Guía de gestión municipal: La organización de los archivos

Fecha: 25 de agosto de 2014 OFITEC (MAC/3/C149)

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

LÍNEA DE ACTUACIÓN DE ACUERDO CON LA ORDEN Nº 183, DE 24 DE ABRIL DE 2012, POR LA QUE LA CONSEJERÍA DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTES Y POLÍTICA TERRITORIAL DEL GOBIERNO DE CANARIAS ENCARGÓ A LA SOCIEDAD MERCANTIL PÚBLICA GESTIÓN Y PLANEAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIOAMBIENTAL S.A. (GESPLAN) LA “MODERNIZACIÓN Y FORMACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS AL SERVICIO DEL CIUDADANO” OFITEC (MAC/3/C149), PERTENECIENTE AL PROGRAMA DE COOPERACIÓN TRANSNACIONAL MADEIRA-AZORES-CANARIAS (MAC 2007-2013), COFINANCIADO POR EL FONDO EUROPEO DE DESARROLLO REGIONAL (FEDER) EN UN 85%.

ÍNDICE Guía de gestión municipal: La organización de los archivos

Justificación ......................................................................................................... 2 Introducción ........................................................................................................ 4 Los documentos y el archivo ................................................................................ 7 El sistema de archivo ......................................................................................... 15 El archivo en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal ................... 17 El documento, el expediente y el archivo electrónico. La digitalización. .............. 31 Implantación del sistema de archivo en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal .......................................................................................................... 37

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |1

Justificación

Este documento se engloba dentro del Proyecto OFITEC, con código MAC/3/C149 del Programa de Cooperación Transnacional MAC 2007-2013. Los objetivos generales de este proyecto de MODERNIZACIÓN Y FORMACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS AL SERVICIO DEL CIUDADANO son los siguientes: •

Facilitar al ciudadano las gestiones sobre la ordenación del territorio y/o urbanismo gracias a la modernización de sus herramientas.

•

Promover el desarrollo integral de los empleados públicos de las Administraciones Públicas para adquirir competencias necesarias.

A su vez, se enmarca dentro de la línea de actuación Catálogo de Servicios de la Oficina Virtual cuyo objetivo específico es dar apoyo a las oficinas técnicas municipales permitiéndoles asesorarse de forma rápida y ágil independientemente del punto en el que se encuentren. Para ello, se han elaborado una serie de documentos de buenas prácticas que pretenden dar respuesta a las problemáticas comunes de los cuadros técnicos y gestores, como guías para la mejora de la gestión administrativa de la oficina técnica y la optimización de la prestación de sus servicios. Estos documentos está previsto que sean publicados en la plataforma web de OFITEC para que estén disponibles para los técnicos de todas las oficinas técnicas.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |2

Introducción

La Administración Pública produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos. Al estudiar la actividad diaria por ejemplo de una pequeña unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, se observa la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final del año suponen una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar. En este punto se reconoce a la actividad de archivar como una necesidad. Además, con el uso de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad se concentran en la organización los expedientes administrativos en papel y los documentos electrónicos. Archivar quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado. Es una estrategia de pura lógica para el funcionamiento del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. Por lo tanto, a continuación se enumeran las razones por los que hay que archivar en la Administración Pública: 1. La Administración Pública se define por excelencia por su carácter de servicio público, que sirve con objetividad al interés general. Por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones públicas, tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, y acceder a la información contenida en los archivos y registros.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |4

2. La eficacia de las Administraciones Públicas; es decir, una documentación bien organizada, no almacenada simplemente, es un punto de apoyo para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos. 3. La documentación producida por la Administración Pública forma parte del patrimonio documental. El control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurídico administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental.

OJETIVOS DEL ARCHIVO

Información al ciudadano

Gestión administrativa

Patrimonio documental

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |5

La gestión documental desarrollo, aplicación y máxima eficacia en el creación o recepción permanente.

es el conjunto de operaciones relativas a la concepción, evaluación de los sistemas necesarios para garantizar la manejo de los documentos, desde el momento de su hasta su transferencia, eliminación o conservación

El sistema de gestión documental ha de garantizar el seguimiento y la localización de cualquier documento a lo largo de todo el circuito de actuación administrativa, así como las condiciones de transferencia, conservación y acceso de cada uno.

Esta gestión y control desde los momentos iniciales de la vida del documento requiere una estrecha colaboración y coordinación entre las oficinas productoras y el Archivo. En resumen, para poder llevar a cabo los objetivos finales del Archivo, las funciones que éste debe acatar son: •

Reunir los documentos

•

Organizar los documentos

•

Conservar los documentos

•

Difundir los documentos

DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

SERVICIO

ARCHIVO

P á g i n a |6

Los documentos y el archivo

Pero, ¿qué es un documento? Un documento es todo objeto que contiene y transmite información. En el contexto de la presente guía de gestión, se centrará en los documentos administrativos como prueba del acto administrativo por garantizar la seguridad y transparencia de dichas actuaciones. Por tanto, en la Administración Pública, lo que define al documento es que sea expresión testimonial de una determinada actividad que la entidad realiza para cumplir unas competencias determinadas. El documento será: •

Prueba de que la actividad se ha realizado.

