CAPÍTULO V PROPUESTA

FACTORES DE ÉXITO PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE CAPITAL EN PDVSA INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN

Se presenta el diseño de la propuesta con la cual se busca satisfacer los resultados obtenidos del diagnóstico, orientado a promover los factores de éxito que intervienen en el desarrollo de proyectos de inversión de capital en Pdvsa Ingeniería y Construcción, siguiendo un proceso derivado del producto de las necesidades y debilidades plasmadas a través de dicho diagnóstico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN DE LA PROPUESTA.

La propuesta planteada queda definida conceptualmente como el conjunto de factores internos y externos que intervienen en el desarrollo de proyectos de inversión de capital, para generar procesos, productos y servicios de ingeniería y construcción orientados a la satisfacción de las necesidades y requerimientos de los clientes de Pdvsa Ingeniería y Construcción (proyectos de PDVSA casa matriz, otras filiales de Pdvsa y demás entes del Estado), para su ejecución a tiempo, dentro del presupuesto y nivel de calidad exigidos. 99

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2. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA.

La propuesta que se plantea tiene como objetivo establecer los factores de éxito, para que las organizaciones ejecutoras de proyectos dentro de Pdvsa Ingeniería y Construcción puedan desarrollar estos de manera exitosa, a través de herramientas prácticas que permitan realizar las gestiones de manera adecuada, otorgando al personal de proyectos un papel privilegiado,

dotándolos

de

capacidades

para

planificar,

organizar,

administrar, evaluar riesgos y tomar decisiones con actitud orientada al logro de resultados, de manera tal, puedan cumplirse las metas trazadas de finalizar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con las especificaciones requeridas por los clientes. 3. ALCANCE DE LA PROPUESTA.

La propuesta fue concebida para ser aplicada sobre la filial de Pdvsa Ingeniería y Construcción tanto a nivel regional en el área de occidente como a nivel nacional, sin discriminar el tamaño o tipo de servicio prestado, por ser dicha propuesta integradora, transformadora y catalizadora en el área de desarrollo de proyectos, debido a que esta orienta a los equipos y procesos de trabajo, hacia la satisfacción de los clientes ya mencionados, a través de servicios y productos.

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4. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.

En la gráfica 1 que se muestra abajo se visualiza el esquema global de la propuesta planteada, donde se identifican los factores de éxito que intervienen en el desarrollo de proyectos de inversión de capital en Pdvsa Ingeniería y Construcción. Se pueden observar en el bloque ubicado hacia la parte inferior derecha los factores de éxito internos, que consisten en: Integración,

alcance,

tiempo,

costo,

calidad,

recursos

humanos,

comunicación, riesgos y adquisiciones. En la parte superior izquierda aparecen los factores externos, que consisten en: Económicos, políticos, jurídicos, sociales, físicos y tecnológicos. Todos los anteriores factores, tanto internos como externos, intervienen y deben ser considerados sobre cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto, las cual se observan sobre el bloque ubicado en el área superior derecha, es decir el inicio, la planificación, la ejecución, seguimiento y control y finalmente el cierre del proyecto. Aquí es importante resaltar que no todos los factores tienen el mismo grado de incidencia sobre cada una de las fases, ya que cada fase posee procesos particulares que la diferencian de las demás.

FACTORES FACTORESEXTERNOS EXTERNOS

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Económicos Económicos Cierre

Políticos

Seguimiento y Control

Jurídicos

Ejecución

Sociales

Planificación

Físicos

Inicio

Tecnológicos

Lineamientos Lineamientos Estratégicos Estratégicos Visión, Misión, Objetivos,

Integración

Alcance

Recursos Humanos

Metas, Alcance, Ejecuc.

Tiempo Comunicación

Costo Riesgos

Calidad Adquisiciones

FACTORES INTERNOS

Gráfica 1. Diagrama de estructura de la propuesta. Fuente: Molina (2012).

Con base a lo descrito anteriormente, a continuación se particularizan los factores de éxito internos y externos para cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.

Fase de Inicio Está primera fase está compuesta por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente. En el caso de Pdvsa Ingeniería y Construcción pueden presentarse ambas situaciones, ya que desarrolla tanto proyectos propios desde la fase de visualización,

como

proyectos

gubernamentales ya visualizados.

de

otras

gerencias

de

PDVSA

y

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En el caso de proyectos nuevos, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto.

