CARTA CON COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES

DE CONTROL INTERNO

HOSPITAL DE PEDIATRIA S.A.M.I.C. PROFESOR DR. JUAN P. GARRAHAN

EJERCICIO 1996

INDICE

TEMA

Pag.

• Objetivos

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• Alcance

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1. Tesorería

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2. Facturación y cuentas a Cobrar

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3. Bienes de Cambio

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4. Bienes de Uso

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5. Compras y Contrataciones

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En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156, la Auditoría General de la Nación efectuó una revisión de la estructura del control interno respecto de los circuitos considerados críticos, adoptado por el Hospital de Pediatría S.A.M.I.C. Profesor Dr. Juan P. Garrahan, referido al ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 1996.

1. OBJETIVOS

Los objetivos de nuestra tarea han sido los siguientes : •

Evaluar el grado de control interno alcanzado por la Entidad, a fin de: •

determinar el grado de confiabilidad de los controles propios de cada uno de los sistemas a través de los cuales fluye la información que alimenta las cuentas o rubros contables a examinar, y

•

establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la revisión de los estados contables al 31 de diciembre de 1996 del Hospital.

•

Identificar las conclusiones y las observaciones de mayor significatividad visualizadas a raíz de dicha evaluación.

•

Evaluar la confiabilidad de los procesos asociados con las imputaciones contables y su entorno de procesamiento.

En función de los objetivos definidos precedentemente, el contenido de este informe respecto a la evaluación del control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar.

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2. ALCANCE

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante la Resolución Nº 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las adoptadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal. El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar primordialmente los controles que tienen efecto sobre la información contable generada por el Hospital y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. Se ha analizado en que medida se cumplen -entre otros- los siguientes principios de control interno: • Adecuada separación de funciones. • Segregación física de activos -disponibilidades, documentos, títulos, etc.- y acceso restringido a los mismos. • Empleo de formularios seguros y racionales en cuanto a la cantidad y calidad de la información contenida. •

Empleo de archivos adecuados y seguros que permitan una rápida y ágil tarea de verificación y control.

•

Existencia y aplicación de regímenes claros y precisos en materia de autorización de operaciones y registraciones contables subsecuentes.

•

Existencia y aplicación de normas y procedimientos contables que otorguen precisión a los registros.

Asimismo, se ha evaluado la confiabilidad de la información proveniente de los sistemas administrativo-contables que inciden en las registraciones y posterior confección de los estados contables. 2

1.- TESORERIA 1.l.- Resguardo de Valores Comentario Con respecto al resguardo de los valores se ha observado en el sector la inexistencia de un sistema de seguridad y de protección adecuado; asimismo, las responsabilidades y líneas de autoridad no son segregadas debido a la estructura insuficiente que poseen. Recomendación Se deberán tomar los resguardos necesarios a fin de regularizar las situaciones señaladas. Opinión del Sector En relación a la seguridad del Area, la Tesorería del Hospital cuenta con una caja fuerte donde resguarda sus valores, la que posee adecuadas medidas de seguridad. En lo que a estructura física se refiere, se han dado instrucciones para que el Area de Mantenimiento efectúe la instalación de rejas, brindando mayor seguridad a la misma. En cuanto a responsabilidad y líneas de autoridad, si bien es cierto que algunas tareas se comparten, se respetan las líneas de autoridad y responsabilidad del organigrama funcional vigente a la fecha. La implementación definitiva del sistema informático permitirá una distribución de funciones más operativa, resolviéndose en consecuencia la estructura definitiva del Area.

1.2.- Arqueo de valores Comentario El último arqueo practicado y único del año, correspondiente al cierre del ejercicio al 31 de diciembre de 1996 se realizó el 02-01-97 por el personal del Area Contable. 3

Recomendación Se sugiere implementar un sistema de arqueos sorpresivos en el transcurso del ejercicio con el fin de evitar los posibles desvíos y asegurar los controles elementales para el Area. Opinión del Sector Al respecto se informa que la caja se arquea diariamente y al cierre de cada mes se comunica a la Gerencia Contable y Gerencia de Finanzas en forma escrita y pormenorizada el arqueo de valores. Una vez al año la Gerencia Contable presencia dicho arqueo. No obstante, se ha dado traslado de vuestra recomendación a la Unidad de Auditoría Interna a efectos de incorporar en sus planes de trabajo la rutina de arqueos sorpresivos.