•

Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administración y del ciudadano.

El Archivo está formado por el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato, soporte o material, generados o recibidos por cada órgano o unidad administrativa, así como por las personas físicas al servicio de las Administraciones públicas, en el ejercicio de toda su actividad. Estos documentos pueden estar en cualquier soporte: textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o electrónicos. Deben estar organizados y conservados para que sirvan para la gestión e información administrativa, para el servicio a los ciudadanos así como para la investigación y la cultura. También se llama Archivo a las dependencias de archivos de las instituciones, edificios, locales o instalaciones donde se organizan, conservan o custodian los citados conjuntos de documentos. En un Archivo se pueden encontrar documentos con distintas características según:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |7

Tipo

Clase • Textuales • Gráficos • Fotográficos • Audiovisuales • Sonoros

• Oficios • Cartas • Acuerdos • Resoluciones • Actas • Informes • Solicitudes…

Soporte • Papel • Fotográfico • Magnético • Óptico

Contenido • Quien lo produce • Cuándo • Dónde • Qué

Dentro de los documentos administrativos que se pueden incluir en el Archivo de la Administración Pública se encuentran:

Expedientes administrativos

ARCHIVO: Correspondencia

1. El expediente administrativo. El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. Está compuesto por documentos ordenados cronológicamente, relacionados entre sí, que

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |8

reflejan la formalización de un procedimiento administrativo. Por ello un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciación hasta la ejecución. Por lo tanto, el expediente administrativo está formado por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes, pruebas, diligencias y resoluciones. Tipos de expedientes:

Expedientes sometidos a procedimiento

Tipos de expedientes:

De conocimiento

De información

•

Expedientes sometidos a procedimiento: Representan las actuaciones y diligencias previstas en la norma que regula la tramitación para la resolución administrativa de un asunto. En este tipo de expediente se recogen los documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a |9

Expedientes sometidos a procedimiento: Documentos que inician el procedimiento: solicitudes Documentos que se generan de los actos administrativos Documentos que ponen fin al procedimiento administrativo Los documentos que inician el procedimiento: las solicitudes que formulan los interesados o los acuerdos de iniciación. Los documentos que se generan de los actos administrativos que se dictan durante la tramitación del procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas, pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así como las alegaciones que puedan realizar las personas interesadas. Los documentos que ponen fin al procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento acreditativo de su notificación. •

De conocimiento: no tienen un trámite especial, por lo que son desarrollados por inspiración o necesidad de la función. Solo surten efecto en la dependencia que lo genera. Suelen tener un fin estadístico o de archivo.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 10

•

De información: tampoco tienen un trámite especial. Tienen por objeto suministrar o solicitar estudios, propuestas, información.

2. Correspondencia. La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que la mayor parte de los documentos pasarán a formar parte de su expediente. Dentro de la correspondencia se incluyen diferentes tipos documentales utilizados por la Administración para comunicarse, como son: oficios, cartas, notas de régimen interior, saludas, faxes, correos electrónicos. El archivo debe integrarse en el proceso administrativo durante todas las fases de tramitación, pues repercute en el archivo todo lo que le sucede en la tramitación administrativa. Al archivo se dirige todo el personal que trabaja en la tramitación y consulta de expedientes. La consulta de expedientes es continua por parte del personal que realiza la función de atención e información al público. También son muy asiduas las visitas al archivo del personal de gestión que tramita la resolución de los expedientes que están abiertos. Por ello el archivo debe ser una unidad documental organizada, mediadora de buena comunicación e intercomunicación entre los usuarios. Asimismo cualquier ciudadano que lo desee puede solicitar información de cómo va la tramitación de un expediente personal o cual ha sido la resolución. A la hora de hablar de archivos es preciso dejar de lado el concepto de “almacenes de papel” a los que impropiamente se les denomina archivos. Se trata de que el objetivo principio o fin último que da sentido a la existencia de un archivo es de de disponer de una documentación organizada cuya información sea recuperable para su uso. Se diferencia un almacén de papel de un archivo de documentos por lo siguiente:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 11

ALMACÉN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias...

Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados.

Pocas personas saben lo que hay, ni como encontrar nada.

Base de datos donde se relaciona el inventario de los documentos con la descripción correspondiente.

Los documentos llegan como pueden y nadie sabe de dónde proceden.

Traslado organizado (transferencia).

Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno.

Criterios únicos de conservación y eliminación.

Es difícil encontrar y consultar un documento.

Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil.

Todo el mundo puede acceder.

Acceso para el personal autorizado.

No hay normas de archivo ni de clasificación.

Normas internas de tratamiento de la documentación siguiendo las directrices del archivo.

