CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN CÓDIGO

GC-CR-01

VERSIÓN

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VIGENCIA

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Tipo de Proceso Transversal

Líder del Proceso: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Objetivo: Orientar los esfuerzos en la generación, explicitación y transmisión del conocimiento de forma eficiente y efectiva que cree y fortalezca las competencias en los colaboradores y potencie el cambio organizacional y social impactando de forma positiva en la prestación de los servicios de salud mejorando los hábitos de vida saludable.

Alcance: Abarca desde la planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento hasta la implementación de las acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación.

CARACTERIZACIÓN PROVEEDOR

ACTIVIDADES DEL PROCESO

ENTRADA (Insumos)

1.1 Grupo de estándares de acreditación de Gerencia de la Información y sus criterios

1. Ministerio de Salud

SALIDAS (Productos o servicios)

USUARIO/BENEFICIARIO

• Plan de Gerencia de la Información • Plan de comunicaciones

2. Secretaría Distrital de Salud

2.1 Directrices distritales y nacionales de comunicaciones

3, Todos los procesos

3.1 Estudio y análisis investigaciones de la entidad

de

las

P

Planeación de la gestión de la información, de la • Plan de trabajo para el desarrollo y despliegue comunicación, la investigación, de la gestión de las investigaciones Todos los procesos de la E.S.E documental y el conocimiento • Plan Institucional de Archivos (PINAR) • Modelo de Gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional

4.1 Normatividad nacional y distrital con 4. Secretaría General de la Alcaldía relación documental Mayor de Bogotá-Archivo de Bogotá

1. Alcaldía Mayor de Bogotá

1.1 Plan de Desarrollo Distrital para la vigencia

2. Proceso de Direccionamiento Estratégico de la E.S.E 2.1 Plataforma Estratégica de la E.S.E 3. Diferentes distritales

Entes

nacionales

y 3.1 Normatividad nacional aplicable a la E. S.E

Realizar el Plan de Gestión del proceso

y distrital

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Plan Operativo Anual (POA) de Gestión del Todos los procesos de la E.S.E Conocimiento

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1.1 Datos asistenciales y administrativos obtenidos en la ejecución de las actividades de la entidad 1.2 Información generada a partir de la atención en salud intramural y extramural • Políticas de operación 1.3 Información de la satisfacción de los usuarios, colaboradores y partes interesadas 1. Todos los procesos de la E.S.E

2. Proceso de Gestión de Recursos de la E.S.E

3. ICONTEC

• Lineamientos para el tratamiento almacenamiento de la información

y

• Canales o Mecanismos de procesamiento y transmisión oficiales de comunicación de la Ejecutar las actividades del Plan de Gerencia de la E.S.E Información

1.4 Información de la gestión de cada área, sede o centro

• Todos los procesos de la E.S.E

• Tablero de indicadores de mando

1.5 Situación actual de la seguridad de la información

• Informe de los RIPS 1.6 Solicitudes de necesidades de mejora o desarrollo de componentes de un sistema de información

• Software o módulo desarrollado y/o contratado a proveedor implementado y con soporte • Controles de seguridad de la información

2.1 Medios materiales o físicos de TIC (Servidores, equipos, periféricos, impresoras, escáneres, módems, switches, routers, etc.) 3.1 Estándares relacionados al tema (NTC-ISO/IEC 27001 y 27002)

• Directrices para la elaboración y emisión de documentos de la estructura documental de la E.S.E

H

• Constancia de documento recepcionado

1.1 Oficio o documento externo 1. Entidades-Personas naturales

2. ISO/IEC

3. ICONTEC

4. Todos los procesos de la E.S.E

• Comunicados documentos

2.1 Estándares nacionales e internacionales de gestión de calidad y documental 3.1 Normas técnicas de estandarización de documentos

oficiales

de

trámite

de • Colaboradores de la E.S.E

• Respuesta a peticiones Desarrollar las etapas documental de la entidad

4.1 Necesidad de crear una unidad de información con datos relevantes para la toma de decisión

del ciclo de la gestión

• Usuarios de la E.S.E, terceras • Directrices para la organización de los personas naturales o jurídicas documentos creados o recepcionados • Directrices para la conservación documentos en el archivo de gestión

de

• Documentos conservados en el archivo central • Documento para consulta • Documento conservado permanente en medio digital- Documento destruido

