA SOLICITADA PLAN PARTICIPANTES

OCTUBRE 16 AL 18 DE 2012 (2 – NOCHES) CONVENCIONES 1 NOCHE ADICIONAL (PAE) 300 PAX

HABITACION

UP GRADE VILLA VISTA AL JARDIN A BUNGALOW VISTA AL JARDIN , BUNGALOW FRENTE AL MAR – UP GRADE BUNGALOW FRENTE AL MAR A IROTAMA XXI – UP GRADE SUITE BOHIO A IROTAMA DEL SOL TIPO I

ACOMODACION

SENCILLA – DOBLE EL PLAN CONVENCION INCLUYE

• • • • • • • • • • • • •

Recepción en el aeropuerto de Santa Marta Traslados aeropuerto - Hotel – Aeropuerto de Santa Marta Copa de champaña de bienvenida Alojamiento en habitación seleccionada Obsequio del hotel Desayunos, Almuerzos y cenas en variados buffets. EL NUMERO DE COMIDAS ES IGUAL NUMERO DE NOCHES. Salón de Conferencias (Mínimo 100 Personas – Gran Salón) Ayudas Audiovisuales: Video Beam de 3.000 lúmens, un microfono alambrico, Pantalla de Proyección y Papelografo Dos coffe Break diarios: uno por la mañana y uno por la tarde Participación en las actividades recreativas y deportivas del Hotel (de acuerdo a la programación del hotel) Designación de un funcionario que atenderá el Evento Utilización de las maquinas del gimnasio, sauna, turco y jacuzzi Seguro Hotelero

BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com PLAN CONVENCION SIN TIQUETE VIGENTES: estas tarifas se cotizan a partir del 16 de Octubre de 2012 “SUJETAS A CAMBIO SIN PREVIO AVISO” TARIFA ESPECIAL DEL VILLA CON UP GRADE HABITACION BUNGALOW VISTA JARDIN – BUNGALOW FRENTE AL MAR Descripción de la Bungalow vista jardines : Ubicado en el sector sur del resort, cuenta con una habitación  principal con una cama doble y una cama sencilla, la habitación consta de: baño,  TV LCD, aire  acondicionado, closet con cajilla de seguridad electrónica, teléfono, radio despertador y minibar,  adicionalmente el Bungalow consta de sala separada de la habitación por una puerta corrediza en madera  ACOMODACION

2 NOCHES

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$ 538,000 $ 438,000

$69,000 $59,000

TARIFA ESPECIAL DEL BUNGALOW FRENTE AL MAR CON UP GRADE HABITACION SUITE IROTAMA XXI Descripción de la suite XXI: Ubicado en el edificio Irotama XXI zona norte, cuenta con una habitación con  una cama king size o dos camas sencillas, baño, sala con un sofá‐cama doble, un sofá‐cama sencillo, Cocineta  totalmente equipada, TV LCD, aire acondicionado central, cajilla de seguridad electrónica, minibar, teléfono,  balcón con vista al mar.  ACOMODACION

2 NOCHES

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$ 788,000 $ 598,000

$94,000 $75,000

TARIFA ESPECIAL DEL SUITE BOHIO CON UP GRADE HABITACION SUITE TIPO 1 IROSOL Descripción de la Suite Tipo 1 Irotama del Sol: Ubicado en el edificio Irotama Sol zona Sur, cuenta con una  habitación  con  una  cama  king  size  o  dos  camas  sencillas,  baño,  sala  con  un  sofacama  doble,  Cocineta  totalmente equipada, TV LCD, aire acondicionado central, cajilla de seguridad, minibar, teléfono, balcón con  vista al mar. ACOMODACION

2 NOCHES

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$1,068,000 $ 752,000

$122,000 $ 91,000

BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com LA NOCHE ADICIONAL PARA LOS PARTICIPANTES DEL ENVENTO QUE DESEEN TOMARLA, OFRECEMOS EL PLAN AMERICANO ESPECIAL:

EL PLAN AMERICANO ESPECIAL NCLUYE • • •

Desayunos, Almuerzos y Cena. Uso del Gym & Spa cib gimnasio, baño turco, sauna y jacuzzi, por tiempo limitado. Traslados en los minivans del hotel a El Rodadero y a la ciudad de Santa Marta según los horarios establecidos. TARIFA ESPECIAL DEL VILLA CON UP GRADE HABITACION BUNGALOW VISTA JARDIN – BUNGALOW FRENTE AL MAR ACOMODACION

1 NOCHE

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$ 224,000 $ 186,000

$29,000 $25,000

TARIFA ESPECIAL DEL BUNGALOW FRENTE AL MAR CON UP GRADE HABITACION SUITE IROTAMA XXI ACOMODACION

1 NOCHE

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$ 333,000 $ 257,000

$40,000 $32,000

TARIFA ESPECIAL DEL SUITE BOHIO CON UP GRADE HABITACION SUITE TIPO 1 IROSOL ACOMODACION

1 NOCHE

IVA PLAN

SENCILLA DOBLE P/P

$ 435,000 $ 299,000

$ 50,000 $ 36,000

P.P. = PRECIO POR PERSONA INFORMACION ADICIONAL Check In Check Out

4:00 p.m. 12:00 a.m.

VALIDEZ DE LA OFERTA: Esta oferta es Valida 30 día a la presentación de la misma.

