ID 1.1

COSTOS ABC

C1

C2 C3 C4 C5 C6 C7 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11

1.2. C0NTABILIDAD ID CT1

CT2

CT3

CT4

CT5

CT6

CT7 CT8

CT9

CT10

CT11 CT12 CT13

CT14

CT15

CT16 CT17

CT18

CT19 CT20 CT21 CT22

CT23

CT24

CT25

CT26 CT27

CT28

CT29

CT30

CT31

CT32 CT33 CT34

CT35 CT36 CT37 CT38 CT39

CT40

CT41

CT42 CT43 CT44 CT45 CT46 CT47 CT48 CT49 CT50 CT51 CT52 CT53 CT54

CT55

CT56 CT57 CT58

CT59

CT60 CT61

CT62

CT63

CT64

CT65 CT66 CT67

CT68

CT69 CT70 CT71

CT72

CT73 CT74 CT75

CT76 CT77 CT78 CT79

CT80

1.3. PRESUPUESTO ID P1

P2 P3 P4 P5 P6

P7 P8 P9

P10 P11 P12

P13 P14

P15

P16

P17

P18

P19

P20

P21 P22

P23

P24 P25 P26 P27

P28

P29 P30 P31 P32 P33 P34 P35 P36 P37 P38

P39

P40 P41 P42 P43 P44 P45 P46 P47 P48

P49

P50 P51

P52

P53

P54 P55 P56

P57

P58

P59 P60 P61 P62 P63 P64 P65

P66 P67

1.4. ID

TESORERÍA

T1 T2

T3

T4

T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12

T13

T14

T15

T16

T17

T18

T19

T20

T21

T22

T23

T24

T25

T26

T27

T28

T29

T30

T31 T32

T33

T34 T35 T36 T37 T38 T39

T40

T41 T42 T43 T44 T45 T46 T47 T48 T49 T50

T51

T52

T53 T54 T55 T56 T57 T58 T59 T60 T61 T62 T63 T64 T65 T66

T67

T68 T69

T70 T71 T72

T73

T74

T75

T76 T77 T78 T79

T80 T81 T82 T83 T84 T85 T86 T87 T88 T89 T90

T91 T92 T93 T94 T95 T96 T97 T98 T99 T100

T101

T102

T103 T104

T105

T106 T107

1.5. ID N1

N2

N3 N4 N5

NÓMINA

N6

N7

N8

N9

N10

N11 N12 N13

N14

N15

N16

N17

N18

N19

N20

N21

N22

N23

N24

N25

N33

1.6. ID F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9

FACTURACIÓN

F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 F17

1.7. INVENTARIOS Y ALMACÉN ID AL1 AL2 AL3 AL4 AL5 AL6 AL7 AL8 AL9 AL10 AL11 AL12 AL13 AL14 AL15 AL16 AL17

AL18

AL19

AL20

AI21

AI22 AI23

AI24

AI25 AI26 AI27 AI28 AI29 AI30 AI31 AI32 AI33 AI34 AI35 AI36 AI37 AI38 AI39 AI40 AI41 AI42 AI43

AI44

AI45 AI46

AI47

AI48

AI49

AI50 AI51

AI52

AI53 AI54 AI55 AI56

1.8. GESTIÓN HUMANA ID GH1 GH2 GH3 GH4 GH5

GH6 GH7 GH8 GH9 GH10 GH11 GH12

1.9. ID CC1 CC2 CC3 CC4

CC5

CC6 CC7 CC8

CC9 CC10 CC11 CC12

CC13

CC14 CC15 CC16

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

CC17

CC18

CC19

CC20

CC21 CC22 CC23

CC24

CC25 CC26

CC27

CC28

CC29 CC30 CC31 CC32 CC33

CC34

CC35

CC36

CC37

CC38 CC39 CC40

CC41 CC42 CC43 CC45 CC46

CC47

CC48

CC49

CC50

CC51 CC52

CC53 CC54 CC55 CC56

CC57

CC58

CC59

CC60

CC61 CC62 CC63 CC64 CC65 CC66 CC67 CC68 CC69 CC70

CC71 CC72 CC73 CC74 CC75 CC76 CC77 CC78 CC79 CC80

CC81

CC82 CC83 CC84 CC85 CC86

CC87

CC88 CC89

CC90

CC91

CC92 CC93 CC94 CC95 CC96 CC97

CC98

CC99

CC100 CC101 CC102 1.10. ID AF1

AF2

AF3 AF4 AF5

ACTIVOS FIJOS

AF6

AF7

AF8

AF9 AF10 AF11 AF12 AF13

AF14

AF15

AF16

AF17 AF18 AF19 AF20

AF21

AF22 AF23

AF24 AF25 AF26 AF27 AF28 AF29 AF30

1.11. ID S1 S2 S3

S4

S5 S6

S7

S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15

GERENCIALES, SEGURIDAD Y MIGRACIÓ

S16 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9

M10

G1

G2

G3 G4 G5 G6

G7

G8 G9 G10 G11 G12

G13 G14 G15 G16

G17 G18 G19

G20

G21 G22 G23 G24 G25

G26 G27 G28 G29 G30 G31 G32 G33 G34 G35 G36 G37

G38 G39 G40 G41 G42 G43 G44 G45 G46 G47 G48 G49

G50

G51

G52

G53 G54 G55 G56 G57 G58 G59

G60

G61

G62

G63

G64

Nota de Aceptación:

FIRMA REPRSENTANTE LEGAL:_________________________________________

NOMBRE REPRSENTANTE LEGAL:______________________________________

CUMPLIMIENTO DE FUNCIONALIDADES

REQUISITO 1.1

COSTOS ABC

Permitir crear ordenes de servicio, es decir cada evento realizado reciba un código con el cual pueda acumular todos los costos por unidad de negocio, por recinto (ya sea exposiciones o convenciones) por centro de costos u objeto de costos, por convenio, por evento y por cliente. Permitir crear unidades de negocio y centros de costos Debe permitir ingresar las bases de distribución (drivers) para la asignación de gastos y costos Permitir la descarga de información en Excel El sistema debe tener un módulo de costeo ABC integrado al ERP El sistema debe permitir la parametrización de líneas bases de costeo. Ejemplo: horas hombre trabajadas. El sistema debe permitir la parametrización de los procesos generales de Plaza Mayor y las correspondientes actividades. El sistema debe permitir seleccionar dentro de una proceso las actividades que aplican para un recurso específico El sistema debe permitir la simulación y el análisis de rentabilidad por centro de costos, producto, servicio, convenio, evento y/o unidades de negocio para la toma de decisiones. El sistema debe permitir el análisis de productividad por persona, actividad, centro de costos y proceso. El sistema debe tener la posibilidad de realizar evaluaciones de costos marginales, lo cual permitirá determinar la tarifa mínima aceptable. El sistema debe distinguir la diferencia entre los costos fijos y variables con el fin de permitir análisis de márgenes de contribución y evaluaciones de puntos de equilibrio de los diferentes productos o servicios del portafolio. El sistema debe permitir la definición de diferentes objetos de costo. El sistema debe permitir el cambio cadenas de valor, cargas de trabajo, clase de servicios prestados, objetos e inductores de costos de manera eficiente. El sistema debe permitir el ingreso de tiempos a cada funcionario

1.2. C0NTABILIDAD REQUISITO Cuando la factura se genere en diferentes monedas, el sistema debe permitir generar un reporte de cuentas por pagar por proveedor que muestre el valor de la factura en la moneda generada (Dólares) y una columna que muestre el valor en la moneda local (pesos Colombianos) y la tasa de cambio. Debe permitir administración de centros de costos de estructuras variables y con validación de las cuentas a las cuales puede pertenecer; además debe contar con la respectiva hoja de vida por centro de costos. Debe permitir el almacenamiento histórico de los hechos económicos y financieros de la entidad mediante la recopilación y clasificación de la información, el registro ordenado y cronológico de las transacciones contables y financieras que lo afectan, permitiendo la preparación de los informes que consolidan la información.

Debe permitir la creación de elementos para la causación automática, es decir debe poseer algún medio que permita ligar a un hecho económico una secuencia de transacciones contables previamente definidas incluyendo impuestos y retenciones, los cuales deben ser generados automáticamente teniendo en cuenta las propiedades del tercero (auto-retenedor, gran contribuyente, régimen común, régimen simplificado, etc.) Adicionalmente debe permitir que a cada hecho económico definido se le pueda configurar una distribución por centro de costos de forma porcentual. Esto debe ser configurado por modulo y debe validar que solo los usuarios de módulos autorizados lo utilicen. Debe permitir la realización de cambio de nombre de las cuentas contables, manteniendo el histórico de dichos nombres de forma que si se generan reportes sobre el movimiento de fechas anteriores al cambio se refleje el nombre que tuvo en el pasado Debe poseer la forma de crear las cuentas cero para posteriormente ligarlas a uno o varios rubros presupuéstales y la respectiva acción de afectación (Disponibilidad, Compromiso, Obligación, Adición, Reducción, Traslado, etc.), una vez se cree este vínculo el sistema debe automáticamente realizar todas las afectaciones correspondientes según los movimientos sobre el respectivo rubro en el Módulo presupuestal. Efectuar cálculos de retenciones de impuestos nacionales, generar automáticamente los registros contables respectivos. El Registro de los terceros debe contar con el manejo de la información básica, pero, precisa de cada uno de ellos, de acuerdo a las Normas Tributarias, Contables y Presupuéstales que rigen la actividad de la Entidad, además de permitir realizar consultas por NIT o CEDULA. El sistema al generar el Bloqueo de Meses en Contabilidad no debe permitir el ingreso de comprobantes contables en Línea, tampoco debe permitir la reversión de documentos ya contabilizados ni la modificación de los mismos. El sistema debe contar con un generador de reportes contables, fácil de usar, con el cual los usuarios de contabilidad puedan diseñar reportes de saldos propios de la compañía, definiendo mediante parametrización las cuentas, los centros de costos, los proyectos y áreas de negocio que deben ser utilizadas. El sistema debe permitir la generación de Declaraciones, de acuerdo a la parametrización de los renglones que se deben calcular en la declaración. El sistema debe administrar cuentas contables de manera jerárquica, permitiendo definir diferentes jerarquías de asociación de cuentas contables El sistema debe conservar información histórica del movimiento de todas las cuentas. El sistema debe contar con amortizaciones de diferidos de forma automática (En realización de movimiento de adquisición del bien o servicio), relacionando los datos que requiera de acuerdo a la definición de las cuentas comprometidas en la amortización, el tipo de Diferido y el registro del tiempo de amortización. Posibilidad de definir si toma la amortización proporcional de acuerdo a la fecha del diferido ó si genera cuotas iguales todos los meses. El sistema debe contar con causación automática de depreciaciones, interface con el módulo de activos fijos – inventarios – almacén de manera que, en activos fijos se realice cálculo individual de la depreciación, de acuerdo al tipo de activo y su vida útil, generando el respectivo comprobante contable por centro de costos. Permitiendo parametrización de las cuentas por las cuales se realiza la depreciación. El sistema debe contar con el proceso automático para el cambio de una cuenta que no manejaba tercero para que lo maneje, enviando el saldo de la cuenta al tercero definido en el proceso. El sistema debe contar con la generación de estados financieros por centros de costos, auxiliares, cuentas, subcuentas, es decir a todo nivel. A partir de los Estados Financieros a todo nivel debe permitir graficarlos e imprimirlos y generar documentos y permitir almacenarlos El sistema debe contar con un estructura arborea del plan contable no inferior a diez (10) niveles de clasificación y campos para los atributos de las cuentas (tipo de auxiliar, maneja centros de costos, Clasificación tributaria, tipo de cuenta: títulos y movimiento, estado de cuenta: activa e inactiva, manejo de terceros), permitir definir para cada cuenta, mediante parametrización los datos que esta requiere para movimiento a través de ella, posibilidad de determinar si el campo es ó no obligatorio. Campo que permita definir si la cuenta es de activo, pasivo, costo o gasto.

El sistema debe en forma automática cancelar al final de cada vigencia el detalle de las retenciones por tercero contra la misma cuenta pero a otro tercero global (DIAN) en la que solo debe quedar el saldo a pagar causado en la vigencia inmediatamente anterior. El sistema debe generar a solicitud del operador los libros oficiales de contabilidad. El sistema debe generar informes de registros de libro diario con terceros, documentos, centros de costos por rango de fechas. El sistema debe generar reportes de las cuentas de retención, detallando tercero, tipo de documento, fecha, consecutivo y valor. El sistema debe manejar la figura de Centros de costos, Unidades de Negocio, Proyectos. Manejo de estructura jerárquica con la posibilidad de determinar si el centro de costos tiene movimiento ó no para cada nivel, permitir definición de los rangos de cuentas que tienen afectación para el centro de costos, el proyecto, ó el área de negocios. La relación entre las estructuras y la cuenta debe ser validada para todos los movimientos contables, es decir, no permita movimiento para una cuenta determinada para la cual el centro de costos no está definido. Permitiendo la generación de Estados Financieros por cada uno de los árboles. El sistema debe permitir adjuntar soportes. El sistema debe permitir crear los tipos o conceptos de retención y descuentos, entre los que se encuentran retención en la fuente, retención de industria y comercio, timbre, rete-IVA, sobretasa al deporte, o por cualquier nuevo impuesto o descuento que se requiera; especificando descripción de concepto, base, porcentaje, cuenta contable a afectar. El cálculo de los impuestos debe ser automático, permitiendo cambiar la base del impuesto si se requiere dependiendo de la configuración de impuestos relacionada al proveedor. El sistema debe permitir definir el porcentaje de Impuestos por Vigencia. El sistema debe permitir definir mediante parametrización los conceptos de facturación a capturar, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto para el proceso de captura de facturación. El sistema debe permitir definir mediante parametrización para cada tipo de comprobante contable el ciclo de numeración, es decir, para qué periodos aplica la misma numeración del comprobante. El sistema debe permitir duplicar comprobantes (retomar los datos de un comprobante ya generado), determinando el número del comprobante contable a duplicar y asignación de consecutivo de comprobante en el mes correspondiente. Dicha duplicación debe generar el movimiento correspondiente, incluso debe permitir que el movimiento de la copia se pueda modificar con respecto a lo consignado en el documento origen. El sistema debe permitir el manejo de manera simultánea de dos vigencias contables cada una con su propio PUC, de manera que el proceso de cierre de vigencia no afecte la normal operación de la entidad, de manera particular cuando por norma se dan cambios significativos en el las cuentas del PUC vigentes. El sistema debe permitir el manejo mínimo de dos tipos de moneda (Pesos Colombianos y Dólares americanos), con conversión automática de dichos valores (solo requerir registro de uno de estos valores por movimiento). El manejo de segunda moneda consiste en la posibilidad de especificar para determinadas cuentas de contabilidad si se desea hacer consulta del saldo de la misma en la segunda moneda, para las cuentas que así se especifique se deberá poder realizar consulta de saldos y movimientos, así como la generación de reportes en segunda moneda. El sistema debe permitir el proceso simultaneo de varios períodos consecutivos (meses) del año vigente, exceptuando los periodos ya cerrados definitivamente. El sistema debe permitir generación de informes con todo el movimiento por un concepto o tipo de documento en un rango de fechas. El sistema debe permitir generar reporte de relación de facturas filtrando la información por Tipo de Factura, Proveedor, fechas, estado de la factura, y clase (Notas debito, Notas crédito, Facturas, Anticipos ó Todos)