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• Entes externos reguladores

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1.1 Necesidades de comunicación

1. Todos los procesos de la E.S.E

1.2 Información resultado de testimonios y entrevista

Ejecutar las acciones del Plan de Comunicaciones

1.3 Información de planes, programas, estrategias y acciones de la E.S.E

1. Todos los procesos de la E.S.E

1. Colaboradores de la E.S.E

1. Colaboradores de la E.S.E 2. Usuarios de la E.S.E

1.1 Necesidades en investigaciones

1.1 Lecciones aprendidas y Experiencia Despliegue e implementación aprendizaje organizacional

3.1 Información Institucional

V

modelo

• Capacitaciones presenciales y virtuales para de todos los colaboradores y usuarios • Todos los colaboradores y usuarios de la E.S.E • Avances en la investigación en salud

Gestionar la Cultura Organizacional.

• Informe de Encuesta de Percepción de la • Proceso de Gestión para personas Cultura Organizacional. • Plan de Intervención articulado con los demás • Comité de Gerencia, todos los procesos de la ESE. planes y programas del proceso.

Evaluar los riesgos del proceso respecto a la efectividad de los controles existentes y el plan de • Plan de manejo de riesgos con seguimiento manejo establecido

1.1 Mapa de riesgos

1. Proceso de Seguimiento, evaluación y mejora 2. Entes que regulan y controlan la entidad 3. Servicio al ciudadano 4. Direccionamiento Estratégico No conformidades/Hallazgos 5. Gestión de Recursos 6. Subgerencias Administrativa y Financiera 7. Demás fuentes contempladas en el procedimiento de gestión para la mejora

del

• Informe del nivel de efectividad de la Evaluar el impacto de las estrategias y medios de comunicación institucional a nivel interno y • Todos los procesos de la E.S.E comunicación externo

Percepción sobre la comunicación institucional respecto a unos criterios definidos

1. Todos los procesos y dependencias 1.1 Diagnóstico de estado actual de la de la ESE. Cultura Organizacional en la ESE

1. Proceso Seguimiento, evaluación y mejora

• Usuarios de la E.S.E. • Colaboradores de la E.S.E • Demás Partes interesadas de la entidad (Stakeholders)

• Campañas de incentivo para participación activa en concursos, congresos, convocatorias, Implementar estrategias para la producción de nuevas debates, jornadas, premios, programas, investigaciones y socialización de investigaciones en • Todos los procesos simposios, becas, publicaciones y modelos y desarrollo del sector salud consulta de Bases de datos de investigaciones de la Secretaría Distrital de Salud,

2.1 Información técnica y científica del 2. Entidades reguladoras del sector sector salud salud, centros de investigación. 3. Todos los procesos de la E.S.E

• Campañas institucionales internas y externas, piezas comunicaciones, boletines de prensa, elementos multimedia y cuñas promocionales, artículos de noticias web (Intranet y Página Web)

A

Implementar acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del • Plan de mejoramiento individual o del proceso Conocimiento y la Comunicación

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• Proceso Seguimiento, evaluación y mejora

•Proceso Estratégico

de

Direccionamiento

• Proceso de Seguimiento evaluación y mejora

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN CÓDIGO DEPENDENCIAS O AREAS RELACIONADAS * El área de comunicaciones como encargada del despliegue de la información de la gestión a las partes interesadas.