Factores Internos de Éxito de la fase de Inicio Dentro del contexto particular de Pdvsa Ingeniería y Construcción todos los factores de éxito internos deben ser considerados durante la fase de inicio del proyecto. En este sentido, es recomendable que los factores internos sean evaluados mediante un análisis F.O.D.A. (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realiza como parte de los ciclos de planificación. Estos análisis se efectúan en equipo con la participación de todos los interesados del proyecto específico que se esté desarrollando. Sobre el factor Integración es importante resaltar que deberá ser responsabilidad de las unidades de Planificación, así mismo recae sobre dichas unidades el desarrollo del análisis F.O.D.A. En el factor Alcance es importante considerar para la formulación de los objetivos y propósitos del proyecto se deben tomar en consideración los elementos del plan corporativo recibidos al inicio por Pdvsa Ingeniería y Construcción, tales como: Productos y volúmenes de producción, calidad de los productos, alimentación requerida (volumen y calidad), tiempo de desarrollo estimado y qué tan sensible es para la ventana de oportunidad del

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negocio, las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propósitos, requerimiento de pruebas / investigación adicional para verificar estos objetivos y propósitos, el margen de incertidumbre o la banda de variación de estos objetivos para el análisis de sensibilidades, la dependencia y relación con otros proyectos del plan. El Alcance en esta fase debe contemplar un desarrollo preliminar del proyecto a objeto de verificar si la idea tiene los méritos suficientes para proseguir analizándola y desarrollándola. En cuanto a los factores Tiempo y Costos, para la formulación de un proyecto de la cartera de Pdvsa Ingeniería y Construcción se debe considerar el Plan de Negocios corporativo a 10 años, tomando en consideración una cantidad limitada de recursos, jerarquizados y aprobados por Pdvsa casa matriz o el cliente en particular. Esto busca maximizar el valor creado para la nación, asegurando la solvencia financiera de la empresa en el corto y largo plazo. El factor Calidad debe ser considerado desde el Inicio del proyecto, e incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido. En este sentido es factor clave que en Pdvsa Ingeniería y Construcción se implemente el sistema de aseguramiento y control de la calidad diseñado por la Unidad de Calidad y Productividad de la filial, así como las guías,

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políticas y procedimientos de Pdvsa casa matriz, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto. En el factor Recursos Humanos es esencial, que durante la fase de inicio de un proyecto, se seleccione el equipo de trabajo adecuado, para ello la unidad respectiva de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe tener en cuenta que la consideración más crítica para el éxito del equipo, son los atributos de sus miembros para que pueda lograr sus objetivos. Dichos atributos son la Experiencia (conocimiento cabal de los elementos clave del proyecto), la Capacidad (habilidad de ejecutar las tareas requeridas por el proyecto) y la Autoridad (capacidad de tomar decisiones). También debe tomarse en consideración que el número de participantes no es lo más importante, sino la experiencia. Otro elemento a considerar relativo a los Recursos Humanos en la fase de Inicio es que, cuando se seleccionan los miembros clave del equipo, es deseable considerar su permanencia a lo largo de la vida del proyecto. La continuidad ayuda a garantizar el cumplimiento del objetivo e intenciones originales ya que se cuenta con los antecedentes, las razones que soportaron las decisiones, etc. Se busca evitar que cambios en los miembros clave del equipo afecten negativamente los resultados del proyecto. En cuanto al factor de Comunicación debe existir el compromiso del equipo donde el líder deberá ayudar a los miembros del equipo a lograr sus metas y los miembros se apoyarán, colaborarán y se comunicarán abiertamente y libremente unos con otros. Las agendas personales no

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pueden ser más importantes que la agenda establecida por el equipo. Los conflictos se deben abordar abiertamente, en un ambiente de comunicación honesto y constructivo. Aunque en el caso particular de la filial Pdvsa Ingeniería y Construcción los

proyectos

ya

poseen

la

ingeniería

conceptual

completamente

desarrollada, es importante indicar que durante la fase de inicio el factor de éxito interno denominado Riesgo debe ser considerado a través de la elaboración de un análisis de riesgos del negocio, desarrollando un modelo financiero computarizado para cada opción. Esto permite mostrar el desempeño o resultado esperado de la opción, desde el punto de vista económico, bajo un conjunto de condiciones que pueden variar. De esta manera se puede examinar cada opción bajo diferentes escenarios económicos. Se puede adicionalmente variar las cifras de este caso base para crear sensibilidades, las cuales tendrán probabilidades de ocurrencia diferentes. Con esto, se cubrirá el espectro de posibilidades incorporando así el riesgo dentro del análisis. Un método clásico de este tipo de análisis lo constituye el método de Montecarlo. Factores Externos de Éxito de la fase de Inicio El factor Económico es uno de los factores de mayor preponderancia al Inicio del proyecto, especialmente se debe prever que una vez que se tenga estimado el monto de la inversión y el plan para la ejecución del proyecto, se procede con estos datos a establecer la rentabilidad del mismo, a fin de establecer su jerarquización dentro de la cartera de proyectos que conforman