La gestión de los archivos brinda a las instituciones las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos, a partir de la maximización de los beneficios obtenidos por el uso de la información contenida en los documentos y la minimización de los costos de adquirir, procesar, usar y eliminar estos documentos.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 12

Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar un mínimo de importancia a los sistemas para la gestión de documentos en los formatos tradicionales, sobre todo aquellos que se realizan para los documentos en papel, se hace evidente que uno de los campos de la ciencia de la información en que más directamente han influido las tecnologías en los últimos tiempos es en la gestión de los documentos electrónicos. Con el desarrollo de la Administración Electrónica se introduce el concepto de documento electrónico, información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado. Los documentos electrónicos deben cumplir los siguientes requerimientos:

Autenticidad

Integridad

Disponibilidad

•

Confidencialidad

Documentos electrónicos

Conservación

La disponibilidad: un documento disponible es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 13

•

La integridad: significa que el documento no haya sido alterado y esté completo. Además, para cada documento debería comprobarse las adiciones que pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué circunstancias puede hacerse y quien está autorizado para llevarlas a cabo. En el caso de procesos de digitalización debe garantizarse que se han hecho sin alteraciones, cambios de formato y sin modificaciones. Actualmente, la técnica usada para comprobar la integridad de un documento es la huella digital.

•

La autenticidad: es la capacidad de la Administración Pública para que los documentos electrónicos administrativos se consideren válidos y auténticos. Actualmente se realiza mediante el proceso de firma electrónica.

•

La confidencialidad: la propiedad de la información impide que ésta esté disponible o sea revelada a individuos o procesos no autorizados. Los organismos responsables deben determinar qué documentos son confidenciales, el período en que se mantiene dicha confidencialidad y establecer los medios para garantizar la confidencialidad. Actualmente se consigue con técnicas de cifrado aunque, en realidad, las técnicas anteriores de huella digital y firma electrónica también están basadas en procedimientos criptográficos de cifrado y descifrado.

•

La conservación de los datos: la Administración Pública debe conservar los documentos en formato electrónico que formen parte de un expediente.

Por su parte, el expediente electrónico se define como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Esto significa la vinculación al procedimiento y la existencia de documentos de muy diversas características. Se pueden almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. A esto se le denomina archivo electrónico de documentos.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 14

El sistema de archivo

En las Administraciones Públicas, incluyendo los gabinetes técnicos y servicios de urbanismo municipal, los archivos se organizan dentro de un sistema, esto quiere decir que los documentos no siempre permanecen en el mismo lugar, de lo contrario las oficinas no tendrían capacidad para recoger todos los documentos generados a lo largo de su historia. Como es lógico, a medida que los expedientes van siendo tramitados (pierden su vigencia administrativa) o disminuye la frecuencia de su consulta, van siendo trasladados de los archivos de cada una de las oficinas o unidades administrativas de las que está compuesta una institución, a un Archivo Central. Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que tienen un valor histórico, por lo tanto pasan por diferentes etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto. Lo que cambia a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del mismo. En función del ciclo vital de los documentos que se custodian los archivos pueden clasificarse, desde un punto de vista técnico, en:

Archivo de Oficina o de Gestión

Archivo Central

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

Archivo Intermedio e Histórico

P á g i n a | 15

•

Archivo de Oficina o de Gestión: es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por la mismas oficinas. Corresponden a la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, mientras dura el proceso de tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que tramitan los expedientes es elevado.

•

Archivo Central: recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. Una vez que los expedientes han sido tramitados su uso y consulta es menos frecuente, por lo tanto pasarán a esta fase de archivo con el fin de no acumular documentación en las oficinas, por lo general, carentes de espacio.

•

Archivo Intermedio: se trata de la última fase del tratamiento de la documentación, es decir el destino definitivo de los expedientes que se iniciaron en la oficina. Los documentos, cuando pasa un determinado tiempo, van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros valores, son depositados primero en los archivos intermedios y luego en los históricos para seguir prestando sus servicios a la Administración Pública, pero fundamentalmente a la investigación y a la cultura.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 16

El archivo en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal

El Archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal es un Archivo de Oficina o de Gestión. Custodia la documentación mientras todavía está en trámite o es de uso muy frecuente y tiene que prestar servicio al propio gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal y a los ciudadanos. Por lo tanto, su organización es responsabilidad y forma parte del trabajo del propio gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. El gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal ha de mantener su archivo de oficina debidamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo Central. La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento que reciban más tarde. Entre las funciones del Archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal estarán: •

La formación de los expedientes y la correcta ordenación de las series documentales que produce el propio gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal como consecuencia de su gestión diaria.

•

La elaboración de los instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos, etc.) de la propia documentación que genera.

•

El servicio de consulta administrativa.

