Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook Versión 4.5

Guía del usuario

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Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook versión 4.5 – Guía de usuario

Índice Guía del usuario .................................................................................................................................... 1 1

Introducción .................................................................................................................................... 4

2

Introducción .................................................................................................................................... 4

3

2.1

Configurar servidores de dataroom ................................................................................... 5

2.2

Cambiar el idioma de la interfaz de usuario....................................................................... 6

El panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant y sus funciones................................. 7 3.1

Abrir el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant en un e-mail ........................ 7

3.2

Pestañas disponibles en el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant ............. 7

3.2.1

Funciones en la pestaña Dataroom ................................................................................... 8

3.2.2

Funciones en la pestaña Destinatarios ............................................................................ 12

3.2.3

Funciones de la pestaña Opciones de seguridad ............................................................ 13

3.3

Opción "Mostrar siempre el asistente Brainloop Secure Mail Assistant al crear un e-mail nuevo". ............................................................................................................................. 15

4

Enviar documentos de forma segura mediante Brainloop Secure Connector ...................... 16 4.1

Enviar documentos que se encuentran en un dataroom ................................................. 16

4.2

Enviar documentos locales de forma segura y guardarlos en un dataroom ................... 17

4.2.1

Utilizar "No volver a preguntar" para enviar de forma segura documentos locales y guardarlos en un dataroom .............................................................................................. 18

4.2.2

Restablecer la opción "No volver a preguntar" para enviar de forma segura documentos locales y guardarlos en un dataroom ............................................................................... 18

4.3

Enviar y leer un mensaje protegido.................................................................................. 19

4.4

Enviar documentos locales como archivos adjuntos reales (no recomendado) .............. 20

4.4.1

Utilizar "No volver a preguntar" para enviar documentos locales como archivos adjuntos reales (no recomendado) ................................................................................................. 21

4.4.2

Restablecer la opción "No volver a preguntar" para enviar archivos adjuntos como archivos adjuntos reales .................................................................................................. 21

5

Guardar documentos en el dataroom a través de Bainloop Secure Connector .................... 23 5.1

Guardar documentos en un dataroom de forma manual e insertar vínculos seguros..... 23

5.2

Guardar documentos en un dataroom e insertar vínculos seguros de forma automática 23

6

Realizar un seguimiento de la entrega de documentos en el dataroom ................................. 24

7

Colaborar en documentos de Microsoft Office a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook ......................................................................................................................... 25 7.1

Enviar un documento de Microsoft Office por e-mail ....................................................... 25

7.2

Solicitar por e-mail las autorizaciones para editar un documento de Microsoft Office .... 25

7.3

Otorgar por e-mail las autorizaciones para editar un documento de Microsoft Office..... 26 Página 2 de 28

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7.4

Editar un documento de Microsoft Office tras haber recibido las autorizaciones por e-mail ......................................................................................................................................... 26

8

Limitaciones conocidas ............................................................................................................... 27

9

Apéndice: Historial de revisión del documento ........................................................................ 28

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1

Introducción

Brainloop Secure Connector es un programa que integra directamente Microsoft Outlook con Brainloop Secure Dataroom.

Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook ofrece mucho más que una manera cómoda de enviar de forma segura e-mails y archivos adjuntos al e-mail. Permite al usuario navegar y realizar cargas y descargas en un dataroom.

2

Introducción

Una vez que haya instalado Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook en su equipo, la aplicación está disponible dentro de la bandeja de entrada de Microsoft Outlook. Cuando abra Microsoft Outlook tras la instalación por primera vez de Brainloop Secure Connector, se mostrará un e-mail de Bienvenida. Este le guiará por los primeros pasos de configuración necesarios y por un escenario de prueba para enviar su primer vínculo a un documento y cargar un documento local en su dataroom.

Tras el e-mail de Bienvenida, puede que aparezca el siguiente mensaje, en función de los ajustes de la configuración de su equipo: "Para desactivar el aviso de seguridad que se muestra cuando intenta abrir un archivo adjunto, pulse "Sí". Pulse "No" si desea que el mensaje se muestre cada vez que abre un archivo adjunto". Si desea desactivar de forma permanente el aviso de seguridad de archivos adjuntos de Outlook, responda a este mensaje con Sí.

Para familiarizarse con Brainloop Secure Connector y para adquirir cierta experiencia enviando vínculos a documentos y cargando documentos locales a sus datarooms, siga las instrucciones del email de Bienvenida.

Para configurar uno o más servidores de dataroom, continúe en el siguiente capítulo.

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2.1

Configurar servidores de dataroom

Tras instalar Brainloop Secure Connector, deberá configurar las conexiones a los servidores en los que se encuentran instalados sus datarooms.

