CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC

SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LÍNEAS MANTENIMIENTO SUBESTACIONES

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE GRUPO ELECTRÓGENO TIPO INTEMPERIE

MANIZALES, SEPTIEMBRE DE 2015

TABLA DE CONTENIDO PARTE I ............................................................................................................................................................ 4 1.

CONDICIONES CONTRACTUALES ................................................................................................. 4 1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA ............................ 4 1.2. INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................... 7 1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ........................................................... 7 1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ........................... 8 1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................................... 8 1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ....................... 9 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ....................................................................... 9 1.3.2. SOLUCIÓN A CONSULTAS ...................................................................................................... 9 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................................................. 9 1.3.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ................................................................................................................................................. 9 1.3.5. IDIOMA DE LA OFERTA .........................................................................................................10 1.3.6. VIGENCIA DE LA OFERTA .....................................................................................................10 1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA ........................................................................... 10 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN .................................................................................................10 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA.............................................................................................11 1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN .............................................................13 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ......................................................................................13 1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO .....................................................................14 1.4.6. PRECIO .....................................................................................................................................14 1.4.7. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ..........................................15 1.4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA...........................................................................15 1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ......................................................................16 1.4.10. OTRAS CONDICIONES .......................................................................................................16 1.5. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ........................................................ 17 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ...........................................................................................17 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ..........................................................................17 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ...............................18 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA........................................................................................................18 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA ........................................................................19 1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO .................................................. 22 1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO ..............................22 1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO .............................................................................................22 1.6.3. FONDOS ...................................................................................................................................22 1.6.4. VALOR DEL CONTRATO .........................................................................................................23 1.6.5. FORMA DE PAGO ....................................................................................................................23 1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS..........................................................................................................23 1.6.7. PLAZO .......................................................................................................................................24 1.6.8. DOCUMENTOS DEL CONTRATO...........................................................................................24 1.6.9. DOMICILIO CONTRACTUAL ..................................................................................................24 1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO ............................................................................. 24 1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA......................................................................... 25 1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ............................................ 25 1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ........................................................... 25 1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS ......................................................... 27 1.12. COMPENSACIÓN.................................................................................................. 28

1.13. 1.14. 1.15. 1.16. 1.17. 1.18. 1.19. 1.20. 1.21. 1.22. 1.23. 1.24. 1.25. 1.26.

COMUNICACIONES .............................................................................................. 29 REQUISITOS DE LAS FACTURAS ....................................................................... 29 FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ................................................................. 29 INTERVENTORÍA .................................................................................................. 30 RESERVA DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 30 EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................ 30 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS .............................................................................. 30 DERECHOS DE AUTOR ....................................................................................... 32 CONTROL DE REGISTROS.................................................................................. 32 INDEMNIDAD ........................................................................................................ 32 POLÍTICA AMBIENTAL ......................................................................................... 33 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ........................................................... 33 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ................................................................ 33 TERMINACIÓN ...................................................................................................... 34

PARTE II .........................................................................................................................................................35 2.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ....................................................................................................35

PARTE III ........................................................................................................................................................41 3.

FORMATOS ..........................................................................................................................................41 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ........................................................ 41 FORMATO 2 - RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES................................... 44 FORMATO 3 – CANTIDADES Y PRECIOS ........................................................... 45 FORMATO 4 - APARTAMIENTOS......................................................................... 46 FORMATO 5 - PAGOS PARAFISCALES .............................................................. 47

PARTE I 1.

CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. 1.1.

CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1.1. OBJETO Adquisición, instalación y puesta en marcha de grupo electrógeno tipo intemperie. 1.1.2. ALCANCE El oferente se encargará del suministro, instalación y puesta en marcha del grupo electrógeno tipo intemperie, en la subestación Dorada de propiedad de CHEC con cabina insonorizada conformada por un motor Diésel unido directamente a un generador eléctrico a través de un acoplamiento con discos flexibles de acero. El grupo electrógeno debe alimentar sistemas trifásicos el cual será instalado en la subestación Dorada 75 KVA – 120/208VAC – Ubicada en zona urbana del Municipio de La Dorada, Caldas, Carrera 11 # 13 A – 323 Salida Honda (Urbano). 1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Podrán presentar ofertas las personas naturales o jurídicas que tengan experiencia en la fabricación y/o distribución de bienes como los descritos en el objeto de estos términos de referencia, para lo cual deben acreditar la venta o distribución de sistemas de grupos electrógenos superiores o iguales a 50 KVA, como mínimo 10 unidades en los últimos 5 años. Tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los equipos requeridos y deberá estar en la capacidad de prestar el servicio de soporte técnico en el país cuando sea del caso. Es necesario, además, que el oferente sea fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación, o en caso contrario, su filial, representante, distribuidor o