El sistema debe permitir la actualización automática de saldos, para cada movimiento debe afectar los saldos de las respectivas cuentas por donde se realizo el movimiento, este requerimiento aplica también para los movimientos realizados en los módulos de almacén y tesorería que afectan contabilidad (en línea con almacén y tesorería). El sistema debe permitir la administración financiera de proyectos El sistema debe permitir la consulta de comprobantes contables, de acuerdo a rangos de fechas, número o rangos de comprobantes, centro de costos o rango de centro de costos, cuenta o rangos de cuentas, y las combinaciones posibles de estos parámetros. El sistema debe permitir la consulta de documentos adjuntos en línea. El sistema debe permitir la consulta Drill Down de los saldos contables en un mes determinado. Revisar el saldo de la cuenta Mayor y hacer Drill Down hasta llegar a la transacción que origino el saldo respectivo. El sistema debe permitir la creación de cantidad ilimitada de Conceptos y Tipos de Documentos asociados con manejo automático de consecutivos por cada uno. (Ej. Concepto: CxP, Tipo: Factura, Cuenta de Cobro, Legalización de avances, etc.). El sistema debe permitir la creación de fórmulas de liquidación de impuestos, permitiendo la selección del tipo de clasificación tributaria (para la que aplicaría según el tercero), asociando los diferentes conceptos de retención definidos (Con base y porcentaje) para retención en la fuente, para retención de IVA, para cálculo del IVA, para retención por ICA; permitir definir para el asiento del IVA, si se contabiliza o no y si se liquida o no (combinaciones de estas dos variables). El sistema debe permitir la Exportación e Importación de Movimientos contables. El sistema debe permitir la generación automática de los medios Magnéticos solicitados por la DIAN para su transmisión y según lo establecido por la norma. El sistema debe permitir la generación de Índices financieros, como índices de rentabilidad, liquidez, entre otros. El sistema debe permitir la generación de informes de Estados Financieros de diferentes tipos según se halla definido en el generador de reportes. El sistema debe permitir la generación de Notas Debito ó Crédito para el ajuste de saldos de los proveedores. Generación del Cruce Manual ó automático de la nota contra la cuenta por pagar para la reducción automática de su saldo. El sistema debe permitir la generación de reporte de retención en la fuente por cuenta, tercero y por fecha. El sistema debe permitir la homologación de las cuentas del PUC en tres diferentes árboles homologados con base a los cuales se puedan generar los saldos contables a través de auxiliares, balances y estados de resultados Homologados. El sistema debe permitir la importación de cuentas por pagar ó facturas proveedor. El sistema debe permitir la numeración de páginas de libros oficiales, continuando la numeración a partir del número de la última página del libro anterior. Permitir mediante parametrización definir el número de página con el que debe continuar. El sistema debe permitir la parametrización de condiciones comerciales, definiendo número de cuotas, días de pago, porcentaje de pago, intereses corrientes e intereses de mora. El sistema debe permitir manejar códigos de transacciones de forma confiable y con un rango amplio de registro para evitar la repetición o duplicación de códigos. El sistema debe permitir modificación de los comprobantes contables antes de generarlos, los datos a modificar con tercero, centro de costos y valor, además que permita insertar y borrar registros al comprobante. El sistema debe permitir modificar las bases y porcentajes de liquidación de los conceptos de retención según disposiciones legales y normativas. El Sistema debe permitir que la estructura del plan de cuentas de la empresa sea flexible, de manera que permita la creación de cuentas auxiliares cuando se requiera; y debe contar con el proceso para el cambio de una cuenta auxiliar a mayor de tal forma que pueda crearle cuentas auxiliares.

El sistema debe permitir realizar informes gerenciales. El sistema debe permitir realizar informes operaciones reciprocas (Contaduría), catalogo trimestral CHIP, Control Interno, Presupuesto, Boletín de Deudores Morosos del Estado. El sistema debe poder definir mediante parametrización de los módulos, si las transacciones y procesos generan ó no la contabilización en Línea. El sistema debe poseer forma de registrar los días no laborables incluyendo festivos para una vigencia de forma que pueda controlar plazos de recepción de documentos a proveedores, contratistas y terceros en general con el fin de tener control sobre los procesos de cierre de contabilidad. El sistema debe poseer la funcionalidad para realizar traslados de una cuenta a otra arrastrando con ello todos los saldos de las cuentas hijas incluyendo saldos por centro de costos y terceros. El sistema debe proveer formas de anular documentos contables realizando de forma automática las respectivas contra-transacciones y afectando los respectivos saldos. El sistema debe realizar el cierre automático de cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centro de costos. Permitir mediante parametrización definir diferentes niveles de cierre, de manera que permita elaborar cierres preliminares con efectos de comprobación, en los que se ejecuta todos los procesos y genera reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación, adicionalmente debe poseer proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables. El sistema debe soportar que a una transacción se le puedan asociar múltiples centros de costos. El sistema debe tener Interface con el sistema de nómina, parametrizando las cuentas contables que afectan el pago de nómina y los pagos de terceros de gestión humana. Dicha interface debe ser implementada a través de lectura de tabla temporal generada por el sistema de gestión humana. La interface debe garantizar la afectación en contabilidad de los valores causados por conceptos de pago de nómina y otros generados por el sistema de nómina y gestión humana. El sistema debe validar de forma automática el dígito de verificación en la creación de Nit’s. El sistema debe validar transacciones en línea (débitos=créditos) El sistema no debe permitir la modificación de registros contables generados por un modulo diferente al contable, es decir, no debe permitir modificar los registros contables en línea, las correcciones deben generarse en el módulo que origino el documento contable. En la generación de la factura proveedor por los tipos de movimiento que requieren el número de documento origen (Orden de compra ó entrada de inventarios), el sistema debe mostrar una pantalla emergente que permita búsqueda por tipo de documento de los que están pendientes por generación de factura, permitiendo la selección de uno de ellos y cargando automáticamente la fecha de emisión del documento, centro de costos, objeto del documento, Productos, valor del documento, saldo por pagar del documento. Este módulo debe permitir la descentralización del manejo contable, mediante la integración de la información desde el módulo de origen, evitando los re-procesos en el manejo de la información y permitiendo el manejo de esquemas de actualización y consulta en línea para una mayor eficiencia y eficacia en los procesos contables. Generación de certificados de retención por fecha, tercero o masivamente a todos los terceros. Informes que permitan conciliar los distintos módulos con contabilidad La creación y administración de las cuentas contables (PUC), tal como lo establece la normatividad vigente para las entidades públicas, con manejo de centros de costos y parametrizable de acuerdo a la necesidad de la Entidad y con manejo de hoja de vida para las cuentas. El sistema debe permitir la homologación de cuentas ante los posibles cambios en el Plan General de Contabilidad Pública. Manejo parametrizable de las cuentas de orden. Para el caso del ICA El sistema debe permitir parametrizar los porcentajes por municipios y actividad económica para su cálculo automático. Permitir que el movimiento contable sea cargado a nivel de documento fuente.

Poseer un Módulo para la importación de movimientos generados en otros sistemas de información, mediante archivos planos. Proporcionar la realización de cierres de fin de año de forma automática, según la configuración del Plan Único de Cuentas (PUC). Realizar de forma automática según configuración previa las provisiones diferentes a las de nomina que se requieran. Realizar en línea la causación de todos los asientos generados en los demás procesos y de forma automática debe afectar los respectivos saldos. Otros Informes o reportes contables: Proveer los diferentes informes necesarios para el análisis contable y financiero de las diferentes cuentas que conforman el sistema contable, entre ellos: Libro Diario (Debe permitir generar el libro diario por cuenta, período, movimientos débitos y créditos agrupados por cuenta, categoría de comprobante y debidamente numerada por el sistema)., Libro Mayor (Debe permitir generar el libro mayor por saldos iniciales, total débitos y créditos y saldos finales, por cuenta, categoría de comprobante y debidamente numerada por el sistema)., Libro de Inventario y Balances (Por cada cuenta, período, saldo final y debidamente numerada por el sistema)., Balance de comprobación, Balance de comprobación por cuenta, terceros y centros de costos, Libro auxiliar (por tercero, cuenta, tipo de documento, número de cheque, centros de costos, saldo inicial, movimientos débitos y créditos y saldo final, concepto), Listados de movimiento contable por tipo de documento, Listado de saldos de cuentas, terceros, centros de costos, Listado de saldos de cuentas y terceros, Listado de saldo de cuentas, Listado de diferidos (por cada cuenta, tercero, documento, saldo inicial, amortización y saldo final), Ajustes por inflación, Hoja de vida de plan de cuentas, Estado de flujo de fondos, Estado de flujo de efectivo, Balances comparativos de diferentes períodos, Listado de documentos anulados, Listado de Retenciones en la fuente por tercero, relacionando el valor y el valor base de retención, Listado de Retención de industria y comercio por tercero, relacionando el valor y el valor base de retención, Certificado de retención en la fuente, IVA y retención de industria comercio. , Informe de medios magnéticos (debe permitir la generación de los valores detallados o acumulados compuestos de montos bases y/o retenciones a nivel de terceros para ser reportados en medios magnéticos). Reportes para entes de control como Contralorías, DIAN, Contaduría General de la Nación, de conformidad con los exigido por estas Entidades.

1.3. PRESUPUESTO REQUISITO El sistema permite afectar por cada uno de los movimientos presupuestales por rubro las respectivas cuentas cero débito y crédito que deben afectar de forma automática cada que se realice un movimiento sobre el rubro o al momento del cierre mensual (carga, disponibilidad, compromiso, ordenación, adición, reducción, traslado, aplazamientos y vigencias futuras). El sistema debe generar afectación de presupuesto de Forma automática, validando las partidas presupuestales disponibles de la vigencia Mes a Mes. El sistema debe permitir agrupar rubros presupuestales en varios tipos de cuentas (Gastos, Ingreso, inversión, etc.) El sistema permite agrupar varios compromisos de un mismo tercero para la ordenación. El sistema debe permitir alineamiento presupuesto según normatividad vigente El sistema permite el almacenamiento de todas las vigencias que se hayan ejecutado utilizando el sistema, es decir, en cualquier momento los funcionarios de la entidad pueden consultar o generar reportes de una vigencia anterior, sin importar los cambios que se hayan presentado en la estructura del rubro. El sistema debe apropiar de manera automática las reservas en los cambios de vigencia con base a los compromisos que quedaron con saldo de la vigencia anterior. El sistema debe permitir autorizar Rubros de presupuesto a los usuarios del sistema, de tal forma que el usuario solo pueda trabajar los rubros que tenga autorizados. El sistema permite el bloqueo de usuarios desde la unidad o dependencia encargada del control presupuestal o quien la administración determine.

El sistema permite de forma automática la carga del presupuesto anual aprobado con creación automática de los respectivos rubros. El sistema permite congelar parte del saldo de uno o varios rubros de forma temporal y sobre parte del rubro permitiendo la generación de movimientos sobre el saldo no congelado. El sistema debe permitir consulta de Históricos (Ejecución Presupuesto y estructura presupuestal) El sistema debe permitir la consulta o impresión de listados de movimiento, en los que se presenten todos los movimientos que tenga un rubro en un rango de fechas por disponibilidades, compromisos, ordenaciones, traslados, adiciones y cancelaciones en disponibilidades y compromisos. El sistema debe contar con interacción entre los módulos que integran el sistema financiero. Control de usuarios mediante la asignación de permisos sobre los rubros, permitiendo la asignación de permisos a los diferentes usuarios para consultar, adicionar, reducir, trasladar, crear y/o modificar documentos que afecten cada rubro en forma particular con la existencia o no de aprobador. El sistema debe mostrar y permitir trabajar a cada usuario únicamente aquellos rubros previamente matriculados y según los accesos definidos por los administradores del presupuesto; esto debe ser controlado por unidad ejecutora, de forma que un usuario pueda generar disponibilidades en diferentes unidades con control por unidad ejecutora. El sistema debe permitir el control permanente del presupuesto (apropiaciones vs. Certificados de disponibilidad presupuestal; certificados de disponibilidad presupuestal vs. Compromisos, compromisos vs. Obligaciones; obligaciones vs. Pagos efectivos). Controla cada uno de los movimientos referentes a las Adicciones, reducciones, Traslados y saldos presupuestales de cada rubro o código presupuestal y el almacenamiento de los respectivos decretos. Los movimientos de ingresos tienen control e informes tanto de causación como de caja. El sistema controla la existencia de saldo en todos y cada uno de las disponibilidades para la elaboración de compromisos de los rubros para la aprobación de disponibilidades. Controla cada una de las actividades posibles sobre los compromisos, las o disponibilidades, como son la elaboración (asignando automáticamente su respectivo numero), Anulación, cancelación parcial por rubro, movimiento y saldo de las mismas, reintegrando en los casos que se requieran los valores correspondientes al saldo de la disponibilidad o del rubro, Igualmente el sistema tiene implementados esquemas de aprobación de compromisos o de disponibilidades por usuario y por monto del documento. El proceso de aprobación es en forma electrónica (flujo electrónico de documentos). La disponibilidad puede ser armada aun sin contar con los saldos requeridos en los rubros, pero controla la existencia de dichos saldos para su aprobación. Un compromiso puede ser conformado de una o varias disponibilidades de una o varias unidades ejecutoras. Una disponibilidad puede ser conformada de uno o varios rubros de una o varias unidades ejecutoras. Controlar las autorizaciones de ordenación del gasto, definidas por la entidad a nivel de monto y rubro. El sistema permite la creación de los diferentes tipos de documentos (actas por cruce de cuentas, orden de servicio orden de compra, contratos de construcción, contratos de prestación de servicios, servicios públicos, etc.) utilizados para la elaboración de compromisos, estos tipos de documentos se les puede igualmente asignar una ruta electrónica que determinara las estaciones requeridas para la aprobación del mismo, estos tipos de documentos igualmente permiten asignación de montos máximos y mínimos a comprometer si así lo determinan las políticas de la administración. El sistema debe permitir definir una estructura de Rubros presupuestales, de acuerdo con las necesidades de la compañía, principalmente de las Normas Presupuestales. El sistema debe contemplar y generar el informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos. Contienen información consolidada del presupuesto de ingresos para la vigencia fiscal e ingresos clasificados por rubro.