•

La preparación de transferencias al Archivo Central.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 17

Archivo Central

Archivo de la oficina técnica o servicio de urbanismo

Serie

Expediente

Expediente

Serie

Expediente

Expediente

Expediente

Serie

Expediente

Expediente

Expediente

Expediente

No hay que archivar todos los documentos que hay en la oficina, se debe separar por un lado, la documentación de apoyo informativo que no forma parte del archivo, de la documentación que si que forma parte del archivo que son aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la actividad del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. 1. Documentación que no forma parte del archivo, de apoyo informativo: Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución del expediente pero que no forman parte del mismo. Tienen gran valor informativo pero carecen de valor administrativo. Una vez tramitado y cerrado el expediente, la documentación de apoyo informativo debe eliminarse en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal y no ser transferida al Archivo Central.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 18

•

Textos legales.

•

Fotocopias de otros expedientes.

•

Boletines oficiales.

•

Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).

•

copias de textos bibliográficos.

•

Circulares.

•

Dosieres informativos.

•

Catálogos comerciales.

Esta documentación que no ha sido producida por el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal y además no es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea útil. 2. Documentos que forman parte del archivo: son los expedientes administrativos. •

Expedientes sometidos a procedimiento.

•

Expedientes no reglados.

El primer paso a seguir en la organización del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal será identificar y separar los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite administrativo y que si son considerados documentos de archivo. Las tareas a llevar a cabo por el Archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal en relación a los documentos en papel, son las siguientes:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 19

Formar los expedientes

Clasificar en series

Localización física de los documentos

Transferencia

A. Formar los expedientes Las pautas básicas de organización de los expedientes administrativos en el archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal son: 1. Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo. 2. Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Es decir, se abrirá un expediente para cada asunto (para cada contrato de obra, para cada contrato de suministro, para cada persona, etc.)

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 20

3. Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación. 4. Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la carpetilla:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 21

Esta organización lleva pocos minutos, ya que es básicamente común a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento y tiene efectos muy positivos:

•

Permite localizar un documento solo con mirar la relación de contenido señalada en la carpetilla.

•

Con un simple vistazo se conoce el estado de la tramitación del expediente y los documentos que contiene.

•

Facilita la reposición de los documentos que se hayan extraído del expediente.

•

Ayuda a reconstruir el expediente en el caso de que sus documentos se hubieran dispersado.

5. Debe evitarse la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. 6. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, pues transcurrido el tiempo será más difícil hacerlo correctamente. 7. Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaución de comprobar si ya hay uno abierto en el propio gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 22

8. No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo. 9. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolución de otros, se utilizará una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso, al entenderse como documento de apoyo. 10. Los expediente iniciados por una unidad y continuados por otra, deben considerarse como producción documental de la unidad que lo inicia a la que debe volver una vez finalizada su tramitación. 11. No debe incluirse en el expediente la documentación de apoyo que se ha usado para su resolución, no forma parte de él. 12. En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente. De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética. 13. En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se incluirán dentro de la carpeta del expediente. 14. Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. B. Clasificar en series Clasificar o agrupar los expedientes que corresponden a la misma actividad y separarlos claramente de los demás. Estas agrupaciones de expediente se van a denominar series documentales.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 23

El Archivo Central se encargará de establecer a priori una clasificación de los expedientes producidos en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal, incorporando cada serie documental al Cuadro de Clasificación. Se trata de un cuadro de clasificación de documentos equivalente a un catálogo de procedimientos administrativos y supone una estructura jerárquica y lógica del fondo documental, reflejando las actividades desempeñadas por el Ayuntamiento en el desarrollo de sus funciones. A la vez es un instrumento para la localización conceptual de series documentales. La tarea de definir el Cuadro de Clasificación se realiza desde el Archivo Central con el apoyo de las distintas unidades administrativas. Todos los expedientes de una misma serie deben ordenados de la misma manera. Dentro de cada serie hay que elegir un criterio de ordenación, que debe ser el más adecuado para el funcionamiento ordinario de la oficina. El criterio puede ser, alfabético, cronológico, numérico, etc. Por ejemplo los expedientes personales se pueden ordenar alfabéticamente.

Tipos de ordenación

Alfabética topográfico

Alfabética por materias

Cronológica

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

Numérica

Combinación de varios tipos

P á g i n a | 24

Los pasos a seguir para la elaboración del Cuadro de Clasificación son:

Funciones

Servicio

Unidades de tramitación

Expedientes

1. Estudiar el servicio u oficina, su organización y los asuntos que resuelve. (Sección = Urbanismo) 2. Analizar las distintas unidades y la tramitación de la que se encarga. (Subsección = Obras Públicas/Autorizaciones, etc.) 3. Estudiar las funciones de cada unidad. 4. Analizar cómo cada función se plasma en un expediente concreto, que se repite en el tiempo. (Serie = Tramitación de un instrumento de planeamiento / Procesos Recepción de Obras/Licencias de Obra, etc.) Con el Cuadro de Clasificación se establecen unas relaciones jerárquicas de dependencia que permiten visualizar, en un diagrama tipo árbol, la estructura del fondo documental en su conjunto.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 25

