CARPETA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS CONTENIDO

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1. Sobre la carpeta para la gestión de proyectos

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2. Introducción ¿Qué es FOKUS? FOKUS – de proyectos a programas Teléfonos y direcciones de correo a FOKUS

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3. Calendario

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4. Solicitud/presupuesto  Solicitudes  Presupuestos

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5. Asignaciones, convenios y pagos 6. Reasignaciones de fondos y re- destinaciones de rubros 7. Estados de cuenta bancaria y reembolso de intereses 8. Reporte de resultados y contabilidad anual/revisión 9. Trabajo anti-corrupción 10. Viajes 11. Evaluación

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1. Sobre la carpeta para la gestión de proyectos FOKUS ha elaborado esta carpeta de proyectos, para que la misma sea una herramienta para las organizaciones en su trabajo con los programas y proyectos. La carpeta está pensada para ser un apoyo en la sistematización de la gestión de proyectos que hacen las organizaciones afiliadas, y facilitar el seguimiento administrativo sobre los mismos. La carpeta contiene explicaciones sobre todo lo que ocurre durante un año de ejecución de proyectos. El contenido de la carpeta está organizado de manera cronológica, e inicia con el día en el que vosotros iniciáis las preparaciones para una solicitud que más tarde será enviada a FOKUS, y concluye con el día de entrega del reporte anual y de contabilidad. En adición se ha elaborado capítulos específicos sobre viajes de seguimiento a los proyectos, evaluaciones y otros temas. Recordad dar a conocer la carpeta para la gestión de proyectos a vuestros nuevos colegas. Vosotros tenéis la responsabilidad de que las personas nuevas sean actualizadas sobre el trabajo y los proyectos. Planillas y formatos se encuentra en Petrus, la herramienta para la gestión de proyectos, y en las paginas web de FOKUS.

¡Buena suerte con vuestro trabajo con los proyectos!

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2. INTRODUCCIÓN ¿Qué es FOKUS? FOKUS es un Centro de Recursos en cuestiones internacionales de mujeres, y hoy en día consistimos en 74 diferentes organizaciones de mujeres y comités de mujeres de partidos políticos, diásporas, sindicatos y organizaciones de solidaridad y de cooperación. Estas representan una amplia gama de fundamentos éticos, políticos y culturales, además de líneas de acción diversas. La visión de FOKUS es Un mundo justo en donde la organización de las mujeres constituya la base para sociedades igualitarias y libres de opresión. El objetivo principal de FOKUS es trabajar para mejorar la situación social, económica y política de las mujeres a nivel internacional, enfatizando los países en el Sur. Propósito de FOKUS    

FOKUS será un centro internacional de conocimiento y recursos para las organizaciones de mujeres. Por medio de la cooperación y la incidencia para el desarrollo, FOKUS trabajará para mejorar la situación social, económica y política de las mujeres a nivel internacional con énfasis en los países del Sur. Por medio de actividades de información, FOKUS trabajará para incrementar el conocimiento y comprensión por parte de la sociedad noruega de la situación de las mujeres y su papel en el desarrollo. FOKUS apuntará a fortalecer el contacto y la cooperación entre las organizaciones de mujeres en Noruega en torno a sus compromisos internacionales.

Los principales pilares del trabajo de FOKUS Las actividades de FOKUS se basan en tres pilares principales: incidencia y comunicación; cooperación a programas y proyectos y consolidación de FOKUS como centro de conocimiento y recursos. Todo el trabajo debe reflejar la realidad del Sur y basarse en la situación de las mujeres en esta región. La incidencia se basa en la información y en los insumos provenientes de los socios y FOKUS promociona el rol de las voceras de las organizaciones del Sur. Así mismo, el conocimiento y las capacidades de las organizaciones miembros guían nuestro trabajo e incluyen la utilización estratégica de los grupos de trabajo temático de FOKUS. Durante el periodo que dure la implementación de la estrategia se dará especial énfasis al involucramiento a organizaciones de diáspora en todos los aspectos de nuestro trabajo. Actividades de FOKUS  coordinar los proyectos de las organizaciones de mujeres en África, Asia, el Medio Oriente y América Latina  gestionar apoyo para las iniciativas informativas de las organizaciones de mujeres.  organizar seminarios y conferencias 3

 

trabajar de manera activa ante gobiernos y organizaciones para asegurar que los derechos de las mujeres sean respetados a nivel internacional coordinar los preparativos para conferencias internacionales e impulsar el trabajo en redes, tanto nacionalmente como internacionalmente.

FOKUS basa su trabajo principalmente en La Convención de las Naciones Unidas para la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Contra las Mujeres (CEDAW, 1979), el Protocolo Opcional de la CEDAW (1981), la Declaración y la Plataforma de Acción de Beijing de 1995, y las Convenciones Regionales para la Eliminación de la Discriminación Contra las Mujeres. FOKUS tiene un enfoque general basado en los derechos, que es consistente en todas las áreas de nuestro trabajo. Para ayudar a mejorar la situación de las mujeres, FOKUS durante el período de la estrategia 2007-2012 priorizará los siguientes temas:      

Las mujeres y el cambio climático Los derechos sexuales y reproductivos La violencia contra las mujeres Las mujeres, la paz y la seguridad Los derechos y la participación económica de las mujeres Los derechos y la participación política de las mujeres

La máxima autoridad de FOKUS es la asamblea de representantes. La asamblea de representantes, que consiste en todas las organizaciones afiliadas, elige la Junta Directiva, y aprueban los presupuestos y contabilidades anuales. La Junta Directiva administra a FOKUS en los periodos entre Asambleas Generales, y es responsable por la administración de FOKUS de acuerdo con los estatutos y las orientaciones y prioridades aprobadas por la asamblea general. La secretaria de FOKUS es responsable en las operaciones diarias, coordina las actividades de incidencia y información, y proyectos/programas, y tiene una responsabilidad profesional ante organizaciones y autoridades. FOKUS mantiene Acuerdos Marco de cooperación e información con Norad.

