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Versión: Junio, 2011
Plan Estratégico 2011-2013 / Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI)
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INDICE
Tema
I. Conceptos Generales sobre Planificación
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1.1
En qué consiste la Planificación
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1.2
La Planificación Estratégica
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II. Antecedentes Históricos, y Análisis del Entorno
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2.1
Antecedentes Históricos
5
2.2
Análisis del Entorno
5
III. Misión, Visión, y Objetivos del CCDI
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3.1
Misión de CCDI
7
3.2
Visión del CCDI
7
3.3
Objetivos del CCDI
7
IV. Objetivos Generales y Objetivos Estratégicos
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4.1
Objetivos Generales
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4.2
Objetivos Estratégicos
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V. Agenda Operativa Anual (AOA) VI. Sistema de Seguimiento y Evaluación
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I. Conceptos Generales sobre Planificación Todas las entidades y organizaciones, y por supuesto también las deportivas, se ven sometidas hoy en día a un cambio permanente en su entorno, en sus objetivos, en su forma de actuar, en sus expectativas, en la disponibilidad de recursos. Por todo ello, las organizaciones pero también los individuos - se ven obligadas, con más frecuencia a reflexionar sobre el camino a abordar en el futuro, sobre el qué hacer, por dónde ir. Es decir, las entidades – y las personas- se ven apremiadas a planificar. 1.1
En qué consiste la Planificación La Planificación está relacionada con procesos de cambio; planificar es más que hacer planes; es construir el futuro que se desea. Planificar es establecer un objetivo y, luego, determinar el curso de acción que debe seguirse para alcanzarlo. La Planificación es el proceso de preparación de un conjunto de decisiones para actuar en el futuro, orientado a lograr los fines con medios óptimos. La realidad que viven nuestros jóvenes hoy día, es muy diferente a las que vivieron otros, hace apenas una década. Los clubes deportivos han dejado de ser únicos centros de actividades, debido al auge de otras opciones de recreación y entretenimiento, como el internet, los juegos electrónicos, etc. Cada vez más, se hace necesario, una agenda programática, un plan estratégico para guiar a nuestros jóvenes por los caminos del éxito, y alejarlos de los vicios y las malas prácticas que amenazan con dejarlos marcados para siempre. Solo hay una forma de afrentar los grandes retos de nuestra sociedad, y de introducir proyectos y actividades que los enfrenten de manera exitosa: y es a través de una Planificación Estratégica, ejecutada por miembros comunitarios comprometidos e inspirados con la misión y la visión de nuestra entidad organizativa. Si hay un elemento clave en la dirección de las organizaciones, este es, sin duda, la planificación. Es decir, el análisis del entorno, la previsión, la fijación de objetivos, la elección de estrategias, la selección de proyectos y programas.
1.2
La Planificación Estratégica La Planificación Estratégica es el proceso por el que una organización deportiva, una vez analizado el entorno en que se desenvuelve, y fijados sus objetivos generales a medio y largo plazo, selecciona los objetivos estratégicos que los desarrollan, y define los proyectos y acciones a ejecutar para el cumplimiento de esos objetivos. En términos prácticos, la directiva del Club Cultural Y Deportivo INVI, implementará una Planificación Estratégica, basados en el siguiente esquema: a. Haciendo análisis de entorno, y diagnosticando problemas existenciales b. Definiendo Objetivos Generales c. Definiendo Objetivos Estratégicos
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d. Motivando e incorporando a miembros comunitarios para la implementación de los objetivos planificados e. Identificando recursos, humanos y económicos, para la ejecución de proyectos f. Anticipando el futuro, a través de un plan estratégico, sólido, realista, dinámico, y atractivo. La planificación es un proceso permanente y continuo en el tiempo, que pone en marcha la dirección de una organización para abordar con el mínimo de riesgos el futuro. El Plan Estratégico es el producto y resultado de ese proceso. Mientras que el proceso de planificación se mueve en el ámbito de las ideas y reflexiones, el Plan Estratégico es un elemento concreto, definido y tangible. Nuestro plan estratégico será flexible (permitiendo la posibilidad de adaptarse a los cambios); corporativo (promoviendo la unidad y participación); operativo (sencillo, comprensivo, y de fácil implementación); formal (programado, evitando la improvisación); y transparente (conocido por todos sus miembros). 1.2.1 Marco referencial de nuestro proceso de Planificación Estratégica
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II.
