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Dossier VoIPFutura Virtual + VoIPFutura Presencia
CENTRALITA VIRTUAL VOIPFUTURA VoIPFutura Virtual es una completa plataforma virtual en la nube para comunicaciones corporativas de Voz sobre IP. Con VoIPFutura Virtual podrá fácilmente implementar la telefonía en su empresa, optimizar los costes de su tráfico de voz desde el primer momento, afrontar sin traumas la migración de su centralita tradicional, introducir las comunicaciones de voz en sus procesos productivos, integrar comunicaciones de radio utilizando las redes IP, controlar dispositivos remotos, integrar información de sensores para iniciar o controlar procesos…. todo lo que su empresa pueda necesitar podrá ser abordado con esta plataforma. Flexible, escalable, robusta y económica, es la mejor solución de Voz sobre IP para su negocio. VoIPFutura es más que una sencilla centralita. Es una completa plataforma corporativa de comunicaciones de voz sobre IP que, configurada en su empresa, garantiza el éxito de cualquier proyecto de Voz sobre IP y le aporta las más potentes características, funcionalidades y aplicaciones que la tecnología actual le puede ofrecer (CTI, IVR, Fax2email, integración CRM, etc.). Disponemos de soluciones ya paquetizadas, de rápido despliegue y económicamente muy rentables, con las que obtendrá desde el primer día importantes ahorros, tanto en el tráfico como en la gestión de su red, y que le permitirán ofrecer nuevos servicios a sus clientes.
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Especificaciones Generales de VoIPfutura Características y funcionalidades principales disponibles
Voz sobre IP: Interface IP con tantos canales al exterior a través de líneas IP como el ancho de banda permita. Extensiones IP protocolo SIP con amplia gama de terminales Sala de conferencias Grabación de llamadas (opcional) Distribución de llamadas ACD (Automatic Call Distribution) Operadora automática IVR (Interactive Voice Response) Locuciones personalizadas realizadas por el cliente Recepción de llamadas: Anuncios de bienvenida Tratamiento en función hora/día Grupos de recepción Colas de espera Recepcionista virtual IVR con múltiples niveles de opciones Enrutamiento de llamada por CID / DID / Circuito Buzones de voz por extensión o departamento Recepción de buzones de voz por email Discriminación de llamadas (CallerID, CalledID) Condiciones según horario Reenvío de llamadas Música en espera Follow Me (Sígueme) Extensiones remotas
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VoIPfutura cumple las 7 reglas de oro, como ventaja competitiva 1. Durabilidad: es un servicio con una proyección larga en el tiempo, tanto por su diseño como por las tecnologías empleadas en su desarrollo. 2. Escalabilidad: puede crecer verticalmente en funcionalidad y soportar un crecimiento sostenido en las necesidades del servicio. 3. Mantenibilidad: proporciona la información y las herramientas necesarias para un mantenimiento eficaz y para garantizar un escenario de alta disponibilidad. 4. Adaptabilidad: permite una fácil ampliación o adaptación de la funcionalidad de acuerdo con la evolución del modelo de negocio. 5. Modularidad: servicio modular que pueda crecer horizontalmente en módulos y que permite una distribución en escenarios n-tier. 6. Usabilidad: servicio intuitivo que permite una rápida adopción por los empleados de la organización. 7. Seguridad: servicio seguro y fiable La 1 y 6 hacen que el retorno de la inversión esté completamente garantizado, y la 6 debería conseguir que este fuera bastante rápido. La 2, 3 y 5 reducirán el gasto en mantenimiento y soporte. Y permitirán dimensionar de forma más ajustada las necesidades de servicio. La 4 y 6 reducirán la curva de aprendizaje, y por tanto aumentará la productividad. La 2 y 7 aseguran la rentabilidad de la inversión
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DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO OFERTADO Centralita Virtual (VoIPFutura Virtual x3) Centralita virtual de valor añadido Dirigida a empresas en general que necesiten el número de puestos condicionados por el número de extensiones de la oferta para el desarrollo de su actividad. Por lo tanto serán empresas de al menos 3 empleados con posibilidad de estar deslocalizados. EL cliente contratará la/las numeraciones (DIDs) que necesite para el desarrollo de su actividad a través de líneas SIP. Contará con conectividad de internet con capacidad suficiente Pack VoIPFutura Virtual 3 extensiones:
3 extensiones 3 teléfonos * Switch de 3 extensiones * OPCIONAL**: licencia estándar para 3 usuarios de VoIPFutura Presencia (Control de Presencia para la gestión de fichaje y control horario de empleados) Instalación Remota 1.485€/9 meses
Pack VoIPFutura Virtual Expansión (+1):
Añade 1 extensión adicional Añade 1 teléfono adicional * VoIPFutura Presencia**: añade 1 licencia estándar adicional Instalación remota 180 €/9 meses
* Todo el material se incluye en modo alquiler, por tiempo limitado, durante la contratación del servicio. Una vez finalizado deberá ser devuelto o abonado. ** Con la adquisición del servicio de VoIPFutura Virtual está incluida, de manera opcional, la licencia estándar (sin personalización) del Control de Presencia mediante extensión telefónica de VoIPFutura, correspondiente al número de usuarios seleccionados para el servicio. Al ser opcional, DEBERÁ SER SOLICITADA POR EL CLIENTE con los datos estándar necesarios para su configuración. Posibles personalizaciones solicitadas que no cuba la licencia estándar serán presupuestadas aparte.