FOKUS – de proyectos a programas La cooperación con proyectos/programas es una parte central en el trabajo de FOKUS, y esta se realiza en colaboración con las organizaciones afiliadas en Noruega y la organización contraparte en Asia, África o América Latina. El punto de partida para los programas es que proyectos más pequeños se agrupen en programas más amplias a partir de algunos criterios comunes; que podrán ser grupos meta comunes, o temas, áreas geográficas o metodologías comunes. Un programa se construye a partir de una estrategia de programa común. Para un país esto típicamente sería una estrategia de país. Son varias las ventajas que existen en agrupar los diferentes proyectos en programas. Cuando trabajamos en programas más amplias en vez de con muchos proyectos pequeños, será más fácil desarrollar análisis y estrategias comunes, que luego formen las bases para las actividades tanto a nivel proyecto como a nivel programa. También capturar sinergias entre proyectos será más fácil así, y obtener

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resultados, por ejemplo en un programa de país, si encontramos un ”valor añadido” común al entrar juntos y juntas en un programa Podemos crear un programa basándonos en los proyectos de una organización afiliada en un tema o en una región, o basándonos en todos los proyectos financiados por FOKUS dentro de la misma área geográfica o que aborden el mismo tema. Si optamos por la primera alternativa la organización afiliada deberá elaborar una solicitud de programa general en donde se describe la estrategia de programa común. Al optar por la segunda alternativa, se desarrolla una estrategia común (se elabora por las contrapartes en el Sur junto con las organizaciones afiliadas noruegas, con apoyo de la secretaria de FOKUS) para el tema/la área geográfica que siente la base para el programa (por ejemplo una estrategia de país), y luego cada organización elabora sus solicitudes de proyecto, de la misma manera en la que se ha hecho normalmente. Es importante que cada solicitud muestre claramente cómo el proyecto está relacionado con el programa global. Muchas veces habrá gastos relacionados con las actividades que se desarrollen a nivel programa. Para poder solucionar esto de la forma más sencilla se sugiere que una de las contrapartes en el programa (en cooperación con las otras contrapartes) desarrolla un plan separado para el programa con presupuesto. También se sugiere que esta tarea vaya rotando entre las contrapartes que participen en el programa en cuestión. La solicitud de programa con presupuesto se envía al asesor de programa responsable en el secretariado de FOKUS. En contrato se firma entre en secretariado de FOKUS y la contraparte responsable en el país en cuestión. Se encuentra más información sobre la visión común de las organizaciones de FOKUS, y sobre qué orientación se desea para su trabajo, en la estrategia de FOKUS, accesibles en las páginas Web. Nuestra política para cada una de las prioridades temáticas de FOKUS también se encuentra en las páginas Web. Éstas son centrales en cuanto a los programas, ya que definen cuáles actividades en cada área esté dentro del mandato de FOKUS.

Más información sobre los proyectos de FOKUS se encontrará en las páginas Web.

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Teléfonos y direcciones de correo a FOKUS La dirección y el teléfono de FOKUS: Storgt. 11, 0155 OSLO, NORWAY Tel.: (0047) 23 01 03 00 Fax: (0047) 23 01 03 01 [email protected] www.fokuskvinner.no

Teléfonos directos y correos electrónicos para la secretaría: Gro Lindstad Directora ejecutiva

tel.: 95 05 45 87 [email protected]

Mette Moberg Directora de administración y economía

tel.: 911 98 252 [email protected]

Trine Tandberg Directora de comunicaciónes

tel.: 414 40 809 [email protected]

Marit Sørheim Directora de programas

tel.: 900 67 826 [email protected]

Marianne Jorddal Asesora de administración y economía

tel.: 924 29 555 [email protected]

Magnus Holtfodt Asesora análisis y estudios

tel.: 971 42 952 [email protected]

Sissel Thorsdalen Asesora de programa

tel: 928 42 067 [email protected]

Anton Popic Asesor de programa

tel: 454 02 984 [email protected]

Jon Rian Asesor de programa

tel.: 976 51 823 [email protected]

Anita Sæbø Asesora de programa

tel.: 938 34 542 [email protected]

Carolina Maira Johansen Asesora de proyectos, 1325 Colombia y Sri Lanka

tel.: 959 38 968 [email protected]

Helene Langsether Asesora análisis y estudios

tel.: 971 71 191 [email protected]

Tore Skarvang Contador

tel: 464 25 896 [email protected]*

FOKUS’ oficina en COLOMBIA Dirección: Carrera 27 A # 40 A 68. Barrio La Soledad. Tel: +57-1-3378341 o +57 313 456 56 20 Ana Milena González V. Coordinadora de programa

tlf: +57 3102738203 [email protected]

Sandra Masso Asesora de administración

tlf: +57 313 841 53 65 [email protected]

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3. CALENDARIO PLAZOS 20 de enero

Reembolso de intereses del año anterior con estado de cuenta del banco por 31.12 que muestre la adquisición de intereses. Los intereses se transfieren a las siguientes cuentas: fondos de la campaña televisiva: 8200.06.03569, fondos de Norad: 1607.35.44851.

Febrero/marzo

Se firma el convenio para los proyectos de Norad (depende en cuándo recibimos las cartas de aprobación de Norad) y los proyectos de la campaña televisiva. Reuniones de convenios con todas las organizaciones que tienen proyectos.

Enero Marzo

Primera transferencia a los proyectos, campaña televisiva (60%) Primera transferencia a los proyectos, Norad (50%)

15 de marzo

Enviar a FOKUS un reporte de resultados textual (basados en la planilla en la herramienta de gestión de proyectos, Petrus), y una contabilidad revisada por auditoria: Se revisará la contabilidad primero por un auditor/a en el país de implementación del proyecto y después el auditor/a de la organización noruega revisará que los ingresos y egresos de la cuenta bancaria noruega coincidan con dicha auditoría. Los siguientes documentos se enviarán a FOKUS junto con el informe narrativo y la contabilidad:  Contabilidad de la contraparte, revisada y con una declaración de auditor (del país en donde se implementa el proyecto)  Contabilidad total del proyecto, si el proyecto tiene más que un donante, revisada.  Hoja de conciliación en Excel, siguiendo la planilla de FOKUS.  Declaración de Auditoría noruega, o copia de estados de cuenta que muestra las transferencias.  Resumen sencillo que muestra el destino de los fondos administrativos de la organización noruega (8% o 5%).

15 de agosto

Reasignación: Plazo para entrega de contabilidad de medio año en la planilla de FOKUS para presupuestos y contabilidad, y un resumen sobre el consumo total previsto para el año completo, para cada programa/proyecto. Dicho resumen se llena en el formulario de reasignación de FOKUS. Si hubo subutilización de fondos o si se quiere presentar una solicitud de ampliación de presupuesto, se adjuntará un presupuesto revisado, y se orientará sobre cuáles rubros se desea modificar. Esto vale para la campaña televisiva y para Norad.

Julio/agosto

1 de septiembre 7

Se recibe la segunda transferencia de FOKUS (50% para proyectos de Norad, 40 % para proyectos de la campaña televisiva). La segunda transferencia presupone que la contabilidad revisada del año anterior ha sido entregada y aprobada por FOKUS y Norad, y que FOKUS ha recibido una copia del convenio firmado por la organización noruega y la contraparte en el Sur.

Plazo para envío de solicitud para el año siguiente.