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la base de recursos. En relación a esto el indicador económico más importante es el valor previsto para el barril de petróleo a nivel internacional, el cual determinará la factibilidad económica del proyecto. Normalmente en los proyectos desarrollados por Pdvsa Ingeniería y Construcción estos factores de tipo económico ya han sido considerados por el cliente o dueño del proyecto durante el inicio. Podrían existir factores de tipo Político y Social a considerar durante el Inicio del proyecto, por ejemplo: El Gobierno podría estar interesado en desarrollar un área definida, desde el punto de vista social o de cualquier otro. Ejemplo de lo anterior han sido los planes recientes de desarrollar instalaciones como refinerías en áreas no tradicionales con el objeto de impulsar el desarrollo económico en zonas deprimidas del país. En este caso, al inicio del proyecto se

deben considerar estas complicaciones y

ajustar el tiempo y el costo, ya que seguramente más adelante durante la fase de ejecución estos factores, en especial el factor social, afectará el normal desenvolvimiento del proyecto, tal como ha ocurrido en el proyecto “Suministro Falcón-Zulia” (SUFAZ) desarrollado actualmente por Pdvsa Ingeniería y Construcción, en el cual las comunidades han llegado incluso a paralizar las obras de construcción en demanda de solicitudes de diversa índole. Desde el punto de vista de los factores Jurídicos, al Inicio del proyecto no existen mayores elementos a considerar salvo las posibles regulaciones del marco legal y de patentes de la tecnología a seleccionar, los impuestos

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locales dependiendo del sitio seleccionado para el proyecto y las restricciones previstas en las leyes ambientales. En el caso de Inicio de un proyecto nuevo uno de los factores Físicos más importantes es la de evaluación del sitio, el cual consiste en la ponderación de las fortalezas y debilidades de las diferentes ubicaciones, para cumplir con los requerimientos del dueño del proyecto, buscando maximizar los beneficios para el dueño. Para lograr esto se desea que las posibles ubicaciones geográficas de las instalaciones a construir, estén cerca de: los clientes (mercados), el suministro de la materia prima, donde los costos de labor sean menores, donde existan servicios adecuados, de otras plantas relacionadas, o una combinación de lo anterior. También puede considerarse una optimización del uso de la infraestructura existente, tales como: tuberías, líneas de conexión, etc. Otro factor muy relevante al Inicio del proyecto es el Tecnológico, ya que es preponderante para el futuro éxito del proyecto que todas las opciones tecnológicas sean cuidadosamente analizadas para asegurar que la selección de la correcta de acuerdo a las necesidades, de esta manera el proyecto

tendrá

un

comienzo

fundamentado

sobre

bases

firmes.

Normalmente la selección de la tecnología del proyecto se hace con base en varias tecnologías en competencia y posiblemente alguna tecnología desarrollada dentro de la Corporación (en este caso por el INTEVEP). Para ello se deben seguir una serie de pasos en secuencia que van desde Identificar las tecnologías disponibles, contactar a los licenciantes de

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tecnología y evaluarlos, visitar plantas que utilicen las tecnologías evaluadas, realizar análisis técnico–económicos para la selección preliminar de la tecnología, hasta finalmente realizar la selección definitiva de la tecnología.

Fase de Planificación En esta fase se contemplan aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos planteados desde el Inicio y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. El propósito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecución de la opción seleccionada para: Permitir a la filial PDVSA Ingeniería y Construcción comprometer los fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el proyecto. Preparar la documentación que sirva de base para la ingeniería de detalle y la contratación de la ejecución del proyecto. Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.

Factores Internos de Éxito de la fase de Planificación En el factor Alcance para esta fase se deben identificar y abordar con los detalles necesarios todos los elementos claves, a objeto de comunicar los requerimientos claves del proyecto a los responsables de completar las fases siguientes de diseño, estimaciones de costos y gerencia del proyecto. Los