comercializador autorizado por el fabricante, para lo cual debe demostrar, igualmente, tener experiencia en distribución o comercialización de bienes iguales o similares a los requeridos en este proceso. El oferente debe anexar el certificado como distribuidor autorizado para Colombia de la casa que fabrica los equipos objeto de la presente solicitud de ofertas. El oferente debe tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra con inscripción vigente, la oferta será rechazada. Podrán participar las personas jurídicas nacionales o extranjeras que tengan sucursal en Colombia o que tengan vinculación con el país mediante filial o subsidiaria. En el evento de no tener sucursal en Colombia, deberá cumplir todas las etapas del proceso contractual por medio de apoderado, quien deberá ser persona jurídica nacional. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes requeridos en esta solicitud de ofertas y deben estar en capacidad de prestar el servicio de soporte técnico en el país cuando sea del caso. Los oferentes deberán contar con el certificado de producto bajo norma técnica o certificado RETIE resolución 18 1294 de agosto 6 de 2008, el cual debe ser expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado, o cumplir con las disposiciones transitorias indicadas en el artículo 42 de la resolución RETIE 18 1294 de 2008 en lo referente a la declaración de conformidad, numeral 42.1 Certificado de Conformidad para algunos productos literal d: “Para los productos objeto del Reglamento que no cuenten con Organismos Acreditados para su certificación podrán sustituir el certificado de tercera parte por la declaración del fabricante en donde se manifieste el cumplimiento del presente Reglamento, siempre que se atienda lo establecido en la norma ISO/IEC 17050 para declaración de conformidad de primera parte “, lo cual está en concordancia con lo indicado en el RETIE en el parágrafo 2 del numeral 17.10. Igualmente, el fabricante debe contar con el certificado de gestión de la calidad ISO 9001 versión 2008. No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales o cooperativas. De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas. 1.1.4. VISITA TÉCNICA OBLIGATORIA Se requiere que el posible oferente realice una visita de carácter obligatorio a sitio de instalación de grupo electrógeno con el fin de conocer las condiciones climáticas y altura sobre el nivel del mar, las cargas a conectar y las condiciones para unificar el sistema de puesta a tierra.

Dicha visita se realizará el día martes 29 de septiembre de 2015 a las 15:30 horas, con sitio de encuentro en la Subestación Dorada ubicada en el Municipio de La Dora, Caldas, carrera 11 No. 13 A 323 salida a Honda (urbano). La visita se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin que será elaborada al inicio de la reunión y será expedida únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita. La constancia deberá ser entregada con la oferta. Tanto las personas naturales como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la visita obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada firma participante tenga el conocimiento necesario para el manejo de los temas a tratar en la visita, además debe vestir calzado y ropa de trabajo adecuado para ingreso a instalaciones industriales, disponer de su casco, gafas y protección auditiva y entregar copia del último pago a riesgos laborales. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la visita, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la visita. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la visita es causal de rechazo de la oferta. 1.1.5. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.

El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos: • • •

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias. Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país. Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por: • • • • • •

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación. El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana. La protección y recuperación del medio ambiente. La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general. El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.

1.1.6. TRANSPARENCIA La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre. 1.2.

INFORMACIÓN GENERAL

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de

Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico. 1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de oferta y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el ‘contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. 1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.3.

PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC a partir del día martes 22 de septiembre de 2015. 1.3.2.

