CN15-005 DICTAMEN QUE SE EMITE SOBRE LA ADECUACIÓN A LA NORMATIVA EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LA GRABACIÓN DE LAS REUNIONES DE ALGUNOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO. ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 10 de marzo de 2015 se recibió en la Agencia Vasca de Protección de Datos escrito de consulta remitido por la Euskal Herriko Unibertsitatea/Universidad del País Vasco en el que solicita conocer el criterio de la Agencia sobre la cuestión referida en el título de este dictamen. En el escrito en cuestión se establece lo siguiente: “De conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley Orgánica, 6/2001, de Universidades, los estatutos de las Universidades deben establecer, al menos, los siguientes órganos colegiados de gobierno y representación: El Consejo Social, el Consejo de Gobierno, el Claustro Universitario, las Juntas de Escuela y Facultad y los Consejos de los Departamentos. De esos órganos, el Consejo Social, el Consejo de Gobierno y el Claustro son órganos generales de la UPV/EHU, mientras que las Juntas de Escuela y Facultad y los Consejos de los Departamentos son órganos propios de cada Centro y Departamento respectivamente. Ha surgido en la Universidad la cuestión acerca de la posibilidad de grabar las sesiones de algunos de esos órganos colegiados (en concreto del Claustro, Consejo de Gobierno, Juntas de Centro y Consejos de Departamento), por lo que nos planteamos si dichas grabaciones tendrían acomodo en la normativa actual de protección de datos y, en caso afirmativo, con qué condiciones o límites. En principio, la grabación sería exclusivamente de audio y la finalidad de la misma sería la de servir como un instrumento de ayuda para la confección de las actas. Sin embargo, en algunos casos, en concreto en el del Claustro y del Consejo de Gobierno, dado su carácter general y más abierto y de representación de toda la comunidad universitaria, se plantea, además, la posibilidad de grabar también la imagen a efectos de su difusión a la comunidad universitaria”.

SEGUNDO: El artículo 17.1 de la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en su apartado n) atribuye a la Agencia Vasca de Protección de Datos la siguiente función: “Atender a las consultas que en materia de protección de datos de carácter personal le formulen las administraciones públicas, instituciones y corporaciones a que se refiere el artículo 2.1 de esta Ley, así como otras personas físicas o jurídicas, en relación con los tratamientos de datos de carácter personal incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley”.

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Corresponde a esta Agencia Vasca de Protección de Datos, en virtud de la normativa más arriba citada, la emisión del informe en respuesta a la consulta formulada. CONSIDERACIONES I Se consulta a la Agencia Vasca de Protección de Datos la adecuación al derecho fundamental de varios tratamientos de datos relacionados con el funcionamiento de los órganos colegiados de gobierno y representación de la Universidad, concretamente la grabación en audio de las sesiones con la finalidad de servir de ayuda para la confección del acta y la grabación en audio y video de las sesiones del Claustro y del Consejo de Gobierno para su difusión a la comunidad educativa. En primer lugar, es necesario recordar que tanto la imagen como la voz de una persona tienen la consideración de dato de carácter personal, al encontrar perfecto encaje en la definición que de dato se incluye en el artículo 3.a) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD): “Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables”.

Por otra parte, el Reglamento de desarrollo de la LOPD, aprobado mediante Real Decreto 1720/2007 de 20 de diciembre, amplía este concepto al considerar en su artículo 5.1 f) como dato de carácter personal: “Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables”.

La captación de las imágenes y sonidos a través de las grabaciones de las sesiones de esos órganos de gobierno y representación constituyen, desde la perspectiva de protección de datos, un tratamiento de datos que la LOPD define en su artículo 3 c) como: "Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias”.

La necesidad de obtener el consentimiento inequívoco de los titulares de tales datos constituye la regla general para el tratamiento de los mismos, tal y como se recoge en el artículo 6.1 de la LOPD: “El tratamiento de datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa”. Por otra parte, la emisión de imágenes y voz de personas en un portal web debe entenderse, desde la óptica de protección de datos, como una comunicación o cesión de datos definida en el artículo 3.i) de la LOPD como “toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado.” La LOPD regula las cesiones de datos en su artículo 11, estableciendo en el punto 1 que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado”.

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II GRABACIONES DE LAS SESIONES PARA AYUDAR A CONFECCIONAR EL ACTA. Hecha la anterior consideración, en lo que se refiere a las grabaciones de las sesiones para ayudar a confeccionar el acta, entendemos que se trata de actuaciones incluidas dentro de la potestad de autoorganización de los órganos y, por lo tanto, se trata de un tema interno del órgano correspondiente que deberá someterse a aprobación del mismo, conforme al procedimiento establecido al efecto. Este acuerdo eximiría de solicitar el consentimiento a los miembros del órgano cada vez que se grabe, pero dado que en algunos órganos se permite la participación de personas que no son miembros del mismo, a nuestro juicio, el acuerdo no les sería de aplicación y no se les podría grabar sin su consentimiento. Para ello, antes de la sesión, se les debería informar sobre la grabación de la misma y su finalidad. A este respecto, es preciso detenerse en la obligación de informar previamente a la recogida de los datos, establecida en el artículo 5 LOPD, que señala lo siguiente: “1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco: a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información. b) Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas. c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante”.