La contraparte deberá participar en la planeación Para asegurar que el proyecto sea asumido por la contraparte, la última necesitará recibir una versión adaptada del calendario, para que ambas partes tengan claridad sobre qué y cuándo se tienen que realizar tareas. Para que la organización noruega pueda entregarnos los informes, resúmenes de medio año y solicitudes a tiempo, la contraparte del proyecto debe tener un plazo más corto que la organización noruega. Mientras vosotros cumpláis con los plazos de FOKUS, elegiréis el calendario a establecer junto con la contraparte local. Recordad que la última transferencia al proyecto no debe tomar lugar después del 1 de diciembre en el año de implementación del proyecto.

4.

SOLICITUDES/PRESUPUESTOS

La solicitud Las organizaciones afiliadas a FOKUS podrán aplicar para apoyo financiero por parte de las organizaciones en el Sur. Los proyectos deberán ser iniciados por las organizaciones en el Sur, y las solicitudes formuladas por éstas mismas, para que las iniciativas se basen en sus premisas. Es una condición absoluta que exista una organización en el Sur que ejecute el proyecto. La solicitud deberá estar de acuerdo con la estrategia de FOKUS así como con las políticas para cada una de las áreas temáticas de FOKUS. Si una organización miembro de FOKUS recibe solicitudes de varias contrapartes que coexisten en la misma área geográfica o temática, se deberá evaluar si éstas podrán ser unidas en una sola solicitud a FOKUS. La convocatoria de FOKUS para fondos el año siguiente sale entre abril y mayo. Esto significa que las organizaciones tienen más de tres meses para elaborar planes anuales, presupuestos etc. para el año siguiente. Será importante iniciar este trabajo pronto. Los formularios se llenarán en la herramienta de administración de proyectos, Petrus. Esto implica que la solicitud se entrega por medio de un formulario en el Internet. Cada proyecto y cada programa tienen un enlace propio y único para el formulario de solicitud. El enlace se concede por la secretaría de FOKUS a las organizaciones que deseen aplicar. ¡Recordad poner os en contacto con FOKUS un tiempo antes de que solicitáis! El plazo para enviar solicitudes de proyectos a FOKUS es El 1de septiembre. Se tendrá que respetar la fecha indicada. La solicitud se entregará en inglés La solicitud contendrá un presupuesto llenado en la planilla de presupuestos de FOKUS (véase la página siguiente).

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La solicitud deberá estar aprobada por un grupo de proyecto o la Junta Directiva de la organización noruega.

Presupuestos Presupuestos de la contraparte La contraparte en el Sur elabora una propuesta de presupuesto en la moneda local (por ejemplo Rand del Sur-África) y/o en la moneda extranjera que se utilice en el país (por ejemplo dólares USD). Póngase en contacto con el banco para un estimado de la tasa de cambio para el año siguiente. La tasa promedia durante el último año se encontrará en la pagina Web del Banco Noruego (Norges Bank), www.norgesbank.no. FOKUS comunicará una tasa para dólares y Euro en la convocatoria, esta será utilizada por todos. El presupuesto tendrá que ser adaptado a la planilla de FOKUS para presupuestos y contabilidad, véase la guía reproducida en la misma planilla. Es importante que el presupuesto refleje y coincida con los resultados y actividades definidos en la solicitud del proyecto. Frecuentemente el financiamiento que asigna FOKUS compone solo una parte del presupuesto total del proyecto. Por ello es importante que el presupuesto total y los planes para la totalidad de las actividades en el proyecto sean visibilizados. Si la organización noruega co-financia el proyecto (o la organización contraparte)junto con otros contribuidores, esto deberá ser visible en el presupuesto total para el proyecto. FOKUS recibirá un presupuesto con las actividades globales de la contraparte local, en donde contribuciones de distintos donantes sean especificadas. Presupuesto en coronas noruegas (NOK) Algunos de los costos que genera el proyecto en Noruega se incluyen en el presupuesto (por ejemplo viajes de seguimiento al proyecto y costos de revisión en Noruega, véase box ). Otros gastos relacionados con el seguimiento al proyecto en Noruega serán cubiertos por el apoyo administrativo. El apoyo administrativo se calcula a partir del monto total del monto solicitado a FOKUS (90%). No se dará apoyo administrativo sobre la cuota-parte.

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5.

ASIGNACIONES, CONTRATOS Y PAGOS

La Junta Directiva de FOKUS aprueba las solicitudes en una reunión de directiva en octubre, después de que la secretaría haya presentado sus recomendaciones. Las organizaciones afiliadas recibirán cartas con la decisión de la Junta Directiva, y los fondos asignados por proyecto. La respuesta de Norad se recibe normalmente entre febrero y marzo.

Convenios Para asegurar que todas las contrapartes respetan sus obligaciones se firmará un convenio entre FOKUS y la organización noruega. En cuanto FOKUS obtenga la respuesta de Norad, las organizaciones noruegas afiliadas serían invitadas a una reunión para firmar el convenio. Los proyectos que son financiados por la campaña televisiva tendrán estas mismas reuniones en el mes de enero. El convenio contiene el convenio principal con el monto aprobado, y suplemento I- El marco lógico de la solicitud, el presupuesto total, y el presupuesto de la contraparte en el Sur. suplemento II - condiciones generales para el apoyo financiero de FOKUS suplemento III – formulación de la Declaración de Auditoría e instrucciones para auditoría Además, la organización noruega tiene la obligación de firmar un convenio con su contraparte. Os solicitamos que todas/todos utilizáis el formato de convenio de FOKUS. Una copia del convenio entre la organización noruega y la contraparte se enviará a FOKUS para que la segunda transferencia se podrá realizar. El plazo vence el 15 de abril.

Transferencias Antes de que FOKUS haga las transferencias a la organización noruega, ésta deberá crear propias cuentas bancarias para cada proyecto. FOKUS requiere una cuenta por proyecto o una cuenta por programa La primera transferencia al proyecto/programa se hará después de la firma del convenio. Para proyectos financiados con fondos de Norad, FOKUS tendrá que haber recibido los fondos de Norad antes de que la transferencia se pueda realizar. Se efectúa la transferencia de 50 % del monto aprobado (60% para proyectos financiados por la campaña televisiva). Al iniciar el año, las organizaciones podrán solicitar un anticipo de 25 %. Esta oportunidad solo existe para los proyectos en curso, y solamente cuando FOKUS esté dentro del ciclo de un Acuerdo Marco. Se debe firmar un convenio con la contraparte del proyecto antes de que se transfiera fondos para su proyecto/programa. Si se presentan urgencias para la obtención de fondos, se podrá efectuar un pago de un monto menor, para luego transferir el monto restante cuando el convenio esté firmado.