1.3.- Custodia de cheques anulados Comentario Los cheques anulados no son guardados en tesorería a fin de controlar la continuidad numérica, si no que el Area Contable se encarga de ello. Recomendación Se recomienda mantener los cheques anulados en el Area de Tesorería, ya que la misma es la responsable de la custodia de dichos comprobantes. Opinión del Sector La Administración del Hospital definió oportunamente que sea el Area Contable la receptora de todo documento original, pues será esa Area la que brindará información a todo Organismo de Control Externo a que sea sometido el Hospital. En particular en relación a los cheques anulados, cabe destacar que las conciliaciones bancarias, que si bien son realizadas en la Tesorería con sus registros bancarios, también son realizadas en el Area Contable con la documentación original de los movimientos. Siendo el cheque anulado una prueba necesaria de control en las conciliaciones bancarias, se interpreta que la custodia debe continuar en la Gerencia Contable, quien tiene archivos específicos a tal fin. 4

El sistema informático del circuito de pagos, brinda una serie de seguridades ya que habilita automáticamente el número del cheque a emitir por Tesorería y al anularse un cheque exige un código del motivo de la anulación y emite un listado en el cual se acompaña con el valor a la Gerencia Contable.

Comentario que merece la Opinión del Sector Se mantiene la recomendación en razón de que por norma de control interno la custodia de los valores (inclusive de los cheque anulados) la debería tener el Area de Tesorería.

2 - FACTURACION Y CUENTAS A COBRAR 2.1.- Integridad de la facturación Cabe aclarar que el siguiente comentario y correspondiente recomendación ya fue presentado a través del Informe elaborado a partir de la auditoría de gestión que se llevó a cabo en el ámbito del Hospital en el transcurso del año 1997. Comentario No es posible asegurar la integridad de la facturación, dado que no existe un sistema de verificación y control adecuado de la documentación, y además la identificación de los bonos de consulta externa remitidos al Sector Facturación se realiza en forma manual, sin la emisión de planillas resúmenes de control, no existiendo la posibilidad de verificar la integridad de las transacciones contra los datos cargados en el sistema. Recomendación Se recomienda mejorar los procedimientos de recolección de la información destinada a facturación, simplificando los canales de recepción, y estableciendo controles cruzados para asegurar la integridad de la facturación.

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Opinión del Sector Al respecto se informa que la Gerencia de Sistemas está desarrollando un programa específico que permitirá efectuar controles cruzados en la identificación de los bonos. Hasta su culminación la Gerencia de Prestaciones realiza la facturación a pacientes con cobertura social, dependiendo del envío de los bonos con sus respectivas planilla, por parte de las Secretarias de cada tira de consultorios. Por ello y hasta tanto no se lleve a cabo la reestructuración del proyecto, esta Gerencia, en conjunto con las Direcciones Médicas Asociadas responsables de cada área asistencial, realiza una tarea continua con el fin de lograr la concientización sobre la importancia de la correcta recolección de datos, a efectos de mejorar los procedimientos y evitar débitos originados en errores u omisiones en el registro de los mismos. En cuanto a los pacientes internados se efectúan controles al alta, solicitándose los R.I.D.I. (Resumen Individual de Internación) y los informes correspondientes a cada internación que no hubieran sido recepcionados en tiempo y forma.

3.- BIENES DE CAMBIO 3.1.- Control físico Comentario El Hospital efectúa un control físico únicamente a través del Area de Almacenes, mediante fichas de stock, no existiendo listados de computación que registren los movimientos de dicho sector en otra Area, que permita el control por oposición. La valuación al cierre del ejercicio se realiza tomando el inventario de cierre y aplicando el precio de la última compra. Recomendación Se recomienda implementar un sistema de inventario permanente que permita el control físico por oposición y la valuación de los bienes en cualquier período del año.

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Opinión del Sector La observación de este punto es correcta. El Hospital está implementando el Sistema Informático C-Page que lo contempla, estando los plazos de ejecución previstos en la planificación realizada por la Gerencia de Sistemas.