Llegados a este punto, también queremos recordar otra obligación previa a la recogida de datos de carácter personal, como es la obligación de creación formal y de inscripción del fichero. Unido a ello debe tenerse en cuenta que el nivel de seguridad (artículo 80 del Reglamento) del fichero deberá determinarse según la naturaleza de los datos recabados y con los criterios del artículo 81 del Reglamento. Además, hay que tener en cuenta que la normativa de protección de datos (artículo 4.1 LOPD) impone el cumplimiento del principio de proporcionalidad en su doble dimensión de idoneidad e intervención mínima, por lo que los datos tratados deben ser los adecuados para lograr la finalidad de que se trate. Así, en el caso que nos ocupa, teniendo en cuenta que el tratamiento se realiza con la finalidad de elaborar el acta, la grabación de la imagen podría resultar desproporcionada si no fuese necesaria para elaborar el acta. Finalmente, señalar que si la grabación se utiliza exclusivamente para elaborar el acta entendemos que lo procedente sería su destrucción una vez se hubiera aprobado el acta definitivamente.

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III GRABACIONES DE LAS SESIONES DE CIERTOS ÓRGANOS (IMAGEN Y SONIDO) PARA SU DIFUSIÓN A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA. La consultante plantea la posibilidad de grabar con imagen y sonido las sesiones del Claustro y del Consejo de Gobierno, a efectos de su difusión a la comunidad universitaria. La comunidad universitaria está formada por tres colectivos: el alumnado, el personal docente e investigador y el personal de administración y servicios (artículo 12 de los Estatutos de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea –UPV/EHU-). Según dispone el 13.1 f) de estos Estatutos las personas que integran esta comunidad tienen derecho a ser debidamente informadas de las cuestiones universitarias que les afecten y el artículo 187.1, en su apartado d), encomienda a la Secretaria General garantizar la publicidad de todos los acuerdos de la UPV/EHU. La iniciativa sobre la que se consulta va más allá de la publicidad de los acuerdos o del acceso a las actas y supone tanto como la presencia en las sesiones de esos órganos de la totalidad de los miembros de la comunidad universitaria que tuvieran interés en ellas. Por ello, conviene analizar el régimen de funcionamiento de estos órganos y determinar si sus sesiones tienen carácter público para dicha comunidad universitaria. Claustro En el régimen de funcionamiento del Claustro no se advierte el carácter público de sus sesiones, salvo cuando se trate del claustro preparatorio de la elección de Rector, en cuyo caso “el desarrollo de la sesión claustral se retransmitirá a través de la web de la UPV/EHU” (artículo 49.5 del Reglamento de Funcionamiento del Claustro de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, aprobado el 3 de junio de 2011 y publicado en el BOPV de 13 de octubre de 2011). Por lo tanto, para dar la publicidad a las sesiones de este órgano debería modificarse el Reglamento de Funcionamiento del órgano. Consejo de Gobierno El artículo 10 del Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Gobierno, aprobado en sesión de 23 de abril de 2009 del Consejo de Gobierno (BOPV de 26 de mayo de 2009), sin mencionar expresamente el carácter público de las sesiones, permite la presencia de invitados y miembros de la comunidad universitaria en los siguientes términos: “3.- La Presidencia del órgano colegiado podrá invitar a sus reuniones a personas que no sean miembros del mismo cuando lo estime oportuno, con el objeto de que aporten opiniones o informaciones de interés para el órgano colegiado en asuntos relacionados con algún punto del orden del día. En el acta de la reunión se hará constar la asistencia de invitados, quienes en ningún caso tendrán derecho a voto. 4.- Los y las miembros de la comunidad universitaria podrán asistir a las sesiones del Consejo de Gobierno, dentro de los límites de aforo de la sala. En todo caso, la Presidencia, a la vista de las circunstancias concurrentes, podrá convocar la sesión con carácter restringido en su totalidad, en alguno de sus puntos, o declararla así al comienzo o en el transcurso de la sesión.

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5.- Todas las personas a las que se refieren los puntos 3 y 4 de este artículo están obligadas a guardar la debida reserva respecto de las deliberaciones y de aquellas informaciones obtenidas durante el desarrollo de la sesión del Consejo de Gobierno, pudiendo, en caso contrario, incurrir en responsabilidad disciplinaria o de otro tipo”.

