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Introducción al uso y operación de las Microcomputadoras

Material Didáctico De Apoyo para el Participante

Introducción al uso y operación a las microcomputadoras

Índice: Presentación.................................................................................................................... 4 Introducción ..................................................................................................................... 5 Modulo I

Introducción ................................................................................................ 5 Elementos básicos de la computadora Clasificación de las computadoras Componentes del CPU (Unidad Central de Proceso) Dispositivos Medios de almacenamiento Unidades de medida Conceptos básicos División del teclado

Módulo II

Introducción a Windows XP ...................................................................... 14 Qué es Windows XP Requerimientos y compatibilidad Características e innovaciones

Módulo III

Ambiente de Windows XP ........................................................................ 16 Interfaz de Windows XP Propiedades de la Barra de Tareas Descripción y manejo de ventanas Terminar aplicaciones que no funcionan

Módulo IV

Explorador de Windows XP ...................................................................... 25 Entrar al explorador Crear, copiar, mover y eliminar carpetas y archivos Mostrar barras de herramientas Formatear discos Buscar archivos y carpetas

Módulo V

Introducción a WORD 2003 ..................................................................... 30

Modulo VI

Introducción a Excel 2003 ....................................................................... 36

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Introducción al uso y operación a las microcomputadoras

Presentación El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de programas institucionales que se vinculen a la solución de los problemas en la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.

En ese contexto la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad cumple con la tarea de elaborar los Materiales de Apoyo Didáctico del participante para sustentar los cursos de los planes de capacitación y que están a disposición de todos nuestros compañeros.

Se presenta a continuación el Material de Apoyo Didáctico del participante "Introducción al uso y operación de las Microcomputadoras", que ha sido elaborado bajo el sustento pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y facilitar el aprendizaje de los trabajadores.

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Introducción al uso y operación a las microcomputadoras

Introducción Introducción al uso y manejo de las Microcomputadoras es una introducción completa a las características básicas de una microcomputadora, el manejo del sistema operativo Windows XP y los paquetes de Word 2003 y Excel 2003 respectivamente. Este material de apoyo didáctico para el participante está estructurado con los siguientes Módulos. Módulo I

Introducción. Lo induce a las partes que forman una microcomputadora, sus elementos básicos, configuración y funcionamiento de los microcomputadores y los conceptos necesarios para el uso y manejo del equipo.

Módulo II

Introducción a Windows XP. Describe las innovaciones, requerimientos y compatibilidad del sistema operativo Windows XP respecto a las anteriores versiones.

Módulo III

Ambiente Windows XP. Muestra los elementos de una ventana, las propiedades de la barra de tareas y barra de menús, así como, manipular la ventana con el ratón y el teclado.

Módulo IV Explorador de Windows XP. Muestra la creación de carpetas, copiar y renombrar archivos y formatear discos. Módulo V

Introducción a Word 2003. Lo induce al uso de las herramientas que contiene el procesador de textos, sus elementos básicos, y tiene la capacidad de intercambiar la información entre otras aplicaciones dentro del ambiente de Windows.

Módulo VI Introducción a Excel 2003. Lo conduce mediante una hoja de cálculo con la facilidad de llevar una contabilidad, que es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Es recomendable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimientos posteriores que le brindan los cursos “Windows XP, Word 2003 y Excel 2003”, con lo que seguirá un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje. Es indispensable la práctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didáctico, a fin de que adquiera un mayor dominio de “Introducción al Uso y Manejo de las Microcomputadoras”.

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Introducción

Módulo I

Introducción

Se puede decir que las computadoras son herramientas de trabajo que agilizan los procesos administrativos por ejemplo; ayuda a la toma de decisiones (cuando se cuenta con los sistemas adecuados que manejen la información de manera óptima). Lo que apareció como una novedad en su momento, en la actualidad representa una necesidad que opera en cualquier ámbito. La computadora surge a raíz de la miniaturización de los componentes electrónicos y la imposición de arquitectura de diseño electrónico estandarizado, lo cual permite conjuntar en un aparato de pequeño tamaño una poderosa herramienta útil en el desarrollo de cualquier proceso administrativo, con mayores capacidades comparadas con las de los equipos grandes. La función básica de cualquier computadora se resume en tres actividades: la primera se refiere a la información que el usuario proporciona a la computadora La segunda se conforma cuando la información se procesa y la tercera es producida cuando la información se vuelve útil para el usuario. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA COMPUTADORA. Los elementos básicos de la computadora son tres: Monitor: El monitor es un elemento de salida que despliega la información que se procesa en el CPU. CPU (Unidad Central de Proceso): Es un elemento de entrada y salida; es aquí donde se recibe la información, después se procesa y por último se muestra. Teclado : Dispositivo de entrada de datos.

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Introducción

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPUTADORAS. Las computadoras se clasifican desde dos perspectivas: 1. Por su capacidad de procesamiento de información: Supercomputadora: es lo máximo en computadora, es la más rápida y, por lo tanto, la más cara. Cuesta millones de dólares y se hacen de dos a tres al año. Procesan billones de instrucciones por segundo. Son utilizadas para trabajos científicos, particularmente para crear modelos matemáticos del mundo real, llamados simulación. Algunos ejemplos de uso lo son: exploración y producción petrolera, análisis estructural, dinámica de fluidos computacional, física, química, diseño electrónico, investigación de energía nuclear, meteorología, diseño de automóviles, efectos especiales de películas, trabajos sofisticados de arte, planes gubernamentales y militares y la fabricación de naves espaciales por computadoras. Minicomputadora: Su uso se extiende hacia la conexión de varios dispositivos periféricos, una de las aplicaciones utilizadas es el controlar y administrar otros equipos de cómputo, por lo que su campo de acción se amplia tanto a las pequeñas como las medianas empresas. Macrocomputadoras o mainframes: Su capacidad de almacenamiento es inmensa, una aplicación de este tipo es el control del módulo central de las redes de teleproceso. Se utilizan en empresas o instituciones muy grandes, estos equipos se rentan por lo regular, ya que su costo es muy elevado, la información que utilizan es tanto de nivel nacional como de nivel internacional. Microcomputadora: La microcomputadora es conocida como computadora personal o PC. Es la más pequeña, gracias a los microprocesadores, más barata y más popular en el mercado. Puede funcionar como unidad independiente o estar en red con otras microcomputadoras o como un terminal de un "mainframe" para expandir sus capacidades. Tipos de microcomputadoras: a. "Desktop" Es otro nombre para la PC que está encima del escritorio. b. “Portátil” Es la PC que se puede mover con facilidad. Tiene capacidad limitada y la mayoría usa una batería como fuente de poder. Laptop La computadora "laptop" tiene una pantalla plana. Notebook La computadora "notebook" es más pequeña. c. “Palmtop” Es la computadora del tamaño de una calculadora de manos. Utiliza batería y puede ser conectada a la desktop para transferir datos.

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Introducción

2.- Por su configuración, se dividen por su ambiente Monousuario: es aquel usuario que utiliza la información en una computadora a la vez. Multiusuario: son aquellos usuarios que utilizan la misma computadora a la vez, desde diferentes puntos físicos, también conocida como red

COMPONENTES DEL CPU. ( UNIDAD CENTRAL DE PROCESO ). Es la unidad central que procesa la información de entrada y salida de datos, administra el funcionamiento de sus componentes. Se divide en las siguientes partes

CD Floppy

USB

Puertos del CPU Puertos del CPU

PUERTO PARALELO

US B CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

RANURAS DE EXPANCIÓN PÁGINA 7

Introducción

Unidad control: Aritmética y/o lógica: Sus funciones consisten en leer y escribir contenidos de las celdas de memoria, llevar y traer datos entre celdas de memoria y registros especiales y decodificar y ejecutar las instrucciones de un programa. Memoria Principal: Memoria RAM (Memoria de acceso aleatorio): Se refiere a la memoria donde se guardan programas para ejecutarse, así como información que va a ser manipulada. Esta se utiliza al momento de encender el equipo. Por lo que entre mayor RAM se tenga el equipo, mayor capacidad se tendrá para ejecutar programas grandes.