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miembros

del

equipo

de

planificación

del

proyecto

deben

revisar

continuamente y actualizar el alcance, para reflejar lo ganado durante las actividades ejecutadas en el desarrollo de la ingeniería básica. En cuanto al factor Tiempo los elementos a considerar en el proceso de planificación preliminar del proyecto son: Mientras más temprano se planifique el proyecto mayor será la posibilidad de acortar el tiempo de ejecución. Mientras más temprano se pueda dividir las tareas mayores en subtareas más pequeñas, autosuficientes y ejecutables independientemente de las demás, menor será la duración de la planificación del proyecto, ya que se podrán acometer varias subtareas simultáneamente. El factor Costo es preponderante en esta fase de Planificación, ya que una vez precisado el alcance y elaborado el diseño básico, deberá prepararse un presupuesto firme del proyecto, denominado en PDVSA como Estimado Clase II, con en un grado de precisión y confiabilidad suficientes para solicitar y obtener los fondos necesarios para la posterior ejecución del proyecto. Puesto que el nivel de definición es mayor para este tipo de estimado, se reduce a un mínimo el riesgo de desviaciones presupuestarias y en tiempo durante las fases posteriores. Eso redunda en optimar el rendimiento y retorno de las inversiones de la Corporación. En este sentido la filial Pdvsa Ingeniería y Construcción cuenta con una unidad de Costos la cual estará encargada de elaborar los estimados de costos requeridos y así

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garantizar la puesta en práctica de este factor de éxito en cada proyecto desarrollado. En cuanto al factor Calidad este se hace más evidente y relevante en la precisión con la cual debería obtenerse la información necesaria para elaborar los estimados de costos y la evaluación de riesgos, ya que cualquier imprecisión por falta de calidad de la información podría conducir a metas irrealizables y a una ineficiente planificación. Sobre este particular Pdvsa Ingeniería y Construcción cuenta con unidades de Calidad y Productividad las cuales deberán estar encargadas de fijar los lineamientos necesarios para este propósito. Uno de los factores internos de éxito de mayor peso durante la fase de Planificación es un adecuado análisis de Riesgos ya que contribuye a disminuir la posibilidad de exceder los límites establecidos en cuanto a costo, tiempo de ejecución y factibilidad técnica. Dicha evaluación de riesgos debe ser cualitativa y cuantitativa y abarca una amplia serie de elementos a considerar durante todas las fases del proyecto incluyendo las de construcción y arranque. Un elemento importante en la identificación del riesgo es la experiencia del personal clave del proyecto ya que es una tarea difícil, ya que no existen procedimientos infalibles que puedan ser utilizados para identificarlos. Debe tenerse en cuenta que todos los participantes del proyecto deben darle importancia a aquellas áreas de incertidumbre que producen pérdidas

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cuantiosas e, igualmente, a aquellas incertidumbres pequeñas que producen pérdidas menores, pero que se producen con frecuencia. Respecto al factor Adquisiciones (Procura) este es uno de los de mayor relevancia para esta fase en Pdvsa Ingeniería y Construcción, ya que esta filial por lo general desarrolla proyectos de gran envergadura, donde se requieren adquirir equipos y materiales costosos y de largo tiempo de entrega, por tanto es importante resaltar que durante esta fase se debe prever a tiempo de la información necesaria y detallada para la compra de dichos equipos, a fin de obtenerlos lo antes posible.

Factores Externos de Éxito de la fase de Planificación En la fase de Planificación el factor Económico debe considerarse sobre todo durante la preparación de los estimados de costo, los cuales generalmente se producen y someten a valor constante; es decir, en monedas de un mismo poder adquisitivo, y por ende dependiendo del cronograma de ejecución del proyecto y del efecto inflacionario del momento y a la paridad cambiaria, los desembolsos del proyecto y, por ende, el presupuesto total se deben ir ajustando utilizando los índices respectivos. El factor Jurídico es sumamente importante en la fase de Planificación debido a que en esta es donde se establece el proceso de contratación de uno o más contratistas, a través de un contrato que tiene carácter legal, ya que los compromisos que se acuerdan entre las partes pasan a ser de obligatorio cumplimiento ante la ley, por ello es importante asegurar que

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queden establecidas las bases para liquidar reclamos y para resolver querellas por vía judicial. Debido a lo anterior, es importante el involucramiento de expertos en la materia como lo son los departamentos legales de las empresas en el proceso de contratación, y también es obligatorio por normativa interna y legal que en todo momento esté asegurada la transparencia del proceso de contratación. Respecto a lo anterior en Pdvsa Ingeniería y Construcción se cuenta con unidades de Contratación y con Comisiones de Licitación encargadas de velar por la aplicación de los términos establecidos en las leyes y en la normativa interna de Pdvsa para la contratación de bienes y servicios. En esta fase uno de los factores de éxito externos a tener en cuenta es el de desarrollar un plan de aseguramiento Tecnológico considerando aspectos tales como: Evaluación de la tecnología, selección del contratista de ingeniería, acuerdos de transferencia de tecnología, y además asegurar que en las fases posteriores de ejecución se cuente con adiestramiento del personal, asistencia durante el arranque y un soporte continuo durante las operaciones. En este sentido las gerencias de proyectos en Pdvsa Ingeniería y Construcción deben considerar que todo el énfasis que se haga sobre la importancia del adiestramiento técnico del personal nunca resultará exagerado, ya que el conocimiento y dominio de la tecnología es importante para resolver problemas operacionales. El adiestramiento puede ser