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Soporte y mantenimiento Servicios remotos de ayuda, cambios, modificaciones, actualizaciones de versiones bajo demanda y corrección de errores, bien de forma preventiva o reactiva ante fallos. Estos trabajos se realizarán tanto remotamente como en nuestras instalaciones si ello fuera necesario. Soporte: Con el fin de sacar el máximo rendimiento a su infraestructura VoIPfutura:
Soporte de Monitorización online de la centralita. Permite conocer el estado en cada instante y adquirir datos de su funcionamiento, con el fin de tomar medidas preventivas. Soporte Preventivo: Mediante la monitorización on-line de la centralita VoIPfutura, podremos conocer su estado en cada instante, analizar la información de los logs y de diferentes parámetros de funcionamiento (ocupación de disco, de llamadas, etc.…) y diagnosticar de manera preventiva posibles errores antes de que se produzcan. Soporte Reactivo: Actuación en caso de incidencia comunicada por el cliente o caída del sistema no prevista. Administrativo: permite realizar modificaciones de determinadas características de líneas, extensiones, IVRs necesarias en día a día de una empresa. Máximo uno al mes. Evolutivo: para tener siempre que se necesite la versión liberada que mejora las funcionalidades de nuestra plataforma VoIPfutura.
Inclusión en el programa de soporte Helpdesk Preventivo de Mildmac de la plataforma VoIPfutura implementada y de todos sus servicios. Para ello se llevan a cabo, entre otras, las siguientes tareas de seguimiento: SLA de 4 horas en horario laboral mediante atención remota. Supervisión diaria remota del estado de los logs de la centralita y de todas las extensiones, de forma que, ante cualquier alarma o evento, se pueda actuar y prevenir de esta forma cualquier parada del servicio. Monitorización, gestión y backup remoto. Revisión semanal telefónica de cualquier incidencia, malfuncionamiento de la lógica/estrategias de llamadas, para de esta forma conseguir que las estrategias de colas, IVR, opciones de los terminales se adapten mejor a las necesidades cambiantes del negocio. . Mantenimiento de copias de seguridad, para restablecer servicio en caso que fuese necesario reinstalar todo el sistema. Soporte administrador para uso de las distintas opciones, y asesoramiento continuo de cómo optimizar el uso del sistema e ir adaptándolo a los diferentes proveedores de telefonía e Internet para así minimizar el gasto telefónico. Atención personalizada remota para cualquier consulta relacionada con los terminales de usuarios y operadora. Atención para reconfiguración o labores de mantenimiento en caso que Mildmac lo considere necesario. No incluye nuevas instalaciones. Que será objeto de los presupuestos correspondientes. El soporte será siempre remoto.
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Garantías En el caso de malfuncionamiento de cualquier dispositivo por causas normales a su funcionamiento será sustituido. En caso de malfuncionamiento por manipulación, rotura o mal uso por parte del cliente, el coste de la reparación correará a cargo del mismo
Referencias Mildmac es un referente en las comunicaciones IP con su plataforma de VoIP VoIPFutura instaladas en clientes, tanto nacionales como internacionales, tanto en sedes únicas como multisede y empleados deslocalizados. Mildmac soporta instalaciones en el mundo, con actividad en España, Portugal, Chile, Perú Colombia, Portugal, Arabia Saudí, Polonia y Checoslovaquia. Principales instalaciones:
TEATRO REAL de MADRID Cetursa (estación de Esquí de Sierra Nevada) Chevrolet (Grupo GM) Stef Ibérica Diputación de Toledo (Palacios Provinciales y Servicios) COPASA INTERNACIONAL (Chile Perú Brasil, Portugal, Arabia) Fractalia (España y Portugal) BDO Consultores Zabala Consultores(España Brasil) Diputación de Segovia (Palacios Provinciales y servicios)
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VoIPFutura Presencia: conceptos generales Con el Control de Presencia de VoIPFutura usted puede prescindir de máquinas y software específicos para el control horario de sus empleados. Su integración con la centralita virtual VoIPFutura permite utilizar ésta como un completo sistema de fichaje y control horario de empleados por teléfono, de manera que, bien usando una extensión, bien con su propio móvil personal o de empresa, siempre que esté asignado y dado de alta en la centralita, el empleado puede realizar imputaciones de entradas y salidas en su puesto de trabajo, quedando constancia de las horas y las causas, y con la posibilidad de generar informes periódicos generales o por empleado en rangos de fechas seleccionados, todos ellos exportables a Excel. Es un sistema sencillo que contempla casuísticas básicas para simplificar el sistema. No obstante, a petición del cliente, y bajo presupuesto, el sistema puede crecer, personalizarse y adaptarse a las necesidades específicas de su empresa.