Memoria ROM (Memoria de sólo lectura): Es una memoria permanente, es decir, que no se puede modificar, la información contenida en ésta memoria es proporcionada por el fabricante y es utilizada por la computadora para poder realizar algunas funciones específicas. DISPOSITIVOS. Existen mecanismos para realizar la función básica de la computadora que se dividen en los siguientes: Dispositivos de entrada: son los que permiten la entrada de información a la computadora. Ratón o Mouse Lápiz óptico Scanner (digitalizador de imágenes) Módem (modulador – de modulador, el cual permite la comunicación de computadoras vía telefónica) Teclado Vídeo cámara Micrófono CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

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Introducción

Dispositivos de salida: por medio de estos dispositivos se despliega la información procesada en el CPU (Unidad Central de Proceso). Monitor Impresora Plotter (impresor de planos arquitectónicos) Módem Proyector Bocinas **La información se divide en: dato, imagen y sonido. Monitor. Es un dispositivo de salida que despliega la información que se procesa en el C.P.U.

Impresora: Dispositivo de salida por medio del cual se despliega la información de manera impresa.

Mouse: Dispositivo de entrada por medio del cual se ejecutan ordenes.

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Introducción

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO. Dispositivo

Capacidad de Bytes

Disco 3 1/2 DD

720 Kb

Disco 3 1/2 HD

1.44 Mb

Disco duro

110 Gb

CD - ROM

800 Mb (70 min)

Zipp

100 Mb y 250 Mb

Jazz

1 Gb y 2 Gb

UNIDADES DE MEDIDA. Bit: es la mínima información que almacena la computadora y se representa por medio del código binario formado por pulsaciones de encendidos y apagados, es decir: I ó 0 Byte: es el conjunto formando un carácter.

de

8

bits,

Carácter alfabético: a, b, c, d... x,y, z. Carácter numérico: 0,1,2,3... 9. Carácter especial: - } { + ´ ¿ ' % & $ # ! " ° @` _ * / []

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Kilobyte (Kb): se utiliza para medir la capacidad de almacenamiento de un archivo, se compone de 1024 bytes. Megabyte (Mb): resulta de multiplicar Kb * Kb = 1,048,576 bytes. Gigabyte: se utiliza para capacidades de almacenamiento inmensas como son las aplicadas a las redes de comunicación multiplicar un GB =Mb * Kb = 1'073,741,824bytes

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Introducción

CONCEPTOS BÁSICOS. Hardware: se define como a todos los componentes electrónicos que forman una computadora, también es el soporte físico a partir del cual se integra un sistema de cómputo, por lo que podemos considerar a una impresora, un drive externo, etc. Software: son todas las aplicaciones, sistemas operativos y programas, necesarios para que trabaje una computadora, dividiéndose en dos: Software de propósito general: consiste en programas comerciales, procesadores de texto, hojas de cálculo, etc. Software de propósito específico: programas creados o diseñados para una necesidad específica. (SIAP, SUA) Memoria: capacidad humana que opera para retener y/o percibir lo que nos rodea. En una computadora es la capacidad para mantener datos en una localidad de la máquina destinada para tal fin. En la memoria también se almacenan instrucciones para realizar operaciones, por lo que mientras más compleja sea la tarea a realizar, mayor será la memoria a necesitar. Existen dos diferentes tipos de memoria: Archivo: es una colección de información creada inicialmente en la memoria de la computadora, después almacenada en un disco con un nombre respectivamente.

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Sistema operativo: es nuestro lenguaje de comunicación, un conjunto de programas con los que cuenta la computadora y cuyo fin es indicarle al mismo sistema como y cuando actuar en órdenes determinadas. Programa: conjunto de actividades ordenadas lógicamente que persiguen un objetivo en común. Lenguaje: símbolos que interpretan palabras o expresiones para la comunicación entre el usuario y el sistema. Comando: es una orden que permite dirigir las acciones del sistema. Banco de datos: conjunto de bases de datos Base de datos: conjunto de tablas. Tabla: conjunto de campos y registros. Campo: espacio destinado a la entrada de datos. Registro: conjunto de campos. Dato: es un contexto, es decir, es lo que almacena físicamente un campo. Cursor: es una marca que indica la posición en la pantalla. Intérprete: programa que lee línea por línea un archivo. Prompt: indica la unidad de disco con la cual se está trabajando. Password: es una clave de acceso registrada por el usuario como forma de control personal del sistema

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Introducción

DIVISIÓN DEL TECLADO. TECLADO ALFANUMERICO. El teclado alfanumérico es similar al de una máquina de escribir. Escape: interrumpe la secuencia de un programa.

Tabulador: mueve el cursor hacia la derecha de la pantalla.

ESC

Retroceso: elimina un espacio o carácter a la izquierda del cursor y también elimina renglones X

Enter o Intro: ejecuta asignada por el usuario.

Alterna: muestra carácter del código ASCII, es decir, un carácter especial que no se encuentra en el teclado.

ordenes

ALT

Shift o mayúsculas: muestra los caracteres de la segunda fila de las teclas.

Alterna en grupo: muestra los caracteres de la tercera fila de las teclas. ALT GR

Control: tiene una aplicación combinación de otras teclas.

en Bloqueo de desactiva

CONTROL

mayúsculas: activa o las mayúsculas BLOQ

MAY US

TECLADO DE FUNCIONES.

F1

F2

F3

F4

F5

F6

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F7

F8

F9

F10

F11 F12

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Introducción

F1: ayuda o en MS-DOS aparecen los caracteres de la última orden uno por uno. F3: aparece el último comando tecleado por el usuario en el MS-DOS

F4: activa la acción de repetir F5: activa la orden Ir a F8: selecciona todo el archivo. F12: activa el comando guardar como.

TECLADO ADICIONAL Impresión en pantalla: imprime el contenido de la pantalla tal y como se visualiza. Bloq. despl: bloquea el teclado de navegación. Pausa: detiene un listado de un archivo por pantalla para ver su contenido completo. Insertar: inserta un carácter dentro de una línea.

Inicio: coloca el cursor al inicio de la línea o renglón. Fin: coloca el curso al final de la línea o renglón. Retroceso de página: muestra el contenido de un archivo hacia la primera línea del archivo. Avance de página: muestra el contenido de un archivo moviéndolo por pantalla hacia la última línea del archivo

Suprimir: borra un espacio o carácter hacia la derecha del cursor Guión: símbolo de resta. Impr

Bloq

Pantr

Despl

Inter

Insert

Inicio

Re Pag

Supr

Fin

Pausa

Av Pag

TECLADO NUMÉRICO. Bloqueo numérico: activa o desactiva el teclado numérico. Diagonal: símbolo de división. Asterisco: símbolo de multiplicación Intro: equivalente al enter. Más: símbolo de suma. CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

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Introducción a Windows XP

Módulo II Introducción a Windows XP Objetivo Específico: El participante distinguirá los requerimientos de Windows XP para poder instalarse en una computadora, así como las características e innovaciones con que cuenta.

Windows XP es un sistema operativo. Sistema operativo: Es un conjunto de programas y rutinas que dirige una computadora en el cumplimiento de sus tareas; auxilian a otros programas (y a los programadores) con funciones de apoyo e incrementan la utilidad del hardware. Un sistema operativo típico:  Interpreta los comandos del operador que describen el trabajo que debe realizarse.

 Da control de la computadora sobre los programas de trabajo (aplicación) en la secuencia adecuada y maneja la transición entre una tarea y otra. Para ejecutar Windows XP debes de recordar que se trata del sistema operativo que funciona como programa principal de tu computadora, por lo tanto solo tienes que encender tu equipo y Windows XP se ejecutará automáticamente.

Requerimientos y compatibilidad:

Windows XP requiere un procesador Pentium III o superior, 128 Mb de Memoria RAM y adaptador de vídeo SVGA para operar. Esto no quiere decir que no se pueda instalar en un equipo de menor capacidad, sino estos requerimientos son los mínimos para que funcione a una velocidad aceptable.

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Windows XP es compatible con las aplicaciones actuales de MS-DOS y versiones anteriores de Windows. Esta forma de trabajar tenía una serie de inconvenientes (la computadora llevaba a cabo demasiadas operaciones para tareas “sencillas”). Por lo tanto Windows se convierte en sistema operativo en la versión Windows XP.