SERIES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

SERVICIOS

DIRECCIÓN

ENTIDAD

Serie Serie

Unidad Administrativa

Serie Serie

Unidad Administrativa Servicio de Autorizaciones

Serie

Gabinete Técnico

Ayuntamiento

Serie Serie

Unidad Administrativa

Serie Serie

C. Localización física de los documentos Se debe dejar constancia de donde están colocados los documentos de manera que no sólo la persona que en su momento los guardó pueda recuperarlos. Desde el Archivo Central establecerá como elaborar una base de datos con índices para poder localizar los expedientes con facilidad.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 26

D. Transferencia Los documentos de archivo de gestión o expedientes deben permanecer en las mismas instalaciones donde se crearon hasta que su tramitación esté finalizada, es documentación que está viva, donde el personal administrativo requiere de una consulta continuada. La organización del archivo a nivel de gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal es fundamental ya que es en esta etapa donde se inmortaliza el archivo como tal. Una vez que los documentos que forman parte del archivo ya no son útiles en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal, es el momento de realizar la transferencia al Archivo Central.

Separación de documentos

Documentos de apoyo y documentación informativa

Eliminación

Ordenación

Documentación sin vigencia administrativa

Transferencia

Documentos en trámite o con vigencia administrativa

GABINETE TÉCNICO O SERVICIO DE URBANISMO MUNICIPAL

ARCHIVO GENERAL

El Archivo Central o General es la unidad que coordina el sistema archivístico del Ayuntamiento. Se encarga de planificar la organización de la documentación de

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 27

todas las unidades administrativas y garantiza el acceso a los documentos así como su debida conservación.

GABINETE TÉCNICO O SERVICIO DE URBANISMO

ARCHIVO CENTRAL

Solicitud de transferencia

Acuerdo de fecha aproximada de envío

Preparación de la documentación Relación de entrega

Relación de entrega

Comprobación

Relación de entrega definitiva

Relación de entrega definitiva

Base de datos del archivo central

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 28

Todo envío de documentación al Archivo Central, irá acompañado del correspondiente impreso de Relación de Entrega normalizado. Por otra parte, cada Serie Documental irá acompañada de un impreso de Relación de Entrega diferente, aunque la transferencia sea simultánea. Debe tenerse en cuenta que sólo el impreso de Relación de Entrega firmado por el Archivo Central y devuelto al gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal da fe del traspaso de la responsabilidad de los documentos a los que hace referencia. Una vez que la documentación ha ingresado en el Archivo Central, corresponde a éste su custodia y tratamiento, incluyendo el servicio de consulta, información, préstamos y/o copias a las unidades administrativas y a los usuarios en general, según la legislación vigente. Uno de los problemas fundamentales en ocasiones es el espacio de trabajo en el Ayuntamiento: el puesto de trabajo de una persona incluye además de la mesa, el ordenador, etc., un espacio para archivar los documentos con los que trabaja día a día, es decir el producto de su trabajo diario que se manifiesta a través del papel. A continuación, se dan unas pautas mínimas de instalación con el fin de que la organización del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal sea más fácil. 1. Cuando los expedientes del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal están en fase de creación. Cuando se está iniciando el procedimiento administrativo que debe seguir con su tramitación para culminar en la resolución, los expedientes deben ser instalados de una forma que facilite su manejo, mediante un sistema de archivo ágil. Lo más recomendable es utilizar carpetas colgantes dentro de estanterías abiertas, archivadores o armarios, que deben estar cerca del puesto de trabajo de la persona que tramita los expedientes.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 29

Dichas carpetas deben seguir una ordenación que se basará en la clasificación de los expedientes según el Cuadro de Clasificación fijado por el Archivo Central. No hay que olvidar que todos los documentos relacionados con un asunto forman parte del expediente y deben ser instalados en la misma carpetilla de expediente. En esta carpetilla deben incluirse la correspondencia referente a ese asunto, guardándose juntas la correspondencia de salida y de entrada referidas siempre al expediente que se está tramitando. 2. Una vez que los expedientes han sido tramitados, por lo tanto van a ser menos usados, aunque aún no han perdido la vigencia administrativa y deben permanecer en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal, es conveniente que se pasen a cajas de cartón que se conocen comercialmente como “cajas de archivo definitivo”. Ahora pueden instalarse en un lugar más alejado de los puestos de trabajo, dentro del área del gabinete técnico o servicio de urbanismo se puede habilitar un espacio con estanterías metálicas abiertas para instalar estas cajas. Como en el gabinete técnico o servicio de urbanismo se produce documentación de grandes formatos, como por ejemplo planos, se debe utilizar un sistema adecuado de instalación. Una vez que la documentación se ha instalado en las “cajas de archivo definitivo” es fundamental “limpiar el expediente”, es decir, quitar clips, pos-it, carpetas de plástico, gomas, fotocopias (sólo se archiva el documento original), borradores de documentos con anotaciones personales, etc. Se trata de que sólo se archiven dentro de su carpetilla de cartón los documentos originales que forman parte del expediente, lo cual producirá un ahorro de espacio y además contribuirá a la conservación adecuada del expediente.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 30

El documento, digitalización.

el

expediente

y

el

archivo

electrónico.