***** Cada participante cancelará su paquete. ******

BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com

Información a tener en cuenta en la organización de su evento: ALIMENTOS Y BEBIDAS EXTERNOS Con el ánimo de salvaguardar su salud y la de sus invitados, el Hotel Irotama se reserva el derecho a restringir el ingreso de comida y/o bebidas para todo el evento conforme a las políticas de buenas prácticas de manufactura en nuestra organización. DISMINUCION DE LA GARANTIA POR SERVICIOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS El hotel permite la reducción sin penalidad hasta un 15% en el número de personas confirmadas inicialmente para su evento de banquetes, si es comunicado en forma escrita en un lapso mayor a 2 días hábiles antes de la fecha de inicio del evento. Pasado este tiempo, toda reducción o modificación estará sujeta al cobro del 100% del evento contratado de alimentos y bebidas. EQUIPOS AUDIOVISUALES EXTERNOS Se sugiere el alquiler de equipos a través del Hotel. En caso de contratar equipos con terceros, correrá por cuenta del organizador del evento labores como su traslado, instalación, manipulación, eximiendo al Hotel de cualquier daño o caso fortuito que ocurra con el mismo. Agradecemos suministrar al Hotel previo al evento, los datos de todo proveedor externo que haya contratado (nombre completo, documento de identificación y fotocopia de ARP), sin esta información el Hotel podrá reservarse el derecho a restringir el acceso a la propiedad. ACCESO DE PERSONAL EXTERNO Por seguridad en la instalación y manipulación de equipos, stand, estructuras, luces u otros elementos requeridos para su evento, agradecemos suministrar al Hotel con antelación los datos de todo proveedor externo que haya contratado: (nombre completo, documento de identificación y fotocopia de ARP), quienes se regirán por las normas establecidas al interior de la organización. De no suministrar la información antes detallada o no contar con la ARP vigente, el Hotel se reservará el derecho de restringir el acceso a la propiedad. CONDICIONES, POLITICAS Y RESTRICCIONES NO SHOWS: Se cobrara por este concepto penalidad equivalente a la primera noche de alojamiento con la tarifa estipulada con sus respectivos impuestos.

BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com EARLY CHECK IN El Hotel se reservará el derecho a efectuar el cobro del 50% del valor negociado por una (1) noche de alojamiento a aquellos pasajeros que deseen registrarse antes de las 4:00 p.m. (Early Check In) ó salir del Hotel posterior a la 12:00 a.m. (Late Check Out), previa verificación de la disponibilidad del Hotel. EARLY DEPARTURE En caso de anticipar la salida del grupo en una fecha diferente a la reservada inicialmente y luego de pasadas las fechas establecidas como revisión de bloqueo, se generará el cobro por la penalidad, el cual equivale al 100% más IVA del total de las noche bloqueadas. TARIFA PRE & POS EVENTO El Hotel aplicara la tarifa negociada para este evento para aquellos participantes que haciendo parte de un grupo, deseen anticipar su fecha de ingreso o posponer el día de la salida por una (1) o más noches a la fecha establecidas oficialmente como inicio o conclusión del evento.

No se aplicaran tarifas corporativas en caso de existir negociación vigente. DISMINUCION DEL BLOQUEO Revisión del bloqueo con 10 días de anticipación a la llegada del grupo sin penalidad, efectuadas de manera escrita a Coordinación Operativa de Grupos del Hotel Irotama. Con siete (7) días de antelación a la llegada del grupo, se deberá entregar de forma escrita ó vía mail el listado de habitaciones (rooming list) según formato establecido por el hotel. MODALIDADES DE PAGO A) Carta de autorización de cargo a Tarjeta de crédito Corporativa, indicando nombre y documento de identificación del tarjeta –habiente, numero de la tarjeta de crédito, código de seguridad y fecha de vencimiento. B) Cheque de Gerencia a nombre de IROTAMA S.A. C) Consignación nacional ó transferencia electrónica a nombre de IROTAMA S.A. (NIT.891.700.612- 4), en Banco de Colombia, cuenta de ahorros No. 4501 7288 232. Consignación o transferencia electrónica , cuenta de Banco de Bogotá, cuenta corriente a nombre de Irotama S.A. NO. 008 03335 -9, Cualquiera de las 2 favor enviar consignación al fax 2 10 06 16, o a este correo.

BOGOTA D.C. Cra. 9a. No. 80-15 Piso 2 –PBX (1) 326 4300 –Fax: (1) 210 0616 SANTA MARTA Km. 14 vía Ciénaga –PBX (5) 4380 600 –PBX (5) 4382 419 COLOMBIA, Suramérica

www.irotama.com CONFIRMACIÓN EVENTO: La presente cotización no garantiza la confirmación del evento. Está sujeta a la disponibilidad con que cuente el hotel, en el momento que sea confirmado por ustedes. Para confirmar y garantizar el bloqueo de habitaciones y salones, El hotel solicita la Carta de Confirmación del evento, informando las fechas de entrada y salida, cantidad de habitaciones y el tipo que desea reservar, necesidades de salones y servicios adicionales, si los hay. El Hotel solicita un depósito de garantía correspondiente al 50% del valor total estimado de los planes. El saldo del 50% debe ser cancelado como mínimo de tres días antes de la llegada de los huéspedes al hotel. Una vez recibido el depósito inicial, requerimos los siguientes documentos para la elaboración del contrato de prestación de servicios: •

Certificado de Cámara de Comercio

•

Fotocopia de la cédula del Representante Legal

•

Nombre de la persona autorizada para firmar la Cuenta Master

•

Fechas de pago

Para Irotama será un placer atenderlos en el mejor Colombiano. Cordialmente,

MONICA RICAURTE FUENTES Ejecutiva Comercial Tel: (091) 326 43 23 Cel 316 – 754 85 66 [email protected]

Resort – Golf – Marina del Caribe