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Introducción a Windows XP

Características e innovaciones:

Barra de tareas

Te permite conocer cuales son los programas que se ejecutan mientras trabajas, puedes cambiar de aplicación con un simple Clic del Mouse.

podrás trabajar con el nuevo dispositivo (esto funciona solo con los aparatos creados para Windows XP). Menús contextuales

Nombres largos de archivo Windows XP permite nombres de archivo de hasta 255 caracteres y puedes utilizar espacios y símbolos.

Plug and play

Conectar y utilizar. Con esta nueva tecnología ya no es necesario configurar el hardware que agregues a tu equipo, con el simple hecho de conectarlo

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Por medio del botón derecho del Mouse puedes llevar a cabo operaciones de menú, debido a que al presionar este botón derecho sobre un objeto te aparece un menú con opciones específicas para ese objeto.

Papelera de reciclaje

Permite recuperar de modo sencillo un archivo que fue eliminado de tu equipo y que deseas volver a utilizar.

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Ambiente de Windows XP

Módulo III

Ambiente de Windows XP

Objetivo Específico: El participante distinguirá las partes que componen la ventana principal de Windows XP y las utilizará para explotar las características de su computadora. INTERFAZ DE WINDOWS XP Ambiente: Condiciones o circunstancias de un lugar, que parecen favorables o no para las personas, animales o cosas que en él están. (Diccionario de la Real Academia Española) En este módulo observaremos las condiciones y circunstancias en que opera Windows, notaremos todos los aspectos favorables de un ambiente gráfico en comparación con un ambiente textual. Y estudiaremos las cosas que se encuentran dentro de este ambiente. Al hablar de un ambiente nos implica el hablar también sobre una interfaz, ya que el usuario interactúa con el sistema de acuerdo al ambiente existente. Interfaz se refiere al tipo de comunicación que hay entre el usuario y la microcomputadora. Una de las principales diferencias entre Windows 3.x y Windows XP es el manejo, funcionamiento y ejecución de

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los programas. En Windows 3.x encontrábamos el Administrador de programas, que nos daba acceso a todos los programas instalados por medio de abrir una serie de ventanas, en la versión XP tendremos la barra de tareas que nos simplifica el acceso a los programas y nos dota de una serie de herramientas bastante útiles desde el arranque del sistema. Otra de las diferencias principales son las formas de las ventanas, sobre todo en cuanto a los botones de control, el aspecto del borde la ventana y las formas de los menús, entre otros. Encontrarás otras diferencias agradables entre las versiones, y encontrarás nuevas y mejores funciones para el manejo de tu equipo. A continuación se presentan los elementos principales de la primera pantalla que aparece al arrancar Windows XP

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Ambiente de Windows XP

ELEMENTOS DE LA PANTALLA Escritorio: Es el área de trabajo donde se cargan los programas y los archivos en forma de ventanas.

Icono: Representación gráfica de un archivo o programa. Barra de tareas: Es el centro de control de todos los programas que se están ejecutando al momento. Se divide en tres partes que son: menú inicio, zona de programas y apartado. Menú inicio: Es el menú principal de Windows, te presenta agrupados todos los programas registrados en tu sistema y además te da acceso a otras opciones de configuración, manejo de archivos y ejecución de programas entre otras.

Zona de programas: Te muestra cuales son los programas que se están ejecutando en forma de botones, sí quieres cambiar de programa sin cerrar el activo, presiona clic sobre el menú inicio y ejecuta el otro programa, y sí lo tienes abierto solo presiona clic sobre el botón del programa en la zona de programas de la barra de tareas. Apartado: Muestra el reloj y algunos otros programas que se están ejecutando en segundo plano. Como por ejemplo un antivirus, algún elemento de multimedia como el volumen, etc.

PROPIEDADES DE LA BARRA DE TAREAS: Puedes hacer más grande o más pequeña tu barra de tareas, presiona clic sostenido en la orilla de la misma, el puntero tomará la forma de una flecha bidireccional, arrastra hasta lograr el tamaño deseado y libera el clic del Mouse. En ambos casos, Windows te mostrara el tamaño o la posición antes de que la cambies, por medio de una barra delgada de un color grisáceo. Toma esta barra en cuenta antes de modificar el aspecto de la barra de tareas.

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Existen dos formas de entrar a las propiedades de la barra de tareas y son:  Presione clic sobre el botón Inicio y coloque su puntero sobre la opción Configuración, aparecerá un submenú, presione clic sobre la opción Barra de tareas...  Presione clic derecho (clic con el botón derecho del Mouse) sobre una zona libre de la barra de tareas (donde no exista botón). Presiona clic sobre la opción Propiedades PÁGINA 17

Ambiente de Windows XP

Aparece el cuadro de diálogo con el nombre de Propiedades de barra de tareas, tiene cuatro opciones que se explican a continuación:

Nota que aquí aparece, además de los usuales botones Aceptar y Cancelar, un tercer botón que dice Aplicar, su función es idéntica a la de Aceptar, pero Aplicar no cierra la ventana.

Siempre visible permite ver la barra de tareas sobre cualquier ventana (nada puede obstruirla).

Ejecución de programas

Ocultar automáticamente permite que cuando el puntero se aleje de la barra, ésta se oculte, pero si acercamos el puntero hasta el fondo de la pantalla está aparecerá de nuevo.

Explicamos anteriormente el funcionamiento del menú inicio, recuerda que es por medio de él que se ejecutan los programas.

Mostrar iconos pequeños en el menú Inicio permite que las opciones del menú Inicio se vean más pequeñas, específicamente los iconos. Mostrar reloj activa o desactiva el reloj de la barra de tareas.

Si usted conoce la ubicación lógica del programa (en qué carpeta se encuentra el programa), usted puede ejecutarlo también mostrando el menú Inicio, y presionando clic sobre la opción Ejecutar. En el cuadro de diálogo que aparece, escribe la ruta completa del programa con todo y el nombre del programa y presiona clic en el botón Aceptar

DESCRIPCIÓN Y MANEJO DE LAS VENTANAS: Ventana: Ejecución de un programa o diseño de archivos en forma gráfica. Aparece una ventana por cada programa que ejecutas o por cada archivo que abres. Partes principales de una ventana de programa (las ventanas de archivo tienen solo barra de título, y zona de edición.): Barra de título: Es la barra que aparece en la parte superior de cada ventana y generalmente tiene un color resaltado. Contiene los siguientes elementos:

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Icono de aplicación: Es el icono que representa un archivo creado en este programa o el icono del programa específicamente. Sí el usuario presiona clic sobre de él, se mostrará un menú con las opciones de Restaurar, Mover, Tamaño, Minimizar, Maximizar y Cerrar. Hablaremos de estas opciones más adelante. Nombre de archivo: Se presentará solo en caso de que un archivo sea abierto por el programa y se encuentre en modo maximizado. Muestra solo el nombre del archivo activo (sin extensión). PÁGINA 18

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Nombre de programa: Todas las ventanas presentan en la barra de título el nombre del programa que se esta ejecutando

Botones de control: Permiten llevar a cabo las tareas de Restaurar, Minimizar, maximizar y Cerrar de manera más sencilla.

BARRA DE MENÚS Se encuentran inmediatamente debajo de la barra de título, los reconoces porque son palabras que tienen una letra subrayada.

hacia la submenú.

derecha

mostrarán

un

Los menús te permiten llevar a cabo modificaciones y operaciones sobre los archivos. Son un conjunto de comandos ordenados por función y en listados.

Por ejemplo, en el Bloc de Notas, si deseas activar la opción pegar, presionarías Alt, E, P. De esta manera funciona en todos los programas. Cuando la sintaxis lleva comas, (Alt, E, P) debes presionar tecla por tecla.

Para mostrar un menú basta con presionar clic sobre él (recuerda el menú inicio), cada opción ejecutará un comando, las opciones que terminen en tres puntos (...) mostrarán un cuadro de diálogo y las que tengan una flecha

Barra de herramientas: Son un conjunto de comandos ordenados por función representados gráficamente. Permite llevar a cabo operaciones presionando clic sobre cualquiera de los botones.

ZONA DE EDICIÓN: Es la zona donde trabajas directamente con el archivo. Barra de estado: Te permite obtener información sobre el estado del cursor, del puntero y muestra también información sobre el funcionamiento del programa. Las ventanas pueden encontrarse en tres estados: Maximizada, Minimizada y Normal.

