REPORTE DE PRE-AUDITORIA ISO 9001: 2000

ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA

Job number: CO/BOG / 2000005812

Equipo Auditor: William Sánchez Guerrero Gerardo Mendoza Elkin Arlantt Auditor observador de la Escuela Superior de Guerra: Coronel Canales Rodríguez

Mario Fernando

BOGOTA D.C. 3 de noviembre de 2008.

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I. PROPOSITO DE LA PRE-AUDITORIA. Proporcionar a la Alta Dirección de La ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, información respecto al estado actual de la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, de acuerdo con los requisitos establecidos en la norma NTC ISO 9001:2000 e identificar las áreas débiles y las áreas de fortalezas.

II. LIMITACIONES DE LA PRE-AUDITORIA. 4 días/auditor, en 2 días calendario fueron empleados para conducir esta pre-auditoría en la ciudad de Bogotá, República de Colombia. El tiempo invertido para el desarrollo de la preauditoría, fue distribuido el primer día desde las 08:00 hasta las 18:00 p.m., el segundo día desde las 8:00 a.m. hasta las 18:00 p.m. Los Auditores evaluaron los Procesos de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA. que son requisitos del sistema de gestión; haciendo su mejor esfuerzo para revisar tanto como le fue posible, el sistema de gestión de la organización, dentro del tiempo establecido, así como para obtener una visión general de los procesos y del sistema. La Alta Dirección de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, debe estar enterada y consciente que la Auditoría de Certificación, será conducida con mayor detalle y profundidad. La Alta Dirección de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA , debe realizar esfuerzos adicionales para revisar su sistema de gestión de la calidad internamente, así como concluir las auditorías Internas a cada uno de los procesos y a toda la documentación de calidad, con el fin de definir e implementar un plan de acciones correctivas antes de la auditoría de certificación.

III. REUNION DE APERTURA. Una reunión de apertura fue conducida en la oficina de la representante de la dirección. El propósito, objetivo y alcance de la Pre-auditoria fueron explicados por parte del auditor líder. Algunas preguntas e inquietudes de los asistentes fueron contestadas por el auditor líder. Los nombres de los asistentes a la reunión de apertura fue registrada en el formato COLGP3008.

IV. PREAUDITORÍA EN SITIO.

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La preauditoría fue conducida en las oficinas y procesos de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA. El equipo Auditor revisó hasta donde el tiempo lo permitió la documentación existente, los procedimientos, las instrucciones de operación y los registros. La Representante de la dirección y los funcionarios responsables de la Gestión de la Calidad, realizaron una presentación del sistema de gestión de la calidad que opera en la compañía y una identificación de los procesos más relevantes. El nivel actual de implantación y de eficacia del Sistema de gestión de la calidad, se determinó a través de las entrevistas con el personal; la revisión de la documentación y las auditorías de campo.

V. RESUMEN Y ASPECTOS GENERALES. La Pre-auditoría se realizó en la mayoría de procesos y sub-procesos del sistema de gestión de la calidad de ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA Los principales puntos de deficiencia se encontraron en los siguientes numerales (Los elementos se citan con base en la enumeración dada en la Norma ISO 9001.2000):

NTC ISO 9001:2000 7.3, 4.1.a, 4.2.3.a, f, 4.2.4, 7.1c, b, d, 7.2.c, 7.5.3, 8.2.2, 8.4, 8.4.c, 8.5.3.d,

Detalles más específicos, son definidos en la siguiente sección. La organización debe realizar acciones correctivas de manera efectiva para eliminar las deficiencias encontradas y optimizar la implementación del sistema de calidad en las áreas identificadas como débiles, la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, podrá solicitar la Auditoría de Certificación cuando consideren que el sistema de gestión de la calidad esté operando eficazmente en todas las áreas. En un periodo entre 20 y 60 días. Se sugiere que la Alta Dirección de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA y su equipo de calidad, continúen realizando una revisión crítica a su sistema, solucionando las noconformidades detectadas, para lograr así su maduración dentro de un plazo razonable. El personal de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, debe recordar que las actividades de Auditorias y Pre-auditorías, son realizadas por muestreo; de tal suerte que si la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, conoce o detecta alguna no-conformidad, adicional deben tomar acciones urgentes para corregirlas. Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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La actividad de revisión y selección de muestras en la Auditoría de Certificación, es generalmente más profunda que en una pre-auditoría por parte de los Auditores, pero como la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, cuenta con un excelente grupo humano como se pudo evidenciar durante el desarrollo de esta actividad, es altamente probable que ello les permitirá tener éxito durante la Auditoría de Certificación.