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Los fondos restantes se transferirán en julio/agosto. Para proyectos en curso, FOKUS/Norad tendrá que haber recibido y aprobado la contabilidad revisada y el reporte anual del año pasado antes de efectuar la segunda transferencia de fondos. También los demás requisitos para la administración y ejecución de proyectos tendrán que haberse cumplido.

6.

REASIGNACIÓN DE FONDOS Y RE-DESTINACIÓN DE RUBROS

Ronda de reasignación Durante la ronda de asignación, las organizaciones informarán si los fondos asignados serán agotados o no. Las organizaciones también informarán sobre cualquier subutilización de fondos (es decir que no todos los fondos serán agotados). En adición hay que solicitar el uso de ganancia por diferencias en las tasas de cambio, si esto es relevante. Si se necesita solicitar para un fondo adicional (ampliación de proyecto), esta se puede solicitar durante la ronda de reasignación. Las solicitudes deben ser justificadas. Además se deberá presentar la contabilidad de medio año en la planilla de FOKUS para presupuestos y contabilidad, y un resumen sobre el consumo total previsto para el año completo para cada programa/proyecto. El resumen general mencionado se llenará en el formulario de reasignaciones de FOKUS. Solamente se llenará una línea por proyecto en el formulario. Las cantidades que se llenen serán sin incluir el apoyo administrativo. Si se presenta una subutilización, solicitud para el uso de ganancia por diferencias en las tasas de cambio, o si se solicita para fondos adicionales (ampliación de proyecto), se anexará un presupuesto revisado, y se orientará sobre cuáles son los rubros del presupuesto que se desee modificar. Para la reasignación el plazo es: 15 de agosto Esta revisión de gastos/consumo es útil en la colaboración con las contrapartes locales, y al mismo tiempo sirve de base para la creación de un presupuesto más realista para el año siguiente.

Re-destinación de rubros FOKUS acepta re-destinaciones de rubros de hasta 10 % del presupuesto total, con un techo de NOK 75.000, sin que sea necesario solicitar antes a FOKUS. Cualquier redestinación que supere dicho monto, se autorizará por FOKUS después del envío de una solicitud por escrito. Sugerencia de un presupuesto modificado/revisado se adjuntará a la solicitud. Cualquier re-destinación de rubros deberá estar de acuerdo a las metas y los objetivos del proyecto, y ser siempre visibilizada en la contabilidad y los reportes.

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Solicitudes de re-destinación de rubros podrán ser enviadas durante todo el año.

Ganancia o pérdidas por diferencias en las tasas de cambio FOKUS acepta uso de ganancias de cambio en el proyecto de hasta 10% o NOK 10.000 sin previa autorización. Cualquier uso de la ganancia de cambio que supere dicho monto deberá ser solicitado a FOKUS por escrito previo al uso (ve arriba “Ronda de reasignación”). La ganancia de cambio se utilizará de acuerdo a las metas y objetivos del proyecto, y se integrará en el presupuesto del proyecto. El uso de la ganancia de cambio se hará visible en los reportes anuales, la contabilidad y en la ronda de reasignación.

7.

ESTADOS DE CUENTA Y REEMBOLSO DE INTERESES

Los intereses que se obtengan en la cuenta noruega del proyecto, independientemente de su tamaño, serán reembolsados a FOKUS antes del: 20 de enero En adición, FOKUS recibirá un estado de cuenta del 31.12 de la cuenta bancaria noruega del proyecto que muestre los intereses obtenidos el año anterior. Los intereses se reembolsarán a FOKUS de la siguiente manera: Transferencia, intereses de fondos de Norad para cuenta 1607 35 44851 Transferencia, intereses de fondos de la campaña tele para cuenta 8200 06 03569

Intereses obtenidos en el país del proyecto, debe figurar en la contabilidad.

8.

REPORTE DE RESULTADOS Y CONTABILIDAD ANUAL/REVISIÓN.

El plazo para el envío de reportes de resultados y contabilidad revisada es 15 de marzo Se rellenará los reportes de resultados en inglés en la herramienta de administración de los proyectos, Petrus, en inglés. Es importante que rellenen todos los puntos en el formato, y que siguen las instrucciones en el formato. Los informes dentro de un periodo del acuerdo con Norad (normalmente 3 años) son informes breves sobre actividades y resultados preliminares, mientras en informe final son informes de resultados más comprehensivo. El reporte será estrechamente vinculado a la solicitud. Esto significa que se reporta si realmente se efectuaron los planes y actividades que en la solicitud se indicó, pero más importante los resultados que se obtuvo a través de la realización de las mismas actividades.

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El plazo para el envío de reportes es absoluto, y retrasos puede causar consecuencias para los proyectos. Los proyectos tienen que seguir el calendario del año fiscal en Noruega Lo que será reenviado a FOKUS: 1. Contabilidad revisada de la contraparte con Declaración de Auditoría (del país de implementación del proyecto) 2. Contabilidad total del proyecto y revisión de la misma, si el proyecto se financia por varios donantes. 3. Hoja de conciliación en Excel (“avstemmingsskjema”) 4. Declaración de Auditoría en Noruega, o copia de estados de cuenta noruega , que muestre las transferencias realizadas 5. Un resumen sencillo que indique el uso y el destino de los fondos de administración.

1. Contabilidad de la contraparte con Declaración de Auditoría Es importante que hay correlación entre el presupuesto aprobado y la contabilidad, y que son comparables. Hay que utilizar el formato de FOKUS para presupuesto y contabilidad, que también tiene una guía. Si hay una desviación grande entre presupuesto y contabilidad (más del 10 % del total), esto deberá explicarse por escrito en comentarios a la contabilidad. Abajo hay un ejemplo de lo que la Declaración de Auditoría deberá contener. BORRADOR DECLARACIÓN DE AUDITORÍA ........... ( Nombre y año del proyecto ) Por este medio confirmo que (moneda) .............. recibidos de XXX han sido utilizados según los acuerdos del contrato fechado ................. entre XXX y......................... .............................. y que los comprobantes necesarios han sido producidos y verificados por mi. De la subvención completa, (moneda).............. representan fondos no utilizados. Una revisión de la contabilidad de ................................. ha sido realizada al comparar la contabilidad del proyecto con el presupuesto y la subvención proporcionada por XXXX. En mi opinión, las cuentas presentadas expresan resultados justificables para el proyecto hasta 31.12........., y de ese modo para ................................. el uso de los fondos otorgados está de acuerdo al presupuesto y el convenio en el programa/proyecto. Fecha : Sellos y firma de auditor/a :

Además, las siguientes directrices para la revisión de la contabilidad del proyecto:

DESCRIPCIÓN DE INSTRUCCIONES PARA AUDITORÍAS EXTERNAS DE PROYECTOS APOYADOS POR FOKUS 13

1.