1. En el e-mail de Bienvenida pulse el botón Configurar servidores. Se mostrará la ventana de diálogo Configurar servidores. 2. Abra la lista desplegable URL del servidor de Brainloop y seleccione un servidor de dataroom, o escriba la URL del servidor en el campo de entrada. Nota: los servidores de dataroom más habituales (.NET, .US y .CH) se pueden seleccionar en la lista; otras URL se deben introducir manualmente en el campo de entrada. -

Siga los siguientes pasos para autenticarse con su dirección de e-mail y contraseña: •

En la pestaña Nombre de usuario y contraseña introduzca su Nombre de usuario (la dirección de e-mail que definió cuando se registró por primera vez en el servidor del dataroom) y su Contraseña.

-

Siga los siguientes pasos para autenticarse con el certificado de su dataroom: •

Abra la pestaña Certificado. Pulse el botón Seleccionar certificado y seleccione el certificado adecuado de la lista. A continuación se muestran los detalles del certificado en los campos respectivos.

-

Para autenticarse con SAML: •

Abra la pestaña SAML. Introduzca su Nombre de usuario (la dirección de e-mail que definió cuando se registró por primera vez en el servidor del dataroom).

3. Pulse OK para guardar su configuración. Una vez que se ha establecido la conexión al servidor del dataroom determinado, se muestra un mensaje correspondiente. 4. Pulse OK para confirmar este mensaje. Se mostrará la ventana de diálogo Cambiar configuración con el panel Servidores abierto de manera predeterminada. 5. Ahora puede agregar más servidores de dataroom. 6. Si ello no es necesario, pulse OK para cerrar esta ventana de diálogo. Al volver al e-mail de Bienvenida, verá una lista de sus datarooms en la pestaña Examinar.

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2.2

Cambiar el idioma de la interfaz de usuario

A partir de la versión 4.5 puede seleccionar el idioma deseado para la interfaz de usuario (inglés, alemán, francés o español). Para ello, abra la lista desplegable Idioma de la ventana de diálogo Modificar la configuración. Tenga en cuenta que si cambia el idioma de la interfaz deberá reiniciar Microsoft Outlook para que ésta se muestre en el idioma deseado. Brainloop Secure Connector usará el idioma seleccionado como predeterminado en el resto de aplicaciones de Microsoft Office.

1. Pulse el botón Dataroom y seleccione la opción Configuración. Se mostrará la ventana de diálogo Cambiar configuración con el panel General abierto de manera predeterminada. 2. Abra la lista desplegable Idioma y seleccione el idioma deseado (inglés, alemán, francés o español). 3. Pulse OK. 4. Reinicie Microsoft Outlook para que aparezca el idioma en la interfaz.

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3 3.1

El panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant y sus funciones Abrir el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant en un e-mail

Para abrir el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant a la derecha de un e-mail:

1. Abra Microsoft Outlook. 2. Pulse el botón Nuevo e-mail. 3. En el e-mail, pulse el botón Dataroom y seleccione Abrir el asistente Brainloop Secure Mail Assistant. A continuación el panel se muestra a la derecha del e-mail.

Sugerencia: Si activa la opción "Mostrar siempre el asistente Brainloop Secure Mail Assistant al crear un e mail nuevo" en la configuración, el asistente Brainloop Secure Mail Assistant se mostrará siempre cuando cree un nuevo email. Véase "Mostrar siempre el asistente Brainloop Secure Mail Assistant al crear un e-mail nuevo", página 15.

3.2

Pestañas disponibles en el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant

El asistente Brainloop Secure Mail Assistant se divide en las tres pestañas siguientes. 

La pestaña Dataroom: la pestaña Dataroom se emplea para navegar por sus datarooms y carpetas del dataroom y para seleccionar documentos que se van a enviar como vínculos seguros. Véase Funciones en la pestaña Dataroom, páginas 8y ss.



La pestaña Destinatarios: la pestaña Destinatarios se emplea para ver los miembros del dataroom de un dataroom determinado, a los que a continuación se puede agregar a los destinatarios de los e-mails mediante la función de arrastrar y soltar. Véase Funciones en la pestaña Destinatarios, página 12.



La pestaña Opciones de seguridad:

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la pestaña Opciones de seguridad se puede emplear para verificar y, si procede, cambiar las opciones de seguridad para enviar un documento como un vínculo seguro. Véase Funciones en la pestaña Opciones de seguridad, páginas 13y ss.

3.2.1

Funciones en la pestaña Dataroom

3.2.1.1 Navegar por los datarooms y sus contenidos La pestaña Dataroom muestra los diferentes datarooms, las carpetas de los datarooms o los contenidos de éstas. Se emplea, por ejemplo, para navegar por un dataroom y para seleccionar un documento que se va a enviar como vínculo seguro. En el nivel superior de la pestaña Dataroom se muestran los servidores de dataroom.