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Maximizada ocupa toda la pantalla (objeto gráfico representado en su máxima expresión). Minimizada ocupa lo mínimo posible en pantalla (objeto gráfico representado en su mínima expresión). Normal ocupa una parte de la pantalla.

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Ambiente de Windows XP

MINIMIZAR UNA VENTANA: Existen varias formas:  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción minimizar.  Presiona clic en el botón de control que tiene una Línea inferior, se encuentra en la parte superior derecha de la ventana.  Presiona el método abreviado Alt + Barra Espaciadora, presiona la

tecla N, nota que es la letra subrayada de la opción Minimizar.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Minimizar. En caso de que estas opciones estén inactivas quiere decir que tu pantalla esta en modo minimizado en ese momento.

MAXIMIZAR UNA VENTANA: Existen varias formas:  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción maximizar.  Presiona clic en el botón de control que tiene un rectángulo, se encuentra en la parte superior derecha de la ventana.  Presiona el método abreviado Alt + Barra Espaciadora (muestra el menú del icono de aplicación,

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funciona así en todos los programas), presiona la tecla X, nota que es la letra subrayada de la opción Maximizar.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Maximizar. En caso de que estas opciones estén inactivas quiere decir que tu pantalla esta en modo maximizado en ese momento.

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Ambiente de Windows XP

RESTAURAR O REGRESAR A TAMAÑO NORMAL UNA VENTANA: Existen varias formas:  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción restaurar.  Presiona clic en el botón de control que tiene dos Rectángulos sobrepuestos, se encuentra en la parte superior derecha de la ventana.

 Presiona el método abreviado Alt + Barra Espaciadora, presiona la tecla R, nota que es la letra subrayada de la opción Restaurar.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Restaurar.

CERRAR UNA VENTANA: Existen varias formas:  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción cerrar.  Presiona clic en el botón de control que tiene una equis (X), se encuentra en la parte superior derecha de la ventana.  Presiona el método abreviado Alt + Barra Espaciadora, presiona la

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tecla C, nota que es la letra subrayada de la opción Restaurar.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Cerrar.  Presiona el método abreviado Alt + F4 (solo para ventanas de programa)

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Ambiente de Windows XP

MOVER UNA VENTANA: La ventana debe de estar en modo normal. Existen varias formas:  Presiona clic sostenido sobre la barra de titulo, aparece el contorno de la ventana resaltado, arrastra y coloca la ventana en la posición que desees y libera el clic sostenido.  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción Mover. Desplaza el contorno de la ventana con los botones de navegación y cuando localices la posición deseada presiona Enter.

 Utiliza el método abreviado Alt + Barra Espaciadora, presiona la tecla M, nota que es la letra subrayada de la opción Mover. Desplaza el contorno de la ventana con los botones de navegación y cuando localices la posición deseada presiona Enter.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Mover. Desplaza el contorno de la ventana con los botones de navegación y cuando localices la posición deseada presiona Enter.

CAMBIAR EL TAMAÑO A UNA VENTANA: La ventana debe de estar en modo normal. Existen varias formas:  Presiona clic sostenido en una de las orillas de la ventana, el cursor tomará forma de flecha bidireccional y aparece el contorno de la ventana resaltado, arrastra para cambiarlo al tamaño que desees y libera el clic sostenido.  Presiona clic sobre el icono de aplicación, se mostrará el menú de aplicación y presiona clic sobre la opción Tamaño. Utilizando las teclas de navegación: el primer desplazamiento que ejecutes será para tomar el lado superior, inferior, derecho o izquierdo al CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

cual le desees cambiar el tamaño, los siguientes desplazamientos serán para cambiar el tamaño, desplaza el contorno de la ventana y cuando alcances el tamaño deseado presiona Enter.  Presiona el método abreviado Alt + Barra Espaciadora, presiona la tecla T, nota que es la letra subrayada de la opción Tamaño. Utilizando las teclas de navegación: el primer desplazamiento que ejecutes será para tomar el lado superior, inferior, derecho o izquierdo al cual le desees cambiar el tamaño, los siguientes desplazamientos serán para cambiar el tamaño, desplaza el contorno de la PÁGINA 22

Ambiente de Windows XP

ventana y cuando alcances el tamaño deseado presiona Enter.  Presiona clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier zona libre de la barra de título, aparece el menú de aplicación, presiona clic en la opción Tamaño. Utilizando las

teclas de navegación: el primer desplazamiento que ejecutes será para tomar el lado superior, inferior, derecho o izquierdo al cual le desees cambiar el tamaño, los siguientes desplazamientos serán para cambiar el tamaño, desplaza el contorno de la ventana y cuando alcances el tamaño deseado presiona Enter.

ORDENAR VENTANAS: Se hace por medio de la barra de tareas. Presiona clic derecho en una zona libre de la barra de tareas y te aparece el menú contextual con las opciones de Cascada, Mosaico horizontal, Mosaico vertical y una opción especial (deshacer). Cascada organiza las ventanas que tengas abiertas a manera de que puedas ver todas las barra de título.

vertical presenta las ventanas alargadas a lo alto. En caso de que tengas más de dos ventanas abiertas no se nota mucho la diferencia entre los dos tipos de mosaico. La ultima opción cambia de acuerdo a lo último que hayas ejecutado en pocas palabras funciona como deshacer. Deshace la última acción que ejecutaste del manejo de ventanas.

Mosaico horizontal presenta las ventanas alargadas a lo ancho. Mosaico PASAR DE UNA VENTANA A OTRA: Existen varias formas:  En la barra de tareas, presiona clic sobre el botón que representa a la ventana hacia la cual deseas pasar.

sigue presionando la tecla tabulador hasta que se resalte el icono de la ventana hacia la cual deseas pasar. Suelta después Alt.

 Presiona el método abreviado Alt + Tabulador, esto presenta una ventana,

 Presiona el método abreviado Alt + Esc

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Ambiente de Windows XP

Terminación de aplicaciones que no funcionan. Uno de los problemas más peligrosos para el sistema y de los más molestos para nosotros, es el que un programa deje de funcionar correctamente. La computadora se bloquea y deja de funcionar por completo. Lo que generalmente se hacía era reiniciar el equipo por medio del método abreviado Ctrl + Alt + Supr, pero esto ocasionaba daño, en algunos casos severo, a nuestro sistema. Se implemento una forma de cerrar un programa que no responda, y poder seguir operando los demás programas y al propio Windows 200. Se perderá solamente la información no guardada de ese programa y no la de los demás que se estaban ejecutando. Para hacer esto presiona Ctrl + Alt + Supr, se muestra el cuadro de diálogo llamado Cerrar programa. Este Cuadro de Diálogo tiene una lista de los programas que se están ejecutando al momento y el programa con problemas tendrá la leyenda (no responde). Para cerrarlo debes de seleccionarlo y presionar clic en el botón Finalizar tarea, el sistema te pedirá que revalides la orden, presiona clic en Finalizar tarea de nuevo y listo, podrás continuar operando tu PC.

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Explorador de Windows XP

Módulo IV

Explorador de Windows XP

Objetivo Específico: El participante distinguirá y aplicará las características del explorador del Windows XP con el cual podrá crear carpetas, copiar archivos, renombrar archivos y formatear discos.

Después de trabajar un tiempo con una computadora, es normal que los archivos comiencen a acumularse en el disco rígido. Puedes optar entonces por organizar los archivos por categorías y colocarlos en ubicaciones específicas del disco rígido para facilitar el acceso a los mismos. Con Windows XP puedes utilizar Mi PC y el Explorador de Windows para llevar a cabo las tareas de gestión y organización de archivos.

Archivos y carpetas Cada vez que creas un documento nuevo en un programa como Paint o Word, dicho documento se almacena o guarda como un archivo en el disco. Al guardar un archivo se asigna al mismo un nombre que lo identifica. El nombre de archivo puede ser tan largo como sea necesario (hasta 255 caracteres) y puede incluir espacios. Para facilitar la organización por categorías de los archivos de la computadora, puedes crear carpetas. Las carpetas pueden contener un número indeterminado de archivos individuales. Cuando se guarda un archivo de documento que se ha creado con un programa, se elige la carpeta en la que ha de ser almacenado. También puedes trasladar archivos de una carpeta a otra. Del mismo modo que se es posible guardar varias carpetas secundarias dentro de una carpeta principal en un archivador tradicional de oficina, en la computadora puedes almacenar carpetas dentro de carpetas. Los distintos niveles de subcarpetas permiten una más precisa y eficaz organización de los archivos.