Se adjunta documentación formal que demuestra que el auditor externo es públicamente autorizado.

2.

La auditoria se realizará de acuerdo a las normas generalmente aceptadas para este tipo de auditorías, y en conformidad con los siguientes requisitos: 2.1.

La Contraparte local deberá satisfacer las condiciones establecidas en el convenio y los apéndices I y II.

2.2.

La subvención debe haber sido utilizada de acuerdo al presupuesto aprobado y planes de trabajo.

2.3.

La Contraparte local debe haber mantenido registros internos de caja chica y de transacciones bancarias.

2.4

La Contraparte local deberá ser capaz de documentar todos los gastos en el proyecto, por medio de facturas originales/recibos (firmados y sellados), confirmando que la cantidad ha sido pagada.

2.5.

Se deberá revisar los ingresos recibidos de la Organización noruega para asegurar que fueron recibidos y registrados en términos del convenio y de la propuesta, y comprobar que efectivamente fueron utilizados de acuerdo a la especificación del proyecto. Asegúrese que las entradas al proyecto son gastos válidos para el proyecto y que facturas y recibos solo han sido utilizados una vez.

2.6.

Si el presupuesto firmado en Apéndice I declara que la Contraparte local misma debe financiar una parte del presupuesto, las cuentas deberán demostrar que estos fondos fueron utilizados y registrados de acuerdo al punto 1.5 arriba.

2.7

La auditoria tiene que realizarse de acuerdo a la planilla de FOKUS para declaraciones financieras.

3.

El auditor confirmará la cantidad que la Organización Noruega ha transferido a la Contraparte local, y el tipo de cambio utilizado en cada transferencia

4.

La auditoria establecerá que las directrices de la Contraparte local para inspecciones internas son aceptables en relación a los siguientes aspectos:    

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El uso de medios de transporte de la Contraparte local gastos de viaje- domésticos e internacionales llamadas y faxes internacionales escalas salariales

 

el uso y consumo de equipamiento y materiales de la Contraparte local acuerdos y subacuerdos en relación a la compra de servicios

5.

Una comparación entre el presupuesto con subrubros, y los gastos reales, debe ser presentado como anexo a la Declaración de Auditoría.

6.

El auditor declarará si o no se ha utilizado los fondos de acuerdo con el presupuesto.

7.

El auditor declarará que la auditoria ha sido realizada de acuerdo a estándares y normas de auditaría nacionales e internacionales.

2. ¿Cómo reportar cuando el proyecto recibe financiamiento de varios donantes? Es importante que la integridad del proyecto se visibilice en reportes y contabilidad, por ejemplo cuáles otras instancias han financiado la contraparte. Si la contraparte elabora reportes y contabilidad individuales para sus diferentes donantes, todas las partes solamente tendrán una visión parcial a la totalidad de actividades de aquella organización. Si la contraparte elabora un reporte anual más integral con contabilidad revisada para todos sus cooperantes, esto sería la mejor manera para todas las partes: la contraparte del proyecto ahorra tiempo y recursos, y tanto la contraparte como los cooperantes tendrán una visión total. Para que un reporte común satisfaga a cada uno de los cooperantes (entre ellos el cooperante noruego), es importante que esto se aclare previamente. Cuáles de los gastos se han cubierto con el apoyo de Noruega deberá ser claramente visible en la contabilidad total, tanto en el reporte narrativo como en la contabilidad.

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3. Hoja de conciliación (“avstemmingsskjema”) Para hacer que la información financiera sea similar para todas las organizaciones, FOKUS ha elaborado un diseño – la hoja de conciliación - que visibiliza las transferencias en Noruega, resúmenes de la contabilidad del proyecto en el país, y una visión general de fondos consumidos, o fondos no agotados, en Noruega. El formato se envía anualmente antes de la fecha límite para el informe anual. Parte 1: Resumen de transferencias Parte 1 presenta un resumen general del dinero que ha ingresado, y que ha egresado de la cuenta bancaria en Noruega durante el año de la contabilidad (desde el 1o de enero hasta el 31 de diciembre). El saldo del 1o de enero son intereses obtenidos durante el año anterior, y en algunos casos también fondos no agotados. El dinero que corresponde a los intereses, se transferirá a FOKUS antes del 20 de enero, Ingresos: Durante el año, la organización Noruega recibe fondos de FOKUS en dos ocasiones: 1) Cuando se ha firmado el convenio se transfiere 50 % de los fondos aprobados ((Para proyectos con fondos de la campaña televisiva: 60%) 2) El resto de los fondos (o un poco más o menos, según se revise el presupuesto) se transferirá después de la ronda de reasignación. Esto presupone que la contabilidad del año anterior haya sido aprobada. Egresos: las organizaciones noruegas transfieren dinero para la contraparte varias veces al año. La comisión del banco sobre la transferencia se cubre por el apoyo administrativo. Para evitar altos costos de transferencia, el dinero deberá transferirse al extranjero desde una de las cuentas. En algunos casos se generan costos del proyecto en Noruega, así que no todo el dinero se transfiere al proyecto. Parte 2: Resumen de la contabilidad del proyecto. a) Parte 2 se basa en cifras de la contraparte. Al usarse las planillas de contabilidad en Excel, la cantidad de coronas noruegas aparecen automáticamente. Parte 3: Reembolso de fondos Parte 3 se refiere al balance de la organización noruega en Noruega en relación con FOKUS. Los fondos no agotados en el país de la contraparte no se incluyen en este resumen. El apoyo administrativo es de 8 % sobre la contribución de Norad (5 % para fondos de la campaña de televisión). El apoyo administrativo por ende disminuirá del monto originalmente asignado si los costos del proyecto hayan sido menores que lo previsto. Fondos no utilizados en el proyecto serán restados de la segunda transferencia En adición, los intereses obtenidos serán reembolsados a más tardar el 20 de enero. Los siguientes documentos se anexarán al formulario para su revisión: - Impresiones de estados de cuenta de Noruega - comprobantes de gastos en Noruega - contrato - Contabilidad del país del proyecto, revisada por auditor/auditora

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4. Declaración de Auditoría en Noruega A continuación se presenta una propuesta de la declaración de auditor del/la auditor/auditora en Noruega, que se enviará a FOKUS junto con la hoja de conciliación.