Nota: la lista de archivos en la vista Dataroom está en caché durante siete días. Para actualizar la vista actual del dataroom en el Brainloop Secure Connector y para quitar todos los objetos del caché local, pulse

.

Pulse dos veces en una URL de servidor para mostrar los datarooms instalados en ese servidor de dataroom.

Pulse dos veces en un dataroom para mostrar sus carpetas. Pulse dos veces en una carpeta para mostrar su contenido. Para regresar al nivel anterior, pulse dos veces en Navegar hacia arriba.

Sugerencia: También puede navegar por sus datarooms y sus contenidos pulsando

en la esquina superior derecha de la pestaña Dataroom.

3.2.1.2 Cargar un documento local en un dataroom Para cargar un documento local en uno de sus datarooms, seleccione la carpeta del dataroom que desee y pulse

. Para obtener más detalles, véase el capítulo Enviar documentos locales y

cargarlos en un dataroom de Brainloop, página 17.

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3.2.1.3 Enviar un vínculo seguro a un objeto del dataroom Para insertar un vínculo seguro a un documento en su e-mail, seleccione el documento que desee de una carpeta de su dataroom y pulse

. Para obtener más detalles, véase el capítulo Enviar

documentos de forma segura mediante Brainloop Secure Connector, páginas 16y ss.

3.2.1.4 Crear una nueva carpeta en un dataroom Para crear una nueva carpeta en el dataroom directamente desde dentro del Secure Connector, pulse . Introduzca el nombre de la carpeta en el campo Nombre. De manera opcional, puede introducir una descripción de carpeta en el campo Descripción. Pulse OK para guardar la nueva carpeta.

3.2.1.5 Buscar un objeto específico en un dataroom

Para buscar un objeto específico en un dataroom, p. ej., un documento, pulse

e introduzca una

palabra clave. Pulse Ir para iniciar la búsqueda.

3.2.1.6 Ver carpetas abiertas recientemente Para navegar rápidamente por las carpetas que abrió por última vez, pulse

.

Para eliminar una carpeta de la lista de carpetas abiertas recientemente, pulse

. Esto no eliminará

la carpeta del dataroom.

3.2.1.7 Actualizar los contenidos del dataroom Dado que el caché local se guarda durante siete días, le recomendamos que actualice la vista del dataroom con regularidad. Para actualizar la vista actual del dataroom en Brainloop Secure Connector y para quitar todos los objetos del caché local, pulse

.

3.2.1.8 Abrir la carpeta actual en vista de árbol Página 9 de 28

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Para navegar por un dataroom o por una carpeta del dataroom en vista de árbol, pulse

.

Navegue por la vista de árbol pulsando en el nombre de un dataroom o de una carpeta del dataroom. Pulse OK para regresar al panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant, que muestra la carpeta seleccionada en la pestaña Dataroom.

3.2.1.9 Abrir un documento en el navegador web Para abrir un documento guardado en Brainloop Secure Dataroom a través de un navegador web:

1. Pulse con el botón derecho del ratón en un documento de la lista y seleccione Abrir en el navegador web. Se le dirigirá a la página de inicio de Brainloop Secure Dataroom. 2. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña y pulse Iniciar sesión. 3. Si el dataroom está protegido mediante clave, introduzca la clave que ha recibido por e-mail o por SMS y pulse OK. Se le dirigirá al documento con su ventana Detalles abierta.

3.2.1.10

Abrir un documento en su formato original

Para abrir un documento en formato original a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook:

1. Pulse con el botón derecho del ratón en un documento de la lista y seleccione Abrir. El documento se abre en la aplicación correspondiente. 2. Si en la Configuración general se encuentra activada la opción Preguntarme dónde guardar los archivos antes de descargarlos, primero debe guardar el documento en una ruta local. Una vez que haya pulsado Guardar, el documento se abre en la aplicación correspondiente.

3.2.1.11

Abrir un documento en formato Brainmark

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Para abrir un documento en formato original a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook:

1. Pulse con el botón derecho del ratón en un documento de la lista y seleccione Abrir Brainmark. El documento se abre en la aplicación correspondiente. 2. Si en la Configuración general se encuentra activada la opción Preguntarme dónde guardar los archivos antes de descargarlos, primero debe guardar el documento en una ruta local. Una vez que haya pulsado Guardar, el documento Brainmark se abre en la aplicación correspondiente.

3.2.1.12

Eliminar un documento de un dataroom

Para eliminar un documento del dataroom a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook:

1. Pulse con el botón derecho del ratón en un documento de la lista y seleccione Eliminar. 2. Si está seguro de que desea eliminar el documento seleccionado de su dataroom, responda al mensaje de seguridad con Sí.