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Explorador de Windows XP

ENTRAR AL EXPLORADOR Clic en el botón de Inicio Todos los programas Accesorios Explorador de Windows

EXPANDER UNA CARPETA Clic en el símbolo de + que esta a la izquierda de la carpeta

ó Clic derecho en el botón de inicio Explorar

CONTRAER UNA CARPETA

CREAR UNA CARPETA

Clic en el símbolo de – que esta a la izquierda de la carpeta

Entrar al explorador

ELIMINAR UNA CARPETA

Selecciona la Unidad de disco C de tu PC Clic en el Menú Archivo Nuevo Carpeta Teclea el nombre para la carpeta (CURSO DE WINDOWS)

Entrar al explorador Selecciona la carpeta que deseas eliminar (CURSO DE WINDOWS) Presiona la tecla de Suprimir (Supr)

Enter

Presiona Sí en el mensaje que le aparece Vuelve a crear la carpeta que eliminaste

ABRIR UNA CARPETA

Nota: Ten cuidado de no borrar carpetas que contengan archivos

Clic sobre la carpeta que desea abrir ó Sobre el nombre COPIAR ARCHIVOS Entra al explorador

Copiar

Selecciona la carpeta donde se encuentra el archivo que vas a copiar y ábrela (PRACTICA)

Selecciona la carpeta a donde deseas copiar el archivo (CURSO DE WINDOWS)

Selecciona el archivo a copiar

Clic en el Menú Edición

Clic en el Menú Edición

Pegar

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Explorador de Windows XP

Copia 5 Archivos más de la carpeta PRACTICA a la carpeta CURSO DE WINDOWS

Selecciona la WINDOWS

carpeta

CURSO

DE

Selecciona el archivo a eliminar Presiona la tecla Suprimir (SUPR)

ELIMINAR ARCHIVOS

Presiona clic en el botón Sí que le aparece

Entrar al explorador

Elimina los 5 archivos restantes de esta carpeta

COPIAR GRUPO DE ARCHIVOS Entrar al explorador Abre la carpeta PRACTICA

Selecciona la WINDOWS

Clic en el primer Archivo de esta lista

Clic en el Menú Edición

Mantén presionada la tecla SHIFT y presiona clic en el 5to archivo de esta lista (se marcan los 5 archivos)

Pegar (se pegan los 5 archivos que copiaste)

Clic en el Menú Edición

carpeta

CURSO

DE

Elimina estos 5 archivos de la carpeta CURSO DE WINDOWS

Copiar COPIAR GRUPO DE ARCHIVOS CUANDO ESTAN SEPARADOS Entrar al explorador

Copiar

Abre la carpeta PRACTICA

Selecciona la WINDOWS

Clic en el primer archivo de esta lista Mantén presionada la Tecla de CONTROL y presiona clic en el 3er archivo, sin soltar control presiona clic en el 5to archivo Clic en el Menú Edición

carpeta

CURSO

DE

Clic en el Menú Edición Pegar (se pegan los 3 archivos que copiaste) Elimina estos 3 archivos de la carpeta CURSO DE WINDOWS

RENOMBRAR ARCHIVOS Entrar al explorador Selecciona la WINDOWS

carpeta

CURSO

DE

Selecciona el primer archivo de esta lista Clic en menú Archivo Cambiar nombre

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Explorador de Windows XP

Teclea el nuevo nombre (PACO)

Clic en el Menú Ver

Enter

Vistas en miniatura

Entrar al explorador

Mosaicos Iconos

VER LOS ARCHIVOS

DETALLES

DE

LOS

Lista Detalles

Selecciona la carpeta CURSO WINDOWS ORGANIZAR ARCHIVOS

DE

Entrar al explorador Selecciona la WINDOWS

carpeta

CURSO

DE

Tamaño Tipo

Clic en el Menú Ver

Modificado

Organizar iconos

Mostrar en grupos

Clic en el Menú Archivo Nombre MOSTRAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

Entrar al explorador

Botones estándar

Clic en el Menú Ver

Barras de direcciones

Barras de herramientas

FORMATEAR EL DISCO A Introducir el disco A en la PC

Sistema de Archivos

Entrar al explorador Clic derecho sobre Disco de 31/2(A:)

Selecciona FAT en el cuadro combinado

Formatear...

Tamaño de unidad de asignación

Capacidad Selecciona la capacidad en el cuadro combinado CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

Etiqueta del volumen Teclea una etiqueta PÁGINA 28

Explorador de Windows XP

Opciones de formato

Selecciona Formato Rápido

Formato rápido Crear un Disco de inicio de MS-

Clic en el botón Iniciar

DOS Selecciona el asignado COPIAR ARCHIVOS AL DISCO A Clic derecho sobre el Archivo Introducir el disco “A” a la PC Entrar al explorador Selecciona la carpeta PRÁCTICA Selecciona un archivo

Enviar a Disco de 31/2(A) Nota: Si deseas copiar más de un archivo Marca todos los archivos que deseas copiar y presiona clic derecho sobre uno de los archivos marcados y elige enviar a disco de 3 1/2(A)

BUSCAR ARCHIVOS

Buscar

Entrar al explorador

¿Qué desea buscar?

Clic derecho en la Unidad C de su PC

Imágenes, música, o video

Buscar...

Documentos

Todo o parte del nombre de archivo:

Todos los archivos y carpetas

Teclear el nombre a buscar

Equipos o personas

Clic en el botón Búsqueda ó Clic en el botón de Inicio

Clic en una de las opciones anteriores (por ejemplo en Imágenes, música, o video) Selecciona Video Clic en el botón Búsqueda Tu PC te mostrará el o los archivos encontrados

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Primeros pasos con Word 2003

Módulo V 2003

Primeros Pasos con WORD

Objetivo Específico: El participante manejará los elementos en Word 2003 que le permitan Crear, Guardar, Cerrar y Abrir un Documento.

Este módulo explica los pasos que necesita seguir antes de que pueda utilizar WORD 2003 para Windows, y le enseña cómo debe iniciar el programa. Después de entrar conocerá la pantalla principal de WORD 2003, para posteriormente empezar a editar y dar formato a los documentos, inmediatamente.

Si no tiene experiencia con los procesadores de textos, el capítulo siguiente le proporcionará una descripción general rápida de muchos de los términos utilizados a lo largo de este texto. Si ya esta familiarizado con otros procesadores de textos, puede omitir este capítulo.

Los programas de procesadores de textos le proporcionarán, principalmente, dos posibilidades: la edición y dar formato al texto. La edición es la acción de introducir texto en el programa, hacer correcciones, almacenar el texto en el disco y posteriormente, hacer modificaciones en el texto. Dar formato es la acción de especificar la apariencia del texto impreso. Por ejemplo, en letra negrita o cursiva con un tamaño y tipo de letra determinado. La acción de dar formato también le permite añadir características especiales al texto impreso, tales como el número de las páginas o especificar los márgenes izquierdo y derecho.

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Primeros pasos con Word 2003

Para que un programa de tratamiento de textos funcione, es necesario darle órdenes, o instrucciones que le indiquen al programa lo que usted desea hacer. En WORD 2003, puede ejecutar las órdenes utilizando el ratón o pulsando la tecla CTRL o ALT junto con una o varias teclas.

Barra de Menú Barra de Herramientas Estándar Barra de Herramientas Formato ENT R AR A W O R D 2 00 3

Barra de Herramientas Dibujo Barra de estado

Clic en el Botón Inicio Programas

M O ST R AR y/o O CUL T AR B AR R AS D E HE RR AM I E NT AS

Microsoft Word Clic en el menú Ver Barras de herramientas E X PLI C AC I Ó N D E L A P ANT AL L A

Clic en la barra de herramientas que desea ver y/o ocultar

CR E AR U N DO C UM ENT O

INT RO D UC IR T E XT O

Tan pronto como se inicia WORD 2003 ya está preparado para introducir texto en él. Junto a la esquina superior izquierda de la ventana del documento, se encuentra una barra vertical parpadeante, que indica el lugar donde aparecerán las primeras letras que escriba. Esta barra se denomina punto de inserción, al igual que los programas de Windows, que le indica cuál es su posición en el texto.