Propuesta Revisión en Noruega (El auditor/auditora de YYY ha revisado las cuentas totales del proyecto:

DECLARACIÓN DE AUDITORÍA …….……..(Nombre/Número de proyecto y año) Por este medio confirmo que kr. ……… recibido de FOKUS han sido utilizados según el presupuesto y los acuerdos del contrato fechado ….. entre FOKUS y YYY y que los comprobantes necesarias han sido producidos y verificados por mi en su versión original (De la subvención completa, kr……representan fondos no utilizados, consistiendo de kr…… en la cuenta de la contraparte en el extranjero, y kr-----en la cuenta en Noruega). Una revisión de la contabilidad del proyecto (la contraparte de YYYY en el extranjero) ha sido realizada al comparar la contabilidad del proyecto y la declaración de Auditor con el presupuesto y la asignación de fondos de FOKUS, y además al examinar el reporte de auditoría elaborado por el auditor local en el país receptor. Mi examen de la contabilidad del proyecto por ende se basa (parcialmente) en el trabajo del auditor en el país receptor. Se confirma que los gastos de viaje que se solicita reembolsados siguen las normas de lo convenido, y las normas establecidas en las regulaciones gubernamentales para viajes, y que todos los comprobantes que estipula las regulaciones gubernamentales para viajes han sido presentados en su versión original y han sido controlados por mi persona. En mi opinión, las cuentas presentadas expresan resultados justificables para el resultado del proyecto hasta la fecha 31.12…….., y de ese modo para el uso de YYYY de los fondos que fueron asignados para el proyecto convenido… Fecha: Sello y firma del auditor:

5. El destino de los fondos administrativos Se hará un resumen sencillo que muestre el destino de los fondos administrativos. El apoyo para gastos administrativos y gestión cubrirá:  Generalmente los gastos que claramente son de gestión, como teléfono, fax, envíos, renta, honorarios etc.  Comisión del banco, al transferir fondos  Traducción de reportes/solicitudes 17  Viajes de visita de proyectos (cuando los gastos superen el rubro que cubre este fin el presupuesto del proyecto )

9. TRABAJO CONTRA LA CORRUPCIÓN A continuación, una carta preparada por Mildrid Mikkelsen, anterior asesora de programas en FOKUS, con consejos en relación a la corrupción. Este texto es un suplemento al manual de anticorrupción de FOKUS. Este capítulo da consejos sobre como prevenir el mal uso de fondos, basados en las experiencias de Nicaragua. Experiencias equivalentes han sido obtenidos de América Latina y en Asia. Se menciona varias medidas para que esto pueda servir de base para una discusión sobre cómo llevar a cabo la lucha contra la corrupción. “Corrupción” y “malversación de fondos” son palabras cargadas, y como noruego/noruega sentimos fácilmente como si estuviéramos sospechando a la contraparte si presentamos requisitos sobre cómo los fondos que se reciben deben ser manejados. A esto yo diría que la corrupción sí existe y el resultado es que la ayuda no llega a quienes más la necesitan. Mi experiencia es que es más fácil prevenir la corrupción que tratar de solucionarla en retrospectiva. La corrupción es un grave problema social que representa un obstáculo para el desarrollo. El trabajo contra la corrupción es, por lo tanto, promover el desarrollo. Algunas formas comunes para defraudar: Algunas formas comunes de quedarse con el dinero de las organizaciones de cooperación:

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Recibos falsificados: Es muy fácil obtener recibos falsos. Se puede pedir que se imprima una factura con una cantidad superior a lo que fue el precio real. O se puede solicitar la expedición de una factura por una compra que nunca se hizo. Esto es a menudo se considere como servicios normales entre amigos. Hay también una forma de negocio en donde el comprador y el vendedor comparten la diferencia entre el precio real y el precio indicado en la factura.

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El exceso en el presupuesto: Otra forma de fraude es que se establecen precios demasiado altos para los materiales en el presupuesto, para luego comprar a precio de mercado. Uno se queda con la diferencia entre los dos precios. Asimismo, se presupuesta una cantidad más alta de materiales que la cantidad real, y se queda con el exceso de materiales.

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Presupuesto duplicado: Se presenta el mismo proyecto a dos organizaciones. Se guarda el dinero de una de las organizaciones y se presenta el proyecto terminado a ambas organizaciones como si fueran dos proyectos.

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La manipulación de pobres: Por ejemplo se convence a personas pobres, que apenas pueden leer, a que firmen que han participado en actividades o que han recibido equipamiento sin que esto sea real. Esto se logra al

decirles que están firmando cualquier otro tipo de documento, o se afirma que no van a recibir financiación para nuevos proyectos si no lo firman. 

El pago incorrecto de salarios: Cuando se apoya a las organizaciones con sueldos, hemos visto ejemplos en que a los empleados sólo se les paga una porción de su salario, mientras firman haber recibido la cantidad correspondiente. Firman haber recibido la cantidad correspondiente por temor a perder su trabajo.

Algunos señales de advertencia sobre posibles casos de corrupción: Algunos tenemos dificultades para sentarnos y mirar las cuentas. Sin embargo, hay algunas señales de advertencia que podamos reconocer cuando echemos un vistazo a los estados financieros: 1. Uso intensivo de facturas que no cuentan con el logotipo de la empresa/tienda Las facturas y recibos que no tienen el logotipo de la tienda o de la empresa se usan a menudo cuando los fondos estén siendo estafados. Estos son recibos que se venden en bloques y que cualquier persona puede llenar. En la última página de este documento se muestra un ejemplo de un recibo así. Si se presentan un gran número de facturas de este tipo en la contabilidad del proyecto/programa, esto puede ser una señal de que las compras no se han hecho y que el dinero se ha utilizado para otras cosas. 2. Facturas y recibos que han sido manipulados En cuanto a la manipulación de facturas, sucede a menudo que se aplican los materiales y los precios a la factura posteriormente a la compra. Muchas veces, esta es la forma más sencilla de revelar, porque vemos que la letra varia y/o que se utiliza un tipo de lápiz diferente. Lo que es más difícil detectar es si se han expedido facturas por compras que nunca fueron realizadas. Si las compras, sin motivos razonables, se efectúan en un solo lugar, esto puede ser porque alguien tiene “propios contactos” en aquella tienda. Si las compras se realizan durante un período largo de tiempo, y los recibos tienen una numeración secuencial, es probable que alguien simplemente “fabricó” aquellos recibos. Si, por ejemplo, durante un período de 3 meses tienen 10 facturas numeradas en secuencia, por ejemplo. de 0087-0096 se le permite a Usted ser escéptico. Es poco probable que una empresa no ha tenido otros clientes durante este periodo. 3. Falsificación de listas de participantes Si todas las listas de participantes de los cursos realizados y de otras actividades se han llenado con la misma letra, y todas las firmas tienen el mismo aspecto, hay razones para ser escéptico. También puede mirar si las fechas de los recibos coincidan con el período de actividades o no. Si por ejemplo se han producido compras importantes de material que se registran en una actividad concreta, pero las compras se hacen en retrospectiva, es posible que algo no esté bien. 4. Compras que no coincidan con las actividades realizadas.