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brindado directamente a todo el personal, o puede ser dado al personal profesional de mayor nivel, quien a su vez, se encargaría del entrenamiento final. Esto es especialmente importante si se considera que no todo el personal habla otros idiomas, particularmente el inglés, ni tampoco los instructores extranjeros están tan familiarizados con la idiosincrasia criolla como lo están nuestros propios profesionales. Una combinación de ambos esquemas es lo que normalmente debería suceder.

Fase de Ejecución. A esta fase se llega una vez finaliza la de Planificación con la autorización correspondiente de los fondos necesarios, y consiste en desarrollar todos aquellos procesos requeridos para completar el trabajo definido en la fase de planificación, a fin de materializar el proyecto, cumpliendo con las especificaciones del mismo, hasta lograr la completación mecánica de las instalaciones. Como se mencionó anteriormente, gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en el desarrollo de esta fase ya que es cuando se construye la instalación, y es importante destacar que contar con una excelente planificación y definición de un proyecto no garantiza una ejecución con similar resultado sino se tiene el mayor cuidado posible, especialmente en el proceso de contratación.

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Factores Internos de Éxito de la fase de Ejecución Respecto al Alcance en esta fase se elabora la ingeniería de detalles del proyecto. En Pdvsa Ingeniería y Construcción esta actividad normalmente la ejecutan empresas consultoras de ingeniería, aunque ciertos proyectos en la división de Oriente ha sido ejecutada por esfuerzo propio. En cualquier caso la ingeniería de detalles se fundamenta en el diseño básico ejecutado en la fase previa de planificación del proyecto. No obstante, al iniciarse esta actividad, se debe realizar una revisión de la ingeniería básica, a fin de adecuar

y

actualizar

el

proyecto

a

posibles

nuevas

exigencias,

redimensionamientos, cambios en el entorno, nuevas políticas oficiales e incluso nuevos objetivos del proyecto. Es necesario que el consultor realice visitas de campo para verificar la información referente al sitio de ubicación e instalaciones conexas. Sobre el factor Tiempo es importante destacar que, debido a los lapsos prolongados que se requieren para ejecutar las actividades de contratación y a objeto de no impactar las fechas propuestas de ejecución y completación, es recomendable empezar, en lo posible, algunas de las actividades del proceso de contratación durante la fase de Planificación, esto se ha venido aplicando en Pdvsa Ingeniería y Construcción, pero aquí es importante indicar que esta práctica puede ser aplicada siempre y cuando no se adquieran compromisos que podrían significar erogaciones excesivas de dinero por parte de contratistas u obligaciones de pago por parte del dueño, y que las mismas estén debidamente justificadas y aprobadas por el nivel

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correspondiente. El adelantar la aprobación de la estrategia de contratación, por ejemplo, no comporta compromisos y siempre puede suspenderse el proceso en caso de no ser luego aprobado o diferido el presupuesto correspondiente del proyecto por cualquier razón. En cuanto al factor Calidad en esta fase de Ejecución es importante que entre las prácticas que deben seguirse en la supervisión de la ejecución de la ingeniería de detalles se le exija a la empresa consultora el plan de aseguramiento de la calidad, asegurando que las bases de diseño estén completas, claramente definidas y aprobadas por todos los involucrados. Igualmente, se debe definir una secuencia de generación de documentos de la ingeniería de detalles, a efectos de adecuar el plan de construcción a esta secuencia. El plan de ejecución de la ingeniería debe estar en concordancia con el de fabricación y construcción. Este factor Calidad debe ser tomado en cuenta de manera similar en la procura de materiales y equipos y esto se logra, básicamente, mediante la coordinación de programas de seguimiento, control y aseguramiento de calidad de los materiales, dependiendo del tipo de rubro en la orden de compra, pero incluye detalles como: Análisis químico certificado del acero u otro material, propiedades físicas de materiales específicos de la orden, inspección por defectos en metales u otros materiales de construcción, verificación de dimensiones, tolerancias, ubicación de conexiones, de tal manera que los equipos, partes, etc. no se deben instalar hasta que hayan pasado la inspección y fueran aprobados para la instalación.

