CATÁLOGO COLECTIVO MANUAL BÁSICO DE GESTIÓN DE LECTORES

Octubre de 2016

MANUAL DE GESTIÓN DE LECTORES

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 2. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA OBTENCIÓN DEL CARNÉ. 3. GESTIÓN DE LECTORES 3.1 ALTAS DE LECTORES 3.1.1 Pautas generales 3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector 3.1.3 Lectores colectivos 3.2 MODIFICACIÓN DE DATOS 3.3 RENOVAR LECTORES 3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR) 3.5 CARNET TEMPORAL 3.6 USUARIOS SANCIONADOS 3.7 CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS 3.8 BAJAS

4. ANEXOS I. II.

ABREVIATURAS DE LAS DENOMINACIONES DE LAS VÍAS PÚBLICAS ERRORES FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LECTORES

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NOVEDADES EN ESTA EDICIÓN CON RESPECTO A LA ANTERIOR: Las novedades que se incluyen fueron aprobadas por la Comisión Técnica Regional en julio de 2016 1. Se elimina la obligatoriedad de presentar con la solicitud una fotocopia del DNI de los padres o tutores legales de los menores de 18 años. 2. Posibilidad de utilizar el DNI como un documento identificativo del usuario de forma excepcional. 3. Hay cambios que afectan a la custodia de los formularios de carné (p. 4). 4. Los ejemplares asociados a lectores Sancionados aparecerán como No devuelto en vez de Perdido (p. 23). 5. Cambia el procedimiento de baja de usuarios de la Red (p. 24)

1. INTRODUCCIÓN Los objetivos de este manual son, por un lado, establecer los procedimientos necesarios para homogeneizar y optimizar la gestión de los datos de los usuarios de la Red, ya que se trata de una única base de datos compartida por todas las bibliotecas que forman parte del Catálogo Colectivo (CC) de la Red de Bibliotecas de Castilla-La Mancha. Y por otra parte, facilitar al usuario de forma eficiente el carné de lector, indispensable para acceder a los distintos servicios de las bibliotecas que forman parte del Catálogo Colectivo. Se podrá utilizar el DNI como un documento identificativo del usuario (por ejemplo para el uso de préstamo) de forma excepcional, es decir, lo habitual debe ser que los usuarios usen el carné de la biblioteca. Cualquier duda sobre lo explicado en este manual la podéis consultar en [email protected]

2. DOCUMENTACIÓN NECESARIA OBTENCIÓN DEL CARNÉ.

PARA

LA

El usuario debe completar el formulario de Solicitud de carné de usuario: los datos que vamos a introducir en la base de datos de lectores los tomaremos de dicho documento, por lo tanto debe ir debidamente cumplimentado, con letra clara y mayúscula. Las solicitudes incompletas o con datos erróneos deberán ser subsanadas antes de su tramitación. Dicha solicitud debe ir firmada por el solicitante. En el caso de los menores de edad (18 años), debe estar firmada por padres o tutores (se elimina la obligatoriedad de presentar una fotocopia del DNI de los padres o tutores legales). Los menores de edad mayores de 14 años, además del formulario firmado por los padres o tutores legales, deberán presentar un documento oficial identificativo.

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Además de la solicitud debidamente cumplimentada, a la hora de hacer el carné, es necesario que el usuario nos muestre algún documento oficial identificativo con fotografía: DNI, pasaporte, carné de conducir, tarjeta de residencia, etc. En el caso de personas que carezcan de documentos oficiales identificativos (inmigrantes sin papeles), se les pediría cualquier otro documento que pueda servir para identificarse, pero les daríamos el carné en cualquier caso. El formulario de solicitud se encuentra disponible en el Portal de Bibliotecas o en soporte papel que proporciona la Consejería. Las hojas de solicitud deben archivarse (ordenadas por fecha de solicitud) en el centro que realiza el carné, ya que este documento constituye una aceptación expresa de las condiciones de servicio de la Red. En relación a la custodia de los formularios de carné, el fichero de usuarios de la Red es un fichero mixto por lo que los formularios de carné deben conservarse mientras los datos de una persona consten en el fichero, aunque el carné conste como caducado. Esa documentación pertenece a la Viceconsejería de Cultura como órgano gestor de la Red, por lo que cualquier centro que tenga problema de almacenamiento de dichos formularios debe ponerse en contacto con el Servicio de Bibliotecas, Libro y Lectura.

3. GESTIÓN DE LECTORES En este apartado vamos a explicar detalladamente los diversos procedimientos que hay que hacer en relación con los carnés de usuarios: altas, modificaciones, bajas, etc.

3.1 ALTAS DE LECTORES 3.1.1 Pautas generales para la introducción de datos 

El nº de lector será el nº del DNI. Si no lo tuviesen, será un nº secuencial



Todos los campos deben ir en mayúsculas (excepto email)



Se utilizarán acentos gráficos (tildes).



No se introducirán espacios innecesarios: habrá que tener cuidado en no introducir espacios innecesarios en los campos de datos, ya que estos dificultan las búsquedas, sobre todo al comienzo de la casilla.



Hay que tener en cuenta que la base de datos de lectores es única para todo el catálogo colectivo, y que todas las acciones que se realicen, ya sean altas, bajas, modificaciones, etc. afectan a toda la red y no solo a la biblioteca que las efectúe.

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3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector A. Búsqueda: una vez que el solicitante ha presentado la documentación requerida se procederá a comprobar si el usuario existe ya en la base de datos de lectores.