El sistema debe enviar alertas vía e-mail a los funcionarios aprobadores cuando el usuario lo requiera para avisar a estos la existencia de un proceso de elaboración de disponibilidad o de compromiso suspendido a la espera de dicha aprobación. El sistema permite establecer por cada disponibilidad uno o varios centros de costos que afectan el proceso y de forma automática afectan los documentos que se surjan de dicha disponibilidad (compromiso, Anticipo, Orden de pago, Egresos, Causación Contable, Etc.). El sistema debe permitir exportar informes a Excel El sistema debe permitir la generación automática o manual de cuentas por pagar presupuestales de una vigencia a otra, tomando los saldos de las Obligaciones presupuestales. El sistema debe permitir la generación automática o manual de Reservas presupuestales de una vigencia a otra, tomando los saldos de los compromisos presupuestales. El sistema debe permitir la generación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) de forma automática o manual, utilizando como base las solicitudes de CDP aprobadas. Validación de la disponibilidad presupuestal de forma automática por rubro presupuestal definido en el documento. El sistema permite la generación de cierres de forma automática mediante construcción de reservas o reincorporación de los saldos en compromisos seleccionados al presupuesto del año siguiente. El sistema debe permitir la generación de libros presupuestales de Ingresos y de gastos. El sistema debe permitir la generación de los movimientos Contables de Apropiación Inicial y Movimientos, previa parametrización en forma automática. El sistema permite la generación de notas para la corrección de errores en la ejecución de ingreso. El sistema debe permitir la generación de reporte de CDPs activos. El sistema debe permitir la generación de reportes con la ejecución de cuentas por pagar. El sistema debe permitir generar Adiciones a Certificados de Disponibilidad Presupuestal. El sistema debe permitir generar Adiciones o Reducciones al presupuesto Disponible. El sistema debe permitir generar Causación de Presupuesto de Ingreso. El sistema debe permitir generar el detalle de los documentos causados, bienes recibidos por compromiso y dependencia en un rango de fechas. El sistema debe contemplar y generar el informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos. Contiene información consolidada del presupuesto de ley aprobado (Apropiación), certificados de disponibilidad, registros presupuestales, obligaciones y pagos por rubro presupuestal generados en un mes de proceso. El sistema debe permitir generar la aprobación del presupuesto solicitado, que se convertirá en el presupuesto Disponible. El sistema debe permitir generar la liberación de saldos de documentos al documento base. Al generar la liberación del saldo de un CDP se deberá incrementar el saldo de la disponibilidad presupuestal del rubro. El sistema debe permitir Generar modificaciones a la fecha de vigencia de los certificados de Disponibilidad. Se puede modificar la fecha de vencimiento, más no la fecha de expedición. El sistema debe permitir generar modificaciones al plan de pagos definido en el compromiso presupuestal. El sistema debe permitir generar Reintegros presupuestales, y que el usuario puede definir los documentos a liberar (pago, obligación, compromiso, CDP). El sistema debe permitir generar Reportes Auxiliares por rubro Presupuestal. El sistema debe generar reportes para los diferentes entes de control como CGR - Chip y Contraloría anuales y trimestrales El sistema debe permitir generar reversión de documentos presupuestales siempre y cuando el documento a reversar no se encuentre relacionado en otro documento presupuestal. El sistema debe permitir hacer consultas por rubro presupuestal, nombre y código

El sistema debe poseer herramientas que permitan anexar a un compromiso o una disponibilidad documentos de soporte escaneados, o provenientes de herramientas como editores de texto u hojas electrónicas, tales como aprobaciones con firmas, solicitudes, pólizas, propuestas, documentos de sustentación del proyecto, etc. El sistema debe permitir importar movimientos presupuestales (comenzando siempre con el CDP) a través de Archivos planos. El sistema debe permitir a través de parametrización incluir la información requerida para generar reportes acorde con lineamientos institucionales, por Ej. Resolución de ordenadores de Gasto, etc. El sistema permite llevar control al movimiento de las disponibilidades o de los compromisos de forma fácil mediante consultas o reportes, de acuerdo a los criterios previamente establecidos por la administración para tal fin. El sistema permite controlar el manejo de rubros por usuarios y unidad ejecutora, de forma que un usuario no pueda generar disponibilidades sobre rubros que no hayan sido asignados, esto debe ser controlado por unidad ejecutora, de forma que un usuario pueda generar disponibilidades en diferentes unidades con controles sobre rubros para cada una de las unidades ejecutoras. El sistema debe permitir el manejo de vigencias futuras en las cuales se registre el número de vigencias que estarán comprometidas en el proyecto y los valores a comprometer. El sistema permite el manejo en base de datos de las imágenes escaneadas de las facturas de los proveedores en el proceso de recepción igualmente permitir su posterior consulta. El sistema debe permitir el manejo en las transacciones del tipo de documento soporte y el número de documento soporte que autorizan la generación de la transacción. Incluir la información relacionada con el número de contrato, número de resolución, etc. El sistema permite en forma electrónica la solicitud de adicciones, reducciones o traslados rubros presupuestales, desde cualquier unidad ejecutora, dicho proceso será sometido a un proceso de aprobación y podrá ser aprobada o rechazada por los encargados de la administración del presupuesto. El sistema permite las respectivas des-afectaciones en cada una de las fases del proceso financiero desde la anulación del cheque hasta la anulación de la disponibilidad dejando todos los saldos de presupuesto, contabilidad y tesorería en su estado original al momento de iniciar el proceso de ejecución del proceso financiero. El sistema debe permitir al usuario administrador la creación e inactivación de rubros presupuestales. El sistema debe permitir definir el Plan de Pagos en el compromiso presupuestal. El sistema debe permitir definir los niveles y dígitos por nivel por cada Tipo de rubro que se esté manejando. El sistema debe permitir definir mediante parametrización los consecutivos automáticos que se utilizaran en las transacciones presupuestales. El sistema debe permitir en los procesos de cambio de vigencia el manejar de manera simultánea dos presupuestos (Que pueden tener estructuras diferentes), el que está en proceso de cierre y el nuevo presupuesto de manera que no perjudique la normal operación de la Entidad. El sistema debe permitir la definición de más de una unidad ejecutora. Se puede abrir por Procesos. El sistema permite la realización de pagos a terceros distintos a la persona natural o jurídica a quien se realizo la ordenación, particularmente para manejo de uniones temporales, consorcios, embargos, etc. Reportes detallados sobre ejecución por rubro asignados a un usuario y dependencia, con su respectivo porcentaje de ejecución, y acumulación por los diferentes niveles del código presupuestal. El sistema debe permitir la validación y aprobación del anteproyecto de presupuesto

1.4. REQUISITO

TESORERÍA

El sistema debe permitir proyectar el flujo de caja de tesorería El sistema debe permitir definir mediante parametrización por entidad bancaria, los correspondientes códigos de los documentos de movimiento bancario y relacionarlos con los documentos de ingreso y egreso registrados en el sistema. El sistema debe permitir inactivación de las cuentas registrando la fecha de inactivación, debe tener control de los saldos de las cuentas a inactivar restringiendo la inactivación para perfiles determinados de usuario, y con mensajes de advertencia para cuentas que tengan saldos mayores que cero. El sistema debe permitir manejar saldos de cuentas bancarias en pesos y en otras monedas, de acuerdo a lo definido en la creación de la cuenta, los movimientos efectuados para esta cuenta deben afectar el saldo en la segunda moneda. El sistema debe contar con opción de captura de archivo de consignaciones registradas en el banco por medio de archivo plano, relacionando fecha y cuenta bancaria, fecha de pago, valor individual de la consignación y concepto. El sistema debe permitir el manejo de Cajas menores determinado Monto de la caja, topes de cuantía y responsable El sistema debe permitir el registro de movimientos de caja menor parciales definiendo la forma de en la que se entrega el dinero (cheque, efectivo o mixta), el tercero al que se le entrega, y la distribución por centro de costos, proyectos, área de negocio y sucursal. El sistema debe permitir generar recaudos Directos que permitan registrar los ingresos que se generan cuando no existe una cuenta por cobrar en el sistema. El sistema debe permitir la impresión de Cheques en Lote. El sistema debe permitir interfaz con presupuesto y supervisor o interventor de cada contrato. El sistema debe permitir la generación orden de pago, boletines bancos, libro bancos, cheques, certificados de impuesto. El sistema debe permitir registrar Recaudos en Efectivo, por transferencia, Cheque o tarjetas de débito o crédito. El sistema debe permitir la gestión de facturas de servicios públicos con las siguientes funcionalidades: Ingreso o modificación de facturas, generación órdenes de pago, generación informes por período y tipo servicio público, parametrización de alarmas recordando las fechas de pago, parametrización de servicios por cuentas, subcuentas y cuentas independientes. El sistema debe permitir la gestión de caja menor con las siguientes características: Definición de monto, manejo de rubros presupuestales, registro de ingresos y egresos con la generación de comprobantes asociados, arqueo automático y reportes de saldo, movimientos y entrega de caja menor. El módulo debe facilitar el manejo, control y distribución del dinero que percibe la entidad a través de las diferentes fuentes de ingresos y egresos para tener actualizada la disponibilidad de recursos. Para el manejo de terceros este módulo se retroalimentará de la información generada desde Cuentas por Pagar y Cartera o cuentas por cobrar. Debe permitir obtener los siguientes informes: · Pagos efectuados Notas generadas, · Saldo anterior, saldo actual y saldo final, · Acumulados de movimiento de todo el año o entre períodos determinados, · Información de saldos mensuales, Facturas pendientes de pago, · Hoja de vida del proveedor ó tercero, y · Tener maestro de Nit unificado para así poder consultar la información. Cada tipo de documento debe poseer un consecutivo único o varios documentos asociados al mismo consecutivo, este debe permitir ser manejado y generado automáticamente. Según la naturaleza del documento debe permitir el sistema en línea con los módulos de contabilidad, presupuesto, cartera, cuentas por pagar y los demás que se requieran. La creación de tipos de documentos debe ser parametrizable y son: · Orden de Pago, · Consignación, · Recibo de Caja

Estos deben reflejar el movimiento de las diferentes cuentas que se manejen y debe contener como mínimo: Código de Banco, Nombre, Cuenta Corriente o Cuenta de Ahorro, Número de Cuenta. El sistema debe realizar afectación a bancos en todos los procesos que impliquen movimiento de los mismos tales como ingresos, egresos, transferencias y traslados realizando automáticamente las afectaciones contables correspondientes, igualmente debe poseer un esquema de cierres de tesorería que eviten la generación de movimientos adicionales sobre cuentas bancarias en un período cerrado. Manejo de Recaudos por red bancaria, Control de saldos en bancos El sistema debe poseer una forma de rechazo de órdenes de pago cuando estas provengan del módulo de Cuentas por Pagar, sin la totalidad de los soportes requeridos o con errores en la información de tipo contable o presupuestal. El sistema debe generar registros de dicho rechazo y este debe llegar a la persona que realizo la ordenación en forma digital a través del sistema. El sistema debe presentar un listado de órdenes de pago pendientes por cancelar, por Plaza Mayor y por cada uno de los convenios administrados y permitir la respectiva programación de acuerdo a las políticas de la administración para la generación de cheques, igualmente debe permitir la reprogramación de estos si así se requiere, los pagos programados que no sean girados en la fecha previamente determinada deben ser re-programados automáticamente para el día siguiente. El sistema debe permitir programación del pago de una orden pendiente mediante pagos parciales a realizarse en diferentes fechas. El sistema debe permitir el registro de recaudos generados directamente en el Banco, los cuales pueden cancelar cuentas por cobrar o pueden ser generados sin que exista una cuenta por cobrar definiendo un concepto de recaudo, como anticipo o depósitos. El sistema debe permitir la generación de Egresos a Terceros en las cuales puede incluir parte, una o varias órdenes de pago. Igualmente dichos comprobantes de egreso deben poseer esquemas de aprobación que permitan la delegación controlada de ciertas actividades por parte de la administración; las retenciones deben quedar impresas en el formato de egreso que se entrega al usuario. Todo cambio o modificación permitido efectuado en el módulo de Tesorería, debe quedar registrado en presupuesto, contabilidad y cuentas por pagar. El sistema debe permitir la generación de egresos por anticipos requeridos para gastos de viaje, fondos fijos (cajas menores), etc. Igualmente debe mantener registro y control sobre anticipos pendientes por legalizar, y debe permitir su legalización de manera automática y totalmente integrada. El sistema debe permitir girar cheques que agrupen uno o varios comprobantes de egreso, según los pagos programados para dicho día. Igualmente debe realizar la afectación contable correspondiente de forma automática, según las afectaciones realizadas al momento de la recepción del bien o servicio, realizadas en presupuesto o almacén. El sistema debe permitir generar diferentes tipos de pagos tales como: Comprobantes de egreso con afectación presupuestal, sin afectación presupuestal, traslados bancarios, Anticipos, avances, giros por la red bancaria, Manejo de pagos masivos a proveedores, mediante consignaciones o giros nacionales. El sistema debe permitir la anulación de cualquier tipo de pago realizando en forma automática la correspondiente desafectación contable ( cheque y comprobante de egreso) y de tesorería, permitiendo que los documentos implicados se puedan volver a programar para pago o se puedan cancelar hasta devolver totalmente el proceso financiero. El sistema debe permitir la generación de comprobantes de egresos por concepto de pagos de retenciones o deducciones de todo tipo (ReteFuente, Estampillas, Deducciones de cooperativas, embargos, industria y comercio, impuesto de guerra, etc.) recaudadas, dicho pago debe generar en forma automática el cruce contra las cuentas por pagar generadas por las retenciones o deducciones realizadas a cada tercero. El sistema debe permitir identificar por rubro o por un nivel determinado del rubro las cuentas por pagar de la entidad en tesorería y la cancelación efectiva de estas. Esto debe poder ser ejecutado mensual, trimensual o anual.