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Asimismo antes y durante el desarrollo de las actividades de construcción del proyecto se debe velar que un plan de aseguramiento y control de calidad sea discutido y acordado con el contratista. Actualmente esto se está aplicando minuciosamente para el proyecto “SUFAZ” desarrollado por la división Occidente de Pdvsa Ingeniería y Construcción y se recomienda sea aplicado de la misma manera en cualquier proyecto para incrementar las posibilidades de éxito durante esta fase de ejecución. En Pdvsa Ingeniería y Construcción otro factor de éxito importante en la fase de Ejecución es la Procura de materiales y equipos ya que esta actividad es primordial para lograr la ejecución (construcción) del proyecto dentro del tiempo y calidad planificados. Para ello se debe realizar una gestión de seguimiento al suplidor o fabricante a objeto de que cumpla con las fechas de entrega ofrecidas. Dependiendo de la situación, se pueden usar, en una forma regular, llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas personales. Los reportes por teléfono son suficientes sólo como verificación rutinaria, pero es importante tener un reporte escrito al menos mensual. La visita personal para los renglones críticos es importante para corroborar el informe escrito.

Factores Externos de Éxito de la fase de Ejecución En relación al factor Económico en la fase de Ejecución se empiezan a llevar actividades relacionadas con facturación y pago por los trabajos ejecutados por las empresas consultoras y contratistas. Sobre este particular

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existen aspectos importantes que deben ser considerados por las unidades de Finanzas de Pdvsa Ingeniería y Construcción en relación con la facturación y pagos a las empresas contratistas, entre estos están: Las partes deben acordar los requerimientos básicos (formas por utilizar y los documentos

de

soporte

por

anexar

tales

como

valuaciones),

los

procedimientos de trabajo del contratista deben incluir los pasos en detalle para la implantación del proceso de facturación y pago, los cuales deben estar en concordancia con los procedimientos administrativos de PDVSA I&C, opciones para pagar (por paquetes de trabajo, por hitos o por avance de obra), lapsos, período cubierto en cada valuación de obra, fecha para someter la factura, plazo para pagar, adelanto de fondos / flujos de caja, retenciones a aplicar, pago en diferentes tipos de moneda / tasas de cambio. El factor Jurídico es uno de los más importantes en esta fase ya que todos los procesos de contratación que se lleven para contratar la ingeniería de detalles, la procura de materiales y la construcción de la obra se rigen por la Ley de Contrataciones Públicas vigente y su reglamento especial, además de la normativa interna de la Corporación (Manual de Contratación de PDVSA), los cuales estipulan procedimientos muy pormenorizados para los procesos de contrataciones. Como se describió anteriormente, algunas actividades de contratación pueden ser adelantadas durante la fase de planificación para ganar tiempo, pero siempre teniendo en mente que no se deberá otorgar una buena pro, ni

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firmar ningún tipo de contrato que no esté debidamente soportado por un presupuesto aprobado. En el proceso de contratación, la claridad y el entendimiento son factores esenciales para el éxito. En este sentido se prefiere un proceso de licitación formal, dentro del cual esté completamente claro el proceso en sí, tanto en su forma general como en todos sus detalles. Por razones éticas y de justicia y por resultar conveniente para todos, se debe asegurar que todos los contratistas participantes reciban la misma información. En esta fase de Ejecución el factor Tecnológico se enmarca específicamente dentro del plan de aseguramiento tecnológico que fue desarrollado durante la fase de planificación. La asistencia tecnológica proviene principalmente de dos fuentes: del licenciante de la tecnología y de los proveedores de partes y equipos. Se recomienda que muchas de estas actividades se hagan de forma paralela a la ejecución de la ingeniería de detalles. Entre las actividades de los planes de aseguramiento tecnológico que se deben desarrollar en Pdvsa Ingeniería y Construcción deberán incluirse aspectos tales como: Consultas de ingeniería, revisión de los planos de detalles de los proveedores, adiestramiento del personal facilitando las visitas a instalaciones durante operación normal, paradas, mantenimiento mayor y arranques, asistencia para el momento en que se haga el arranque, elaboración del manual de operaciones, asistencia para la prueba de capacidad, asistencia a la organización de mantenimiento del dueño para la

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elaboración de los planes y manuales de mantenimiento en lo que respecta a los equipos diseñados según la tecnología del licenciante, soporte continuo durante la operación posterior de la instalación.