La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico a la carpeta Gestión de lectores, por defecto se pone en modo Buscar (también vale pinchando la lupa). La búsqueda la podemos hacer: Por el DNI La búsqueda en el campo DNI conviene hacerla con * al principio y al final por si hay letra al final o ceros delante:

Por apellidos: la búsqueda por apellidos del lector se hará, si tuviesen acentos, con búsqueda truncada, ya que en la base de datos pueden aparecer de las dos formas, con o sin acentos, ej.: GOMEZ Y GÓMEZ, así la búsqueda para GÓMEZ ÁLVAREZ sería G?MEZ ?LVAREZ* (es decir, sustituyendo la letra que debe o puede llevar acento por “?”, y conviene poner asterisco al final).

En este tipo de búsquedas nos saldrán todos los que tengan este apellido, se pueden ver haciendo clic en tabla

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Por nº de lector: Cuando ya tenemos un carné hecho y tenemos que modificar, comprobar datos, etc. podemos hacer la búsqueda por nº de lector en ese campo. Si el lector ya existe, aunque su ficha esté asociada o hecha por otra biblioteca, no se le da otra vez de alta, sino que se le revisarán y, en su caso, actualizarán los datos. Si fuera necesario se le haría un nuevo carné (por ejemplo si tenía un número de lector secuencial y ahora ya tiene DNI). La Biblioteca / Sucursal que aparece en los datos del lector es con la que éste se va a relacionar para efectuar desideratas, comentarios, etc. a través del OpacWeb. Por lo tanto se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste, una vez informado de los motivos del cambio (por ejemplo para que la biblioteca le pueda mantener informado de sus actividades, porque es nuestra biblioteca la que usa habitualmente…), nos de su visto bueno. No debemos hacerlo porque a nosotros nos parezca mejor sin contar con el usuario. B. Para añadir un nuevo lector pincharemos la opción parte superior de la pantalla.

del menú situado en la

A continuación vamos a explicar cómo rellenar los diferentes campos:

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Nº de lector: Se introducirá el número del DNI, sin puntos y sin la letra final, pero, muy importante, CON UNA “L” AL PRINCIPIO

Cuando el lector no tenga DNI (extranjeros, entidades o infantil sin todavía DNI) se pondrá un cero en el número de lector (en este caso no podremos la “L” al principio). El sistema genera automáticamente un número currens de lector cuando grabemos los datos. No pondremos el DNI de los padres en el registro correspondiente a sus hijos. Tratamiento (Tr.) e Iniciales (Inic.): no se utilizarán. Nombre: Pondremos el nombre en mayúsculas y con acentos. Apellidos: Esta casilla es importante, por lo que hay que tener especial cuidado. Los apellidos se introducirán en mayúsculas (lo hace el programa) y con acentos gráficos. Al introducir datos de apellidos compuestos, con partículas, extranjeros, etc. respetaremos la forma que el usuario haya puesto en la solicitud de papel. En el caso de que detectáramos algún cambio con respecto al documento oficial que nos ha presentado, le consultaríamos al usuario sobre la forma correcta. Los apellidos compuestos se respetarán, no dejando ningún espacio entre sus elementos. Ej. Francisco García-Mariblanca Sánchez Se pondrá: Nombre: FRANCISCO Apellidos: GARCÍA-MARIBLANCA SÁNCHEZ

Alias: va en blanco. El campo “Asignado a la biblioteca” lo dejaremos sin marcar (de otro modo sólo permite modificar sus datos a la biblioteca a la que está asignado) Campo Biblioteca: por defecto aparece seleccionada la biblioteca a la que pertenece el bibliotecario que hace el carné. Debe quedar tal y como aparece. Campo Sucursal: seleccionaremos la biblioteca o sucursal que está añadiendo los datos del lector. Campo Password: El sistema da una clave por defecto (un número alternativo de 4 dígitos). Con esta clave el lector puede hacer gestiones desde la web (renovaciones, reservas…). Una vez grabado el registro del lector, el password solo se mostrará en forma de asteriscos. Se lo facilitaremos al usuario y se le avisará de que la clave es secreta, ya que puede ofrecer datos personales y que podrá cambiarla él mismo desde Internet o bien en su biblioteca.

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Si necesitamos cambiarla, visualizando el registro, damos a modificar, y tenemos que situarnos en el campo, marcarlo y sustituir los asteriscos por el código que queramos introducir. Hay que verificar la identidad de quien nos pida cambiar esta clave.

Campo Adulto: Se debe marcar cuando el usuario tiene 14 o más años, es decir, cuando sea Tipo de lector Adulto, esta casilla debe ir marcada. Va en posición de "no marcado" (en blanco), para menores de 14 años y usuarios colectivos. DNI: consignaremos el número del DNI (aunque ya se haya tecleado previamente en el campo “Nº lector”) incluyendo aquí la letra que este número pueda llevar, sin espacios ni guión. Si el DNI lleva “0” al principio lo pondríamos. Ej: En el carné: 06.285.748 –V  En AbsysNet: 06285748V También van en este campo los pasaportes extranjeros. Si llevan un código alfanumérico se incluirá dicho código alfanumérico entero, con todos los números y todas las letras. Campo Nacimiento: Se consignará obligatoriamente para usuarios individuales: Se rellenará DD/MM/YYYY o desde el icono al lado de la casilla. Para los usuarios colectivos (bibliotecas, entidades y clubes de lectura) se dejará en blanco. Campo Nº Alternativo: si el usuario tiene NIE (Número de Identificación de Extranjeros) se pondrá en este campo, nunca en el campo DNI.

