DIRECTIVA Nº 001-2014/CENEPRED-OA

NORMAS PARA USO, CONTROL Y RENDICION DE GASTOS DE LA CAJA CHICA San Isidro, 13 de enero del 2014

I.

FINALIDAD

Racionalizar el uso del dinero en efectivo de la Caja Chica, a fin de atender en forma oportuna los gastos menores, urgentes y no programados, agilizando con ello la operatividad y funcionamiento institucional. II.

OBJETIVOS

Establecer normas internas para la correcta administración y control de la Caja Chica del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED, durante el Año Fiscal 2014 III.

ALCANCE

La presente directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para la Tesorería, los trabajadores, incluidas las personas contratadas bajo el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios – CAS del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED IV.

BASE LEGAL •

Decreto Ley Nº 25632 Ley marco de Comprobantes de Pago

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Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

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Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público

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Decreto Supremo Nº 304-2012-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

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Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería

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Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2014

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Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

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Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.315, Normas Generales del Sistema de Tesorería

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Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, aprueban Normas de Control Interno

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Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.

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Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15, modificada por Resolución Directoral Nº 004-2011-EF/77.15, que aprueba disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería

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Resolución Nº 007-99/SUNAT, Reglamento de comprobantes de Pago, y sus modificatorias.

V.

DISPOSICIONES GENERALES GLOSARIO Caja Chica: Se refiere al Fondo para Pagos en Efectivo, constituido por dinero en efectivo proveniente de la fuente de Recursos Ordinarios. Responsable de la Caja Chica: Es el trabajador a quien mediante Resolución de la Oficina de Administración se la designa como responsable de la Caja Chica.

VI.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

CAPITULO I DE LA AUTORIZACION DE LA APERTURA DE LA CAJA CHICA Articulo 1º.- La autorización de la Caja Chica es aplicable únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata y/o que por su finalidad o características, no puedan ser debidamente programados. Se atenderán pagos en efectivo con cargo a la Caja Chica cuando se trate de: •

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Gastos menores, tales como: movilidad, derechos de trámites registrales, servicios notariales, peajes, adquisición de bienes menores, y otros gastos de similar naturaleza. Gastos urgentes o cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación. Entre estos tenemos: gastos por reparaciones, viáticos no programados, adquisiciones de bienes de consumo y otros gastos de similar naturaleza

Articulo 2º.- La apertura de la Caja Chica se realizara mediante la resolución expedida por el responsable de la Oficina de Administración, en la que se consignara la dependencia a la que se asigna la Caja Chica, el responsable de su administración, así como los procedimientos y plazos para la adecuada rendición de cuentas, documentada. Articulo 3º.- El monto de la Caja Chica no será superior a los S/. 4 500.00 (Cuatro mil Quinientos y 00/100 Nuevos Soles) por la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, y los gastos por vale provisional no excederán del diez por ciento (10%) de la UIT, salvo los destinados de manera excepcional al pago de conceptos de viáticos por comisiones de servicios no programados.

En caso de viáticos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos mayores al señalado en el párrafo precedente, y hasta un máximo de veinticinco por ciento (25%) de una UIT, deben ser autorizados por el (la) Secretario (a) General.

CAPITULO II DE LA AUTORIZACION DEL VALE PROVISIONAL Articulo 4º.- Las áreas usuarias del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED que autorizan la solicitud de vales provisionales, deberán contemplar lo estipulado en artículo 1º de la presente Directiva. La Oficina de Administración autoriza en forma expresa e individualizada la entrega provisional de recursos con cargo a la Caja Chica Artículo 5º.- Para solicitar recursos que se gastaran con cargo a la Caja Chica, se deberá recabar del encargado (a) de la Caja Chica, el vale provisional correspondiente en el cual se consignara la siguiente información: a) Fecha, monto y motivo de la solicitud. El solicitante solo podrá ser: • • •

Trabajador del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED. Persona contratada bajo la modalidad de Contratación Administrativa de Servicios (CAS). En caso sea necesario pagar gastos menores y urgentes, según contrato derivado de la contratación de servicio de terceros o locación de servicios, el vale deberá ser solicitado por el responsable del área.

b) Nombre y firma del solicitante receptor del bien y/o servicio c) Los responsables de los siguientes órganos o áreas son los únicos que pueden autorizar el uso del vale provisional, quienes consignaran su VºBº y sello en el respectivo vale. • • • • • • • • •

Jefa del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED Secretaria General Oficina de Administración Oficina de Planeamiento y Presupuesto Oficina de Asesoría Jurídica. Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales Dirección de Gestión de Procesos Dirección de Monitoreo, seguimiento y Evaluación Dirección de Fortalecimiento y Asistencia Técnica

El (la) Jefe(a) y el (la) Secretaria General podrán autorizar en forma expresa al funcionario del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED que otorgara dicho VºBº, en su representación. d) El VºBº y sello de la Secretaria General y del responsable de la Oficina de Administración o del funcionario que sea autorizado en forma expresa, como autorización final de la entrega provisional de recursos con cargo a la Caja Chica

El responsable de la Caja Chica debe verificar que: • •

En los vales provisionales se consignen clara e inequívocamente todos los datos señalados precedentemente, antes de ser atendidos. Los vales provisionales no presentaran tachaduras, borrones ni enmendaduras, caso contrario no serán atendidos.

