CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

P-TH-13

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COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA

APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

ORIGINAL FIRMADO

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1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la realización de los cobros por concepto de cuotas partes pensionales a las entidades concurrentes nacionales, departamentales y municipales que tienen a cargo el reconocimiento y pago directo de la pensión. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos y finaliza con Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes. Aplica al proceso de talento humano de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES 





CUOTA PARTE: La cuota parte pensional, es el mecanismo de soporte financiero de la pensión que permite el recobro que tienen que efectuar las Cajas, Fondos de Previsión Social o la entidad reconocedora de una prestación pensional, con cargo a las entidades en las cuales el trabajador cotizó o prestó sus servicios, de conformidad con lo señalado en los Decretos 2921 de 1948, 1848 de 1969, en las Leyes 33 de 1985 y 71 de 1988, La ley 1066 de 2006, circular conjunta del Ministerio de Hacienda y Ministerio de protección social 069 del 4 noviembre del 2008 FONDOS TERRITORIAL DE PENSIONES DEL DEPARTAMENTO DEL META: Sera una cuenta especial de Inversión formados por el patrimonio generado por los aportes obligatorios de los funcionarios de una entidad. Estas entidades están encargadas de administrar los aportes destinados a cubrir los pagos de pensiones. Las pensiones han sido, tradicionalmente, un pago a un empleado jubilado o inválido o al cónyuge y descendiente de un empleado fallecido (hijo menor de edad o discapacitado). PENSIÓN: Es un derecho adquirido que brinda el estado a una persona, unos ingresos fijos de por vida; El término se suele utilizar para describir las mesadas que una persona recibe tras cumplir un tiempo establecido por ley o por casos especiales igualmente establecidos en la legislación colombiana.

4. RESPONSABLE  Asesor Oficina de pasivos prestacionales  Profesional Universitario

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5. DESARROLLO No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

INICIO

1

2

3

Profesional Universitario

Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos, para establecer cuales tienen cuotas partes por cobrar.

Establecer las cuotas partes por cobrar

Profesional Universitario

Generar e Imprimir listado general que contiene el nombre de los pensionados, el porcentaje de la cuota parte y las entidades concurrentes.

Generar e Imprimir listado de pensionados

Listado de pensionados

Realizar la liquidación por cada una de las entidades mediante archivo de excel, de acuerdo al porcentaje de la cuota parte por cobrar, de manera individual por cada pensionado e Imprimir.

Liquidar la cuota parte por cobrar

Archivo de Excel de liquidación

Profesional Universitario

Profesional Universitario / asesor Oficina de Pasivos Prestacionales

Elaborar Cuenta de Cobro y hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales para enviar a las respectivas entidades, mediante el formato F-TH-32 Cuenta de cobro.

5

Profesional Universitario

Buscar en el archivo físico y en la página de la Registraduria Nacional cada una de las supervivencias actualizadas de los pensionados que se relacionan en la cuenta de cobro.

6

Profesional Universitario

Anexar la certificación del banco donde indique el número de cuenta.

4

Elaborar Cuenta de Cobro

Cuenta de Cobro F-TH-32

Buscar supervivencias actualizadas

Supervivencias actualizadas

Anexar certificado de Cuenta Bancaria

Solicitud de numero de cuenta

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No.

7

8

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Profesional Universitario

Solicitar certificado de la Tesorería Departamental que manifieste que los jubilados relacionados en la cuenta de cobro o a los sustitutos se les paga en la actualidad; o en su defecto, solicitar los valores cancelados desde la fecha de jubilación hasta las fecha del fallecimiento del jubilado.

Profesional Universitario

Elaborar oficio y enviar a la entidad con los siguientes soportes: La liquidación y cuenta de cobro, Certificado de Cuenta Bancaria, el RUT y la certificación de Tesorería. En caso de fallecimiento de alguno de los pensionados remitir el registro de defunción, la resolución de pensión de sobreviviente y copia del documento de identificación de la persona quien lo sustituye. La cuenta de cobro se envía teniendo en cuenta el formato F-TH-31 “Oficio de cobro persuasivo”

9

Auxiliar Administrativo

10

Profesional Universitario / Profesional especializado de la Secretaria Jurídica

Ingresar a la base de datos el valor cancelado. Si la entidad realiza el respectivo pago. En caso de que la entidad concurrente objete la cuenta de cobro, recibir el oficio y dar respuesta, previa revisión del profesional especializado de la Secretaria Jurídica.

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FLUJOGRAMA

REGISTRO

Solicitar certificado de la Tesorería Departamental

Solicitud de certificado

Enviar oficio con soportes para el cobro de cuota parte

Supervivencia. Cuenta de cobro Oficio de cobro persuasivo F-TH-31

Registrar en base valor cancelado

Base de Datos

Recibir oficio y dar respuesta

Oficio

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No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

11

Profesional Universitario / Profesional especializado de la Secretaria Jurídica

Elaborar y proyectar para firma del Director de Pasivos Prestacionales, la resolución constituyendo el deudor a la entidad concurrente (Titulo ejecutivo)

Elaborar y proyectar resolución

Resolución

Una vez ejecutoriada y si persiste el no pago, enviar este título valor a la unidad de ingresos para el cobro coactivo

Enviar título valor

Titulo valor

Elaborar y proyectar oficio para enviar copia de valor cancelado a Contabilidad

Oficio Remisorio

Archivar informe

Informe

12

13

14

15

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Profesional Universitario Profesional Universitario

Elaborar y proyectar oficio remisorio, para hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales, y posteriormente remitir a la Gerencia de Contaduría con copia del valor cancelado por concepto de cuota parte, para que se realice el respectivo tramite. Archivar informe documentación soporte.

y

Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes

Actualizar archivos

FIN

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6. REGISTROS Registro

Responsable

Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Resolución de otorgamiento de pensión.

Auxiliar Administrativo Dirección de pasivos prestacionales

Medio Físico en expediente pensional

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Medio Físico en expediente pensional Medio Físico en expediente pensional

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Medio Físico en expediente pensional

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Medio Físico en expediente pensional

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Según Tablas de Retención Documental

Informe y documentación soporte Oficio de cobro persuasivo F-TH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32

Auxiliar Administrativo Oficina de pasivos prestacionales Oficina de pasivos prestacionales oficina de pasivos prestacionales

Certificado de Liquidación

Disposición Final

7. HISTORIAL VERSIÓN

VIGENCIA

IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01

Según Acto Administrativo

Versión inicial

02

Según Acto Administrativo

Reingeniería de Proceso

03

15/04/2010

04

3/08/2011

Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010. En el procedimiento número 5.2 “Cobro de cuotas partes pensionales” se agregaron los 3 formatos codificados: Oficio de cobro persuasivo”. FTH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32 Certificado de Liquidación F-TH33.

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15/11/2012

06

06/08/2013

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Se realiza revisión y ajuste del procedimiento 5.1 y se agrega la actividad No 5, con respecto al procedimiento 5.2 se incluye la actividad No 12. Se realiza revisión y ajuste en la parte de los responsables de acuerdo al decreto 0460 de 2012 Estructura Organizacional.

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.