3.2.1.13

Cambiar el nombre a un documento del dataroom

Para cambiar el nombre de un documento a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook:

1. Pulse con el botón derecho del ratón en un documento de la lista y seleccione Cambiar nombre. 2. En la ventana de diálogo Cambiar nombre, sobrescriba el nombre del archivo con uno nuevo. 3. Pulse OK para guardarlo.

3.2.1.14

Cargar un documento del portapapeles en un dataroom

Para cargar un documento del portapapeles a un dataroom a través del Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook:

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1. Copie el documento en cuestión a su portapapeles, p. ej., pulsando con el botón derecho del ratón en el documento en su Explorador de Windows y seleccionando Copiar, o seleccionando el documento y pulsando Ctrl+C. 2. Abra un e-mail en Microsoft Outlook y abra el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant. 3. Vaya a la carpeta del dataroom en la que desea cargar el documento. 4. Pulse con el botón derecho del ratón en la lista de documentos y seleccione Copiar archivos en "nombre de carpeta". Ahora el archivo se ha cargado en la carpeta del dataroom en cuestión. El progreso de carga se muestra en una barra de progreso en la parte inferior del panel. Una vez completada la carga, se muestra un mensaje correspondiente en la parte superior de la lista de documentos.

3.2.2

Funciones en la pestaña Destinatarios

3.2.2.1 Agregar grupos de usuarios de dataroom o usuarios de dataroom a un e-mail La pestaña Destinatarios muestra los usuarios y grupos de usuarios que pertenecen al dataroom seleccionado. Pulse dos veces en un grupo de usuarios o en un usuario individual del dataroom de esta lista para agregarlos a los campos Para y CC del e-mail, o arrástrelos y suéltelos en los campos Para y CC.

Tenga en cuenta que con Brainloop Secure Connector no puede enviar e-mails con CCO.

3.2.2.2

Invitar a nuevos usuarios al dataroom

En función de sus autorizaciones, puede invitar a nuevos usuarios a un grupo en el dataroom seleccionado. Pulse

e introduzca las direcciones de e-mail de los usuarios a los que desea invitar, introduzca

un mensaje para los nuevos usuarios y seleccione el grupo de dataroom correcto. Pulse OK para enviar la invitación. Página 12 de 28

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Tenga en cuenta que sólo puede invitar a nuevos usuarios a un grupo del dataroom si posee las autorizaciones necesarias para el dataroom.

3.2.2.3 Actualizar la lista de grupos y usuarios del dataroom Puede actualizar la lista actual de grupos y usuarios del dataroom en el asistente Brainloop Secure Mail Assistant. Para ello, pulse

3.2.3

.

Funciones de la pestaña Opciones de seguridad

3.2.3.1 Información general La pestaña Opciones de seguridad muestra la configuración de seguridad que se aplica a su e-mail y a los archivos adjuntos que se envían como vínculos seguros. Esta configuración se toma de la configuración de su dataroom, y sólo se puede cambiar hasta cierto punto.

La configuración de seguridad aplicada se muestra también en la barra de estado de la parte inferior de su e-mail. Puede verificar y ajustar esta configuración pulsando en la barra de estado. A continuación se abre la pestaña Opciones de seguridad (si aún no estaba abierta).

3.2.3.2 Cambiar el nivel de seguridad Cuando se envía un vínculo seguro a un documento a personas externas, se sugiere el nivel de seguridad más bajo de manera predeterminada. Si en la Configuración General está activado el ajuste Preferir el nivel de seguridad "Máximo (miembros del dataroom)" al enviar e-mails a miembros del dataroom, se sugiere el nivel de seguridad más alto de manera predeterminada al enviar vínculos seguros a documentos a miembros del dataroom.

Para cambiar el nivel de seguridad que se aplica al vínculo a un documento enviado, abra la lista desplegable Nivel de seguridad y seleccione uno de los niveles de seguridad que se ofrecen. Página 13 de 28

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Para más información sobre los niveles de seguridad disponibles, consulte la Guía del usuario de Brainloop Secure Dataroom.

3.2.3.3 Cambiar el formato del documento Para cambiar el formato en el que un documento se envía a los destinatarios, abra la lista desplegable Formato del documento y seleccione uno de los formatos de documento ofrecidos.

Para más información sobre el formato del documento enviado, consulte la Guía del usuario de Brainloop Secure Dataroom.

3.2.3.4 Cambiar la fecha hasta la cual es válido un vínculo externo Para cambiar la fecha hasta la cual es válido el vínculo a un documento en un e-mail, abra el Calendario a la derecha del campo de fecha Válido hasta.

Para más información sobre la validez de los vínculos externos a un documento, consulte la Guía del usuario de Brainloop Secure Dataroom.