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Una campana de advertencia también debería sonar si se ha comprado grandes cantidades de material, por ejemplo para la administración, que no coincidan con las actividades realizadas. Esto puede indicar que el dinero se ha utilizado para otras cosas. Medidas: Realizar una conversación sobre ética Se ha tenido buenas experiencias con realizar una conversación de ética o un pequeño seminario sobre ética con la contraparte. Durante estas conversaciones hablamos de cómo los noruegos pensamos y cómo funcionamos en Noruega. La contraparte habla de cómo ellos piensan y cómo funciona su país. Así pues, tenemos una discusión en torno al tema sin "atacar "a los demás. Exigir que las facturas y recibos tengan el logotipo de la tienda Es más difícil fabricar este tipo de facturas que facturas sin logotipo de la empresa. Además del logotipo de la tienda, la factura debe contener el número de factura, fecha y sello de entrega y pago de los productos. Además, es importante que se muestren los precios unitarios y las cantidades. Entonces tendremos la oportunidad de controlar si el precio y la cantidad coincidan. También podemos hacernos una idea de cuánto se compra. Exigir que se apunte el código del proyecto en la factura Donde se registra el nombre del cliente en la factura, también debería estar introducido el código del proyecto. Esto es para evitar que las facturas sean utilizadas en las cuentas de otros proyectos. No sólo presupuesten rubros sin especificar, establezcan normas para montos y precios razonables para las diferentes actividades. El presupuesto contiene los importes correspondientes a las distintas actividades a implementar, y para la administración del proyecto. La organización receptora debe, como cualquier organización noruega, tener una idea sobre cuáles y cuántas actividades que deban realizarse. Es importante entrar en una discusión con la organización receptora sobre cuánto dinero es razonable utilizar para la alimentación, , y cuáles serían las cantidades razonables de material para las diversas actividades. Varias organizaciones han desarrollado normas en colaboración con las contrapartes sobre la cantidad que se debe utilizar en alimentos por persona, y la cantidad de material aconsejable para cada uno de los cursos que se celebren. Esto hicimos después de que se descubrió que la cantidad de material que había sido utilizada, no coincidía con las actividades llevadas a cabo. Obviamente, los participantes en un curso tenía que comer bien, pero pensamos que era irrazonable que se pedía servicios de los restaurantes más caros. También hemos pasado por una situación donde la gente participó en las actividades sólo por la comida que se sirvió ahí. Después de desarrollar estas normas se ha liberado más fondos para más actividades, y se ha reducido el consumo, antes excesivo, de materiales. Distinguir entre las adquisiciones que son para actividades y ara gestión Los materiales para actividades y para administración se deben comprar por 20

separado. Así se mantiene la lista de cuánto material se ha utilizado en las actividades y cuánto en la administración. En una adquisición conjunta se pierde esta información. Pagar los salarios Al pagar los salarios se evita evasión de dinero. Trabajamos en países pobres y la gente no tiene las mismas condiciones que nosotras para participar en trabajos voluntarios. Ellos/as simplemente tienen que sobrevivir, y si no reciben ningún pago por el trabajo que realizan, deben buscar otras fuentes de ingresos. Esto se presta a facilitar el uso indebido de los fondos. Informes varias veces al año La organización receptora debe mandar informes varias veces al año. Al comparar el presupuesto y la contabilidad se puede detectar cualquier exceso de gastos temprano. Además, nos sirve para que la contraparte tenga la oportunidad de hacer re-destinaciones de rubros si se quiere realizar compras que no fueron previstas al elaborar el presupuesto. Revisar la contabilidad al hacerse los viajes de seguimiento al royecto. Al realizarse los viajes de seguimiento, se deberá reservar un tiempo para mirar la contabilidad junto con la contraparte. Esto transmite una señal importante, y rápidamente se forma una imagen de si las cuentas están debidamente registradas. Hable con los auditores locales durante las visitas a proyectos Es aconsejable reservar un tiempo cuando se visita un proyecto para hablar con el auditor local. Esto es para explicar al auditor/la auditora nuestro énfasis, como donante, en la contabilidad y la información. Familiarícese con los precios locales en la visita del proyecto Para tener un conocimiento sobre los precios en el país, podemos ir a algunas tiendas para comprobar los precios de los materiales más comunes que figuran en los presupuestos de la contraparte. Si conocemos los precios locales, se nos hace más fácil entender las cuentas del proyecto. Algunos ejemplos Ejemplo de un recibo aprobado: Esto es un recibo aprobado. Cumple con los requisitos para un recibo:  Mostrar el logotipo de la empresa  Mostrar el número de factura  Mostrar la fecha de la compra  Contener el código del proyecto  Señalar precios unitarios, precio total y cantidades  Tener sello de pagado

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Logotipo de empresa Fecha Num. de serie de factura Codigo de proyecto

Sello de pagado

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Precio por unidad, cantidad y precio total

Ejemplo de recibo que no se aprueba:

Este es un ejemplo de un recibo que no se ha aprobado. Este tipo de recibos se compra en bloques, y cualquier persona los puede llenar.

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10.

VIAJES

Todos los gastos de los viajes deben ser documentados/ registrados en la contabilidad. Prepare su viaje con anticipación y en diálogo con la contraparte. Tener una reunión el/ la asesora relevante de FOKUS para discutir los asuntos que deberán ser tratados con la contraparte y preparar Terminaos de Referencia para el viaje. Después de regresar se escribe un breve reporte basado en el TdR sobre el viaje, el cual se envía a FOKUS. Lista de recordatorio para visitas de seguimiento a un proyecto  Informar sobre la relación entre la contraparte, la organización noruega, FOKUS y Norad, según lo necesite la contraparte. Aunque el proyecto haya funcionado por un largo tiempo, pueden existir dudas en cuanto a esto.  Informar sobre las directrices de FOKUS para el financiamiento de proyectos, procedimientos en la gestión, y el calendario anual. Revisad juntos las rutinas establecidas para solicitudes, elaboración de informes para FOKUS etc. Enfatizad la importancia en respetar plazos, y explicad por qué las rutinas y los plazos son como son.  Enfocar especialmente la contabilidad, presupuestos y plazos, sobre todo si han habido problemas con estos temas anteriormente.  Conocer, saber quién es quién y quién hace qué en contraparte o en el proyecto. Tener un diálogo sobre la cooperación en general. ¿Qué está funcionando bien, y qué podría mejorarse aún en cuanto a la comunicación entre contraparte y organización noruega etc.? Escuchar las reflexiones de la contraparte- ¿Qué funciona bien, y que podría mejorar? ¿Cómo es la capacidad y la experiencia de la organización?  Diálogo sobre la cooperación en el futuro, el progreso del proyecto y los planes futuros. ¿Por cuánto tiempo espera la contraparte recibir el apoyo financiero? ¿Qué actividades están planeando? ¿Cómo son las perspectivas de cara al futuro? ¿Qué piensa la contraparte sobre la sostenibilidad? Etc.  Proveer una visión general sobre otros donantes que apoyan el proyecto, o que podrían ser donantes en el futuro. Como alternativa, reunirse con otras organizaciones que trabajan en la misma área geográfica, o con temáticas parecidas. Estudiar otros proyectos similares, para obtener una imagen más matizada de la situación y poder evaluar mejor el proyecto en un contexto más amplio.  Preguntar acerca de cuestiones de la revisión, reunión con el auditor/la auditora local. Discutir la importancia del proyecto en relación con los planes y prioridades nacionales.  Acordar reunión con la Embajada Noruega en el país antes de vuestra salida.