A continuación pasamos a rellenar la parte inferior del registro, compuesto por varias pestañas o carpetas:

Datos CAMPO TIPO DE LECTOR: Este campo es un menú desplegable que ofrece una serie de opciones. Hay que escoger la adecuada al lector que nos esté solicitando la tarjeta (determina el tipo de tarjeta de lector). Código ADT

Tipo de lector Adulto (= ó > 14 años)

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BBL CLB CLI ENT EXT INF PIB UIN SNC

Personal (Bibliotecarios) (En este campo no lo utilizaremos) Club de lectura Club de lectura individual Entidad [incluyendo otras bibliotecas] Exposición o “actividad” externa Infantil (0-13 años) (Al cumplir los 14 pasa a adulto) Préstamo interbibliotecario [para bibliotecas peticionarias de P.I.] Biblioteca propia [préstamo interno …] Sancionado [Si transcurrido 6 meses desde la fecha prevista de devolución de los materiales, el usuario no hace efectiva la devolución, pasará a tipo de lector sancionado, y para otras circunstancias reguladas vía reglamento]

…

…

CAMPOS DE CÓDIGOS: se rellenarán siguiendo las diferentes opciones del menú desplegable Código 1 Descripción Sexo Tipo de entidad Tipo de club de lectura

Código HOM MUJ ESC ASC BIB CLB Código 2 Descripción Nacionalidad

tipo de usuario al que se le aplica Infantil, Adulto Entidad Club de Lectura

Código 1 de lector Hombre Mujer Centro de enseñanza Asociación Biblioteca Club de lectura

tipo de usuario al que se le aplica Todos

Seleccionar el código adecuado de la lista Código ESP FRA ITA …

Código 2 de lector España Francia Italia …

Código 3 Códigos de paradas de bibliobuses (para fines estadísticos). Sólo se utiliza para los lectores usuarios del servicio de bibliobús.

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Descripción Código parada bibliobús Código

tipo de usuario al que se le aplica Infantil y adulto

Código 3 de lector Seleccionar el código adecuado

Perfil Código JUV

Perfil Juvenil: utilizaremos este código para los usuarios entre 14 y 18 años, con el fin de poder obtener estadísticas de este grupo de usuarios. Es obligatorio. Lo pondremos cuando el usuario cumpla 14 años, y lo quitaremos cuando cumpla 18.

El perfil “Transeúnte” se deja de usar, se podrá utilizar para identificar a estos usuarios el campo Notas, como veremos más adelante. FECHA DE ALTA: el sistema la da por defecto. FECHA DE RENOVACIÓN: Indica el día en que se ha procedido a la renovación de un carné. Por lo tanto, al hacer un carné nuevo se deja en blanco. Cuando al lector se le renueve (porque ha caducado, ha cumplido 18 años etc., véase sección 3.3 Renovar lectores) Absysnet la actualizará automáticamente con la fecha del día en que se realice la renovación. FECHA DE CADUCIDAD: El sistema introduce automáticamente la fecha de caducidad (4 años). Por lo tanto solo habrá que introducirla manualmente en los siguientes casos:   

Cuando el usuario cumpla 14 ó 18 años antes de la fecha de caducidad prefijada (4 años). En los carnés temporales (la caducidad es de tres meses). En las entidades y clubes de lectura se fijará la caducidad el siguiente 1 de septiembre con el objeto de un mayor control.

Préstamo En esta carpeta o pestaña no pondremos nada. DIRECCIÓNES: De los dos bloques de dirección se utilizará solo el primero (Dirección 1) para la mayoría de los casos. En el bloque 1 irá la dirección que nos facilite el usuario. Se utilizará el segundo bloque (Dirección 2) cuando el usuario, por diferentes motivos (2ª residencia, domicilio de padres, etc), nos facilite una segunda dirección de contacto en la Solicitud de carné (en papel).

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En el caso de que se trate de una persona sin domicilio, pondremos: SIN DIRECCIÓN en la primera línea. En el resto de casos los tres campos de que consta el bloque se cumplimentarán de la siguiente forma: 

Campo superior: En este campo se consignará el nombre de la calle, plaza, avenida, ronda, etc., y el número (bloque, portal, piso, puerta, etc.) CALLES, PLAZAS, ETC: norma general, los nombres de calles irán precedidos de CL  Para ver la lista de abreviaturas de las vías públicas, consultar el anexo 2.  Las abreviaturas se pondrán sin punto.

El nombre de la vía pública podrá ir de la misma forma que aparezca en el DNI. Si el nombre no cabe en el campo o no permite la entrada correcta del resto de los elementos que lo acompañan se abreviará, intentando que la parte más significativa no quede abreviada. NUMEROS, PISOS, PUERTAS, ESCALERAS, ETC.: Se harán constar a continuación de la denominación de la calle, plaza, etc., y tras un espacio. No se debe poner ningún otro signo entre la denominación de la vía pública y el/los indicadores de numeración (no poner coma): Ej:

PZ ESPAÑA 8 AV ESTENILLA 21 PTAL 3 4ºA AV RECONQUISTA 22 BL A 3ºD

El orden para la numeración será el siguiente:  En primer lugar va el número de la casa o conjunto de casas o pisos.  Después irá, la denominación de bloque o portal si existe, con la abreviatura correspondiente.  Después, el número de piso, si existe, seguido del distintivo de ordinal (1º, 4ª) acompañado, sin espacio, si procede, por el número o letra de la puerta. o Ej: CL CORRALILLOS 18 2ºB

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ABREVIATURAS MÁS COMUNES (sin punto de abreviatura):

Ático: ATC Alto: ALT Bajo: BJO Buzón: BUZ Derecha: DCHA 

Escalera: ESC Izquierda: IZD Portal: PTAL Sin número: S/N

Campo intermedio: el nombre de la población.