3.2.3.5 Agregar una fecha de recordatorio Para agregar una fecha en la que se recuerde a los destinatarios que vean el vínculo al documento adjunto, active la opción Agregar recordatorio. A continuación abra el Calendario a la derecha del campo de fecha Agregar recordatorio y seleccione la fecha de recordatorio que desee.

3.2.3.6 Mostrar destinatarios en un e-mail con archivos adjuntos enviado a personas externas Para mostrar las direcciones de e-mail de todos los destinatarios en e-mails con vínculos a documentos que se hayan enviado como vínculos externos, active la opción Mostrar en el e-mail los destinatarios al enviar vínculos a documentos a personas externas.

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3.2.3.7 Cambiar el dataroom predeterminado para mensajes protegidos Para cambiar el dataroom predeterminado al cual se transfieren sus mensajes protegidos, pulse el botón Examinar debajo del texto Transferir mensajes protegidos a este dataroom.

Seleccione el dataroom que desee de la ventana de diálogo Seleccionar un dataroom.

3.3

Opción "Mostrar siempre el asistente Brainloop Secure Mail Assistant al crear un e-mail nuevo".

En la Configuración general del Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook puede definir si desea que el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant se muestre en la ventana de cada e-mail nuevo.

Consulte nuestra Guía de configuración e instalación para el cliente para obtener más información sobre la configuración de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook.

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4

Enviar documentos de forma segura mediante Brainloop Secure Connector

Con Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook puede enviar los documentos de su dataroom de forma segura como vínculos a usuarios del dataroom o a personas externas. Asimismo puede enviar de forma segura documentos almacenados localmente en forma de vínculo y cargar dichos documentos en el dataroom.

4.1

Enviar documentos que se encuentran en un dataroom

Para enviar de forma segura un documento que se encuentre almacenado en su dataroom a través del Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook: 1. Abra Microsoft Outlook. 2. Pulse el botón Nuevo e-mail en la cinta Inicio o pulse Ctrl+N para crear un nuevo mensaje de email. 3. Introduzca los destinatarios manualmente o abra la pestaña Destinatarios en el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant a la derecha del e-mail. Seleccione un dataroom de la lista para cargar sus usuarios y grupos de usuarios. A continuación pulse dos veces en los correspondientes usuarios o grupos de usuarios del dataroom para agregarlos al campo Para…. 4. Introduzca un asunto y el texto de su mensaje de la forma habitual. 5. Coloque el cursor donde desee agregar el vínculo al documento. 6. Abra la pestaña Dataroomen el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant a la derecha del e-mail. 7. Navegue hasta los documentos que desee insertar en su e-mail. 8. Para agregar un documento a un e-mail, pulse dos veces sobre él o arrástrelo y suéltelo posicionando el cursor. Para agregar el documento también puede pulsar

.

9. El documento se inserta en el e-mail como un vínculo seguro. 10. De manera opcional, puede verificar la configuración de seguridad del dataroom aplicada pulsando en la barra de estado de la parte inferior del e-mail. Para obtener detalles, véase Funciones en la pestaña Opciones de seguridad, páginas 13y ss. 11. Pulse Enviar para enviar el e-mail, incluyendo el vínculo al documento. Para proteger el mensaje de forma que los destinatarios sólo puedan leer el e-mail en su dataroom seguro, véase el capítulo Enviar y leer un e-mail protegido, página 19.

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Nota: si va a agregar un vínculo a un documento a e-mails con texto sin formato, en el e-mail se coloca un vínculo parecido al que se encuentra a continuación, y este vínculo se convierte en un hipervínculo cuando se envía el e-mail: _vínculo_Brainloop_por_favor_no_editar_(1234567)_

4.2

Enviar documentos locales de forma segura y guardarlos en un dataroom

Para enviar de forma segura un documento que se encuentra almacenado localmente en su disco duro, por ejemplo, a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook, y guardar este documento en un dataroom:

1. Abra Microsoft Outlook. 2. Pulse el botón Nuevo e-mail en la cinta Inicio o pulse Ctrl+N para crear un nuevo mensaje de email. 3. Introduzca los destinatarios manualmente o abra la pestaña Destinatarios en el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant a la derecha del e-mail. Seleccione un dataroom de la lista para cargar sus usuarios y grupos de usuarios. A continuación pulse dos veces en los correspondientes usuarios o grupos de usuarios del dataroom para agregarlos al campo Para…. 4. Introduzca un asunto y el texto de su mensaje de la forma habitual. 5. Coloque el cursor donde desee agregar el vínculo al documento. 6. Abra el Explorador de Windows, navegue hasta la ubicación del documento y arrástrelo y suéltelo posicionando el cursor. Para agregar el documento también puede pulsar

.