El sistema debe permitir registrar los ingresos provenientes de todos los conceptos (convenios, transferencias, tasas, multas, impuestos, sanciones, servicios, etc.), y tipos de documento (recibo de caja o de ingreso, cupones de recaudo, cupones de taquillas, etc.) definibles por el usuario, igualmente debe permitir asociar dicho ingreso a uno o varios de los rubros de ingresos previamente definidos para la afectación contable y afectación presupuestal de ingresos y el PAC. Este proceso igualmente debe poseer esquemas de elaboración y aprobación que permitan la delegación de dicha actividad. El sistema debe permitir en forma automática a través de extractos en medio magnético la realización de conciliaciones bancarias, generando los reportes respectivos. El sistema debe permitir la actualización automática y en línea de los saldos de cajas y bancos, de acuerdo con los datos registrados en el comprobante de ingreso. El sistema debe contar con un módulo para la generación de todo tipo de archivos de forma paramétrica o configurable por el usuario para la realización de pagos a través de transferencia electrónica, igualmente debe permitir cargar el medio magnético de respuesta que envíe la entidad financiera, para de forma automática el sistema confirmar o anular aquellas transacciones que no hayan sido exitosas. El sistema debe permitir la programación de pagos en forma masiva o detallada, igualmente su posterior reprogramación. El sistema debe permitir efectuar deducciones o retenciones a favor de terceros propias de tesorería con su administración y control para su posterior pago al beneficiario. El sistema debe tener control de embargos de forma que cuando estos lleguen del juzgado sean registrados para su posterior control de forma automática por el sistema. Manejo de pagos parciales de cuentas, Programación de pagos según disponibilidades y exigencias, Registro y control de embargos El sistema debe contar con mecanismos para afectar traslados caja – banco o interbancarios a través de cheque o de carta, manteniendo registro de lo mismo Consignaciones(caja - banco) El sistema debe poseer un generador de formatos de cheques a través del cual el usuario pueda definir o modificar formatos preimpresos por cuenta bancaria. La aplicación debe registrar al momento de la entrega de cheques quien lo entrega, y en qué fecha, para de esta forma controlar taquillas, cheques pendientes por reclamar y cheques entregados. Igualmente el sistema debe permitir la devolución de cheques entregados por error o por cualquier otro motivo generando los registros correspondientes, quedando el cheque otra vez disponible para entrega o anulación. Debe permitir imprimir rango de días, con saldo para cada día. Además imprimir los bancos que hayan tenido o no movimiento en el día, los listados de cada banco. El sistema debe proveer medios de consulta y generación de reportes que reflejen el estado real de la liquidez de la entidad y su respectivo movimiento en un rango de fechas. Informe de ingresos y egresos (por código contable y código presupuestal), Informes: · Informe de Notas bancarias, · Informe de boletín de caja y bancos, · Informe de descuentos pronto pago, · Informe de cuentas por pagar y por cobrar, · Libro de bancos, · Operaciones efectivas de caja y bancos, · Auxiliar de Bancos, · Relación de Cheques pendientes de entrega, · Informe de rendición de cuentas Mediante el sistema todos los ingresos deben afectar el flujo de Caja. El sistema debe generar de forma automática el Pago Presupuestal desde el comprobante de egreso. El sistema debe generar de forma automática el recaudo presupuestal desde los recibos de Caja. El sistema debe permitir la generación de anulación de Cheques. El sistema debe permitir el registro de Notas a Cajas. El sistema debe permitir la conversión entre diferentes monedas, pago en efectivo (como cambio de moneda extranjera) De acuerdo a lo definido en la parametrización de los conceptos de egreso, el sistema debe afectar el flujo de Caja.

El sistema debe generar Autorización de Pagos con Cheque, en efectivo o mediante transferencia electrónica. Debe permitir reversar la autorización de pagos. El sistema debe generar registros de pagos por diferentes conceptos, generando el correspondiente comprobante de egresos y estableciendo la captura de los datos de los conceptos de acuerdo a lo definido en la parametrización de los conceptos y del comprobante, la captura debe permitir relacionar la fecha, concepto de egreso, debe exigir asociar el número de orden de pago (Para los conceptos de egreso que tienen establecido en la parametrización las órdenes de pago como requisito) mostrando de la orden de pago los datos del proveedor, el valor de la orden de pago, los valores pagados en el momento de la generación (Pagos parciales). Permitir además capturar el detalle del pago relacionando banco, sucursal, cuenta bancaria (Afectación de la cuenta de contabilidad correspondiente). Descripción del movimiento (Sugerir a partir de la orden de pago) y beneficiario (Sugerir a partir de la orden de pago), No de cheque o transacción (Si el pago es por cheque, sugerir número de cheque) El sistema debe permitir la generación de comprobantes de egreso Causados cancelando las cuentas por pagar generadas en el sistema. Debe permitir generar pagos parciales. El sistema debe permitir generar egresos Directos, definiendo en concepto por el cual se esta generando el egreso. El sistema debe mostrar el saldo actual y actualizar los saldos de las cuentas bancarias con los valores correspondientes al comprobante de egreso que se está generando. El sistema debe relacionar en la pantalla de generación del egreso, los pagos parciales efectuados a la fecha para la orden de pago (Si aplica de acuerdo al concepto). El sistema debe permitir la generación de archivos planos para pagos por transferencia electrónica a partir de las cuentas por pagar generadas en el sistema. Generación automática de Egresos con base en la confirmación de los pagos generados por el banco. El sistema debe permitir la Anulación de Cheques a Proveedores. El sistema debe permitir la actualización automática y en línea de los saldos de cajas y bancos, a partir de los comprobantes de ingreso, comprobantes de egreso, notas débito, notas crédito y transferencias electrónicas realizadas. El sistema debe permitir la definición del Flujo de Caja, mes a mes, por rubro presupuestal según el nivel de rubro definido para el manejo del Flujo de Caja. El sistema debe permitir tener control de la numeración de los cheques en los pagos por cheque, arrojando de acuerdo al banco, sucursal y cuenta con que se efectúa el pago, el correspondiente consecutivo disponible en la chequera. El sistema debe permitir la generación de Anticipos a funcionarios y su respectiva legalización. El sistema debe permitir definir mediante parametrización los tipos de entidades bancarias asociando el código respectivo para cada tipo de entidad. El sistema debe permitir definir mediante parametrización los tipos de cuentas bancarias que se manejan. El sistema debe permitir la creación de entidades financieras relacionando Código, Nombre entidad, tipo de entidad, Cuenta contable, clase de cuenta, sucursal, permitir definir si tendrá manejo de transferencias bancarias, manejo de Sobregiros. El sistema debe permitir definir los conceptos de anulación de los cheques. El sistema debe permitir definir chequeras, especificando por el banco, sucursal y número de cuenta, el respectivo consecutivo de chequera, No. de cheque inicial y No. de cheque final, conservando la fecha de creación, y manteniendo registro del último cheque utilizado. Control de la numeración de los cheques en los pagos por cheque, relacionando el número siguiente disponible en la chequera. Registrar el estado final de los cheques permitiendo diferenciar los anulados, girados y disponibles. El sistema debe permitir registrar los cheques entregados a los terceros, registrando la fecha de entrega, nombre y cédula de persona que recibe, permitiendo selección a partir de los cheques girados pendientes por entregar por entidad bancaria, de acuerdo, a los comprobantes de egresos generados a la fecha. El sistema debe mantener saldos reales en libros auxiliares de Bancos.

El sistema debe permitir realizar traslados entre cuentas bancarias. El sistema debe generar afectación de Flujo de Caja de forma automática, validando el Flujo de Caja disponible de la vigencia Mes a Mes. El sistema debe permitir el registro de Notas bancarias. El sistema debe permitir la captura de los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento (De acuerdo a los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (Débito o crédito de acuerdo con el documento), y el valor correspondiente por movimiento. Registrar además la fecha de realización de la captura del archivo. El sistema debe permitir realizar captura del extracto bancario y del archivo de movimiento, discriminando por documento (De acuerdo a los documentos definidos por cada entidad en la parametrización) el tipo de movimiento (Débito y crédito) y el valor correspondiente por movimiento. Registrando la fecha de captura. El sistema debe permitir el proceso de conciliación automática de los registros del banco con los movimientos registrados en el sistema producto de la operación durante el periodo (comprobantes de ingreso, egreso, notas débito, notas crédito). Permitir seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. Adicionalmente, El sistema debe permitir determinar la fecha hasta la cual se realizará conciliación. Dicho proceso debe permitirse realizar con los archivos de movimiento diario de los bancos o los archivos de extracto bancario, generando el control del día hasta el cual se ha conciliado en el período por cuenta bancaria. El sistema debe permitir a partir de la pantalla de extracto bancario registrar movimientos bancarios que no hayan sido relacionados en el archivo de movimiento, con la captura adicional del número, fecha y valor del documento soporte. El sistema debe permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período anterior. Para el proceso de conciliación el sistema debe permitir registrar los saldos inicial y final del banco, los cuales serán comparados con los saldos del sistema a la fecha de conciliación. El sistema debe permitir realizar conciliación manual mediante selección de uno o varios movimientos del archivo de movimiento del banco, con un movimiento respectivo del sistema financiero. El sistema debe permitir mantener histórico según el archivo de movimiento de los bancos o archivo de extracto bancario y de los tipos de documento de los bancos; de los cheques que han sido cobrados por cada cuenta bancaria. El sistema debe permitir el manejo del Flujo de Caja de la vigencia, Flujo de Caja rezago vigencia anterior y Flujo de Caja rezago vigencia siguiente. El sistema debe guardar las partidas no conciliadas tanto del extracto como del sistema para ser conciliados en procesos posteriores. El sistema debe generar el Informe de Conciliación Bancaria, mostrar las partidas No conciliadas o la opción para generar el informe de las partidas conciliadas. El sistema debe permitir definir en el flujo de caja los códigos y el tipo de comprobante a utilizar. El sistema debe permitir la parametrización de la afectación del flujo de caja a partir de los conceptos de ingresos y egresos de los movimientos de tesorería, especificando por conceptos de tesorería la fuente o uso a la cual deben afectar. El sistema debe manejar flujo de caja proyectado (solo para proceso de proyección y comparativos) y flujo de caja real (afectado por movimientos de tesorería). El flujo de caja real debe ser alimentado por operaciones efectivas de ingresos y egresos mediante el sistema. El sistema debe permitir generar la legalización del movimiento de caja menor. El sistema debe permitir relacionar el proveedor, y conceptos adicionales como impuestos. El sistema debe permitir generar el reembolso de caja menor relacionando todos los documentos que se encuentren en estado Definitivo generando automáticamente una cuenta por pagar para el giro en tesorería.

El sistema debe generar un informe con la relación de Cheques. El sistema debe tener un proceso automático que pase los rezagos del Flujo de Caja de un mes a otro. El sistema debe generar un informe con la relación de comprobantes de Egreso causados o directos. El sistema debe generar un Auxiliar de las cuentas Bancarias. El sistema debe generar el Libro diario de bancos El sistema debe generar una relación de Notas bancarias. El sistema debe generar una relación de Ingresos, así como una conciliación entre los ingresos de Tesorería y los cargados a Presupuesto como ejecución de recaudo. El sistema debe permitir realizar las legalizaciones de Anticipos. El sistema debe contemplar y generar el informe de movimientos bancarios. El sistema debe permitir generar Recibos de Caja Causados relacionando en el detalle cuentas por cobrar del mismo cliente, incluyendo las notas generadas por concepto de Intereses y actualizando en línea el saldo de la cuenta por cobrar (permitir recaudos parciales). Permitir generar recaudos a un tercero pero cancelando cuentas por cobrar de un cliente diferente. El sistema debe permitir generar recaudos Directos que permitan registrar los ingresos que se generan cuando no existe una cuenta por cobrar en el sistema. El sistema debe contar con la numeración de comprobantes de ingreso, egresos y notas en forma consecutiva dada por el sistema. Permitir definir mediante parametrización la periodicidad de la numeración de los comprobantes de ingresos, egresos y notas (Ej. Mensual, Anual ó sin Reinicio) y poder definir los consecutivos de numeración por Unidades Ejecutoras. El sistema debe generar automáticamente los ajustes por diferencia en cambio cuando las transacciones se generen en monedas diferentes. El sistema debe permitir el manejo de plantilla e impresión de cheques automática a partir, de la generación de los comprobantes de egreso. Definición de Plantillas para cheques preimpresos, con flexibilidad para parametrizar cualquier banco. El sistema no debe permitir imprimir un cheque más de una vez por el comprobante de egreso causado o directo. Para la impresión de un cheque después de ser impreso la primera vez, se debe contar con un programa de reimpresión de cheques el cual debe estar autorizado al perfil del usuario. El sistema debe afectar automáticamente la contabilidad, saldos de caja y bancos, con los movimientos diarios (Egresos, ingresos, transferencias electrónicas, notas débito y notas crédito). El sistema debe manejar estados para los cheques (Pendientes, Impresos, entregados y Anulados).

1.5.

NÓMINA

REQUISITO El sistema debe permitir el manejo de múltiples nominas de forma simultánea, con el fin de clasificarlas según características comunes Ej. Empleados, Obreros, Jubilados, etc. O según otras políticas administrativas, por ejemplo de acuerdo a períodos de pago semanal, por catorcenas, quincenal, mensual, etc. El sistema debe manejar la programación de pagos en el año con respecto a prestaciones sociales y factores salariales. Cada una de las nóminas es independiente de las otras en cuanto a liquidación. Se debe permitir dentro de una misma nómina la clasificación por sistemas de pago, bien sea para diferenciar empleados a los que se les paga por una determinada entidad bancaria, o se les paga por banca electrónica o cheque. La nómina debe permitir liquidarse por dependencias, centros de costos dentro de una dependencia, por cargo, por profesión o para un rango determinado de empleados. El sistema debe manejar múltiples porcentajes para la liquidación de riesgos profesionales según la clase de riesgo del empleado, la cual depende de su actividad.

El sistema debe realizar automáticamente la causación de cualquier tipo de provisión. El administrador del sistema debe poder configurar causaciones de las diferentes prestaciones sociales y factores salariales, las cuales automáticamente deben verse reflejadas en la parte contable. El sistema debe permitir la aplicación de retroactividad salarial y la incidencia de esta en las prestaciones sociales. Dicha retroactividad se debe poder liquidar de forma independiente o durante la liquidación normal de una nómina. Debe tener la forma de registrar la tabla de retenciones vigentes para poder realizar de forma automática las respectivas retenciones al momento de la liquidación de la nómina y las respectivas afectaciones contables; igualmente debe permitir en forma automática el cálculo de los porcentajes aplicados por los diferentes procedimientos de retención en la fuente y el registro de documentos que sirvan de base para la reducción de dicha retención. Debe permitir la realización de incrementos masivos de salarios aplicando un porcentaje o un valor por cargo, profesión, sección, rango de salarios, rango de cédulas, etc. Debe permitir la creación de conceptos de nómina que se calculen con base en fórmulas definibles por el administrador del sistema utilizando como base las variables propias de nomina; a estos conceptos se les debe poder definir si son base para liquidación de aportes de Seguridad Social, si hacen parte de la base de retención, si son descuentos o retenciones a favor de terceros, en cuyo caso debe generar el cheque global a nombre del tercero, si se liquida en todas las nominas o solo en la última del mes, si son computables para cesantías, si son embargables, etc. El sistema debe permitir la creación de nominas a las que se les matricula uno o varios conceptos de devengados y deducciones, estos son heredados por cada funcionario que posteriormente sea matriculado a esta nomina. El sistema debe permitir que a cada funcionario dentro de una nómina se le matriculen conceptos particulares que solo se le liquidan a él (Ej. Deducción Fondo, Cooperativa, etc.). El sistema debe poder realizar los ajustes contables necesarios generados por todos los conceptos de nómina liquidados. Debe poseer la integración con el sistema presupuestal, de tal forma que, de manera automática según parametrización, se generen las disponibilidad con el respectivo compromiso (registro) presupuestal proveniente de todos los rubros involucrados (Sueldos, Prestaciones, Seguridad Social, Licencias de Maternidad, Vacaciones, deducciones, etc.). Debe interactuar con el sistema de tesorería permitiendo los giros respectivos para la realización del pago electrónico o la expedición de cheques. Debe proveer la funcionalidad para administrar los datos básicos del empleado tales como: Nombre, Fecha de nacimiento, dirección, ciudad, teléfono, sexo, nivele de estudio, cargo, profesión, cónyuge, número de hijos, estado civil, tipo de contrato, fecha de ingreso, sueldo básico, valor hora y día, cuenta bancaria para consignar, fecha último incremento salarial, EPS, Fondo de Cesantías y Pensiones, Método de retención, tipo de sangre, tipo de vinculación, tipo de cesantías, número máximo de horas extras mensuales, acumulados por concepto liquidado con su respectivo histórico. Debe permitir registrar las novedades por cada uno de los empleados tales como horas extras, incapacidades, vacaciones, licencias, etc teniéndolas en cuenta al momento de la liquidación de la nómina para el período respectivo, realizando la acumulación necesaria y registrando los saldos en su hoja de vida. El sistema debe permitir el registro y control de deducciones a favor de terceros, tales como cooperativas y fondos de empleados, de forma automática por periodos, número de cuotas o agotamiento de saldo (Créditos) y debe permitir de forma automática la programación del pago en tesorería.

