v

Código

HAC-02 v.08

Página

1 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

OBJETIVO DEL PROCESO

RESPONSABLE

Obtener, mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona, para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de su comunidad.

LIDER DEL PROCESO

ALCANCE

EMISOR

Inicia Termina

Planificación del Sistema Integrado de Gestión Evaluación, Análisis y Mejora

ENTRADA

INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS ACTIVIDADES RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Misión Institucional Planificación para la Revisión, Control y Seguimiento del Sistema Integrado Gestión

Visión Institucional

Direccionamiento Estratégico (CSUP)

Resolución Rectoral que formaliza responsabilidades

P

Estado Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad

FAC-23 diligenciado “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” para su aprobación

Elaboración del Plan Operativo Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades

Administrador(a) del Sistema Integrado de Gestión

Plan Operativo Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos

Comité de Coordinación de Control Interno

Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico.

v

EMISOR

Código

HAC-02 v.08

Página

2 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

ENTRADA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDA

RECEPTOR

Ejecución del plan operativo

Direccionamiento Estratégico

Comité de Coordinación de control Interno

Plan Operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad” Aprobado.

Documentación aprobada para verificación y validación.

Informes de avance del Plan Operativo

Elaboración del informe consolidado como Entrada para la Revisión por la Alta Dirección

Plan Operativo ejecutado

Ejecución del FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” Verificación y validación de la Documentación de los Procesos.

H

Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación

FAC-28 y FAC-29 actualizado.

Administrador(a) del Sistema Integrado de Gestión

Seguimiento a los procesos

Comité de Coordinación de control Interno

Actas de Documentos verificados y validados.

Todos los Procesos

Reunión de Grupo de Mejoramiento para revisión de planes de mejoramiento e indicadores

Direccionamiento Estratégico

Actas de Control y Seguimiento por Proceso

Todos los Procesos

Actualización del FAC28 y FAC-29 Procesos retroalimentados

Gestión del Talento Humano

Solicitud de necesidades de capacitación

Adquisición de Bienes y Servicios

Materiales, insumos y personal por contrato

Identificación de necesidades de capacitación Análisis de necesidades de material, insumo y persona.

Necesidades de Capacitación

Gestión del Talento Humano

Solicitud de requerimientos

Adquisición de Bienes y Servicios

v

Infraestructura y Logística

Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados

3 de 7

Infraestructura y Logística

Acta de sustentación de trabajo de grado

Evaluación y control mediante los formatos FAC-36, 37 y reunión con los docentes

ENTRADA

ACTIVIDADES

Plan de Auditorias Internas

Análisis de informes de Auditorias

Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso)

Seguimiento y control de los riesgos Identificados y valorados

V Administración del SIG

Página

Desarrollo del Diplomado

Facultades

Control Interno

HAC-02 v.08

Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Planificación del Diplomado

Aval para el desarrollo del Diplomado

EMISOR

Código Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

Instrumentos de seguimiento y medición del proceso

Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas.

RESPONSABLE

SALIDA

Riesgos actualizados y controlados

Direccionamiento Estratégico

ENTRADA Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los procesos

ACTIVIDADES Toma de acciones correctivas

A Toma de acciones preventivas

RECEPTOR

Control Interno

Grupo de Mejoramiento Plan de mejoramiento elaborado

Direccionamiento Estratégico Administración del SIG

Elaboración de los planes de mejoramiento

EMISOR

Registro y Control Académico

RESPONSABLE

Grupo de Mejoramiento

SALIDA

Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora

RECEPTOR Direccionamiento Estratégico Administración del SIG

v

Código

HAC-02 v.08

Página

4 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

Administración del SIG

Control Interno

Control Interno

CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL ITEM

QUE SE CONTROLA

COMO SE CONTROLA

QUIEN LO CONTROLA

FRECUENCIA DEL CONTROL

REGISTRO DEL CONTROL Manual de Calidad e historia de modificaciones

Controles en las entradas

Misión y Visión actualizada ( que sea la vigente ) Política y Objetivos de Calidad vigentes

Normatividad

Verificación y vigencia del último Acto Administrativo

Administrador(a) del Sistema Integrado de Gestión

Anual

Verificación de la coherencia del FAC-19 Encuesta de Medición para la Revisión de la Política de Calidad y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Matriz de requisitos legales

v

Código

HAC-02 v.08

Página

5 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

Actas de reunión

Controles en las actividades

Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la Dirección

Controles a las salidas

Actualización del FAC28 y FAC-29

Control y seguimiento a la ejecución del FAC23

A través de la revisión mensual con el proceso

Fechas establecidas del FAC-23

Fechas establecidas del FAC-23

FAC-33 Control de Remisión y Recepción de Documentos del Sistema Integrado de Gestión

Actas de reunion

RECURSOS TALENTO HUMANO

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

TECNOLOGICOS

Oficina dotada Sala de Juntas Administrador (a) del Sistema Integrado de Gestión Asistente del Sistema Integrado de Gestión

Archivadores con su respectivo control y seguridad Papelería Tintas CD’s Tablero acrílico con expógrafos

Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc )

v

Código

HAC-02 v.08

Página

6 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD

NTCGP 1000:2004 Gestión de la Calidad en el Sector Público

NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público

NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad Vocabulario Modelo Estándar de Control Interno

4.2.2 4.2.3 4.2.4 8.2.3 8.4 8.5

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

Acuerdo 162 del 6 de noviembre del 2007, por el cual se actualiza la Politica de Calidad Institucional de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 082, Junio 20 de 2005, por el cual se crean los Organismos de Administración y Control del Sistema de Gestión de la Calidad Resolución 758 del 20 de Junio del 2005, por la cual se hacen unas designaciones y se asignan funciones Ley 872 Diciembre 30 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Acuerdo 4110 Diciembre 09 de 2004, Por la cual se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC ISO 9001-2000 GP 1000-2004 Acuerdo 027 Del 25 de Abril de 2000. Acuerdo 042 del 17 de Junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona. Normatividad de la educación superior: Ley 30 de 1992 Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006 Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003 Decreto 1001 del 3 de Abril de 2006 Ley 962 de 2005 “Antitrámites”

v

Código

HAC-02 v.08

Página

7 de 7

Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión

DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS

Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”

REGISTROS

Ver FAC-03 “Listado Maestrio de Formatos”

INDICADORES

Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”

RIESGOS

Ver FCI-10 “Mapa de Riesgos”

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS

Obtener la acreditación institucional Mejora de la Cultura Institucional Incrementar las fuentes de financiación