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Primeros pasos con Word 2003

G U AR D AR U N DO C U M ENT O

Puede guardar el documento activo en el que esté trabajando, ya sea un documento nuevo o uno existente, y guardar al mismo tiempo todos los documentos abiertos. Además, puede guardar una copia del documento activo con un nombre diferente o en otra ubicación. Puede guardar un documento con otro formato de archivo para utilizarlo en otro programa. Por ejemplo, puede guardar un documento de Word 2003 en un formato de archivo que pueda leerse en versiones anteriores de Word 2003, en Microsoft Works o en WordPerfect. También puede abrir un documento creado en un formato de archivo diferente, trabajar con él en Word 2003 y, a continuación, guardarlo en su formato original. Por ejemplo, puede abrir un documento de WordPerfect, modificarlo en Word 2003 y guardarlo en formato de Word o de WordPerfect. Puede guardar un documento con una extensión de archivo diferente sin cambiar el formato del archivo. Por ejemplo, puede guardar un documento de Word 2003 con una extensión de “archivo.abc” Word 2003 está configurado para guardar automáticamente documentos a fin de recuperarlos en caso de que el programa se bloquee o se produzca un corte en el suministro eléctrico. Cuando la función de Autorrecuperación está activada, los cambios que realice en el documento se guardan en un archivo de recuperación basado en el intervalo especificado para guardar el documento. Por ejemplo, si define Autorrecuperación para que guarde cada cinco minutos, recuperará más información que si la define para que guarde cada diez. Con la función de Autorrecuperación activada, si Word 2003 se bloquea mientras tiene documentos abiertos y debe reiniciar el sistema, Word 2003 abrirá automáticamente los archivos recuperados cuando inicie de nuevo el programa. La información de los archivos de recuperación refleja el contenido del archivo la última vez que Autorrecuperación guardó el documento. Esta función no sustituye a la operación de guardar regularmente los documentos; el archivo de recuperación se eliminará cuando guarde o cierre el documento. Del mismo modo, puede establecer que Word 2003 guarde automáticamente una copia de seguridad cada vez que guarde un documento. La copia de seguridad le proporciona una copia anterior para que tenga la información actual guardada y la información guardada previamente. Esto lo puede hacer por medio del Menú Herramientas, Opciones, Guardar y activando la casilla de Autorrecuperación. Puede guardar varias versiones de un documento dentro del mismo documento. Una vez que haya guardado varias versiones del documento, puede volver a ellas para revisarlas, abrirlas, imprimirlas o eliminarlas.

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Primeros pasos con Word 2003

G U AR D AR T O DO S L O S DO CUM ENT O S AB I ERT O S A L A V E Z

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el comando Guardar Todo, del menú Archivo. Word 2003 guardará simultáneamente todos los documentos y plantillas que estén abiertos. Si algún documento abierto no se ha guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para que pueda asignarle un nombre. G U AR D AR U N DO C U M ENT O

Menú Archivo

Seleccionar documento

el

nombre

Seleccione Abrir:

Guardar

Abrir

Nombre de archivo : Teclee el nombre para el archivo

Abrir como sólo lectura

Guardar

Abrir en el explorador

CE RR AR EL DO CUM E NT O

del

Abrir como copia

O Clic en el icono de Abrir, Seleccionar el nombre del documento, Abrir:

Menú Archivo Cerrar

Abrir Abrir como sólo lectura Abrir como copia

AB R I R EL DO CUM E N T O

Abrir en el explorador

El cuadro de diálogo Abrir de Word 2003 permite abrir documentos que se encuentran en distintas ubicaciones. Puede abrir un documento que se encuentre en el disco duro del equipo o en una unidad de red con la que tenga conexión. Menú Archivo Abrir ...

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Primeros pasos con Word 2003

G U AR D AR EL O T RO NO M BR E

DO CUM ENT O

CO N

Menú Archivo RE EM PL AZ AR E L DO CUM ENT O

Guardar como ...

Menú Archivo

Nombre de archivo : Teclear el nombre del archivo

Guardar

Guardar

O Clic en el icono de guardar CR E AR U N NU E VO D O CUM ENT O

Primero cierre el archivo que tiene en pantalla

VI ST A P R EL IM IN AR

Menú Archivo Vista preliminar

Menú Archivo Nuevo Seleccione Documento en blanco

O Clic en el icono de Vista preliminar S AL I R D E L A V I ST A PR E LIM IN AR

Aceptar Presione ESC O Clic en el icono de Nuevo O Clic en preliminar

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el

icono

Cerrar

vista

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Primeros pasos con Word 2003

M O VIM IENT O S EN EL DO CUM ENT O

IR AL FI N AL D E UN A LIN E A IR AL FI N AL D EL DO CUM ENT O

Colóquese en la línea que desea Oprima CT RL + F IN

Oprima la tecla FIN

IR AL I NI CIO D E L DO CUM ENT O

IR AL I NI CIO D E U N A LI N E A

Oprima CTRL + INICIO

Oprima la tecla INICIO IR AL FI N AL D E UN A P AL AB R A

Oprima CTRL + FLECHA DERECHA

IR A U N A P ÁG I N A E S P EC IF IC A

F5 Ir a: Seleccione Página

IR AL I NI CIO D E U N A P AL AB R A

Oprima CTRL IZQUIERDA

+

FLECHA

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Número de la página: Teclee el numero de página al que desea ir Clic en : Ir a Cerrar

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Introducción a Excel 2003 (Parte I)

Módulo VI Introducción a Excel 2003 (Parte I) Objetivos Específicos: 

El Participante conocerá y aplicará los elementos básicos de Excel 2003 como la pantalla, y la forma de entrar y salir de esta aplicación.



Identificará la diferencia entre un libro y una hoja de trabajo por medio de su aplicación, además conocerá la forma de manejar un libro de trabajo, utilizando las opciones de Nombrar, Copiar, Mover, Insertar e Eliminar hojas todo esto para un mejor manejo y clasificación de la Información dentro de los libros de trabajo.

Microsoft Excel 2003 es un potente programa de hojas de cálculo que puede utilizar para evaluar y revisar datos, calcular y comparar números, crear informes y gráficos de forma eficaz. Con Excel 2003, puede publicar fácilmente una hoja de cálculo, un gráfico, un informe de tabla dinámica en su Intranet (red de trabajo privada) o en un sitio Internet (red de trabajo pública), permitiendo incluso a sus colegas que introduzcan sus propios datos. También ofrece mejor integración con otros programas de Microsoft Office 2003, facilitando la incorporación de una hoja electrónica de Excel 2003, un informe de tabla dinámica dentro de Microsoft Word 2003 o de un documento de Microsoft Power Point. En este curso aprenderá a trabajar en Excel 2003, a introducir información, conocerá como hacer fórmulas simples, manejar gráficas y objetos e imprimir la información. Con EXCEL 2003 es fácil introducir información en una hoja y cambiar, suprimir o añadir dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo ha hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Cada archivo de EXCEL 2003 es un libro de trabajo con varias hojas que pueden intercambiar información entre sí fácilmente e introducir rápidamente datos en ellas. Puede ordenar las hojas de un libro de trabajo y ponerles un nombre para poder localizar rápidamente la información que se necesita. En este módulo aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y cerrar un archivo y a introducir y editar datos de una hoja. Cuando ponga nombres a sus hojas, usted y otros usuarios podrán comprender el objetivo, la lógica y las suposiciones que este nombre representa, haciendo que sus hojas sean más fáciles de usar. CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD Coordinación de Informática