En función de la configuración de su Brainloop Secure Connector, se abrirá la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos. 7. Pulse el botón Examinar y seleccione la carpeta del dataroom en la que desea guardar el documento. 8. Para obtener detalles sobre cómo utilizar la opción No volver a preguntar, continúe en el siguiente capítulo. 9. Pulse OK. 10. El documento se inserta en el e-mail como un vínculo seguro y se carga en la carpeta del dataroom seleccionada. 11. Pulse Enviar para enviar el e-mail y el documento vinculado a él.

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4.2.1

Utilizar "No volver a preguntar" para enviar de forma segura documentos locales y guardarlos en un dataroom

Para sustituir por vínculos seguros los archivos adjuntos locales agregados a un e-mail y para guardarlos de forma automática en un dataroom sin que le pregunten nada más: 1. En la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos, active las opciones Guardar archivos adjuntos en dataroom e Insertar vínculo en el e-mail una vez que se cargue el documento. 2. Seleccione una carpeta del dataroom en la que se deben guardar los archivos adjuntos. 3. A continuación active la opción No volver a preguntar. 4. Pulse OK y envíe su e-mail de la forma habitual. La próxima vez que abra un e-mail y agregue archivos adjuntos locales a este, esos archivos se cargan en la carpeta que ha definido en la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos y se insertan de forma automática como vínculos seguros. La ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos ya no se muestra. 5. Para restablecer este comportamiento de control de los archivos adjuntos, continúe en el siguiente capítulo.

4.2.2

Restablecer la opción "No volver a preguntar" para enviar de forma segura documentos locales y guardarlos en un dataroom

Para restablecer el comportamiento de control de los archivos adjuntos que ha definido mediante la opción No volver a preguntar: 1. Abra Microsoft Outlook. 2. Abra la pestaña Inicio. 3. Pulse el botón Dataroom y seleccione Configuración. Se mostrará la ventana de diálogo Cambiar configuración. 4. En el panel del lado izquierdo pulse Archivos adjuntos. 5. Desactive la opción Cargar documentos automáticamente e insertar vínculos en la parte inferior de esta ventana de diálogo. 6. Asegúrese de que la opción Al agregar un archivo adjunto está activada. 7. Pulse OK.

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Con esta configuración, la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos volverá a mostrarse al agregar un archivo adjunto local a un e-mail.

4.3

Enviar y leer un mensaje protegido

Puede proteger un mensaje de forma que los destinatarios sólo puedan leer el e-mail en su dataroom seguro. Los destinatarios reciben un e-mail con el asunto "Mensaje protegido". Puede enviar un mensaje protegido desde la cinta Mensaje en un e-mail abierto pulsando el nuevo botón Mensaje protegido. Además, puede definir un dataroom predeterminado al que se transfieren todos los mensajes protegidos.

1. Abra Microsoft Outlook. 2. Pulse el botón Nuevo e-mail en la cinta Inicio o pulse Ctrl+N para crear un nuevo mensaje de email. 3. Introduzca los destinatarios, un asunto y el texto de su mensaje de la forma habitual. 4. Si procede, agregue un archivo adjunto a su e-mail. 5. Pulse el botón Mensaje protegido

.

El botón queda resaltado una vez activada la protección. Si aún no ha definido un dataroom predeterminado al cual se debe transferir el mensaje protegido, se le solicitará que lo haga ahora. Se mostrará la ventana de diálogo Seleccionar un dataroom. 6. Seleccione un dataroom y pulse OK. Su selección se guarda en las Opciones de seguridad, donde se puede cambiar en cualquier momento (véase Cambiar el dataroom predeterminado para los mensajes protegidos, página 15). 7. Pulse Enviar para enviar el e-mail protegido. Como destinatario, recibirá un e-mail con el asunto "Mensaje protegido". 8. Pulse en el vínculo Mensaje protegido. Se le dirigirá a una página de destino en la que podrá leer el texto del mensaje. 9. Si había un documento adjunto al e-mail, pulse Abrir para abrir el documento, o pulse Ver en la ubicación para iniciar sesión en el dataroom correspondiente.

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4.4

Enviar documentos locales como archivos adjuntos reales (no recomendado)

Con Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook también puede enviar archivos adjuntos como archivos adjuntos reales que no se sustituyen por vínculos seguros. Sin embargo, tenga en cuenta que este método no se recomienda, ya que resulta inseguro.

1. Abra Microsoft Outlook. 2. Pulse el botón Nuevo e-mail en la cinta Inicio o pulse Ctrl+N para crear un nuevo mensaje de email. 3. Introduzca los destinatarios manualmente o abra la pestaña Destinatarios en el panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant a la derecha del e-mail. Seleccione un dataroom de la lista para cargar sus usuarios y grupos de usuarios. A continuación pulse dos veces en los correspondientes usuarios o grupos de usuarios del dataroom para agregarlos al campo Para…. 4. Introduzca un asunto y el texto de su mensaje de la forma habitual. 5. Coloque el cursor donde desee agregar un archivo adjunto. 6. Abra el Explorador de Windows, navegue hasta la ubicación del documento y arrástrelo y suéltelo en la posición del cursor. Para agregar el documento también puede pulsar

.