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Informe del viaje Al realizar visitas de seguimiento a los proyectos se entregará un informe. El contenido del informe dependerá del objetivo de la visita, y será ligado a los TdR. A continuación se presentan un formato para el informe de viaje. Template for the FOKUS member organizations’ travel reports 1. Formalia Country: Organisation: Participants Dates Place Partner organisation: Project name and code:

2. Reason for the visit and questions to be discussed Elaborate briefly on the reason for the project visit and the key questions to be raised. 3. Program for the visit

Give a description of the your planned program during the stay You should inform FOKUS about the reason for the visit, questions to be discussed and program for the visit at least one week before your travel. 4. Short diary Give a short elaboration on your program each day: what you did, who you met, questions raised and general reflections 5. Progress of the project status Elaborate briefly on the developments in the projects. Is the project going according to plan? If not, why not? What are the challenges? What is good and what could be improved? 6. Special themes that has been discussed Elaborate here if particular themes were addressed. 7. Recommendations for future co-operation/support State recommendations to the future of the project, if any. 8. Follow up points List the most important follow up points, deadlines and person in charge 9. Appendices:  Review of financial management and accounting procedures during project visits (if relevant)  Minutes from important meetings or discussions (if relevant)

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11. EVALUACIONES La evaluación es una evaluación sistemática e independiente de un proyecto, o un programa (temático o geográfico) que consta de varios proyectos, en relación con cuestiones de la pertinencia, eficacia, rendimiento, resultados, costo y la sostenibilidad. Las evaluaciones pueden llevarse a cabo durante cualquiera de las fases del proyecto. Aún las evaluaciones independientes requieren de la participación activa de las partes en todas las fases. El grado de participación depende del tipo de evaluación. Una evaluación debe servir para los fines siguientes: 

Controlar la aplicación de un programa o proyecto, y documentar los resultados obtenidos Mejorar la capacidad de FOKUS para el aprendizaje a través de experiencia, y mejorar la transferencia de conocimiento y gestión. Ser un vehículo para desarrollar y mejorar el proyecto, además de transferir experiencia y aprendizaje para los demás. Ser una base para tomar decisiones, cuando la organización noruega tenga que determinar si el apoyo continua, se concluye o se modifica. Investigar si los recursos se utilizan adecuadamente y con eficacia para los objetivos acordados, y si las distintas partes implicadas en la cooperación cumplen con sus obligaciones mutuamente.

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Podemos llevar a cabo evaluaciones, tanto a nivel de proyecto como a nivel de programa. Un programa podrá ser definido geográficamente y consistir en varios proyectos en un país o en una región, o también podrá ser definido temáticamente (por ejemplo una evaluación de todos los proyectos MGF apoyados por FOKUS). Objetivos diferentes requieren diferentes formas de evaluación, es decir, énfasis diferente en relación con la planificación y ejecución. Es importante hacer un balance realista entre las preguntas planteadas, los recursos disponibles y el tiempo asignado para la evaluación. La evaluación no es en sí un fin. Cualquier evaluación deberá ser dirigida a usuarios específicos y sus necesidades a la información. Para cumplir con este requisito, los Términos de Referencia deberán aclarar:   

¿Quién pidió la evaluación? ¿Quién usará los resultados? ¿Para qué servirán los resultados?

Además de evaluaciones, debe haber una revisión periódica del proyecto o programa. ¿Se siguen los planes según lo convenido, o hay grandes discrepancias? ¿Cómo pueden resolverse los problemas? Estos exámenes proporcionarán información y retroalimentación sobre los avances hasta el momento de hacerlos. Por lo tanto, son una fuente importante de información y documentación. Las revisiones junto con la contraparte son también una herramienta para modificar/adecuar un proyecto/programa, y para identificar 26

posibles problemas y limitaciones en una etapa temprana. Los planes anuales y informes anuales que indican el tiempo, el alcance y el presupuesto proporcionan la base para las evaluaciones.

Etapas en la evaluación 1. El proceso de planificación debe ser abierto e involucrar activamente a todas las partes relevantes - en particular a los que deben evaluarse. Esto es para aumentar la participación y mejorar la posibilidad de que los hallazgos de la evaluación se conviertan en acción posteriormente. 2. La evaluación se realizará durante el ciclo del proyecto. La planeación se inicia el año anterior. 3. Los costos relacionados con la realización de la evaluación se incluirán en el presupuesto del programa/proyecto. 4. La descripción de la misión (Términos de Referencia, abreviación TdR) se elabora entre el asesor/ la asesora del programa en FOKUS y la organización afiliada noruega. TdR siempre debe de aprobarse por parte de la secretaría de FOKUS. Los TdR en evaluaciones de gran importancia serán presentados a Norad antes de que se lleve a cabo la evaluación. FOKUS también autorizará el equipo de evaluación. La descripción de la misión deberá contener:       

Antecedentes del proyecto/programa El propósito de la evaluación Preguntas principales Método Ejecución de los trabajos: el equipo de evaluación o evaluador/a Periodo de ejecución Presupuesto

5. Las organizaciones entran en un convenio con la evaluadora/el evaluador, y da seguimiento a la evaluación en coordinación con el asesor/ la asesora en FOKUS. Asegúrese de que el IVA esté incrustado en el presupuesto presentado por el evaluador/la evaluadora. 6. El borrador del informe final se presenta a la contraparte en el Sur, la organización noruega y el asesor/ la asesora de programa responsable en FOKUS. Después de que los comentarios se reciben y se incorporen, se presenta el informe final, y la secretaría de FOKUS hace la aprobación definitiva. 7.

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Las recomendaciones de la evaluación son debatidas por la contraparte en el Sur, y la organización afiliada noruega, junto con el asesor/ la asesora del programa responsable en FOKUS (esto por ejemplo, en el marco de un seminario), y se decide cuáles recomendaciones deben ser debidamente observadas y seguidas. Esto se estipula en un documento.