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) ¿CÓMO ENTRAR A EXCEL 2003? Para entrar a Excel 2003 deberá realizar dos pasos: Clic al botón de Inicio que se encuentra localizado en la parte inferior izquierda de la pantalla general de Microsoft Windows. Seleccione el grupo Programas y enseguida Microsoft Excel 2003. Otra manera de entrar es dar clic a cualquier icono de archivo cuya identificación corresponda a Excel 2003 dentro del Explorador o en cualquier ventana. LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL 2003 Cuando se abre el programa, se observa que el área de trabajo consta de cinco partes: la barra de menús, la barra de fórmulas, la barra de estado, la barra de herramientas formato, la barra de

herramientas estándar y la ventana del Libro. Barra de menús: Los comandos (órdenes) en Excel 2003 se agrupan en menús de acuerdo a lo que realizan cada uno. Estos comandos agrupados se localizan en la barra de menús. Barra de herramientas estándar: En esta barra se encuentran los botones de las tareas más comunes de Excel 2003 (los comandos simplificados de la Barra de menús) Barra de herramientas formato: En esta barra se encuentran los botones que permiten modificar la apariencia de la hoja de cálculo (cambiarle el tamaño a la letra, agregar el signo de pesos a los números, etc). Barra de fórmulas: Este espacio permite introducir la información o datos, ya sea texto, números o fórmulas.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) Barra de estado: En este espacio aparecen mensajes que indican el estado de la aplicación, es decir la actividad que está realizando o por realizar. Por ejemplo, si está tecleando información, aparece la palabra “introducir”. Ventana del libro de trabajo: Es el área en la cual se visualiza toda la información que se introduce. ¿CÓMO SALIR DE EXCEL 2003? Para salir de Excel 2003 realice los siguientes dos pasos: Dé un clic sobre el menú Archivo. Con el puntero del ratón señale el comando Cerrar que aparecerá marcado por una sombra rectangular y dé un clic sobre éste. Es muy importante guardar su trabajo antes de cerrar la sesión, si no lo hace toda la información se perderá. Otra manera más ágil de concluir la sesión de Excel 2003, es mediante el botón de cerrar de la ventana de Excel 2003 que se encuentra localizado en la parte superior derecha.

MANEJO DE LIBROS DE TRABAJO ¿QUÉ ES UN LIBRO DE TRABAJO Y QUÉ ES UNA HOJA DE TRABAJO? Un libro de trabajo representa el entorno de trabajo básico de Excel 2003. Es el lugar donde se trabaja y se almacena la información (datos). Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: – texto, – valores numéricos, – fechas y datos horarios, – fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas. EXCEL 2003 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo, por ejemplo: un libro de gastos que podría contener 12 hojas de trabajo también conocidas como hojas de cálculo, una para enero, otra para febrero, etc. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16,777,216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.). Para conocer los libros de trabajo es necesario: 

Abrirlos



Desplazarnos en ellos



Renombrar las hojas de cálculo



Agregar y eliminar hojas de cálculo



Guardar el libro



Cerrar el libro

¿CÓMO CREAR LIBROS DE TRABAJO? Para crear un libro de trabajo siga los siguientes tres pasos: Dé un clic sobre el menú Archivo.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) Con el puntero del ratón seleccione la opción Nuevo y dé un clic. Otra forma más sencilla de crear nuevos libros de trabajo es utilizando el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar. Esta opción abre directamente un nuevo libro de trabajo y ya no aparecerá el cuadro de diálogo anterior.

¿CÓMO GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO? Para guardar por primera vez un libro de trabajo, realice los siguientes pasos: Clic sobre el menú Archivo. Seleccionar el comando Guardar como (se sombreará) y dar un clic sobre él. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Guardar en: Es el lugar donde se almacenará el libro de trabajo ya sea un disco duro, diskette, unidad de CD, etc. Si da un clic sobre la flecha localizada en la parte superior derecha del cuadro, se va a desplegar el contenido del escritorio de trabajo que se encuentra en su computadora, y le será más fácil seleccionar con el puntero del ratón, el disco o la carpeta en donde guardará el archivo.

Nombre de archivo: En este espacio se escribirá el nombre del libro de trabajo. Microsoft Excel 2003 agrega la extensión .xls

Guardar como tipo: Aquí seleccionará el formato con el cual se guardará el libro de trabajo. Excel 2003 le da la opción de guardar el libro en una versión anterior, o en formatos estándar como CSV y archivos separados por tabuladores.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) Después de seleccionar el lugar de almacenamiento, el nombre y el formato del archivo sólo dé un clic en el botón Guardar.

En las siguientes ocasiones que desee guardar los cambios hechos al libro de trabajo ya no habrá necesidad de darle un nombre puesto que ya lo tiene, sólo hay que guardar los cambios y para esto utilice el comando Guardar del menú Archivo, o bien el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.

¿CÓMO DESPLAZARSE EN LOS LIBROS DE TRABAJO? Para desplazarse fácilmente a través de un libro de trabajo y ver su contenido, Excel 2003 proporciona varias herramientas fáciles de usar. Estas herramientas de exploración aparecen siempre en la parte inferior de la ventana del libro con la forma de etiquetas de hoja y botones de desplazamiento de etiquetas de hoja. La hoja activa es la que está habilitada para trabajar en ella. Las etiquetas de hoja representan las hojas individuales que aparecen dentro de un libro y se muestran como etiquetas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando selecciona una etiqueta de hoja, aparece en la ventana la hoja (ejemplo Hoja1) correspondiente y se convierte a su vez en la hoja activa. Los botones de desplazamiento de la etiqueta de hoja, localizados en la parte inferior izquierda de la ventana del libro, también pueden ayudarle a desplazarse por el libro de trabajo. Los dos botones de desplazamiento de la etiqueta de hoja que están en medio desplazan las etiquetas una hoja cada vez y en la dirección que indican los botones. Los dos botones de desplazamiento de etiqueta de los extremos le proporcionan la capacidad de ver la primera o última etiqueta del libro, dependiendo de que dirección elija. Por lo tanto se denominan Botón de primera etiqueta y Botón de última etiqueta. A diferencia de las etiquetas de hoja, los botones de desplazamiento de etiqueta no activan una hoja. Sólo le permiten desplazarse a través de las etiquetas de hoja del libro. Una vez que dé clic en una etiqueta de hoja, esa hoja se convertirá en la hoja activa.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I)

¿CÓMO MANEJAR LAS HOJAS DE TRABAJO? CAMBIAR NOMBRE A LAS HOJAS Seleccione o dé un clic en el menú Formato. Con el puntero del ratón seleccione la opción Hoja (aparecerá sombreada) y enseguida mostrará un submenú al lado derecho. Con el puntero del ratón seleccione la opción cambiar Nombre y dé un clic sobre ella. La pestaña del nombre de la hoja se va a sombrear y deberá teclear el nombre con el que desee titular esa hoja. Al finalizar presione la tecla ENTER. También se puede seleccionar el comando Cambiar nombre del menú contextual (clic derecho del ratón sobre la pestaña del nombre de la hoja ) para realizar la misma operación. Otra forma de hacerlo: Doble clic con el Mouse sobre la pestaña del nombre de la hoja. Aparece sombreado el nombre que tiene la hoja en este momento. Teclear nuevo nombre, Enter. INSERTAR HOJAS Para agregar sólo una hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo en el menú Insertar. Para agregar varias hojas de cálculo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el número de hojas que desee agregar al libro abierto. Haga clic en Hoja de cálculo en el menú Insertar.. Clic derecho con el Mouse sobre el nombre de una hoja, aparece menú contextual. Insertar…> Hoja de cálculo > Aceptar Se insertará una hoja de cálculo al lado izquierdo de la hoja que se esté utilizando. Esta nueva hoja por default se llama hoja N, donde N es el número de la hoja de cálculo siguiente, es decir si hay 3 hojas la siguiente es la número 4. Esta hoja se puede renombrar o mover a la posición que se desee.

DETERMINAR NÚMERO INICIAL DE HOJAS EN UN LIBRO NUEVO. Si se desea aumentar el número de hojas que proporciona Excel 2003 en su arranque se deben seguir 4 pasos que son: Clic sobre el menú Herramientas.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) Con el puntero del ratón seleccione el comando Opciones (se marcará con una sombra) y dé un clic en él. En el cuadro de diálogo que aparece, con el puntero del ratón dé un clic sobre la pestaña General. En la opción Número de Hojas en nuevo Libro se establece el número de hojas en un nuevo libro de trabajo, es importante aclarar que esto se modificará a partir del siguiente nuevo libro de trabajo.