Articulo 6º.- Todo vale provisional que se recabe es para realizar un gasto de forma inmediata. En caso que por algún motivo ya no se requiera efectuar dicho gasto se deberá devolver el dinero solicitado de forma inmediata. Articulo 7º.- En el caso que una persona requiere salir de comisión de servicios y/o vacaciones, previamente deberá rendir sus vales provisionales que se encuentren pendientes, caso contrario asumirá a su cuenta el monto establecido en dichos vales.

CAPITULO III DE LA RENDICION DEL VALE PROVISIONAL Y/O GASTOS Artículo 8º.- Los vales provisionales deberán rendirse debidamente documentados, dentro de los dos (02) días hábiles siguientes de recibido el efectivo por el solicitante, bajo responsabilidad. Para la sustentación de gastos debe tenerse en cuenta lo siguiente: a) Los gastos efectuados con cargo a los fondos de Caja Chica serán sustentados mediante Comprobantes de Pago originales, tales como: Facturas, Boletas de Venta (copia del usuario), Tickets, cinta emitida por máquina registradora, Liquidación de Compra, Recibo de Honorarios; así como, otros documentos originales considerado como comprobantes de pago, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago vigente emitido por la SUNAT. Para el caso de Facturas y Tickets deberá contener obligatoriamente el RUC Nº 20543891755, a nombre del Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED y la dirección Av. Guardia Civil Nº 922 – San Isidro b) Planilla de Movilidad (Anexo Nº 1): Es el único documento que sustenta los gastos realizados por concepto de movilidad local (servicio de Taxi o servicio de transporte público) y que tendrá la calidad de Declaración Jurada, en la cual se detallaran los importes pagados. Para el caso de servicio de taxi, dichos importes no podrán exceder los montos máximos que se detallan en el cuadro de Escalas de Movilidades por Comisión de Servicios Año 2014 (Anexo Nº 2) que forma parte de la presente Directiva, teniendo como punto de partida la sede institucional. La planilla de movilidad deberá contener la presente información: • •

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Nº del documento o expediente cuya gestión o notificación motiva el gasto de movilidad En caso de reuniones o visitas a entidades públicas o privadas, se deberá indicar el nombre de la entidad, nombre del funcionario o persona al que se visito y el motivo de la reunión. Adjuntar oficio, correo u otro documento. En caso de compras, se deberá hacer referencia al número de comprobante de pago correspondiente.

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En todos los casos se deberá indicar el lugar donde se llevo a cabo la comisión de servicios y/o la realización de obligaciones fuera de la sede de la institución.