La

Los documentos administrativos electrónicos son los emitidos por medios electrónicos e informáticos y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción del interesado. Un documento electrónico está compuesto de varios elementos:

Componentes del documento electrónico: •Contenido •Firma electrónica •Metadatos •Trazas

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 31

1. Contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento electrónico. 2. Firma electrónica que permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. 3. Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus características (firma, sellado de tiempo, formato, productor, título, etc) y sobre su contextualización dentro del expediente electrónico al que pertenece. Estos datos contribuyen al valor probatorio y fiabilidad de éste a lo largo del tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. 4. Trazas (modificaciones, accesos…) Los esquemas de metadatos son el elemento clave de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos. Todos los documentos desde el momento de su captura deben quedar identificados y tener asociada información adicional que permita su identificación y garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad, conservación, comprensión y disponibilidad a lo largo del tiempo, es decir tanto en el transcurso del trámite como una vez concluido y durante todo el tiempo que debe ser conservado. Dependiendo de su función informativa estos metadatos pueden ser de tres tipos: •

Metadatos descriptivos:

Aportan información contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos, etc. Abarcan los datos relativos a autor, fecha de producción, título, tipología, nivel de descripción, resumen, palabras clave. Son necesarios para la recuperación, para entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de autenticidad. •

Metadatos de preservación:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 32

Se añaden para facilitar la gestión de los documentos, el control intelectual y físico tras su creación. Necesarios para identificar y recuperar la información. Se dirigen a aspectos tales como la última revisión, fecha de transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoración, etc. •

Metadatos técnicos:

Agregan información sobre formatos, estructuras y vínculos de los documentos conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos, y facilitar la recuperación de la información. Por Ej.: soporte tecnológico (programa, sistema, formato, versión, tamaño, resolución, esquema de codificación), acceso (definición del nivel de seguridad del documento, definición de usuarios que tienen acceso), integridad de firma digital (responsable de la firma, autenticación de la firma, fecha/hora), eventos (identificador del evento, fecha/hora, descripción del evento, responsable del evento), relación (tipo de relación, documentación relacionada), etc. La digitalización es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

El objetivo final del proceso de digitalización es la creación de un documento electrónico, entendido este como un objeto digital formado por la imagen electrónica obtenida, sus metadatos y si procede la firma asociada al proceso de digitalización.

Las ventajas que ofrece la digitalización son muchas y tienen un impacto en diferentes aspectos operacionales:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 33

•

Permite almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en pequeños dispositivos electrónicos. Reduce el almacenamiento de documentos en costosos espacios de oficina.

•

Facilita la búsqueda, recuperación y consulta de los documentos a través de redes informáticas.

•

Permite la consulta simultánea a múltiples usuarios.

•

Garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos de la constante manipulación.

Los obstáculos importantes a la hora de asignarle valor jurídico a la información digitalizada son: •

Uno de los problemas de los documentos digitales, por ejemplo una hoja de cálculo, un mail, un documento de Word, etc, es que son fácilmente alterables, es decir, que pueden ser modificados en su contenido.

•

Otro inconveniente es el de la imposibilidad de conocer con certeza quién fue el autor de dichos documentos.

Será necesario disponer de un entorno seguro en relación con la autenticación digital con la posibilidad de certificar tanto el contenido como la autoría del documento digital. En la práctica el método para firmar documentos digitalmente es a través de la firma digital que utiliza la "criptografía de clave pública". Para tener validez jurídica, las firmas digitales deben permitir: •

Certificar quien es el autor de la información digital contenida en el documento (autenticación de autoría).

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 34

•

Certificar que la información no fue modificada luego de ser firmada (autenticación de integridad).

La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Cualquier documento electrónico que no esté autentificado electrónicamente tendrá la consideración de borrador. No obstante, los informes de gestión, memorias, anuarios, circulares que utilicen las administraciones para informar a sus empleados, etc. con carácter meramente informativo podrán omitir la firma, siempre que quede constancia del autor del documento y del número de la versión, cuando proceda. En cuanto a la copia auténtica, es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.

Los efectos de las copias auténticas de documentos públicos no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

Los tipos de copias auténticas son:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 35

• Copias auténticas electrónicas • Copias auténticas en papel 1. Copias auténticas electrónicas: Cuando el documento original es en soporte papel: las copias que se generan mediante un procedimiento de digitalización segura se consideran copias auténticas, por lo que tienen la misma validez que los originales en papel. Cuando el documento original es electrónico: se considera copia auténtica siempre que el documento electrónico original esté en posesión de la Administración y que la información de firma electrónica, y en su caso, de sello de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento. 2. Copias auténticas en papel: Las copias realizadas en soporte papel de documentos firmados electrónicamente se consideran auténticas siempre que incorporen la impresión de un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, organismo o entidad emisora.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 36

Implantación del sistema de archivo en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal

En un gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal, sin perjuicio de la necesidad de la implantación de un sistema de archivo integrado con el uso del gestor de expedientes como herramienta de gestión documental, y para facilitar la efectiva implantación del archivo en dicho proceso, es necesario empezar por las tareas de creación, gestión, archivado y conservación de los documentos generados, que a continuación se enuncian: •

Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos documentales de uso habitual en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. Esta buena práctica proporciona mayor consistencia a los documentos que produce el servicio, facilita su identificación y contribuye a la imagen corporativa.