Fase de Seguimiento y Control. En esta fase se desarrollan aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Para la filial Pdvsa Ingeniería y Construcción el beneficio clave de estos procesos radica en que el desempeño del proyecto se observará y se medirá de manera sistemática y regular, a fin de identificar variaciones respecto del plan inicial. La fase de seguimiento y control también deberá incluir: controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas, dar seguimiento a las actividades del proyecto comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto, influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios de modo que únicamente se implementen cambios aprobados. Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención. Además de dar seguimiento y controlar el trabajo que se está realizando dentro de un grupo de proceso, este grupo de proceso da seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto. En

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proyectos de fases múltiples, el equipo de seguimiento y control coordina las fases del proyecto a fin de implementar acciones correctivas o preventivas, de modo que el proyecto cumpla con el plan para la dirección del proyecto. Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones recomendadas y aprobadas al plan para la dirección del proyecto. Por ejemplo, el incumplimiento de una fecha de finalización de una actividad puede requerir ajustes al plan de personal vigente, la implementación de horas extra, o que se realicen concesiones entre los objetivos de presupuesto y cronograma.

Factores Internos de Éxito de la fase de Seguimiento y Control En el factor Alcance para esta fase el equipo encargado del proceso dentro de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe tener la experticia necesaria para poder identificar y evaluar con los detalles necesarios todos los elementos que se consideren con desviación, a objeto de comunicar dichas deficiencias del proyecto a los responsables de implementar los correctivos necesarios. Los miembros del equipo de seguimiento y control del proyecto deben revisar continuamente y dar los alertas oportunos durante las actividades ejecutadas en el desarrollo de la fase de ejecución. En cuanto al factor Tiempo el equipo de seguimiento y control debe considerar en todo momento la determinación del avance físico de acuerdo a criterios de medición previamente determinados en la fase de planificación, y debe existir una interacción continua con dicha unidad para detectar cualquier desviación que pudiera originar atrasos en el desarrollo del

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proyecto. De esto se deriva la importancia de poder realizar lo más temprano posible la planificación detallada, de tal manera se pueda dividir las tareas mayores en subtareas más pequeñas, autosuficientes y ejecutables independientemente de las demás.

Fase de Cierre La fase de Cierre comprende aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. En esta etapa se verifica que los procesos definidos se hayan completado a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado. En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente: obtener la aceptación del cliente o del patrocinador, realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase, registrar los impactos de la adaptación a un proceso, documentar las lecciones aprendidas, aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización, archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos históricos y cerrar las adquisiciones (procura)

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Factores Internos de Éxito de la fase de Cierre Para la fase de Cierre un factor para el éxito es el de Integración, ya que la gerencia del proyecto de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe procurar en lo posible que exista una continuidad y orden entre el plan de construcción y el de arranque. Esto permitirá que el personal de arranque efectúe las verificaciones, calibraciones, etc., necesarias en las instalaciones construidas. Es importante sostener reuniones de coordinación, a fin de mantener la armonía de trabajo entre las organizaciones involucradas. El contratista de construcción debe ser una de las partes involucradas, ya que se necesita su compromiso en ejecutar las tareas pendientes y corregir fallas, a fin de no interferir con las actividades de preparación del arranque. Ejemplode aplicación de este factor de éxito es el cierre que actualmente se realiza para la estación de bombeo San Lorenzo del proyecto “SUMANDES” en la división Occidente de Pdvsa Ingeniería y Construcción, el cual se recomienda aplicar en proyectos futuros. Respecto al factor Tiempo es importante destacar que la finalización de la construcción no tiene un punto único de culminación en el tiempo, sino es un proceso gradual en donde se van terminando de construir diferentes elementos de la planta. Cada uno de esos elementos debe ser revisado y acondicionado para el arranque. Cuando la completación física del proyecto se aproxima al 100% y el personal de construcción comienza a desincorporarse, existe una tendencia de la construcción a desacelerarse. Es por eso necesario el firme liderazgo de la gerencia del proyecto, a fin de

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mantener el ritmo del trabajo hasta su completación mecánica y arranque posterior. Para que este proceso de transición ocurra en el menor tiempo posible y de manera eficiente, hay que procurar que la construcción de un área o sistema no impida o dificulte el acondicionamiento de otra. Por ello, es conveniente que la planificación del fin de la construcción permita la terminación de los diferentes sistemas y áreas en una secuencia predeterminada, a conveniencia de la organización de arranque, según lo permitan las circunstancias. Cada sistema debería tener un plan minucioso y detallado de revisión y preparación para el arranque. El factor Costo en la fase de Cierre se centra fundamentalmente en lo que es el Cierre financiero del proyecto. En Pdvsa Ingeniería y Construcción esta actividad debe incorporar a varias unidades, principalmente a la unidad de Finanzas, quien entre sus objetivos estará el de determinar los costos correspondientes a las instalaciones construidas, de manera de lograr una serie de elementos entre los que se cuentan: Finiquitar con los contratistas los reclamos pendientes, para poder cerrar las cuentas correspondientes a dichos contratos, determinar el monto de todos los costos de las instalaciones construidas, determinar el costo de todos materiales y equipos (procura), determinar los costos indirectos de las áreas definidas dentro de la estructura de costos del proyecto, determinar los créditos por devolución de materiales sobrantes, distribuir todos los desembolsos y créditos del proyecto entre sus instalaciones o activos para determinar el valor final de cada uno