En función de la configuración de su Brainloop Secure Connector, se abrirá la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos. 7. Active la opción Mantener los archivos adjuntos con el e-mail. Para obtener detalles sobre cómo utilizar la opción No volver a preguntar, continúe en el siguiente capítulo. 8. Pulse OK. El archivo adjunto se inserta en el e-mail como un archivo adjunto real. 9. Pulse Enviar para enviar el e-mail y su archivo adjunto.

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4.4.1

Utilizar "No volver a preguntar" para enviar documentos locales como archivos adjuntos reales (no recomendado)

Para enviar archivos adjuntos locales agregados a un e-mail como archivos adjuntos reales de forma automática y sin que le pregunten nada más, proceda de la siguiente manera: Tenga presente que este método es inseguro.

1. En la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos active la opción Mantener los archivos adjuntos con el e-mail. 2. A continuación active la opción No volver a preguntar. 3. Pulse OK y envíe su e-mail de la forma habitual. La próxima vez que abra un e-mail y agregue archivos adjuntos locales a este, estos archivos se agregan de forma automática como archivos adjuntos reales. La ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos ya no se muestra. 4. Para restablecer este comportamiento de control de los archivos adjuntos, continúe en el siguiente capítulo.

4.4.2

Restablecer la opción "No volver a preguntar" para enviar archivos adjuntos como archivos adjuntos reales

Para restablecer el comportamiento de control de los archivos adjuntos que ha definido mediante la opción No volver a preguntar:

1. Abra Microsoft Outlook. 2. Abra la pestaña Inicio. 3. Pulse el botón Dataroom y seleccione Configuración. Se mostrará la ventana de diálogo Cambiar configuración. 4. En el panel del lado izquierdo pulse Archivos adjuntos. 5. Vuelva a activar la opción Al agregar un archivo adjunto. 6. Pulse OK.

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Con esta configuración, la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos volverá a mostrarse al agregar un archivo adjunto local a un e-mail.

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5

Guardar documentos en el dataroom a través de Bainloop Secure Connector

5.1

Guardar documentos en un dataroom de forma manual e insertar vínculos seguros

Con Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook puede cargar al dataroom rápida y fácilmente cualquier documento local y enviarlo de forma segura mediante un vínculo de documento. El procedimiento es el mismo que el descrito en el capítulo Enviar documentos locales de forma segura y guardarlos en un dataroom, página 17.

En la ventana de diálogo Agregar archivos adjuntos, asegúrese de que las opciones Guardar archivos adjuntos en dataroom e Insertar vínculo en el e-mail una vez que se cargue el documento están activadas.

5.2

Guardar documentos en un dataroom e insertar vínculos seguros de forma automática

El administrador de su sistema puede configurar que los documentos locales que se adjuntan a un email se guarden en un dataroom y se sustituyan por un vínculo seguro a un documento, y que estas dos acciones se ejecuten de manera automática. Con esta configuración activada en su Brainloop Secure Connector, el documento que adjunte a un email se guarda de manera automática en la carpeta de su dataroom que haya utilizado por última vez, y se sustituye por un vínculo seguro en el e-mail que se inserta en la posición del cursor.

La carga del documento en una carpeta del dataroom se efectúa en segundo plano. Tenga en cuenta que las acciones de cargar un documento grande e insertar un vínculo seguro a un documento en el e-mail pueden tardar varios minutos. Consulte la barra de progreso "Cargando..." en la parte inferior del panel del asistente Brainloop Secure Mail Assistant y no cancele el proceso. Una vez completada la carga, se muestra un mensaje de texto en la parte superior de la pestaña Dataroom.

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6

Realizar un seguimiento de la entrega de documentos en el dataroom

En la Bandeja de salida de mensajes del dataroom puede comprobar si los destinatarios han abierto un documento que usted ha enviado como un vínculo seguro a través del Brainloop Secure Connector.

1. Inicie sesión en su dataroom. 2. Abra la pestaña Mensajes y allí abra su Bandeja de salida. Su mensaje se muestra en la lista y tiene un estado asignado para que pueda comprobar de un vistazo si todos los destinatarios han accedido al documento relacionado. Si hay más de un destinatario y no todos han accedido al documento, puede comprobar el estado de cada destinatario en la vista detallada del mensaje. Pulse en el mensaje de la lista para abrir la vista detallada. Si el e-mail contiene más de un archivo adjunto, se puede acceder de forma individual a todos los documentos resultantes a través de la vista detallada del mensaje:

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7

Colaborar en documentos de Microsoft Office a través de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook

Puede iniciar un proceso de colaboración con otros miembros del dataroom pidiéndoles que editen documentos de Microsoft Office desde el Secure Connector. El destinatario recibe un e-mail con un vínculo seguro a un documento, incluyendo una acción Editar, y puede editar el documento pulsando en ese vínculo. Mientras el documento se descarga, se comprueban las autorizaciones del destinatario. Si el destinatario no posee las autorizaciones necesarias, se le pedirá que las solicite por e-mail. El propietario puede aprobar esta solicitud y otorgar las autorizaciones necesarias simplemente contestando a la solicitud por e-mail.