Debe poseer la funcionalidad requerida para la administración de embargos con sus correspondientes deducciones automáticas al momento de la liquidación de la nómina, igualmente debe almacenar la información correspondiente al embargo como juzgado, entidad bancaria, cuenta a consignar, documento de identidad del demandante, concepto a embargar (Sueldo, Prima, etc.), porcentaje o valor fijo, descuento del primer mínimo, prioridad del embargo, vigencia del embargo, tipo de embargo (Alimentos, Disconyugal, Judicial, Ejecutivo, etc.), estado del embargo (Activo, Cancelado, Suspendido), etc. Esto debe estar totalmente integrado con tesorería de forma que el cheque quede listo para girar. Debe registrar y controlar licencias remuneradas y no remuneradas, vacaciones e incapacidades (general, por hospitalización, accidente de trabajo, licencias de maternidad). El sistema debe permitir el registro y control de estos conceptos, los cuales se tienen en cuenta de forma automática según su vigencia y liquidando según porcentajes a cargo de la Empresa y de las otras entidades (EPS, ARP), para la liquidación de la nomina. El sistema debe permitir el registro de asignaciones temporales de cargos (encargos) a los funcionaros, realizando de forma automática todos los ajustes en las liquidaciones normales de nomina (afectación por centro de costos, variación temporal de salario, cambios en la autoliquidación, etc). Debe realizar de forma automática las diferentes deducciones configurables por el administrador del sistema tales como deducciones por préstamos, cooperativas, cuotas, etc.; con el respectivo control de los topes permitidos para que opere la deducción respectiva. El sistema debe generar de forma automática, sin necesidad de interfaces o participación de sistemas de terceros, los reportes y medios magnéticos que conforman las liquidaciones para seguridad social (EPS, Fondos de Pensiones, ARP) para todas las entidades, los cuales pueden ser almacenados para consulta posterior. Esta funcionalidad implica que debe interactuando con el sistema contable, presupuestal y de tesorería para la generación del respectivo pago. Para la liquidación de estos aportes debe permitir la restricción de la no aplicación del porcentaje por salud, en caso de las licencias no remuneradas. Debe poseer algún esquema de generación de pre-nómina que permita realizar las correspondientes validaciones, antes de realizar el pago definitivo y las respectivas afectaciones contables y presupuéstales. El sistema debe poseer medios automáticos para la liquidación de las obligaciones al Sena, a las cajas de compensación familiar y al I.C.B.F., interactuando de forma automática con el sistema contable, presupuestal y de tesorería para la generación del respectivo pago.

Reportes: Aportes a pensión, salud y parafiscales resumido y detallado: Debe generar reportes detallados o resumidos de las novedades en las autoliquidaciones a los diferentes fondos de pensiones, E.P.S. y A.R.P. y seguro social de acuerdo a las necesidades de la Entidad., Listados de Empleados: Debe poseer reportes en los que se detallen los empleados en general o clasificados por tipo, antigüedad, salario, centro de costos, fecha de ingreso, períodos acumulados de vacaciones, etc., así como el valor a consignar a cada uno de ellos. Adicionalmente se debe generar reportes en los que se detallen los empleados que se encuentren en vacaciones indicando fecha de inicio y fecha de culminación., Listados de Nómina: Debe poseer reportes en los que indique la liquidación del último pago automático de nómina, se muestren las cuotas partes jubilatorias, las horas extras, las unidades de pago, los conceptos de nómina, el resumen de nómina, el resumen acumulado de nómina, la nómina por centros de costo y los acumula disponibilidad puede ser conformada de uno o varios rubros de una o varias unidades ejecutoras.icios generados en el proyecto. Efectuar revisiones de calidad a los productos y servicios, Velar por el cabal cumplimiento de los planes de trabajo. Analista Implantador por cada módulo: Participará en la ejecución de todas las etapas del proyecto. Las principales funciones del Analista serán: Elaborar, participar y controlar el plan de trabajo que especifique en el tiempo las necesidades de recursos humanos, tecnológicas y los productos esperados en las diferentes etapas de la implantación del software, Analizar y señalar los impactos del software Implantado sobre la estructura, técnicas administrativas y relaciones de la organización.ducción de base de retención y los porcentajes de retención en la fuente aplicados a los funcionarios., Provisiones por liquidación: Debe generar reportes en los que se detallen las provisiones realizadas por empleado y centro de costos., Listados por cuenta contable: Debe proveer formas de generar listados de las afectaciones contables realizadas y llevadas a contabilidad en forma automática en el proceso de liquidación de una nómina determinada., Listados: Se debe poder obtener listados generales acerca de planta de cargos, planta de cargos por empleado, embargos, incapacidades, novedades administrativas, conceptos y periodos pendientes de vacaciones., Históricos: Debe permitir generar informes con los reportes históricos por cargos y por salario., Certificados: Debe permitir la generación de certificados de ingresos y retenciones, exigido por la DIAN y los certificados laborales con las especificaciones del tiempo laboral, cargo, salario y tipo de vinculación.

1.6.

FACTURACIÓN

REQUISITO El sistema debe permitir configurar los elementos a facturar y su homologación con los rubros presupuestales, centros de costos y cuentas contables El sistema debe permitir configurar las diferentes retenciones (Autoretenciones) e impuestos de acuerdo a los bienes y servicios facturados, y de acuerdo a las obligaciones tributarias de los clientes. El sistema debe permitir ingresar los planes de pago y generar automáticamente las cuentas de cobro. El sistema debe permitir visualizar en la factura el abono de los anticipos realizados por los clientes, y el otorgamiento de descuentos comerciales, y calcular el saldo final a pagar El sistema debe permitir hacer cruce de los saldos a favor y de los anticipos El sistema debe permitir elaborar facturas a partir de plantillas configurables que facilite retomar los datos de una factura periódica o repetitiva mes a mes, permitiendo ingresar los campos variables (Fecha y valor), y asignando el consecutivo correspondiente a la nueva factura. El sistema debe permitir que un anticipo se pueda aplicar a varias facturas controlando el saldo que quede pendiente. Cuando se deba reintegrar dinero a un cliente, el sistema debe permitir que se afecte la cartera y la contabilidad, y generar la solicitud de reintegro a Tesorería. El sistema debe permitir cruce de cuentas por cobrar con cuentas por pagar.

El sistema debe permitir cruce de saldos a favor del cliente con facturas posteriores en el mismo modulo de facturación. El sistema debe permitir hacer interfaz de los pagos, anticipos, abonos y cruces de cartera a otros aplicativos. El sistema debe permitir a otros aplicativos enviar la información correspondiente a las liquidaciones de todos los eventos de las diferentes unidades de negocio a través de interfaces hacia el modulo de facturación. El sistema debe permitir hacer notas crédito, anulaciones y cruces totales o parciales. El sistema debe permitir elaborar facturas de bienes o servicios manualmente que no provengan a través de un interfaz de otro aplicativo. El sistema debe permitir generar informes de cartera por edades, unidad de negocio, clientes, eventos y ejecutivos; y deben ser totalizados. El sistema debe permitir generar informes de seguimiento con relación al presupuesto de ventas comparado con lo facturado a un corte específico. El sistema debe permitir aplicar recibos de caja elaborados a un NIT a una factura con otro NIT.

1.7. INVENTARIOS Y ALMACÉN REQUISITO El sistema debe contar con parametros requeridos para la entrada o ingreso a almacen: Fecha, número de factura, valor total, iva, unidades requeridas, unidades recibidas, unidades pendientes, área del solicitante, fecha de recepción, El sistema debe mostrar cantidades y ubicaciones (en bodega o espacios de la Empresa) de todos los bienes El sistema debe permitir crear o modificar la tabla de bienes y suministros, con campo de depreciación en los casos que aplique El sistema debe permitir ingresar bienes consumibles El sistema debe permitir crear o modificar la tabla de bodegas y modifcar el estado de los bienes (activo, inactivo, etc.) En el sistema todas las tablas deben tener un registro único de identificación (llave) El sistema debe permitir que al realizar un ingreso se active la necesidad del certificado de cumplimiento y recibido a satisfacción por parte del interventor El sistema debe tener opción de incluir número de serial El sistema debe permitir que los bienes sean clasificados por grupo, clase y tipo (grupos y subgrupos) El sistema debe permitir reportes ajustables por el usuario, selección de campos, tipo de consulta y multiples filtros En el sistema los valores en las unidades deben ser absolutos. Lo que si debe especificar es: Empaque y unidades por empaque El sistema debe permitir la consulta de valores únicos por: código de barras y codigo de registro El sistema debe contar con un control de inventario para cada tipo de bien especificado por ubicación El sistema debe permitir la consulta o informe de catalogo de clasificacion bienes y bodegas El sistema debe permitir la creación de una tabla de bajas a la cual sean migrados los bienes según sea el caso, para lo cual se debe asociar a la resolución y destino final. Debe quedar abierta para consulta, pero no editable El sistema debe permitir el registro de bajas y debe generar los correspondientes comprobantes y movimientos de almacén y contabilidad. El sistema no debe permitir realizar movimientos de almacén con fechas correspondientes a periodos cerrados en el módulo de contabilidad.

El sistema debe permitir para cada tipo de movimiento el manejo de un consecutivo o número de comprobante. Este consecutivo debe ser preferiblemente alfanumerico y generado de forma ascendente. El sistema debe permitir aprobar las unidades a entregar y cargar el pediddo por dependencia; descargando automaticamente las cantidades de existencias y generando el comprobante de salida El sistema debe generar acta de entrega de bienes devolutivos o acta de inventario. Para los contratistas debe tener en el campo servicio (contratista), y en el campo responsable el funcionario de Plaza Mayor. El sistema debe tener una opcion de verificacion de inventario, para permitir captura temporal de inventario físico y cálculo de diferencias automáticas (Inventario físico real vs. Inventario teórico). Proceso de conciliación de inventario, con la respectiva generación de los documentos de ajuste. El sistema debe asociar los ingresos de bienes y suministros de acuerdo con los precios con/ sin IVA (tipo de gravamen) de los diferentes productos. El sistema debe permitir que los movimientos de elementos, sean relacionados a través del código de elemento. El sistema debe contemplar que el comprobante de movimiento de almacén debe contener como mínimo los siguientes datos: Nombre de la Empresa, área de responsabilidad, centro de costo, tipo de movimiento, responsable, observaciones, No de documento, Fecha de movimiento, relación de elementos (bodega, Código del elemento, descripción del elemento, Unidad, cantidad en movimiento, Vr unitario, y Vr total), valor total del movimiento, jefe de almacén y responsable. El sistema debe permitir la Anulación de entradas y salidas; ingresando nota de la novedad en el mismo día El sistema debe debe permitir realizar traslados de productos entre las diferentes bodegas y espacios de la Empresa controlando existencias por ubicación El sistema debe permitir el registro de ingresos parciales de elementos relacionados en órdenes de compra. El sistema debe generar automaticante las fechas de los documentos Para las salidas de elementos. El sistema debe controlar la existencia vs. la salida, relacionando por código de elemento digitado la existencia disponible y limitando la salida a la cantidad existente. El sistema debe permitir la actualización de la información por cruce o cargue de archivos. Mostrando inicialmente tabla de referencias cruzadas para validar los cambios El sistema debe permitir la consulta de cualquier tipo de movimiento El sistema debe permitir la generación de reportes de movimientos de inventarios en cantidades y valor por mes El sistema debe permitir generar plantillas o formatos de movimientos de inventarios. El sistema debe permitir la comparación y cruce de la base de datos de inventarios. El sistema debe permitir hacer modificaciones en bloque para inventario trimestral. El sistema debe permitir realizar inventarios de forma automática, tomando información desde el dispositivo de lectura El sistema debe permitir hacer control de comprobantes por cada movimiento realizado. El sistema debe permitir hacer filtros con la información registrada en el módulo. El sistema debe permitir al encargado de cada área el cargue de pedidos de suministros de material y de esta forma consolidar la información de pedidos y entregas en el sistema. El sistema debe permitir la generación de informe Inventario Individual de bienes devolutivos. El sistema debe permitir informe del movimiento para registro contable. El sistema tiene interfaces de entrada y salida para lectores de código de barras para los procesos de inventario, producción y distribución El sistema debe permitir el registro de pedido de bienes y consumibles vía web, y mostrar un reporte de los requerimientos por dependencia, por mes y por estado.

Mediante parametrización el sistema debe definir Bodegas Tipo Almacén, Activos fijos ó en transito, definiendo si genera ó no ajustes por inflación y si genera ó no depreciación. Las bodegas pueden inactivarse en cualquier momento. El sistema debe permitir el ingreso de los saldos iniciales de los inventarios de activos fijos: Generar el cargue masivo de activos Fijos, con base al cual se genera la entrada masiva a inventarios para el control de Existencias. El sistema debe facilitar la toma de inventario físico, por medio de listados de activos, cargue masivo de información a partir de la toma de inventarios. El sistema debe permitir asociar a los bienes la siguiente información de mantenimiento: Contrato de mantenimiento, fecha inicio del contrato de mantenimiento, fecha fin del contrato de mantenimiento, periodicidad y observaciones. El sistema de permitir adjuntar archivos con información del bien (Hoja de vida del bien). El sistema debe permitir autorizar las bodegas de activos fijos a los terceros y validar que solo se pueda entregar un elemento a un tercero en las bodegas autorizadas. El sistema debe permitir efectuar traslados de bienes entre responsables (Por búsqueda de códigos de responsable o número interno del elemento), guardando el histórico del movimiento del bien, con fechas. El traslado puede efectuarse para todos los bienes de un responsable a otro, o distribución de los bienes de un responsable a varios; permitir además realizar el traslado seleccionando el bien, el traslado debe afectar el centro de costos. Debe incluir el manejo de plantilla o formato para la generación del documento soporte de traslado, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema. Este formato deberá imprimir el nombre de la persona que lo elabora y lo revisa. El sistema debe permitir la transferencia masiva de activos entre ubicaciones y dependencias o áreas. El sistema debe controlar que al momento de ingresar a una bodega de almacén no se genere depreciación, solo se debe depreciar cuando se encuentre en bodegas tipo depreciable. El sistema debe permitir el registro de bajas donde se relaciona número del documento (generado por el sistema), fecha, opción que permita seleccionar los bienes a dar de baja por número interno del bien, permitir seleccionar el código de la causal de baja (Hurto, Venta, donación, Inservible), campo amplio para la justificación de la baja. Debe incluir el manejo de plantilla o formato para la generación del acta baja, el cual será completado automáticamente por los datos capturados. Debe eliminar el elemento del inventario personal y del inventario general. El registro de bajas debe generar los correspondientes comprobantes y movimientos en el inventario de bienes y contabilidad mediante el sistema. El sistema debe permitir mediante parametrización la creación de tipos de bienes muebles e inmuebles. El sistema debe permitir hacer consultas donde se relacionen elementos de acuerdo al tipo de baja, por un rango de fechas determinado. El sistema debe permitir hacer consultas del movimiento de bienes devolutivos manejando el histórico de los elementos, donde se relaciona para cada elemento todos los campos, diferenciando los responsables para unos rangos de fechas determinado.