Antecedentes Históricos y Análisis del Entorno
A través del tiempo, específicamente en los últimos años, el Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) comenzó a operar en medio de un estancamiento, por lo que la comunidad sentía la necesidad de implementar un plan estratégico para orientar a la organización por mejores rumbos. 2.1.
Antecedentes Históricos Desde hace algunos años, el CCDI ha venido padeciendo de un progresivo deterioro a nivel general, ha carecido de una visión clara; de planes estratégicos; de representación deportiva; de actividades que alejen a nuestros jóvenes de los vicios que hoy les amenazan; de programas que se encaminen a la educación, al deporte, a la cultura, y a la recreación sana. En el año 2010, varias personas exigían una revisión exhaustiva del manejo del club. Un selecto grupo comenzó a hilvanar ideas con el propósito de ayudar a un relanzamiento. De ahí nace la idea de presentar un proyecto de emergencia el cual incluya la participación colectiva, la elección de una nueva directiva, y el establecimiento de un Plan Estratégico que encamine al CCDI por mejores rumbos. A este plan se le denominó ‘RETO’ (por sus siglas: Renovación, Educación, Transparencia, Organización). Las cuatro prioridades principales del Plan Estratégico ‘RETO’ se concentran en la renovación, la educación, la transparencia y la organización. Estos, y otros Objetivos Generales, servirán como base para el saneamiento, fortalecimiento, y el progreso exitoso del CCDI.
2.2.
Análisis del Entorno Antes de fijar metas, una entidad deportiva debe poner en marcha un proceso de autoevaluación, reflexivo, para conocer su situación actual. Antes de decidir dónde queremos llegar, debemos saber dónde nos encontramos, cuáles son nuestros problemas, con qué recursos contamos. Una de las herramientas más exitosas en la administración de empresas para el análisis de entorno es la metodología DAFO (acrónimo de cuatro fundamentos: estudio de Debilidades, Amenazas, Fortalezas, y Oportunidades). Basados en la metodología DAFO, y dentro de los proyectos del Plan Estratégico, la nueva directiva implementará acciones permanentes de auto-estudio, de fiscalización, de seguimiento y evaluación. La directiva identificará los puntos fuertes, y los débiles; cómo afectan los factores internos y externos a la organización; cómo canalizar recursos; cuáles son las amenazas, y las oportunidades. El análisis del entorno formará parte de la primera fase de nuestra Planificación Estratégica. Incluirá áreas claves de nuestra organización como fiscalización (organización de miembros); manejo de la infraestructura (física, y organizativa); programas culturales y deportivos; manejo de recursos; entre otras áreas.
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2.2.1 Análisis Externo De manera permanente, se analizaran los siguientes factores: -
Captación de recursos Práctica cultural y deportiva Asociacionismo Competitividad Imagen y proyección Formación de técnicos Alianzas Impacto social, cultural y político
2.2.2 Análisis Interno De manera permanente, se analizaran los siguientes factores: III.
Miembros, directivos, y alianzas Recursos humanos y económicos Presupuesto Procesos administrativos Responsabilidad y funciones gerenciales y de miembros Asesores, técnicos, profesionales, y trabajadores Programas culturales y deportivos Políticas y procedimientos Manejo instalaciones deportivas Equipamiento Seguridad y vigilancia Niveles de satisfacción de miembros y socios Sistema de seguimiento y evaluación
Misión, Visión, y Objetivos del CCDI
La Misión del Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) es nuestra razón de ser, es el propósito que justifica su existencia. Es la orientación hacia donde se dirigen los planes y los objetivos de la organización. La Visión del Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) es la proyección en torno a cómo nos gustaría ver la organización en un futuro cercano. Es una reflexión que abarca una visión un poco más allá de nuestros proyectos y planes estratégicos. Los Objetivos del Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) estarán guiados por planes renovables de corto plazo que se alimentan del Plan Estratégico. Estos serán actividades y proyectos específicos en un plazo determinado de tiempo, por ejemplo 2011-2113.
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3.1
Misión del CCDI
La Misión del Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) es:
“Fomentar y mantener prácticas culturales y deportivas, que contribuyan a la recreación y el desarrollo sano de sus miembros, promoviendo un espíritu de responsabilidad y de sensibilidad social y humanitaria; a la vez que contribuye al desarrollo humano, insertando practicas de solidaridad, sociabilidad, sana competencia, respeto, orden, y normas de buena conducta”. 3.2
Visión del CCDI
El Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) trabajará, de manera permanente, para hacer realidad la visión de: 3.3
Construir un ambiente sano, donde la juventud, y todos sus miembros puedan encontrar esparcimiento, diversión, y educación. Mantener instalaciones deportivas modernas y equipadas que faciliten la práctica del deporte, y contribuyan a desarrollar excelentes atletas. Posicionar al CCDI en los primeros lugares en las competencias deportivas locales en diferentes disciplinas. Expandir las disciplinas deportivas, y conducir frecuentes torneos internos y externos. Introducir programas educativos que cultiven la cultura, el arte, y la tecnología. Introducir programas sociales y comunitarios en armonía con la Junta de Vecinos, e instituciones privadas y públicas. Introducir actividades que generen fondos para ser auto-suficientes, y permitan el desarrollo y la expansión.