SOLUCIÓN A CONSULTAS

Todas las inquietudes referentes a esta solicitud pública de ofertas pueden ser consultadas con Jhon Anselmo Devia Horta o Gustavo Rozo Rivera, teléfono 8899000 Ext. 1315 – 1332, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través de los correos [email protected] o [email protected] Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 07 de octubre de 2015 a las 10: 00, horas en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales. En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares. 1.3.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. La CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC. 1.3.5. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.3.6. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad. 1.4.

CONDICIONES DE LA OFERTA

1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC: • • •

Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora

de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín. 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta. Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Los documentos son los siguientes:

Documentos contractuales y legales a) Contenido de la oferta, para lo cual el oferente debe relacionar los documentos y sus respectivos folios solicitados en este numeral. (Subsanable). b) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1 adjunto. (Subsanable a excepción de la firma). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable). d) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada). e) Constancia de la visita obligatoria a las instalaciones de la CHEC (subsanable siempre y cuando haya asistido). f) Certificado de antecedentes fiscales del www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable). g) Certificado de antecedentes disciplinarios del www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable).

oferente. oferente.

Consultar Consultar

en en

h) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. Si es persona natural, diligenciar el formato 5 adjunto. (Subsanable). Documentos técnicos i)

Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 2 adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

j)

Oferta económica, para lo cual se debe diligenciar el formato 3 adjunto. CANTIDADES Y PRECIOS. (No subsanable, salvo errores aritméticos).

k) Formato 4 APARTAMIENTOS (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.

l)

Certificado aseguramiento o de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008 otorgado al fabricante por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas, en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, al oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).

m) En caso de no ser fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación, el oferente deberá presentar un certificado que le acredite su calidad de filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Dicho certificado deberá tener una vigencia igual al plazo contractual más un (1) año, como mínimo. Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. (Subsanable). n) Catálogo de equipo con sus características y especificaciones, además de los anexos necesarios para evaluar la oferta. (Subsanable) En cuanto a requisitos subsanables, éstos serán solicitados vía correo electrónico y deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo, se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por la CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción del formato de cantidades y precios el cual, en

caso de existir, no podrá ser modificado toda vez que no tiene posibilidad de ser subsanado, por tanto genera el rechazo de la oferta. 1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta debe ser presentada en sobre cerrado en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado: ““OFERTA PARA LA ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE GRUPO ELECTRÓGENO TIPO INTEMPERIE.” (Original o copia, según sea el caso) Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA. b) Foliar todos los documentos requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC, (el cual puede ser consultado en la página www.chec.com.co)y acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. 1.4.6. PRECIO La oferta debe ser presentada en pesos colombianos. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulados en esta solicitud de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de

impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. 1.4.7. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del registro de proveedores del Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Se podrá optar por una de las siguientes opciones: •

Presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada entre PARTICULARES, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país.

•

Presentar el original de la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono 8899000 Ext. 2448.

Para cualquiera de los casos se deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) expedido por la entidad aseguradora, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit. 890.800.128-6. El valor asegurado será el 10% del valor de la oferta incluido IVA. La vigencia de la garantía será mínimo de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos: • • • • •

No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato. No mantener las condiciones de la oferta. El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC. La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio para el cual se ofertó. Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. 1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado de este proceso de contratación. 1.4.10. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce

cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. 1.5.

APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor de la oferta incluido IVA. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos jurídicos, técnicos y económicos de las ofertas. 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS La CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos: a) Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro único de proveedores y contratistas grupo EPM.

b) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas. c) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas. d) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC. e) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales. f)

Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.

g) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta. h) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no corresponde a la realidad. i)

Cuando el oferente presente precios reajustables.

La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo. 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando: •

Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

•

A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas no se presente ninguna oferta. 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA

CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA 1.5.5.1.

EVALUACIÓN

1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final: a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación. b) Experiencia y requisitos de participación: Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta. c) Calidad técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos. d) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada. 1.5.1.1.2.

SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para

obtener el valor total, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

P P= 1  PX

  *100 

Dónde: P: P1: Px:

Puntaje de ponderación. Valor oferta evaluable más baja Valor oferta que se está ponderando

Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, la oferta que ocupará el primer puesto en el orden de elegibilidad será aquella que ofrezca el menor tiempo de entrega; si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. 1.5.1.1.3.

INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS

Al oferente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el oferente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución. En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se

ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. 1.5.5.2.

ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

La CHEC aceptará la oferta de acuerdo con los resultados de la evaluación. Si es del caso, la Empresa podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. 1.5.5.2.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican. 1.5.5.2.2. AJUSTE ECONÓMICO Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido

el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta. 1.6.

CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Se deben enviar las garantías requeridas al proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja). Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC. 1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO El contrato se entenderá como de COMPRAVENTA y por lo tanto, el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía, y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada. 1.6.3. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

1.6.4. VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato es determinado. 1.6.5. FORMA DE PAGO Pago único, luego del recibo a satisfacción por parte del interventor. CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría: • • • • •

Número del contrato Número de la suborden Número de batch de recepción (en caso de que aplique) Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece) Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)

Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. En ningún caso se concederá anticipo. 1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista. En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en

el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna. 1.6.7. PLAZO El plazo de ejecución del contrato es de 45 días calendario, contados a partir de la firma del acta de inicio. 1.6.8. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado. 1.6.9. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.7.

GARANTÍAS DEL CONTRATO

El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones: •

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

•

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista.

En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar.

Estas garantías serán las siguientes: •

De cumplimiento, equivalente al 20% del valor total del contrato incluido IVA y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta que envía la Empresa, por el término contractual y 60 días calendario adicional.

•

De calidad, equivalente al 20% del valor total del contrato incluido IVA y su vigencia será de 3 años contados a partir del recibo a satisfacción de CHEC.

•

De suministro de repuestos, equivalente al 20% del valor total del contrato incluido IVA y su vigencia será de 3 años contados a partir del recibo a satisfacción de CHEC.

En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.8.

CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.9.

CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito de quien haya firmado el contrato por parte de CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. 1.10.

IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, contribución de obra pública…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA

Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. 1.11.

DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta o en el contrato, o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de este u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. La CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. En el evento en que el Contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al Contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por la CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al Contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del Contratista, se cobrará por la vía judicial.

Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el Contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor estimado del contrato. Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes: •

Por demora en la presentación de los documentos para el perfeccionamiento del contrato

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato, tales como las garantías exigidas y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma, CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, la CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. •

Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del Contratista de las obligaciones establecidas en el contrato, éste autoriza a la CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el cumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el Contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC. •

Por omitir sanciones

u ocultar información respecto a multas, penalizaciones o

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a quince (15) SMLMV. En caso tal de no diligenciar el formato con la información correspondiente y evidenciarse que sí ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. La anterior información debe ser consignada en el formato adjunto “INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS”. •

Por no reportar los accidente de trabajo

Por no reportar los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho horas calendario siguientes a la ocurrencia del mismo, se cobrará una deducción equivalente a 0.25 SMMLV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. 1.12.

COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista autoriza a la CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta, o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con la CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto , así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal , todo lo cual no obsta para que la CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación. 1.13.

COMUNICACIONES

La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del Interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista De toda comunicación se enviará copia al proceso Equipo Cadena de Suministro, además de las dependencias a las cuales pueda afectar el contenido del oficio respectivo. 1.14.

REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley, pues la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura, verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del Proceso de Gestión Documental; si la factura es título valor, en el original y las dos copias se colocará un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista o proveedor y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de recepción de la factura. 1.15.

FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la Ley, el Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada.

Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por la CHEC, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la CHEC al Contratista. 1.16.

INTERVENTORÍA

La CHEC ejercerá la supervisión del contrato por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. La entrega de informes de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético. La CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. 1.17.

RESERVA DE LA INFORMACIÓN

La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.18.

EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL

Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre la CHEC y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. 1.19.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El Contratista deberá proveer al personal que utilice para el desarrollo del objeto contractual de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad. 1.20.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones

sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; debe identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de CHEC y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. 1.21.

SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL

El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensión), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensión) y Caja de Compensación Familiar, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a

todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o facturas, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó el pago del impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a cargo de las sociedades, personas jurídicas y asimiladas y las personas naturales que contraten dos (2) o más personas, por lo que el oferente no deberá contemplar costos por concepto de ICBF y SENA, únicamente lo concerniente a Caja de Compensación Familiar. Igualmente se reglamentaron los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014 de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012, por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en su oferta. Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1º y 2º del artículo 25 de la ley 1607 de 2012. 1.22.

DERECHOS DE AUTOR

El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables, conforme al objeto y alcance del contrato. 1.23.

CONTROL DE REGISTROS

En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros. 1.24.

INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a la CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de éste contrato. En

caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra la CHEC por este concepto, el Contratista será notificado por lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.25.

POLÍTICA AMBIENTAL

Dentro de la ejecución de las obras y/o actividades propias y derivadas del objeto del contrato, el Contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la política ambiental de CHEC y de manera estricta, a la normatividad ambiental vigente que le aplique a las actividades que se deriven del contrato. 1.26.

RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a la CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista será responsable si por causas imputables hasta por culpa leve por sus actos u omisiones ante CHEC o terceros, por todos los elementos y materiales transportados por él en la ejecución del objeto del contrato, en cualquier sitio que se encuentren durante la vigencia del mismo. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra la CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato. 1.27.

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato “REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES” a través del cual se evaluará el desempeño del contratista, de acuerdo con los siguientes criterios: •

Para contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

•

Para los contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Oportunidad, calidad del servicio, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

1.28.

TERMINACIÓN

El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

PARTE II

2.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Las siguientes especificaciones definen las características principales del sistema de emergencia a instalar en Subestación Dorada (Municipio Dorada), utilizando una planta electro – diésel estacionaria como fuente de energía supletoria. Este sistema deberá ser entregado por el Contratista completamente instalado y apto para entrar en funcionamiento. Normalmente la energía consumida por las instalaciones de CHEC proviene de redes eléctricas comerciales, manteniendo en reserva al grupo electro – diésel. A una falla de tensión en la red comercial, este grupo bajo operación automática, tomará la carga total de instalación, retornando a su estado de reserva cuando se restablezcan las condiciones de tensión correcta en la red comercial. Para efectos de diseño y utilización, la potencia para operación será de emergencia norma DIN 6270 B, bajo las condiciones de altitud y ambientales que se declaren en estas especificaciones. La información técnica suministrada deberá estar respaldada con los respectivos catálogos técnicos del fabricante, cuyos modelos y referencias deben coincidir con lo ofrecido. FUNCIONAMIENTO La planta de emergencia a suministrar debe ser capaz de soportar las cargas conectadas a ella cuando entran en funcionamiento (principalmente aires acondicionados y rectificadores). Se recomienda que el oferente verifique las cargas a conectar y valide las corrientes de arranque de estos equipos para evitar que el motogenerador no opere correctamente. El contratista, una vez instalados los equipos objeto de estos términos de referencia, deberá suministrar a CHEC la siguiente documentación: a) b) c) d)

Manual de operación y mantenimiento Listado de repuestos básicos Programa de mantenimiento durante periodo de garantía Planos eléctricos y mecánicos

CALIDAD Los equipos que se ofrezcan deberán ser totalmente nuevos, sin uso y libres de imperfecciones, los accesorios y equipos constructivos del grupo electrógeno a suministrar deben ser homologados por el fabricante. Todos los elementos constitutivos del sistema de emergencia deberán ser tropicalizados y protegidos permanentemente contra la corrosión, soportando las condiciones ambientales,

sin presentar perturbaciones o variaciones inmediatas, o deficiencias posteriores en su funcionamiento ante oscilaciones climatéricas y agentes ambientales perjudiciales. El oferente indicará las normas técnicas en las cuales se basa el diseño de su equipo. Tales normas deberán ser internacionalmente reconocidas. Se indicará el país donde se fabrica el equipo ofrecido. Tiempo medio entre fallas (MTBF) de 12.000 horas. Indicar claramente el MTBF tanto del motor como del generador. El proveedor debe garantizar como mínimo en una ocasión, mantenimiento preventivo al grupo electrógeno en su período de garantía. GENERALIDADES TÉCNICAS La planta eléctrica estará constituida por: • • • • • • • •