1.8. GESTIÓN HUMANA REQUISITO El sistema debe contar con la posibilidad de administrar bases de datos para banco de hojas de vida (de funcionarios, de contratistas, de trabajadores en misión y de practicantes) El sistema debe contar con convocatorias y concursos de selección (calificación de pruebas y otros requerimientos de selección). El sistema debe contar con informes de aspirantes admitidos y rechazados. El sistema debe contar con actividades para selección y contratación de personal. El sistema debe contar con un sistema de evaluaciones de desempeño (Control y seguimiento de desempeño) El sistema debe contar con programación de actividades y eventos, de diferente tipo (capacitación recreación, etc) históricos y registro de asistencia.

El sistema debe tener administración de incentivos y reconocimientos El sistema debe generar certificaciones varias como laborales, constancias de afiliación a EPS, Fondo de Pensiones, de Cesantías y correspondencia en general El sistema debe administrar el proceso de entrega de dotaciones de los funcionarios. El sistema debe contar con estadísticas varias: rotación de personal, ausentismo, licencias temporales, etc. El sistema debe tener alertas (Ej. funcionario jubilado y otros) El sistema debe contar con análisis de cargos, manual de funciones y competencias El sistema debe tener administración de salud ocupacional: informe de índices, panorama y mapa de factores de riesgo, registro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, entrega y control de elementos de seguridad industrial, información general del COPASO

1.9.

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

REQUISITO Se diligencia el formato de Justificación F-GJC001 Abreviado y Simplificado, y allí se consigna toda la información que arrojó el estudio de mercado. El sistema debe permitir recibir solicitud de contratación, y revisar si cumple con los parámetros, validar en el sistema, o devolver por el sistema al funcionario solicitante El sistema debe permitir cambiar automáticamente el estado de la solicitud como: EN ESTUDIO DE VIABILIDAD Cambiar el estado por: ESTUDIOS PREVIOS DEFINITIVOS APROBADOS. En este punto, El sistema deberá asignar nuevamente el proceso de contratación al funcionario que lo venía trabajando. El sistema debe de acuerdo con los campos comunes de estudios previos y formatos del proceso de selección, traer la información respectiva, con el fin de que no se tenga que redigitar la información. Una vez creados los pliegos, se debe permitir la creación de documentos en pdf para su publicación en la pág. web. Se realiza la definición técnica de la necesidad y se realiza un estudio de mercado que soporte la contratación que satisfará la esta necesidad. El sistema debe tener menú de seguimientos a procesos de selección y generación de contratación. El sistema debe permitir definir el proceso de selección que se aplica a la solicitud de acuerdo con el monto, y desplegar en el sistema los pasos que se debe seguir en el procedimiento, según lo establecido por el manual de contratación. El sistema, de acuerdo con los montos establecidos en el manual de contratación, deberá sugerir automáticamente el tipo de proceso a realizar (contratación directa, lista corta, convocatoria pública). El sistema debe permitir realizar la solicitud de contratación El sistema debe permitir cambiar el estado del proceso: APROBADO / DEVUELTO POR INCONSISTENCIAS Si el Comité de Contratación encuentra viable realizar el proceso contractual, se solicita a la Coordinación de contratación la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El sistema debe permitir que una vez la solicitud es aprobada por el Comité de Contratación, el sistema debe generar la solicitud de CDP de forma electrónica, por lo que debe pedir la firma o aprobación electrónica de: Jefe de la dependencia solicitante, Ordenador del gasto (según montos de aprobación). El solicitante debe aparecer en la solicitud de forma automática (es el usuario que construyó la solicitud inicial). En caso de que el Comité de Contratación apruebe otro tipo de contratación al dispuesto, el único usuario autorizado para modificarlo será la secretaria del comité de contratación y el sistema deberá exigir la entrada de un número de acta, con su respectiva fecha. El sistema debe permitir elegir los proveedores a invitar desde la base de proveedores y generar las invitaciones automáticamente según formatos previstos. Envío de invitaciones, a tres proponentes como mínimo

Se publica el pliego de condiciones en la página web de la entidad, durante el plazo establecido para ello en el manual de contratación. Dentro de este plazo se recibirán las propuestas. El sistema debe permitir la inclusión de la calificación de las ofertas, de acuerdo con los criterios establecidos en los pliegos (precio, calidad de la oferta, experiencia, adicionales, etc). De acuerdo con esto, se calculará el contratista con mayor calificación, y se permitirá ingresar los documentos soporte. Generar la solicitud de compromiso presupuestal con base en la verificación previa de existencia de disponibilidad presupuestal aprobada. De acuerdo con la información prevista en los pliegos y en el proveedor adjudicado, el sistema debe generar automáticamente la minuta del contrato, con campos definidos de: contratista, tipo de contrato, modalidad, número de contrato, NIT del proveedor, fecha de inicio, y terminación, objeto, valor, vigencia, productos, forma de pago, supervisor y acta de inicio en caso de ser necesario (es clave que los productos y forma de pago hagan interfase con financiera, para que se permita el pago atado a las condiciones de cada contrato). La minuta debe poder modificarse, pero ya que la mayoría de datos ya están en el sistema, la idea es no reprocesar. La Secretaría General realiza el contrato y lo envía al contratista para su suscripción. Una vez adjudicado, la Secretaría General realiza el contrato y lo envía al contratista para su suscripción. Posteriormente esta dependencia verifica que efectivamente se hayan aportado los documentos solicitados para la legalización del contrato, cuando se haya solicitado alguno. El sistema debe permitir adjuntar las pólizas en los casos en que sea necesario y generar una alerta para Jurídica, la cual debe revisar y aprobar en el sistema. Esta fecha de aprobación debe quedar registrada en el sistema. En los casos en que no se apruebe, se debe registrar el motivo, para que contratación le pueda informar al contratista. Adicionalmente, el sistema debe poseer herramientas para calcular el número de días, meses o años de cobertura y el porcentaje amparado en cada póliza. Simultáneamente a la aprobación de las pólizas, el sistema debe permitir actualizar el estado del contrato (firmado y perfeccionado) El sistema debe permitir automáticamente generar una comunicación al interventor del contrato informándole de sus obligaciones, y permitiendo la consulta del contrato y de la póliza El sistema debe permitir generar y registrar adiciones y prórrogas. En caso de adiciones, una vez aprobada la solicitud (seguiría la misma ruta de la solicitud inicial de contratación) se debe solicitar automáticamente CDP. Si el contrato lo requiere debe exigir Póliza siguiendo las mismas condiciones del contrato original. Esta información debe quedar registrada en la base de datos. El sistema debe permitir crear alarmas de finalización de contratos, dependiendo del tiempo de contratación, de forma que se permita la toma de decisiones a tiempo para lo relacionado con el servicio, permitiendo al interventor solicitar adición o generar el informe final. Una vez generado el informe del interventor, se debe generar automáticamente el acta de liquidación según formato. El sistema debe facilitar el seguimiento de auditoría para detectar irregularidades en el manejo, precio y condiciones. El sistema debe registrar en Base de Datos el informe final de interventoría y calificación del contratista. El sistema debe permitir generar certificado de ejecución de contrato según la solicitudes del contratista con firma digital del ordenador del gasto (incluye adiciones, prórrogas, y calificación) El sistema debe permitir generar certificado de ejecución financiera, para realizar la liquidación de los contratos y para certificar la ejecución de contratos ante terceros. El sistema debe permitir la finalización anticipada de contratos, motivada por: común acuerdo, caducidad, incumplimiento.

Se debe generar un comparativo de proveedores versus precio para cada una de las cotizaciones. El sistema debe permitir la consulta del detalle del comprobante contable generado para una factura Proveedor y periodo o vigencia determinados por el usuario, relacionando Número del comprobante, fecha de generación, tipo de comprobante, usuario que elaboró, estado del comprobante, discriminación de los renglones que componen el comprobante relacionando naturaleza del movimiento (débito o crédito), cuenta contable, Nit del tercero o proveedor, descripción del objeto del comprobante, centro de costos, totales débito y totales crédito. Permitir la consulta del documento contable desde la factura proveedor. El sistema debe permitir consulta a modo de tabla de dos entradas (procesos vs. funcionarios), los procesos que tiene asignado cada funcionario y el estado de cada uno de ellos. En la generación de la factura proveedor por los tipos de movimiento que requieren el número de documento origen (Orden de compra ó entrada de inventarios), el sistema debe mostrar una pantalla emergente que permita búsqueda por tipo de documento de los que están pendientes por generación de factura, permitiendo la selección de uno de ellos y cargando automáticamente la fecha de emisión del documento, centro de costos, objeto del documento, Productos, valor del documento, saldo por pagar del documento. El sistema debe traer los formatos de los documentos asociados a cada tipo de contratación El sistema debe generar estadísticas de cotizaciones seleccionadas que ayuden a las decisiones en la adquisición de los productos, bajo las condiciones costo, beneficio. El sistema debe permitir Generar un histórico de proveedores. Contratación debe estar totalmente integrada a los módulos presupuestal, Contable y de Tesorería. Posibilidad de consultar informes de interventoría Antes de realizar el pago, el interventor debe realizar un recibo a satisfacción, previa verificación del pago de parafiscales y seguridad social Una vez finalizada la ejecución del contrato, el interventor realiza la liquidación del mismo, para esto dispone de 4 meses contados a partir del vencimiento del plazo del contrato. El sistema debe con base en la selección definida, poder adjuntar los soportes para la legalización del contrato (lista de chequeo en base de datos), los soportes adjuntados deben permitir consultarse según los privilegios de los usuarios. El sistema debe poseer un catálogo general de artículos valorado, permitiendo clasificarlos por proveedor actualizándose de manera automática al momento de realizar contratación o cotizaciones. Debe tener registro de al menos los siguientes datos: Artículos por proveedor, precio, tiempo de entrega, descuentos, garantías, además debe permitir un aumento de precios automático según valor o porcentaje. El sistema debe permitir el manejo de cotizaciones con uno o varios proveedores de uno o varios artículos, la solicitud, su registro y su análisis, igualmente debe permitir agrupar varias solicitudes de compra con artículos comunes para la realización de un solo proceso de cotización – compra, consultando con el banco de proveedores, catálogo de artículos. El sistema debe proveer como mínimos los siguientes datos por proveedor: NIT, Razón social, régimen, gran contribuyente, representante legal, ciudad, país, dirección, teléfono, fax, contactos, forma de pago, cuenta bancaria, fecha de constitución de la empresa. El sistema debe tener implementado esquemas de solicitud de contratación que contengan los siguientes elementos: Código del artículo, código de la dependencia que solicita, centro de costos, cantidad solicitada y justificación de la solicitud de la contratación con su respectiva aprobación. Se podrá ingresar un plan de contratación anual y validar contra las estadísticas de contratación por dependencia del año inmediatamente anterior, sugiriendo el nuevo plan de contratación y permitiendo las modificaciones pertinentes. El sistema debe permitir la anulación o modificación de solicitudes de contratación en cualquier etapa.

El sistema debe Realizar las órdenes de compra o contrato asociadas a la decisión adoptada en el proceso de cotización y adjudicación, incluyendo: Consecutivo automático, descripción, tipo de contratación, fecha de entrega, forma de pago, datos del proveedor, unidad de medida, precio unitario, cantidad, garantías, valor bruto, valor + iva. Todas las órdenes de pago generadas en este sistema deben quedar pendientes por autorización de pago en el módulo de tesorería. El sistema debe permitir la parametrización de condiciones comerciales, definiendo número de cuotas, días de pago, porcentaje de pago, intereses corrientes e intereses de mora. Las solicitudes de bienes y servicios deberán contar con los siguientes datos: Fecha, usuario que elabora la solicitud, descripción, artículo, unidad, cantidad solicitada. En el proceso de aprobación se determinara la cantidad aprobada con respecto a la cantidad solicitada, basados en los criterios de la dependencia. El sistema debe permitir la creación de fórmulas de liquidación de impuestos, permitiendo la selección del tipo de clasificación tributaria (para la que aplicaría según el tercero), asociando los diferentes conceptos de retención definidos (Con base y porcentaje) para retención en la fuente, para retención de IVA, para cálculo del IVA, para retención por ICA; permitir definir para el asiento del IVA, si se contabiliza o no y si se liquida o no (combinaciones de estas dos variables). El sistema debe permitir la consulta del plan de contratación, el cual debe tener asociado el proyecto al cual se pretende comprar. El sistema debe permitir hacer recepción de productos de los contratos en el sistema por parte del interventor o del almacén en caso de activos o suministros, de acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato. En almacén, debe permitir entregas parciales de insumos, para contratos como papelería, tonners, tintas, etc., en los que programaremos entregas mensuales sobre unos valores anuales estimados. El sistema debe proveer funcionalidad para hacer seguimiento a órdenes de compra pendientes de recepción de acuerdo al trámite de perfeccionamiento del contrato, igualmente a la recepción del bien, de forma que quede registro (Fecha, código, cantidad, valor, unidad de medida, proveedor, número de factura y contrato) y permita la continuación del proceso financiero y control en el Almacén. Reportes e Informes: Reportes de las contratación realizadas a proveedores en un período de tiempo determinado, Análisis de cumplimiento y vencimiento de pedidos o contrato, Reporte de contratación imprevistas por mes, Catalogo de artículos por proveedor, Artículos comprados por proveedor, Plan de contratación. El sistema debe permitir actualizar automáticamente los precios de los artículos suministrados por cada proveedor. El sistema debe permitir recibir solicitud de compra, y revisar si cumple con los parámetros, validar en el sistema, o devolver por el sistema al funcionario solicitante El sistema debe permitir generar anticipos con base en Órdenes de Compra. El sistema debe permitir la anulación o modificación de órdenes de compra en cualquier etapa El sistema debe permitir el registro de proveedores en base de datos, según campos definidos. El sistema debe llevar un registro de calificación de proveedores cada vez que se les realice un pedido y generar el reporte de la calificación Debe permitir que se diligencia el formato de Justificación F-GJC001 Abreviado y Simplificado, y allí se consigna toda la información que arrojó el estudio de mercado. Las solicitudes de bienes y servicios deberán contar con los siguientes datos expresados en el formato . El sistema debe permitir la finalización anticipada de órdenes de compra, motivada por: comun acuerdo, caducidad, incumplimiento. Debe permitir autorizar cantidad de despacho por solicitud de compra; además consolidar las solicitudes de compra después de autorizadas en uno y modificar el consolidado, para someterlo a consideración del comité de compras.