Si hay que abreviar el nombre de la población por ser demasiado largo hay que tratar de poner la parte más significativa del mismo. Ej: Villafranca de los Caballeros: VILLAFRANCA CABALLEROS 

Campo inferior: En este campo se consignará la denominación de la provincia. Debe rellenarse siempre, no sólo cuando el nombre de la población que se consigne en el campo intermedio sea distinto al nombre de la provincia. Ej: Si el usuario es de Toledo capital, se pondrá TOLEDO en el campo intermedio y también en el inferior.



Campo Código postal: pondremos el código postal correspondiente. Todos los códigos postales de la región estarán metidos en un listado, de modo que si no sabemos un código postal poniendo * y pulsando la lupa, nos sacará todo el listado. Si conocemos el código postal y lo ponemos en su casilla, pulsando la lupa, se nos abre una ventana con la información de la localidad, pulsando sobre esa línea, nos rellena automáticamente los campos de localidad y provincia (aunque parece que esto no será posible en todos los casos, y entonces habrá que rellenarlo manualmente, como sucede con las capitales de provincia).

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

Campo teléfono: Existen dos campos de teléfono. Se utilizará el primero, Teléfono, cuando nos proporcionen un fijo, y el segundo Teléfono móvil se utilizará cuando el usuario nos ofrezca un móvil. Si se diese el caso de que nos ofrezcan dos fijos podríamos usar la casilla Télefono 2. 



El número de teléfono se introducirá sin espacios, tanto para los fijos como para los móviles, Ej: 637024547

Utilizar e-mail y campo e-mail: Se le preguntará al usuario si tiene dirección de correo electrónico y si quiere dárnosla para mandarle información relacionada con la Biblioteca. Para rellenar este campo, se activará la casilla de Utilizar e-mail y se rellenará la dirección electrónica en la casilla E-mail.

Importante: tenemos que tener en cuenta que si activamos la casilla utilizar e-mail, las cartas de reclamación le van a llegar por ese medio, por lo que es necesario que nos aseguremos que el usuario realmente usa el correo-e que nos facilita, ya que puede tenerlo creado pero no mirarlo nunca y no atender nuestras reclamaciones. Otros. 

El campo Mensaje se puede utilizar para escribir algún comentario sobre el lector. Se podrá visualizar esta información en las pantallas de préstamo, devolución y consultas de préstamos. Este campo lo utilizaremos para aquéllos contenidos que el usuario debe saber, ya que éste los puede ver a través del opacweb. Ej.: Autorizado por el lector nº … / Autoriza al lector nº… / Duplicado de carné 1 dd/mm/aaaa Duplicado de carné 2 dd/mm/aaaa



En el campo Notas se puede escribir un comentario sobre el lector. Este comentario no aparecerá en ninguna pantalla más que ésta.

Se usará para lectores “transeúntes” y grupos de notificación. Lectores “Transeúntes”, como vemos en el apartado 3.5 CARNET TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia no estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3

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meses. Pondremos en este campo los caracteres identificar a este tipo de lectores.

#pf=TRS para

Los grupos de notificación se graban en el campo notas, de forma codificada, utilizando un carácter reservado para separar los diferentes grupos a los que un lector pueda pertenecer:. (Además habrá que mantener un listado de códigos donde se registren los que se vayan dando de alta. Sería conveniente además que el código de la actividad incluyese como prefijo el código de la biblioteca que lo genera, y que las bibliotecas que lo generan se encargaran de eliminarlo cuando quedara obsoleto) Por ejemplo ;TO-BCM_CLLF;CR0394_MARCAP2008; Pertenece a dos grupos de notificación, uno de la Biblioteca de Castilla-La Mancha, y otro de la de Daimiel. 

En el campo “Mensaje en circulación” se puede escribir cualquier anotación que queramos que salga cuando el lector haga uso de su carné, de modo que esta información aparecerá en pantalla cada vez que el lector vaya a llevarse un ejemplar en préstamo. Ej.: Usuario sancionado: material no devuelto Usuario sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha] Actualizar dirección / teléfono Dirección incompleta

LISTADO OTROS TIPOS. Para entrar en este campo, tendremos que pulsar Añadir,

Se nos abre esta ventana, donde ya podemos completarla:

Este campo se utiliza actualmente para 1. Tipo de Lector Bibliotecario.  Los bibliotecarios pertenecientes a la Red de Bibliotecas Públicas de Castilla la-Mancha, estos carnés no tendrán caducidad.

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 Personal de otras bibliotecas (universitarios, etc.) o cualquier persona que lo solicite, por ejemplo para estudio de oposiciones, o estudiantes de universidades, etc. Estos usuarios tendrán una caducidad de 1 año desde que se les asoció el tipo de lector bibliotecario. Se ha establecido una política de préstamo para este tipo de lector, de modo que se le va a permitir el préstamo de 2 ejemplares del tipo de ejemplar Fondo Profesional el mismo período de préstamo que los libros, pero no reservables. 2. Tipo de lector CLI (Club de Lectura Individual): se podrá utilizar, con el fin de que se le pueda prestar ejemplares de lotes de club de lectura a un usuario individual. Es decir, que a los miembros de un club de lectura, si la biblioteca lo decide así, se les pueda prestar ejemplares de lotes de CL. Este tipo de lector tendrá como fecha de caducidad el 1 de septiembre del año siguiente.

Por último validaremos al lector (después de comprobar que no existen errores). Importante: si no realizamos esta operación de validar el lector no se añade a la base de datos.