•

Establecer criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el trabajo diario por parte del personal del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal.

•

Crear una herramienta única de descripción básica de toda la documentación existente en el gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal.

•

Organización del archivo documental existente.

La implantación exitosa de un sistema de gestión del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal conllevará el cumplimiento de los siguientes objetivos:

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 37

• Facilitar el acceso a la documentación

• Evitar el riesgo de deterioro

•

Facilitar el acceso a los integrantes del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal a la documentación histórica de una forma asequible, organizada, digitalizada y simultánea, redundando finalmente en la mejora de la prestación del servicio al ciudadano

•

Evitar el riesgo de deterioro de la documentación original, preservándola a largo plazo, bien por su valor legal o probatorio, o bien por su valor histórico.

La cantidad y tipo de documentación susceptible de formar parte del sistema de gestión documental y que podría ser desde el punto de vista archivístico ordenada y digitalizada dependerá en cada caso del volumen, localización y estado de la documentación, el equipamiento material disponible y el grado en que el sistema de gestión documental esté organizado originariamente. Cada archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal deberá ser dotado con los medios personales, técnicos y materiales adecuados a su volumen y condiciones específicas, con vistas a garantizar el normal desempeño de las funciones y las tareas a él encomendadas por el sistema archivístico.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 38

En el proceso de implantación de un sistema de gestión del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Personal

Recursos materiales

Conservación y seguridad

Recursos para la digitalización

Normativa

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 39

A. Necesidades de personal: El archivo de los documentos es tarea exclusiva del personal administrativo (no del personal técnico) y dirigidos por el archivero del responsable del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal. El responsable del archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal será el interlocutor que mantenga las relaciones entre dicho archivo y el Archivo Central, de forma que la operativa del sistema archivístico se defina en forma altamente consensuada, al menos en el plano técnico, y se garantice un funcionamiento eficaz, fluido y coordinado del sistema en su conjunto. La dinámica de trabajo debe ser siguiendo unos mismos patrones, es decir, las labores deben estar normalizadas para que cada uno de los trabajadores proceda de la misma manera. Estos responsables deben velar por el cumplimiento de las normativas que rigen el archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal y deben de interrelacionarse con el archivero para que exista una dinámica colaboradora entre ambos. B. Recursos materiales: Hay que tener en cuenta varios factores: tipo de documento, frecuencia de uso y el volumen documental del archivo. Los materiales básicos con los que se ha de contar son: •

Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina para guardar los expedientes. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo. En cualquier caso, deberán ser eliminadas antes de enviar la documentación al Archivo.

•

Cajas de archivo definitivo. Se pueden encontrar en dos materiales: cartón y plástico, siendo preferibles las fabricadas en cartón de pH neutro para evitar la transmisión de acidez a la documentación. El problema es que estas cajas de pH neutro suelen ser muy caras y por eso se suelen utilizar las de cartón más baratas. En este caso es

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 40

importante tener en cuenta que deben ser fuertes y resistentes. Las de plástico son menos recomendables ya que no protegen igual la documentación que conservan en el interior, deteriorándose y produciendo malos olores. •

En cuanto a las estanterías o armarios, es preferible la utilización de estanterías metálicas a las de madera, ya que éstas últimas no soportan mucho peso, es un material combustible y favorece la proliferación de insectos.

C. Medidas de conservación y seguridad: Dentro del conjunto de normas que deben seguirse para el correcto sistema organizativo de un archivo de oficina hay que incluir aquellas que van destinadas a proteger a los documentos, a la información que contienen, y a facilitar su manejo al personal administrativo: 1. Se debe evitar el uso de elementos metálicos como grapas, chinchetas, clips, o sintéticos como gomas elásticas, post-it y cintas adhesivas. 2. Las cajas deben llenarse, pero sin forzarlas para su cierre. Tanto si están muy llenas como si están muy vacías la documentación puede sufrir daños. 3. Además los documentos contienen en sí mismos factores que alteran su composición, por eso es importante tomar una serie de medidas: 

Contra la luz: no situar los documentos al lado de las ventanas, o muy cercanos a tubos fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el documento.



Contra el polvo: utilizar siempre carpetillas y contenedores para los documentos.



Contra la humedad: no archivar documentación en zonas por donde pasen cañerías, paredes con humedades, etc.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 41



Contra los insectos y roedores: las cucarachas y los roedores son grandes amantes del papel, por ese motivo es necesario que las áreas de archivo sean desinsectadas y desratizadas al menos una vez al año.