Se debe generar un comparativo de proveedores versus precio para cada una de las cotizaciones. El sistema debe permitir la consulta del plan de compras, el cual debe tener asociado el proyecto al cual se pretende comprar. El sistema debe permitir consultar por parte de Compras, el estado de entrega de productos y estado de los pagos por proveedor El sistema debe permitir el ingreso de los diferentes pagos al proveedor, con la siguiente información: número de pago, fecha, porcentaje del valor de la compra, observaciones. El sistema debe permitir Generar un histórico de proveedores. Facilitar la consulta de proveedores por Nit. Llevar un control de los pedidos de suministros que hacen las diferentes dependencias y hacer comparativos de periodos por dependencia o global. El sistema debe poseer formas a través de las cuales se realicen devoluciones a los proveedores con sus respectivas afectaciones contables y presupuéstales. Se debe generar estadísticas de cotizaciones seleccionadas que ayuden a las decisiones en la adquisición de los productos, bajo las condiciones costo, beneficio. El sistema debe guardar esta versión de los estudios previos, como el primer insumo de Compras. Una vez cerrada y guardada como final por parte del área usuaria, se debe enviar la alerta a Compras indicando que existe solicitud. Compras podrá modificar los estudios previos, en todos los campos, de acuerdo con el análisis y mejores prácticas que considere necesarios. En el momento en que sean terminados el sistema le debe permitir la opción de escoger "revisión de estudios previos", con lo cual se envían automáticamente a compras para su revisión. El sistema debe permitir guardar esta versión de los estudios. El sistema debe permitir realizar comentarios o modificaciones por parte de compras, para que el funcionario los pueda corregir. Por tanto, deberá generar las alarmas necesarias para avisar al funcionario que hay correcciones por efectuar, y luego de las modificaciones, pasar nuevamente a revisión por parte de compras. Una vez que Compras considere que los estudios previos están correctos, el sistema debe permitir una opción para aprobar los estudios previos definitivos y guardar esta versión. El sistema debe permitir en las solicitudes de CDP que deban firmarse por el ordenador del gasto, generar automáticamente las firmas electrónicas del nivel inferior (es decir la de Compras y la del funcionario solicitante). Generar la solicitud de compromiso presupuestal con base en la verificación previa de existencia de disponibilidad presupuestal aprobada. Compras debe estar totalmente integrado a los módulos presupuestal, Contable y de Tesorería. El sistema debe poseer un catalogo general de artículos valorado, permitiendo clasificarlos por proveedor actualizándose de manera automática al momento de realizar compras o cotizaciones. Debe tener registro de al menos los siguientes datos: Artículos por proveedor, precio, tiempo de entrega, descuentos, garantías, además debe permitir un aumento de precios automático según valor o porcentaje. El sistema debe permitir el Cargue de Catalogo de productos por Proveedor, determinando su lista de precios. El sistema debe permitir el manejo de cotizaciones con uno o varios proveedores de uno o varios artículos, la solicitud, su registro y su análisis, igualmente debe permitir agrupar varias solicitudes de compra con artículos comunes para la realización de un solo proceso de cotización – compra, consultando con el banco de proveedores, catalogo de artículos. El sistema debe proveer como mínimo los siguientes datos por proveedor: Nit, Razón social, régimen, gran contribuyente, representante legal, ciudad, país, dirección, teléfono, fax, contactos, forma de pago, cuenta bancaria, fecha de constitución de la empresa.

El sistema debe tener implementado esquemas de solicitud de compra que contengan los siguientes elementos: Código del artículo, código de la dependencia que solicita, centro de costos, cantidad solicitada y justificación de la solicitud de la compra con su respectiva aprobación. Se podrá ingresar un plan de compras anual y validar contra las estadísticas de compras por dependencia del año inmediatamente anterior, sugiriendo el nuevo plan de compras y permitiendo las modificaciones pertinentes. El sistema debe tener menú de seguimientos a procesos de selección y generación de ordenes de compra. El sistema incluye un módulo de Extranet de proveedores El sistema debe permitir guardar sin cerrar la solicitud, es decir, que el usuario pueda iniciar la sesión varias veces antes de emitir su necesidad definitiva. Para hacer correcciones y ajustes. El sistema debe permitir Crear un número de solicitud para el área usuaria El sistema debe permitir realizar la orden de compra Realizar las ordenes de compra asociadas a la decisión adoptada en el proceso de cotización y adjudicación, incluyendo: Consecutivo automático, descripción, tipo de contratación, fecha de entrega, forma de pago, datos del proveedor, unidad de medida, precio unitario, cantidad, garantías, valor bruto, valor + iva. El sistema debe permitir hacer recepción de productos de las ordenes de compra en el sistema por parte del interventor o del almacén en caso de activos o suministros, de acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato. En almacén, debe permitir entregas parciales de insumos, para contratos como papelería, toners, tintas, etc., en los que programaremos entregas mensuales sobre unos valores anuales estimados. El sistema debe proveer funcionalidad para hacer seguimiento a ordenes de compra pendientes de recepción de acuerdo al trámite de perfeccionamiento del contrato, igualmente a la recepción del bien, de forma que quede registro (Fecha, código, cantidad, valor, unidad de medida, proveedor, número de factura y contrato) y permita la continuación del proceso financiero y control en el Almacén. El sistema debe permitir la descentralización de los procesos de solicitud de bienes y servicios a través de solicitudes que viajen en forma electrónica, que permitan el manejo de solicitud y aprobación al interior de cada sección, para que una vez aprobadas viajen en forma electrónica a la dependencia encargada del despacho y/o la compra. El sistema debe permitir elegir los proveedores a invitar desde la base de proveedores y generar las invitaciones automáticamente según formatos previstos. Registrar información de los suministros solicitados por los usuarios, indicando datos básicos, consumo, nivel mínimo, nivel máximo, costo, punto de reorden y centro de costos.

1.10.

ACTIVOS FIJOS

REQUISITO El sistema debe permitir ingresar los códigos de serie para asociar un código de placa a cada activo fijo Al relacionar el código de Serie el sistema debe traer por defecto la información suministrada en la entrada del bien(producto, Nombre del bien, Bodega, Valor de Compra, Tercero responsable, grupo de activo por defecto y vida útil), y deberá solicitar diligenciar la información básica del activo fijo para su creación (Placa, Tipo de Activo, Tercero a cargo, Ubicación, Marca, Estado, Propiedades adicionales). El sistema debe permitir definir mediante parametrización para los grupos de elementos las cuentas contables del PUC relacionadas (Activo, ajuste por inflación, cuentas de orden, depreciación, ajustes por inflación de depreciación, gasto depreciación), para los procesos que se generen con el Activo Fijo. El sistema debe generar el código de barras para los activos fijos Mediante parametrización el sistema debe definir Bodegas Tipo Almacén, Activos fijos ó en tránsito, definiendo si genera ó no ajustes por inflación y si genera ó no depreciación. Las bodegas pueden inactivarse en cualquier momento.

El sistema debe permitir definir activos de Menor cuantía, con la definición del valor mínimo para el mes y valor mínimo para el año. El sistema debe catalogar los activos en menor cuantía si ó no automáticamente. El sistema debe permitir depreciar automáticamente los activos, generando el respectivo comprobante contable, registrando individualmente la depreciación contable para cada activo, en las cuentas asignadas en la parametrización y generar la respectiva cuenta de orden cuando el activo este totalmente depreciado, pero permitir continuar con el manejo del activo en el inventario de activos fijos para todo tipo de movimiento ó consulta. Mediante parametrización el sistema debe permitir definir por grupo de activo el método de depreciación a utilizar, como mínimo: Línea Recta, Saldos Decrecientes ó Unidades producidas. El sistema debe manejar independientemente los valores de valorizaciones, depreciaciones, amortizaciones, mejoras y adiciones. Conservando el histórico individualizado por cada elemento, para estos movimientos. El sistema debe permitir el registro de la Valoración Técnica de los activos fijos. El sistema debe permitir hacer registro y seguimiento de pólizas de garantías. El sistema debe permitir el ingreso de los saldos iniciales de los inventarios de activos fijos: Generar el cargue masivo de activos Fijos, con base al cual se genera la entrada masiva a inventarios para el control de Existencias. El sistema debe facilitar la toma de inventario físico, por medio de listados de activos, cargue masivo de información a partir de la toma de inventarios. El sistema debe permitir asociar a los bienes la siguiente información de mantenimiento: Contrato de mantenimiento, fecha inicio del contrato de mantenimiento, fecha fin del contrato de mantenimiento, periodicidad y observaciones. El sistema de permitir adjuntar archivos con información del bien (Hoja de vida del bien). El sistema debe permitir autorizar las bodegas de activos fijos a los terceros y validar que solo se pueda entregar un elemento a un tercero en las bodegas autorizadas. El sistema debe permitir efectuar traslados de bienes entre responsables (Por búsqueda de códigos de responsable o número interno del elemento), guardando el histórico del movimiento del bien, con fechas. El traslado puede efectuarse para todos los bienes de un responsable a otro, o distribución de los bienes de un responsable a varios; permitir además realizar el traslado seleccionando el bien, el traslado debe afectar el centro de costos. Debe incluir el manejo de plantilla o formato para la generación del documento soporte de traslado, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema. Este formato deberá imprimir el nombre de la persona que lo elabora y lo revisa. El sistema debe permitir la transferencia masiva de activos entre ubicaciones y dependencias o áreas. El sistema debe controlar que al momento de ingresar a una bodega de almacén no se genere depreciación, solo se debe depreciar cuando se encuentre en bodegas tipo depreciable. El sistema debe permitir registrar las Adiciones a los activos fijos, definiendo el Activo Padre. Al cual se le realiza la adición, pero ambos bienes deben manejar su depreciación independiente. El sistema debe permitir modificar la vida útil de un activo fijo. El sistema debe permitir el registro de bajas donde se relaciona número del documento (generado por el sistema), fecha, opción que permita seleccionar los bienes a dar de baja por número interno del bien, permitir seleccionar el código de la causal de baja (Hurto, Venta, donación, Inservible), campo amplio para la justificación de la baja. Debe incluir el manejo de plantilla o formato para la generación del acta baja, el cual será completado automáticamente por los datos capturados. Debe eliminar el elemento del inventario personal y del inventario general. El registro de bajas debe generar los correspondientes comprobantes y movimientos en el inventario de bienes y contabilidad mediante el sistema. El sistema debe permitir generar archivo plano con la información de Activos Fijos.

El sistema debe permitir la modificación de los números de serie ingresados El sistema debe permitir mediante parametrización la creación de tipos de bienes muebles e inmuebles. El sistema debe permitir hacer consultas donde se relacionen elementos de acuerdo al tipo de baja, por un rango de fechas determinado. El sistema debe permitir hacer consultas de los activos dados de baja en un rango de fechas, relacionando el código del elemento, y el tipo de baja. El sistema debe permitir hacer consultas del movimiento de bienes devolutivos manejando el histórico de los elementos, donde se relaciona para cada elemento todos los campos, diferenciando los responsables para unos rangos de fechas determinado. El sistema debe permitir hacer consulta de los Activos Asegurados y los no Asegurados para control. El sistema debe permitir registrar las causas de bajas de activos

1.11.

GERENCIALES, SEGURIDAD Y MIGRACIÓN

REQUISITO El sistema debe suministrar opciones de perfilado de usuarios, gestión y autenticación de los mismos de acuerdo a esto. El sistema debe estar integrado al directorio activo a través de single sign on. El sistema cuenta con políticas de seguridad configurables sobre Login y password en cuanto a complejidad, tiempo de expiración, opciones para recuperación o reinicio. El sistema debe contar con administración de perfiles y roles de forma que permita gestionar el grado de acceso de los usuarios de acuerdo a sus roles y perfiles asignados. Un usuario puede tener uno o varios roles en la organización de acuerdo a su perfil en la misma. El sistema debe contar con opciones de auditoría y seguimiento de transacciones por usuario, a través de un log de seguridad que almacena las transacciones efectuadas indicando como mínimo: usuario, fecha, hora, módulo, transacción. El sistema debe contar con opciones de auditoría y seguimiento de transacciones por árbol de procesos. El sistema debe permitir que el administrador de la aplicación pueda otorgar y denegar accesos por: - usuario - compañía - módulo / Proceso - menú - acciones de menú El sistema no utilizará cuentas de usuario genérico, ejemplo, si en el rol Gestor de Contratación hay dos personas a cargo, el sistema tendrá un nombre de usuario para cada uno, de acuerdo al directorio activo. El sistema finaliza la sesión de manera automática cuando el usuario sobrepasa un límite de tiempo sin actividad alguna. Este tiempo debe ser configurable El sistema permite la encripción para la transmisión de passwords a través de SSH El sistema permite que los usuarios no vean campos bloqueados. El sistema permite la revisión y manipulación de errores y archivos de log dentro de la aplicación. El sistema permite el mantenimiento de los archivos de logs de errores a través de opciones de limpieza, compactación y almacenamiento El sistema soporta certificado digital El sistema controla la finalización de sesión por inactividad

El sistema permite sólo una sesión por cada usuario. Si el usuario intenta autenticarse de nuevo en una segunda estación debe ser finalizada la sesión anterior. El sistema permite realizar cargar masivamente transacciones y revisarlas antes de hacerlas efectivas en transacciones El sistema permite la validación y chequeo de los datos en los procesos de carga masiva de transacciones El sistema permite revisar y modificar los datos cargados que presentan errores antes de "convertirlos" en transacciones del módulo. El sistema permite "reprocesar" datos que fallen El sistema permite cargar de manera automatizada los datos maestros El sistema permite la revisión y manipulación de errores y archivos de log dentro de la aplicación. El sistema permite el mantenimiento automático de rastros de auditoría para la carga de archivos. El sistema permite que varios trabajos pueden ser procesadas simultáneamente El proveedor del ERP debe garantizar que la información correspondiente a los datos prerrequisito y tablas maestras se encuentra completamente migrada y optimizada para comenzar el proceso de pruebas piloto. El proveedor debe garantizar el proceso de migración de la información necesaria desde los sistemas de información contable (ARIES) y de costos (G3) relativa a los últimos periodos, necesaria para dar continuidad a la operación de PLAZA MAYOR. El sistema provee herramientas que permiten realizar análisis de indicadores, análisis de simulación, análisis de escenario, reportes por cubos o tablas dinámicas y capacidades analíticas en tiempo real El sistema debe incluir un módulo de reportes para usuario funcional que permita diseñar y dejar disponible para el uso de los demás usuarios nuevos reportes. Este módulo debe tener una GUIA de fácil uso para los usuarios, que permita la selección de columnas, la modificación de filtros, ordenamientos, agrupaciones y cambios en la forma del reporte. El sistema debe incluir un módulo de reportes para usuario técnico que permita diseñar y dejar disponible para el uso de los demás usuarios nuevos reportes, con base en la personalización de sentencias SQL. El sistema debe permitir exportar los reportes a los siguientes formatos: HTML, Excel y PDF. El sistema puede proveer un punto de acceso único para las herramientas analíticas (Gráficos, Reportes, herramientas de exploración de datos, etc.) El sistema se integra con sistemas de comunicación, como celulares y sistemas de correo de electrónico, para el envío de alertas El proveedor debe garantizar un procedimiento para pasar de un ambiente de desarrollo al de pruebas y de pruebas a productivo. El proveedor no tendrá bajo ninguna circunstancia acceso a los ambientes de producción, sino a través de procedimientos y entregables que debe suministrar y que serán ejecutados por los operadores del Data Center. El sistema deberá estar replicado en ambientes de desarrollo (propiedad y a cargo del proveedor, en caso de ser necesarios), pruebas y producción. El sistema permite la administración remota a través de interfaces web. El sistema propuesta provee herramientas de diagnóstico, para realizar detección temprana de problemas El sistema maneja memoria cache para consultas frecuentes El sistema provee herramientas para la consulta de las estructuras de bases de datos con términos descriptivos en vez de abreviaciones y nombres de tablas sin significado El sistema provee una arquitectura de tres capas, compatible con tecnologías de internet y hospedaje en nube.