3.1.3 Lectores Colectivos Los usuarios colectivos pueden ser: Clubes de lectura Entidades (incluye bibliotecas) Préstamo Interbibliotecario Con este tipo de carnés conviene que cada biblioteca de la Red se haga los suyos propios, de manera que cuando, por ejemplo, una biblioteca pide a otra un documento en préstamo interbibliotecario (pi), le indique a la biblioteca prestataria, junto con los datos de la obra pedida, su nº de carné de pi. Además de las normas generales de introducción de datos que afectan a todo tipo de usuarios, para dar de alta a los usuarios colectivos habrá que completar los campos del registro de lector siguiendo las pautas que se dan a continuación:

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o

o

Nº Lector: se pondrá un cero. Tras completar todos los datos y validar, el sistema genera automáticamente un número currens de lector. Campo NOMBRE: Si se trata de una entidad, pondremos el nombre genérico de la entidad (colegio, instituto, asociación, etc.). Ejemplos más frecuentes: o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

ASOCIACIÓN CULTURAL ASOCIACIÓN DE PADRES DE ALUMNOS ASOCIACIÓN DE VECINOS BIBLIOTECA MUNICIPAL BIBLIOTECA PÚBLICA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA CENTRO DE ACOGIDA CENTRO DE MAYORES CENTRO DE EDUCACIÓN DE ADULTOS CENTROS DE SALUD, HOSPITALES, CENTROS DE DISMINUIDOS, ETC. CENTRO ATENCIÓN A LA INFANCIA CENTRO DE MENORES CENTRO PENITENCIARIO COLEGIO RURAL AGRUPADO COLEGIO PÚBLICO DELEGACIÓN PROVINCIAL DIPUTACIÓN ESCUELA TALLER INSTITUTO DE ENSEÑANZA SECUNDARIA MUSEO RESIDENCIA DE MAYORES RESIDENCIA UNIVERSITARIA SEMINARIO SALA DE LECTURA UNIVERSIDAD POPULAR

Si se trata de un club de lectura, habrá que poner: CLUB DE LECTURA 1. De modo que si hay más clubes de lectura dependientes de la misma biblioteca o entidad podamos numerarlos de la siguiente forma: CLUB DE LECTURA 2, CLUB DE LECTURA 3.

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Si se trata de un carnet de Préstamo interbibliotecario, pondremos PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO o

Campo APELLIDOS:

Si se trata de una entidad, se pondrá el nombre distintivo de la entidad: Ej: NOMBRE: COLEGIO PÚBLICO APELLIDOS: CARDENAL CISNEROS. Si se trata de una biblioteca en el campo APELLIDOS se pondrá el nombre de la población o barrio (Si se da el caso de que la biblioteca tenga un nombre distintivo, Ej.: "FRANCISCO GARCíA PAVÓN", éste se pondrá en el campo intermedio de la dirección 2, y en este campo apellidos pondremos "TOMELLOSO". )

Si se trata de un Club de lectura o Préstamo interibliotecario habrá que poner: o Cuando sea de una biblioteca municipal: BPM, espacio y el nombre de la localidad, cuando el club de lectura no tenga nombre distintivo. o Cuando dependa de una entidad, se pondrá el nombre de la entidad. o Si el Club de lectura tiene un nombre distintivo, se pondrá directamente éste: Ej. TERESA PANZA.

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Si se trata de un Carnet de Préstamo Interbibliotecario: En el caso de las Bibliotecas Universitarias, en el campo apellidos se pondrá el nombre de la Facultad, y seguido de una coma el nombre de la Universidad. 

Campo Nacimiento, Adulto, Asignado a la biblioteca, DNI : se dejarán en blanco (no marcado). o Nº alternativo: se deja en blanco, si ya aparece un nº se deja (corresponde con el antiguo carné). DATOS 

o

ESC ASC BIB CLB Código ESP

En el campo TIPO DE LECTOR: pondremos el que corresponda según este esquema: Código Tipo de lector CLB Club de lectura ENT Entidad [incluye bibliotecas] PIB Préstamo Interbibliotecario En el campo CÓDIGO 1 Código Código 1 de lector Centro de enseñanza Asociación Biblioteca Club de lectura o En el campo CODIGO 2 Código 2 de lector España

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Fecha de caducidad: En el caso de entidades y clubes de lectura, con el objeto de un mayor control, la fecha de caducidad será el siguiente 1 de septiembre. En el de préstamo interbibliotecario la fecha será la que da el sistema (4 años). DIRECCIONES o o

Campos DIRECCIÓN 1: se pone la dirección de la entidad. Campos DIRECCIÓN 2: se rellenará de la siguiente manera:  Campo superior: Nombre y apellidos (en forma directa) del responsable designado. (OBLIGATORIO)  Campo intermedio: lo completaremos con el nombre de la entidad o biblioteca si ésta no se ha reflejado antes, p.ej. si el club de lectura tiene nombre propio. También se da el caso de que la biblioteca tenga un nombre distintivo, Ej.: "FRANCISCO GARCíA PAVÓN" lo pondremos aquí.  Teléfono 1: Se consignará el número de teléfono de la entidad.  Teléfono 2: Se pondrá el número de teléfono del responsable, si no coincide con el de la entidad.  E-mail: el del responsable si lo tuviera, si no el de la institución. Para los carnés de Préstamo Interbibliotecario se pondrá la dirección del Servicio de PI de la Biblioteca.