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de ellos y finalmente conciliar de manera general todas las cuentas para determinar los fondos no utilizados. Otro factor importante en la fase de Cierre es el de las Comunicaciones y especialmente lo correspondiente a la divulgación de los resultados globales de todas las fases a través de los informes post mortem de completación del proyecto, los cuales finalizan con un resumen de conclusiones

y recomendaciones,

así

como

también

describen las

experiencias adquiridas a lo largo de las distintas fases del proyecto. Este resumen deberá orientarse a transmitir dicha experiencia (lecciones aprendidas), de manera que pueda ser aprovechada por futuros proyectos desarrollados por Pdvsa Ingeniería y Construcción, promoviendo los aciertos y evitando problemas. En este sentido es clave que para lograr este objetivo se haga la divulgación en todos los niveles de la organización. En relación al factor Recursos Humanos para la fase de Cierre se debe prever una adecuada planificación de la organización requerida para el arranque y la operación normal de las instalaciones construidas por parte del custodio, para lograr esto se deben considerar los siguientes aspectos: Requerimientos de personal y verificación del programa de empleo; selección del tipo de esquema de guardias, planificación y programa de los sobretiempos, programa de manejo de las relaciones laborales; y eventualmente puede ser necesario establecer un plan de asignaciones temporales de personal de otras organizaciones con experiencia para las actividades a desarrollar.

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Aún en la fase de Cierre es importante considerar el factor Riesgos, ya que a pesar de que las pruebas de capacidad de la planta y sus equipos hayan resultado satisfactorias para el dueño, es normal y prudente extender dentro de los contratos el período de garantía por un tiempo suficientemente largo, ya que puede existir el riesgo de que dentro de la operación normal de la planta, se presente cualquier falla o deficiencia que no haya surgido dentro de las pruebas, y para ello se prevee un tiempo prudente con la finalidad de detectar esta situación. Esta garantía varía de contrato en contrato, de acuerdo con su naturaleza. Existen garantías de parte del licenciante de la tecnología, la compañía de ingeniería, el contratista de construcción, los fabricantes de equipos, etc. En algunos de estos contratos, tales como los de construcción se incluyen fianzas de fiel cumplimiento del trabajo, las cuales son obtenidas por los contratistas de la banca. El período para la liberación de estas fianzas, luego del inicio de la operación normal es de unos seis meses. El gerente del proyecto respectivo dentro de Pdvsa Ingeniería y Construcción deberá recurrir a las unidades asesoras en la filial (finanzas, legal, etc.), para determinar en común acuerdo el monto y duración de las fianzas.

5. Ventajas de la propuesta. Alinea la organización con las buenas prácticas en la ejecución de proyectos, para proveer servicios de ingeniería y construcción.

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Refuerza las funciones y responsabilidades gerenciales, utilizando como base los factores que pueden coadyuvar al cumplimiento de los lineamientos estratégicos. Optimiza la gestión en términos de efectividad, disponibilidad y capacidad de la infraestructura disponible, a través de la organización gerencial para facilitar la consecución del éxito en los servicios prestados. Asegura la continuidad del negocio en términos de rentabilidad y eficiencia, a través de la satisfacción de los clientes de Pdvsa Ingeniería y Construcción. Podría ser adaptable a cualquier empresa de ingeniería y construcción de proyectos con ámbito regional o nacional. Maximiza el uso de los recursos tecnológicos y humanos en un sector altamente competitivo que requiere grandes exigencias de inversión de capital.

6. Factibilidad de la propuesta. 6.1. Técnica

Es factible desde el punto de vista técnico, debido a que no requiere de equipos, ni herramientas específicas para su aplicación.

6.2. Económica

Es factible desde el punto de vista económico, debido a que no se requiere de grandes inversiones para hacer funcionar la propuesta. Sin

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embargo es necesario: estudiar los procesos gerenciales actuales, la estructura organizacional, la relación con los clientes, luego se procesa la información, revisando y evaluando los resultados de los estudios realizados, estableciendo los puntos de partida para iniciar los cambios midiendo continuamente el impacto en las áreas de trabajo, para finalmente adoptar la propuesta. Además, todos los miembros de la organización, principalmente quienes tienen poder de decisión, requieren de adiestramiento para conocer la propuesta y su alcance dentro de la filial.