D. Recursos para la digitalización: Sin eliminar radicalmente el documento en papel con el que se convivirá necesariamente a medio plazo, se propone, de manera paralela, digitalizar la documentación y usar el gestor de expedientes como gestor documental que centralice la información y contribuya a una mejor organización de la documentación. El escaneado de documentos ahorra espacio en el archivo, pero también conlleva ahorro en tiempo de trabajo, espacio y material. Para la digitalización del archivo se recomiendan los siguientes requisitos técnicos mínimos:

Requisitos técnicos Servidor

Equipo visor

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

Escáneres

P á g i n a | 42

1. Servidor de base de datos documental 1: Hardware: •

Procesador Intel Core 2 duo o AMD Athlon o superior (velocidades de 1 GHz o superior).

•

2 GB de memoria RAM o superior.

•

Tarjeta de red a 100Mbps, recomendable a 1Gbps si la infraestructura de red lo soporta.

•

Discos SATA o superior. Tamaño de 500GB 2. Muy recomendable que el sistema tenga posibilidad de redundancia y escalabilidad para dar cobertura a nuevos documentos.

•

Dispositivo de copia de seguridad (cintas magnéticas, disco duro, internet,…).

Software: •

Sistema operativo que soporte ser servidor de ficheros, FTP y Web.

•

Programa de base de datos (depende del software elegido).

•

Programa de gestión documental. En software libre están Alfresco, Nuxeo, Magnolia, Knowledge tree, OpenKM…

•

Programa de copia de seguridad: ejemplo Cobian Backup.

Los requisitos mínimos son indicados para poder dar cabida a ordenadores que se encuentren en período de amortización por lo que se ha utilizado las características de un equipo de hace unos 4 años. Dependiendo del volumen de información estos requisitos mínimos podrían variar requiriendo mayor potencia de procesador y memoria

1

2

Habría que hacer un estudio del tipo y cantidad de la información que se necesita guardar. Sería recomendable un almacenamiento conectado en red tipo SAN o, mejor aún, NAS.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 43

2. Equipo visor del gestor documental Hardware: •

Procesador Intel Pentium IV.

•

1 GB de memoria RAM o superior.

•

Tarjeta de red a 100Mbps, recomendable a 1Gbps si la infraestructura de red lo soporta.

Software: •

Navegador de internet.

•

Visualizador de archivos PDF.

•

Visualizador de planos (en caso que estos se guarden en formato original).

3. Escáneres Escáner de documentos de oficina: •

Tarjeta de red Ethernet 100 BaseT mínimo.

•

Velocidad de 30ppm mínimo en modo normal.

•

Unidad para escaneo a doble cara.

•

negro/color.

•

Formato de papel hasta A3 recomendado, mínimo A4.

•

Posibilidad de mandar los ficheros a través de la red por los siguientes protocolos FTP, SMB.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 44

•

300dpi mínimos de resolución.

•

Formatos de los archivos: PDF. Recomendable PDF comprimido.

Escáner de gran formato •

Tarjeta de red Ethernet 100 BaseT mínimo.

•

Velocidad de 2ppm mínimo en modo normal.

•

Unidad para escaneo a doble cara.

•

negro/color.

•

Formato de papel A0 recomendado, mínimo A1.

•

Posibilidad de mandar los ficheros a través de la red por los siguientes protocolos FTP, SMB.

•

300dpi mínimos de resolución.

•

Formatos de los archivos: PDF. Recomendable PDF comprimido.

E. Normativa: El archivo del gabinete técnico o servicio de urbanismo municipal debe de estar regulado por unas normas de régimen interno. Estas normas deben de ir destinadas al control de la documentación y a la protección del documento. Es fundamental no permitir la salida de documentos sin que antes se hayan realizado y rellenado las hojas de control respectivas: hojas de transferencia (al archivo municipal), préstamo, etc. Toda esta información será cotejada para comprobar que se corresponden con lo reseñado en dichos documentos. Con respecto a la protección del documento, hay que regular la forma para evitar el deterioro del documento para ello se realizarán fumigaciones (anuales o un par de ellas por año) y limpieza constante.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 45

En la estructura administrativa municipal, el Archivo ocupa un lugar principal, siendo el eje básico del funcionamiento de diferentes servicios administrativos, al ser el depositario de todos los expedientes y documentos que genera el Ayuntamiento. Debido a este motivo tiene una dinámica de funcionamiento complejo que necesariamente tiene que reglamentarse. El Reglamento del Archivo se dotará de unas normas de funcionamiento que lo hagan eficaz y eficiente, con el objetivo final de servir a la propia Administración y al conjunto de ciudadanos, llevando a la práctica el principio de transparencia. Este reglamento tiene como finalidad regularizar todo el flujo de documentos generados por la institución municipal, desde su creación en las oficinas administrativas, pasando por las transferencias al Archivo Municipal, hasta su descripción y servicio a los usuarios. Esta regularización lo hará más ágil y racional, garantizando la defensa y accesibilidad del patrimonio documental.

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 46

GUÍA DE GESTIÓN MUNICIPAL: LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

P á g i n a | 47

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.

Guía de gestión municipal: La organización de los archivos

Documento elaborado por: XCELLENCE OPPORTUNITIES S.L.