Otros.  El campo Mensaje que se visualizará en las pantallas de préstamo, devolución y consultas de préstamos, lo podremos utilizar para identificar a personas autorizadas a usar el carnet de entidad, pero que no son los responsables, por ejemplo el responsable de la Entidad es el director del colegio, pero hay varios profesores autorizados a usar dicho carnet. Autorizado: Nombre apellidos, nº carnet …

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3.2 MODIFICACIÓN DE DATOS Se entenderán como modificación de datos todos los procesos que impliquen cambios en cualquier campo de los registros de usuarios ya existentes. Para poder modificar un lector en Absysnet hay que seguir los siguientes pasos: 



 

La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico a la carpeta Gestión de lectores (o pinchando la lupa) Buscar el registro cómo se ha indicado anteriormente en el apartado 3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector. Búsqueda Localizado el registro, hay que editarlo para modificarlo (clic en icono que tiene dibujado un lápiz). Hacer las modificaciones que se estimen oportunas y después de comprobar que no existen errores, validar

Estas modificaciones puntuales pueden ser hechas a petición del usuario (que puede ver algún dato erróneo en su tarjeta) o por parte del personal que observe alguna anomalía en el registro: falta de datos en la dirección, teléfono erróneo, etc. Si lo que se quiere es corregir o cambiar el nº de lector, tiene que hacerse según el apartado 3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)

3.3 RENOVAR LECTORES Esta opción permite renovar los lectores que han caducado o están a punto de caducar. Se pueden dar las siguientes situaciones para renovar lectores:  El carné está a punto de caducar o ha caducado (después de 4 años de socio).  En el caso de los usuarios infantiles cuando cumplen los 14 años.  En adultos menores de edad cuando cumplen 18 años. Se procederá de la siguiente forma:

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-

-

-

Primeramente se comprobarán los datos personales del usuario por si han sufrido modificaciones, en cuyo caso se procederá a cambiarlos, (domicilio, teléfono, tipo de lector, etc.). Si es necesario se le cambiará el Tipo de lector (Infantil) y se le actualizará el Perfil Juvenil. Una vez comprobado todo se pulsa sobre el botón “Renovar”, automáticamente se activa la casilla Fecha de renovación,

Y después, validaremos al lector

3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)

Usaremos esta opción siempre que tengamos que modificar o cambiar el Nº de lector: porque nos hayamos equivocado al introducir algún número, cuando un usuario pasa a tener DNI, etc. AbsysNet asociará automáticamente al nuevo nº de lector todos los datos que tenía el nº de lector antiguo. Para cambiar el nº de lector haremos clic en Transferir, ponemos en el campo Nº de lector el número que corresponda y validamos haciendo clic en Usaremos la opción Transferir en los siguientes casos:

A. Cuando tengamos que corregir o cambiar el nº de lector. B. El nº de lector en los lectores infantiles normalmente

C.

es un número currens generado por AbsysNet, pero en el momento que nos comuniquen que disponen de documento de identidad (DNI), tendremos que cambiar (por medio de Transferir) el número de lector para que coincida con el de dicho documento. Hay que imprimir un nuevo carné con el nuevo número. Cuando un usuario tenga dos o más carnés de una o varias bibliotecas de la Red. En este caso se dará por válido el de la biblioteca que vaya a utilizar habitualmente, modificando el campo Nº de lector, para que el código de barras corresponda con su DNI, si fuera necesario, y el resto de carnés serán borrados, una vez comprobado que no tiene préstamos asociados. Para saber si tiene préstamos asociados consultamos la pestaña Préstamo

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Si tiene préstamos vamos a despliega menú, y en Relacionar veríamos los préstamos concretos que tiene dicho carné:

Cuando nos encontremos con carnés que tengan préstamos asociados: lo que tenemos que hacer es activar el carné válido, anotar los códigos de barras prestados a los otros carnés y prestárselos al carné válido. De este modo no perdemos la información de préstamos asociados. Si por las limitaciones de nuestro usuario de Absysnet no nos permite realizar esta operación o bien nos resulta complicado, abriremos una incidencia a [email protected]. Para borrar el carné no válido nos situamos en el registro no válido y a hacemos clic en el icono de eliminar.

3.5 CARNÉ TEMPORAL Dirigido a lectores con residencia no estable en la Comunidad Autónoma, tiene una duración de 3 meses, renovable una vez por otros tres meses y con las mismas obligaciones que las derivadas del carné de usuario normal. El procedimiento para su emisión sería el mismo, excepto que tenemos que poner en el campo Notas los caracteres #pf=TRS para identificar a este tipo de lectores. La “Fecha de caducidad” tendremos que ponerla manualmente.

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3.6 USUARIOS SANCIONADOS El comportamiento incorrecto del usuario en la biblioteca podrá ser sancionado con la suspensión temporal del carné de préstamo. La sanción será impuesta por la dirección de cada centro, y será efectiva en todas las bibliotecas pertenecientes al Catálogo Colectivo. En este caso el procedimiento para sancionar al usuario será el siguiente: 1. En el campo Tipo de lector, pondremos SNC (sancionado). 2. En el campo Fecha de suspensión, pondremos la que corresponda, según lo anterior. 3. En la carpeta o pestaña Otros, dentro del campo Mensaje Usuario sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha] Una vez transcurrido el periodo de suspensión se quitará el mensaje y se cambiará el tipo de lector. También será Lector sancionado aquél que transcurridos 6 meses desde la fecha prevista de devolución de los materiales no hace efectiva dicha devolución. Así, para el usuario que no devuelve o repone dichos materiales se ha establecido una duración máxima de la sanción para cada tipo de usuario: - Usuarios Infantiles: 1 año. - Usuarios Adultos: 2 años. 