El sistema ofrecida permite conexión a la interfaz de usuario desde cualquier sitio a través de Internet / Intranet con tecnología Web (Incluyendo dispositivos móviles tipo Tableta) sin necesidad de utilizar ningún habilitador web (tarantela, citrix, etc). La solución propuesta (Producto), provee funcionalidades de portales web. El sistema debe estar en capacidad de migrarse a la filosofía de cero papel, integrando sus documentos generados con sistemas de Gestión Documental. El sistema debe ser multiempresa, esto es, debe estar en capacidad de manejar la información de manera independiente para cada uno de los frentes comerciales con los que cuente PLAZA MAYOR sin importar si cada uno pertenece a un NIT diferente. Debe permitir definir mediante parametrización si los números de los documentos serán dados automáticamente por el sistema, definiendo periodicidad de reinicio de la numeración, que puede ser mensual, anual ó sin reinicio. Debe permitir importar información a cualquiera de los módulos del sistema mediante un proceso del aplicativo, definiendo archivos planos en Excel o archivos de texto (.txt). El proveedor debe garantizar un periodo de estabilización de la plataforma y correr con los ajustes que se deriven de esta tarea por un periodo de 3 meses, así como acompañamiento a la ejecución de los procesos y revisión periódica del funcionamiento del ERP durante este periodo. El proveedor debe garantizar mantenimiento por 12 meses a partir de la finalización del periodo de estabilización, con derecho a actualizaciones y garantía funcional, de desempeño o anormalidades técnicas a nivel de servidores (consumos elevados de base de datos, procesador u otros recursos físicos – lógicos). El proveedor debe garantizar adecuados procesos para el mantenimiento de El sistema, módulos y bases de datos (Explicar el proceso de control de cambios implementado por la empresa, explicar el proceso de control de calidad del software implementado por la empresa, etc ). El sistema debe tener un mecanismo para el envío de su información hacia sistemas de bodega de datos, esquema para exportar históricos y aligerar la base de datos. El sistema debe tener arquitectura para ser ejecutado en servidores Windows bajo IIS. El sistema debe soportar como mínimo las bases de datos SQL Server u Oracle. El sistema debe permitir integrarse con otros sistemas y extender sus funcionalidades a través de una implementación estándar de SOAP, como Web Services, esta comunicación debe ser en ambas vías (tanto para ingresar como para extraer información), especialmente con los aplicativos SOCIO y ESBIRRO. La solución debe ser modular, con un CORE básico del ERP y módulos por cada grupo de requerimientos funcionales (ejemplo, compras, recursos humanos, presupuesto, entre otros). La información compartida en estos módulos debe estar completamente integrada. La base de datos del sistema debe ser relacional. El sistema debe tener un solo modelo de datos para todos los componentes ofrecidos. El sistema debe tener integridad transaccional. (Rollbacks, Integridad transaccional ) en todas sus transacciones que modifiquen tablas) El sistema debe compartir las tablas de maestros (únicos) entre los módulos. El sistema debe garantizar que la interacción entre los módulos de un mismo componente se haga en tiempo real El sistema debe garantizar que las validaciones de datos ocurran en tiempo real El proponente debe entregar el Diccionario de Campos de la solución El sistema debe soportar algún mecanismo para archivar la información que no es útil en la base de datos pero que debe estar accesible por asuntos legales, durante un tiempo definido. El sistema debe permitir la recuperación de información parcial desde backups El sistema debe permitir la recuperación de información total desde backups El sistema debe tener incorporado un módulo de auditoría que permita conocer para todas las transacciones ejecutadas en el sistema: usuario real (no usuario de BD), fecha, hora, ip del cliente, máquina del cliente, valor del dato original.

El sistema tiene operabilidad 24 x 7 El sistema permite que las pantallas de cada usuario sean basadas en su perfil El sistema provee un punto de acceso único para la información de El sistema El sistema tiene un manejo estructurado de errores y mensajes entendibles El proveedor entregará la documentación funcional de los procesos / módulos implementados El proveedor entregará la documentación para usuario final en español y en línea El proveedor entregará la documentación para usuario final en español impresa y digital. El proveedor dictará una capacitación de 30 horas para el personal de PLAZA MAYOR a nivel funcional, y entregará la documentación técnica con los procedimientos de mantenimiento y soporte. El sistema está disponible en español El sistema tiene capacidades de escalabilidad sobre la infraestructura (ejemplo, soportar crecimiento en capacidad de procesamiento o memoria RAM) El sistema tiene puede crecer en funcionalidad (nuevas funcionalidades para nuevas necesidades) sin necesidad de nuevos servidores? La solución contractualmente garantiza la compatibilidad con nuevas versiones Por tratarse de una Empresa Industrial y Comercial, esta debe estar en posibilidad de operar a partir del primer día hábil de cada vigencia, es decir, el proceso de cierre no debe afectar la operación, por lo que el sistema debe admitir la operación de manera simultánea de dos vigencias, sin importar si hay cambios en el PUC Contable o en la Estructura del Rubro, es decir debe permitir el manejo de PUC y Estructura de Rubro por vigencia y en el proceso del cierre existirían dos activas simultáneamente. El proponente debe proveer, durante el período de garantía, las actualizaciones de los productos ofrecidos por cambio de la normatividad, indicando los mecanismos de actualización El oferente debe manifestar por escrito si participa en calidad de productor, fabricante o distribuidor de los bienes ofrecidos. En caso de ser DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, debe anexar la certificación expedida por la casa productora o su representante legal en Colombia, que lo autorice para la distribución del software ofrecido. Deberá contar con un sistema de Auditoría interna independiente al registro de la base de datos. El proveedor debe proveer para control de requerimientos y medición de Acuerdos de Nivel de Servicio un Software de Gestión de Requerimientos Web. El sistema debe ser totalmente parametrizable, tener ajustes y reversión de operaciones, alternativas de capturas de información y validación de datos. Todas las interfaces de interacción con el usuario deben ser en español. La solución debe permitir conservar la información por el tiempo necesario que asigne la Entidad. El servidor debe operar bajo un sistema operacional Windows Server 2003 o superior Los clientes deben operar bajo Windows XP o superior, MAC, Android ó iOS.

Los proponentes deberán adjuntar un cronograma completo y preciso por el plazo de esta licitación para su implementación, Incluyendo todas las fases que considere adecuadas. Son importantes aspectos tales como la conceptualización, estrategia, metodología y desarrollo del esquema del proyecto y su correspondencia con los objetivos, alcances y actividades presentadas en el presente documento. En la propuesta el proveedor deberá demostrar:, Correcta interpretación del objetivo pretendido con la compra e instalación del sistema, Una adecuada estrategia a seguir y los mecanismos para vencer los obstáculos derivados de la implantación de nuevos procesos al interior de la entidad., El cronograma propuesto debe contemplar las etapas de: Entrega del software, definición de procedimientos, instalación, administración del cambio, migración desde la plataforma actual, pruebas de funcionamiento, entrenamiento del personal, etapa de estabilización y verificación y entrega final. Capacitación y entrenamiento: La capacitación se efectuará una vez instalado el software y antes de iniciar la operación; las fechas para iniciar la capacitación será acordada entre las partes en su debido momento. La capacitación deberá estar enfocada en los siguientes aspectos: administración del sistema y aplicación de usuario final (módulos técnicos y de operación del sistema). El contratista deberá estructurar y presentar a consideración de la Entidad un plan de capacitación que deberá ser dictado en forma grupal, en curso teórico práctico y en las instalaciones de la Entidad. Dicho plan deberá tener como objetivo el logro de un conocimiento integral del software, esta capacitación debe ser enfocada en los siguientes aspectos: , Administración del sistema, La capacitación brindada a este tipo de usuarios deberá incluir una presentación general del sistema, en la cual se describa la filosofía, los objetivos, el alcance, la proyección, las posibilidades y limitaciones del sistema de información. Conocimiento a nivel de diseño, estructuras funcionales y en general los aspectos que el Contratista considere necesarios para alcanzar un uso óptimo del sistema. Adicionalmente deberá cubrir la capacitación referente a la operación y navegación con el sistema., Aplicación de usuario final , La capacitación brindada a este tipo de usuarios deberá incluir una presentación general, la operación y navegación por el sistema., El Contratista deberá suministrar un manual guía de cada curso, para cada uno de los participantes., Condiciones generales, El curso deberá incluir los módulos teóricos y prácticos, donde se ejecuten talleres que permitan medir el grado de asimilación de los usuarios del sistema., El curso deberá ser dictado en Español.

Migración al nuevo sistema: El CONTRATISTA deberá proveer los medios para realizar la migración, tales como la estructura del archivo plano y la rutina de validación y conversión de datos que permitan la migración, procedimientos de verificación de datos, con el fin de garantizar la integridad de los mismos en el nuevo sistema. El proceso será un trabajo conjunto y de acompañamiento entre la ENTIDAD y el CONTRATISTA donde la responsabilidad de los datos es de la ENTIDAD y el suministro de las metodologías y procesos de validación así como la ejecución de los mismos son del CONTRATISTA.

Equipo de trabajo: El CONTRATISTA deberá conformar un grupo de personas suficiente para trabajar conjuntamente con el INTERVENTOR asignado por la Entidad, y bajo la responsabilidad directa de éste, en la ejecución del contrato de acuerdo con el esquema de funciones que se define más adelante. Dichas personas deben tener una experiencia profesional y técnica en proyectos similares, para ejecutar el contrato. Las personas deberán ser las siguientes: Gerente de Proyecto: No necesariamente presencial, sus principales funciones serán: Ejercer la Gerencia del proyecto, Garantizar el suministro de los recursos que requiera el proyecto de forma oportuna, Planear y controlar la ejecución del proyecto dentro de los plazos establecidos, Controlar que las especificaciones de los productos y servicios entregados correspondan con lo ofertado, Validar el cumplimiento de los planes de trabajo. Líder de Proyecto: Las principales funciones del Líder de Proyecto serán: Ejercer la dirección del proyecto, Planear, controlar y emitir informes del avance del proyecto, Responder por la calidad técnica de los productos y servicios generados en el proyecto. Efectuar revisiones de calidad a los productos y servicios, Velar por el cabal cumplimiento de los planes de trabajo. Analista Implantador por cada módulo: Participará en la ejecución de todas las etapas del proyecto. Las principales funciones del Analista serán: Elaborar, participar y controlar el plan de trabajo que especifique en el tiempo las necesidades de recursos humanos, tecnológicas y los productos esperados en las diferentes etapas de la implantación del software, Analizar y señalar los impactos del software Implantado sobre la estructura, técnicas administrativas y relaciones de la organización. Productos a Entregar con el Sistema: Licencias del Sistema, Licencia de uso a perpetuidad del Sistema. El sistema deberá incluir todos los módulos requeridos por la Entidad, Una vez en producción, y durante el tiempo de garantía, las modificaciones a la solución deben ser realizadas por el PROPONENTE a solicitud de la Entidad solo si no son cambios estructurales, después de vencida la garantía, dichas modificaciones podrán ser negociadas con el PROPONENTE, Documentación, El PROPONENTE debe entregar documentación técnica completa en papel y medio magnético, Respecto a los manuales solicitados: Manual Técnico del sistema que contenga la descripción de la arquitectura del sistema, estructura de cada módulo, una descripción general de los procesos, la estructura de la Base de Datos, diagrama de procesos de acuerdo al flujo de datos de cada módulo, características de seguridad y el diccionario de datos., Manual de Instalación que contenga la descripción de los procedimientos para la puesta en producción del sistema, el inventario del sistema, instrucciones especiales para el área de sistemas, descripción de roles y niveles de acceso., Manual de Usuario con la descripción de las funciones del sistema general y de cada uno de los módulos en particular y su forma de operarlo por parte del usuario final, descripción de la estructura de menús, descripción de menús y pantallas, uso de ayudas interactivas, descripción de formas y reportes, y un glosario de términos orientado a los procesos que los usuarios van a efectuar con el sistema de información, manual de administración donde se presente claramente cómo se operan las opciones de administración y mantenimiento, Archivo en medio magnético, el cual debe contener todos los manuales del sistema, la Entidad puede reproducir estos manuales sin restricciones. El sistema debe incluir Ayudas en Línea que le permitan al usuario aclarar dudas en tiempo real.

He leído, revisado los requisitos para el módulo de COSTOS ABC, CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, TESORERÍA, NÓMINA, FACTURACIÓN, INVENTARIOS Y ALMACÉN, GESTIÓN HUMANA, CONTRATACIÓN Y COMPRAS, ACTIVOS FIJOS, GERENCIALES, SEGURIDAD Y MIGRACIÓN y los acepto como necesarios y suficientes.

FIRMA REPRSENTANTE LEGAL:_________________________________________

NOMBRE REPRSENTANTE LEGAL:______________________________________

C

CUMPLE

SE PUEDE DESARROLLAR

NO SE PUEDE DESARROLLAR

OBSERVACIONES

O

ÓN

ACÉN

A

COMPRAS

OS

D Y MIGRACIÓN

_______

______