VI. PERSONAL CONTACTADO.

NOMBRE Edgar Cely Alejandro Parra César Sánchez María Patricia Botero Carlos Cárdenas Jorge Méndez Cecilia Páez Luz Iris Orjuela Andrea González Edgar Suárez Mario Canales Campoelias Rivera Juan Gutierrez Argemiro Reyes Julio Wells Erik Rivera

Entre otros.

VII. DETALLES DE LOS HALLAZGOS. Planeación estratégica Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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No se evidencia la identificación como documento externo del la directiva 700.3 del comando general Observación: hacer coherentes las salidas de los procesos con los nombres de los mismos No se evidencia el registro del análisis de los datos

Observación: Asegurar que se Integre a los dueños de procesos en la generación de análisis de los resultados de sus índices de gestión Observación: En la caracterización de los procesos necesario detallar que procedimientos se utilizan de manera más precisa y no tan genéricamente No se evidencia coherencia entre la caracterización y el procedimiento de planificación de la calidad MD DGFM ESDEGUE OFPLA 33.2 E02 p001 en torno al registro a generar en la actividad de definir expectativas de las partes interesadas. Proceso de mejora continua AL revisar los procesos se debe tener en cuenta errores como: El objetivo 1 y 2 refieren lo mismo Observación: Asegurarse de reforzar con capacitación en el procedimiento de no conformes En el procedimiento de auditorias internas no se evidencian los criterios que le aplican al sgc de la Escuela de Guerra No se evidencia el diligenciamiento del registro programa de auditorias internas de calidad MD DGFM ESDEGUE OFPLA 53.7 E03 p001. r001 Acciones correctivas y preventivas Observación: Ampliar el rango de responsabilidades para identificar no conformidades Proceso de seguimiento y evaluación No se evidencia el control de la distribución ejercido al manual de teleform 10 ni su identificación como documento externo. Proceso de programa de extensión, No se evidencia el control del documento “memorador” cronograma de actividades para diseño de temáticas para la ejecución de seminarios Proceso de investigación Observación: Asegurar la correcta determinación de los indicadores de eficacia y eficiencia No se evidencia la aprobación mediante firmas autorizadas del documento caracterización del proceso de investigación. Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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Proceso de admisiones La resolución 3282 no se encuentra identificada como documentos externo No se evidencia el acto administrativo de entrada del proceso para el curso CAMI. No se evidencia la firma de parte del responsable del proceso en los registros de verificación de requisitos de inscripción para cursos y formulario de matricula, ni el diligenciamiento de el registro del consecutivo de matricula ni la metodología para establecer tal consecutivo No se evidencia que se contemple la página de Internet como un recurso necesario para el proceso. No se evidencia como entrada del proceso la resolución de aprobación de los cursos. En las actividades del proceso no se contempla que se coordina la elaboración de diplomas y se verifica que estén bien elaborados. Garantizar que se aclare en que proceso se aplica el procedimiento para recopilar, cargar y verificar información SNIES. No se evidencia como entrada del proceso de admisiones y registro la resolución 0626 de 2007 del ministerio de educación. Proceso de Seguimiento a egresados: Coronel López Observación: Asegurar que se revise la conveniencia de tener el seguimiento a egresados y certificaciones como proceso o como actividad que hace parte de otro proceso. Se evidenció el listado de distribución de documentos del proceso sin firma de recibido. Se encuentran fotocopias de los documentos del sistema de gestión de calidad que no siguen los parámetros de edición y aprobación generados por el sistema de gestión de calidad. Proceso de informática y telecomunicaciones Capitán de Corveta Cecilia María Paéz Flórez. Se evidencia que no se registraron en el formato A05 P002 R013 los equipos de computo de los auditores Elkin Arlantt y William Sánchez en el momento de ingreso. Incumpliendo los lineamientos establecidos por el Comando General. No se evidencia la trazabilidad de la visita del proveedor etb del 26-09-08, al centro de computo, siendo un área restringida. No se evidencia que los formatos estandarizados por el Comando para el control y la seguridad de la información se identifiquen como entradas del proceso. Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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Observación: Asegurar que se identifiquen los registros como salidas del procesos. Se evidencia el registro de mantenimiento de la etb del 26-09-08, en papel de fax, lo cual no garantiza su recuperabilidad con el tiempo. Asegurar que se revise la información de los egresados que se levanta en el proceso de seguimiento a egresados, con relación a la información generada a través de la página web. Enfoque de sistema para la gestión Asegura la adecuación de los procesos documentados con respecto a lo que se ejecuta en la realidad Proceso Programa académico No se evidencia que en la etapa de planeaciòn del proceso de Programa Académico se determinen todas las entradas en el orden que se desarrolla la actividad. Se evidencia que el proceso de seguimiento y evaluación documentado como actividad en la caracterización del proceso se tiene contemplado como proceso en el manual de calidad. Es necesario aclarar este aspecto. No se evidencia que se determinen los controles como directivas, y comités en la caracterización del proceso No se evidencia que se tengan estandarizado el manejo de los registros exámenes calificados de acuerdo a los lineamientos del reglamento estudiantil en lo relativo a los tiempos de retención de los mismos. Proceso de seguridad No se evidencia la hora de salida del Mayor Jaime Betacur del 30-10-08 en el registro a02 p001 r004 No se evidencia el registro en el formato de presentación de indicadores de gestión, de las acciones tomadas frente al indicador de personas sin registro Procedimiento de servicios técnicos y administrativos El alcance del procedimiento incluye el suministro de bienes y servicios, pero en la práctica se aplica sólo al suministro de servicios. No se evidencia la solicitud de servicios por medio de oficios, como lo indica el procedimiento. No se evidencia la obtención de mediciones para el análisis y mejora del desempeño del servicio de mantenimiento. Procedimiento suministro de bienes y servicios Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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La columna "registros" del procedimiento no es el registro correspondiente a la actividad de registrar en el software el ingreso de bienes. Gestión de Proveedores (TC Cárdenas - MY Devia) No se evidencia la obtención de mediciones para el análisis y mejora del proceso. Gestión Documental (GF Ortiz) La Norma ISO 9001:2000 no aparece como parte de los documentos externos del proceso. La caracterización del proceso no especifica los recursos requeridos por el proceso. No se evidencia la obtención de mediciones para el análisis y mejora del proceso. Control de Documentos - Control de Registros (CO Botero) Los listados de registros no incluyen el tiempo de retención y la disposición final de los registros del sistema de gestión de calidad. La modificación del formato M01 P001 I003 R008 no se evidencia en la actualización de los listados de registros del proceso correspondiente ni en el listado maestro de registros. Gestión del Cliente (CO Botero) La caracterización del proceso no incluye mediciones para todos los productos/salidas del proceso No se evidencia la obtención de mediciones para el análisis y mejora de los servicios de Biblioteca, PQRS, Laboratorio de Inglés Gestión de Mejoramiento/Calidad (CO Botero)