MOVER O COPIAR HOJAS Precaución: Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos. Del mismo modo, si se mueve una hoja de cálculo entre hojas a las que se hace referencia mediante una fórmula 3D, los datos de la hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo. MOVER HOJAS Los pasos a seguir para mover una hoja de trabajo son tres: Posicione el apuntador del ratón en la hoja que desea mover. Seleccione del menú contextual (botón derecho del ratón) la opción Mover o copiar. Aparecerá un cuadro de diálogo con las especificaciones siguientes: Al libro: Permite seleccionar el libro de trabajo a donde se quieren mover las hojas seleccionadas, este libro deberá estar abierto. Antes de la hoja: Mediante esta opción podrá seleccionar la posición exacta de la hoja de trabajo, esto es antes de alguna hoja existente o al final de todas (mover al final). La opción Crear una copia deberá estar desactivada. Por último deberá presionar con clic el botón de Aceptar. Si no desea mover la hoja, entonces dé un clic en el botón de Cancelar. SUGERENCIA. Otra forma para mover las hojas es dar clic en el nombre de la hoja manteniendo el botón presionado, jalar hacia la derecha o izquierda arrastrando la hoja hasta su nueva posición. COPIAR HOJAS Para copiar hojas dé clic en el nombre de la hoja deseada, presionando a la vez la tecla Control (CTRL.) y manteniendo el botón presionado arrastre la hoja a la posición en donde desea la copia; suelte el botón del Mouse (ratón) antes de soltar la tecla CONTROL ELIMINAR HOJAS Active la hoja que desea eliminar dando un clic sobre su etiqueta de hoja. Seleccione el comando Eliminar hoja del menú Edición. Aparecerá un cuadro de diálogo. Para confirmar que desea eliminar la hoja dé un clic en Aceptar, para cancelar la acción dé un clic en Cancelar. Otra forma es: Usando el mismo comando Eliminar del menú Contextual (botón derecho del ratón), en el área de hojas de trabajo.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I)

CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO PARA COMENZAR A TRABAJAR LOS PUNTEROS O APUNTADORES DE EXCEL 2003

El puntero en forma de cruz, también llamado de selección del ratón. Con él se puede señalar una celda (o rango de celdas) y convertirla en celda activa dando un clic sobre ella.

El puntero en forma de flecha aparece en cualquier borde de la celda activa, el rango de celdas seleccionadas o en cualquier objeto. Este puntero sirve para cambiar de lugar el elemento que se encuentre seleccionado. También aparece cuando el puntero se desliza en la barra de menús, las barra de herramientas, la barra de desplazamiento y la barra de estado. Al señalar la esquina inferior derecha de la celda activa o de un rango de celdas, el puntero adquiere una forma de cruz pequeña que nos permite autollenar celdas continuas con la información de la celda activa.

Este puntero de movimiento permitirá modificar el ancho o el alto de las celdas con sólo señalar la división de las columnas o renglones y arrastrarlos ya sea para reducir o ampliar su tamaño.

Conociendo los diferentes punteros o apuntadores se facilitará el trabajo dentro del libro de Excel 2003. SELECCIONAR CELDAS, RANGOS, FILAS Y COLUMNAS Una hoja de cálculo está formada por columnas y renglones. Las columnas se disponen verticalmente en la hoja de cálculo y cada una de ellas se identifica con una única letra en el área gris de la parte superior. Los renglones se disponen de forma horizontal en la hoja de cálculo y cada uno de ellos se identifica con un único número dispuesto en el área gris de la parte izquierda y hacia abajo. La celda es el punto donde se unen un renglón y una columna formando un recuadro. Cada celda tiene un nombre o dirección única, basada en la localización de su renglón y columna dentro de la hoja, a este nombre o dirección se le llama: referencia de celda. Por ejemplo, la celda A1 se encuentra en la columna A y en el renglón 1.

CELDA ACTIVA AISLADA

CELDA ACTIVA AISLADA DENTRO DE UNA SELECCIÓN DE CELDAS

Para poder ejecutar la mayoría de los comandos o tareas de EXCEL

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Introducción a Excel 2003 (Parte I) 2003 , deberá seleccionar las celdas con las que desee trabajar. SELECCIONAR UNA CELDA Para trabajar en la celda primero es necesario convertirla en una celda activa. Esto se hace dando un clic sobre ella. En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una). La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente (normalmente en color más oscuro, como se muestra en la figura o sí pertenece a un conjunto de celdas seleccionadas, en color más claro, como en la figura 14). La celda activa es la única celda que puede recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Así pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa clicando sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede también avanzar o retroceder una “pantalla” con las teclas AvPág y RePág del teclado.

El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al clicar sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado.

SELECCIONANDO RANGOS DE CELDAS Un rango es un conjunto de dos o más celdas seleccionadas o activas a la vez (sombreadas). Hay dos tipos de rangos: Rangos continuos: Son celdas que se encuentran seleccionadas una tras otra ya sea en forma vertical u horizontal pero juntas.

Rangos discontinuos: Son celdas que están seleccionadas en diferentes puntos de la hoja electrónica.

Para seleccionar rangos con el ratón siga estas instrucciones: PARA SELECCIONAR:

HAGA ESTO:

Una celda

Señale la celda con el puntero del ratón y dé un clic sobre ella.

Un rango continuo de celdas

Con el puntero del ratón señale la celda inicial del rango, dé clic sobre la celda y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón mientras desliza el puntero hacia la celda final del rango. Una vez hecho esto libere el botón del ratón.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I)

PARA SELECCIONAR:

HAGA ESTO:

Un rango discontinuo (celdas no adyacentes) o intermitente de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas continuas. Mantenga presionada la tecla CTRL (localizada en la parte inferior izquierda de su teclado) y continúe seleccionando el resto de las celdas deseadas.

Un renglón

Dé un clic en el encabezado o nombre del renglón.

Una columna

Dé un clic en el encabezado o nombre de la columna

Filas o columnas adyacentes

Arrastre por encima de los títulos de fila o columna, o seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla CONTROL mientras selecciona las otras filas o columnas.

Quitar una selección continua o discontinua

Dé un clic en cualquier celda de la hoja electrónica.

Otra forma de seleccionar rangos es utilizando el teclado. La manera de hacerlo se muestra a continuación: PARA SELECCIONAR:

HAGA ESTO:

Una celda

Deslícese hacia la celda deseada mediante las flechas de dirección: ← ↑ → ↓ localizadas en la parte inferior de su teclado

Un rango continuo de celdas

Seleccione la celda inicial del rango, enseguida presione la tecla F8 (en la barra de estado aparecerá la palabra EXT), continúe seleccionando celdas ya sea con el ratón o con las flechas de dirección.

Un rango discontinuo (celdas no adyacentes) o intermitente de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas continuas. Presione las teclas Shift + F8 (en la barra de estado aparecerá la palabra AGR). Continúe seleccionando el resto de las celdas deseadas ya sea con el ratón o con las flechas de dirección.

Todo el renglón de la celda activa

Presione las teclas Shift + Barra espaciadora.

Toda la columna de la celda activa

Presione las teclas Ctrl + Barra espaciadora.

Para extender una selección

Mantenga presionada la tecla Shift y deslícese con las flechas de dirección en el sentido en el que desea agrandar la selección.

Para quitar una selección discontinua

Presione la tecla ESC (se elimina de la barra de estado la palabra EXT o AGR), enseguida dé un clic en cualquier celda de la hoja electrónica.

Para extender la selección al inicio del renglón de la celda activa

Presione las teclas Shift + Inicio

Para extender la selección al inicio o al final de la columna o renglón de la celda activa

Presione las teclas Shift + Fin + Flecha de dirección hacia donde desea extender la selección.

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Introducción a Excel 2003 (Parte I)

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Si desea seleccionar todas las celdas de su hoja de cálculo haga clic en el botón seleccionar todo. (El botón o recuadro gris que se encuentra en la intersección de los nombres de renglones y columnas.)

SELECCIONAR HOJAS DE UN LIBRO

Si se selecciona más de una hoja, EXCEL 2003 repetirá los cambios que se hagan en la hoja activa en todas las demás hojas seleccionadas. Estos cambios pueden reemplazar los datos en otras hojas.

Para seleccionar

Haga esto

Una sola hoja .

Haga clic en la etiqueta de la hoja

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro.

Haga clic con el botón derecho del Mouse y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual

.

Desagrupar las hojas

Haga clic con el botón derecho del Mouse y, a continuación, elija Desagrupar hojas en el menú contextual.

Bibliografía: Microsoft EXCEL 2003 paso a paso, Mc Graw Hill EXCEL 2003 Super Book, SAMS Publishing Microsoft Office 2003 Standard y Profesional, Michael Halvorson y Michael Young Registrado ante la secretaria de Educación Publica Obra Literaria Registro en Tramite

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