Así mismo, el pago de movilidad se sujetara a las siguientes restricciones: 1. El servicio de taxi será autorizado en caso de transporte de dinero en efectivo, cuando se cumplan labores oficiales o gestiones urgentes y prioritarias, siempre que se sustente que no existe disponibilidad de vehículos y deberá estar autorizado por el responsable del área a la que pertenece la persona que solicita el vale. 2. Cuando dos o más personas deban concurrir a una misma reunión solo a una de ellas se le asignara el servicio de taxi. 3. En aquellos casos que por necesidad del servicio, el personal de transporte deba de trasladarse de su domicilio al CENEPRED y viceversa para realizar servicios especiales, entre las 22:00 Horas y 06:00 del día siguiente. c) Declaración Jurada (Anexo 3).- es un documento sustentatorio de gastos que se utilizara cuando se trate de casos, en los que por su naturaleza de transacción y el lugar en que se realiza no sea posible obtener del proveedor Facturas, Boletas de Venta u otro comprobante de Pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. La declaración Jurada no debe exceder del diez por ciento (10%) de una UIT. d) Los comprobantes deben ser originales a excepción de la Boleta de Venta, completamente legibles, sin enmenduras ni borrones, ni uso de corrector que denoten indicios de adulteración, el concepto del gasto será completamente especifico, no se aceptaran comprobantes de pago por conceptos no señalados en detalle, la ejecución de pago es únicamente en efectivo, no serán reconocidos aquellos que detallen beneficios por tarjetas de puntos ni donaciones de efectivo. e) Al reverso de cada comprobante de egreso se consignara el VºBº de la persona que autoriza el gasto, nombre de la persona que realizo el gasto y firma, asimismo VºBº de la Secretaria General y la Oficina de Administración. f) Las planillas de movilidad deberán consignar el VºBº de la persona que autoriza el gasto, nombre de la persona que realizo el gasto y VºBº de la Secretaria General y de la Oficina de Administración, de acuerdo a lo establecido en el articulo 5º inciso c) de la presente Directiva. g) En el caso de peaje y playa de estacionamiento, figurara el número de la placa del vehículo. Articulo 9º.- Los documentos observados en el proceso de rendición, serán devueltos para la respectiva regularización o devolución del efectivo. Articulo 10º.- Cuando se haya efectuado un gasto menor sin recabar previamente el vale provisional, se deberá regularizar en vale en el plazo de dos (02) días hábiles, caso contrario, el responsable asumirá el gasto. En este supuesto, la rendición deberá cumplir con los mismos requisitos estipulados en el Art. 8º de la presente Directiva. Artículo 11º.- Cuando se haya efectuado un gasto mayor al vale provisional previamente autorizado, se deberá regularizar el vale provisional por la diferencia no cubierta y la rendición deberá cumplir con los mismos requisitos estipulados en el Art. 8º de la presente Directiva. Articulo 12º.- Los documentos sustentatorios deberán tener el sello de “PAGADO” colocado por el responsable de la Caja Chica. Asimismo, se consignara la fecha de la presentación del documento.

CAPITULO IV REPOSICION DE LA CAJA CHICA Articulo 13º.- La reposición de la Caja Chica se afectara necesariamente a la presentación de la rendición de cuentas debidamente documentada. El monto rendido no será menor del veinte por ciento (20%) con respecto al valor total del fondo en efectivo. Su oportuna y correcta presentación es de responsabilidad del responsable de Caja Chica, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la reposición correspondiente. Artículo 14º.- El Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres – CENEPRED podrá girar cheques en el mes por la reposición de la Caja Chica, solo hasta tres (03) veces el monto constituido por la Caja Chica, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo. Articulo 15º.- Cada vez que se solicite la reposición de Caja Chica, el responsable de la Caja Chica presentara el formato denominado “Rendición de Cuentas de la Caja Chica” (Anexo Nº 4), adjuntará la documentación que lo sustenta en original, debidamente foliadas, en orden cronológico de acuerdo a la fecha de pago y a lo dispuesto en el Capítulo III de la presente Directiva; la citada rendición será suscrita por: El responsable de la Caja Chica, el Especialista de Tesorería y el responsable de la Oficina de Administración.

CAPITULO V DEL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA Articulo 15º.- El Especialista de Tesorería deberá realizar un seguimiento concurrente para el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva. Así como, deberá visar las correspondientes rendiciones de la Caja Chica. El Especialista de Tesorería remitirá la rendición de cuentas de Caja Chica al responsable de Control Previo para su revisión, una vez revisado, lo devolverá con las observaciones que existieran o con el VºBº para proseguir con el reembolso. Revisada la rendición de cuentas de la Caja Chica, será visada por el responsable de la Oficina de Administración y lo derivara al Especialista de Tesorería para que éste registre en el SIAF la solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario. Dentro de las 24 horas de recibida la aprobación de la Certificación de Crédito Presupuestario, los especialistas de Contabilidad y Tesorería procederán con el registro en el SIAF de: Compromiso, Devengado y girado, según corresponda. Articulo 16º.- El Especialista de Contabilidad deberá realizar arqueos periódicos y sorpresivos de la Caja Chica del CENEPRED, por lo menos una vez al mes y cuando las circunstancias lo requieran. Se levantaran Actas de Arqueo, consignado su conformidad o disconformidad, las cuales serán firmadas por el responsable de la Caja Chica y las personas que intervengan en el arqueo y se comunicara su resultado al responsable de la Oficina de Administración a fin de adoptar las acciones de mejora que se requieran.

Articulo 17º.- El responsable de la Oficina de Administración dispondrá de otras medidas que considere pertinente para el adecuado cumplimiento y control de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, sin perjuicio de las fiscalizaciones y control que sea de competencia del los Órganos pertinentes. VII.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- Los fondos de Caja Chica deberán conservarse en una caja de seguridad u otro medio similar a fin de evitar su sustracción o deterioro. El responsable de la Caja Chica y el Especialista de Tesorería deberán tomar las medidas del caso. SEGUNDA.- Queda terminantemente prohibido, bajo responsabilidad personal del responsable de Caja Chica, utilizar los recursos de la Caja Chica, en pagos distintos a los señalados en la presente Directiva.