Imputaciones Telefónicas Se configurará un nº de teléfono al que llamarán los empleados para utilizar el servicio de control de presencia. El empleado realizará una llamada a dicho número cada vez que llegue a la oficina ó se vaya a ausentar de ella por algún motivo. Las llamadas se podrán hacer desde cualquier teléfono del trabajo (no necesariamente desde la extensión asignada al trabajador). Código de trabajador Es un código de 3 dígitos que la empresa asigna al trabajador al darlo de alta en el sistema y no se podrá cambiar. Es un dato privado e intransferible, que sirve como contraseña pues identifica los “movimientos” de dicho trabajador y evita la suplantación de identidades.
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Locuciones Se grabarán y configurarán diversas locuciones para los distintos propósitos de la aplicación: Locución de bienvenida (se puede omitir) Locución de petición del código de trabajador. Locución de denegación en caso que no exista el empleado. Locución de notificación de tipo de imputación (“Entrada” ó “Salida”). Locución de petición de asterisco (*), si el tipo de imputación es erróneo. Locución de petición de la causa de la imputación (código asignado a la causa), en caso de que el tipo sea “Salida”. Locución de denegación en caso que no exista la causa.
Solicitud de tipo de imputación (Entrada Salida) Para evitar los fallos humanos, dentro de lo posible, y simplificar el proceso de alta de imputación a los trabajadores, el sistema hará una verificación del empleado, día y tipo de la última imputación que éste hizo, y será el propio sistema el que asigne el tipo de imputación a realizar, dejando al empleado que decida si es correcta la imputación que se va a grabar. Si no es correcta el empleado introducirá un asterisco. Si el tipo a introducir no se corresponde con la imputación real, es decir, si un empleado ha olvidado previamente notificar una entrada ó una salida, el sistema la grabará como “causa error” y le dejará hacer la imputación correcta. En estos casos el empleado deberá comunicarse con administración y avisar para que se subsane el error. En la pantalla de listado de imputaciones se resaltará con un fondo naranja y el administrador del sistema podrá modificarla, introduciendo la hora y la causa correcta de la imputación. Si la imputación asignada por el sistema es la correcta: en el caso de una “Entrada” se dará por finalizada la imputación (no se pregunta por la causa ya que las Entradas se harán siempre a la oficina o puesto de trabajo). si es una “Salida” se preguntará por la causa (“Comida”, “Médico”, “Asuntos personales”, “Jornada”, etc).
Petición de la causa de la imputación Como ya hemos señalado, sólo se pedirá la causa de la imputación si es una “Salida”. En cada teléfono desde donde se vayan a hacer imputaciones se tendrá una lista con las causas y el número de teclado a pulsar.
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Las causas (“Comida”, “Médico”, “Asuntos personales”, “Jornada”, etc) serán dadas de alta en administración y el sistema asignará automáticamente su correspondiente código de teclas a pulsar. Esto quiere decir que cada vez que se dé de alta una causa se tendrán que actualizar las listas de los teléfonos.
Funcionamiento Para simplificar el sistema al empleado y no convertir la entrada de datos en una sucesión interminable de peticiones que puedan ir subsanando los posibles errores humanos, el sistema se ha simplificado de manera que permita dichos errores pero los deje marcados para que, posteriormente, el administrador del sistema pueda subsanarlos, bien por iniciativa propia, bien por petición de los diferentes empleados. De esta manera, el empleado sólo tendrá que introducir datos por teléfono:
Una sola vez en el caso de que sea “Entrada” (el código de empleado) Dos veces en el caso de que sea una “Salida” (código empleado y causa) Una vez más si es un error en el tipo de imputación (asterisco).