El paso a usuario “Sancionado” por retraso de más de 6 meses en la devolución lo hará una vez al mes el equipo encargado del Catálogo Colectivo de la Biblioteca de Castilla-La Mancha de la manera siguiente: 1. Los lectores con devoluciones pendientes de más de 6 meses pasan a sancionados (se distinguirá entre adultos e infantiles para la sanción temporal: 2 años los adultos / 1 año los infantiles). Aparecerá en el campo Mensaje en circulación: Usuario sancionado: Material no devuelto - Hasta ver fecha de suspensión 2. Los ejemplares sin devolver pasarán a la situación de No devuelto (pondrá en el campo Texto ** Prestado a usuario sancionado **) 3. La información de estos ejemplares tipo No devuelto se mantendrá asociada al lector, de manera que cualquier bibliotecario puede saber qué ejemplares tiene sin devolver un lector sancionado. 4. Si se diera el caso de que algún lector sancionado devuelve material, se tendrá que abrir una incidencia a través de [email protected] para que se cambie de situación los ejemplares (de No devuelto a Circulación) ya que el préstamo que tendrá asociado impediría este cambio de situación de la manera habitual. Una vez devueltos los materiales por los que se le sancionó, el bibliotecario tendrá que cambiar el tipo de lector Sancionado al tipo de lector que proceda (adulto/infantil), le quitará el Mensaje de Circulación, y le aplicará la suspensión máxima de 1 mes para usuarios Adultos o de 15 días para usuarios Infantiles.

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3.7 CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS En el caso de que un lector necesite un duplicado del carné de socio (por pérdida, robo o deterioro) se le imprimirá uno nuevo, ya que se considera que el carné al contar con foto es seguro y no será utilizado por otra persona. Por esto es muy importante que todos los carnés lleven foto. Para controlar las pérdidas de carnés, ya que éstos tienen un elevado coste, en la pestaña Otros campo Mensaje pondremos: Duplicado de carné 1 dd/mm/aaaa Duplicado de carné 2 dd/mm/aaaa Con el fin de evitar abusos por parte de los usuarios que pierden reiteradamente el carné o simplemente se lo olvidan y lo vuelven a pedir, la biblioteca aplicará una demora en la entrega de la nueva tarjeta de lector. Así, en estos casos, cuando el usuario perdiese el carné por primera vez, tendrá que esperar una semana desde que comunica la pérdida hasta que se lo pudiese hacer otra vez, la 2ª vez dos semanas, 3ª pérdida tres semanas, etc. Durante este plazo no se podrá utilizar el servicio de préstamo. También se podrá repercutir el coste del carné siempre que esté aprobado por la Administración de la que depende la biblioteca (normalmente su ayuntamiento).

3.8 BAJAS En el caso de que un lector nos comunique que quiere darse de baja, le debemos explicar que los carnés caducan y se quedan inactivos. Y si realmente quiere dejar de ser usuario y no aparecer en nuestra base de datos, comprobamos que no tiene préstamos asociados y le informamos del procedimiento de baja del fichero de usuario de la Red: 





El usuario debe cumplimentar el formulario de cancelación de datos personales. (Como gestor del fichero debe constar la Viceconsejería de Cultura, Bulevar del Río Alberche, s/n, 45071, Toledo.) Este formulario, cumplimentando y firmado, debe entregarlo en su biblioteca de referencia o remitirlo directamente al Servicio de Bibliotecas, Libro y Lectura, ya sea por correo postal (Bulevar del Río Alberche, s/n, 45071, Toledo) o por correo electrónico ([email protected]). Tras lo cual se iniciará el expediente de cancelación de datos personales. Para cuya gestión es necesario contar con la solicitud de carné original que firmó el usuario.

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ANEXOS ANEXO I. ABREVIATURAS DE LAS DENOMINACIONES PÚBLICAS (SEGÚN LA AGENCIA TRIBUTARIA):

DE

VÍAS

SIGLA

TIPO DE VÍA

SIGLA

TIPO DE VÍA

AL

ALAMEDA

MT

MONTE

AD

ALDEA

ML

MUELLE

AP

APARTAMENTO

MN

MUNICIPIO

AR

AREA, ARRABAL

PA

PARCELA

AY

ARROYO

PQ

PARQUE

AV

AVENIDA

PQ

PARROQUIA

BJ

BAJADA

PD

PARTIDA

BR

BARRANCO

PJ

PASAJE

BO

BARRIO

PS

PASEO

BL

BLOQUE

PZ

PLAZA

BUL

BULEVAR

PB

POBLADO

CL

CALLE

PG

POLIGONO

CJ

CALLEJA / CALLEJÓN

PR

PROLONGACION

CM

CAMINO

PT

PUENTE

CR

CARRETERA

PU

PUERTA

CS

CASERIO

QT

QUINTA

CG

COLEGIO

RM

RAMAL

CO

COLONIA

RB

RAMBLA

CN

CONJUNTO

RP

RAMPA

CT

CUESTA

RR

RIERA

CH

CHALET

RC

RINCON

ED

EDIFICIO

RD

RONDA

EN

ENTRADA

RU

RUA

ES

ESCALINATA

SA

SALIDA

EX

EXPLANADA

SC

SECTOR, SECCION

EM

EXTRAMUROS

SD

SENDA

ER

EXTRARRADIO

SL

SOLAR, SALON

FC

FERROCARRIL

SB

SUBIDA

GL

GLORIETA

TN

TERRENOS

GV

GRAN VÍA

TO

TORRENTE

LD

LADO

TR

TRAVESIA

LG

LUGAR

UR

URBANIZACION

MZ

MANZANA

VI

VIA

MS

MASIA

VP

VIA PUBLICA

MC

MERCADO

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ANEXO 2. ERRORES FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LECTORES Los lectores son compartidos por toda la Red, por tanto es fundamental el cumplimiento de las normas de este manual para tener actualizados los datos de los usuarios (a efectos de comunicación de reservas, reclamación de sanciones, información sobre actividades, etc.) y también para obtener datos estadísticos completos y fiables. Vamos a señalar dónde los errores se producen con más frecuencia: 1. Renovaciones: los carnés sólo se renuevan cuando se cumple la fecha de caducidad. Cuando un carné ha caducado o está a punto de hacerlo, Absysnet avisará con un mensaje en la pantalla cuando leamos dicho carné. En cualquier otro momento se pueden actualizar o modificar los datos de los usuarios (por ejemplo, si nos comunican un cambio de domicilio, de teléfono…) pero eso no implica renovar el carné. Cuando se renueva un carné no hay que volver a rellenar una solicitud ni imprimir un nuevo carné. Es imprescindible renovar y adjudicar adecuadamente las fechas de caducidad de este modo:  