7.1

Enviar un documento de Microsoft Office por e-mail

1. Abra Microsoft Excel, Word o PowerPoint. 2. Cree su documento. 3. Guarde el nuevo documento en su dataroom. 4. Abra Microsoft Outlook y abra un nuevo e-mail. 5. Introduzca los destinatarios, un asunto y el texto de su mensaje de la forma habitual. 6. Adjunte el documento como un vínculo seguro a un documento. 7. Pulse Enviar para enviar el e-mail y su vínculo al documento.

7.2

Solicitar por e-mail las autorizaciones para editar un documento de Microsoft Office

Como destinatario, ahora recibirá un e-mail con un vínculo seguro a un documento, incluyendo la acción Editar.

1. Abra este e-mail en la bandeja de entrada de su Outlook. 2. Pulse en el vínculo Editar, que encontrará entre paréntesis detrás del nombre del documento. Entonces el documento se descargará del dataroom y se comprobarán sus autorizaciones. Si no posee autorizaciones para Editar, se le preguntará si desea solicitar las autorizaciones necesarias al propietario del documento.

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3. Conteste a la pregunta "¿Desea solicitar las autorizaciones necesarias a "nombre de usuario"?" con Sí.

7.3

Otorgar por e-mail las autorizaciones para editar un documento de Microsoft Office

Como propietario del documento, recibirá un e-mail con el asunto "Autorizaciones solicitadas para: nombre de documento", y puede decidir si desea o no permitir que el destinatario edite ese documento.

1. Abra el e-mail "Autorizaciones solicitadas para" en la bandeja de entrada de su Outlook. 2. Para otorgar al destinatario las autorizaciones necesarias, pulse en el vínculo Pulsar aquí para otorgar las autorizaciones en la parte inferior de este e-mail. 3. Conteste a la pregunta "¿Está seguro de que desea otorgar autorizaciones de edición a "nombre de usuario" para el documento?" con Sí.

7.4

Editar un documento de Microsoft Office tras haber recibido las autorizaciones por e-mail

Como destinatario, recibirá un e-mail con el asunto "Autorizaciones otorgadas", y podrá abrir y editar el documento desde el Secure Connector.

1. Abra este e-mail en la bandeja de entrada de su Outlook. 2. Pulse en el vínculo Pulsar aquí para abrir el documento en la parte inferior de este e-mail. 3. El documento se abre en Microsoft Excel, Word o PowerPoint, donde podrá editarlo directamente.

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8

Limitaciones conocidas

Lea las limitaciones recogidas en la lista a continuación, que se aplican al uso de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook.



Sólo puede agregar vínculos a documentos que se encuentren ubicados en el mismo servidor de dataroom y en el mismo dataroom.



Sólo puede colaborar en documentos de Microsoft Office con personas que sean miembros del dataroom. No es posible colaborar en documentos de Microsoft Office con externos (personas que no sean miembros del dataroom).



El nivel de seguridad que se ha seleccionado para un vínculo seguro a un documento se aplica por regla general a todos los vínculos seguros de un e-mail. No puede especificar diferentes niveles de seguridad para múltiples vínculos seguros a documentos en un solo e-mail.



Con Brainloop Secure Connector no se puede enviar e-mails con CCO.



No puede enviar un e-mail que contenga imágenes insertadas como mensaje protegido.



Los e-mails no se pueden archivar en un dataroom como archivos HTML. Sin embargo, sí se pueden archivar como archivos *.msg.



Ya no se ofrece la función de listas negras y listas blancas de direcciones de e-mail para limitar el accionamiento automático de "Enviar de forma segura".

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9

Apéndice: Historial de revisión del documento

Versión

Fecha del cambio

1.0

31 de enero de 2014

1.1

14 de octubre de 2014

Revisión Primera publicación de Brainloop Secure Connector para Microsoft Outlook versión 4.3 Agregada una nueva limitación para enviar e-mails: "En este momento no puede enviar un e-mail que contenga imágenes insertadas como un mensaje protegido".

1.2

13 de julio de 2015

Actualizado a la versión 4.4; sin cambios de contenido Actualizado a la versión 4.5

1.3

12 de febrero de 2016

Nuevos capítulos: "Cambiar el idioma de la interfaz de usuario", véase página 6

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