No se evidencia la realización de revisiones por la dirección Recursos humanos No se evidencia la habilitación del dispensario satélite – consultorio médico (medicina general y odontología), ni se evidencia el PGIRH. PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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EN COLOMBIA. Decreto 1669 de 2002. ISO 9001:2000 Numeral 6.4. No se evidencia que 6 galones de cloro se almacén adecuadamente, se evidenciaron debajo de la camilla del consultorio médico. 6.4. Programas No se evidencia las Hojas Avanzadas del Curso de Ascenso Información Militar Profesional Oficiales de Reserva CIMPOR 2009, correspondiente a las materias Proyectos Investigación. No se evidencia Hojas Avanzadas de los Cursos CODENAL y CAMI. ISO 9001:2000 Numeral 7.2.2. a).

Observaciones: Evaluar la separación de los diferentes procedimientos de los procesos actuales de gestión administrativa y gestión del cliente considerando que se trata de actividades que no interactúan entre sí para producir sus salidas. Evaluar la conveniencia de considerar el laboratorio de inglés como una actividad misional, teniendo en cuenta que se trata de un servicio para los estudiantes. Evaluar la separación de los procedimientos de control de registros y documentos del proceso de Gestión Documental, considerando que tienen dueños diferentes (Ayudante de Comando y Jefe de Planeación, y que los primeros se refieren al control de los documentos del SGC, mientras que el segundo se ocupa de administrar la correspondencia y los archivos de la Escuela. Procurar establecer los tipos de acción a tomar (Corrección, Acción Correctiva, Acción Preventiva) con respecto a los resultados de las evaluaciones de los Docentes de la Escuela. Procedimiento Seguimiento y Evaluación Académica V0, pagina 4 Descripción de la actividad “Analizar las evaluaciones efectuadas”. ISO 9001:2000 Numeral 4.1. e). Reportar por lo menos entre 4 y 6 mes resultados de los indicadores de gestión de la calidad. ISO 9001:2000 Numeral 5.4.2 a). Fortalecer el adecuado almacenamiento de los medicamentos. ISO 9001:2000 Numeral 7.5.5. Estandarizar dentro del manual de funciones proyecto TOE 2008, los términos perfil ocupacional – habilidades y especificar el tipo de formación que requiere los perfiles de los cargos de la escuela. ISO 9001:2000 Numeral 6.2.1. Jurídica Definir acciones a tomar (Corrección, Acción Correctiva, Acción Preventiva) Miembro del Grupo SGS ( Société Générale de Surveillance) Líder Mundial e Innovador en servicios de Verificación, Análisis y Certificación