Motor diésel y centro de control. Sistema de arranque con baterías, alternador de carga y cargador estático de baterías. Incluidos todos los accesorios. Generador del tipo sin escobillas, únicamente. Tablero de medición, mando, señalización, alarmas y arranque y transferencia automáticos de carga. Tanque de combustible con sus accesorios. Cabina insonorizada y apta para funcionar a la intemperie. Silenciador de tipo residencial. Motor diésel de cuatro (4) tiempos. No se evaluaran ofertas con motor de dos (2) tiempos.

IMPORTANTE: Debe garantizarse una vida útil mínima de doce (12.000) horas antes del primer Overhaull (reparación total). La potencia del motor diésel (Standby- régimen potencia de emergencia) debe ser uniforme a la velocidad sincrónica del generador y no inferior a la necesaria para producir como mínimo y en las condiciones ambientales y de altitud, la potencia nominal de 75 KVA requerida, a la velocidad de 1.800 r.p.m. Para efectos de verificación de la potencia del motor es obligatorio informar bajo condiciones standard de 27°C de temperatura, presión barométrica de 29.6 pulgadas Hg (100 KPa.) y 100 metros de altitud sobre: • • •

Potencia máxima de emergencia en BHP (Norma ISO 3046). Pérdidas (Kw.) por accesorios tales como ventilación, bomba de agua, carga de baterías, filtros, acople con el generador y demás pérdidas que se ocasionen. Potencia neta utilizable (Kw.) para entregar al generador.

Dentro de la información técnica del fabricante, que debe anexarse a la oferta, se incluirán:

• • • • •

Curvas de potencia - velocidad del motor Curvas de consumo de combustible Pérdidas del motor por accesorios Pérdidas por temperatura Curvas y datos de disminución de potencia por altitud.

Los límites de regulación de velocidad del motor, admitidos por CHEC son: • • •

Comportamiento ante carga estable: ± 3% Comportamiento ante variaciones súbitas de carga: ± 5% Recuperación de estabilidad: menor de dos (2) seg.

EL REGULADOR DE VELOCIDAD DEL MOTOR DIESEL Debe ser de rápida respuesta. El grupo electrógeno alimentará a equipos de estado sólido, U.P.S., equipos de computación, etc. Otras cargas conectadas al grupo electrógeno son aires acondicionados, rectificadores de potencia. Se deberá indicar el porcentaje de regulación de velocidad del motor diésel ofrecido, en: • • • • •

Régimen constante Régimen transitorio Se especificará la marca y tipo y se adjuntarán los respectivos catálogos técnicos del regulador ofrecido. El motor tendrá un ajuste manual de la velocidad. El combustible deberá ser ACPM de uso común en Colombia.

Se indicará: • • • • • • • •

Tipo de aspiración Tipo de inyección La lubricación será forzada a presión constante. La refrigeración será por aire o agua a circulación forzada. En este caso se empleará radiador con ventilador adosado al chasis del motor. El motor diésel tendrá un centro de control con los siguientes medidores: Termómetro para temperatura del refrigerante Manómetro indicador de presión de lubricante Amperímetro de carga de batería

El motor Diésel estará provisto de los dispositivos necesarios para parada instantáneas por: • •

Baja presión de lubricante (indicar a que presión opera). Alta temperatura del motor (indicar a que temperatura opera).

• •

Sobre velocidad (indicar a que porcentaje de la velocidad nominal opera). Durante el arranque la acción del circuito eléctrico o hidráulico de parada por baja presión de lubricante, quedará anulado. Se emplearán para ello los dispositivos necesarios.