Objetivos del CCDI
Los Objetivos del Club Cultural Y Deportivo INVI (CCDI) están basados en El Plan Estratégico 2011-2013. Estos objetivos estarán guiados por planes renovables de corto plazo que se alimentan de dicho plan. Estos objetivos serán actividades y proyectos específicos en un plazo determinado de tiempo. El Plan Estratégico, denominado ‘RETO’, abarca un período de 2 años (2011-2113). Los Objetivos del CCDI están divididos en dos: Objetivos Generales, y Objetivos Estratégicos (ver sección ‘IV – Objetivos Generales y Objetivos Estratégicos’). IV.
Objetivos Generales y Objetivos Estratégicos
Una de las características básicas de cualquier organización, es tener objetivos. Los Objetivos son los elementos que le dan consistencia a una organización. Definimos los ‘Objetivos Generales’ como los grandes planes de la organización, que están compuestos por grandes proyectos. Mientras que los ‘Objetivos Estratégicos’ son los proyectos en sí, que se encaminan en hacer realidad a nuestros Objetivos Generales.
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4.1
Objetivos Generales Nuestros Objetivos Generales, enmarcados en el período 2011-2013, son los siguientes (estos objetivos pueden ser ajustados por la directiva del CCDI, en asamblea): 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.1.13 4.1.14 4.1.15
4.2
Creación sistema permanente de evaluación y seguimiento que garantice la implementación exitosa de políticas, procedimientos, y proyectos. Fiscalizar a los miembros del club, e incrementar su membrecía. Creación de nueva imagen de la organización, y mercadearla exitosamente. Mejorar las instalaciones deportivas. Revolucionar las actividades deportivas, entrenando a los jóvenes en diferentes disciplinas, e implementando frecuentes torneos internos y externos. Revolucionar las actividades culturales, introduciendo programas educativos que cultiven la cultura, el arte, y la tecnología. Mejorar el grado de satisfacción de los miembros, y restaurar la confianza en los proyectos del CCDI. Incrementar el uso de la infraestructura deportiva, y facilitándola para actividades sociales y comunitarias. Adecuar el CCDI a las necesidades actuales del sector. Mejorar la eficacia administrativa, introduciendo la informatización, y simplificando y perfeccionando los procesos de gestión. Establecer canales permanentes de comunicación. Alcanzar la auto-suficiencia económica (autofinanciación) que permita operación, expansión, y ahorro. Incrementar las alianzas y el asociacionismo. Reformar estatutos generales, e implementar proceso diáfano de gerencia y transición. Mejorar seguridad en toda la infraestructura deportiva; y alianza estratégica extenderla a todo el Parque.