Tipo de lector Adulto: cada 4 años o cuando cumpla 18 (lo que ocurra primero). Cuando cumple 18 años se quitará el perfil Juvenil. Si es Infantil: cada 4 años o cuando cumpla 14 (lo que ocurra primero). Cuando cumple 14 años le pondremos en perfil Juvenil.



Si es Entidad o Club de Lectura: el 1 de septiembre siguiente.

Al renovar un carné, hay que pinchar siempre en la opción Renovar del menú superior. Al hacerlo así, automáticamente se rellenan los campos:  Fecha de renovación  Fecha de caducidad Fecha de renovación: es la fecha del día en que hacemos la renovación. Por ejemplo, si renovamos hoy el carné, la fecha será la del día de hoy. Fecha de caducidad: cuatro años más de la fecha de renovación. En el mismo ejemplo, será la fecha de hoy pero dentro de cuatro años.

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=

Por lo tanto, no hay que modificar a mano el campo "fecha de renovación", escribiendo aquí la de dentro de cuatro años (cuando se tendría que renovar el carné la próxima vez).

2. Fecha de caducidad: El sistema introduce automáticamente la fecha de caducidad (4 años). Se dejará la fecha que adjudique el sistema en usuarios Adultos que tengan más de 18 años. Por lo tanto sólo habrá que introducirla manualmente en los siguientes casos: 

Usuarios infantiles  Cuando el usuario cumpla 14 años antes de la caducidad prefijada (4 años). EJEMPLO: Fecha de nacimiento = 18/05/2005 18/05/2019



El usuario cumplirá 14 años el

Fecha de alta del carné = 20/05/2006  El carné caduca por 1ª vez el 20/05/2010 Fecha de 1ª renovación = 30/05/2010  El carné caducará nuevamente el 30/05/2014 (4 años después de renovarlo) Fecha de 2ª renovación = 02/06/2014  El carné caducará nuevamente el 02/06/2018 (4 años después de renovarlo) Fecha de 3ª renovación = 17/06/2018  El carné caducará el 18/05/2019 (FECHA EN QUE CUMPLE 14 AÑOS)  Pasará a ser Tipo de lector Adulto y tener asociada otra política de préstamo. Rellenaremos la casilla Adulto, y en Perfil le pondremos JUVENIL ¡CUIDADO, ERROR FRECUENTE!  En el mismo ejemplo anterior: Fecha de alta = 20/05/2006 -- Fecha de caducidad = 18/05/2019  Si se adjudica directamente la fecha de su 14 cumpleaños, no podremos ir

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actualizando periódicamente los datos del usuario (dirección, teléfono, etc.), ni asignar el DNI a los que ya dispongan de él antes de cumplir 14 años. 

Adultos menores de 18 años  Cuando el usuario cumpla 18 años antes de la caducidad prefijada (4 años). En el mismo EJEMPLO ANTERIOR: Fecha de 4ª renovación = 20/06/2019  El carné caducará el 18/05/2023 (FECHA EN QUE CUMPLE 18 AÑOS)  . Le quitaremos el Perfil JUVENIL. A partir de este momento, las sucesivas renovaciones se harán cada cuatro años, en la fecha que vaya adjudicando el sistema automáticamente.



Entidades y Clubes de Lectura  El siguiente 1 de septiembre con el objeto de un mayor control (para actualizar al comienzo de cada curso los datos de los coordinadores de los clubes, de los profesores responsables de cada carné, etc., ya que pueden variar de un año a otro).



Para lectores “Transeuntes”, como vemos en el apartado E. CARNET TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia no estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3 meses, luego la fecha de caducidad la pondremos manualmente.

3. Tipo de lector y casilla adulto: Al cumplir 14 años  Cambiar al usuario de tipo INF (infantil) a tipo ADT (adulto). La casilla “Adulto” debe quedar marcada. Y en Perfil seleccionaremos Juvenil Al cumplir 18 años  quitaremos de Perfil “Juvenil”. Es importante tanto para datos estadísticos como para el préstamo de libros electrónicos. 4. ¿Cuándo se cambia la Biblioteca / Sucursal de los datos del Lector? Se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste nos de su permiso, una vez informado de las ventajas del cambio (por ejemplo para que la biblioteca le pueda mantener informado de sus actividades, porque es la biblioteca que usa habitualmente para desideratas, comentarios, etc.). 5. Otros datos con los que hay que tener cuidado: 

Muy importante: en la casilla “Nº de lector” solamente va el DNI ó un “0” (currens). No van pasaportes, NIE, etc.



Todos los campos van con mayúsculas, a excepción del correo electrónico.



Hay que poner acentos en nombres y apellidos.



La casilla “Adulto” no se rellena en entidades ni en menores de 14 años.



El código 1 (Hombre / Mujer / Asociación …) es importante rellenarlo bien para las estadísticas.



Delante del nombre de la calle hay que poner CL

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