Debido al funcionamiento automático de cada grupo, debe proveerse al motor diésel de un sistema de precalentamiento de agua o de aceite. Debe definirse y especificarse en la oferta, los tipos de precalentadores a utilizar, adjuntando especificaciones técnicas del fabricante (Kw., voltaje de trabajo). El sistema de precalentamiento debe poseer las protecciones eléctricas necesarias. Filtros: • • • • • •

De aire. De óptimo comportamiento con el elemento filtrante renovable. De combustible. Elemento filtrante renovable, de alto rendimiento. De lubricante. De alto rendimiento. Elemento filtrante renovable. El motor diésel estará provisto de soportes antivibratorios y estará montado con el generador sobre una base común de acero estructural. Se suministrarán además, herrajes de anclaje del conjunto al piso, incluyendo soportes antivibratorios. El acople motor diésel - generador debe ser flexible directo.

NO SE EVALUARAN OFERTAS DE EQUIPO QUE UTILICE BANDAS O CORREAS PARA ACOPLAR AL MOTOR DIESEL CON EL GENERADOR. SISTEMA DE ARRANQUE AUTOMÁTICO Para el funcionamiento del motor eléctrico de arranque, se utilizarán baterías de plomo ácido de capacidad adecuada. Especificar tensión y capacidad en A. - H. de cada batería; número de baterías y tensión de arranque, adjuntando recomendación del fabricante del motor. Para la carga del banco de baterías se suministrará un cargador del tipo estático de alta capacidad, además de un alternador de carga incorporado al motor. Existirá un control automático de estado sólido para arranque y bloqueo del motor por tres (3) intentos fallidos de arranque. Contará por tanto el motor, con solenoide de paso de combustible. El sistema de mando y control de arranque local y remoto debe contar con dispositivos que funcionen con señales diferentes a la de tensión generada. Señales con contactos aislados a 125VDC: 1. Planta detenida

2. Planta operando 3. Planta (Posición Manual – Automático) 4. Falla planta Debe contar con dispositivos de arranque y parada remotos con contactos aislados a 125VDC. NO SE EVALUARAN OFERTAS QUE NO DEFINAN Y CUMPLAN EXACTAMENTE ESTE PUNTO. Se suministrarán cables, soportes y accesorios para la totalidad de las conexiones entre batería, motor, cargador, controles, etc. GENERADOR El generador ofrecido, será sincrónico (1800 r.p.m.), corriente alterna - trifásica, 208/120 V - 60 Hz, neutro accesible, factor de potencia de 0.8. La potencia eléctrica de salida (KVA) no será inferior a lo solicitado bajo las circunstancias climatéricas y de altitud de Manizales y Armenia Debe indicarse muy claramente: • • • • • • • • •

Marca, modelo y demás identificación del generador Voltaje a 1800 r.p.m. Capacidad de placa del generador (KVA) Rendimiento del generador El generador será del tipo sin escobillas (brushless) únicamente. Se adjuntará toda la literatura de características técnicas dadas por el fabricante. Como especificación mínima, la excitatriz será del tipo de diodos rotatorios y rectificación de onda completa. Infórmese específicamente al responder este ítem, lo relacionado con la excitatriz, con descripción clara y completa. El aislamiento deberá tener los niveles requeridos para funcionamiento a plena capacidad y dentro de las condiciones climatéricas tropicales.

Niveles mínimos de aislamiento: • •

Rotor: NEMA Clase H Estator: NEMA Clase H

Debe indicarse muy claramente los niveles de aislamiento tanto del estator como del rotor. Debe contar con filtros supresores de radiofrecuencias y de interferencia electromagnética. Regulación de voltaje El generador contará con un regulador electrónico de alta especificación, para mantener un

control automático de tensión de salida óptimo. Debe tener las siguientes especificaciones mínimas: a-. Regulación de voltaje ± 1% de vacío a plena carga dentro de una variación de la velocidad del motor de ± 5% b-. Rango de ajuste ± 10% asequible c-. Tiempo de respuesta: menor de dos (2) segundos d-. Protección de sub - velocidad para el generador y el regulador mismo. e-. Protección de sobre corriente para evitar sobre excitación del campo del generador. f-. Filtro de interferencias electromagnéticas (E.M.I.) En la oferta se indicarán las características del regulador, definiendo claramente marca y tipo, y se suministrará información del fabricante. Protección del generador Interruptor termomagnético tripolar, tipo industrial, de acción rápida con aislamiento mínimo a 400 V. Térmico de 110% de la capacidad nominal (amperios) del grupo electrógeno ofrecido y capacidad interruptiva de corto circuito de 20 K.A. a 240 V.