Como vemos, se instaura por el propio Consejo de Gobierno el carácter público de sus sesiones que, junto al derecho de las personas que integran la comunidad universitaria a ser debidamente informadas de las cuestiones que les afecten, supone una habilitación para su difusión a la comunidad universitaria. Evidentemente, la habilitación para grabar las sesiones no sería de aplicación en los casos en que se haya hecho uso de la facultad de declarar restringido el debate y votación, puesto que si se elimina la posibilidad de que los ciudadanos asistan a los debates y la votación de los asuntos, con mayor motivo se tendrá que evitar su difusión. Por otra parte, y si no se modifica el Reglamento, la obligación de guardar la debida reserva respecto de las deliberaciones y de aquellas informaciones obtenidas durante el desarrollo de la sesión del Consejo de Gobierno sería igualmente de aplicación a todos los que vean la sesión a través de la correspondiente emisión a la comunidad universitaria. Ahora bien, la grabación y difusión de las sesiones exige cohonestar las demandas propias del principio de publicidad y de información de la comunidad universitaria con el derecho fundamental de las personas a su privacidad. En este sentido, es necesario distinguir el tratamiento de datos de los miembros del órgano y el de los que participan en la sesión como invitados o asistentes. a) Tratamiento de los datos de los miembros del Consejo de Gobierno La condición de miembro del Consejo de Gobierno (nombre y apellidos, voz, imagen y representación que ostenta), bien por la función que desempeñan (Rector o Rectora, Secretario General, Gerente) bien por su carácter representativo, conlleva aparejada la obligación de soportar el tratamiento de sus imágenes y de su voz sin necesidad de consentimiento, ya que cuentan con una condición pública dentro del ámbito de representación que ostentan y han adoptado el acuerdo al aprobar el Reglamento de Funcionamiento. En cambio, esta carga no alcanza al resto de personas asistentes. b) Personas que acuden a la sesión como público y no intervienen. Entre las personas que acuden a las sesiones, pueden encontrarse aquellas que asisten sin tomar parte en ellas, como público; en estos supuestos, y en aplicación del principio de calidad de datos proclamado en el artículo 4 de la LOPD, que obliga a los responsables de los tratamientos a tratar únicamente aquellos datos que resulten adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con la finalidad perseguida, debiera evitarse la grabación y difusión de la imagen de estas personas. Téngase en cuenta que el principio de calidad supone introducir un juicio de proporcionalidad en el manejo de los datos de carácter personal. Así lo ha mantenido el Tribunal Constitucional en diversas sentencias (207/1996, 186/2000, 98/2000), estableciendo un estos pronunciamientos que “para comprobar si una medida restrictiva de un derecho fundamental supera el juicio de proporcionalidad, es necesario constatar si cumple el objetivo propuesto (juicio de idoneidad); si, además, es necesaria, en el sentido 5

de que no exista otra mediad más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia (juicio de necesidad); y, finalmente, si la misma es ponderada o equilibrada, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto (juicio de proporcionalidad en sentido estricto)”. c) Personas que asisten como invitados para participar en la sesión. En el supuesto de aquellas personas que vayan a comparecer en las sesiones “con el objeto de que aporten opiniones o informaciones de interés para el órgano colegiado en asuntos relacionados con algún punto del orden del día”, es necesario que se solicite su consentimiento, una vez informados de que su imagen y su voz pueden ser captadas y difundidas, y por tanto también aquí deberá cumplirse en la manera impuesta por el artículo 5.1 de la LOPD. Finalmente, esta Agencia considera necesario advertir que si en las intervenciones resulta necesario incluir datos personales se aplique el principio de calidad, e insistir en las especiales cautelas que deben observarse respecto a los datos especialmente protegidos, regulados en los artículos 7.2 (ideología, religión, creencias, afiliación sindical) y 7.3 (origen racial, salud y vida sexual), de la LOPD para cuyo tratamiento la Ley exige consentimiento expreso y escrito en el primer caso y consentimiento expreso o habilitación legal expresa en el segundo. En relación con estos datos, y siempre que su tratamiento sea indispensable, se recuerda la posibilidad de utilizar la vía prevista en el artículo 10.4 del Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Gobierno. En cuanto a la información que se va a transmitir a la comunidad universitaria, debiera incluirse un párrafo informativo en el que se deje constancia de que los datos de carácter personal contenidos en esa página no constituyen fuente de acceso público y no podrán ser reproducidos ni en todo ni en parte, ni transmitidos ni registrados por ningún sistema de recuperación de información, sin el consentimiento de los propios afectados. Dicho párrafo debiera hacer alusión, también, a que la difusión de los datos de carácter personal contenidos en esa página tiene como exclusiva finalidad el cumplimiento del principio de publicidad y de participación de la comunidad universitaria contenido en la normativa universitaria. Por último debe hacerse mención a la obligación de creación formal y de inscripción del fichero, unido a la determinación de su nivel de seguridad. En Vitoria-Gasteiz, a 4 de mayo de 2015

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