Objetivos Estratégicos Nuestros Objeticos Estratégicos, son nuestros Proyectos. Son las actividades y tareas que nos llevarán a alcanzar nuestros Objetivos Generales. Los Proyectos son los elementos sobre los que gira el funcionamiento diario de las organizaciones. Mientras que los Objetivos Generales son deseos, o más bien, ideas muy bien intencionadas, los proyectos son acciones más concretas, y casi tangibles. Los Objetivos Estratégicos son ‘La Guía’ para que la directiva construya su agenda de trabajo anual, en donde podrá monitorear el tiempo de las labores, los recursos humanos y económicos que estarán disponibles para llevar a cabo dichas actividades. La Directiva deberá crear una agenda de trabajo anual que se denominará: AGENDA OPERATIVA ANUAL (AOA). La sección ‘V’ describe con más detalle esta agenda. A continuación presentamos los proyectos y actividades que nos encaminarán a convertir en realidad nuestros Objetivos Generales:
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Objetivo General
4.1.1 Creación sistema permanente de evaluación y seguimiento que garantice la implementación exitosa de políticas, procedimientos, y proyectos. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Elaboración Agenda Operativa Anual
a) Agenda Computarizada b) Informe Semestral c) Informe Anual a Miembros
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2. Ficha Evaluación Semestral (Medio Término)
a) Evaluación de Objetivos Generales para aplicar correctivos (Eval. cuantitativa y cualitativa)
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Objetivo General
4.1.2 Fiscalizar a los miembros del club, e incrementar su membrecía. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
1. Censo Barrial
a) Creación Comité / Logística b) Formularios / Captura Datos c) Procesamiento / Reportes
2. Fiscalización / Membrecía
a) Estatus de Membrecía b) Elaboración Carnets c) Procesos de Inscripciones d) Base de Datos Registro Miembros
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3. Aumento Membrecía
a) Promocionar Club / Reclutamiento b) Restringir uso recursos no-Miembros
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Objetivo General
4.1.3 Creación de nueva imagen de la organización, y mercadearla exitosamente. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Actualizar Misión/Visión
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2. Actualizar Logo, Slogan, Papelería
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3. Mercadeo Sistemático
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4. Creación Newsletter / Boletín Informativo
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5. Website
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6. Letrero Metálico en Mural Alumbrado
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Objetivo General
4.1.4 Mejorar las instalaciones deportivas. Objetivos Estratégicos 1. Pintura Multiuso
Proyectos A Desarrollar a) Exterior b) Interior
c) Tabloncillo
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
2. Mejorar Tabloncillo
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3. Mejorar Iluminación
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4. Equipamiento Deporte
a) Aros b) Mallas c) Pelotas d) otros útiles
5. Equipamiento Mantenimiento
a) Escobas / Artículos de Limpieza b) Mangueras / Lavado a presión c) Herramientas de reparación
6. Sistema Multi-Media
a) Audio / Amplificación b) Pantalla y Proyector c) Micrófonos
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Objetivo General
4.1.5 Revolucionar las actividades deportivas, entrenando a los jóvenes en diferentes disciplinas, e implementando frecuentes torneos internos y externos. Objetivos Estratégicos 1. Clínicas de Entrenamientos
Proyectos A Desarrollar a) Basketball b) Volleyball c) Baseball d) Softball e) Karate f) Tenis-Mesa g) Domino
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
2. Torneo Basketball
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3. Torneo Volleyball
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4. Torneo Baseball / Softball
Ver Agenda Operativa Anual
5. Torneo Karate
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6. Torneo Domino 7. Torneo Tenis-Mesa
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8. Introducir Educación Física
Objetivo General
4.1.6 Revolucionar las actividades culturales, introduciendo programas educativos que cultiven la cultura, el arte, y la tecnología. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
1. Intercambio Culturales
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
2. Enseñanza Guitarra
Ver Agenda Operativa Anual
3. Clases básicas Ingles
Ver Agenda Operativa Anual
4. Clases Computación
Ver Agenda Operativa Anual
5. Clases de Baile
Ver Agenda Operativa Anual
6. Aeróbicos para rebajar
Ver Agenda Operativa Anual
7. Charlas anti-droga y Desarrollo del Individuo
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8. Centro Internet / Computación
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Objetivo General
4.1.7 Mejorar el grado de satisfacción de los miembros, y restaurar la confianza en los proyectos del CCDI. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Encuesta Satisfacción
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2. Asistencia Permanente en Cancha/Club
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3. Facilitar capacitación de Entrenadores / Colaboradores / Dirigentes
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Objetivo General
4.1.8 Incrementar el uso de la infraestructura deportiva, y facilitándola para actividades sociales y comunitarias. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Incrementar disponibilidad al Publico
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2. Incremento Presamos por Aporte de infraestructura
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3. Incremento actividades comunitarias
a) Misa b) Charlas c) Películas d) Entrega Juguetes e) Fiesta Navideña f) Juegos/Eventos Transmitidos Web