PARTE III 3. 3.1.

FORMATOS

FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. – CHEC Manizales ASUNTO: Presentación de oferta. El suscrito, obrando en nombre y representación legal de la firma ___________________ presenta su oferta para contratar la “Adquisición, instalación y puesta en marcha de grupo electrógeno tipo intemperie.”. La oferta tiene un valor de ____________________________________________ ($______________) incluido IVA y una vigencia de 90 días calendario, de acuerdo con el contenido de los términos de referencia respectivos. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta compromete totalmente a la firma que legalmente represento. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _______________________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de _____________________________. 3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas, términos de referencia, incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asumo la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos. 4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de las condiciones que puedan afectar su ejecución.

5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión. 6. Conozco las condiciones generales de la solicitud de oferta, del contrato a celebrar, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares, y acepto todos los requisitos contenidos en ellos. 7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta. 8. Para la determinación de los precios unitarios y/o globales tuve en cuenta todos los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro e instalación de los insumos, e igualmente para la ejecución de los servicios a que se refiere dicho precio, según el objeto y alcance de estos términos de referencia. 9. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 10. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato. 11. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan. Así mismo, declaro que no soy trabajador ni miembro de la Junta Directiva de CHEC. 12. Se revisaron, además de los términos de referencia, los Link correspondientes a las adendas, anexos y observaciones. 13. Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y descontadas del primer

pago.

Pagaremos las pólizas directamente. Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: . . (Relaciones aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida). Atentamente, _______________________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE CC El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente: Empresa oferente: NIT: Nombre de Representante Legal: Cédula de Ciudadanía: Dirección: Teléfono: Correo electrónico: Fax: Ciudad:

3.2.

FORMATO 2 - RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del oferente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA IMPOSICIÓN DEDUCCIÓN

CANTIDAD DEDUCCIONES POR CONTRATO

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que la presentación de este formato es obligatoria y deberá manifestarlo expresamente en el presente formato, so pena de rechazo de la oferta. En caso tal que ya se haya aceptado la oferta, habrá lugar a la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. El oferente debe manifestar expresamente si no ha sido objeto de multas, penalizaciones o sanciones. YO ______________, OBRANDO EN NOMBRE PROPIO O EN NOMBRE Y REPRESENTACIÓN DE _________________________, MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO QUE NO HE SIDO PENALIZADO DURANTE EL LAPSO ESTIPULADO EN ESTOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

FIRMA CC

3.3.

Ítem 1

2 3

FORMATO 3 – CANTIDADES Y PRECIOS

Descripción

Suministro de grupo electrógeno tipo intemperie Subestación Dorada 75 KVA – 120/208VAC Instalación de grupo electrógeno tipo intemperie Puesta en marcha de grupo electrógeno tipo intemperie

Unidad

Cantidad

UN

1

UN

1

UN

1 Subtotal IVA Total

Valor

3.4.

FORMATO 4 - APARTAMIENTOS

En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el presente formato para que puedan hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta, no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos.

TÉCNICOS

COMERCIALES

CONTRACTUALES

OTROS

3.5.

FORMATO 5 - PAGOS PARAFISCALES

Ciudad y fecha________________________ Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Yo, __________________________________identificada con la Cédula de Ciudadanía No.________________ expedida en_________________, manifiesto bajo la gravedad del juramento: Que he cumplido con los pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud y pensiones) y con los aportes parafiscales correspondientes a los empleados que he vinculado por contrato de trabajo, por lo que declaro que me encuentro a paz y salvo con las Empresas Promotoras de Salud – EPS, Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías – AFP, Administradoras de Riesgos Profesionales – ARP y Cajas de Compensación Familiar.

Firma________________________