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con respecto a la PQRS. ISO 9001:2000 Numeral 4.1. e). Sistema de gestión de la calidad Estudiar y/o Justificar Exclusión Diseño y Desarrollo 7.3, del Sistema de Gestión de la Calidad. ISO 9001:2000 Numeral 4.1 a). IX. FORTALEZAS: El equipo auditor entre otras fortalezas identificadas desea hacer especial mención de El ambiente de trabajo percibido durante la preauditoria en los diferentes procesos auditados, El nivel de experiencia y competencia de las personas que forman parte del sistema de gestión de calidad, El alto nivel de compromiso evidenciado por parte de los responsables del sistema de gestión de calidad y en especial de la Alta Dirección y del Representante de la dirección Enfoque al Cliente: Se evidencia que: la Organización ha identificado a sus clientes, que entiende y comprende las necesidades o requerimientos de sus clientes, que satisface sus necesidades o requerimientos y que se esfuerza por exceder estas expectativas. Liderazgo: Es de destacar el alto compromiso de la Dirección de la Organización para con el Sistema de Calidad, se evidencio que las Directivas y Lideres de la Organización crean un buen ambiente para que el personal de la Organización se involucren completamente para alcanzar los objetivos de la misma. Participación del Personal: Se evidencia un alto grado de capacitación, formación y conocimiento por parte del personal de la Organización. Un alto grado de compromiso para con el desarrollo de sus actividades diarias. Conciencia referente al Sistema de Gestión de la Calidad. Enfoque Basado en Procesos: Se evidencia que: La organización ha identificado, entendido y organizado un Sistema de Gestión de la Calidad orientado por actividades, dirigiendo los recursos y actividades requeridos por cada uno de sus acciones. Enfoque del Sistema para la Gestión: Se evidencia que: Las actividades de los procesos están enfocados para el logro de sus objetivos. El Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra bien documentado pero se hace necesario reforzar su implementación. La Organización continuar fortaleciendo el control y el seguimiento del Sistema de Gestión. Asegurar y garantizar el eficaz desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad. Mejora Continua: Se evidencia un proceso sistemático de Mejora Continua según lo establecido por la Norma. Se debe desarrollar Acciones Correctivas, Acciones Preventivas, Auditorías Internas de Calidad y Revisión por la Gerencia. Hechos para la toma de Decisiones: Se evidencia que las decisiones son basadas en un análisis lógico de los datos, en estadísticas y la información suministrada por las áreas. (Existen Indicadores de los Objetivos / Procesos / Áreas).

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Beneficio mutuo con los Proveedores: Se evidencia retroalimentación con los proveedores (internos / externos) generando un valor agregado para la organización, el cual le permite mejorar la prestación de su servicio. Coordinación, cooperación y articulación: Se evidencia trabajo en equipo. Desarrollan relaciones que benefician a sus clientes y emplean de una manera racional los recursos disponibles. Transparencia: Se evidencia gestión en los procesos, actuaciones y decisiones claras. La Organización garantiza el acceso a la información pertinente de sus procesos y facilitando el control social pertinente. El equipo auditor desea aprovechar la oportunidad para expresar sus agradecimientos a todos los funcionarios de la ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA, por su cordial hospitalidad y sinceridad expresadas durante esta Pre-auditoría, así como también invitarlos a contactar a SGS Colombia, en caso que exista alguna duda o que se requiera mayor información respecto del contenido de este reporte. Con aprecio,

William Sánchez Guerrero Registered Lead Auditor. BOGOTÁ, 3 de Noviembre de 2008

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