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Objetivo General
4.1.9 Adecuar el CCDI a las necesidades actuales del sector. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Encuesta
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2. Ajustar Plan Estratégico a necesidades de la comunidad
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Objetivo General
4.1.10 Mejorar la eficacia administrativa, introduciendo la informatización, y simplificando y perfeccionando los procesos de gestión. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Reforma Estatutos
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2. Computarización Oficina y procesos administrativos
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3. Presencia Administrativa permanente
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4. Introducir Procesos Operativos
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5. Teléfono, y sistema de correo electrónico
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6. Elaborar formularios, logística, documentación, reglas, procesos, procedimientos
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7. Inventario, control de activos
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8. Informes Administrativos
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Objetivo General
4.1.11 Establecer canales permanentes de comunicación. Objetivos Estratégicos
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Recursos
1. Activar Sistema Correo Electrónico CCDI
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2. Creación Base de Datos de Miembro, y utilizar vías de contacto
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3. Creación Newsletter / Boletín Informativo
Ver Agenda Operativa Anual
4. Utilizar Social-Media
a) Parque Virtual del INVI b) Otros medios
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Objetivo General
4.1.12 Gestionar recursos financieros necesarios que permita operación, expansión, y ahorro. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos
1. Alcanzar la auto-suficiencia económica (autofinanciación)
a)Prestamos por Aporte Multi-uso (deporte) b) Actividades Artísticas (propias) c) Actividades Artísticas (asociadas) d)Programas especializados (suscripción)
Ver Agenda Operativa Anual
2. Captación recursos externos vía federaciones
a) Cuotas/Donaciones Federaciones b) Cuotas/Donaciones Sec. Deporte
Ver Agenda Operativa Anual
3. Captación recursos externos vía organizaciones
a) Cuotas/Donaciones Organismos Internacionales b) Cuotas/Donaciones Organismos Nacionales de apoyo c) Cuotas/Donaciones de ONG
Ver Agenda Operativa Anual
4. Captación recursos externos vía Empresas Privadas
a) Promoción / Publicidad b) Aporte al Deporte/Cultura c) Donaciones/Intercambios
Ver Agenda Operativa Anual
5. Otras Actividades
a) Membrecía b) Rifas c) Maratones
Ver Agenda Operativa Anual
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Objetivo General
4.1.13 Incrementar las alianzas y el asociacionismo. Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
1. Incorporación Club como ONG
Objetivo General
4.1.14 Reformar estatutos generales, e implementar proceso diáfano de gerencia y transición Objetivos Estratégicos
Proyectos A Desarrollar
Ver Agenda Operativa Anual
1. Reformar Estatutos Generales
2. Creación Manuales Administrativos
Recursos
a) Manual Presidente b) Manual Secretario c) Manual Tesorero
Objetivo General
4.1.15 Mejorar seguridad en toda la infraestructura deportiva; y con alianza estratégica extenderla a todo el Parque. Objetivos Estratégicos 1. Vigilancia
Proyectos A Desarrollar a) Policial b) Electrónica
Recursos Ver Agenda Operativa Anual
2. Fortalecer puertas y vías de acceso
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V.
Agenda Operativa Anual (AOA) La Directiva utilizará el Plan Estratégico para desarrollar una Agenda Operativa Anual (AOA). Esta agenda estará basada en los Objetivos Estratégicos (4.2), que nos llevarán a conquistar nuestros Objetivos Generales (4.1). La Agenda Operativa Anual (AOA) es el conjunto de proyectos a desarrollar, con asignaciones detalladas de tiempo y recursos (humanos y económicos). LA OAO delinea todos los detalles que están involucrados en el proyecto en cuestión, incluyendo su líder, los colaboradores, los responsables, y sus tareas y objetivos específicos. La Agenda Operativa Anual (AOA) debe ser elaborada por cada año de gestión, y debe concluir con un reporte de ejecución proveniente de la Directiva a todos sus miembros. En el caso de que no se cumplan algunos Objetivos Generales y/o Estratégicos, estos deben, obviamente, retomarse en el año de gestión subsiguiente.
VI.
Sistema de Seguimiento y Evaluación. El monitoreo y seguimiento de la ejecución del Plan Estratégico es uno de los elementos claves del proceso de planificación. La planificación estratégica es un proceso continuo, y por lo tanto, una vez puesta en marcha, es preciso conocer el grado de cumplimiento de los objetivos. La Directiva implementará un sistema de Seguimiento y Evaluación que permita identificar áreas de problemas en los proyectos, y se puedan tomar correctivos a tiempo. Este sistema debe formar parte de uno de los primeros proyectos de una nueva gestión, o de una administración emergente. No es de utilidad un Plan Estratégico, sino cuenta con las herramientas de análisis (evaluación) que permitan medir la eficacia en la implementación de los proyectos. Por tal sentido, hemos incluido como primeros proyectos en nuestro plan estratégico el desarrollo de un sistema efectivo de seguimiento, control, y evaluación.
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REFERENCIA 1. El Plan Estratégico Ing. Ramón Cardoze - Instituto Nacional del Deporte 2. Dirección, Planificación y Gestión en las Organizaciones Deportivas. Fernando París Roche – Consultores del Deporte 2010
3. Plan Estratégico APANAS
Asociación Provincial de Padres con Niños y Adultos Minusválidos
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