GC-CR-01 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Ver procedimientos relacionados en el botón del proceso que se encuentra en el mapa de procesos de primer nivel en la intranet

* El área de Archivo que establece los lineamientos para la gestión documental en la entidad * El área de Sistemas como oficina que esta a cargo de los sistemas de información de la E.S.E que apalancan todas las actividades

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REQUISITOS DE LA NORMA RELACIONADOS

Solo aplica para procesos misionales 1. NTC GP-1000:2009 / NTC - ISO 9001:2008 4,1 Generalidades 4,2,1 Gestión Documental (Generalidades numerales c, d y e) 4,2,3 Control de documentos 4,2,4 Control de registros 5,1 Compromiso de la dirección (Numeral a) 5,5,3 Comunicación interna 7,2,3 Comunicación con los clientes 8,2,3 Seguimiento y medición de los procesos 8,5,2 Acciones correctivas 8,5,3 Acciones preventivas

DOCUMENTOS ASOCIADOS Caracterización de Proceso Firmado Indicadores del proceso Matriz de riesgos Caracterización de productos y servicios Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional

2. NTC - ISO 14001:2004 4,1 Requisitos generales 4,3,1 Aspectos ambientales 4,4,3 Comunicación 4,4,4 Documentación 4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional 4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias 4,5,3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros

* El área de Planeación desde las líneas del sistema de información geográfico, la investigación, la gestión de la cultura organizacional y el aprendizaje organizacional en coordinación con el área de Talento Humano

3. NTC - OHSAS 18001:2007 4,1 Requisitos generales 4,4,3 Comunicación, participación y consulta 4,4,3,1 Comunicación 4,4,4 Documentación 4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional 4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias 4,5,3,2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros

INTERACCION CON OTROS PROCESOS

PROCEDIMIENTOS GENERALES

POLITICAS DE OPERACIÓN

Todos los procesos como proveedores y beneficiarios de las actividades del presente proceso

Ver procedimientos generales en el vinculo de qué es el SIG de la intranet

Las políticas de operación del proceso están descrita en cada uno de los procedimientos relacionados.

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4. NTD -SIG 001:2011 4,2,1 Planificación de los procesos (numeral d) 4.2.4 Planeación Documental para el Sistema Integrado de Gestión 4.2.7 Planificación de la comunicación y participación 5,1 Procedimientos documentados y registros en el sistema integrado de gestión 5,2 Controles operacionales del sistema integrado de gestión 5,5 Preparación y respuesta ante emergencias 5,6 Comunicaciones 6,8 Seguimiento y monitoreo de los procesos 6,11 Seguimiento y monitoreo de la seguridad de la información 6,12 Seguimiento y monitoreo de la gestión documental 7,2 Acciones de mejora 7,3 Acciones correctivas 7,4 Acciones preventivas REQUISITOS DEL CLIENTE (Usuario/beneficiario y Cliente Interno)

Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y servicios de cada proceso

Plan Operativo del proceso Normograma Recursos del proceso Activos de Información

Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional Plan Operativo del proceso Normograma Recursos del proceso Activos de Información

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN Todos los procesos como proveedores y beneficiarios de las actividades del CÓDIGO presente proceso

Ver procedimientos generales en el vinculo de qué es el SIG de la intranet GC-CR-01

Las políticas de operación del proceso están descrita en cada uno de los procedimientos relacionados. VERSIÓN

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Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y servicios de cada proceso 2 VIGENCIA

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Elaboró

Nombre(s) y Cargo (s)

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Revisó

Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Juan Carlos Mantilla Jefe de la Oficina de Talento Humano Luisa Liliana Cartagena Referente SIGA Leopoldo Sánchez Álzate Profesional Universitario Sistemas Olga Lucía Solano Delgadillo Profesional de Comunicaciones Girlesa Buitrago Referente Aprendizaje Organizacional-GIS Wilian Torres Monrras Analista S.I.G

2/19/2015 Aprobó

Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Leonardo López Avila Referente de Normalización

Firmas

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