El siguiente diagrama muestra el flujo de trabajo del sistema. Primero se solicita la introducción del código de empleado para identificar la imputación. Si el código introducido no es correcto se le remite a contactar con administración y finaliza la llamada. Si el código es correcto se notifica el tipo de imputación que se debe realizar (Entrada/Salida) en base a la anterior imputación del empleado. Si no es correcta (porque anteriormente se equivocó el empleado o no imputó) se solicita confirmación mediante la pulsación de asterisco. Si el tipo de imputación es correcto, en caso de ser una Entrada se finaliza la llamada, y en caso de ser una salida se solicita la introducción de código de la causa y se finaliza la llamada. Si el código de imputación no es correcto, se pregunta si la imputación en curso es una salida o no (para poder asignarla como lo que es y anotar el error al administrador)
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Inicio
Locución de bienvenida
Locución solicitud código de empleado
Fin No
¿Existe el empleado?
Locución empleado erróneo. Contactar con administración
Sí Locución notificación tipo de imputación (Entrada/Salida)
Locución Introducción asterisco si el tipo asignado es erróneo
Sí ¿Asterisco?
No
¿Es “Salida”?
No
Sí Locución Petición causa imputación
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Administración aplicación Login Pantalla Login
Podrán acceder al sistema los usuarios que estén dados de alta como usuarios del sistema.
Usuarios Sistema Pantalla Listado Usuarios Sistema
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Pantalla Modificación Contraseña
Pantalla Alta Usuario Sistema
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Empleados Pantalla Alta Empleado
No es necesario introducir la fecha de alta, el sistema graba la actual. Todos los campos son obligatorios.
Pantalla Modificación Empleado
Excepto el campo Código, todos los demás campos son modificables. Todos los campos son obligatorios.
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Pantalla Listado Empleados
Sólo se listarán los empleados en activo (es decir sin fecha de baja). Cuando se da de baja a un empleado (Borrar), no se borra físicamente en la base de datos. Se graba la fecha de baja, de cara a los listados anteriores a su baja.
Causas Pantalla Alta Causas
En el alta sólo se introducirá el nombre de la causa. El nº de teclado a pulsar por el empleado lo asignará el sistema.
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Pantalla Modificación Causas
Son modificables los campos de: Nombre, Fecha Alta y Fecha Baja. Pantalla listado causas
No se puede borrar ERROR, OFICINA, FIN JORNADA. En base de datos, siempre que se haga una instalación de la aplicación se tendrá en cuenta que estos registros (ERROR, OFICINA, FIN JORNADA) tendrán como ID: ERROR10 / OFICINA9 / FIN JORNADA12
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Imputaciones Pantalla listado imputaciones
Cada fila del listado se corresponde con una llamada telefónica. Por defecto se mostrarán las llamadas de hoy de todos los empleados. Se puede filtrar por empleado y por rango de fechas. Está ordenado por fecha (por defecto ascendente, pero se puede cambiar el orden) y por empleado. Podemos ver el nombre y apellidos del empleado, el tipo (Entrada/Salida), la fecha, la hora y la extensión desde donde se ha efectuado la llamada. Veremos con fondo naranja los errores generados telefónicamente por los empleados y con fondo amarillo los errores generados desde administración al hacer altas ó modificaciones.
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Pantalla Modificación Imputación
Se puede modificar el tipo, la causa y la hora. Al hacer clic en el botón de modificar nos iríamos a la pantalla de listado imputaciones pero sólo mostraría las imputaciones para ese empleado en ese día. Esto nos permite ver si hemos realizado bien la modificación. Si la hubiésemos hecho mal, tendríamos filas en amarillo y podríamos modificarlas. Se recomienda no dejar ninguna fila en amarillo ó naranja, ya que esto generará listados con datos erróneos.
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Pantalla del listado imputaciones después de una modificación
En este pantallazo podemos ver los errores después de una modificación. Tenemos 3 entradas seguidas. El registro erróneo es el de en medio, debería ser una salida/comida. Después de dar un alta de imputaciones, el sistema se comporta igual. Podemos ver la imputación que acabamos de hacer dentro de su contexto, esto nos permite ver si hemos cometido un error y porqué.
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Pantalla de altas de imputaciones
Para utilizar únicamente por os administradores.
Informes Pantalla Informe Total Horas/Causa
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Se puede filtrar por empleado y por rango de fechas. Por defecto se filtra por todos los empleados y por la fecha actual. Está ordenado por fecha (por defecto ascendente, pero se puede cambiar el orden) y por empleado (también se puede cambiar el orden). Este listado nos da información sobre el total horas que un empleado ha estado en cada una de las causas cada día. Podemos ver el detalle de cada fila: Pantalla Detalle Imputación Empleado/Día
Esta pantalla nos da información sobre la hora de entrada a cada causa. Es decir, refleja la hora a la que se ha realizado cada llamada de un empleado en una misma fecha. En esta pantalla, también podemos filtrar la información para un empleado/ un día. Desde la Pantalla Listado Total Horas/Causa también podemos ver las imputaciones que componen cada fila. En esta pantalla se puede obtener un listado Excel.
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