4.- BIENES DE USO 4.1.- Vida útil de los bienes. Comentario Con el fin de amortizar sus bienes de uso, el Hospital asigna los años de vida útil sin aplicar un criterio uniforme; de manera que para un mismo tipo de bien suele asignarse distinta cantidad de años de vida útil. Recomendación El Organismo debería obtener un informe técnico respecto de sus bienes de uso, que le permita asignar la correcta vida útil y consecuentemente mejorar el cálculo de la amortización correspondiente. Opinión del Sector El Hospital asigna los años de vida útil, aplicando un criterio uniforme para un mismo tipo de bien (en forma general) y sólo en casos justificados suele asignarse una cantidad distinta de años. Sobre lo apuntado cabe señalar lo informado oportunamente a esa Auditoría, a título de ejemplo sobre alguno de los casos especiales. Cuenta 172 - Muebles y Equipos de Oficina. En este grupo de bienes se incluyen: • Mobiliario general (10 años de vida útil como valor estándar) • Equipos de computación (5 años de vida útil como valor estándar), criterio adoptado hasta el ejercicio al 31 de diciembre de 1996, habiéndose reducido a 3 años para las altas posteriores, teniendo en cuenta la rápida desvalorización que se produce en estos equipos por el avance tecnológico (criterio compartido por la Gerencia de Sistemas, consultada oportunamente sobre el particular). • Bienes usados recibidos en donación a los que se le asigna una vida útil de 2 años. • Bienes que en principio estarían incluidos en los criterios de asignación 7

de una vida útil estándar, pero por la experiencia recogida en casos anteriores y las consultas efectuadas a los respectivos Departamentos de Mantenimiento y/o responsables usuarios, se ingresan con una vida útil distinta de la estándar (siempre menor a esta última). No obstante lo planteado, se aclara que los desvíos de los valores estándar son casos especiales, representando una porción minoritaria sobre el total del Activo Fijo del Hospital.

5.- COMPRAS Y CONTRATACIONES 5.1.- Reglamento de Contrataciones Comentario Existen diversos proyectos de Reglamentos de Contrataciones que por distintas Resoluciones del Consejo de Administración postergaron su puesta en vigencia. Por otra parte, en la actualidad se encuentra vigente el Reglamento de Contrataciones que fue aprobado por el Dto. 1209/87. Si bien este decreto fue derogado oportunamente, el Consejo de Administración mediante Resolución N°183 del 22 de marzo de 1990 mantiene su aplicación, excepto en lo referido a la Contratación Directa, que queda regulada a través de la Resolución N°344 del 29 de agosto de 1996. Recomendación Se considera necesario proponer el análisis correspondiente con el fin de elaborar un Reglamento de Contrataciones cumpliendo con lo establecido por el Estatuto, procurando ordenar en un sólo instrumento todas las alternativas de contrataciones. Opinión del Sector La recomendación formulada en este punto, es compartida por el Hospital, el que se encuentra desarrollando un reglamento ordenado en cumplimiento con lo establecido por el Estatuto, interviniendo para su realización la Gerencia de Compras, la Unidad de Auditoría Interna, la Dirección Asociada de Asuntos Jurídicos y la Dirección Administrativa Adjunta.

5.2.- Prórroga de Contrataciones 8

Comentario Se ha identificado la reiterada aplicación del artículo 93 del Reglamento de Compras que permite la prórroga de contratos por un plazo de seis meses, tal es el caso de la Licitación Pública 66/94 que mediante Resolución del Consejo de Administración N° 38/96 del 26-01-96 operó su prórroga y al vencimiento de ésta y por vía de excepción operó una nueva prórroga. Recomendación Se estima conveniente prever con suficiente antelación los llamados a licitaciones a los efectos de evitar excepciones a lo normado por el Reglamento de Compras vigente en el Hospital. Opinión del Sector La recomendación en este sentido resulta válida, destacándose que en general las prórrogas obedecen a un estudio de conveniencia mediante la evaluación técnica y económica en el marco del artículo N° 93 del Reglamento de Compras que prevé esta circunstancia. No obstante se han adoptado los recaudos necesarios para garantizar el llamado a Licitación una vez cumplidos los plazos acordados contractualmente.

5.3.- Registro de órdenes de compra Comentario Si bien en el Hospital existe un registro de ordenes de compra emitidas, llevado en forma manual, éste no totaliza las compras realizadas. Por otra parte, no se ha tenido a la vista un registro de contratos. Consecuentemente no es posible conocer la totalidad de las compras y/o contrataciones Recomendación Se propone la implementación de un registro que permita conocer el monto total de compras y/o contrataciones. Opinión del Sector 9

En cuanto a la recomendación formulada, se informa que el Hospital cuenta ya con registraciones informáticas llevadas en la Gerencia de Compras que permiten la rápida obtención de listados con los datos de todas las órdenes de compra y contratos con sus respectivos detalles. Esta información se encuentra a disposición de la Auditoría General de la Nación.

BUENOS AIRES, 14 de abril de 1998.

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